Chương 6 Chức năng kiểm tra pdf

Chương 6
CHỨC NĂNG KIỂM TRA
ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH THÁI NGUYÊN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

NỘI DUNG CHÍNH
2. Quá trình kiểm tra
1. Các khái niệm cơ bản về kiểm tra
3. Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra

Yêu cầu đối với sinh viên
•
Nắm được các nội dung, tóm tắt được các ý
chính.
•
Đọc kỹ giáo trình, tham khảo thêm các tài liệu để
bổ sung thêm kiến thức.
•
Tự nghiên cứu, nắm được các vấn đề sau:

Vai trò của kiểm tra.

Các chủ thể kiểm tra.

Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra.

Các nội dung kiểm tra.

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1.1 Khái niệm kiểm tra

Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động dựa trên
những tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra, nhằm ngăn
chặn, phát hiện và đo lường những sai lệch để có
biện pháp khắc phục, bảo đảm cho các hoạt động
thực hiện đúng hướng, đạt được kết quả tốt hơn.

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1.2 Bản chất của kiểm tra

Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động
Gây tốn kém cho tổ chức
Kết quả
mong đợi
Kết quả
thực tế
Đo lường
kết quả
thực tế
So sánh
với các
tiêu chuẩn
Thực hiện
điều chỉnh
Xây dựng
chương trình
điều chỉnh
Phân tích
nguyên nhân
sai lệch
Xác định

các
sai lệch
Cơ chế kiểm tra dựa trên nguyên lý phản hồi về kết quả
NHƯỢC ĐIỂM
Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng
của quá trình tạo ra các kết quả
Chỉ đem lại bài học đắt giá cho giai đoạn
kế hoạch sau
Thường tạo nên độ trễ về thời gian (là điểm yếu
của cơ chế kiểm tra chỉ dựa trên những mối liên hệ
ngược từ đầu ra của hệ thống)
Gây tốn kém cho tổ chức

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1.2 Bản chất của kiểm tra <tiếp>
Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo
Hệ thống kiểm tra dự báo là hệ thống kiểm tra
giám sát đầu vào và quá trình hoạt động để
khẳng định xem những đầu vào và cả quá
trình đó có bảo đảm cho hệ thống thực hiện
kế hoạch không
Đầu vào
Quá trình thực
hiện
Đầu ra
Hệ thống kiểm
tra
Hình 29-Hệ thống kiểm tra dự báo
Có thể nói rằng hệ thống kiểm tra dự báo trên thực tế cũng là
một hệ thống liên hệ ngược. Nhưng ở đây sự phản hồi nằm

ở phía đầu vào của quá trình hoạt động sao cho những tác
động điều chỉnh có thể được thực hiện trước khi đầu ra của
hệ thống bị ảnh hưởng Hệ thống kiểm tra dự báo là hệ thống
kiểm tra giám sát đầu vào và quá trình hoạt động để khẳng
định xem những đầu vào và cả quá trình đó có bảo đảm cho
hệ thống thực hiện kế hoạch không
Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra dự báo

Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra

Xây dựng mô hình của hệ thống

Phải kiểm tra thường xuyên

Thu thập dữ liệu đều đặn

Đánh giá thường xuyên những sai lệch

Tiến hành tác động kịp thời để điều chỉnh sai
lệch

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1.3 Vai trò của kiểm tra
1
2
3
4
5
Kiểm tra giúp nhà quản trị chủ động phát hiện những sai lầm,
thiếu sót xảy ra trong quá trình quản trị

Kiểm tra giúp cho việc đảm bảo thực thi quyền lực quản
trị của các nhà quản trị trong tổ chức, thực hiện quyền
lực quản lý của những người lãnh đạo
Kiểm tra giúp các nhà quản trị có thể xác định kịp thời
thành tích của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức
Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi
trường
Kiểm tra giúp cho việc hoàn thiện các quan điểm về
nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của tổ chức.

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra
NHIỆM VỤ
Phải xác định, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt
động của tổ chức so với mục tiêu, kế hoạch và tìm kiếm
các cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để phát triển, hoàn
thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng mọi yếu tố của hệ
thống
Khu vực thiết yếu
Điểm kiểm tra
thiết yếu
Các điểm kiểm tra thiết yếu là những
điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó
việc giám sát và thu thập thông tin
phản hồi nhất định phải thực hiện. Đó
chính là những điểm mà nếu tại đó sai
lệch không được đo lường và điều
chỉnh kịp thời thì sẽ có ảnh hưởng lớn
đến kết quả hoạt động của hệ thống.
Các khu vực hoạt động thiết yếu là

những lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố
của hệ thống cần phải hoạt động
có hiệu quả cao để đảm bảo cho
toàn hệ thống thành công.

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra

Kiểm tra đường lối, mục đích của tổ chức

Kiểm tra quy chế hoạt động của tổ chức

Kiểm tra nghĩa vụ được phân, giao cho các cá nhân,
tập thể, các bộ phận trong tổ chức

Kiểm tra kết quả hoạt động tổng hợp và từng lĩnh vực
của tổ chức

Kiểm tra các điển hình của tổ chức

6.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
6.1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra
Kiểm tra quá mức tạo bầu không khí tâm lý căng thẳng
Sự kiểm tra không dễ được mọi người thông cảm
Đòi hỏi quá trình xem xét và đổi mới liên tục
MỨC ĐỘ KIỂM TRA

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1.5 Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra
1. Công tác kiểm tra cần được thiết kế theo các kế hoạch

2. Kiểm tra phải mang tính đồng bộ
3. Kiểm tra phải công khai, chính xác và khách quan
4. Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống
5. Hệ thống kiểm tra phải đơn giản
6. Kiểm tra cần phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
7. Kiểm tra cần phải hiệu quả
8. Kiểm tra có trọng điểm
9. Kiểm tra có địa điểm

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1.6 Các chủ thể kiểm tra
Kiểm tra
của
Hội đồng
quản trị
3
Kiểm tra
của
ban kiểm
soát
Kiểm tra
của
giám đốc
Kiểm tra
của
hội viên
Kiểm tra
của
người
làm công

21 4 5

II. QUÁ TRÌNH KIỂM TRA
Quá trình kiểm tra
Có
Không
Xác định
hệ thống
tiêu chuẩn
kiểm tra
Đo lường
và
đánh giá
hoạt động
Sự thực hiện
hoạt động phù
hợp với
CSCN tiêu
chuẩn
Tiến hành
điều chỉnh
Không cần
điều chỉnh

II. QUÁ TRÌNH KIỂM TRA
2.1 Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn
mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức
phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ
tổ chức hoạt động có hiệu quả

KHÁI NIỆM
Định mức
kinh tế, kỹ thuật
Tiêu chuẩn về vốn
Tiêu chuẩn của
tổ chức, lĩnh vực,
bộ phận, con người
Tiêu chuẩn
thực hiện
chương trình
Chỉ tiêu chất lượng
đối với sản phẩm
và dịch vụ
Tiêu chuẩn thu nhập
CÁC DẠNG
TIÊU CHUẨN
-
Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm tra mặc dù vẫn còn
tồn tại nhiều tiêu chuẩn định tính trong các lĩnh vực hoạt động khác
nhau của các tổ chức
-
Số lượng các tiêu chuẩn kiểm tra cần được hạn chế ở mức tối thiểu
-
Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình
xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chính họ
LƯU Ý

2.2. Đo lường và đánh giá kết quả thực hiện

Đo lường: thường được thực hiện bằng việc quan sát

trực tiếp, qua việc đếm bằng tay, bằng máy móc thiết bị
để thống kê các kết quả cần kiểm tra.

Đánh giá: thực chất là việc so sánh đối chiếu kết quả
thực tế đo lường được với tiêu chuẩn kiểm tra đã xây
dựng để rút ra kết luận.

2.3. Điều chỉnh quản trị

Xây dựng kế hoạch điều chỉnh cần làm rõ
những vấn đề:

Mục tiêu điều chỉnh là gì?

Nội dung điểu chỉnh?

Ai tiến hành điều chỉnh?

Sử dụng những biện pháp, công cụ điều chỉnh
nào?

Thời gian thực hiện điều chỉnh?

CÁC LOẠI KIỂM TRA

Dựa vào thời điểm kiểm tra (Sơ đồ)

Kiểm tra trước công việc

Kiểm tra trong công việc


Kiểm tra sau công việc

Dựa vào hình thức kiểm tra

Tự kiểm tra

Kiểm tra của cán bộ nghiệp vụ

Kiểm tra của lãnh đạo

Kiểm tra thông qua ý kiến đánh giá của tổ chức, cá
nhân khác

Kiểm tra tự động

Sơ đồ : Các phương pháp kiểm tra tập trung vào những yếu tố nhất
định của hệ thống, như đầu vào, quá trình chế biến hay đầu ra.
Các nguồn nhân
lực, vốn, vật tư và
tài chính được tích
luỹ và kết hợp lại
thành tổ chức
Tại đây diễn ra
các hoạt động
được dự kiến
trong kế hoạch
Dẫn đến
những kết
quả đạt

được
Kiểm tra trước
công việc
Kiểm tra trong
công việc
Kiểm tra sau
công việc

KIỂM TRA TRƯỚC CÔNG VIỆC
Là loại hình kiểm tra được thực hiện trước khi hoạt động bắt đầu, tập
trung vào việc phòng ngừa việc có thể có những sai lệch về chất lượng của
những nguồn tài nguyên sẽ được sử dụng trong tổ chức đó.

Các nguồn lực phải được kiểm tra xem có đáp ứng được những yêu cầu
(tiêu chuẩn) do tổ chức đề ra hay không, bao gồm:
- Điều kiện về thể lực và trí lực của công nhân.
- Tinh thần trách nhiệm và thái độ làm việc.

Các loại vật tư phải được kiểm tra xem có đáp ứng được chất lượng và có
thể kiếm được dễ dàng trong thời hạn và địa điểm cần thiết hay không.

Vốn cần phải được kiểm tra xem có đủ để đảm bảo cho việc cung cấp đầy
đủ điện, nước, mua sắm trang thiết bị… hay không.

Các nguồn tài chính có được đảm bảo đủ số lượng và đúng thờ
hạn hay không.

Ưu điểm:

Giúp nhà quản trị lường trước được các sai xót, các

bất trắc có thể xảy ra để chủ động các biện pháp
khắc phục ngay từ đầu.

Kiểm tra trước không làm gián đoạn các quá trình
hoạt động hoặc vận hành của tổ chức.
Nhược điểm:

Không chính xác vì trong nhiều trường hợp khó có
thể đo lường trước những gì sẽ xảy ra, hoặc phân
tích không chính xác môi trường của tổ chức.

Đôi khi kiểm soát trước có thể làm chậm trễ quá trình
hành động của tổ chức.

KIỂM TRA TRONG CÔNG VIỆC
Là loại hình kiểm tra trong khi các hoạt động đang tiến
hành, là việc theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm
bảo chắc chắn rằng mọi cái đều đang hướng tới mục tiêu.
•
Việc kiểm tra trong công việc được thực hiện chủ yếu bằng
hoạt động giám sát của những nhà quản trị. Tiêu chuẩn cho
việc giám sát các hoạt động đang diễn ra này được rút ra
từ những phần mô tả công việc và các phương pháp hành
động theo các kế hoạch đề ra.

Ưu điểm:
–
Mức độ chính xác cao hơn vì kiểm tra dựa trên cơ sở thông
tin thực tế đã hoặc đang xảy ra.
–

Giúp nhà quản trị kịp thời xử lý các sai xót, trở ngại nảy sinh
trong quá trình hoạt động.
–
Giúp nhà quản trị thu thập được các thông tin cập nhật về
các hoạt động đang diễn ra trong tổ chức.
Nhược điểm:
–
Đôi khi khó thực hiện kiểm tra vì thường làm ảnh hưởng đến
tiến trình hoạt động của các quá trình hay có thể làm gián
đoạn quá trình hoạt động đang tiến hành, vì vậy có thể ảnh
hưởng đến tính khách quan của quá trình kiểm tra.
–
Khả năng sửa chữa, khắc phục thấp hơn.

KIỂM TRA SAU CÔNG VIỆC
Là loại hình kiểm tra tập trung vào các kết quả cuối cùng, được thực hiện
sau khi hoạt động đã hoàn thành.
Ưu điểm
–
Kiểm tra sau không làm gián đoạn quá trình hoạt động hay vận hành của tổ
chức.
–
Cho phép nhà quản trị nắm được thông tin chính thức, toàn diện về các hoạt
động đã tiến hành để đánh giá tổng hợp, toàn diện chúng. Từ đó rút ra các
kinh nghiệm về sự thành công hay thất bại của quá trình hoạt động.
Nhược điểm:
–
Khả năng sửa chữa, khắc phục rất thấp vì các sai lệch đã xảy ra đôi khi không
có khả năng sửa chữa hay khắc phục hậu quả.
Nhận xét:

Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh trong kiểm tra trước công việc là các nguồn
tài nguyên; của kiểm tra trong công việc là các hoạt động đang diễn ra, khi phát
hiện ra hoạt động nào đang có vấn đề (không đúng với kế hoạch) thì điều chỉnh.

TỰ KIỂM TRA

Là hình thức kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động được thực hiện bởi
Là hình thức kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động được thực hiện bởi
từng bộ phận, từng cá nhân trong mỗi quá trình hoạt động
từng bộ phận, từng cá nhân trong mỗi quá trình hoạt động
.
.
•
Ưu điểm:
–
Dễ làm, dễ thực hiện, dễ được chấp nhận và ít tốn kém.
–
Phát huy được tính tự giác, linh hoạt, chủ động của tập thể quần chúng.
•
Nhược điểm:
–
Đôi khi không triệt để, không khách quan.
•
Điều kiện thực hiện:
–
Quy chế tổ chức phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ áp dụng, hợp đạo lý với mọi
người, mọi bộ phận trong tổ chức.
–
Công tác truyền thông trong nội bộ tổ chức phải tốt, đảm bảo cho mọi phân
hệ, mọi thành viên đều có thể hiểu rõ mọi chủ trương, đường lối, quy chế,

các chuẩn mực trong tổ chức.

KIỂM TRA CỦA CÁN BỘ NGHIỆP VỤ

Kiểm tra nghiệp vụ là hình thức kiểm tra được thực hiện bởi các
bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách về kiểm tra trong tổ chức.
Ưu điểm:
Mức độ chính xác cao do đảm bảo được tính chính xác, khách quan vì người
kiểm tra có trình độ chuyên môn nghiệp vụ kiểm tra khá cao.
Cho phép đánh giá chi tiết, cụ thể toàn quá trình và cho kết quả nhanh chóng.
Nhược điểm:
Chi phí lớn do phải đầu tư đào tạo độ ngũ cán bộ kiểm tra cũng như chi phí
cho hoạt động của bộ phận này.
Điều kiện thực hiện:
Phải lựa chọn và đào tạo được cán bộ tinh thông nghiệp vụ kiểm tra.
Phải lựa chọn được cán bộ chính trực, trung thành với sự nghiệp của tổ chức.