HOÀN THIỆN CÔNG tác kế TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ tại CÔNG TY cấp THOÁT nước CÔNG TRÌNH đô THỊ hậu GIANG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.04 MB, 107 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
======
NGUYỄN THANH MAI
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC
CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG
LUẬN VĂN THẠC SĨ
NHA TRANG –NĂM 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
======
NGUYỄN THANH MAI
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC
CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG
Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh
Mã số : 60 34 05
LUẬN VĂN THẠC SĨ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
GS.TS. TRƯƠNG BÁ THANH
NHA TRANG –NĂM 2012
i
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu này là do chính tôi thực hiện, các số
liệu thu thập và kết quả phân tích được trong đề tài là trung thực, đề tài không
trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Nha Trang, tháng 10 năm 2012
Tác giả
NGUYỄN THANH MAI
ii
LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn quí thầy cô Trường Đại học Nha Trang, đặc
biệt là thầy Trương Bá Thanh (Trường Đại học kinh tế Đà Nẵng) đã tận tình
dạy, giúp đỡ và hướng dẫn cho em trong suốt hơn hai năm qua.
Xin chân thành cảm ơn các đồng chí trong Ban lãnh đạo Công ty Cấp
thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang, cùng các cô, chú, anh, chị, em,…
trong Công ty đã cung cấp thông tin và tài liệu giúp tôi thực hiện đề tài.
Xin bày tỏ lòng biết ơn đến quí thầy, cô, gia đình, bạn bè và đồng nghiệp
đã tạo mọi điều kiện và động viên tôi trong suốt thời gian qua.
Trân trọng!
Nha Trang, tháng 10 năm 2012
Tác giả
NGUYỄN THANH MAI
iii
MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC BẢNG vi
DANH MỤC SƠ ĐỒ viii
DANH MỤC TÊN VIẾT TẮT ix
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP .3
1.1. Sự cần thiết của Kế toán quản trị 3
1.1.1.
Khái niệm
3
1.1.2. Chức năng 6
1.2. Nội dung Kế toán quản trị 7
1.2.1. Phân loại chi phí 7
1.2.1.1. Khái niệm: 7
1.2.1.2. Tiêu thức phân loại chi phí 7
1.2.1.3. Cách ứng xử của chi phí 12
1.2.2. DỰ TOÁN CHI PHÍ 13
1.2.2.1. Dự toán: 13
1.2.2.2. Định mức chi phí 14
1.2.2.3. Quy trình kỹ thuật dự toán 16
1.2.3. Tổ chức thực hiện kế toán chi phí 17
1.2.3.1. Xét dưới góc độ chức năng công tác KTQT trong doanh nghiệp 17
1.2.3.2. Phân bổ chi phí 18
1.2.4. Kiểm soát chi phí 20
1.2.4.1. KTQT và việc ra quyết định đầu tư của nhà quản trị 21
1.2.4.2. Phân tích mối liên hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận 22
1.2.4.3. Phân tích biến động chi phí 25
1.2.4.4. Trung tâm quản lý chi phí 27
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29
iv
CHƯƠNG 2:
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI
CÔNG TY CẤP THOÁT
NƯỚC - CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG
TRONG THỜI GIAN QUA 30
2.1. Tổng quan về
Công ty Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang
30
2.2 Thực trạng tổ chức công tác KTQT 36
2.2.1. Phân loại chi phí 36
2.2.2. Công tác dự toán chi phí 37
2.2.2.1. Công tác xây dựng định mức 37
2.2.2.2. Công tác hạch toán chi phí và tính giá thành 40
2.2.2.3. Quy trình kỹ thuật dự toán 41
2.2.3. Tổ chức thực hiện KTQT chi phí 41
2.2.4. Kiểm soát chi phí 42
2.2.4.1. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty CP Cấp thoát nước –
Công trình đô thị Hậu Giang 42
2.2.4.2. Thủ tục kiểm soát chi phí Quản lý doanh nghiệp 50
2.2.4.3. Đánh giá chung về công tác kiểm soát chi phí tại công ty nghiên cứu 50
2.2.4.4. Trung tâm quản lý chi phí 53
2.2.4.5. Phân tích mối liên hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận 54
2.2.4.6. Phân tích sự biến động của chi phí 54
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 55
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ CÔNG
TY CẤP THOÁT
NƯỚC - CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG
56
3.1. Sự cần thiết và yêu cầu tổ chức công tác KTQT trong Công ty Cấp thoát
nước
– Công trình đô thị Hậu Giang
hiện nay 56
3.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác KTQT 56
3.1.2. Căn cứ đề xuất giải pháp tổ chức công tác KTQT trong Công ty Cấp thoát
nước – Công trình đô thị Hậu Giang
57
3.2. Phương hướng tổ chức công tác KTQT ở Công ty Cấp thoát
nước – Công
trình đô thị Hậu Giang
58
3.2.1. Nội dung cơ bản tổ chức KTQT trong Công ty Cấp thoát
nước – Công
trình đo thị Hậu Giang
58
v
3.3. Giải pháp hoàn thiện KTQT chi phí tại Công ty CP Cấp thoát nước – Công
trình đô thị Hậu Giang 68
3.3.1. Hoàn thiện mô hình KTQT chi phí 68
3.3.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành 70
3.3.1.2. Mối liên hệ thông tin cung cấp giữa KTQT với KTTC 71
3.3.1.3. Mối liên hệ thông tin cung cấp giữa KTQT với các phòng ban khác
trong doanh nghiệp 71
3.3.2. Phân loại chi phí 72
3.3.2.1. Biến phí 73
3.3.2.2. Định phí 73
3.3.2.3. Hỗn hợp 73
3.3.3. Tổ chức công tác hạch toán kế toán phục vụ cho công tác KTQT chi phí 75
3.3.4. Tổ chức thu thập và phân tích thông tin 76
3.3.5. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí 77
3.3.5.1. Hoàn thiện hệ thống định mức chi phí tiêu chuẩn sản xuất 77
3.3.5.2. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí 78
3.3.6. Kiểm soát chi phí 80
3.3.6.1. Phân tích Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận (C-V-P) 80
3.3.6.2. Phân tích biến động giá và lượng 81
3.3.7. Tổ chức sử dụng thông tin KTQT chi phí phục vụ cho việc ra quyết định 84
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 85
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86
TÀI LIỆU THAM KHẢO 88
PHỤ LỤC 89
vi
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1: Các nguyên nhân biến động chi phí thường gặp 26
Bảng 2: Mối quan hệ giữa các biến động 27
Bảng 3: Một số chỉ tiêu chủ yếu phát triển của Công ty 34
Bảng 4: Bảng lương của công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất
kinh doanh (CNTT) 39
Bảng 5: Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí 74
Bảng 6: Chi tiết các tài khoản hạch toán chi phí 76
Bảng 7: Dự toán chi phí linh hoạt cho các mặt hàng 79
Bảng 8: Mẫu phân tích tình hình thực hiện chi phí 83
vii
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Quy trình thủ tục ra quyết định 6
Sơ đồ 1.2: Qui trình lập dự toán 16
Sơ đồ 1.3: Tổ chức KTQT theo chức năng quản lý 18
Sơ đồ 1.4: Tổ chức KTQT theo khâu công việc 19
Sơ đồ 1.5: Mô hình các bước cho việc ra quyết định 22
Sơ đồ 1.6: Trung tâm quản lý chi phí 28
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức HAWASUCO 32
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức Phòng Tài chính – Kế toán 33
Sơ đồ 2.3:Kiểm soát quá trình mua và nhập kho nguyên vật liệu 44
Sơ đồ 2.4: Kiểm soát quá trình xuất kho và sử dụng nguyên vật liệu 45
Sơ đồ 2.5: Kiểm soát quá trình thanh toán chi phí nhân công trực tiếp 48
Sơ đồ 3.1: Quy trình xử lý thông tin 62
Sơ đồ 3.2: Mối quan hệ giữa kế toán trách nhiệm và cơ cấu tổ chức 64
Sơ đồ 3.3: Đề xuất mô hình KTQT của HAWASUCO 69
Sơ đồ số 3.4: Đề xuất cơ cấu tổ chức HAWASUCO 72
viii
DANH MỤC TÊN VIẾT TẮT
BCTC : Báo cáo tài chính
CCDC : Công cụ dụng cụ
CNTT : Công nhân trực tiếp
CP NCTT : Chi phí nhân công trực tiếp
CP NVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CP SXC : Chi phí sản xuất chung
CTĐT : Công trình đô thị
DNNN : Doanh nghiệp Nhà nước
HAWASUCO : Công ty Cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang
KD : Kinh doanh
KH-VT : Kế hoạch - Vật tư
KTQT : Kế toán quản trị
KTTC : Kế toán tài chính
NVL : Nguyên vật liệu
P.TGĐ : Phó Tổng Giám đốc
PAC : Polyme Aluminium Chloride (chất kết tủa poli nhôm clorua)
PVC : Polyvinyl Clorua
QLDN : Quản lý doanh nghiệp
SXKD : Sản xuất kinh doanh
TGĐ : Tổng giám đốc
TLK : Thuỷ lượng kế (đồng hồ nước)
TSCĐ : Tài sản cố định
1
MỞ ĐẦU
1. Cơ sở khoa học và thực tiễn của đề tài:
Qua nhiều năm đổi mới cơ cấu tổ chức, cơ cấu hoạt động sản xuất từ nền
kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường, cho đến nay các công ty vẫn gặp không
ít khó khăn, nhất là đối với các công ty nhà nước.
Cổ phần hóa là cách gọi tắt của việc chuyển đổi các doanh nghiệp Nhà nước
thành công ty cổ phần, đổi mới tư duy quản lý kinh tế này bắt đầu diễn ra mạnh sau
Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam diễn ra vào
tháng 12 năm 1986. Một trong những tư duy quản lý đã thay đổi đó là cải cách khu
vực doanh nghiệp nhà nước, bao gồm tăng quyền tự chủ cho các doanh nghiệp, yêu
cầu phải chuyển sang hình thức kinh doanh hạch toán kinh tế, lời ăn lỗ chịu.
Một phần quan trọng trong quản lý kinh tế đó là quản lý về mặt tài chính.
Mục tiêu quan trọng nhất trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp là làm sao
để gia tăng giá trị doanh nghiệp: đó là yếu tố quyết định. Để đáp ứng yêu cầu trên
buộc các nhà quản trị phải ra nhiều quyết định, đặc biệt là quyết định về tài chính
mang ý nghĩa quan trọng, là quyết định sống còn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sự
thành công hay thất bại của một doanh nghiệp phụ thuộc vào các thành viên trong
hệ thống tài chính - kế toán, những người tham mưu để nhà quản trị ra quyết định
quan trọng, đặc biệt là bộ phận kế toán quản trị.
Kế toán quản trị cung cấp thông tin định lượng, tình hình kinh tế - tài chính
về hoạt động của doanh nghiệp cho các nhà quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý cấp
cao. Kế toán quản trị tồn tại dưới 2 mô hình: mô hình theo hướng cung cấp thông
tin định lượng về tình hình kinh tế tài chính theo từng ‘bộ phận chuyên môn hoá’ và
mô hình theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế tài chính
trong từng ‘quá trình hoạt động’.
Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty tôi đang làm việc, với tâm huyết
‘học đi đôi với hành’, tôi chọn đề tài “H
oàn thiện công tác kế toán quản trị chi phí
tại Công ty Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang” nhằm góp phần nhỏ
vào sự hoàn thiện công tác kế toán trong công ty tại tỉnh nhà cùng phát triển theo xu
hướng hội nhập kinh tế hiện nay trong giai đoạn công ty nhà nước chuyển sang
công ty cổ phần.
2
2.
Ý nghĩa của đề tài:
Luận văn trình bày và làm rõ sự cần thiết, cơ sở lý luận và thực tiễn việc tổ
chức công tác KTQT chi phí trong Công ty Cấp thoát nước
– Công trình đô thị Hậu
Giang.
Qua việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng KTQT chi phí tại Công ty cấp thoát
nước - công trình đô thị Hậu Giang, luận văn phân tích những vấn đề còn hạn chế,
nguyên nhân của những hạn chế đó và đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức công
tác KTQT chi phí tại đơn vị nghiên cứu.
3. Mục tiêu của đề tài:
3.1. Mục tiêu tổng quát:
- Xây dựng một mô hình lý thuyết về KTQT cho Công ty cấp thoát nước -
công trình đô thị Hậu Giang.
3.2. Mục tiêu cụ thể:
- Mục tiêu 1: Xác định tầm quan trọng và cấp thiết của công tác kế toán quản
trị chi phí trong Công ty Cấp thoát nước - công trình đô thị.
- Mục tiêu 2: Phân tích thực trạng Kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cấp
thoát nước - công trình đô thị Hậu Giang.
- Mục tiêu 3: Một số giải pháp chủ yếu để hoàn thiện Kế toán quản trị chi phí
tại Công ty nghiên cứu.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Trọng tâm nghiên cứu của luận văn là xác định nội dung KTQT chi phí,
nghiên cứu thực trạng tại Công ty Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang và
áp dụng vào công ty nhằm hoàn thiện công tác KTQT chi phí, nâng cao hiệu quả kế
toán và quản trị doanh nghiệp, từ đó đưa ra phương hướng tổ chức công tác KTQT
chi phí ở Công ty.
5. Phương pháp luận:
Với mục tiêu 1, luận văn sẽ sử dụng phương pháp nghiên cứu các lý thuyết
đi trước làm nền tảng cơ sở lý luận. Mục tiêu 2 dùng phương pháp quan sát và
phỏng vấn chuyên sâu các nhà quản trị công ty. Mục tiêu 3 dùng phương pháp phân
tích, tổng hợp và đề xuất phương hướng tổ chức công tác KTQT tại đơn vị nghiên
cứu. Dùng phương pháp so sánh với mô hình tham khảo, đưa ra ưu, khuyến điểm
khi vận dụng.
3
CHƯƠNG 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
1.1. Sự cần thiết của Kế toán quản trị
1.1.1. Khái niệm
Kế toán quản trị, ngay cả ở những nước phát triển cũng là một ngành học
mới, ra đời từ những năm đầu của thập niên 70, xuất phát từ đòi hỏi gay gắt trong
việc nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp trước thời đại công nghệ thông tin,
sự cạnh tranh khốc liệt và ngày càng mở ra trên diện rộng.
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế mang đến cho các quốc gia vận
hội để phát triển nhưng cũng chứa đựng chính trong lòng nó nhiều thách thức, một
lần nữa lại đặt trước các doanh nghiệp bài toán khó về hiệu quả.
Trước đây, người ta chỉ đơn thuần định nghĩa kế toán như là một công việc
giữ sổ sách của nhân viên kế toán. Năm 1941, việc các giám định viên kế toán
(Anurican Institute of Certified Public Accountants - AICPA) đã định nghĩa: "Kế
toán là một nghệ thuật của việc ghi chép, phân loại và tổng hợp bằng một phương
pháp riêng và ghi bằng tiền các nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải
thích kết quả của nó". Cách định nghĩa này về kế toán dù sao cũng được phổ biến
rộng rãi.
Năm 1970, tổ chức AICPA xác định chức năng của kế toán là cung cấp
thông tin, nhất là thông tin về tài chính có ích để các tổ chức kinh tế thực hiện việc
ra quyết định (mỗi đơn vị kinh tế là một đơn vị hạch toán độc lập).
Vậy có thể hiểu, kế toán là khoa học và nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung
cấp thông tin ở doanh nghiệp mà thông tin đó có bản chất về kinh tế. Trong các
doanh nghiệp, thông tin kế toán không những cần thiết cho những người ra quyết
định quản lý bên trong đơn vị như: Ông chủ, các nhà quản trị… mà còn cần thiết
cho các đối tượng bên ngoài như: Chủ đầu tư, bạn hàng, ngân hàng, cơ quan quản lý
chức năng… Do mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau nên thông
tin do kế toán cung cấp cũng đa dạng và khác nhau về nội dung, phạm vi, mức độ,
4
tính chất và thời gian cung cấp, kể cả về mặt gía trị pháp lý của thông tin. Chính vì
lý do này mà kế toán doanh nghiệp được chia thành KTTC và KTQT.
KTQT đưa ra tất cả các loại thông tin kinh tế đã được đo lường, xử lý và
cung cấp cho nội bộ sử dụng để ra quyết định và quản lý; KTTC đưa ra những
thông tin kế toán mà ngoài việc nó được sử dụng trong nội bộ ban quản lý, còn
được cung cấp cho các tổ chức bên ngoài. Thông tin kế toán cung cấp, về bản chất,
thường là thông tin kinh tế - tài chính định lượng và thông tin này giúp cho các nhà
quản trị hoàn thành các chức năng lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra
quyết định. Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu về thông tin trong công
tác quản lý đã có sự gia tăng rất lớn và đa dạng do áp lực của những thay đổi nhanh
chóng của các vấn đề như: Toàn cầu hoá, sự cạnh tranh, sự tiến bộ khoa học kỹ
thuật… Chính điều này và kết hợp với sự tiến bộ trình độ giáo dục, trình độ chuyên
môn kế toán đã làm cho kế toán phát triển sâu rộng hơn về tính chất và đặc điểm
thông tin cần phải cung cấp. Kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin
mang tính nguyên tắc mà đòi hỏi phải linh hoạt, kịp thời, hữu ích. Đồng thời, thông
tin kế toán cũng phải đảm bảo tính đơn giản, nhanh chóng nhằm hỗ trợ đắc lực cho
nhà quản trị trong môi trường kinh doanh mới.
Đến nay, có rất nhiều khái niệm khác nhau về KTQT. Ta có thể hiểu thông
qua một số khái niệm sau:
Theo Luật Kế toán Việt Nam, KTQT “là việc thu thập, xử lý, phân tích và
cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế,
tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”.
Theo định nghĩa của Viện kế toán viên quản trị Hoa Kỳ thì KTQT “là quá
trình nhận diện, đo lường, phân tích, diễn giải và truyền đạt thông tin trong quá
trình thực hiện các mục đích của tổ chức. Kế toán quản trị là một bộ phận thống
nhất trong quá trình quản lý, và nhân viên kế toán quản trị là những đối tác chiến
lược quan trọng trong đội ngũ quản lý của tổ chức”.
- Nhận diện: là sự ghi nhận và đánh giá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
nhằm có hành động kế toán thích hợp.
- Đo lường: là sự định lượng, gồm cả ước tính, các nghiệp vụ kinh tế đã xảy
ra hoặc dự báo các sự kiện kinh tế có thể xảy ra.
5
- Phân tích: là sự xác định nguyên nhân của các kết quả trên báo cáo và các
mối quan hệ của các nguyên nhân đó với các sự kiện kinh tế.
- Diễn giải: là sự liên kết các số liệu kế toán hoặc số liệu kế hoạch nhằm
trình bày thông tin một cách hợp lý, đồng thời đưa ra các kết luận rút ra từ các số
liệu đó.
- Truyền đạt: là sự báo cáo các thông tin thích hợp cho nhà quản trị và
những người khác trong tổ chức.
Tóm lại, dù các khái niệm có khác nhau về mặt câu chữ nhưng thâu tóm lại
có thể hiểu, KTQT là một bộ phận của công tác kế toán nói chung, đồng thời là một
công cụ không thể thiếu được đối với công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp thông
qua KTQT, các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp được
trình bày, diễn giải một cách cụ thể, tỉ mỉ, đáp ứng yêu cầu quản lý theo từng chỉ
tiêu chi tiết và quản lý từng bộ phận doanh nghiệp. KTQT là loại kế toán dành cho
người làm công tác quản lý. Nó được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà
quản lý và quyết định, là phương tiện để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh
nghiệp.
Mục đích quan trọng của việc nghiên cứu kế toán là để có một kiến thức và
một khả năng chuyên môn hầu tham gia vào những quyết định kinh tế quan trọng.
Thông tin do kế toán cung cấp làm nền tảng của những quyết định. Để có thể làm
một quyết định khôn ngoan và thi hành quyết định đó có hiệu quả, người làm quyết
định phải trả lời câu hỏi sau đây:
- Bước 1: Mục tiêu phải thực hiện là gì ?
- Bước 2: Các phương tiện khác nhau sẵn có để đạt được mục tiêu đó ?
- Bước3: Phương pháp dự phòng nào tạo điều kiện thuận lợi nhất để đạt mục
tiêu đó.
- Bước 4: Cần có biện pháp hành động nào?
- Bước 5: Mục tiêu đề ra có thực hiện được không? [2, 5-6]
6
Để trả lời các câu hỏi trên, ta thực hiện sơ đồ quy trình sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình thủ tục ra quyết định
1.1.2. Chức năng
- Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bước thực
hiện để đạt được những mục tiêu đó, là tiến trình hình thành phương pháp hành
động. Đó có thể là kế hoạch dài hạn hoặc ngắn hạn.
Để chức năng lập kế hoạch của quản lý được thực hiện tốt, để các kế hoạch
được lập đảm bảo tính khoa học và tính khả thi cao đòi hỏi phải dựa trên những thông
tin đầy đủ thích hợp và có cơ sở. Các thông tin này chủ yếu do KTQT cung cấp.
- Tổ chức và điều hành
Với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất
giữa các yếu tố, tổ chức, con người và các nguồn lực sao cho kế hoạch được thực
hiện ở mức cao nhất và hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản trị
cũng phải có nhu cầu rất lớn đối với các thông tin KTQT để có thể ra được các
quyết định ngắn hạn cũng như dài hạn đúng đắn và phù hợp.
- Kiểm tra
Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế
hoạch, đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để làm được điều
này, nhà quản trị cần được các kế toán viên quản trị cung cấp các báo cáo thực hiện
để nhận được những vấn đề còn tồn tại cần có tác động của quản lý.
Đặt mục tiêu
Bước 1
Xem xét
phương án
Bước 2
Ra quy
ết định
Bước 3
Th
ực hiện
Bước 4
Báo cáo ph
ản hồi
Bước 5
7
Thông thường, các nhà quản trị thừa hành thường đánh giá từng phần trong
phạm vi kiểm soát của họ. Các nhà quản trị cấp cao hơn không tham gia trực tiếp
vào quá trình hoạt động hàng ngày mà đánh giá và kiểm tra dựa vào các báo cáo
thực hiện của từng bộ phận thừa hành do kế toán quản trị cung cấp.
- Ra quyết định
Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định
của nhà quản trị. Đây là một chức năng quan trọng xuyên suốt các khâu quản trị doanh
nghiệp, từ khâu lập kế hoạch tổ chức thực hiện, cho đến kiểm tra và đánh giá.
KTQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng
cách cung cấp thông tin phù hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích
vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích
hợp nhất.
1.2. Nội dung Kế toán quản trị
1.2.1. Phân loại chi phí
1.2.1.1. Khái niệm:
Chi phí có thể được hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong
hoạt động của tổ chức kinh doanh để đạt được một mục đích nào đó. Bản chất của
chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả. Kết quả dưới dạng vật chất như sản
phẩm, tiền, nhà xưởng,… hoặc không có dạng vật chất như kiến thức, dịch vụ được
phục vụ…
Nói một cách khác chi phí là giá thành của hàng hóa và dịch vụ sử dụng
trong quá trình tạo ra doanh thu. Thường được gọi là chi phí sản xuất kinh doanh,
tất cả chi phí bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí cho các hoạt động cần thiết để duy
trì doanh nghiệp và các chi phí nhằm thu hút và phục vụ khách hàng. Ví dụ như
lương bổng, tiền thuê nhà, quảng cáo, dịch vụ điện thoại và khấu hao (phân bổ hao
phí) của tòa nhà hoặc thiết bị văn phòng.
1.2.1.2. Tiêu thức phân loại chi phí
a. Phân loại theo nội dung kinh tế ban đầu, gồm các loại
a1. Chi phí nhân công (Chi phí lao động – labour costs)
Bao gồm:
Các khoản tiền lương phải trả cho người lao động.
8
Các khoản trích theo lương: Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế của người lao động.
a2. Chi phí nguyên vật liệu (Materials cost)
Bao gồm: Giá mua, chi phí mua của nguyên vật liệu dùng vào hoạt động SXKD.
a3. Chi phí công cụ dụng cụ (CCDC)
Bao gồm giá mua, chi phí mua của CCDC dùng vào hoạt động SXKD.
a4. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)
Bao gồm khấu hao của tất cả TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD.
a5. Chi phí dịch vụ thuê ngoài
Bao gồm giá phí gắn liền với dịch vụ từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như dịch vụ điện nước, bảo hiểm tài sản,
thuê nhà xưởng…
a6. Chi phí khác bằng tiền
Bao gồm tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh bằng tiền mà doanh nghiệp
thường hạch toán trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí trong kỳ.
b. Phân loại theo công dụng kinh tế (chi phí trong sản xuất và chi phí ngoài sản xuất)
b1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Direct Materials cost)
Bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến chi phí nguyên vật liệu sử
dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
là những chi phí phát sinh hình thành giá thành sản phẩm, nếu không có chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp thì không thể tạo ra sản phẩm.
b2. Chi phí nhân công trực tiếp: (Direct labour cost)
Bao gồm tiền lương nhân công trực tiếp thực hiện qui trình sản xuất, các
khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất của nhân công trực tiếp thực hiện
quá trình sản xuất.
Tương tự chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp là
những chi phí phát sinh hình thành giá thành sản phẩm, nếu không có chi phí nhân
công trực tiếp thì sẽ không tạo ra sản phẩm.
b3. Chi phí sản xuất chung (Factory overhead costs)
Bao gồm tất cả các chi phí không thuộc hai khoản mục trên. Chi phí sản xuất
chung thường bao gồm:
9
- Chi phí lao động gián tiếp phục vụ, quản lý sản xuất tại phân xưởng.
- Chi phí nguyên vật liệu dùng trong máy móc thiết bị.
- Chi công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất.
- Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động
sản xuất.
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như: điện, nước, sửa chữa, bảo
hiểm tài sản tại xưởng sản xuất.
b4. Chi phí bán hàng (selling expenses)
Chi phí bán hàng được gọi là chi phí phát sinh để đưa sản phẩm dịch vụ tại
kho đến nơi tiêu thụ, là những phí tổn cần thiết để ddamr bảo cho việc thực hiện
chính sách bán hàng. Chi phí bán hàng thường bao gồm:
Chi phí về lương và khoản trích theo lương tính vào chi phí của toàn bộ lao
động trực tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ.
Chi phí về công cụ, dụng cụ dùng trong việc bán hàng như bao bì, sử dụng,
luân chuyển, các quầy hàng…
Chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố định dùng trong việc bán hàng như thiết
bị đông lạnh, phương tiện vận chuyển, cửa hàng, nhà kho…
Chi phí thuê ngoài liên quan đến việc bán hàng như quảng cáo, hội chợ, bảo
hành, bảo trì, khuyến mãi….
Chi phí khác bằng tiền trong việc bán hàng.
b5. Chi phí quản lý doanh nghiệp (General and administrative expense)
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những phí tổn liên quan đến công việc hành
chánh, quản trị ở toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
Chi phí tiền lương và khoản trích theo lương vào chi phí của người lao động,
quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu trong hành chính quản trị.
Chi phí công cụ, dụng cụ dùng trong công việc hành chính quản trị.
Chi phí khấu hao thiết bị, TSCĐ khác dùng trong việc hành chính quản trị.
Chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại, bảo hiểm phục vụ chung toàn doanh nghiệp.
Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản.
10
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể gọi chung là chi phí
hoạt động (Operating cost).
c. Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động
Nếu xét trong mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động của doanh
nghiệp, người ta phân chia chi phí ra thành các loại:
c1. Biến phí (variable cost): là các khoản chi phí thay đổi về tổng số, tỷ lệ
với những biến đổi của mức độ hoạt động. Biến phí có thể chia làm 2 loại: Biến phí
thực thụ và biến phí cấp bậc.
Biến phí thực thụ: là biến phí biến đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động
nhưng không thay đổi cho mỗi đơn vị sản phẩm sản xuất ra. Biến phí này gồm các
khoản: nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp,
Biến phí cấp bậc: là các khoản chi phí tăng lên hoặc giảm đi khi biến động
nhiều hay ít.
Ví dụ, một tổ sửa chữa bảo trì có thể làm việc với tốc độ thông thả khi ít việc
nhưng phải tăng cường lên khi có nhiều việc.
c2. Định phí (Fixed cost)
Định phí là các chi phí không thay đổi về tổng số dù có sự thay đổi về mức
độ trong một phạm vi nhất định, hoặc trong những giới hạn bình thường.
Định phí bao gồm các khoản: Khấu hao thiết bị sản xuất, chi phí quảng cáo,
tiền lương của bộ phận quản lý phục vụ, Định phí được chia làm hai loại: Định phí
bắt buộc và định phí tùy ý (hay còn gọi là định phí không bắt buộc).
Định phí bắt buộc: là định phí không thể thay đổi một cách nhanh chóng vì
chúng thường liên quan đến tài sản cố định và cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp.
Ví dụ: như khấu hao tài sản cố định, tiền lương của các thành viên trong cơ
cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp. Đặc điểm của định phí bắt buộc là có bản
chất sử dụng lâu dài và không thể giảm bớt tới bằng 0.
Định phí tùy ý hay còn được xem như định phí quản trị. Chi phí này phát
sinh từ các quyết định hàng năm của nhà quản trị.
d. Phân loại chi phí theo các căn cứ khác nhau
d1. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ tính kết quả
Căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí với thời kỳ tính kết quả chi phí có thể
chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
11
Chi phí sản phẩm (product costs) là những chi phí gắn liền với sản phẩm
được sản xuất ra hoặc được mua vào. Như vậy, chi phí sản phẩm gắn liền với sản
xuất hàng hóa và có thể phân bổ theo tỷ lệ cho các sản phẩm khác nhau.
Chi phí thời kỳ (Period costs) được xác định rõ cho một khoản thời gian cụ
thể vì chúng không được yêu cầu một cách trực tiếp để sản xuất ra một sản phẩm có
thể bán. Như vậy chi phí thời kỳ là những chi phí không gắn liền với trực tiếp sản
xuất hàng hóa.
Tóm lại, chi phí sản phẩm là chi phí có thể lưu kho được, nghĩa là chi phí
được tiêu dùng khi sản phẩm được bán. Trước khi sản phẩm được bán, chi phí đó
được xem như là một bộ phận của hàng hóa lưu kho. Chi phí thời kỳ là chi phí được
tiêu dùng tại thời kỳ mà chi phí phát sinh (chi tiêu) đó xảy ra và không thể lưu khô
được. Những chi phí sản phẩm chủ yếu là chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp, lao
động trực tiếp, chi phí sản xuất chung,… liên quan đến quá trình sản xuất. Những
chi phí thời kỳ chủ yếu là về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, …
[3, 64 – 70].
d2. Chi phí có thể kiểm soát được và chi phí không thể kiểm soát được
Cách phân loại này được dựa trên khái niệm trách nhiệm kế toán. Trách
nhiệm kế toán được chia thành 3 trung tâm trách nhiệm khác nhau: (1) trung tâm chi
phí, (2) trung tâm lợi nhuận và (3) trung tâm đầu tư. Một chi phí được xem là có thể
kiểm soát được ở một cấp quản lý hay một trung tâm trách nhiệm nào đó nếu cấp
quản lý hay trung tâm trách nhiệm đó có quyền ra quyết định về chi phí đó. [2, 19]
d3. Chi phí thực và chi phí cơ hội
Chi phí thực (out-of-pocket costs): là những chi phí mà sự phát sinh của
chúng đi cùng vơi sự gia giảm tài sản hay tăng mợ phải trả. Các chi phí nguyên vật
liệu, nhân công, bán hàng, quản lý, đều là chi phí thực.
Chi phí cơ hội (opportunity costs): là những khoản thu nhập tiềm tàng bị mất
khi chọn một phương án này thay cho một phương án khác.
d4. Chi phí trên báo cáo tài chính
Chi phí trên bảng cân đối kế toán là các chi phí sản phẩm tương ứng với các
thành phần hay hàng hoá chưa được bán sẽ được thể hiện trên bảng cân đối kế toán.
Chi phí trên báo cáo thu nhập là các chi phí về hàng hoá, thành phẩm đã bán
trong kỳ và các chi phí thời kỳ sẽ được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh. [3, 76]
12
d5. Chi phí lặn
Chi phí lặn là những chi phí không thể thay đổi được trong tương lai. Chi phí
lặn chỉ xuất hiện khi chúng ta có sự lựa chọn của một hay một vài cơ hội kinh doanh
hay phương án kinh doanh trong số hai hay nhiều phương án kinh doanh hiện có
sẵn. Chi phí lặn ám chỉ những chi phí đã thực sự phát sinh trong quá khứ mà không
thể thay đổi được khi đem vào các phương án kinh doanh trong tương lai. Chi phí
lặn đều giống nhau khi chúng ta thể hiện nó trong phương án kinh doanh tương lai.
[2, 19]
1.2.1.3. Cách ứng xử của chi phí
Sự biến động của một khoản mục chi phí khi mức độ hoạt động tăng (giảm)
được gọi là sự ứng xử của chi phí theo mức độ hoạt động đó. Hình thức ứng xử của
chi phí được thể hiện theo ba loại: Chi phí khả biến, Chi phí bất biến và Chi phí hỗn
hợp.
a. Chi phí khả biến
Một khoản mục được xem là loại chi phí khả biến khi căn cứ ứng xử của nó
biến động thì tính theo tổng số tiền nó thay đổi theo, còn tính theo một đơn vị căn
cứ ứng xử nó lại không thay đổi.
Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tính cho một sản phẩm là 10.000
đồng không đổi và tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ sẽ tăng
(giảm) theo số lượng sản phẩm cần sản xuất tăng (giảm).
b. Chi phí bất biến
Một khoản mục chi phí được xem là loại chi phí bất biến khi căn cứ ứng xữ
của nó biến động thì tính theo tổng số tiền nó không thay đổi, còn tính theo một đơn
vị căn cứ ứng xữ nó sẽ thay đổi.
c. Chi phí hỗn hợp
Một khoản mục chi phí được xem là loại chi phí hỗn hợp khi sự ứng xử của
nó bao gồm cả hai loại chi phí khả biến và chi phí bất biến. Nếu tính theo tổng số
tiền và tính theo một đơn vị căn cứ nó đều thay đổi. [2, 28 – 30]
13
1.2.2. DỰ TOÁN CHI PHÍ
1.2.2.1. Dự toán:
Là tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp để chỉ rõ cách thức huy
động các nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ được biểu
hiện bằng hệ thống về số lượng và giá trị.
Các loại dự toán:
- Theo thời gian: Dự toán ngắn hạn và dài hạn.
- Theo mức độ hoạt động: Dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt. Dự toán tĩnh là dự toán
được lập cho một mức độ hoạt động, dự toán linh hoạt là dự toán được lập cho
nhiều mức độ hoạt động khác nhau.
Chi phí đối nghĩa với doanh thu ở chỗ gây ra sự giảm sút vốn chủ sở hữu.
Chúng còn làm giảm tài sản hoặc làm tăng các khoản nợ. Cũng như không phải tất
cả việc thu tiền mặt là doanh thu, nên không phải tất cả việc chi trả bằng tiền mặt là
chi phí. [14, 121-122]
Các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính
thường phải được thiết lập theo dạng có thể so sánh được. Một báo cáo đơn lẻ cho
một kỳ kinh doanh không thể cung cấp cho các nhà phân tích bất kỳ một ý tưởng
nào cả.
Báo cáo về tình hình thực hiện chi phí cũng vậy, chúng sẽ được thiết kế gồm
hai phần: thực tế và kế hoạch. Sự chênh lệch giữa chúng là sự biến động chi phí mà
các nhà quản trị quan tâm.
Trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, khi mà các biện pháp nhằm tăng
lợi nhuận bằng cách gia tăng khối lượng hay gia tăng giá bán là vô cùng khó khăn
và rất ít khả thi, không muốn nói rằng đôi khi chạy theo sự tăng trưởng qui mô là
một việc làm đầy mạo hiểm, thì việc kiểm soát chi phí và tiết kiệm chi phí được
xem như một con đường duy nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của một doanh
nghiệp.
Việc đánh giá biến động chi phí được căn cứ vào các định mức chi phí hay
kế hoạch chi phí.
14
1.2.2.2. Định mức chi phí
a. Chi phí định mức:
Chi phí định mức là chi phí được tính toán từ trước trong một số điều kiện làm
việc cụ thể. Hay nói cách khác hệ thống tính giá thành theo định mức là hệ
thống sử dụng các định mức cho chi phí (và có thể cả doanh thu) và hệ thống này
sẽ cho phép chúng ta kiểm soát chi tiết các biến động. Sử dụng các chi phí
định mức sẽ cho chúng ta biết kết quả hoạt động sẽ có thể như thế nào trong những
hoàn cảnh nhất định. Từ đó, ta có thể xác định được những biến động và kiểm soát
được hiệu quả hoạt động thực tế.
Định mức là căn cứ để lập dự toán, đồng thời là căn cứ để tập hợp, phân tích
đánh giá kết quả thực hiện chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm bắt và
am hiểu định mức chi phí là một yêu cầu quan trọng đối với kế toán quản trị. Hiện
nay các doanh nghiệp thường sử dụng các loại định mức chi phí do ngành qui định,
đó là những định mức được quy định trong điều kiện chung nhất. Tuy nhiên trong
quá trình hoạt động, mỗi doanh nghiệp là một thực thể khách quan có những đặc
điểm riêng, để đảm bảo khả năng cạnh tranh trong cơ chế thị trường, để có cơ sở
phấn đấu thực hiện và tiết kiệm chi phí phù hợp với đặc điểm của mình, các doanh
nghiệp cần xây dựng cho mình hệ thống định mức chi phí trên cơ sở định mức của
ngành đã ban hành với sự tham gia của nhiều cá nhân, bộ phận có liên quan trong
đó có kế toán quản trị.
b. Công dụng và lợi ích của việc thực hiện chi phí định mức
* Công dụng
- Là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí
nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định
mức số giờ công.
- Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá
- Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như
định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng
sinh lời
- Gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao
15
cho tiết kiệm.
* Lợi ích
Thực hiện chi phí định mức sẽ phân quyền "xuống cho cơ sở", do vậy,
nhiều người phải có trách nhiệm đạt định mức chuẩn trong phạm vi công việc của
mình. Khi có nhiều người tham gia sẽ có thể có được những lợi ích như:
- Nếu chi phí đơn vị được áp dụng rộng rãi và nhiều người cùng theo dõi thực
hiện thì ta có thể xác định biến động cho nhiều khoản mục, từ đó nâng cao hiệu quả
quản lý.
- Việc đặt ra chuẩn sẽ tạo cho mọi người một cái đích để phấn đấu và giúp họ
luôn có ý thức tiết kiệm chi phí.
- Khi được kiểm soát bởi nhiều người, việc tính giá thành theo định mức sẽ
cung cấp cho doanh nghiệp nhiều số liệu về hiệu quả hoạt động.
Từ đó tính giá thành theo định mức có thêm hai lợi thế nữa:
- Giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh tế thực sự do đã suy tính từ
trước các loại nguyên vật liệu hoặc phương pháp sản xuất tối ưu.
- Giúp doanh nghiệp chỉ tập trung vào những các biến động nào vượt quá một
phạm vi nào đó thay vì phải tập trung vào nghiên cứu tất cả các biến động, dù là
nhỏ.
- Có lẽ chúng ta cũng cần tổng kết lại bằng cách nhấn mạnh rằng, không cần
phải thực hiện việc tính giá thành theo định mức để có thể kiểm soát thực hiện ngân
sách. Tuy nhiên, nếu thực hiện tính giá thành theo định mức, việc kiểm soát sẽ đạt
được hiệu quả nhiều hơn.
c. Phương pháp xác định chi phí định mức
- Phương pháp kỹ thuật
Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu
thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao
động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng
quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích số liệu lịch sử
Xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem
lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã
