Quản trị nhóm làm việc

Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
A- SƠ LƯỢC VỀ QUẢN TRỊ NHÓM:
I- Tổng quan về nhóm:
1/ Nhóm làm việc là gì?
Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc
làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá
nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực
hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với
trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc
vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau
để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn
lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết
với những phòng ban khác trong tổ chức. Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý
có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh
nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp,
chính xác và khách quan hơn.
Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh
đạo nhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J. Richard Hackman
đã kết luận bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự:"Nhiệm vụ và
ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để
quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên
của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định". Đây không phải là định nghĩa
của tổ làm việc. Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt
giữa nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông
thường là đối xử với tổ làm việc như một nhóm và ngược lại. Theo quan sát của
Hackman, "Nếu được triển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết
quả khả quan. Nhưng sự nhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi
công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân
thành viên khi công việc là trách nhiệm của cả nhóm".
Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa
nêu trên. Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình

kia. Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu
quả ở một điểm nào đó giữa hai thái cực này.
2/ Sự khác biệt giữa tổ và nhóm :
Có thể nói khái niệm “tổ” đã xuất hiện từ thuở sơ khai của con người, và là đơn
vị cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức, hệ thống hay cơ cấu nào. Tuy nhiên, để trở
nên hiệu quả hơn, hoạt động của tổ cần thay đổi và điều chỉnh thường xuyên
1
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
nhằm thích nghi với môi trường tương tác. Và tổ sẽ đạt hiệu quả tối ưu nhất khi
trở thành nhóm - một đơn vị hoạt độngvới hiệu suất vượt trội.
Nhiều nhà quản lý dường như bằng lòng với hoạt động của tổ bởi họ không nghĩ
xa hơn những thành quả mà tổ có khả năng đạt được. Tuy nhiên, vẫn có một số
nhà quản lý không dừng ở kết quả hiện tại mà tìm cách khai thác năng lực của
tổ trong những hoàn cảnh, môi trường khác nhau. Những nhà quản lý này khéo
léo kết hợp những cá nhântrong tổ lại đồng thời xây dựng một bầu không khí
khiến mọi người sẵn lòng nỗ lực tối đa và hợp tác tích cực nhằm cải thiện đáng
kể hiệu suất hoạt động. Khi đó, họ đã chuyển biến hoạt động của tổ thành hoạt
động của nhóm.
Đặc điểm của nhóm:
-Các thành viên nhận thức sự tương tác của mọi người và hiểu rằng cần phải
hoàn tất mục tiêu cá nhân lẫn của nhóm với sự trợ giúp lẫn nhau. Nhóm sẽ
không lãng phí thời gian vào việc tranh giành quyền lực hay tìm cách đạt được
mục đích cá nhân mà làm tổn hại đến người khác.
- Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên làm việc với
thái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc.
-Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý kiến để đưa ra
phương pháp làm việc tối ưu nhất nhằm bảo đảm sự thành công cho các mục
tiêu của nhóm.
-Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau. Việc đặt câu hỏi
và bày tỏ cởi mở ý kiến, quan điểm hay sự bất đồng được khuyến khích.Các

thành viên giao tiếp cởi mở, trung thực và cố gắng hiểu quan điểm của nhau.
- Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng những gì họ
đã học hỏi vào công việc. Họ luôn được sự hỗ trợ của các thành viên khác.
- Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thường trong
mọi mối quan hệ tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn là cơ hội
cho ý tưởng mới và tính sáng tạo. Mọi người cùng nhau giải quyết mâu thuẫn
nhanh chóng và trên tinh thần xây dựng.
Các thành viên tham gia vào những kết quả ảnh hưởng đến nhóm vẫn là người
đưa ra quyết định cuối cùng nếu cả nhóm không tìm được tiếng nói chung hoặc
2
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
trong những trường hợp khẩn cấp. Kết quả tích cực là mục tiêu chứ không phải
sự đồng thuận.
Sau đây là bảng so sánh tổ và nhóm:
TỔ NHÓM
Vị trí Là đơn vị cơ bản nhất
của tổ chức
Là đơn vị quan trọng,
hoạt động có hiệu quả
cao của tổ chức
Nguyên
nhân
thành lập
Vì mục tiêu hành chính thực hiện mục tiêu cá
nhân cùng mục tiêu
nhóm với sự trở giúp lẫn
nhau của các thành viên
Cách
thức làm
việc

Trên tinh thần người
tuyển dụng, “người làm
công ăn lương”. thực
hiện theo một khuôn
khổ, bị động
thực hiện công việc theo
xu hướng tích cực, các
thành viên trong nhóm
chủ động trong công
việc
Mối
quan hệ
giữa các
thành
viên
Làm việc độc lập, kết
hợp khi có yêu cầu công
việc.
Không tin tưởng nhau
Các thành viên bình
đẳng, hợp tác giúp đỡ
nhau hoàn thành công
việc
Mâu
thuẫn
dễ gây mâu thuẫn
không biết cách giải
quyết mâu thuẫn
giải quyết mâu thuẫn
một cách nhanh chóng

coi mâu thuẫn là cơ hội
mới dể sáng tạo
Kết luận: Làm việc nhóm có nhiều ưu điểm hơn và đạt hiểu quả cao hơn làm
việc theo tổ.
3 / Tầm quan trọng và lợi ích của việc xây dựng nhóm :
Có khả năng làm việc nhóm tốt, đơn giản là bạn và mọi người có khả
năng cùng nhau làm tốt công việc, đạt được mục tiêu đã đề ra bằng cách hiểu
mình, hiểu nhau, làm tốt phần việc của mình và giúp người khác làm tốt việc
của họ. Sự tương tác đa chiều trong một nhóm làm việc giúp cho mọi người có
thể hoàn thành nhiệm vụ của mình xuất sắc hơn nhờ giúp đỡ các thành viên
khác. Để đạt được sự tương tác đa chiều này, ngoài việc nhóm cần có một
trưởng nhóm giỏi, biết cách sắp xếp công việc, tổ chức môi trường làm việc sao
3
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
cho các thành viên có thể dễ dàng trao đổi với nhau mà còn đòi hỏi một phần rất
lớn ở bản thân mỗi người trong nhóm phải có kỹ năng tương tác, hợp tác để
hiểu rõ mình và cộng sự của mình. Và nhóm làm tốt có nghĩa là bạn làm tốt, có
nghĩa bạn là nhân viên có năng lực cao.
Hiệu quả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà
ở kết quả khi ta sử dụng kỹ năng đó. Một người có khả năng trình bày thuyết
phục vấn đề của mình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọi
người, và có khi, ít nói chưa phải là nguyên nhân mà người ta không giao tiếp
được với nhau. Do đó, đừng vội cho rằng mình không thể cộng tác với mọi
người hay mình là người giỏi nhất. Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn.
Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến câu ca dao "Một cây làm chẳng nên
non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Câu ca dao cũng đã phần nào cho ta thấy
rõ được sức mạnh và hiệu quả của làm việc nhóm. Mỗi người chỉ có thể giỏi
trong một vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể nào giỏi hay biết tất cả, nhưng
nhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội tụ được tất cả những yếu
tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân không thể có đầy đủ. Bạn

có thể thấy rõ 5 lợi ích chính khi tham gia một nhóm là:
- Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốt
hơn và không cảm thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trong
nhóm cũng không có sức ép của bất kỳ ai lên bạn.
- Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên
và người lãnh đạo trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đến
phức tạp. Từ đó tạo nên sự thống nhất trong mục tiêu và sự hoạt động của
nhóm.
- Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nữa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự thân
thiện và cởi mở sẽ được tạo ra giữa các thành viên.
- Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo của
nhóm.
- Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viên
trong nhóm, cái mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được.
3/ Vai trò của người trưởng nhóm:
4
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Đặc điểm dễ nhận diện của một người nhóm trưởng là vẫn duy trì phong
cách của người từng thành công với việc quản lý tổ, nhưng ở cấp độ cao hơn.
Phong cách này được hình thành bởi kinh nghiệm thực tế và các giá trị trải
nghiệm mà họ tích lũy trong thời gian dài.
Ngày nay,với tốc độ và nhu cầu thay đổi nhanh chóng của tổ chức và cả con
người, người làm công tác quản lý cần phải thường xuyên đánh giá lại bản
thân và điều chỉnh phong cách quản lý sao cho phù hợp. Đây là cách duy
nhất để họ có được sự thích nghi cần thiết nhằm hoạt động hiệu quả.
Nhóm trưởng không gặp nhiều khó khăn khi thực hiện các mục tiêu hiện tại.
Có khả năng nhận ra khả năng đóng góp của nhân viên khi là thành viên của
nhóm. Sẵn sàng chia sẻ tầm nhìn và hành động tương ứng.
Nhóm trưởng phải tiên phong trong hầu hết các mối quan hệ. Thể hiện
phong cách cá nhân, có khả năng khơi dậy sự hào hứng và hành động sôi

nổi.
4/ Phát triển nhóm:
Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình
thành, Xung đột, Bình thường hóa, Vận hành.
Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ
gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu
là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá
nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.
Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.
Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người
lãnh đạo.
Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các
tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa
vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một
số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này
dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn
xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ,
có thể bức tranh sẽ rõ hơn.
5
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu
nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung
đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm
thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được
thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể
bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn
bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.
Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi
nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan
điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành

viên và với các quyết định của nhóm.
Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ
hơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống
điểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó là
một mức độ hoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ
hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm
làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên.
5/ Thái độ của người xây dựng nhóm hiệu quả
Khi khái niệm xây dựng nhóm được hiểu và áp dụng ở tất cả các cấp
trong tổ chức thì việc chuyển đổi tổ thành nhóm trở nên dễ dàng hơn. Tuy
nhiên, thái độ của người quản lý sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong việc
phát triển nhóm.
Sau đây là những thái độ hỗ trợ cho việc xây dựng nhóm:
 Khi tuyển nhân viên, tôi chọn những người có thể đáp ứng các yêu cầu
công việc và hợp tác tốt với người khác.
 Tôi tạo cho nhân viên ý thức làm chủ bằng cách để họ tham gia vào việc
lập mục tiêu, giải quyết vấn đề và các hoạt độngcải thiện năng suất.
 Tôi cố gắng xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm bằng cách khuyến
khích nhân viên hợp tác và hỗ trợ nhau trong các hoạt động liên quan.
 Tôi trao đổi cởi mở, thẳng thắn, rõ ràng với nhân viên và khuyến khích
cách giao tiếp tương tự ở họ.
6
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
 Tôi không phá vỡ những gì đã nhất trí với nhân viên bởi sự tin tưởng của
họ cần thiết cho việc lãnh đạo của tôi.
 Tôi tạo cơ hội để các thành viên trong nhóm hiểu thêm về đồng nghiệp
của mình và ý thức được năng lực của nhau.
 Tôi đảm bảo các nhân viên có được sự đào tạo cần thiết để làm việc và
biết cách áp dụng kiến thức đó.
 Tôi hiểu rằng mâu thuẫn là điều bình thường, nhưng nó phải được giải

quyết nhanh chóng và công bằng trước khi trở nên tệ hại.
 Tôi tin tưởng mọi người sẽ hoạt động theo nhóm khi biết được những kỳ
vọng và phần thưởng dành cho họ.
 Tôi sẵn sàng thay thế những thành viên nào không thể đáp ứng các tiêu
chuẩn làm việc dù đã được huấn luyện thỏa đáng.
6/ Kỹ năng làm việc nhóm
Nhóm làm việc là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những
cá nhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả.
Nếu hiểu rõ quá trình này, có thể đẩy mạnh sự hoạt động của nhóm.
Có hai tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có:
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
Và việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là việc tăng cường
nắm bắt những kỹ năng này.
Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phần
lớn những chức năng của một người lãnh đạo nhóm. Ví dụ như tổ chức các cuộc
họp, quyết định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sát
hoạt động... Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trông
đợi một cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có sự trợ
giúp; trong một nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn. Ngay cả khi
có những nhà quản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng phải đồng ý với một
phương thức và sau đó là thuyết phục và đào tạo những người còn lại trong
nhóm.
7
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải ôn lại một số cung cách
và kỹ năng quản lý cơ bản. Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột,
người đó cần nắm được những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải biết
cách thực hiện những cách thức này mà không gây ra tình trạng đối đầu thiếu
tính xây dựng.

B- NỘI DUNG CHÍNH:
I/Để trở thành người quản trị nhóm thành công:
Lãnh đạo nhóm là công việc đầy khó khăn và thử thách. Ai cũng muốn
mình trở thành người lãnh đạo nhưng lãnh đạo như thế nào là hiệu quả lại là
việc rất ít người nhóm trưởng làm được. Người lãnh đạo nhóm thành công phải
là người biết rất rõ mục tiêu mà cả nhóm hướng tới, biết cách xây dựng một cơ
cấu nhóm hợp lý, biết cách dùng những người giỏi hơn mình và biết tạo ra một
môi trường mà ở đó các thành viên có thể phát huy tối đa khả năng của bản thân
vào mục tiêu chung của cả nhóm.
1.Để trở thành người hoạch định hiệu quả:
Hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và
những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của hoạch
định là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những
hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện.
Trong quản trị nhóm, điều kiện tiên quyết để một nhóm làm việc ra đời
là mục đích tồn tại của nó. Nhìn chung, các nhóm đều được xây dựng
với mục đích tập hợp những người có công việc độc lập và liên quan lại
với nhau, để họ hợp tác trong công việc, nhằm đạt được những nhiệm vụ
của bộ phận và nhóm.
Các thành viên trong nhóm luôn muốn biết họ được kết hợp với
nhau vì mục đích gì, những nhiệm vụ nào họ cần phải thực hiện và có
những ai khác liên quan. Nếu những thông tin này không rõ ràng thì thất
bại là kết quả tất yếu. Vai trò của trưởng nhóm vô cùng quan trọng bởi
đây là người mà nhóm kì vọng sẽ đưa ra phương hướng hành động đúng
lúc và phối hợp với các tổ khác để đạt mục tiêu. Để đạt được điều này,
việc đầu tiên trưởng nhóm cần làm là lập kế hoạch hiệu quả.
Hoạch định là việc tư duy, suy nghĩ trước khi thực hiện công việc:
Mục tiêu mà nhóm nhắm đến là gì, cần những yếu tố nào để đạt được
8
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm

mục tiêu đó.... Nếu không lập kế hoạch thì thời gian và công sức sẽ trở
nên lãng phí bởi lập kế hoạch cũng giống như là vẽ ra một con đường để
mọi người cùng đi tới đích đến là mục tiêu.
Để lập kế hoạch được dễ dàng ta cần quan tâm các yêu cầu sau:
a- Giải thích rõ rãng những mục tiêu đã được các cấp quản lý
cao hơn thông qua.
Khi các mục tiêu đã được quản lí cấp trên thông qua thì việc tiếp theo
mà người trưởng nhóm cần phải làm là giải thích cho từng thành viên
hiểu rõ những mục tiêu đó, từ đó đề ra được biện pháp để thực hiện mục
tiêu. Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới
(mục tiêu) từ đó bàn thảo, đóng góp ý kiến cùng đưa ra phương hướng
và giải pháp để thực hiện mục tiêu. Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn
thảo xong các biện pháp thực hiện. Khi đó, vai trò của người trưởng
nhóm là vô cùng quan trọng, họ phải lắng nghe và phân tích mọi ý kiến
của từng thành viên để từ đó đưa ra quyết định cuối cùng về biện pháp
thực hiện mục tiêu cho nhóm.
Làm sao có thể thành công khi các thành viên trong nhóm không
được truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng. Mọi việc thậm chí còn tồi
tệ hơn khi các nhà điều hành hay nhà tài trợ không chắc chắn về những
gì họ muốn thực hiện.
Một cách để kiểm tra tính chất rõ ràng của mục tiêu chung là làm bài
kiểm tra "Lời nói trong thang máy". Hãy chọn một thành viên trong
nhóm và nêu câu hỏi sau: "Nếu bạn đi thang máy từ tầng một đến tầng
hai với giám đốc điều hành của chúng ta và ông ấy hỏi nhóm bạn đang
làm gì, bạn sẽ nói sao?". Tất cả thành viên trong nhóm cần giải thích
một cách ngắn gọn và rõ ràng về mục tiêu của nhóm cho giám đốc điều
hành hay cho bất kỳ một người nào. Dưới đây là hai câu trả lời được
xem là đạt yêu cầu:
+ "Chúng tôi đang thiết kế lại website với ba mục tiêu: hỗ trợ từng
nhóm sản phẩm khác nhau, khả năng xử lý nhanh hơn, ít tốn kém hơn và

tăng cường thông tin cho khách hàng."
+ "Nhóm chúng tôi đang sắp xếp lại toàn bộ quy trình dịch vụ khách
hàng. Nếu chúng tôi thành công, 95% cuộc điện thoại khách hàng gọi
đến sẽ chỉ do một đại diện dịch vụ xử lý, và 80% các cuộc gọi sẽ được
giải quyết trong vòng ba phút."
Mọi người trong nhóm bạn có thể phác họa mục tiêu của nhóm một
cách đơn giản và rõ ràng như thế không? Việc truyền đạt mục tiêu của
9
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
mọi người có thống nhất với nhau không? Nếu bạn trả lời "không" cho
một trong hai câu hỏi, nghĩa là nhóm bạn đang có vấn đề gì đó cần phải
giải quyết. Mục tiêu của nhóm nhìn chung sẽ được cấp quản lý giao cho
nhóm. Cấp quản lý này nhìn thấy vấn đề hay cơ hội và muốn nhóm giải
quyết những điều đó. Mô hình lý tưởng nhất là cấp quản lý sẽ xác định
mục đích chung cho nhóm, còn biện pháp tiến hành cụ thể sẽ giao lại
cho nhóm tự quyết định. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm phải
chia sẻ mọi thông tin và sự hiểu biết về mục tiêu chung đó, nếu không,
họ có thể lạc vào các đường hướng khác nhau, làm tiêu hao cả thời gian
lẫn nguồn lực, gây nên tình trạng mâu thuẫn và tranh cãi.
Các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu vì thế nên
phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm.
b- Chuyển các nhu cầu ( trong đó có nhu cầu của nhóm) thành
các mục đích và mục tiêu của nhóm.
Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải
được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục
tiêu riêng.
Nhu cầu của tổ chức hay của nhóm cần được xem như mục đích mà
nhóm cần hướng đến và đạt được, người trưởng nhóm phải biết biến các
nhu cầu đó thành các mục tiêu của nhóm, bàn thảo và đưa ra phương
hướng và biện pháp để thực hiện thành công những nhu cầu đó, khi

những nhu cầu đó được thực hiện thành công thì coi như nhóm cũng đã
thực hiện được mục tiêu của mình, điều cần hướng đến.
c- Lập kế hoạch thực hiện bằng cách kiểm tra các phương
án thay thế và chọn lựa những hoạt động có khả năng đến
thành công cao.
Trong việc hướng đến mục tiêu chung không phải chỉ có đúng một
biện pháp duy nhất mà có rất nhiều cách thức để thực hiện nhưng với
khả năng va cái nhìn của một nhà quản trị, người trưởng nhóm cần phải
biêt lựa chọn biện pháp nào để dễ dàng đạt được mục tiêu , cần phải linh
hoạt chon lựa và thay thế những phương án tốt hơn, không rập khuôn.
Công việc này đòi hỏi nhà quản trị phải có cái nhìn rộng và nhạy
bén, biết kết hợp và thay thế những phương án
Việc thu thập thông tin và ý kiến của từng thành viên trong nhóm
góp phần không nhỏ vào việc đưa ra kế hoạch để thực hiện mục tiêu,
10
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
cần khuyến khích óc sangs tạo của thành viên trong nhóm: phá thế thụ
động và tạo tính sáng tạo.Đừng để nhóm bị phân lớp thành những con
người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, người trưởng
nhóm luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng,
để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.
Người trưởng nhóm cần tạo ra những buổi thảo luận để lấy ý kiến
của từng thành viên trong nhóm:
Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người
có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt
những ý khả thi. Những điểm cần ghi nhớ:
• Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành
động nhóm”.
• Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.
• Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.

• Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải
pháp đáng giá.
• Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.
• Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý
kiến của một cá nhân đưa ra.
d- Xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu
(nguồn lực con người, thời gian, tài chính, nguyên vật liệu và
sở sản xuất), đảm bảo các nguồn lực luôn trong tình trạn
ổn định và sẵn sàng hoạt động.
Muốn thực hiện thành công mục tiêu đề ra, yếu tố nguồn lực là vô
cùng quan trọng, người trưởng nhóm cần biết chính xác về tình hình các
yếu tố
 Con người: khả năng, trình độ của từng thành viên hay của
chính mình
 Thời gian: ngắn hạn hay dài hạn, để đạt được mục tiêu đó
cần thời gian bao lâu để có thể đề ra kế hoạch thực hiện đúng
tiến độ.
 Tài chính: tính hình ngân sách của nhóm, dòng vốn...từ đó
dự toán chi phí để có thể đề ra được phương án tốt nhất.
11
Tiểu luận quản trị học: Quản trị nhóm
 Nguyên vật liệu và cơ sở sản xuất
 ……
Việc xác thực tình hình các yếu tố trên giúp người hoạch định nắm
rõ tình hình nguồn lực của nhóm mình để đưa ra được phương án đảm
bảo nguồn lực luôn trong tình trạng ổn định và sẵn sàng họat động. điều
này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc thành công của việc thực
hiện mục tiêu.
e- Dự tính thời gian thực hiện và ngày hoàn tất các mục tiêu
Mục tiêu phải được hoàn thành đúng tiến độ. Vì vậy khi đề ra kế

hoạch thực hiện mục tiêu đó, ta cũng cần dự tính thời gian bắt đầu thực
hiện các công việc, phân chia thời gian cho từng công việc và từng
thành viên cho hợp lí đảm bảo hoàn tất các mục tiêu đúng thời gian.
f- Xác định các tiêu chuẩn về hiệu suất hoạt động và phương
pháp đánh giá kết quả.
Sau khi mục tiêu chung đã được thông suốt và thấu hiểu, các thành
viên trong nhóm sẽ phối hợp với cấp quản lý để làm rõ mục tiêu đó theo
các định mức về hiệu suất hoạt động. Trong ví dụ về việc sắp xếp lại
quy trình dịch vụ khách hàng ở trên, nhóm đã định rõ mục tiêu là: "95%
cuộc điện thoại khách hàng gọi đến sẽ do một đại diện dịch vụ duy nhất
xử lý, và 80% tất cả các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba
phút". Những định mức như thế này không chỉ làm rõ hơn mục tiêu của
nhóm, mà còn tạo cơ sở đánh giá quy trình hoàn tất mục tiêu. Ví dụ,
nhóm này có thể lập các điểm mốc giữa kỳ như sau:
+ Trong vòng 6 tháng, 50% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một
đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.
+ Trong vòng 9 tháng, 75% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một
đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.
+ Trong vòng 12 tháng, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một
đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết.
Nếu không có định mức về hiệu suất hoạt động, nhóm sẽ không thể
xác định được liệu các phương pháp họ đang thực hiện có đưa họ đến
thành công hay không.
g- Nối kết các nỗ lực của các thanh viên trong nhóm:
Vai trò quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần được nối kết để điều
hành những công tác của mỗi thành viên trong một nhóm. Hoạch định là
một kỹ thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đó. Một kế hoạch tốt
12