thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại xí nghiệp dược phẩm tw ii

Phần I
Tổng quan về Xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II.
1. Sơ lợc lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp :
Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương II, đóng tại số 9 Trần Thánh Tông -
Quận Hai bà Trng - Hà Nội, là một xí nghiệp thành viên của Tổng Công Ty
Dợc Việt nam trực thuộc Bộ Y tế.
Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương II hiện nay tiền thân là xởng bào chế
dợc phẩm của cục quân y có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội. Theo
quyết định ra ngày 7/01/1960, xởng bào chế quân dợc này đợc cấp trên có kế
hoạch bàn giao sang Bộ Y tế và xây dựng thành Xí nghiệp Dợc phẩm 6-1.
Ngày 30-12-1960, Xí nghiệp đợc đổi tên một lần nữa thành Xí nghiệp
Dợc phẩm số 2, thuộc Tổng công ty Dợc Việt Nam.
Đầu năm 1985, công trình xây dựng Xí nghiệp Dợc phẩm 6-1 hoàn
thành trên diện tích 12,000 m
2
tại số 9 Trần Thánh Tông Hà nội. Máy móc,
thiết bị và dụng cụ hóa chất của Xí nghiệp do nhà máy Hóa dợc phẩm số I
Matxcơva và Xí nghiệp Dợc phẩm Lêningrat giúp đỡ.
Qua một quá trình hoạt động lâu dài và liên tục hoàn thành kế hoạch
Nhà nớc giao. năm 1985, Xí nghiệp Dợc phẩm số 2 đợc Nhà nớc trao tặng
danh hiệu Đơn vị Anh hùng. Cũng trong thời gian này, Xí nghiệp đợc đổi tên
thành Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương II (tên hiện nay của Xí nghiệp). Đây
cũng là một mốc đánh dấu sự trởng thành của Xí nghiệp.
Từ sau đại hội Đảng, nền kinh tế chuyển từ cơ chế quản lý tập trung
sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc. Cũng nh các Xí nghiệp
Quốc doanh lúc đó, Xí nghiệp gặp không ít những khó khăn.
Theo Quyết định số 388/HĐBT ngày 7-5-1992, Xí nghiệp đợc công
nhận là một doanh nghiệp Nhà nớc và trở thành một đơn vị hạch toán độc lập.
Xí nghiệp tự chủ động hoàn thành các chỉ tiêu theo pháp lệnh do Nhà nớc và
Bộ Y tế giao đã chuyển sang hình thức tự do sản xuất kinh doanh, chủ động
tìm bạn hàng, sản xuất sản phẩm, tự chủ về Tài chính. Xí nghiệp nhanh chóng

thích nghi và vì vậy, chỉ trong một thời gian ngắn, đã khẳng định vị trí vững
chắc của mình trên thị trờng.
Hiện nay, xí nghiệp là một trong những đơn vị hàng đầu trong các khối
doanh nghiệp nhà nớc. Những năm gần đây sản phẩm của xí nghiệp liên tục
1
giành đợc danh hiệu hàng việt nam chất lợng cao tại hội chợ triển lãm về hàng
tiêu dùng. Với những thành tích đã đạt đợc, xí nghiệp đã đón nhận nhiều huân
huy chơng, và quan trọng hơn là sự tin tởng của khách hàng vào chất lợng sản
phẩm của xí nghiệp.
2. Công nghệ sản xuất và tổ chức sản xuất tại xndptII :
Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II nằm trên một khu đất với diện tích
gần 12000m, bao gồm các phân xởng, kho bãi, nhà cửa đội ngũ cán bộ công
nhân viên xí nghiệp hiện nay trên dới 500 ngời trong đó có trên 120 ngời có
trình độ đại học.
Do tính chất của sản phẩm mà xí nghiệp sản xuất: đó là các loại thuốc
và dịch truyền có liên quan đến sức khoẻ và tính mạng của cong ngời nên việc
bố trí sản xuất của xí nghiệp phải đảm bảo tính khép kín và tuyệt đối vô trùng.
Với nhiều mặt hàng đợc sản xuất, dựa trên một số đặc điểm chung của xí
nghiệp chia làm 3 phân xởng sản xuất chính:
Phân xởng sản xuất tiêm, phân xởng sản xuất viên và phân xởng chế
phẩm cùng với một phân xởng sản xuất phụ.
Đối tợng hạch toán chi phí sản xuất của xí nghiệp là chi tiết theo từng
phân xởng và trong từng phân xởng chi tiết theo sản phẩm, mục đích là để thích
hợp quy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc trng của sản phẩm.
Trớc năm 1995, để phục vụ cho nhu cầu tính giá thành sản phẩm, toàn bộ chi
phí sản xuất của xí nghiệp đợc tập hợp theo 9 khoản mục bao gồm.
- Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất.
- Vật liệu phụ dùng vào sản xuất.
- Động lực dùng vào sản xuất.
- Nhiên liệu dùng vào sản xuất.

- Tiền lơng công nhân viên sản xuất.
- Trích BHXH, BHYT, BHCĐ.
- Khấu hao máy móc, thiết bị chuyên dùng.
- Chi phí quản lý phân xởng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Sau khi có Quyết định số 1411-TC/CĐKT ngày 1-1-1995 của bộ tài
chính, xí nghiệp đã tiến hành phân chia lại chi phí theo 3 khoản mục:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
2
- Chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí sản xuất chung.
đối tợng tính giá thành trong mối quan hệ với đối tợng hạch toán chi
phí sản xuất là theo loại sản phẩm. Xí nghiệp dptII sử dụng phơng pháp trực
tiếp để tính giá. đây là phơng pháp đơn giản, dễ làm, phù hợp với hoạt động
và đặc điểm kinh doanh của nghành dợc. Do đặc điểm sản xuất có tính ổn
định, chu kỳ sản xuất ngắn liên tục, phù hợp với kỳ thực hiện chi phí sản xuất
nên hiện nay chu kỳ tính giá của xí nghiệp là hàng tháng.
Các phân xởng chính trong xí nghiệp
Xí nghiệp Dợc phẩm bao gồm 4 phân xởng, trong đó có ba phân xởng
sản xuất ba loại sản phẩm chính và mỗi phân xởng này lại bao gồm nhiều
công đoạn sản xuất.
2.1. Phân xởng thuốc tiêm:
Chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền. Ví dụ: các loại
Vitamin, thuốc kháng sinh, thuốc bổ, giảm đau, Glucoza 30%, Dịch truyền
muối 0.9% mỗi loại thuốc phân chia theo công dụng
Quy trình sản xuất tại Phân xởng thuốc tiêm
Dây truyền ống 1ml

Nguyên liệu
Dây truyền 2 áp dụng cho các loại ống có dung tích: 250ml, 500ml.

3
ống rỗng
Đóng gói
thành phẩm
Giao nhận
Kiểm tra
đóng gói
Soi-in
Đóng ống
Pha chế
Cắt ống
Rửa ống
ủ ống
ống rỗng
Đóng gói
thành phẩm
Giao nhận
Kiểm tra
đóng gói
Soi-in
Đóng ống
Pha chếRửa ống
Nguyên liệu
Các tổ ứng với công đoạn sản xuất:
Tổ cắt: định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu hàm lợng thuốc.
Tổ rửa ống: rửa, hấp, làm sạch trớc khi đóng thuốc.
Tổ ủ ống tiêm: là chặng đầu khử ứng lực ống tiêm, đảm bảo yêu cầu
quy trình công nghệ trong sản xuất
Tổ pha chế: pha chế thuốc và đa vào các ống, lọ theo từng đợt sản xuất,
lô sản xuất.

Tổ soi in: tiến hành soi các ống thuốc tiêm để loại bỏ các ống không
đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng trớc khi in nhãn mác.
Tổ kiểm tra - đóng gói: kiểm tra lại sản phẩm về hình thức mẫu mã,
chất lợng trớc khi đóng gói vào các hộp nhỏ
Tổ giao nhận: tiến hành kiểm nhận các lô hàng từ khâu trớc chuyển
đến, cho vào kho hoặc chuyển thẳng sang khâu tiếp.
Tổ đóng gói thành phẩm: đóng bao bì bên ngoài các kiện lớn để chuyển
cho khách hàng.
2.2. Phân xởng thuốc viên:
Sản xuất các loại thuốc viên dới dạng nén hoặc viên con nhộng. Ví dụ:
các Vitamin B1, B6, C , kháng sinh, các loại viên dợc liệu Becberin,
Senvong
Phân xởng này bao gồm các tổ nh: tổ xay rây, tổ pha chế, tổ dập viên, 3
tổ gói, tổ kiểm tra, tổ văn phòng. Đây là phân xởng sản xuất quan trọng nhất
của xí nghiệp, lợng sản phẩm hàng tháng làm ra nhiều nhất.
4
Sơ đồ quy trình sản xuất phân xởng thuốc viên
Tại phân xởng này bao gồm các công đoạn sản xuất sau:
- Xay rây: từ các nguyên liệu thô ban đầu, tổ xay rây sẽ tiến hành sơ
chế để phục vụ cho công đoạn tiếp theo.
- Pha chế: đây là công đoạn quan trọng vì nó ảnh hởng trực tiếp đến
hàm lợng của thuốc đợc sản xuất.
- Vào vỉ, dập viên: sau khi đợc pha chế, các loại bột dợc liệu đợc dập
thành viên nén hoặc viên bao (viên con nhộng) rồi cho vào lọ hoặc đợc dập
vào vỉ.
- Các khâu kiểm tra, đóng gói, giao nhận, đóng gói thành phẩm đợc
tiến hành nh phân xởng tiêm.
2.3 Phân xởng chế phẩm:
Chức năng của phân xởng là sản xuất các sản phẩm phục vụ cho các
khâu khác của xí nghiệp nh pha chế, đóng hộp và có cả sản phẩm nh: tinh

dầu, cao xoa, thuốc mỡ, thuốc nớc
Sơ đồ công đoạn nh sau:
2.4. Phân xởng cơ khí:
Có chức năng sửa chữa thờng xuyên, định kỳ, sửa chữa lớn, nhỏ các h
hỏng máy móc thiết bị cho các phân xởng và phòng ban. Phân xởng cơ khí
bao gồm các tổ nh tổ điện, nồi hơi, gò hàn, điện sửa chữa, chân không khí
nén, văn phòng.
5
Nguyên vật
liệu
Xử lý: rửa,
xay, chặt
Chiết suất Tinh chế
Sấy khô
Kiểm tra
đóng gói
Giao nhận
Đóng gói
thành phẩm
NVL Xay
rây
Pha
chế
Vào
vỉ
Kiểm tra
đóng gói
Giao
nhận
Đóng gói

thành phẩm
Dập
viên
Kiểm tra
đóng gói
Giao
nhận
Đóng gói
thành phẩm
3. Bộ máy quản lý của xí nghiệp DPTƯ II :
Sơ đồ bộ máy của Xí nghiệp đợc tổ chức nh sau
Sơ đồ trên cho thấy Xí nghiệp tổ chức quản lý theo phơng pháp trực
tuyến và theo từng cấp. Điều này sẽ đợc làm rõ hơn khi xem chức năng nhiệm
vụ của từng bộ phận.
*Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
3.1 Giám đốc: Là ngời phụ trách chung, quản lý Xí nghiệp về mọi mặt
hoạt động, là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về các hoạt động của Xí
nghiệp mình. Giám đốc quản lý và kiểm tra mọi phần hành thông qua sự trợ
giúp của hai phó giám đốc và các trởng phòng và có thể xem xét trực tiếp từng
nơi khi cần thiết.
3.2 Phó giám đốc: Là ngời giúp đỡ Giám đốc quản lý các mặt hoạt
động và đợc uỷ quyền trong việc ra quyết định thay mặt giám đốc khi giám
đốc đi vắng.
Có hai phó giám đốc tại Xí nghiệp:
6
Giám đốc
PGĐ Kỹ thuật PGĐ điều động sản xuất
Phòng
nghiên
cứu

triển
khai
Phòng
kcs
PX
Thuốc
tiêm
PX
Thuốc
viên
PX
chế
phẩm
PX
cơ khí
Phòng
tổ chức
Phòng
kiểm
nghiệm
Phòng
kế hoạch
cung ứng
Ban
quản lý
công
trình
Phòng
Y Tế
Phòng

Bảo vệ
Phòng
Thị Tr~
ờng
Phòng
Tài
chính
kế toán
Phòng
đảm
bảo
chất l~
ợng
Phó giám đốc phụ trách nghiên cứu kỹ thuật, quản lý các phòng:
+ Phòng nghiên cứu triển khai
+ phòng kcs
+ phòng đảm bảo chất lợng
Phó giám đốc phụ trách điều động sản xuất, quản lý các phân xởng:
+ Phân xởng thuốc tiêm.
+ Phân xởng thuốc viên.
+ Phân xởng chế phẩm.
+ Phân xởng phụ cơ khí.
Tuy nhiên, hiện nay Xí nghiệp đang hoạt động dới sự điều hành của
một quyền giám đốc và một phó giám đốc.
3.3 Phòng nghiên cứu triển khai: có 2 nhiệm vụ chính:
- Nghiên cứu các mặt hàng xí nghiệp đang sản xuất, tuổi thọ các mặt
hàng này, mức độ sai hỏng của các mặt hàng (nếu có)
- Cùng với phòng thị trừơng nghiên cứu nắm bắt sản phẩm mới, nghiên
cứu trên giác độ thí nghiệm để từ đó triển khai ứng dụng xuống sản xuất
3.4 Phòng KCS:

- Kiểm tra nguyên liệu đầu vào và xem xét nguyên liệu có đảm bảo tiêu
chuẩn dợc điển hay không. Nguyên liệu đủ tiêu chuẩn mới cho phép phòng kế
hoạch cung ứng nhập kho. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra các
thành phẩm và thành phẩm bán ra.
3.5 Phòng đảm bảo chất lợng:
Có chức năng cùng với phòng KCS kiểm tra chất lợng sản phẩm, xem
xét kế hoạch đào tạo, huấn luyện kỹ thuật dợc cho công nhân viên trong toàn
xí nghiệp.
3.6 Phòng tổ chức: có 3 nhiệm vụ cơ bản
- Tổ chức xắp xếp bộ máy nhân sự trong xí nghiệp.
- Tổ chức lao động tiền lơng: tuyển dụng lao động, tổ chức năng suất,
tiền lơng chế độ, định mức sản xuất.
- Thờng xuyên nắm bắt tình hình để cải tiến hệ thống tổ chức và quản
lý nhân sự trong quá trình phát triển của xí nghiệp.
3.7 Phòng thị trờng: nắm bắt thị hiếu thị trờng, thực thi các chính
sách marketing nhằm mở mang thị trờng, thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm
7
3.8 Phòng tài chính kế toán:
Giám sát chặt chẽ về mặt tài chính, kế toán, thống kê của xí nghiệp, th-
ờng xuyên báo cáo tình hình cho giám đốc.
3.9 Phòng kế hoạch cung ứng:
Phụ trách cung cấp các nguyên liệu, bao bì, tá dợc đảm bảo yêu cầu
các tiêu chuẩn phục vụ đầu vào cho sản xuất. Xây dựng kế hoạch sản xuất
kinh doanh năm, tháng để từ đó xây dựng kế hoạch cung ứng đầu vào, điều độ
sản xuất
3.10 Phòng hành chính quản trị:
Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận và gửi các công văn, giấy tờ của xí nghiệp
và các phòng ban.
3.11 Phòng đầu t xây dựng cơ bản:
Có nhiệm vụ quản lý, xây dựng, cải tạo và sửa chữa nơi làm việc đồng

thời quy hoạch mặt bằng cho xí nghiệp.
3.12 Phòng Y tế:
Khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp hàng ngày
và định kỳ.
3.13. Phòng bảo vệ:
Phụ trách việc bảo vệ mọi tài sản hàng hoá thuộc quyền sở hữu của xí
nghiệp.
4. Thị trờng, thị phần kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của
xí nghiệp :
4.1. Khái quát về chủng loại mặt hàng và tiềm năng sản xuất của xí
nghiệp
Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II đợc thành lập với nhiệm vụ ban đầu là
sản xuất thuỗc chữa bệnh cho quân đội. Trải qua quá trình phát triển hơn 40
năm, xí nghiệp đã có những bớc tiến mạnh mẽ về mọi mặt.
Hiện nay, Xí nghiệp sản xuất các loại thuốc tiêm thuốc viên, dịch
truyền, cao xoa, hóa chất theo yêu cầu của thị trờng. Ngoài ra còn một số
thuốc gây nghiện, có độc tính cao cần đợc quản lý chặt chẽ chỉ sản xuất theo
chơng trình của Nhà nớc.
Với các máy móc thiết bị do Liên Xô cũ cung cấp và viện trợ đạt công
suất trên 200 triệu thuốc viên và 10 triệu ống thuốc tiêm/năm.
8
Đến nay đã đạt công suất gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm/
năm và hàng tấn dung môi hoá chất để đáp ứng thị trờng thuốc trong và ngoài
nớc. Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương 2 đóng góp 1/5 sản lợng tiêu thụ hàng
năm trong tổng sản lợng của 20 thành viên thuộc Tổng Công ty Dợc, xứng
đáng là một trong những đơn vị đứng đầu ngành Dợc Việt nam bao gồm
thuốc viên, thuốc tiêm, dịch truyền, vitamin, kháng sinh
Hàng tháng, xí nghiệp sản xuất trung bình là 50 loại thuốc tiêm, 95 loại
thuốc viên, 5 loại cao xoa thuốc nớc. Trải qua quá trình kinh doanh lâu dài,
sản phẩm của xí nghiệp đã giành đợc uy tín lớn trên thị trờng và đợc tiêu thụ

mạnh. Nhiều mặt hàng có doanh thu lớn, ví dụ: ampicilin, amoxcilin, vitamin
B1, vitamin C, cloxit (thuốc nén), vitamin B1 và vitamin B2 (thuốc tiêm).
Bên cạnh mặt hàng truyền thống, xí nghiệp còn nghiên cứu sản xuất
các mặt hàng mới nhằm góp phân chữa bệnh cho nhân dân, mở rộng thị trờng
tiêu thụ sản phẩm. Hiện nay, xí nghiệp đã nghiên cứu đợc trên 50 sản phẩm
mới và đa ra thị trờng một số loại đã trở thành thông dụng: rotunda, rutin c,
Doixilin số còn lại đang trong quá trình thử nghiệm, khi hoàn thành sẽ đ ợc
đa ra thị trờng phục vụ ngời tiêu dùng.
4.2. Thị trờng nguyên liệu đầu vào của xí nghiệp.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, để có thể tiến hành hoạt động sản xuất
kinh doanh đồng nghĩa với việc phải đảm bảo cho quy trình khép kín: cung
ứng-sản xuất- tiêu thụ luôn trong trạng thái cân bằng. để có thể bắt đầu quá
trình sản xuất mà còn gián tiếp tác động tính kịp thời của tiêu thụ. Do vậy, các
doanh nghiệp cần duy trì đợc mối quan hệ thờng xuyên và ổn định với các nhà
cung cấp.
- Hàng tháng, để đáp ứng yêu cầu của yêu cầu của kế hoạch sản suất thì
xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II phải mua một khối lợng lớn nguyên vật liệu
đầu vào và rất đa dạng hoá về chủng loại. Nguồn cung cấp của xí nghiệp là
các xí nghiệp công ty dợc liệu, dợc phẩm trong phạm vi cả nớc. Có thể kể ra
các nhà cung cấp thờng xuyên của xí nghiệp: Công ty dợc phẩm Trung Ương
I, công ty dợc phẩm Đông Nam á, hiệu thuốc Thanh Trì, Traphaco
Trong đó công ty dợc phẩm Trung Ương I là công ty cấp một chuyên
cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho các công ty, xí nghiệp thành viên của
công ty dợc phẩm Việt Nam. Xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II là khách
hàng truyền thống và luôn đạt tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh số mua
hàng tháng của các khách hàng. Trung bình một tháng, xí nghiệp dợc phẩm
Trung Ương II mua của công ty dợc phẩm Trung Ương I số lợng nguyên vật
9
liệu trị giá từ 1,8 tỷ đến 3 tỷ đồng. Chúng ta có thể đánh giá phần trăm tỷ
trọng của từng nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho xí nghiệp qua bảng

thống kê số liệu của năm 2003.
Biểu thống kê doanh số mua vào của xí nghiệp trong năm 2003.
Đơn vị:triệu đồng
Nhà cung
cấp
Chỉ tiêu
Công ty
dợc
phẩm
TWI
Công ty
dợc
phẩm
Đông
Nam á
Hiệu
thuốc
Thanh
Trì
Công ty
TNHH
Vân Anh
Traphaco Tổng
cộng
Doanh thu
mua vào
34.500 4.465 6.756 6.044 3.320 55.085
Tỷ lệ % của
mỗi nhà cung
cấp

62,63% 8,11% 4,17% 10,97% 6,02% 100%
Ngoài việc mua nguyên vật liệu trong nớc, xí nghiệp còn trực tiếp nhập
khẩu nguyên vật liệu từ các hãng của nớc ngoài tuy nhiên mức độ không th-
ờng xuyên.
4.3. Thị trờng tiêu thụ và phơng thức bán hàng
4.3.1 Thị trờng bán sản phẩm của xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II.
Để đảm bảo đợc tính liên tục của quá trình sản xuất và tính ổn định, kịp
thời của quá trình cung ứng thì các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt
khâu tiêu thụ. Nếu khâu công việc này bị ứ đọng, tất yếu dẫn đến sự ngng trệ
của hai khâu công việc nói trên. Nh vậy, yêu cầu đặt ra với bất kỳ doanh
nghiệp nào là phải luôn duy trì và phát triển các thị trờng truyền thống bên
cạnh việc nghiên cứu, triển khai các thị trờng tiềm năng.
Đối với xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II, hiện nay thị trờng tiêu thụ
sản phẩm chủ yếu là các tỉnh phía Bắc
Từ phía Thanh Hoá trở ra có tới 50 đơn vị là khách hàng thờng xuyên
của xí nghiệp của xí nghiệp với lợng mua của khách hàng lớn nhất là 300
triệu/ tháng, trung bình là 100 triệu.
Khu vực từ Thanh Hoá tới Quảng Bình có khoảng tới 24 đơn vị, với l-
ợng mua trung bình 150 triệu/ tháng.
10
Xí nghiệp cũng có một số khách hàng tới xí nghiệp mua hàng trực tiếp
nhng có tính chất không thờng xuyên.
Biểu thống kê doanh số mua của một số khách hàng thờng xuyên trong
năm 2003.
Đơn vị: triệu đồng
Khách hàng
Chỉ tiêu
Công ty d-
ợc phẩm
Hà Tây

Công ty d-
ợc Đông
Nam á
Công ty d-
ợc Nghệ
An

Tổng
cộng
Doanh thu bán
hàng (cha thuế)
7.946 4.589 5.784 87.433
Tỷ lệ % của các
khách hàng
8,03% 5,30% 6,73% 100%

Tại Hà Nội, xí nghiệp có 4 cửa hàng kinh doanh sản phẩm của mình là
7,8 Ngọc Khánh, 95 Láng Hạ. ngoài ra còn có những nhóm tiếp thị và nhóm
giới thiệu sản phẩm, mang tính chất của những cửa hàng bán thuốc lu động và
một cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại số 9 Trần Thánh Tông.
4.3.2. Phơng thức tiêu thụ tại xí nghiệp.
Các hình thức bán hàng hiện nay mà xí nghiệp đang sử dụng là: bán
hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng, bán trực tiếp cho cửa hàng, mở kiôt.
Trong đó, phơng pháp giao bán trực tiếp hay bán hàng theo hợp đồng
chiếm doanh số lớn, trung bình dao động từ 4,5 tỷ đồng/ tháng đến 5,2 tỷ
đồng/ tháng. Còn doanh thu theo phơng thức gửi bán qua các cửa hàng và mở
kiốt chỉ vào khoảng 750 triệu-dới 900triệu.
11
Biểu minh hoạ bằng số liệu trích từ bảng tổng hợp thuế GTGT đầu ra
của năm 2003

Diễn giải
Chỉ tiêu
Hàng bán
tại xí
nghiệp
Hàng bán
tại 4 cửa
hàng
Doanh thu
cho thuê kiôt
(VAT 10%)
Tổng
cộng
Doanh số bán ra (cha
thuế)
87.433 10.543 670 98.646
Thuế GTGT đầu ra
(5%)
4.371,65 527,15 33,5 4.932,3
Tỷ lệ % tổng cộng
doanh thu
88,63% 10,69% 0,68% 100%
Xí nghiệp cũng giành cho khách hàng một số hình thức u đãi: chiết
khấu, giảm giá, hỗ trợ vận chuyển thêm vào đó, xí nghiệp còn có các hoạt
động để tăng khả năng tiêu thụ cho sản phẩm của mình nh: quảng cáo,
khuyến mại, mở cửa hàng giới thiệu sản phẩm, tham gia các hội trợ triển lãm
về thuốc và hàng tiêu dùng và phần thởng xứng đáng cho nỗ lực nói trên là
thị trờng của xí nghiệp không ngừng mở rộng, mặt hàng của xí nghiệp có uy
tín trên thị trờng.
Hiện nay, nền kinh tế đã chuyển hớng sang tự do cạnh tranh, tuy có sự

kiểm soát chặt chẽ của nhà nớc và bộ y tế nhng không vì thế mà làm giảm đi
sức cạnh tranh trên thị trờng. Bên cạnh sự phát triển mạnh của các xí nghiệp
dợc việt nam còn có nhiều hãng thuốc của nớc ngoài đợc phép tham gia vào
thị trờng tân dợc. Những nhân tố này cho thấy việc xí nghiệp cố gắng tồn tại
và phát triển ổn định nh hiện nay là điều đáng khâm phục. Phác hoạ về sự
phát triển của xí nghiệp 4 năm gần đây sẽ đợc biểu hiện qua biểu sau:
Đơn vị: triệu
đồng
Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003
Giá trị sản xuất 9.000 8.400 9.000 9.100
Doanh thu 8.000 7.700 8.000 8.200
Lợi nhuận 60 90 50 55
Lợi nhuận/doanh thu 7,5 11,69 6,25 6,7
Nộp ngân sách 210 130 104 93
Thu nhập bình quân 0,78 0,85 0,95 1,1
12
Từ bảng số liệu trên ta thấy, doanh số lúc tăng lúc giảm là do:
- Từ cuối năm 2000 doanh nghiệp do bị lấy đi một miếng đất 1.585 m
2
để xây nhà tang lễ xí nghiệp quốc phòng. Gây mất kho dự trữ, hạn chế việc
kinh doanh.
- Giữa năm 2000 và 2001. ngân sách giảm do nhà nớc thực hiện chế độ
tiền thuế đất cộng với số đất mất đi
- Năm 2002 lợi nhuận giảm do giá cả trên thị trờng tăng, đầu vào sản
suất tăng (nguyên vật liệu, tiền lơng, điện nớc ) nhng gía thuốc không đổi
làm lợi nhuận hạn chế.
- Năm 2003 xí nghiệp đầu t 2 dây truyến thuốc viên đạt GNP và dây
truyền thuốc tiêm đạt GNP.
- Hiện nay ngày càng nhiều các công ty dợc t nhân và các hãng dợc
phẩm nớc ngoàI hoạt động ở thị trờng Việt Nam.

13
Phần II
thực trạng tổ chức hạch toán kế toán
tại xí nghiệp dptw II
I. Tổng quan chung về tình hình kế toán của doanh nghiệp
1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán.
- ở xí nghiệp NVL xuất kho đợc tính theo giá thực tế bình quân gia
quyền của tồn đầu kỳ và các lần nhập trong tháng.
Giá thực tế xuất kho = số lợng NVL xuất kho * đơn giá thực tế bình quân
Do đặc điểm của xí nghiệp là một đơn vị sản xuất theo quy mô lớn,
NVL nhiều chủng loại nhập từ nhiều nguồn, để thuận tiện cho việc quản lý,
kế toán sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để phản ánh sự biến động
của nguyên vật liệu, phản ánh liêu tục về giá trị X-N-T của từng loại vật liệu,
phơng pháp này theo dõi đợc chính xác tuy nhiên kế toán phải tốn nhiều thời
gian.
- Đối tợng chi phí sản xuất tại XN gắn liền với các đặc điểm về quy trình
công nghệ và sản xuất sản phẩm. Tại XN với quy trình công nghệ đơn giản
theo kiểu liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn nên đối tợng tập hợp chi phí sản xuất
theo từng phân xởng, trong mỗi phân xởng lại hạch toán chi phí cho mỗi loại
sản phẩm .
- Thành phẩm hoàn thành nhập kho đợc đánh giá theo giá thành sản xuất
thực tế bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản
xuất chung. Trong đó chi phí nguyên vật liệu gồm có NVL chính, NVL phụ,
bột dợc liệu những khoản mục chi phí này đợc các kế toán của 3 phân xởng
tiêm, viên, chế phẩm tập hợp theo số thực tế phát sinh trong tháng rồi chuyển
14
Giá thực tế
bình quân
Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ

Giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
+
Số l~ợng NVL
tồn đầu kỳ
Số l~ợng NVL
nhập trong kỳ
+
=
lên phòng kế toán. kế toán giá thành sẽ căn cứ trên các số liệu đó để tính giá
thành nhập kho.
- Tại xí nghiệp, giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho đợc tính bằng ph-
ơng pháp bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân cuối kỳ). Cuối tháng
hoặc sang đầu tháng sau, khi có giá nhập do kế toán giá thành chuyển sang
thì kế toán tiêu thụ sẽ tiến hành tính giá xuất kho cho mỗi loại thành phẩm.

Giá thực tế tồn đầu tháng + giá thực tế nhập trong tháng
Giá thực tế =
đơn vị xuất kho Số lợng tồn đầu tháng + số lợng nhập trong tháng
2. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán nghiệp :
- Quy mô và nội dung tổ chức bộ máy kế toán tuỳ thuộc vào quy mô
công tác kế toán, hình thức trình tự kế toán và nhu cầu thông tin của từng đơn
vị. Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương 2 là một đơn vị có quy mô lớn, nguyên
vật liệu từ nhiều nguồn và nhiều chủng loại, đặc điểm sản xuất phải qua nhiều
khâu và kiểm duyệt gắt gao, sản phẩm đa dạng, cung cấp những thông tin về
tính hiệu quả của xí nghiệp không chỉ cho Giám đốc mà còn cho cả Tổng
công ty.
- Phòng Tài chính kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ
các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài
xí nghiệp. Điểm khác với các đơn vị khác là phòng còn kiêm thêm chức năng

làm thống kê nhằm có đầy đủ thông tin của Xí nghiệp, từ đó là cơ sở cho
những đề xuất thích hợp với giám đốc, cải thiện sản xuất, kinh doanh.
Phòng kế toán có liên quan chặt chẽ với các phòng ban và phân xởng
khác.
Hiện nay, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh xí nghiệp đang áp dụng
hình thức nhật ký chứng từ với phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng
pháp kê khai thờng xuyên.
15
Sơ đồ bộ máy kế toán tại xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II.
Phòng tài chính kế toán gồm 13 ngời, dới sự quản lý trực tiếp của kế
toán trởng và một phó phòng kế toán. Ngoài ra, còn có 4 nhân viên kinh tế ở
4 phân xởng với chức năng thu thập thông tin tại phân xởng cho kế toán tr-
ởng.
Trong phòng kế toán có sự phân công công tác cho kế toán viên, mỗi
ngời phụ trách một phần hành kế toán nào đó. tuy nhiên sự phân công này
không phải là tách biệt mà có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để đảm bảo tính
chặt chẽ, đầy đủ của thông tin kế toán. sau đây là chức năng và nhiệm vụ của
từng ngời.
2.1. Kế toán trởng.
Kế toán trởng có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trên tầm vĩ
mô của phòng cũng nh phân xởng: tham mu tình hình tài chính, tình hình sản
xuất kinh doanh cho giám Đốc .
16
Kế toán trởng
KT
Ngân
hàng
Thủ
quỹ
KT l

ơng
Máy tính
Phó phòng
Các nhân viên dới phân xởng
Phân xởng
thuốc tiêm
Phân xởng
thuốc viên
Phân xởng
chế phẩm
Phân xởng
cơ điện
KT
thanh
toán
3 KT
kho
KT giá
thành
2 KT
tiêu
thụ
Thu
ngân
Định kỳ Kế toán trởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên
trong phòng, đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các
đối tợng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của xí nghiệp (kiểm toán,
ngân hàng, các chủ đầu t .)
2.2 Phó phòng kế toán.
Phó phòng TC-KT xí nghiệp có nhiệm vụ nh là một kế toán tổng hợp,

cụ thể tổng hợp các thông tin từ các kế toán viên khác lên cân đối, báo cáo.
Phó phòng phụ trách hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các kế toán
viên nh là nghiệp vụ kho, về giá thành, thanh toán, tiêu thụ Phó phòng kiêm
nhiệm hai nhiệm vụ là đối nội và hạch toán. ngoài ra phó phòng kế toán còn
có trách nhiệm xem xét các đề tài nghiên cứu (quản lý mặt tài chính của đề
tài, kiểm tra tính hợp lý các khoản chi của đề tài ).
2.3. Kế toán ngân hàng.
Kế toán ngân hàng phụ trách nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền
gửi ngân hàng (ngân hàng Công thơng, ngân hàng Ngoại thơng, ngân hàng
Đầu t và phát triển). Kế toán ngân hàng lập các uỷ nhiệm chi viết séc, lập các
bảng sao kê các khoản thanh toán qua ngân hàng. Hàng ngày, kế toán ngân
hàng lập báo cáo quỹ, cuối ngày khoá sổ quỹ. Ngoài ra kế toán viên còn lập
báo cáo thuế GTGT của các khoản mua, bán qua ngân hàng.
2.4. Thủ quỹ.
Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lợng tiền mặt tại két, nhận tiền vào ra.
Hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, cuối
ngày, đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán ngân hàng lập để kiểm tra
sai sót, kiểm quỹ.
2.5. Kế toán lơng.
Kế toán lợng phụ trách việc tính toán lơng cho tất cả các cán bộ công
nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và cách thức tính lơng
cho từng đối tợng. Kế toán lơng có đặc điểm liên hệ chặt chẽ với phòng Tổ chức
ở các vấn đề Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn.
2.6.Kế toán kho.
Xí nghiệp Dợc phẩm trung ơng 2 có 3 kho và tơng ứng có 3 kế toán
kho. Các kế toán kho hàng ngày, hàng tháng vào sổ các hoá đơn, chứng từ
liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì. Cuối
17
tháng kế toán lên tổng hợp xuất, đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho,
kế toán thanh toán.

Kế toán phụ trách kho bao bì còn kiêm việc hạch toán Xây dựng cơ bản
và sửa chữa nhỏ.
2.7. Kế toán giá thành.
Kế toán giá thành có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí để tính giá thành
của các loại sản phẩm đợc sản xuất tại từng phân xởng trong từng thời kỳ.
Định kỳ kế toán giá thành lập báo cáo giá thành theo khoản mục. Kế toán giá
thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí bán hàng và quản lý phân xởng để tính
ra giá thành toàn bộ, là cơ sở để định giá bán sản phẩm của xí nghiệp. định kỳ
kế toán lập báo cáo giá thành theo khoản mục, yếu tố để lập lên nhật ký
chứng từ số 7.
Ngoài ra, kế toán giá thành còn có nhiệm vụ xem xét giá thành của các
sản phẩm mới.
2.8. Kế toán tiêu thụ.
Kế toán tiêu thụ đợc chia thành 2 phần hành do hai kế toán viên đảm
nhận:
2.8.1.Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ
liên quan đến việc nhập xuất kho thành phẩm theo các mục đích khác nhau.
Sau đó phản ánh vào các bảng kê có liên quan.
2.8.2. Kế toán tiêu thụ: tập hợp các hoá đơn chứng từ liên quan đến
khâu tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, ghi sổ. Hàng tháng, trớc ngày 10, kế
toán tiêu thụ lập báo cáo thuế GTGT. Đầu ra đồng thời dựa trên báo cáo thuế
GTGT của kế toán ngân hàng và báo cáo thuế GTGT đầu vào của kế toán
thanh toán với ngời bán để lên báo cáo tổng hợp thuế GTGT phải nộp của xí
nghiệp.
2.9. Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán kiểm tra các hoá đơn, chứng từ mà phòng cung ứng,
kho nộp lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụ. Định kỳ, kế toán thanh toán
lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào để cùng với báo cáo thuế của kế
toán tiêu thụ lập thành báo cáo GTGT phải nộp.
Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi tình hình thanh toán các

khoản tạm ứng cho khách hàng, công nhân viên, thanh toán lơng, thu bảo
18
hiểm Cho cán bộ công nhân viên. Ngời có quyền quyết định duy nhất đối với
các khoản chi tạm ứng lớn nhỏ là kế toán trởng.
2.10. Nhân viên kinh tế phân xởng.
Hàng tháng, nhân viên kinh tế phân xởng phối hợp cùng các kế toán
kho, kế toán giá thành để lên tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, phục vụ cho
sản xuất. Nhân viên kinh tế phân xởng còn quản lý lao động của phân xởng.
Nhân viên kinh tế phân xởng phải thông tin kịp thời cho kế toán trởng các
tình huống đột xuất ở phân xởng để có biện pháp xử lý kịp thời.
3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Xí nghiệp.
Hệ thống tài khoản kế toán cung cấp các thông tin khách quan về quá
trình tái sản xuất những nội dung cần thiết cho quản lý của Nhà nớc nh hệ
thống các khoản nộp, giá cả, chính sách về tài chính tín dụng của doanh
nghiệp.
Với ý nghĩa trên, Xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng II sử dụng hệ thống
tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số
1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính. Ngoài ra còn một
số tài khoản mới đợc bổ sung nh TK 133: thuế GTGT đợc khấu trừ, TK 3331:
thuế GTGT phải nộp
Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý về quá trình kinh doanh, Xí nghiệp
đăng ký với Bộ Tài chính hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2
Loại TK1- tài sản lu động.
111: Tiền mặt.
1111: Tiền Việt nam.
1112: Tiền ngân phiếu.
112: Tiền gửi ngân hàng.
1121: Tiền gửi ngân hàng tại NH Công Thơng Việt nam.
1122: Tiền gửi ngân hàng tại NH Ngoại Thơng Việt nam.
152: Nguyên vật liệu.

1521: Nguyên vật liệu chính (tinh chất Ampicilin, tancum, bột
sắn, cồn 90
o
, ).
1522: Vật liệu phụ.
15221: Vật liệu kim loại.
19
15222: Vật liệu phụ.
1523: Nhiên liệu (xăng, dầu ).
1524: Phụ tùng (vòng bi, dây curoa ).
1525: Vật liệu cho xây dựng cơ bản (Ximăng, sắt thép ).
1527: Bao bì (chai lọ, túi đựng ).
153: Công cụ dụng cụ.
15311: Dụng cụ cơ khí tự chế.
15212: Vật liệu rẻ tiền, mau hỏng.
Loại TK4 - Nguồn vốn chủ sở hữu.
411: Nguồn vốn kinh doanh.
4111: Nguồn vốn kinh doanh lu động.
4112: Nguồn vốn kinh doanh cố định.
4113: Nguồn vốn kinh doanh liên doanh.
Loại TK5 - doanh thu.
511: Doanh thu bán hàng.
5111: Doanh thu bán hàng hóa.
5112: Doanh thu cho thuê cửa hàng.
5113: Doanh thu khác.
Loại TK6 - Chi phí sản xuất kinh doanh.
621: Chi phí vật liệu trực tiếp.
6211: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xởng Tiêm.
6212: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xởng Viên.
6213: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xởng Hóa.

TK 622, 627 cũng đợc chi tiết tơng tự.
4/ Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Xí nghiệp là một đơn vị có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh th-
ờng xuyên và đa dạng. Bộ máy kế toán gồm những ngời có trình độ đại học
chuyên ngành kế toán. Chính vì vậy Xí nghiệp áp dụng hình thức tổ chức sổ
Nhật ký-Chứng từ (NK-CT). đồng thời hạch toán hàng tồn kho theo phơng
pháp KKTX. Xí nghiệp sử dụng NKCT 1,2,4,5,7,8 và bảng kê số 1,2,4,5,6,10.
20
Chứng từ gốc
Bảng phân loại
chứng từ
Bảng kê NK-CT Sổ chi tiết
Sổ cái TK Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết bao gồm sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết
nhập xuất vật t, sổ chi tiết các mặt hàng bán trong tháng, sổ theo dõi công
nợ
Sổ cái là sổ tổng hợp các trang sổ cái tài khoản.
Bảng tổng hợp chi tiết bao gồm sổ tổng hợp nhập, sổ tổng hợp xuất vật
t, bảng tổng hợp bảng kê xuất vật t (theo tháng), sổ tổng hợp thanh toán
II/ Tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu ở Xí nghiệp.
1. Nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Liên quan đến phần hành này gồm:
Nhật ký chứng từ số 1,2,5.
Bảng kê số 1,2.
21
Báo cáo
Chứng từ gốc
Bảng kê số 1,2 NK-CT số 1,2
Sổ cái tài khoản số

111,112,311,331
Nhật ký chứng từ số 5
Sổ chi tiết: sổ qũy, sổ theo dõi chi tiết theo tài khoản mở tại ngân hàng,
sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời cung cấp.
Sổ cái TK 111,112,311,331.
2. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu
2.1. Nguyên vật liệu nhập kho:
vật liệu của xí nghiệp đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua
và chi phí vận chuyển khác nhau. Nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài và một
số tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công.
Đối với vật liệu mua ngoài
Vật liệu mua ngoài ở xí nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số
nguyên vật liệu nhập kho giá thực tế của các loại vật liệu mà xí nghiệp sử
dụng thờng xuyên biến động. Sự biến động này là do giá cả thị trờng biến
động. Do xí nghiệp mua từ nhiều nguồn khác nhau. để thuận tiện cho việc ghi
sổ hạch toán hàng ngày kế tón sử dụng giá ghi trên hoá đơn (giá thực tế).
Do xí nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế nên đối
với hoá đơn GTGT, ghi giá thức tế của vật liệu tách riêng với phần thuế đợc
khấu trừ.
Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì phải tính giá vật liệu
là tổng giá thanh toán cho ngời bán. nh vậy nếu mua vật t của các đơn vị dùng
hoá đơn này thì xí nghiệp sẽ bị thiệt hại, làm tăng chi phí vật t, phần thuế nộp
cho ngời sử dụng sẽ không đợc khấu trừ.
Vật liệu mua ngoài của xí nghiệp chủ yếu là mua trong nớc, ngoài ra
còn có vật liệu mua từ nớc ngoài .
Đối với vật liệu mua trong nớc:
+ Vật liệu mua ngoài nhập tại kho thì giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn.
+ Vật liệu xí nghiệp mua, tự vận chuyển về xí nghiệp thì:
Giá vật liệu nhập kho = giá hoá đơn + chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ)
Đối với vật liệu nhập ngoại nh sufamethoxazol, doxycilin, amoxilin

giá vật liêu đợc tính bao gồm cả thuế nhập khẩu:
Giá vật liệu nhập kho = giá trên hoá đơn + chi phí thu mua + thuế nhập
khẩu
Đối với bật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế = giá thực tế NVL + chi phí gia công + chi phí vận
22
NVL nhập kho nhập kho chế biến phải trả chuyển, bốc
dỡ
Đối với nguyên vật liệu tự chế nhập kho nh bột nếp, hồ
giá thực tế NVL = giá thực tế NVL + chi phí
nhập kho xuất chế biến chế biến
2.2. Nguyên vật liệu xuất kho
ở xí nghiệp NVL xuất kho đợc tính theo giá thực tế bình quân gia
quyền của tồn đầu kỳ và các lần nhập trong tháng.

Giá thực tế xuất kho = số lợng NVL xuất kho * đơn giá thực tế bình quân
2.3. Thủ tục nhập kho NVL
Khi nhận đợc hoá đơn của ngời bán gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu của
xí nghiệp đem về, phòng thị trờng phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng
hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận hay không.
Trớc khi nhập kho vật liệu phải tiến hành kiểm nghiệm thông qua ban
kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng, chất lợng, quy
cách vật liệu và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t. Căn cứ vào hoá đơn,
giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng thị trờng lập phiếu
nhập kho vật t thành 2 bản, ngời phụ trách phòng thị trờng ký tên vào 2 bản
và chuyển cho thủ kho làm căn cứ cho nhập vật liệu. Hoá đơn của ngời bán
hàng chuyển đến cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với ngời
bán. phiếu nhập kho vật liệu phải ghi rõ số, ngày nhập tên quy cách, số lợng
vật liệu nhập theo chứng từ (hoá đơn của ngời bán). căn cứ vào phiếu nhập
kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lợng thực nhập và

cùng với ngời giao hàng ký tên vào 2 bản. nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập
kho hoặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên chứng từ thủ kho phải báo
23
Giá thực tế
bình quân
Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
Giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
+
Số l~ợng NVL
tồn đầu kỳ
Số l~ợng NVL
nhập trong kỳ
+
=
cáo cho phòng thị trờng biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời
cung cấp.
Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký 1 bản giao cho kế toán thanh
toán, 1 bản còn lại sau khi ghi thẻ kho đợc chuyển cho kế toán vật liệu làm
căn cứ ghi sổ.
Vật t nhập kho đợc xắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm
bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi cần dùng.
2.4. Thủ tục xuất kho
Vật liệu sau khi mua về đợc sử dụng cho sản xuất, quản lý sản xuất
ngoài ra vật liệu còn xuất bán.
Nguyên vật liệu của xí nghiệp gồm nhiều thứ loại khác nhau và đợc sử
dùng để sản xuất các sản phẩm khác nhau. Bởi vậy, để sử dụng vật liệu một
cách tiết kiệm có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ
vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vật t xác định trên cơ sở định mức

tiêu hao lập định mức vật t cho từng phân xởng ( tiêm, viên, chế phẩm).
Phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu lĩnh vật t theo hạn mức làm 2
bản ghi số hạn mức vật t đợc lĩnh vào 2 bản, ký nhận sau đó chuyển cho thủ
kho 1 bản, đơn vị sử dụng 1 bản. khi lĩnh vật t đơn vị lĩnh đem phiếu này
xuống kho, thủ kho ghi số liệu thực phát và ký tên vào 2 bản. sau mỗi lần xuất
kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.
Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh
tính ra tổng số vật liệu đã xuất và hạn mức còn lại cuối tháng và ký tên vào 2
bản. sau đó thủ kho trả lại 1 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL,
1 bản chuyển cho kế toán NVL để làm căn cứ ghi sổ.
2.5. Kế toán chi tiết NVL
Do sự biến động thờng xuyên và có tính đa dạng của NVL nên hạch
toán chi tiết có khối lợng lớn. để thuận tiện cho việc hạch toán. kế toán chit
tiết vật liệu dùng phơng pháp thẻ song song.
24
Trình tự hạch toán vật liệu ở Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II
Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành
nh sau:
Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho. Sử dụng thẻ kho để phản ánh
tình hình N- X-T kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Hàng ngày từ
các phiếu nhập, phiếu xuất vật t sau khi đã đối chiếu với số lợng thực nhập ,
thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho.
Thẻ kho đợc thủ kho lập và xắp xếp theo từng loại, thứ vật t để tiện cho việc
theo dõi quản lý và kiểm tra đối chiếu. định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn
bộ phiếu nhập, phiếu xuất ( phiếu nhập, phiếu xuất đợc sắp xếp theo từng
nhóm vật t) cho kế toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán. để đảm bảo tính
chính xác của vật liệu của hàng tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn
từng kho và số tồn thẻ kho. Song ở xí nghiệp việc này không diễn ra thờng
xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lợng vật liệu này không diễn ra th-
ờng xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lợng vật liệu việc kiểm nghiệm

này tốn rất nhiều thời gian và công sức. Xí nghiệp chỉ thực hiện tổng kiểm kê
vào cuối năm.
Mẫu thẻ kho của xí nghiệp nh sau:
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 5/9/2003
Tờ số:
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: vitamin B12
25
Thẻ kho
Phiếu
xuất kho
Phiếu nhập
kho vật tU
Sổ chi tiết vật tU
Bảng kê
xuất
Sổ số dUSổ tổng hợp nhập