Phân tích công việc của chuyên viên tuyển dụng đào tạo

a. lời mở đầu
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học - kỹ thuật và toàn cầu hóa
kinh tế, khi mà các nhân tố khác dần cạn kiệt thì yếu tố con ngời và vấn đề
quản lý con ngời đang ngày càng đợc quan tâm chú trọng nh là yếu tố chính
quyết định sự phát triển. Nhiều tổ chức, đặc biệt là các tổ chức có quy mô vừa
và lớn đã thành lập bộ phận quản trị nhân lực riêng để quản lý con ngời, để
khai thác và sử dụng có hiệu quả các khả năng và tiềm năng của con ngời.
Công ty cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex mặc dù mới thành lập cha
lâu nhng đã rất quan tâm đến công tác Quản trị nhân lực. Công ty có 1 phòng
Tổ chức - Hành chính với quy mô trên 50 nhân viên. Để quản lý hoạt động của
mình, công ty đã thành lập Ban Tuyển dụng - Đào tạo có nhiệm vụ thực hiện
các hoạt động về tuyển dụng và đào tạo cho toàn doanh nghiệp.
Với quy mô, số lợng ngời lao động khá lớn (gần 500 lao động) không
chỉ có nhân viên trong các phòng ban mà cả lao động trực tiếp sản xuất và th-
ờng xuyên phải tuyển dụng mới thì nhiệm vụ của các Chuyên viên Tuyển dụng
- Đào tạo là rất nặng nề.
Bởi vậy, khi tiến hành khảo sát thực tế, phân tích công việc tại Công ty
Cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex, nhóm em chọn phân tích công việc
của Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo.
b.phần nội dung
1
1. Tổng quan về đơn vị thực tế
1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex
Tên giao dịch quốc tế: Vinaconex advanced compound stone joint
stock company
Tên viết tắt: Vicostone
Địa chỉ: Km 28, đờng cao tốc Láng - Hòa Lạc, Lô A2, Khu công
nghiệp Bắc Phú Cát, xã Thạch Hòa, huyện Thạch Thất - Hà Nội
Điện thoại: 04 3368 5827
Fax: 04 3368 6652

Website: www.vicostone.com.vn
Lô gô:
1.2. Tóm lợc lịch sử
Tổng công ty cổ phần Xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam
(VINACONEX) đợc thành lập vào năm 1988 và nhanh chóng trở thành một
tập đoàn lớn của ngành công nghiệp xây dựng Việt Nam trong lĩnh vực vật
liệu xây dựng, đặc biệt trong lĩnh vực đá ốp lát cao cấp các loại. Với phơng
châm liên tục đổi mới và phát triển, với t cách là đơn vị tiên phong trong lĩnh
vực vật liệu xây dựng, VINACONEX đã đầu t xây dựng VICOSTONE trở
thành đơn vị sản xuất đá ốp lát cao cấp nhân tạo cốt liệu thạch anh. Chỉ sau 3
2
năm kể từ ngày thành lập, VICOSTONE đã trở thành một trong những thơng
hiệu có uy tín tại cả 5 năm châu lục.
Trụ sở chính và nhà máy sản xuất của VICOSTONE đợc đặt tại Khu
công nghiệp Bắc Phú Cát, huyện Thạch Thất, Hà Nội, cách trung tâm khoảng
30 km. Việc xây dựng đợc khởi công từ năm 2001 trên khu đất có diện tích
30.085 m2. Nhà máy đợc trang bị 2 dây chuyền sản xuất (Terastone và
Bretonstone) chuyển giao từ hãng Breton Italy vào năm 2002. Việc lắp đặt đợc
hoàn tất vào năm 2003, vận hành chạy thử từ tháng 9 năm 2003 và sản xuất
hàng loạt từ đầu năm 2004.
Trong năm 2006, VICOSTONE đã đợc cấp Giấy chứng nhận hệ thống
quản lý chất lợng ISO 9001-2000 và Giấy chứng nhận hệ thống quản lý môi tr-
ờng ISO 14001-2004.
Với mạng lới phân phối trên toàn cầu, VICOSTONE cam kết cung cấp
cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Sản phẩm của
VICOSTONE hiện đợc xuất khẩu tới trên 30 quốc gia trên thế giới, trong đó
có những thị trờng nh: Hoa Kỳ, úc, Bỉ, Canada, Trung Quốc, Síp, Hàn Quốc,
ấn Độ, Malaixia, Singapo, Tây Ban Nha, Nam Phi, Vơng Quốc Anh
Các công ty thành viên:
+ Công ty cổ phần Đầu t & Khoáng sản VICO - VICOSTONE MINE

+ Công ty cổ phần Chế tác đá Việt Nam - STONE VIETNAM
+ Công ty liên doanh STYLE STONE
1.3. Về công tác quản trị nhân lực
Xác định nguồn nhân lực chất lợng cao là tài sản vô hình vô giá, là
nguồn sức mạnh của Công ty, cung cấp trí tuệ, xây dựng thành công thơng
hiệu, tạo dựng uy tín và sức sống cho công ty, VICOSTONE đã hoạch định
chiến lợc duy trì và phát triển nguồn nhân lực, chú trọng thu hút và duy trì đội
ngũ cán bộ trẻ có trình độ phù hợp với công nghệ hiện đại và trình độ quản lý
3
tiên tiến trên nguyên tắc mọi ngời đều có cơ hội nh nhau. Nội dung cơ bản của
chiến lợc nhân sự VICOSTONE bao gồm:
- Chính sách thu hút lao động
- Chính sách đãi ngộ
- Chính sách đào tạo
- Các chế độ chính sách khác
1.4. Về hiện trạng công tác Phân tích công việc
Là một công ty cổ phần mới thành lập và đi vào hoạt động cha lâu nhng
VICOSTONE luôn chú trọng đến công tác Nhân sự mà đặc biệt là hoạt động
Phân tích công việc của các chức danh trong công ty. Hoạt động này do
phòng Tổ chức - Hành chính mà cụ thể là Ban Tuyển dụng - Đào tạo thực
hiện.
Thời điểm mà nhóm khảo sát thực tế tại công ty, phòng Tổ chức - Hành
chính đang tiến hành hoàn tất Phân tích công việc cho các chức danh trong
các phòng ban. Chức danh Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo đã đợc phân
tích từ thời điểm cuối năm 2008 nhng cha đợc rà soát lại dẫn đến công tác
Đánh giá thực hiện công việc vẫn cha đạt yêu cầu do công ty đề ra.

Sơ đồ tổ chức
4
Hội đồng quản trị

Vicostone
Tổng giám đốc
Vicostone
Các phó tổng
giám đốc
5
Đại hội đồng
cổ đông
Vicostone
Ban kiểm soát
Vicostone
Các công ty con
CTCP Đầu tư và khoáng
sản Vico -
VICOSTONE MINE
CTCP Chế tác đá Việt
Nam
STONE VIETNAM
Công ty LD
STYLE STONE
Các đơn vị hạch
toán
phụ thuộc
TT Nghiên cứu và ứng
dụng công nghệ mới -
R&D
Xưởng sản xuất
Phòng Quản lý chất lượng
Phòng Kỹ thuật
Phòng Đầu tư

Phòng Vật tư
Phòng Kinh doanh -
Xuất nhập khẩu
Phòng Tài chính - Kế
hoạch
Phòng Tổ chức - Hành
chính
Phòng Công nghệ
Phòng Quan hệ cổ đông
Kế toán trưởng
Vicostone
Các phòng
1.5. Hệ thống chức danh công việc
STT Tên chức danh công việc Số ngời thực hiện
1 Chủ tịch hội đồng quản trị 1
2 Tổng giám đốc 1
3 Phó tổng giám đốc 3
4 Kế toán trởng 1
5 Trởng phòng Tổ chức - Hành chính 1
6 Phó phòng Tổ chức - Hành chính 2
7 Nhân viên phòng Tổ chức - Hành chính 45
8 Trởng phòng Tài chính 1
9 Phó phòng Tài chính 2
10 Nhân viên phòng Tài chính 20
6
11 Trởng phòng Kinh doanh 1
12 Phó phòng Kinh doanh 2
13 Nhân viên phòng Kinh doanh 15
14 Trởng phòng Vật t 1
15 Phó phòng Vật t 2

16 Nhân viên phòng Vật t 15
17 Trởng phòng Đầu t 1
18 Phó phòng Đầu t 2
19 Nhân viên phòng Đầu t 10
20 Trởng phòng Kỹ thuật 1
21 Phó phòng Kỹ thuật 2
22 Nhân viên phòng Kỹ thuật 15
23 Trởng phòng Quản lý chất lợng 1
24 Phó phòng Quản lý chất lợng 2
25 Nhân viên phòng Quản lý chất lợng 10
26 Trởng phòng Công nghệ 1
27 Phó phòng Công nghệ 2
28 Nhân viên phòng Công nghệ 14
29 Trởng phòng Quan hệ cổ đông 1
30 Phó phòng Quan hệ cổ đông 2
31 Nhân viên phòng Quan hệ cổ đông 8
2. Khảo sát phân tích công việc Chuyên viên Tuyển dụng -
Đào tạo ở công ty CP Đá ốp lát cao cấp Vinaconex
2.1. Chuẩn bị phân tích công việc
2.1.1. Xác định mục đích phân tích
Với các cơ quan, doanh nghiệp phân tích công việc có ý nghĩa quan
trọng bởi vì nhờ có phân tích công việc mà ngời quản lý xác định đợc các kỳ
vọng của mình đối với ngời lao động và làm cho họ hiểu đợc các kỳ vọng đó;
và cũng nhờ đó, ngời lao động cũng hiểu đợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách
nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện
để có thể thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu
quả thông quá việc giúp cho ngời quản lý có thể đa ra các quyết định nhân sự
nh tuyển dụng, đề bạt, tiền lơng, tiền côngdựa trên các tiêu thức có liên
7
quan đến công việc chứ không phảI dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và mang

tính chủ quan.
Đối với nhóm em cũng nh các bạn sinh viên khác học chuyên ngành
Quản trị nhân lực thì việc trải nghiệm thực tế, khảo sát để tiến hành phân
tích công việc giúp chúng em nắm sâu hơn những kiến thức lý thuyết đã đợc
học trên lớp, bớc đầu làm quen với những hoạt động chuyên sâu mà chuyên
ngành mình học.
2.1.2. Xác định công việc phân tích
Tên công việc: Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo
Hiện tại, công ty cổ phần Đá ốp lát cao cấp Vinaconex có 1 phòng Tổ
chức - Hành chính với 3 chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của phân tích công việc, công ty dã rất
chú trọng đến công tác này. nhng nh trên đã nói, công ty mới đợc thành lập và
đi vào hoạt động cha lâu nên việc phân tích công việc của công ty cha đợc
hoàn thiện. Mặc dù hầu hết các chức danh của công ty đã có bản mô tả công
việc nhng cha đợc hoàn thiện. Công tác phân tích công việc trực tiếp do phòng
Tổ chức - Hành chính đảm nhiệm.
Vị trí của công việc trong dòng công việc của công ty:
+ Chức danh chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo trực thuộc phòng Tổ
chức - Hành chính nhng nó nằm trong sự điều hành trực tiếp của Trởng ban
Tuyển dụng - Đào tạo thuộc phòng Tổ chức - Hành chính. (Vì phòng Tổ chức
- Hành chính có nhiều ban khác nhau).
+ Công việc chính của chuyên viên thực hiện chức danh này là hoạch
định các chiến lợc về tuyển dụng đào tạo cho toàn bộ công ty, tham mu cho
ban lãnh đạo những quyết sách về Tuyển dụng - Đào tạo.
2.1.3. Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phơng pháp thu
thập thông tin
8
Có nhiều phơng pháo thu thập thông tin để tiến hành phân tích công
việc. Mặc dù rất muốn sử dụng nhiều phơng pháp phân tích để tăng cờng
thông tin phân tích và đảm bảo tính chính xác nhng do yêu cầu có hạn nên

nhóm em chọn 2 phơng pháp phân tích chủ yếu là phỏng vấn và thu thập tài
liệu thứ cấp.
Trình tự thực hiện cụ thể của nhóm nh sau:
- Thu thập thông tin thứ cấp. Thông tin thứ cấp đợc lấy từ 2 nguồn đó là
Các văn bản có liên quan đến việc phân tích tại Công ty cổ phần đá ốp lát cao
cấp Vinaconex và thông tin về chức danh Chuyên viên tuyển dụng - đào tạo
trên mạng Internet. Đặc điểm của những thông tin này là nhiều nhng cần áo
dụng cụ thể vào hoạt động của công ty với những điều kiện làm việc và yêu
cầu nhất định. Do đó, các thông tin trên mạng nên tham khảo một cách có
chọn lọc.
- Đối với thông tin liên quan về chức danh công việc tại VICOSTONE
tài liệu trên mạng, nhóm đề ra kế hoạch tìm kiếm các văn bản nh:
+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức - Hành
chính
+ Bản thông báo tuyển dụng chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo của
VICOSTONE và các công ty trên mạng có tuyển dụng chức danh tơng tự.
+ Bản mô tả công việc chức danh Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo
của công ty và trên mạng.
- Để bổ sung và tăng tính chính xác của thông tin nhóm sẽ dùng phơng
pháp Phỏng vấn. Để thực hiện nội dung này cần xác định Thời gian phỏng vấn,
Đối tợng phỏng vấn, Cách thức phỏng vấn, Câu hỏi phỏng vấn...Đối tợng
phỏng vấn là ngời trực tiếp thực hiện công việc và những ngời có liên quan, có
thể là ngời quản lý trực tiếp hoặc ngời dới quyền. (Nội dung này đợc đề cập cụ
thể trong phần Phỏng vấn)
9
- Từ tài liệu thu thập đợc, những thông tin thêm trong phần phỏng vấn,
nhóm sẽ hình thành bảng phác thảo lần I.
- Sau khi có bản phác thảo lần I, nhóm sẽ gửi bản phác thảo này cho ng-
ời thực hiện công việc Tuyển dụng - Đào tạo của công ty để ngời này xác
minh lại, bổ sung thêm. Sau nội dung này, gần nh là ta đã có bản mô tả công

việc hoàn chỉnh. Công việc cuối cùng là chỉnh sửa và sắp xếp nội dung thông
tin cho phù hợp với bản mô tả.
2.1.4. Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc
Tên chức danh: Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo
Thời gian làm bài: Từ 1/11/2009 đến 15/12/2009
Để hoàn thiện bài báo cáo thực hành này, nhóm đặt ra yêu cầu về nội
dung, thời gian... và cố gắng tổ chức thực hiện các mục theo nội dung sau:

10

11
STT Tên bớc
thực hiện
Mục
đích
Nội dung chính Thời
gian
Ngời thực
hiện
Phơng thức
thực hiện
Sản phẩm
cuối
1 Tìm hiểu về
công ty
VICOSTONE
Xác định
công ty sẽ
làm bài
thực hành

Thu thập các thông tin giới thiệu về
VICOSTONE
1/11 ->
5/11
Thêu + Đinh
Thảo
Xin chị Thảo
Tìm hiểu trên
trang web công
ty
Bản giới thiệu
về
VICOSTONE
2 Thu thập tài
liệu liên quan
đến phân tích
công việc
Tạo t liệu
ban đầu để
phân tích
công việc
Thu thập các văn bản có liên quan
đến chức danh công việc tại
VICOSTONE:
+ Văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ phòng Tổ chức Hành
chính
+ Bảng thông báo tuyển dụng vị trí
Chuyên viên Tuyển dụng - Đào tạo
+ Bảng mô tả công việc đã có

Thu thập các thông tin có liên quan
trên mạng Internet
+ Các bản thông báo tuyển dụng
5/11 ->
10/11
Cả nhóm Sử dụng mạng
Internet
Các văn bản
dùng làm tài
liệu
12
chuyên viên Tuyển dụng
+ Các bản mô tả công việc đã có.
3 Chuẩn bị
phỏng vấn
Chuẩn bị
các thông
tin và nội
dung cần
thiết cho
buổi
phỏng vấn
Thiết lập các câu hỏi cho buổi
phỏng vấn
Hẹn ngời phỏng vấn về thời gian và
địa điểm phỏng vấn
14/11
16/11
Cả nhóm
Đinh Thảo

Đóng góp ý
kiến
Bảng câu hỏi
Thời gian &
Địa điểm PV
4 Phỏng vấn Thu thập,
củng cố
thông tin
Phỏng vấn
Ghi chép thông tin bổ sung
18/11 Đ.Thảo +
Nguyễn
Thảo
Hỏi ý kiến +
Phỏng vấn
Thông tin bổ
sung
5 Xây dựng Bản
phác thảo lần
I
Hoàn thiện
bản phác
thảo sơ bộ
Tổng hợp thông tin trong buổi
phỏng vấn
Điền thêm, chỉnh sửa các thông tin
trong Bản Sơ bộ
In bản phác thảo I
19/11 Thêu + ý
kiến nhóm

Thảo luận
nhóm
Bản phác thảo
I
6 Kiếm chứng
lấy ý kiến
Lấy ý kiến
lần cuối để
hoàn thiện
Đa bản phác thảo lần I cho:
+ Chuyên viên Tuyển dụng - Đào
tạo
Trong
ngày 21
Thêu + Đinh
Thảo
Đa trực tiếp cho
ngời cần lấy ý
kiến và lấy bản
Bản đóng góp
ý kiến
13
kết quả + Trởng phòng Tổ chức để chỉnh
sửa
kết quả luôn
7 Hoàn thiện
kết quả
Đa ra bản
kết quả
Dựa vào những góp ý bổ sung để

hoàn thiện bản phác thảo I
In bảng hoàn thiện
22 ->
24/11
Thêu +
Nguyễn
Thảo
Bản MTCV &
Bản tiêu
chuẩn với ng-
ời thực hiện
8 Viết báo cáo Hoàn
thành bài
báo cáo
thực hành
Viết tổng quan về đơn vị và mục
đích phân tích công việc.
25/11 ->
5/12
Đinh Thảo Viết tay Bản báo cáo
kết quả thực
hành
Viết mở đầu, kết luận Nguyễn
Thảo
Viết báo cáo giải trình cách lựa
chọn phơng pháp và cách sử dụng
Thêu
Tổng hợp ý kiến cả nhóm 10/12 Cả nhóm Góp ý, bổ sung
Đánh máy + In + Đóng bìa Trớc
15/12

Thêu Đánh máy
9 Nộp báo cáo 19/12
14