Bài giảng tin học văn phòng - excel pot

105


Chương 5

Microsoft EXCEL


Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft,
Excel thực sự là một công cụ rất hữu ích để quản lý các dữ liệu không quá lớn và
những tính toán, đánh giá hàng ngày trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Excel có các đặc
tính và ứng dụng tiêu biểu sau:
Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kết toán,
bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán,
Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới.
Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có
kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa,
5.1. Các thao tác cơ bản
1. Khởi động, thoát khỏi Excel
Khởi động Excel:
Dùng lệnh Start | Programs | Microsoft Excel
Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Ms. Excel theo các cách
sau:
Click biểu tượng Excel trên màn hình nền.
Click biểu tượng Excel trên Start Menu.
Thoát khỏi Excel: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu không
Ms. Excel sẽ hỏi:
- Chọn Yes nếu muốn ghi.
- Chọn No nếu không muốn ghi.
- Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh

thoát.
Các cách thoát :
Click nút Close ở góc trên phải màn
hình.
Dùng lệnh File | Exit.
Double click biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình.
Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
106

2. Màn hình Excel





Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa tên các mục lệnh chính của Excel,
mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc). Thao tác để
mở một Menu Popup là click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự
đại diện của tên mục.
Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng, nút điều khiển thực
hiện các chức năng thông dụng như ghi nội dung tập tin vào đĩa, mở tập tin
Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc
định dạng dữ liệu bảng tính như loại font chữ, cỡ font, canh lề
Formula (thanh công thức): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (Cancel), nút
chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành.



Toạ độ ô Cancel Enter Nội dung dữ liệu của ô
Drawing (thanh vẽ): chứa các công cụ để vẽ hình.

Để hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, ta dùng lệnh View | Toolbars, sau đó
click đánh dấu hoặc bỏ dấu check tại các mục tương ứng.
Title Bar Menu Bar Standard Formatting
Status bar
Drawing
Formula
Row Border
Column Border
107


Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin. Tên tập tin hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ
với phần mở rộng định sẵn là XLS. Tên tập tin Workbook mặc nhiên là Book# (#
là số thứ tự tương ứng với những lần mở tập tin). Các thành phần của Workbook là:
- ĐƯỜNG VIỀN NGANG (Column Border): ghi ký hiệu cột từ trái sang
phải theo chữ cái A, B, C, ,Y, Z, AA, AB, , IV. Cột (Column) là một tập
hợp những ô theo chi
ều dọc. Độ rộng mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi
trị số này từ 0 đến 255). Có tổng cộng 256 cột.
- ĐƯỜNG VIỀN DỌC (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ trên xuống
dưới. Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang. Chiều cao
mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 409). Có
tổng cộng 65536 dòng.
- Ô
(Cell): giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bởi
cột trước dòng sau, ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6.
Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
- VÙNG BẢNG TÍNH : bao gồm một hoặc nhiều ô đứng liền nhau, tên của
vùng được xác định bởi tên của ô ở góc trên bên trái và tên của ô ở góc
dưới phải của vùng, phân cách tên hai ô bằng dấu hai chấm (:

). Ví dụ:
vùng B2:D6.

108

- BẢNG TÍNH (Sheet): là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng. Tên
bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tập tin Excel thông
thường có 3 bảng tính. Ta có thể quy định số Sheet trong một tập tin
Workbook bằng lệnh Tools | Options, chọn lớp General:

Chọn số lượng sheet trong mục Sheets in new workbook (có thể lên đến
255).
Trong lớp General ta cũng có thể chọn phông chữ và cỡ chữ ngầm định
cho các Sheet.
- Status Bar: dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện
hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như
NumLock, Capslock,
Các chế độ làm việc thông thường gồm:
Ready: sẵn sàng nhập dữ liệu.
Enter : đang nhập dữ liệu.
Point : đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ.
Edit : đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành.
Chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ
phím F2.
- Trên bảng tính, con trỏ chuột là hình chữ thập rỗng, con trỏ ô là một khung chữ
nhật bao xung quanh một ô, ô có con trỏ gọi là ô hiện hành.
3. Làm việc với tập tin Excel
a. Tạo tập tin mới:
Click biểu tượng New trên thanh Standard
để tạo nhanh một tập tin mới, hoặc sử dụng lệnh

File | New.
b. Mở một tập tin Excel đã có trên đĩa:
-
Dùng lệnh File | Open (hoặc click biểu tượng trên thanh Standard) để
mở cửa sổ Open
.
109


- Trong cửa sổ Open, chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin muốn mở trong
khung Look in.
- Click chọn tập tin Excel và click nút Open.
c. Lưu tập tin vào đĩa:
Click biểu tượng trên thanh Standard hoặc
dùng lệnh File | Save
- Nếu là lưu lần đầu Excel sẽ mở hộp thoại Save
As (Theo mặc định tên sẽ là Book1.xls hoặc
Book2.xls ), nếu không phải lần đầu Excel sẽ
tự động lưu mà không thông báo gì.
- Trong trường hợp tập tin đã lưu rồi nhưng bạn
muốn lưu với tên khác thì chọn lệnh File | Save
As. Hộp thoại Save As:

110

- Nếu bạn muốn bảo mật tập tin,
bạn có thể đặt mật khẩu cho tập
tin nhằm không cho người khác
mở tập tin của mình. Trong hộp
thoại Save As, bạn chọn Tools |

General Options. Hộp thoại
Save Option hiển thị:
Always create backup: tạo
ra một tập tin dự phòng trước khi lưu.
Password to open: tạo mật khẩu mở tập tin
Password to modify: tạo mật khẩu để lưu tập tin
Read only recommended: đặt thuộc tính chỉ đọc cho tập tin
4. Cách nhập dữ liệu
Để nhập dữ liệu vào ô nào bạn click chuột vào ô đó để chọn, hoặc dùng các phím
mũi tên trên bàn phím để di chuyển ô chọn. Tuỳ loại dữ liệu mà bạn có những
cách nhập khác nhau. Khi nhập xong gõ Enter hoặc dùng các phím mũi tên để di
chuyển đến các ô khác.
Các kiểu dữ liệu : Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu phụ
thuộc vào ký tự
đầu tiên gõ vào.
a. Kiểu số (Number). Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 đến 9, các dấu +
- . ( $. Một số được nhập vào ở chế độ mặc định hiển thị ở bên phải của ô và
ở dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng
lệnh Format | Cells.
Lưu ý: không được nhập dấu phân cách hàng ngàn. Thông thường Excel sử
dụng dấu chấm (.) là d
ấu phân cách số lẻ; dấu phẩy (,) là dấu phân cách hàng
ngàn.
b. Kiểu chuỗi (Text). Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự chữ từ A đến Z, các ký
tự canh biên như sau: Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái; ký tự "
để canh các ký tự trong ô về bên phải; Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào
giữa; ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng ô. Các ký tự
canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định: Tools | Option |
Transition, trong đó chọ
n mục:Transition navigation Keys.

Lưu ý: nếu muốn các số hiển thị theo dữ liệu chuỗi thì phải nhập dấu nháy đơn
(‘) đứng trước dãy số, như vậy các số này sẽ không tính toán được.

c. Kiểu công thức
(Formular).
Trong Excel, bạn có thể nhập các công thức để tính toán các dữ liệu trong
bảng tính, công thức có thể là các phép toán cộng, trừ, nhân, chia … hay các
hàm trong Excel … Khi nhập công thức, ký tự đầu tiên gõ vào là dấu bằng (=),
cộng (+) hoặc dấu trừ (-). Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ
vào mà chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ : gõ =4*5+2 thì kết quả trình
bày trong ô là 22. Trong thành phần của một công thức có thể gồm có : số,
111

chuỗi (phải được đặt trong cặp nháy kép), tọa độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm.
Các toán tử sử dụng trong công thức:
Toán tử tính toán: + (cộng) - (trừ) * (nhân) / (chia)
^ (lũy thừa) % (phần trăm)
Ví dụ : = 25 + 6 kết quả {31}
= 16 - 4 {12}
= 80/10 {8}
= 80 * 25% {20}
= 2^4 {16}
Toán tử chuỗi: & (nối chuỗi)
Ví dụ : = 24 & “Bis” {24Bis}
Lưu ý : Trong công thức muốn nhập chữ phải để trong dấu ngoặc kép.
Toán tử so sánh: = (bằng) <> (không bằng) > (lớn hơn)
>= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn) <= (nhỏ hơn hay bằng).
Độ ưu tiên của các toán tử trong công thức theo thứ tự sau:
1. Biểu thức trong ngoặc ( )
2. Lũy thừa

3. Nhân, chia
4. Cộng, trừ
Trong các phép toán cùng ưu tiên, thì phép toán nào đứng trước được tính
trước.
Ví dụ : = 3+5*3 {18}
= (3+5)*3 {24}
= 5/2*3 {7.5}
= 2*3^(2+1)-2 {52}
d. Kiểu ngày tháng: tức là nhập ngày, tháng, vào máy tính, và làm cho Excel hiểu
được ngày tháng để tính ra số ngày, tháng,
Thông thường bạn cần nhập ngày tháng bằng các con số, nhưng phải nhập tháng
trước ngày sau, rồi đến năm. Phân cách giữa ngày tháng năm là dấu (-) hay dấu (/),
nếu không nhập năm thì Excel sẽ hiểu là năm hiện hành.
Tuỳ theo cách định dạng mà Excel sẽ hiển thị tháng bằng chữ hay bằng số, nhưng
thông thường tháng được hiển thị b
ằng 3 ký tự tiếng Anh viết tắt. Ví dụ : 25-May
(ngày 25 tháng 5).
Ghi chú
:
Khi muốn hiệu chỉnh dữ liệu của ô nào bạn cần double click vào ô đó.
Có thể click chọn ô muốn nhập dữ liệu, sau đó click trỏ chuột vào khung công
thức để nhập hoặc hiệu chỉnh dữ liệu, nhập xong gõ Enter. Nếu nhập tiếng Việt
vào khung công thức, bạn sẽ không thấy hiển thị dấu tiếng Việt, nhưng dấu tiếng
Việt vẫn hiển thị trong ô.
Khi chiều dài của dữ liệu dài hơn chiều rộng của ô thì có thể thấy hiển thị như sau:
- Tràn sang ô bên phải, nếu ô bên phải không có dữ liệu.
112

- Ẩn phần dữ liệu dài hơn nếu ô bên phải có dữ liệu.
- Nếu là dữ liệu kiểu số hay ngày tháng dài hơn chiều rộng của ô thì có thể chỉ

thấy hiển thị các dấu ### nhưng vẫn tính toán được.
Để xoá dữ liệu, bạn chọn vùng muốn xoá, sau đó gõ phím Delete hoặc dùng lệnh
Edit | Clear.
5. Chọn vùng bảng tính
Trước khi thực hiện một thao tác, bạn phải chọn phạm vi làm việc (có thể một
vùng hoặc nhiều vùng).
Chọn một ô: Di chuyển con trỏ ô đến ô chọn hoặc click tại ô chọn.
Chọn một cột: Click tại ký hiệu cột muốn chọn.
Chọn một dòng: Click tại ký hiệu (số thứ tự) dòng muốn chọn.
Chọn nhiều dòng hoặc cột liền nhau: Drag trên các ký hiệu dòng hoặc cột
muốn chọn.
Chọn các dòng hoặc cột không liền nhau: Nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó click
vào ký hiệu dòng hoặc cột muốn chọn.
Chọn một vùng, có các cách chọn:
- Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím mũi tên dịch chuyển
đến ô cuối vùng.
- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, drag đến ô cuối vùng.
- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift trong khi click tại ô
cuối vùng.


Chọn nhiều vùng: Nhấn và giữ phím
Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện
thao tác chọn các vùng khác nhau.
Chọn toàn bộ bảng tính: Nhấn tổ hợp
phím Ctrl+A, hay click vào ô giao
điểm của tiêu đề dòng và cột.

113

6. Định dạng Font chữ
Chọn vùng muốn định dạng và thực hiện như sau:
a.
Định dạng nhanh bằng thanh định dạng (Formatting): Nếu không
thấy hiển thị thanh Formatting, thì thực hiện lệnh View | Toolbar |
Formatting.



Click mở khung Font để chọn kiểu chữ.
Click mở khung Size để chọn cỡ chữ.
Các biểu tượng định dạng :
Bold : chữ đậm.
Italic : chữ nghiêng.
Underline : gạch dưới.
b. Định dạng bằng cửa sổ Format:
Dùng lệnh Format | Cells để mở cửa sổ Format Cells, và click chọn lớp
Font.

Chọn kiểu chữ trong khung Font.
Chọn dạng chữ trong khung Font Style.
Chọn cỡ chữ trong khung Size.
Click mở khung Underline để chọn dạng gạch dưới.
Mở khung Color để chọn màu.
Khung Effects có các mục sau:
Khung

F
Khung Font
Si
114


Strikethrough : gạch ngang chữ. Trung tâm.
Superscrip : đưa lên trên. Ví dụ : 2x
2
+ 3x = 0.
Subscrip : đưa xuống dưới. Ví dụ : H
2
O.
7. Hiệu chỉnh dòng và cột
a. Thay đổi chiều cao dòng, độ rộng cột:
Đưa trỏ chuột đến đường biên trên thanh tiêu đề của dòng hay cột (trỏ
chuột chuyển thành hình mũi tên hai đầu), drag để thay đổi chiều cao
dòng hay độ rộng cột.


Khi double click vào đường biên trên thanh tiêu đề của dòng, bạn sẽ có
chiều cao của dòng bằng chiều cao của ô dữ liệu cao nhất trong dòng.
Khi double click vào đường biên trên thanh tiêu đề của cột, bạn sẽ có
chiều rộng của cột bằng chiều rộng của ô dữ liệu rộng nhất trong cột.
Bạn có thể hiệu chỉnh chiều cao của dòng và chiều rộng của cột từ trình
đơn Format trên Menu Bar (cần phải lựa chọn các cột hoặc dòng muốn
hiệu chỉnh trước khi dùng trình đơn này).
Hiệu chỉnh chiều cao dòng: dùng lệnh Format | Row :

- Height : hiệu chỉnh chiều cao dòng.

- AutoFit : tự động hiệu chỉnh độ cao.
- Hide : ẩn.
- Unhide : thôi ẩn.
Thực hiện tương tự với lệnh Format | Column | để điều chỉnh độ
rộng cột.
b. Chèn dòng, cột: Di chuyển ô chọn đến dòng hay cột muốn chèn và sử dụng
trình đơn Insert:

115


Chèn dòng : Dùng lệnh Insert | Rows.
Chèn cột : Dùng lệnh Insert | Columns.
c. Xóa dòng, cột:
Chọn dòng hay cột muốn xóa.
Dùng lệnh Edit | Delete
Lưu ý: Nếu bạn nhấn phím Delete thì chỉ xóa được nội dung trong vùng chọn.
8. Thao tác trên vùng
a. Xóa dữ liệu vùng: Chọn vùng muốn xóa, gõ phím Del.
b. Hiệu chỉnh dữ liệu vùng:
Chọn vùng cần hiệu chỉnh, gõ F2.
Dùng phím mũi tên chuyển điểm chèn (vạch đứng nhấp nháy) tới ký tự
hoặc số sai cần sửa.
Gõ phím Backspace để xóa ký tự hoặc số trước điểm chèn; gõ phím
Delete để xóa ký tự hoặc số sau điểm chèn.
Gõ phím Enter để kết thúc hiệu chỉnh.
c. Khôi phục dữ liệu:
Để hủy bỏ một thao tác vừa thực hiện, có hai cách:
- Dùng bàn phím: thực hiện lệnh Edit | Undo hay gõ Ctrl+Z.
- Dùng chuột: nháy chuột vào biểu tượng Undo

trên Standard Toolbar.
d. Sao chép dữ liệu vùng:
Chọn vùng nguồn (Source)
Thực hiện lệnh Edit | Copy (hoặc gõ Ctrl + C)
Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di
chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích.
Thực hiện lệnh : Edit | Paste (hoặc gõ Ctrl + V)
Hoặc có thể sao chép dữ liệu vùng bằng cách đặt con trỏ chuột vào cạnh
viền của vùng cần sao chép sao cho con trỏ có dạng mũi tên É, rồi ấn phím
Ctrl trong khi drag kéo vùng đến vị trí mới.
GHI CHÚ : Khi chép dữ liệu, nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi,
kết quả vùng đích sẽ giống vùng nguồn. Nếu vùng nguồn chứ
a dữ liệu kiểu
công thức, kết quả vùng đích sẽ thay đổi hay không tùy thuộc vào công
thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối.
a. Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu
địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp.
Địa chỉ tương đối (Relative Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng
<cột><dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích
sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách.
Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau : A1=2, B1=4, A2=4, B2=6.
116

A B C D
1 24832
2
4 6 24 144

Công thức tại ô C1 là : =A1*B1 ⇒ Kết qủa là 8
Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là:
=A2*B2 và kết quả là 24
Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là:
=B1*C1 và kết quả là 32
Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối.
Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng
$<cột>$<dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng
đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.
Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau:
A B C
1
Số tiền đổi : 10000000
2
Ngoại tệ Tỉ giá Số NT đổi được
3 Đô la Mỹ 15752
4 Yên Nhật 144
5 Đô la Úc 11397


Số tiền đổi được ghi vào ô C1
Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ hiện có
Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ
Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/ Tỉ giá cho những
ô tương ứng. Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3. Sau đó chép công
thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, bạn thấy địa chỉ ô $C$1 trong
công thức sẽ không bị thay đổi.
Địa chỉ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệt đối.
Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng
$<cột><dòng> (tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc <cột>$<dòng> (tương

đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng
đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng.
Ví dụ :
Công thức của ô C5 là : =A$5+B$5
Sao chép công thức này đến ô C6 là : =A$5+B$5
Công thức của ô C5 là : =$A5+$B5
Sao chép công thức này đến ô F5 là : =$A5+$B5
Công thức: =A1*B1
Công thức: =$C$1/B3
117

Lưu ý: Có thể chuyển đổi nhanh kiểu địa chỉ (tương đối/ tuyệt đối) bằng phím F4:
Bấm F4 một lần: tuyệt đối cột, dòng; bấm F4 lần nữa: tương đối cột, tuyệt đối
dòng; bấm F4 lần nữa: tuyệt đối cột, tương đối dòng; bấm F4 lần nữa: tương đối
cột, dòng.
b. Di chuyển dữ liệu vùng :
Chọn vùng nguồn (Source).
Thực hiện lệnh Edit | Cut (hoặc gõ Ctrl+X).
Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển
con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích.
Thực hiện lệnh Edit | Paste (hoặc gõ Ctrl+V).
Hoặc có thể di chuyển dữ liệu vùng bằng cách đặt con trỏ chuột vào cạnh
viền của vùng cần sao chép sao cho con trỏ có dạng mũi tên É, rồi rê chuột
kéo vùng đến vị trí mới.
9. Điền dãy số tự động
Điền dãy số tự động là việc điền một dãy số vào một hàng hay một cột ô. Thao tác
như sau:
Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên.
Chọn vùng cần đánh số thứ tự.
Thực hiện lệnh

Edit | Fill | Series.
Hộp đối thoại sau hiện ra:

Mục Series: chọn việc đánh
chuỗi số trên dòng (Rows) hay
trên cột (Columns).
Mục Type: chọn kiểu điền dữ
kiện:
- Linear: cộng với trị số bước
nhảy
- Growth: nhân với trị số bước nhảy
- Date: theo dạng ngày
- AutoFill: theo chế độ điền tự động
Mục Step Value: chọn trị số bước nhảy.
Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc.
5.2. Hàm trong Excel
Trong Excel, bạn có thể thành lập các công thức để tính toán giá trị của các ô.
Thay vì phải nhập giá trị của ô nào đó vào công thức thì chỉ cần nhập địa chỉ
của ô là đủ, Excel sẽ tự hiểu là lấy giá trị của các ô đó tính toán với nhau.
Ví dụ:
118


Lưu ý : Những báo lỗi thường gặp khi nhập công thức :
#VALUE! : Trong công thức có cộng và/ hoặc trừ các dữ liệu kiểu chuỗi nên
làm cho giá trị trở nên vô nghĩa.
#NUM! : Có thể đã sử dụng các con số trong công thức không hợp lý.
#REF! : Trong công thức có tham chiếu đến ô không có thực.
#NAME? : Sai tên ô hoặc tên vùng

1. Các hàm thường dùng
Excel có một số hàm mẫu (Function Wizard) dùng tiện lợi và đơn giản, ví dụ công
thức =A3+A4+A5+A6+A7 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A7). Dạng thức tổng
quát của hàm:

=<Tên hàm>(Danh sách đối số)
Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định. Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX,
Danh sách đối số: có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức,
tên hàm.
Chú ý: Hàm phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), tên hàm không phân biệt chữ thường
và chữ hoa. Đối số phải đặt trong ngoặc đơn ( ), giữa các đối số phân cách nhau
bởi dấu phẩy.
a. Các hàm số học:
Hàm ABS(N): cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N
Ví dụ: = ABS(-25) cho kết quả 25
= ABS(5-149) cho kết quả 144
Hàm SQRT(N): cho trị là căn bậc hai của biểu thức số N (N>0)
Ví dụ: = SQRT(25) cho kết quả 5
119

Hàm INT(N): cho trị là phần nguyên của biểu thức số N
Ví dụ: = INT(236.26) cho kết quả 236
Hàm PI(): cho trị là số Pi (3.141593)
Hàm MOD(N,M): cho trị là phần dư của phép chia nguyên N cho M
Ví dụ: = MOD(10,3) cho kết quả 1
= MOD(8,2) cho kết quả 0
Hàm ROUND(biểu_thức_số, n): làm tròn giá trị của biểu_thức_số đến n số lẻ.
Nếu n > 0: làm tròn về bên phải cột thập phân. Nếu n < 0: làm tròn về bên trái
cột thập phân. Nếu n = 0: làm tròn, không lấy số lẻ.
Ví dụ: = ROUND(10/3,0) cho kết quả 3

= ROUND(10/3,2) cho kết quả 3.33
= ROUND(333333,-3) cho kết quả 333000
= ROUND(35123.374,2) cho kết quả 35123.37
= ROUND(12345.5432,0) cho kết quả 12346
Hàm SUM(danh sách các trị): tính tổng của các giá trị có trong danh sách.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B6 lần lượt là : 4, 8, 3, và 6. Công
thức ở ô B7 là: =SUM(B1:B3,B6). Giá trị trả về trong ô B7 là 21.
Hàm SUMPRODUCT: Tổng của các tích
Cú pháp:
SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3],…)
Nhân các thành phần tương ứng trong các dãy array1, array2, array3,… rồi
tính tổng của các tích này.
Ví dụ:


{3*2 + 4*7 + 8*6 + 6*7 + 1*5 + 9*3}

Hàm AVERAGE(danh sách các trị ): tính trung bình cộng của các giá trị
có trong danh sách.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B4 lần lượt là: 4, 8, 6 và 2. Công
thức ở ô B6 là: =AVERAGE(B1:B4,5). Giá trị trả về trong ô B6 là 5.
Hàm MAX(danh sách các trị): tìm giá trị số học lớn nhất của các giá trị có
trong danh sách.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2.
=MAX(B1:B4) cho kết quả 8
Hàm MIN(danh sách các trị): tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có
trong danh sách.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2.
=MIN(B1:B4) cho kết quả 2
120

Ví dụ: Xem bảng tính sau:

Lưu ý: Trong Excel có sẵn tính năng tính toán nhanh như sau: Trước tiên bạn
đánh dấu vùng cần tính toán rồi right click vào thanh trạng thái của Excel (nằm
bên dưới màn hình, nếu không thấy bạn vào menu View, chọn Status Bar), sẽ
hiện menu có các mục chọn là các giá trị cần tính: None (huỷ giá trị đã tính),
Average (tính trị trung bình), Count (đếm số ô), Count Nums (chỉ đếm số ô chưa
giá trị số), Max (tìm giá trị lớn nhất), Min (tìm giá trị nhỏ nhất) và Sum (tính tổng
các giá trị). Ti
ếp theo bạn chỉ cần click một mục tương ứng thì kết quả sẽ được
hiển thị ngay bên phải thanh trạng thái.

b. Các hàm điều kiện:
Hàm IF: Trả về các giá trị cho trước với điều kiện nào đó.
Cú pháp:
IF(điều kiện, trị đúng, trị sai)
- Điều kiện là một biểu thức logic.
- Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức logic: nếu đúng sẽ chọn trị thứ
nhất (trị đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong
cú pháp).
- Bản thân trị đúng, trị sai có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi, số,
logic) và cũng có thể là m
ột hàm IF.
Ví dụ : Xem bảng sau :
121


Thiết lập công thức cho cột “ghi chú” với điều kiện thí sinh nào có
tổng số điểm từ 16 trở lên thì ghi “Đậu”, ngược lại thì ghi “Hỏng”.

Công thức ở ô F3 : =IF(E3>=16,”Đậu”, “Hỏng”).
Lưu ý: Các giá trị trả về nếu là dạng chuỗi thì phải để trong dấu ngoặc kép.
Hàm SUMIF: Tính tổng có điều kiện.
Cú pháp:
SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Nếu các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn điều kiện thì cộng các giá trị
tương ứng trong vùng tính tổng.
Ví dụ: Trong bảng kết quả tuyển sinh trên. Tính tổng số điểm
của các thí sinh có số điểm toán từ 9 trở lên.
=SUMIF(B3:B10,”>=9”,E3:E10) {Kết quả 44}
Hàm COUNTIF: Đếm có điều kiện.
Cú pháp:
COUNTIF(vùng muốn đếm, điều kiện đếm)
Đếm các giá trị thỏa mãn điều kiện trong vùng muốn đếm.
Ví dụ : Trong bảng kết quả tuyển sinh trên. Đếm có bao nhiêu điểm 9
trong kỳ thi ?
=COUNTIF(B3:D10,”=9”); {kết quả 4}
Lưu ý : Có thể lấy ô nào đó làm điều kiện, khi đó địa chỉ của ô không cần
để trong ngoặc kép.
Ví dụ :
=COUNTIF(B3:D10,D3) {kết quả 4}
Vì ô D3 = 9, nên có thể lấy ô này làm điều kiện thay vì phải viết “=9”
trong ngoặc kép.
Hàm AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ): cho giá trị đúng khi mọi điều
kiện nêu trong danh sách đều cho trị đúng.
Ví dụ:
=AND(3>2,5<8) {kết quả TRUE}
=IF(AND(B2>8, C3>=5),”yes”,”no”)
{kết quả: nếu giá trị ô B2 lớn hơn 8 và ô C3 lớn hơn hoặc bằng
5 thì cho giá trị là “yes”, ngược lại cho giá trị “no”}.

122

Hàm OR(điều kiện 1, điều kiện 2, ): cho giá trị đúng khi có bất kỳ
một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng.
Ví dụ:
=OR(3>2,5=8) {kết quả TRUE}
=OR(1+1=3,2+3=6) {kết quả FALSE}
Hàm NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu
điều kiện đúng.
c.
Các hàm ngày tháng: Nhóm hàm ngày tháng sẽ trả về các giá trị ngày tháng
để giúp ta tính toán về thời gian như số ngày, tuần, tháng năm,
Dữ liệu ngày (Date) là một dạng đặc biệt của dữ liệu số. Dữ liệu ngày thường
có dạng M/D/YY, ví dụ : 1/25/02 (ngày 25 tháng 1 năm 2002). Bạn có thể
chọn các kiểu dữ liệu
ngày, bằng cách dùng
lệnh Format | cells,
chọn lớp Number,
chọn mục Date và sau
đó chọn dạ
ng dữ liệu
ngày muốn dùng trong
khung Type.
Có thể chọn mục
Custom ở khung
Category và nhập dạng
cần thiết vào khung
Type, chẳng hạn thay
đổi dữ liệu kiểu ngày
theo Việt Nam

(Ngày/Tháng/Năm).
Dạng tổng quát của kiểu ngày theo qui định như sau:
- d: hiển thị số thực tế của
ngày hiện tại.
- dd: hiển thị ngày theo 2
số.
- ddd: hi
ển thị ngày theo 3
chữ viết tắt bằng tiếng
Anh.
- mm: hiển thị tháng theo
hai số.
- mmm: hiển thị tháng theo
3 chữ viết tắt.
- yy: hiển thị hai số sau
cùng của năm.
- yyyy: hiển thị bốn số của năm.
Ví dụ: Định dạng : dd/mm/yyyy
Hiển thị : 15/11/2001
123

Hàm WEEKDAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị thứ (từ 1 đến 7)
của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =Weekday(“2/9/2001”) {kết quả 1}
(Ngày Quốc khánh năm 2001 là ngày chủ nhật)
* Giả sử dữ liệu trong ô D3 là ngày 14 tháng 2 năm 2002.
=Weekday(d3) {kết quả 5}
(Ngày Valetine năm 2002 là thứ năm).
Hàm TODAY(): Cho ngày tháng năm hiện hành (lấy ngày theo ngày hệ
thống của máy tính).

Hàm DAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =DAY("1/11/96") {kết quả 1}
Hàm MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu
ngày.
Ví dụ: =MONTH("1/11/96") {kết quả 11}
Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =YEAR("1/11/96") {kết quả 1996}
Hàm DAYS360(ngày bắt đầu, ngày kết thúc): Cho tổng số ngày kể
từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc.
Ví dụ: giá trị ô B2 là ngày 25/4/2001 và B3 là 2/9/2001.
=DAYS360(B2,B3) {kết quả 127}
d.
Các hàm thống kê: Xem bảng sau :


Hàm COUNT(danh sách các trị): cho số các ô chứa giá trị số trong
danh sách.
Ví dụ: =COUNT(-2,"VTD",5,8) {kết quả 3}
=COUNT(D1:D8) {kết quả 7}
Hàm COUNTA(danh sách các trị): cho số các ô chứa dữ liệu trong
danh sách.
Ví dụ : =COUNTA(-2,"VTD",5,8) {kết quả 4}
=COUNTA(D1:D8) {kết quả 8}
A B C D E F
1
TT Tên Toán Văn DTB Xếp hạng
2
1 Hùng 6 6 6.0
3
2 Hoa 5 5 5.0

4
3 Dũng 7 7 7.0
5
4 Long 6 7 6.3
6
5 An 4 5 4.3
7
6 Hòa 9 9 9.0
8
7 Lộc 8 7 7.7
124

Hàm RANK(x, Danh sách, Thứ tự): xác định thứ hạng của trị x so
với các giá trị trong Danh sách. Trị x và danh sách phải là các trị số, nếu
không sẽ gây ra lỗi #VALUE!. Trị x phải rơi vào một trong các trị của
danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #N/A!.
- Thứ tự: Nếu xếp theo thứ tự giảm (số lớn nhất là hạng nhất) thì giá trị
này bằng 0 hoặc không nhập giá trị này; nếu xếp theo thứ tự tăng (số
nhỏ
nhất là hạng nhất) thì giá trị này là 1.
Ví dụ : =RANK(E2,E$2:E$8) {kết quả 5}
=RANK(E3,E$2:E$8) {kết quả 6}
=RANK(E4,E$2:E$8,1) {kết quả 5}
e. Các hàm chuỗi:
Hàm LEFT(text, n): cho trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ trái
sang phải n ký tự.
Ví dụ : =LEFT("ABCD",2) {kết quả : "AB"}
Hàm RIGHT(text, n): cho trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ
phải sang trái n ký tự.
Ví dụ : =RIGHT("ABCD",2) {kết quả : "CD"}

Hàm MID(text, n, m): cho trị là chuỗi con tính từ vị trí n của chuỗi text
m ký tự.
Ví dụ : =MID(”mùa thu Hà Nội”, 4, 3) {kết quả : “thu”}
Hàm LEN(text): cho độ dài của chuỗi text.
Ví dụ : =LEN("ABCD") {kết quả là 4}
Hàm LOWER(text): chuyển chuỗi text thành chữ thường.
Ví dụ : =LOWER("TRUNG TAM") {kết quả : “trung tam”}
Hàm UPPER(text): chuyển chuỗi text thành chữ hoa.
Ví dụ : =UPPER("Trung tam") {kết quả : “TRUNG TAM”}
Hàm PROPER(text): chuyển các ký tự đầu từ của chuỗi text thành chữ
hoa.
Ví dụ : =PROPER("trung tam”) {kết quả : “Trung Tam”}
Hàm TRIM(text): cắt bỏ ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi text.
Ví dụ : =TRIM(” Hà Nội ”) {kết quả : “Hà Nội”}
Ví dụ : Xem bàng tính sau:












125

Hàm FIND(find_text, text, start_num): cho vị trí của chuỗi con

find_text trong chuỗi text bắt đầu tìm từ vị trí start_num, nếu bỏ qua
start_num nó cho giá trị bằng 1. Hàm này phân biệt chữ HOA
và thường.
Ví dụ : =FIND("e","MS. Excel 6.0") {kết quả : 8}
=FIND("E","MS. Excel 6.0") {kết quả : 5}
=FIND("Excel","MS. Excel 6.0") {kết quả : 5}
Giả sử giá trị trong ô A1 là chuỗi “Lê Văn Hùng”
=LEFT(A1;Find(" ";A1)-1) {kết quả: “Lê”}
Hàm SEARCH(find_text, text, start_num)
Tương tự hàm FIND nhưng không
phân biệt chữ HOA và thường.
Hàm SUBSTITUTE(text, oldtext, newtext, instance): thay thế
newtext vào vị trí oldtext trong text ở lần xuất hiện instance (nếu không có
đối số này sẽ thay thế ở mọi vị trí).

Ví dụ:
=SUBSTITUTE("Hãy xem xem","xem","nhìn";1) {Hãy nhìn xem}
=SUBSTITUTE("Hãy xem xem";"xem";"đây";2) {Hãy nhìn xem}
f. Các hàm tìm kiếm:
Hàm VLOOKUP(x, Bảng, Cột tham chiếu, Cách dò): dò tìm trị x ở
cột bên trái của bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu

để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x.
- Bảng: là một khối các ô, thường gồm nhiều hàng và nhiều cột. Cột bên
trái luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương
ứng để tham chiếu.
- Cột tham chiếu: là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột
đầu tiên của bảng là cột 1.
- Cách dò: là số 0 ho
ặc số 1. Ngầm định là 1.

Nếu cách dò là 1
:
Danh sách ở cột bên trái của bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần.
Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị
là #N/A (Not Available: bất khả thi)
Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm
thấy ở phần tử cuối cùng.
Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không
phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy
ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu
cùng hàng với phần tử này.
Nếu cách dò là 0
:
Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự.
Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh
sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), hàm cho
trị là #N/A (Not Available: bất khả thi).
126

Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách
(không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), mới cho trị là
trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này.
Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền
cho từng loại công lao lao động là :
- loại A : 20000 đồng/công.
- loại B : 10000 đồng/công.
- loại C : 5000 đồng/công.
- Tiền lươ
ng được tính theo công thức :
TiềnLương = SốCông

x SốTiềnMộtCông
Bạn thực hiện như sau :
- Tạo bảng gồm hai cột : cột A chỉ các loại công lao động (A, B, C)
và cột B chỉ số tiền công tương ứng.
- Chọn ô E6, nhập công thức :
- =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6
- Copy công thức này xuống các ô E7, E8,
Ta có kết quả:
A B C D E
1 A 20000
2 B 10000
3 C 5000
4
5 TT HỌ TÊN LOẠI SỐ CÔNG TIỀN
6 1 Tuấn A 28 560000
7 2 Anh C 25 125000
8 3 Hùng D 17 85000
9 4 Thanh B 27 270000
Nếu công thức ở ô E6 là:
=VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0)*D6
thì ta có kết quả:
TT HỌ TÊN LOẠI SỐ CÔNG TIỀN
1Tuấn A 28 560000
2 Anh C 25 125000
3 Hùng D 17 #N/A
4 Thanh B 27 270000
Chú ý: Trong công thức bạn dùng địa chỉ tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo
địa chỉ này không bị thay đổi trong quá trình Copy.
Hàm HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò):
Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up) này

giống như hàm VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là hàm
127

VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải,
còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các
hàng phía dưới.
Ví dụ :

Công thức ở ô C3: =HLOOKUP(B3,$B$7:$D$8,2,0) {Máy tính}
2. Chọn hàm mẫu từ hệ thống menu
Trong Excel có khoảng hơn 300 hàm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Một hàm
mẫu có thể nhập vào ô qua hệ thống menu và hộp thoại bằng cách :
Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu.
Thực hiện lệnh Insert | Function hoặc click biểu tượng trên thanh
Toolbar. Xuất hiện hộp thoại Paste Function :


Trong hộp thoại Paste Function, tìm nhóm các hàm cần thực hiện trong khung
Function Category (ví dụ All) và chọn tên hàm cần thực hiện trong khung
Function Name (ví dụ AVERAGE), click OK, xuất hiện hộp thoại mới:
128


Xác định vùng ô để xác định đối số của hàm, click OK, kết quả tính hàm xuất
hiện trên ô đã chọn.
5.3. Định dạng dữ liệu số và tiền tệ
1. Định dạng dữ liệu số
Sau khi nhập dữ liệu, tính toán, bạn còn phải trình bày bảng tính sao cho thích
hợp với yêu cầu. Khi nhập dữ liệu kiểu số trong Excel, bạn không thể nhập dấu
phân cách hàng ngàn và các đơn vị cho số (ví dụ: 100 cái). Nhưng bạn có thể dùng

phương pháp định dạng để đưa chúng vào mà Excel vẫn hiểu chúng là dữ liệu
kiểu số. Các bước thực hiện để định dạng số:
Chọn vùng số muốn định dạng.
Thực hiện lệnh Format | Cells.
Trong cửa sổ Format Cells, chọn lớp Number.
Trong khung Category, click chọn mục Number.

- Use 1000 separator (,): Sử dụng dấu phân cách hàng ngàn (dấu phẩy).
- Negative numbers: Cách hiển thị số âm (hiển thị dấu trừ, chuyển thành
màu đỏ hay để trong ngoặc đơn).
129

2. Định dạng tiền tệ
Cũng tương tự như định dạng số nhưng:
Trong khung Category ở cửa sổ Format Cells, chọn mục Currency.
Chọn dạng tiền tệ trong khung Symbol.

Đối với Excel 2002 trở đi, trong khung này có hầu hết các ký hiệu viết tắt của
các loại tiền tệ trên thế giới theo tiêu chuẩn quốc tế (tiền tệ của Việt Nam viết
tắt là VND).
Nếu muốn đưa vào một ký hiệu riêng, bạn chọn mục Custom trong khung
Category.

Nhập dạng cần thiết trong khung Type, khi nhập các loại đơn vị riêng, phải để
trong ngoặc vuông và phải nhập dấu “$” phía trước.
Ví dụ : - Nhập định dạng : #,##0 [$đồng]
- Số 1000 sẽ hiển thị : 1,000 đồng.
Lưu ý: Có thể dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar để định dạng một số
kiểu dữ liệu số :
Biểu tượng để biểu diễn dữ liệu số kiểu tiền tệ.