246 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CP Cổ phần
CNXH Chủ nghĩa xã hội
UBND Ủy ban nhân dân
KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm
TSCĐ Tài sản cố định
NVL Nguyên vật liệu
GTGT Giá trị gia tăng
NB Nội bộ
PX Phân xưởng
HĐ Hóa đơn
PNK Phiếu nhập kho
SL Số lượng
NK-CT Nhật kí – Chứng từ
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
1
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất quạt
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy
Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức các phòng ban
Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức quản lí các phân xưởng
Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.6: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ
Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy
Sơ đồ 2.1: Chu trình nhập kho NVL
Sơ đồ 2.2: Chu trình xuất kho NVL
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
2
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Danh mục sản phẩm quạt

Bảng 1.2: Các chỉ tiêu phản ánh quy mô
Bảng 1.3: Cơ cấu thị trường tiêu thụ sản phẩm
Bảng 1.4: Hệ thống chứng từ sử dụng
Bảng 2.1: Các loại NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng
Bảng 2.2: Bảng cơ cấu vật tư nguyên liệu của Công ty năm 2007
Bảng 2.3: Hợp đồng kinh tế
Bảng 2.4: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Bảng 2.5: Hóa đơn GTGT
Bảng 2.6: Phiếu nhập kho
Bảng 2.7: Hóa đơn vận chuyển
Bảng 2.8: Phiếu nhập kho (chi phí vận chuyển)
Bảng 2.9: Phiếu yêu cầu xuất vật tư
Bảng 2.10: Phiếu xuất kho
Bảng 2.11: Bảng tổng hợp hàng xuất
Bảng 2.12: Thẻ kho
Bảng 2.13: Tổng hợp nhập xuất tồn NVL
Bảng 2.14: Nhật kí chứng từ số 1
Bảng 2.15: Nhật kí chứng từ số 2
Bảng 2.16: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Bảng 2.17: Nhật kí chứng từ số 5
Bảng 2.18: Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Bảng 2.19: Sổ cái TK 152
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
3
LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế Việt Nam đang bước vào thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, từ
đó đặt ra cho các doanh nghiệp rất nhiều cơ hội và cũng không ít thách thức. Để
có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh quốc tế buộc các doanh
nghiệp phải xây dựng cho mình chiến lược mới, hướng đi mới nhằm nâng cao
sức cạnh tranh. Một trong những hướng đi đó là giảm giá thành, tuy nhiên bài

toán giảm giá thành, trong đó chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm một tỉ trọng
tương đối lớn, vẫn là một bài toán phức tạp đối với các doanh nghiệp nói chung
và với công ty CP Điện cơ Hải Phòng nói riêng. Thực tế cũng như lí thuyết đều
cho thấy rằng nếu công tác kế toán và quản lí NVL được thực hiện hiệu quả sẽ
mang lại nhiều lợi ích to lớn cho đơn vị: chi phí NVL được kiểm soát tốt hơn tạo
cơ hội để hạ giá thành, bảo quản và dự trữ NVL tốt sẽ đảm bảo cung cấp kịp
thời cho sản xuất, đồng thời tránh thất thoát lãng phí, tiết kiệm chi phí sản xuất
kinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm,…
Qua thực tế tham gia thực tập tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, em đã
từng bước nhận thức khá rõ vai trò, ý nghĩa của công tác hạch toán kế toán NVL
trong đơn vị sản xuất kinh doanh, từ đó em rất muốn được đi sâu tìm hiểu về
phần hành kế toán này, vì vậy em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt
nghiệp của mình là “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP Điện
cơ Hải Phòng”.
Chuyên đề thực tập của em ngoài các lời mở đầu và kết luận còn bao gồm
các nội dung sau:
Phần 1: Những đặc điểm kinh tế - kĩ thuật của công ty CP Điện cơ Hải
Phòng.
Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Điện cơ
Hải Phòng.
Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Điện cơ
Hải Phòng.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
4
PHẦN 1:
NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần (CP) Điện cơ
Hải Phòng
Những năm đầu của thập niên 60 của thế kỷ XX, khi miền Bắc bước vào

công cuộc cải tạo tư bản tư doanh, chủ trương của Đảng ta lúc này là thành lập
một loạt các nhà máy để sản xuất ra tư liệu sản xuất phục vụ cho công cuộc xây
dựng CNXH ở miền Bắc. Trong tình hình đó Xí nghiệp Hải Phòng điện khí được
phép thành lập theo Quyết định số 169/QĐ-TCCQ ngày 16/3/1961 của UBND
Thành phố Hải Phòng. Xí nghiệp được thành lập trên cơ sở sáp nhập 3 cơ sở tư
doanh nhỏ trong nội thành Hải Phòng là: Xưởng công tư hợp doanh Khuy trai,
Xưởng loa truyền thanh và Xí nghiệp 19-8.
@ Giai đoạn 1961 – 1980: Đây là thời kì Xí nghiệp hoạt động mang tính
kế hoạch hoá tập trung, thực hiện nhiệm vụ theo các chỉ tiêu thành phố giao.
Sản phẩm chủ yếu là các loại động cơ điện, máy hàn phục vụ cho công
cuộc xây dựng và bảo vệ CHXH. Sản phẩm của Xí nghiệp cung ứng cho các
ngành công nghiệp và nông nghiệp: ngành điện, ngành giao thông…
@ Giai đoạn 1980 – 1990:
+ Trong thời kỳ đầu thập niên 80 Xí nghiệp vẫn hoạt động theo cơ chế tập
trung kế hoạch hoá. Xí nghiệp được giao nhiệm vụ sản xuất các loại máy hàn,
động cơ và quạt điện.
+ Từ năm 1984 Xí nghiệp được đổi tên thành Xí nghiệp Điện cơ Hải
Phòng. Có thể nói đây là thời kỳ vàng son của doanh nghiệp, sản phẩm sản xuất
ra đến đâu tiêu thụ hết đến đó. Chính vì vậy Xí nghiệp có điều kiện đổi mới, mở
rộng sản xuất, mở rộng quy mô, cơ cấu mặt hàng cũng đa dạng. Uy tín của sản
phẩm chiếm lĩnh được lòng tin của khách hàng. Từ 1984 –1987, Xí nghiệp đã
nhiều lần giữ lá cờ đầu về sản xuất kinh doanh của Sở Công nghiệp Hải Phòng
và được thưởng nhiều huân chương và bằng khen của cấp trên.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
5
Sản phẩm sản xuất là các loại quạt điện, động cơ điện, máy hàn. Trong đó
sản phẩm chủ yếu là quạt điện mang nhãn hiệu “Phong Lan”.
+ Những năm cuối của thập niên 80, khi đất nước chuyển nền kinh tế từ
tập trung kế hoạch hoá sang nền kinh tế thị trường, Xí nghiệp gặp rất nhiều khó
khăn, nhất là sản phẩm làm ra không tiêu thụ được. Nguyên nhân chủ yếu là do

hàng nước ngoài tràn vào bằng nhiều con đường khác nhau lấn át hàng nội địa,
hàng các tỉnh phía Nam tràn ra bán tràn lan với giá rẻ lấn át thị phần quạt điện
của doanh nghiệp. Trong khi đó hàng của doanh nghiệp sản xuất bằng công
nghệ đã lạc hậu, chất lượng thấp, giá thành cao, mẫu mã không được đổi mới
kịp thời để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đồng thời đội ngũ Marketing của Xí
nghiệp chưa đủ mạnh để thích ứng với đòi hỏi của nền kinh tế mới. Chính vì thế
Xí nghiệp đứng trước nguy cơ đóng cửa, công nhân phải nghỉ việc nhiều tháng.
Trước tình hình đó, Đảng uỷ và Ban Giám đốc đã quyết định nhanh chóng
phải thay đổi công nghệ sản xuất, đổi mới mẫu mã, chủng loại sản phẩm để kịp
thời đưa ra thị trường những sản phẩm đẹp về hình thức, kiểu dáng, tiện dụng,
chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý. Do đó Xí nghiệp đã dần dần ổn định và vượt
qua những khó khăn ban đầu, khôi phục sản xuất kinh doanh.
@ Giai đoạn 1990 - 2003: Đây là giai đoạn đơn vị hoạt động dưới hình
thức tổ chức mới: Doanh nghiệp Nhà nước
+ Tháng 10/1992 UBND thành phố ban hành quyết định số 1208/QĐ -
UB ngày 11/10/1992 về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước đối với Xí nghiệp
Điện cơ Hải Phòng. Và đến năm 1998 Xí nghiệp được đổi tên thành Công ty
Điện cơ Hải Phòng. Từ đây đơn vị được hoạt động một cách tự chủ, hạch toán
có lãi. Sản phẩm sản xuất là do thị trường quyết định, không còn mang tính kế
hoạch hoá như trước đây nữa. Do đó Công ty chỉ sản xuất các loại sản phẩm mà
thị trường cần và công ty có thế mạnh.
Sản phẩm chủ yếu là các loại quạt và lồng quạt, cánh quạt các cỡ để phục
vụ cho công nghệ sản xuất liên tục tại công ty và cung cấp các linh kiên quạt cho
các bạn hàng cũng sản xuất quạt.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
6
+ Tháng 4/1998 Công ty đã ký kết với tập đoàn Mitsustar của Nhật để sản
xuất các linh kiện quạt, công nghệ máy móc đã được đầu tư hiện đại như: dây
chuyền hàn lồng tự động, dây chuyền phun sơn tĩnh điện.
+ Từ năm 1999 –2003 sản phẩm quạt điện Phong lan đã được người tiêu

dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao. Thị trường sản phẩm đã được
mở rộng ra ngoài thành phố cũng như xuất khẩu sang thị trường nước ngoài.
@ Giai đoạn từ 2004 cho đến nay: đây là giai đoạn Công ty hoạt động
dưới hình thức Công ty cổ phần
Trong hoàn cảnh kinh tế thị trường phát triển, nhà nước khuyến khích các
doanh nghiệp tiến hành Cổ phần hoá nhằm đáp ứng nhu cầu mới của nền kinh
tế, nhất là nhu cầu về vốn. Ngày 26/12/2003 Công ty Điện cơ Hải Phòng được
đổi tên thành Công ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phòng theo Quyết định số 3430/QĐ-
UB ngày 26/12/2003 của UBND thành phố Hải Phòng. Giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh Công ty Cổ phần số 0203000691 ngày 13/01/2004 do Sở Kế
hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp.
Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng.
Tên viết tắt: HAPEMCO
Vốn điều lệ trên Giấy đăng ký kinh doanh là: 6.500.000.000 VNĐ, được
chia thành 65.000 Cổ phần, với mệnh giá: 100.000 VNĐ/CP. Trong đó:
+ 20% vốn Nhà nước
+ 74% vốn Cổ đông là người lao động trong Công ty
+ 6% vốn Cổ đông ngoài Công ty
Ngành nghề kinh doanh của Công ty bao gồm:
+ Sản xuất, kinh doanh quạt điện các loại, các linh kiện quạt và đồ điện
gia dụng;
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, máy móc.
Địa điểm sản xuất – kinh doanh:
Trụ sở chính đặt tại số 734 Nguyễn Văn Linh – Quận Lê Chân – Hải
Phòng.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
7
Cơ sở 2: Số 20 Đinh Tiên Hoàng – Hồng Bàng – Hải Phòng.
1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần
Điện cơ Hải Phòng

1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm.
Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng là doanh nghiệp đầu tiên sản xuất các
loại quạt điện ở Hải Phòng cũng như các tỉnh phía Bắc. Các sản phẩm mà Công
ty hiện đang sản xuất được thể hiện cụ thể ở biểu sau:
Bảng 1.1: Bảng danh mục sản phẩm quạt điện của Công ty CP Điện cơ Hải Phòng
Stt Tên quạt
1 Quạt bàn các loại: B300, B400…
2 Quạt treo các loại: T400 có đèn, T400 không đèn, T400J, Quạt treo
điều khiển KDK, KDK-3MS, Quạt treo T450, Quạt treo công
nghiệp…
3 Quạt rút các loại: R400Đ, R400-03, 400J…
4 Quạt tản gió các loại: QH200, QH300, QH350
5 Quạt đứng: HD1476, Đ400E, Đ400N, Đ400-KDK,
6 Quạt trần: PL3, PL3 không hộp số
7 Quạt hút: HT-150, HT-200, HT- 250
8 Quạt mát hơi nước
9 Quạt sưởi bàn HSM-01
10 Quạt nóng lạnh HSM-02
11 Quạt công nghiệp
(Theo Kế hoạch sản xuất – kinh doanh của Phòng Kế hoạch sản xuất)
Trong số các loại quạt kể trên thì hiện nay Công ty đang tập trung sản xuất
với sản lượng lớn vào các loại: Quạt bàn, Quạt treo, Quạt rút, Quạt thông gió.
Nguyên nhân là do các loại quạt này được sản xuất chủ yếu để phục vụ nhu cầu
tiêu dùng của người dân lại phù hợp với nhu cầu thị trường, do đó sản lượng tiêu
thụ từ các loại quạt này là chiếm tỷ trọng lớn. Đối với các loại quạt khác thì
công ty chỉ sản xuất với số lượng hạn chế, chủ yếu sản xuất theo đơn hàng nhằm
đáp ứng nhu cầu của các bạn hàng.
Trong kế hoạch kinh doanh dài hạn, ngoài sản phẩm truyền thống là quạt
điện, Công ty còn sản xuất nồi cơm điện và các thiết bị điện khác nhằm nâng
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c

8
cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, khắc phục tính chất mùa vụ trong kinh doanh
của Công ty hiện nay.
1.2.2. Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm.
Quy trình sản xuất quạt là một quy trình tổng hợp, kép kín bao gồm các bộ
phận sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất quạt
- Tạo phôi: + Đột dập các chi tiết cơ khí, sản xuất các khối tôn từ.
+ Quấn hạ dây động cơ quạt
- Cắt gọt: + Gia công cơ khí các chi tiết của động cơ quạt
+ Sản xuất lồng quạt
- Ép nhựa: Sản xuất các chi tiết kết cấu quạt như: cánh quạt, thân, vỏ nhựa
quạt….
- Lắp ráp quạt: là khâu cuối cùng trong quy trình sản xuất quạt điện. Bán
thành phẩm tại các khâu trên được đưa đến phân xưởng lắp ráp để tiến hành lắp
ráp quạt thành phẩm.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
9
Tạo phôi Cắt gọt và sản xuất lồng Ép nhựa
Lắp ráp hoàn chỉnh
KCS – Kiểm tra chất
lượng sản phẩm
Đóng gói nhập kho
thành phẩm
- Sau khi lắp ráp, sản phẩm được đưa sang bộ phận KCS để kiểm tra chất
lượng thành phẩm, nếu có sai hỏng thì tuỳ từng mức độ mà có phương pháp xử
lý cho phù hợp. Sản phẩm đạt tiêu chuẩn được đưa sang bộ phận đóng gói và
nhập kho.
Ngoài các chi tiết được sản xuất tại chỗ để lắp ráp thành quạt thì Công ty
còn nhập một số chi tiết khác như: Bộ điều khiển, …….

1.2.3. Đặc điểm loại hình sản xuất
Công ty hiện áp dụng hai loại hình sản xuất:
+ Sản xuất hàng loạt: Áp dụng đối với các phân xưởng sản xuất sản phẩm
chính: Quạt các loại và các linh kiện quạt. Trong đó việc sản xuất luôn đảm bảo
tính liên tục và đồng bộ. Sản lượng sản xuất ở các bộ phận này phụ thuộc vào kế
hoạch sản xuất của Phòng Kế hoạch sản xuất.
+ Sản xuất theo đơn hàng: Áp dụng đối với bộ phận gia công chi tiết.
1.2.4. Đặc điểm về quy mô.
Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng là một doanh nghiệp có quy mô vừa.
Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh quy mô của Công ty
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
10
Bảng 1.2: Các chỉ tiêu phản ánh quy mô của Công ty năm 2007
Chỉ tiêu Đơn vị
Giá trị
1. Giá trị sản xuất công nghiệp Đồng 60.000.000.000
2. Sản lượng sản xuất sản phẩm chính
Quạt
Lồng quạt
Cái
Bộ
150.000
1000.000
3. Vốn Đồng 26.715.454.671
4. Lao động Người 155
5. Doanh thu tiêu thụ
Quạt
Lồng quạt
Dịch vụ khác
Đồng

%
%
%
50.649.615.166
35
25
40
6. Lợi nhuận sau thuế Đồng 2.276.333.471
(Số liệu phòng Tài chính – Kế toán)
1.2.5. Đặc điểm về thị trường tiêu thụ
Trong nền kinh tế thị trường với nhiều đối thủ cạnh tranh như ngày nay,
vấn đề thị phần ngày càng trở nên quan trọng. Nhận thức được điều này, Công
ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng trong những năm gần đây đã chú trọng công tác
Marketing, nhờ đó mà thị trường của Công ty đã được mở rộng, không còn bị bó
hẹp trong thị trường nội tỉnh. Hiện nay sản phẩm của Công ty đã có mặt ở hầu
hết các tỉnh phía Bắc và Công ty đã có một hệ thống các đại lý ở các địa phương
trong tỉnh và các tỉnh, thành phố khác.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
11
Bảng 1.3: Bảng cơ cấu thị trường tiêu thụ của Công ty
STT Thị trường
Giá trị tiêu thụ Tỷ trọng
Đồng %
1 Hải Phòng 9.675.750.000 50
2 Hưng Yên 2.902.725.000 15
3 Hải Dương 2.902.725.000 15
4 Quảng Ninh 1.935.150.000 10
5 Thái Bình 967.575.000 5
6 Thị trường khác 967.575.000 5
Tổng 19.351.500.000 100

(Theo số liệu phòng Kinh doanh)
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của Công ty cổ phần Điện cơ Hải
Phòng
Công ty duy trì bộ máy quản lý theo kiểu Trực tuyến tham mưu. Giám đốc
Công ty trực tiếp điều hành các bộ phận sản xuất. Các Phó giám đốc giúp Giám
đốc phụ trách các mặt: Sản xuất – Kỹ thuật, Kinh doanh, Xây dựng cơ bản, Tổ
chức hành chính và phải chịu trách nhiệm về các lĩnh vực mình phụ trách. Các
phòng chức năng như: Kế hoạch – Sản xuất, Kinh doanh, Tài chính – Kế toán..
thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc ra quyết định.
Trưởng các phòng, Quản đốc phân xưởng được giao toàn quyền trong việc
bố trí lao động điều hành công việc cụ thể trong phạm vi quản lý của mình để
thực hiện nhiệm vụ được giao. Trưởng các bộ phận có thể giao nhiệm vụ hoặc
uỷ quyền cho cấp phó một số công việc và quyền hạn nhưng vẫn phải chịu trách
nhiệm trước Giám đốc về việc phân công và uỷ quyền trên.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
12
Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức bộ máy
Ghi chú: Quan hệ chỉ huy – thừa hành
Quan hệ góp ý – tham mưu
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
13
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
PHÓ GIÁM ĐỐC
KINH DOANH
PHÓ GIÁM ĐỐC
SẢN XUẤT
Phòng
Mar

keting
Phòng
cung
ứng vật
tư
Phòng
Tài
chính-
kế toán
Phòng
Tổ
chức
hành
chính
Phòng
Kế
hoạch
tiến độ
PhòngK
CS
Phòng
Kỹ
thuật
công
nghệ
Phân xưởng tổng hợp
Phân xưởng cơ khí
Phân xưởng lắp ráp
Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức các phòng ban
Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức quản lý các phân xưởng

1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Điện cơ Hải
Phòng
Với tư cách là một đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy
đủ, hoạt động quản lí theo cơ chế một cấp quản lí, hoạt động kinh doanh tập
trung về mặt không gian và mặt bằng kinh doanh, có kĩ thuật xử lí thông tin hiện
đại, nhanh chóng, công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng đã tổ chức cho mình một
bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ
máy kế toán tại công ty:
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
14
Trưởng phòng
Phó phòng
Nhân viên văn phòngNhân viên văn phòng Nhân viên văn phòng …
Quản đốc phân xưởng
Phó quản đốc phân xưởng
Tổ trưởng tổ sản xuấtTổ trưởng tổ sản xuất Tổ trưởng tổ sản xuất …
Công nhân phục vụCông nhân phụ Công nhân sản xuất chính
Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại công ty được chia thành 6 phần hành như đã nêu trên
sơ đồ, phòng kế toán gồm có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 4 nhân
viên kế toán khác, mỗi người đều đảm nhận những trách nhiệm riêng của mình:
+ Cô Lê Thị Bích Huệ giữ vị trí là kế toán trưởng, có chức năng tổ chức
bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực
hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động sản
xuất kinh doanh tại đơn vị, điều hành kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán,
chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị.
Đồng thời cô Huệ cũng đảm nhận phần hành kế toán công nợ và tài sản cố
định (TSCĐ), có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động TSCĐ và tình hình sử
dụng từng TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ theo quy định, phân bổ khấu hao cho
từng đối tượng sử dụng, cuối kì kế toán tiến hành kiểm kê TSCĐ, lưu trữ và bảo

quản hồ sơ TSCĐ.
Cô Huệ cũng phụ trách phần hành kế toán công nợ của đơn vị. Theo đó,
cô có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng hợp đồng, từng đối tượng có quan hệ mua
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
15
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán
vật tư
Kế toán
tiền
lương
Kế toán
bán
hàng và
tiêu thụ
Kế toán
tiền và
thanh
toán
Kế toán
công nợ
và tài
sản cố
định
Kế toán
chi phí
sản xuất
và tính
giá thành

sản phẩm
bán sản phẩm, dịch vụ với công ty, đồng thời quản lí quá trình thu nợ, trả nợ,
quản lí hồ sơ công nợ, cuối năm tiến hành đối chiếu công nợ, phân loại công nợ
và trích lập dự phòng nếu cần thiết.
+ Chị Trịnh Thị Lan Phương đảm nhận phần hành kế toán tiền mặt, tiền
gửi và thanh toán. Nhiệm vụ của chị Phương là lập các chứng từ thu chi tiền
mặt, các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…đồng thời
kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ liên quan đến tiền mặt và
tiền gửi. Ngoài ra, chị Phương theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi. Đối với ngoại tệ, chị theo dõi
theo từng loại nguyên tệ, thường xuyên đối chiếu số dư với thủ quỹ và sổ phụ
ngân hàng,…
Chị Phương cũng đảm nhiệm phần hành kế toán chi phí và tính giá thành
sản phẩm. Hàng tháng chị tiến hành tập hợp chi phí cho từng loại quạt sản xuất
được và tiến hành tính giá thành đơn vị cũng như tổng giá thành sản phẩm sản
xuất trong kì.
Đồng thời chị Phương cũng giữ vai trò là kế toán tổng hợp tại phòng kế
toán, theo đó chị chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính bắt buộc cho doanh
nghiệp và cả các báo cáo khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
+ Cô Nguyễn Thị Lan đảm nhận phần hành kế toán vật tư, nhiệm vụ của
cô là xác định giá trị vật tư tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền, thực
hiện theo đúng quy định chuẩn mực kế toán số 02 về “hàng tồn kho”, theo dõi
chi tiết cả hiện vật và giá trị theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư theo từng
địa điểm quản lí và sử dụng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu với thủ kho về mặt
số lượng, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân để xử lí. Cuối kì kế toán tổ
chức kiểm kê vật tư tồn kho, nếu thấy có dấu hiệu giảm giá so với thị trường thì
phải trích lập dự phòng theo quy định. Đồng thời cô Lan cũng quản lí các chứng
từ liên quan đến vật tư và quyết toán việc sử dụng vật tư của doanh nghiệp.
+ Cô Hoàng Thị Anh đảm nhận phần hành kế toán tiền lương, bảo hiểm xã
hội và bảo hiểm y tế. Nhiệm vụ của cô là tính trích quỹ lương theo đơn giá được

NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
16
phê duyệt, phân bổ quỹ lương vào các đối tượng sử dụng, quản lí tài liệu liên
quan về tính quỹ tiền lương và các chứng từ tiền lương.
+ Chị Nguyễn Thị Hương và anh Nguyễn Văn Phương đảm nhận phần
hành kế toán bán hàng và tiêu thụ. Theo đó, hai người xác định doanh thu trong
kì dựa trên quy định của chuẩn mực kế toán về doanh thu và quy định hạch toán
doanh thu theo chế độ kế toán. Doanh thu được theo dõi chi tiết theo từng loại
mặt hàng và theo từng đối tượng khách hàng. Đồng thời họ cũng quản lí các hợp
đồng bán hàng và hoá đơn bán hàng.
Tuy mỗi người trong phòng kế toán có thể đảm nhận một hoặc nhiều phần
hành kế toán khác nhau nhưng giữa các phần hành kế toán không độc lập một
cách tuyệt đối với nhau, giữa chúng có mối quan hệ ràng buộc, hỗ trợ, ảnh
hưởng lẫn nhau. Các chứng từ, thông tin kế toán không chỉ được thiết lập và sử
dụng trong một phần hành kế toán duy nhất mà chứng từ đầu ra của phần hành
này có thể trở thành căn cứ ghi chép cho phần hành khác. Tóm lại, giữa các
phần hành kế toán luôn tồn tại mối quan hệ hữu cơ thống nhất trong toàn bộ chu
trình kế toán.
1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty cổ phần Điện cơ Hải
Phòng
1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán: Với bản chất là một doanh nghiệp cổ phần, hoạt động kế
toán tại công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng chịu sự quy định của chế độ kế toán
doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20
tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Tuy nhiên, từ năm 2006 trở về trước chế độ kế toán áp dụng tại doanh
nghiệp căn cứ vào Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000.
- Niên độ kế toán tại công ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Kì báo cáo tại đơn vị là theo năm.

NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
17
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: đơn vị tính thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán tài sản cố định: TSCĐ được tính theo giá trị còn
lại, nguyên tắc đánh giá TSCĐ là dựa vào nguyên giá và giá trị còn lại của
TSCĐ. Phương pháp khấu hao TSCĐ mà đơn vị áp dụng là phương pháp khấu
hao đường thẳng theo QĐ số 206/2033/QĐ- BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003
của Bộ Tài Chính.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo giá
trị thực tế, giá trị hàng tồn kho cuối kì được xác định theo giá thực tế bình quân
gia quyền. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho áp dụng tại đơn vị là
phương pháp kê khai thường xuyên.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép và hạch toán tại doanh nghiệp là
đồng Việt Nam. Khi quy đổi đồng tiền khác thì căn cứ vào tỉ giá ngoại tệ liên
ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
- Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị là hình thức nhật kí chứng từ.
- Các khoản trích lập và hoàn nhập dự phòng được xác định căn cứ vào
giá trị hàng tồn kho và mức giảm giá trên thị trường.
1.5.2. Hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị được tổ chức theo quy định của
Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Cụ thể có
một số loại chứng từ được sử dụng sau:
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
18
Bảng 1.4: Hệ thống chứng từ sử dụng
TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU
TÍNH CHẤT
BB (*) HD (*)

I/ Lao động tiền lương
Bảng chấm công 01a-LĐTL x
Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x
Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công
việc hoàn thành
05-LĐTL x
Bảng kê trích nộp các khoản theo
lương
10-LĐTL x
Bảng phân bổ tiền lương và bảo
hiểm xã hội
11-LĐTL x
v.v...
II/ Hàng tồn kho
Phiếu nhập kho 01-VT x
Phiếu xuất kho 02-VT x
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công
cụ, sản phẩm, hàng hoá
03-VT x
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ,
sản phẩm, hàng hoá
05-VT x
III/ Bán hàng
Hoá đơn GTGT
IV/ Tiền tệ
Phiếu thu 01-TT x
Phiếu chi 02-TT x
Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
X

Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
X
Giấy đề nghị thanh toán 05-TT
X
Biên lai thu tiền 06-TT x
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT
X
V/ Tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
X
Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
X
Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
X
Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
X
Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc
(*) HD: Mẫu hướng dẫn
1.5.3. Hệ thống tài khoản kế toán
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
19
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Điện cơ Hải
Phòng tuân theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006
của Bộ Tài Chính.
Xuất phát từ bản chất hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như quy mô
doanh nghiệp, hệ thống tài khoản được sử dụng bao gồm các tài khoản sau: 111,
112, 131, 133, 138, 139, 141, 142, 151, 152, 153, 154, 155, 159, 211, 214, 311,
315, 331, 333, 334, 335, 338, 341, 342, 351, 411, 414, 415, 418, 421, 431, 515,
521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911
Nếu so sánh với hệ thống chứng từ kế toán do bộ tài chính quy định thì

có một số tài khoản không được đơn vị sử dụng, ví dụ như 113, 156, 157, 243,
347, 821,…
Tài khoản 113 không được sử dụng là do ngày nay công nghệ thanh toán
và chuyển tiền, chuyển khoản rất phát triển, không mất nhiều thời gian như
trước đây nên công dụng của tài khoản này không thể hiện rõ và không đòi hỏi
phải tham gia vào quá trình hạch toán gây rắc rối, dễ nhầm lẫn.
Tài khoản 156 không được sử dụng bởi Công ty cổ phần Điện cơ Hải
Phòng là một doanh nghiệp sản xuất thuần tuý, mọi sản phẩm doanh nghiệp bán
ra đều phải trải qua quá trình chế biến, sản xuất với đầu vào có thể là nguyên vật
liệu,… hoặc bán thành phẩm nhập khẩu.
Đơn vị cũng không sử dụng tài khoản 157, điều này được giải thích rằng
doanh nghiệp không sử dụng hình thức bán hàng đại lí mà chỉ sử dụng hình thức
“mua đứt bán đoạn”, theo đó doanh nghiệp sẽ thực hiện cung cấp sản phẩm cho
những cá nhân, tập thể có nhu cầu tiêu thụ lại sản phẩm của công ty theo giá bán
buôn, sau đó những cá nhân, tổ chức này sẽ cung cấp lại sản phẩm này ra thị
trường với giá bán lẻ. Nói cách khác, đơn vị không tổ chức bán hàng đại lí mà
chỉ áp dụng hình thức bán buôn, khi đó quyền sở hữu hàng hóa được chuyển
giao hoàn toàn và hóa đơn tài chính cũng được phát hành cho đơn vị mua.
Ngoài ra, trên địa bàn thành phố Hải Phòng công ty cũng có một số cửa
hàng giới thiệu sản phẩm và bán lẻ quạt điện các loại, mỗi cửa hàng này được
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
20
coi như một kho hàng và sản phẩm tại đây được theo dõi trên tài khoản 155 –
chi tiết theo cửa hàng chứ không theo dõi trên tài khoản 157.
Hơn nữa, theo chính sách của công ty, mọi nghiệp vụ bán hàng đều phải
căn cứ trên hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng, công ty không bao giờ chuyển
hàng mà chưa có sự thỏa thuận mua bán, vì thế tài khoản 157 không thể hiện
được vai trò ghi nhận hàng chuyển chờ chấp nhận của nó và đã không được sử
dụng tại đây.
Các tài khoản liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp như 243, 347,

821 cũng chưa được sử dụng. Hiện tại doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng tài khoản
8211 khi ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, thay vào đó phương pháp
hạch toán theo quy định cũ vẫn được áp dụng, thuế thu nhập doanh nghiệp phải
nộp ngân sách nhà nước vẫn được tách ra từ lợi nhuận chưa phân phối (định
khoản Nợ TK 421/ Có TK 3334). Ngoài ra, do quy mô doanh nghiệp không lớn,
giá trị tài sản, doanh thu, lợi nhuận hàng năm không nhiều nên việc áp dụng các
tài khoản 243, 347 tỏ ra phức tạp và gây khó khăn cho kế toán, vì thế hai tài
khoản này cũng chưa được sử dụng ở đây.
…
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
21
1.5.4. Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán tại công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng được tổ chức
theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định
số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính
Tuy nhiên, công tác kế toán tại công ty đã được giảm nhẹ rất nhiều do đơn
vị đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA 2003. Với phần mềm này, mọi công
tác ghi chép chứng từ, sổ sách kế toán trở nên đơn giản hơn nhiều so với khi áp
dụng kế toán thủ công.
Sử dụng kế toán máy, các nhân viên kế toán chỉ cần nhập các thông tin kế
toán từ các chứng từ gốc vào máy tính qua bàn phím và các thiết bị đầu vào
khác, sau đó mọi công tác xử lí, luân chuyển số liệu đều do chương trình máy
tính tự động thực hiện. Cuối kì hoặc tại bất kì thời điểm nào, kế toán có thể thực
hiện thao tác khoá sổ kế toán và in ra các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, các báo
cáo đã được máy tính làm sẵn.
Với việc tổ chức kế toán theo hình thức Nhật kí - chứng từ, các sổ kế
toán sau được sử dụng tại công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng:
Sổ tổng hợp bao gồm: Các Nhật kí chứng từ và bảng kê, các sổ cái tài
khoản theo hình thức Nhật kí chứng từ, sổ tài sản cố định, …
Sổ chi tiết bao gồm: thẻ kho, thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với

người mua, người bán, sổ chi tiết bán hàng, …
Tuy nhiên các sổ này đều được lưu giữ trên máy tính và chỉ được in ra khi
cần thiết.
Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ có thể được khái quát
qua sơ đồ sau:
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
22
Sơ đồ 1.6: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Với việc sử dụng phần mềm ASIA 2003 trong công tác kế toán, trình tự
ghi sổ kế toán có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
23
Chứng từ kế toán và
các bảng phân bổ
Bảng kê
NHẬT KÝ
CHỨNG TỪ
Sổ, thẻ
kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết
Sổ Cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
1.5.5. Hệ thống báo cáo kế toán
Giống như hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ và hệ thống sổ kế toán,
hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị cũng được lập dựa trên quy định tại Quyết
định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
Các báo cáo kế toán tại đơn vị được lập theo chu kì mỗi năm một lần, báo
cáo do chương trình máy tính thực hiện, đồng thời có sự giám sát, điều chỉnh
của kế toán tổng hợp. Hiện nay, đơn vị thực hiện lập đủ 4 báo cáo kế tài chính
theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, đó là các báo cáo:
Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
và Thuyết minh báo cáo tài chính.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
24
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM

KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Báo cáo tài chính của đơn vị được gửi đến các cơ quan, đơn vị có liên
quan như Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hải Phòng, thành viên góp vốn (công ty
SCIC), cục thống kê thành phố Hải Phòng, cục thuế thành phố Hải Phòng, …
Do đặc điểm quy mô doanh nghiệp chưa lớn lắm nên các báo cáo quản trị
chưa được áp dụng ở đây mà mới chỉ dừng lại ở những báo cáo được thiết lập
theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
NguyÔn thÞ linh – kÕ to¸n 46c
25