công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty tnhh thương mại – tài chính hải âu

Chuyên đề tốt nghiệp 1 Học viện Ngân Hàng
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sản
xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
và có lợi nhuận. Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất phải quan
tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội như chất lượng
sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm bảo sự phát
triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý
doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễn
hoạt động của doanh nghiệp mình. Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiều
thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác
nhau với các phương thức quản lý đó. Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ hoạt động
này trong doanh nghiệp.
Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài “Công tác
quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu ” cho
chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Hy vọng bài viết này sẽ góp ích phần nào
vào việc hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại –
Tài chính Hải Âu và là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm.
2. Mục tiêu của đề tài
Chuyên đề hệ thống hóa lý luận về hoạt động quản lý hàng tồn kho trong một
doanh nghiệp. Dựa trên nền tảng cơ bản đó, chuyên đề nghiên cứu thực trạng công
tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu, đánh
giá những thành công cũng như những tồn tại của Công ty trong quá trình thực hiện
công tác này.
Từ đó chuyên đề đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác
quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu.
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 2 Học viện Ngân Hàng
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là việc hoàn thiện công tác quản trị
hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu của khóa luận là tình tình thực tế tại Công ty TNHH
Thương mại – Tài chính Hải Âu trong các năm từ 2008 đến 2010.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp cơ bản để tiến hành nghiên cứu là vận dụng phép duy vật biện
chứng và duy vật lịch sử. Đồng thời kết hợp các phương pháp nghiên cứu tổng hợp,
so sánh, phân tích… để nghiên cứu.
5. Kết cấu của đề tài
Nội dung của chuyên đề được trình bày theo các phần chính như sau:
Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Chương II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương
mại – Tài chính Hải Âu.
Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH
Thương mại – Tài chính Hải Âu.
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 3 Học viện Ngân Hàng
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, vai trò của hàng tồn kho
1.1.1.1. Khái niệm
Hàng tồn kho là những tài sản:
a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;
c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản
xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
1
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong

tương lai. Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các
nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội
dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.
Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như
dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các
dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ.
Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời, hàng
tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng.
Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên
dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất.
Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình
chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì
thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm
trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.
1
Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 4 Học viện Ngân Hàng
1.1.1.2. Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp
 Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động
của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt
động quản lý. Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để
định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp
mình. Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác
nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong
việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các
năm tài chính;
 Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có
ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;

 Việc duy trì một lượng vốn về hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh
 Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là
công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác. Hàng tồn kho là loại
tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên
quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng;
Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Có rất
nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử phức tạp, các
công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý…
Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất
trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý.
Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là
một công việc khá phức tạp trong công tác quản lý tài sản tại doanh nghiệp.
Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn
kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
1.1.2. Phân loại hàng tồn kho
Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:
 Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh: Nguyên
vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt,
thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh
nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Đây là một yếu tố không thể
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 5 Học viện Ngân Hàng
thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành
bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận;
 Sản phẩm dở dang: bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn
thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ
yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công
đoạnh của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi
hỏi trình độ công nghệ cao, quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn. Nếu
dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì

sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều.
 Thành phẩm: bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Tồn
kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định. Sau khi
hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu
thụ hết ngay các sản phẩm của mình. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này.
Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ
trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều
thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ…
Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:
 Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương
mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán,
hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
 Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên
đường.
2
Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Người ta
còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại:
 Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà
không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;
 Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn
vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ
được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kì
thường phổ biến hơn tồn kho một kì.
2
Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 6 Học viện Ngân Hàng
1.1.3. Đặc điểm của các loại hàng tồn kho
1.1.3.1. Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá

trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn
kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên. Quản lý tốt khâu thu
mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng
sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc
trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng
của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này,
nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau:
 Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá
trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên liệu ở
đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp;
 Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất –
kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng,
chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt
động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý;
 Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng,
dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên
nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một
tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có
yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường.
 Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,
bảo dưỡng tài sản cố định;
 Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt
động xây lắp, xây dựng cơ bản;
 Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc
phế liệu thu hồi.
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 7 Học viện Ngân Hàng
1.1.4.2. Bán thành phẩm
Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là một loại

hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp. Bán thành phẩm là
những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng)
được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có thể bán ra ngoài. Tồn kho
bán thành phẩm thường có thể phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển,
bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượt thiết lập bởi các
mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau.
Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lượng
hàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kì sản xuất hay giảm
chi phí sản xuất. Chu kì sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi nguyên vật
liệu được đưa vào cho đến khi đưa ra được thành phẩm. Đó chính là thời gian để
nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất. Giữa thời gian
nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lượng hàng tồn kho bán thành phẩm và năng
suất có mối quan hệ như sau:
Thời gian thông
qua bình quân
=
Lượng tồn kho bình quân bán thành phẩm
Năng suất của hệ thống
Công thức này được gọi là định luật Little. Nó chứng minh rõ ràng rằng nếu
giảm lượng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời gian
nguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) được rút ngắn. Khi tồn kho
bán thành phẩm được giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả như:
Sản lượng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc rút
ngắn chu kì sản xuất – vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăng mẫu số, vừa
giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất như một mũi tên bắn trúng hai đích.
Việc giảm sản lượng bán thành phẩm còn rút ngắn chu kì sản xuất, khiến cho
biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ được rút ngắn,
từ đó lượng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ được giảm đi.
Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lượng tồn kho bán thành
phẩm là mục tiêu chính.

1.1.4.3. Thành phẩm
Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng
của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kĩ
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 8 Học viện Ngân Hàng
thuật quy định và nhập kho. Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt, phù
hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn của
doanh nghiệp. Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh
nghiệp chỉ có thể thực hiện được khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốt
hơn, đáp ứng được yêu cầu của thị trường.
Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát được tình hình
nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thành
phẩm vì chỉ có như vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất – kinh doanh của
doanh nghiệp.
Đối với thành phẩm, ta không thường đưa ra các mô hình quản lý dự trữ cụ
thể vì tuỳ đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biện pháp
phù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho. Tuy
nhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung như:
 Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải được phản ánh theo giá thực tế;
 Thành phẩm phải được phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm và
từng thứ thành phẩm;
 Tổ chức ghi chép kiểm tra lượng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho được
thực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho. Nhờ đó, phòng kế toán cũng
như ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trường hợp ghi chép sai
các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm cho tình hình
tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán;
 Sản phẩm sản xuất xong sẽ được nhân viên bộ phận kiểm tra chất lượng
sản phẩm xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định. Căn cứ
vào kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ trưởng sản xuất lập “Phiếu nhập kho”
và giao thành phẩm vào kho. Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập

“Phiếu xuất kho thành phẩm”. Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều
loại thành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm.
Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng. Vì thế, quy trình
quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản lý doanh
nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để đưa ra phương
pháp và mô hình quản lý hiệu quả.
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 9 Học viện Ngân Hàng
1.2. Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1. Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một
trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp. Bản thân vấn đề quản lý hàng
tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng
trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của
người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn
kho. Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi
phí khác có liên quan đến dự trữ chung. Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm
cách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do
thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu
nhất.
Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho
càng gắt gao. Quản lý hàng tồn kho tốt góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất –
kinh doanh của doanh nghiệp trước những yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị
trường như:
• Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;
• Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn;
• Đảm bảo ổn định sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi;
• Bảo vệ doanh nghiệp trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất như đình
công, thiếu hụt trong khâu cung cấp…
• Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất…

1.2.2. Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần
nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinh doanh
bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy được sự hiện diện của hàng tồn kho
cũng như các loại kho trong từng công đoạn đó.
Hệ thống sản xuất được diễn tả như là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp đen
kĩ thuật thành các đầu ra. Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là sản
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 10 Học viện Ngân Hàng
phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra như một quá trình dịch
chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra. Cụ thể
nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác
trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng cuối cùng.
Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất,
biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán
thành phẩm. Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòng
dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh.
Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình quản
lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho cũng như chi
phí tồn kho có thể có.
Chi phí tồn kho
Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh như
chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá…, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Mua sắm
Kho
NVL

Tiếp nhận
Kho bán
thànhphẩ
m
Kho
SP
G
ử
i

h
à
n
g
K
h
á
c
h

h
à
n
g
Các giai đoạn sản xuất
K
h
o

n

h
à

p
h
â
n

p
h
ố
i
Ngư
ời
cun
g
cấp
Chuyên đề tốt nghiệp 11 Học viện Ngân Hàng
phí bảo hiểm… Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ. Vì thế, việc
nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trước khi đưa ra các mô hình. Chi
phí tồn kho thường bao gồm:
• Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ)
• Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
• Chi phí khác
Chi phí lưu kho
Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có và
được phân ra làm hai loại:
• Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, chi phí
về thuế, khấu hao…
• Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm

hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo
quản….
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm, và
N là số lần đặt hàng trong một năm thì lượng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N
Lượng tồn kho trung bình A =
D
2N
Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp như sau:
D =120.000đơn vị
N = 4 lần đặt hàng
Như vậy, lượng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N=120.000/4=30.000đv/1 lần
đặt hàng
Lượng tồn kho trung bình A=30.000/2=15.000 đv
Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lượng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là 30,000
đơn vị và trước khi lô hàng mới nhập kho, lượng hàng tồn kho ở mức thấp nhất và
bằng 0. Lượng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15.000 đơn vị.
Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv
Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15.000 = $30.000
Chi phí lưu kho = 10% giá trị hàng lưu kho = 10% x 30.000 = $3.000/năm
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 12 Học viện Ngân Hàng
Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2.000/năm
Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm
Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng được $1.000/năm
Tổng chi phí tồn kho = 3.000 + 2.000 + 500 + 1.000 = $ 6.500
Như vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6.500/30.000 = 0,217
Nếu gọi:
t : Tỉ lệ chi phí lưu kho
TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho
p : Đơn giá hàng lưu kho

A : Giá trị tồn kho trung bình
H : Chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá
TCC = t x p x A = H x Q/2
= 0,217 x 2 x 15.000 = $ 6.500
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới. Chi phí này bao gồm chi phí
quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí này thường cố định cho một lô
hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lô
đặt hàng lớn và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ. Tổng chi phí đặt
hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi.
Nếu gọi:
N : Số lần đặt hàng trong năm
TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng
S : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và S=$100
TOC = S x N
Mà ta biết: N = D/Q
Do vậy:
TOC = S x
D
Q
Theo ví dụ trên ta sẽ có:
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 13 Học viện Ngân Hàng
TOC = 100 x 120.000 = $400
30.000
Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho công nhân
viên ngoài giờ…
Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC
Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức:
TIC = TCC + TOC min

Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là:
(1)

Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dưới đây.
1.2.3. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải
quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
• Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất
• Khi nào thì tiến hành đặt hang
1.2.3.1. Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả
nhất EOQ (Economic ordering Quantity)
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm
1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Kỹ thuật kiểm
soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người ta đã phảI
dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:
• Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi
• Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và
thời gian đó không đổi
• Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và
được thực hiện ở một thời điểm đã định trước
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
TIC = H x
Q
+ S x
D
2 Q
min
Chuyên đề tốt nghiệp 14 Học viện Ngân Hàng
• Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng
• Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được

thực hiện đúng thời gian.
Sơ đồ 1.2: Mô hình hàng tồn kho EOQ
Lượng hàng cung ứng
Q*
Q*/2 Dự trữ trung bình
O A B C Thời gian
Trong đó:
Q* - Sản lượng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa)
O – Dự trữ tối thiểu
Q*/2 – Lượng dự trữ trung bình
OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng
của một đợt đặt hàng dự trữ
Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu
không thay đổi theo thời gian.
a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
*Lượng đặt hàng tối ưu
Mục tiêu của các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ.
Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phương trình:
(1)
min
Xét phương trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q. Từ đó ta có thể tính được
lượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau:
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
TIC = H x
Q
+ S x
D
2 Q
Chuyên đề tốt nghiệp 15 Học viện Ngân Hàng
Như vậy, lượng dự trữ tối ưu hay lượng đơn hàng tối ưu Q* sẽ là một lượng

xác định sao cho tại đó tổng chi phí TIC là nhỏ nhất. Q* tối ưu tại điểm có chi phí
đặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau.
Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau:
Sơ đồ 1.3: Mối quan hệ giữa các loại chi phí tồn kho
Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy như sau:
Toàn bộ số hàng hoá cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phí mỗi lần
đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu đồng.
Lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là:
Số lần đặt hàng trong năm là: 1600/80 = 20 lần
Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu
Chi phí lưu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu
*Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có:
T =
Số ngày làm việc trong năm
Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N)
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chi phí đặt
hàng SxD/Q
Khối lượng dự trữ
Chi phí
O
Chi phí lưu
kho HxQ/2
TIC
TIC’=0
Q*
Chuyên đề tốt nghiệp 16 Học viện Ngân Hàng
Giả sử trong năm công ty làm việc bình quân 320 ngày, khoảng cách giữa hai
lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày

Tổng chi phí dự trữ
TIC = 0,5 x 80 + 1 x 1600
2 80
b) Xác định thời điểm đặt hàng mới:
Trong mô hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là
thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàng
trong kho về đến không đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ nhận ngay tức
khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn
trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Đồng thời không có doanh nghiệp
nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong kho của mình hết rồi mới
đặt hàng tiếp. Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng mới từ quá sớm vì như vậy
cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá.
Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt hàng
mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian
giao hàng. Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau:
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP
Điểm đặt hàng lại: ROP = d x L trong đó:
L: thời gian vận chuyển đơn hàng
d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho
d =
D
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
ROP
Q*
O L A Thời gian
Lượng hàng tồn kho
Chuyên đề tốt nghiệp 17 Học viện Ngân Hàng
Số ngày sản xuất trong năm
Vẫn giả thiết về công ty sản xuất xe máy trên. Toàn bộ số hàng tồn kho cần
sử dụng trong năm là 1600 đơn vị, số ngày làm việc mỗi năm là 320 ngày thì hàng

tồn kho được dùng mỗi ngày d = 1600/320 = 5 đơn vị/ngày. Nếu thời gian giao
hàng L = 4 ngày không kể ngày nghỉ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng khi
lượng nguyên liệu trong kho chỉ còn lại là: ROP = 4 x 5 = 20 đơn vị.
c) Lượng dự trữ an toàn
Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinh
doanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theo thời
vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường. Tính không xác định
của nhu cầu và tính không xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng có thể xảy
ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sung hàng đặt đến nơi. Để
đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho dự trữ an
toàn. Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưu động biến đổi hàng ngày, hàng giờ
nên yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn.
Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm ba loại:
tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời. Tài sản
lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định là chênh
lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Thành phần của NWC bao gồm cả ba
loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dự kiến, một số
khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho. Vì thế, lượng dự trữ an
toàn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động ròng được duy trì
trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vào
lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng.
Với doanh nghiệp sản xuất xe máy trên, ban lãnh đạo của doanh nghiệp này
quyết định mức dự trữ an toàn là 10 đơn vị hàng hoá, điểm đặt hàng mới sẽ là 20 +
10 = 30 đơn vị.
Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổn thất
do thiếu hàng. Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởi
hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập kho.
Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng đặt
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10

Chuyên đề tốt nghiệp 18 Học viện Ngân Hàng
cần phải xác định càng cao. Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chi
phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng.
Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra qui mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoá
chi phí đặt hàng và lưu kho. Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cần quá
nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó. Vì vậy, trên cơ sở mô hình này người
ta đã thiết lập mô hình mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất (POQ), nới lỏng giả
thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhất
định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng lớn để
xoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ.
1.2.3.2. Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ
bằng không JIT (Just in time)
a) Khái niệm về dự trữ đúng thời điểm:
Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự
phòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phối
tiêu thụ. Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt là các
doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là hãng TOYOTA trong những năm ba mươi của
thế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in time – JIT). Đôi
khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đó nhiều bộ phận sản
xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp hướng tới
cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sản xuất những
gì sẽ bán được và sản xuất phải kịp thời.
Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngành
nghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật thiết.
Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sản phẩm dở
dang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho. Phương pháp này có
ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho. Lượng dự trữ đúng
thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất và điều
hành hoạt động bình thường. Với phương pháp cung cấp đúng lúc và dự trữ đúng
thời điểm hay hàng tồn kho bằng không, người ta có thể xác định khá chuẩn xác số

lượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm đảm bảo hàng được
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 19 Học viện Ngân Hàng
đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động của những nơi đó được
đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá hay muộn quá.
Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một số loại
hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định. Ví dụ, các
doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mô hình JIT cho
những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và mô hình
EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày. Tương tự, nếu trong
ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mô hình JIT sẽ không phù hợp và có thể không
lường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có thể xảy ra.
Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp với
các phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết của các đơn
vị sản xuất với nhau.
b) Những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ (không đúng lúc) của quá trình cung ứng:

Mục đích của việc tìm hiểu những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của quá
trình cung ứng là để hiểu được các tác động của những nhân tố bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến phương pháp quản lý hàng tồn kho này.
Những nguyên nhân thường gặp là:
• Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của nguồn cung
ứng không bảo đảm các yêu cầu. Vì thế, những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu
cầu về tiêu chuẩn chất lượng, hoặc số lượng sản xuất không đủ lô hàng phải giao
đến đơn vị có nhu cầu và áp dụng mô hình dự trữ bằng 0;
• Thiết kế công nghệ, kĩ thuật sản phẩm không chính xác;
• Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kĩ
thuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện;
• Không nắm chắc yêu cầu của doanh nghiệp có nhu cầu;
• Các doanh nghiệp chưa thiết lập được mối liên kết chặt chẽ giữa các khâu;

• Hệ thống cung cấp đúng lúc chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ
(gây ra mất mát, hư hỏng).
Khi một doanh nghiệp muốn thực hiện quản lý hàng tồn kho theo phương
pháp JIT, họ phải cân nhắc về những nguyên nhân trên và tìm ra mô hình quản lý
phù hợp với doanh nghiệp mình cũng như khả năng cung ứng của các nhà cung cấp.
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 20 Học viện Ngân Hàng
c) Những giải pháp để giảm hàng tồn kho trong các giai đoạn:
Để thực hiện được mô hình JIT, ta cần phải tối thiểu hoá hàng tồn kho trong
các giai đoạn sản xuất vì trong mô hình này lượng dự trữ bằng không.
 Giảm bớt lượng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu. Nguyên vật liệu dự trữ ban
đầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp. Cách
đầu tiên và cơ bản nhất để giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những
thay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng và thời kì giao hàng.
 Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất. Trong quá
trình sản xuất, với một dây chuyên nhiều công đoạn và các chu kì nối tiếp nhau,
việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đương nhiên. Muốn giảm thiểu hàng tồn kho
trong giai đoạn này, ta cần nghiên cứu kĩ lưỡng cơ cấu của chu kì sản xuất. Từ đó
làm giảm được lượng dự trữ này.
 Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng. Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thời
gian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ. Nhu cầu này tương đối khó
xác định. Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa, thay thế.
 Giảm thành phẩm dự trữ. Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từ
nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định. Nếu chúng ta dự đoán được
chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này.
Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành công mô hình JIT, các nhà
quản lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ, những rủi ro
tiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồn kho tại
các doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữ đến nơi có

nhu cầu thực sự, không đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu. Hệ thống vận chuyển
này người Nhật gọi là hệ thống Kaban. Để khái quát về hệ thống Kaban, ta có thể
thông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu, tại
các thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theo yêu cầu.
Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu hai phương pháp quản lý hàng tồn kho cơ bản.
Ngoài ra còn một số mô hình dựa trên cơ sở hai mô hình này. Tuy nhiên, mô hình vẫn
chỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó không được áp dụng hiệu quả vào thực tiễn. Chính vì thế
ta phải đưa ra được một số cách thức tiếp cận và đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
có thể đưa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt động này tại doanh nghiệp.
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 21 Học viện Ngân Hàng
1.3. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.3.1. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
1.3.1.1. Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho
Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giá
hoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạt
động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó.
Vòng quay hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho =
Gía vốn hàng bán
Giá trị hàng tồn kho bình quân
Vòng quay hàng tồn kho có thể được dùng để so sánh hiệu quả hoạt động
giữa các năm, kì tài chính của doanh nghiệp hoặc dùng để so sánh hoạt động của
doanh nghiệp với tỉ số trung bình của ngành.
Các doanh nghiệp luôn mong muốn tăng số vòng quay này. Tỉ số trên có thể
giúp các nhà phân tích nhận định về hiệu quả quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp
đã tốt chưa, có sự bất hợp lý nào không
Thời gian một vòng luân
chuyển hàng tồn kho
= 360

Vòng quay hàng tồn kho
Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển được một vòng cần bao
nhiêu ngày.
Hệ số đảm nhiệm = Hàng tồn kho bình quân
Doanh thu thuần
Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng
hàng tồn kho.
1.3.1.2. Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Khả năng sinh lợi = Lợi nhuận trước thuế/sau thuế
Hàng tồn kho bình quân
Chỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi
nhuận trước thuế hoặc lợi nhuận sau thuế.
1.3.2. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và
phương pháp dự trữ
Nhiều doanh nghiệp cố gắng quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở khoa học
của việc cân bằng giữa những chi phí phát sinh do thiếu dự trữ và chi phí do dự trữ
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 22 Học viện Ngân Hàng
quá nhiều. Sự quản lý hàng tồn kho một cách khoa học có thể được phân tích trên
ba khía cạnh:
• Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ được sử dụng để quyết định lượng đặt hàng
tối ưu để tối thiểu hoá chi phí đặt hàng cũng như chi phí lưu kho;
• Nếu có thể thực hiện mua hàng với số lượng lớn để được chiết khấu, điều
này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng tiền nhất định cho việc mua các
bộ phận của hàng tồn kho;
• Dù sử dụng phương pháp kiểm tra liên tục hay kiểm tra định kì như đã trình
bày ở trên, các doanh nghiệp cần phải xác định được lượng hàng tồn kho dự phòng
để giảm và loại trừ rủi ro của việc thiếu dự trữ. Nguyên nhân thiết lập tồn kho dự
phòng là tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của hệ thống sản
xuất. Quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ dựa trên việc nghiên cứu các phương

pháp, mô hình mà còn phải dựa trên những kinh nghiệm và chính sách loại trừ những
nhân tố bất thường trong hệ thống sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 23 Học viện Ngân Hàng
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – TÀI CHÍNH HẢI ÂU
2.1. Tổng quan về công ty THHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu tiền thân là công ty TNHH
Hải Âu thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xe tải hạng nặng
và xe công trình. Trải qua 20 năm hoạt động với những kinh nghiệm sẵn có, Công
ty đã và đang là một bạn hàng và là nhà cung cấp uy tín, hiệu quả hàng đầu đối với
các khách hàng trong và ngoài nước. Trong những ngày đầu thành lập với muôn
vàn khó khăn của một doanh nghiệp trẻ trước một lĩnh vực kinh doanh đầy rủi ro và
mạo hiểm, bằng nỗ lực và nội lực của bản thân, Hải Âu đã dần chiếm được lòng tin
của các đối tượng khách hàng và trở thành đối tác của nhiều Tập Đoàn lớn như:
Hyundai, SamSung, Kamaz, Daewoo, Sakai, Hitachi, DongFeng và là nhà cung cấp
quen thuộc của các Tập Đoàn, tổng công ty lớn như: Sông Đà, Cienco, Licogi, Hòa
Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Trường Thịnh….
Trong 10 năm đầu tồn tại và phát triển có những giai đoạn sáp nhập, chia tách
và có những khó khăn tưởng chứng không vượt qua được nhưng Công ty vẫn duy trì
và bảo vệ được một thương hiệu Hải Âu mạnh.
Năm 2001 là một năm đánh dấu một bước ngoặt quan trọng đối với Hải Âu.
Nhận thấy nhu cầu và tình hình thị trường xuất hiện những cơ hội mới, Ban lãnh đạo
Công ty quyết định thay đổi và đầu tư mạnh mẽ cả về chất và lượng. Việc đầu tiên thay
đổi tên công ty thành công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu như ngày nay.
Kế thừa các năng lực và giá trị cốt lõi, công ty TNHH Hải Âu ngày càng
phát triển lớn mạnh và bằng chứng trong 10 năm kế hoạch lần thứ 2 của mình Công
ty đó đạt được những thành tích đáng ghi nhận như sau:

 Kiện toàn bộ máy hoạt động với đầy đủ các phòng ban như: Phòng kinh
doanh, phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kĩ thuật, …
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 24 Học viện Ngân Hàng
 Là Tổng đại lý phân phối của Tập Đoàn Dongfeng LiuZhou
 Là một trong 3 đại lý chính thức và chiếm 75% sản lượng bán ra của Tập
Đoàn Liugong LiuZhou
 Là Tổng đại lý của Tập Đoàn CIMC Thẩm Quyến
 Là nhà phân phối của Tập đoàn động cơ Yuchai
Với quan điểm không ngừng nỗ lực, không ngừng phát triển Hải Âu đã và
đang đầu tư từng bước cơ bản và nâng cấp các điểm bán hàng thành các trung tâm
phân phối chuyên nghiệp như: Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Phòng, Quảng
Ninh, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Lạng Sơn, Nghệ An và Đà Nẵng và tiến tới Thành phố
Hồ Chí Minh, nâng tổng diện tích showroom và kho hàng lên trên 20ha.
Đây là những thành quả Công ty Hải Âu đạt được trong suốt 20 năm qua.
Hiện tại tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty vẫn luôn nỗ lực hết mình phấn
đấu là đơn vị mạnh về cả chất và lượng để xứng đáng với sự tin tưởng của các
khách hàng cũng như các đối tác trong và ngoài nước.
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty
Để đảm bảo cho việc kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả, Hải
Âu chủ trương thực hiện bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực
tuyến. Đứng đầu là Giám đốc, một Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và hệ
thống các phòng ban chức năng. Ban giám đốc lãnh đạo và lãnh đạo trực tiếp
đến các phòng ban. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc,
hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ bán hàng, các quy trình
bán hàng với các tiêu chuẩn cụ thể và các định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độ
quản lý. Cụ thể :
- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ nghiên cứu, quản lý việc sử
dụng nguồn nhân lực của Công ty, lập ra các định mức lao động, theo dõi quá
trình thực hiện các định mức và quỹ tiền lương của cán bộ công nhân viên,

đồng thời giúp giám đốc quản lý về mặt hành chính, quản trị như quản lý hồ sơ
của công ty, văn thư, bảo vệ, tiếp khách, hội nghị Phòng tổ chức hành chính
bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng và đào tạo
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Chuyên đề tốt nghiệp 25 Học viện Ngân Hàng
và bộ phận chuyên trách các nhiệm vụ khác.
- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch
sản xuất, chuẩn bị để giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, giúp Giám đốc đề ra
nhiệm vụ sản xuất cho từng phân xưởng tổ đội, theo dõi thực hiện các hợp đồng
sản xuất, quản lý kế hoạch vật tư, phương tiện vận tải của công ty, đồng thời hỗ
trợ cho Giám đốc lập ra các phương án sản xuất kinh doanh, vạch ra hướng đi
đúng đắn cho sản xuất.
- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về kỹ thuật và công
nghệ, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng, quản lý mẫu mã các
sản phẩm, thiết bị và phụ tùng, thực hiện các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa
chữa máy móc khi cần thiết.
- Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ tham gia tư vấn và giúp việc cho
Giám đốc công ty trong lĩnh vực kế toán - tài chính. Ngoài ra phòng tài chính- kế
toán còn có nhiệm vụ phân tích và tổng hợp lập quyết toán tài chính, báo cáo với
giám đốc, với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như: Cục thuế, Công ty
kiểm toán Nhà nước, theo đúng chế độ quy định.
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hải Âu
Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10
Giám đốc
Phó đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ
thuật
Phòng tổ chức-
hành chính
Phòng kinh
doanh

Phòng kỹ thuật Phòng tài
chính - kế toán