đồ án tốt nghiệp chương trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
PHẦN MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin
(CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới. “Làn sóng thứ ba”
này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổi
không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo
ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lý của các tổ chức cũng như
việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng CNTT mà việc
quản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Hiện nay,
theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở
những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn
mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những
chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình. Cũng theo
xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa
vào sử dụng các chương trình quản lý phù hợp với công ty, tổ chức mình. Đó có thể
là những chương trình quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý kho bãi, quản lý
khách hàng… hay những chương trình quản lý hoá đơn, quản lý hồ sơ …Việc sử
dụng những chương trình này không những đem lại những lợi ích về mặt kết quả
công việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh, như: chi phí về nhân sự, chi phí
về lưu trữ, chi phí về thời gian…
Cũng vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực Kinh tế nên tôi đã lựa
chọn công ty Thông tin di động VMS MobiFone – một công ty cung cấp mạng di
động lớn nhất của Việt Nam để thực tập với mong muốn là sẽ được làm quen và
được tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty. Ở
đây, tôi đã được tạo điều kiện thuận lợi để tìm hiểu về công ty cũng như một số hệ
thống quản lý của công ty như: Quản lý nhân sự, quản lý tiền lương… Tôi nhận
thấy rằng, đối với VMS có nhiều hoạt động, qui trình quản lý đã được tin học hoá
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên của công ty còn phải thực
hiện thủ công, có thể kể đến là hoạt động quản lý nhân sự, quản lý khách hàng…

Chính vì vậy mà các công việc liên quan đều thực hiện một cách thủ công và phân
chia cho mỗi chuyên viên đảm nhận một nhóm công việc riêng.
Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành được
đào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lý và tác nghiệp
của một tổ chức kinh tế - xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trong
phòng Tổ chức- Hành chính của công ty VMS, tôi đã đi đến quyết định là sẽ xây
dựng một chương trình Quản lý nhân sự cho Trụ sở chính của công ty tại số 216
đường Trần Duy Hưng - Hà Nội. Hi vọng, chương trình của tôi sẽ giúp các anh chị
chuyên viên của phòng Tổ chức- Hành chính giải quyết một phần khối lượng công
việc mà hàng ngày họ phải giải quyết.
Nội dung của báo cáo bao gồm:
Chương 1: Tổng quan về công ty VMS
Chương 2: Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình Quản lý nhân sự.
Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo của tôi
không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lời nhận xét và góp
ý của các thầy cô.
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VMS MOBIFONE
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
- Tên công ty: Công ty Thông tin di động VMS MobiFone
- Trụ sở chính của công ty: 216 Trần Duy Hưng- Hà Nội
VMS là doanh nghiệp Nhà nước hạng một trực thuộc Tập đoàn Bưu chính
Viễn thông Việt nam (VNPT). Được thành lập vào ngày 16 tháng 04 năm 1993,
VMS đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên khai thác dịch vụ thông tin di động GSM
900/1800 với thương hiệu MobiFone, đánh dấu cho sự khởi đầu của ngành thông
tin di động Việt Nam.
Lĩnh vực hoạt động chính của MobiFone là tổ chức thiết kế xây dựng, phát

triển mạng lưới và triển khai cung cấp dịch vụ mới về thông tin di động có công
nghệ, kỹ thuật tiên tiến hiện đại và kinh doanh dịch vụ thông tin di động công nghệ
GSM 900/1800 trên toàn quốc.
Đến nay, sau 13 năm phát triển và trưởng thành, MobiFone đã trở thành mạng
điện thoại di động lớn nhất Việt Nam. Tính đến cuối năm 2006, VMS đã có hơn 5
triệu thuê bao, hơn 1.500 trạm phát sóng và 4.200 cửa hàng, đại lý trên toàn quốc
MobiFone hiện đang cung cấp gần 40 dịch vụ giá trị gia tăng và tiện ích các loại.
Những nỗ lực và cống hiến của MobiFone đã được thị trường ghi nhận.
MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là “Mạng điện thoại di động
được ưa thích nhất” trong 2 năm liên tiếp 2005 và 2006 do báo Echip tổ chức và
“Thương hiệu mạnh Việt Nam 2005” do Thời báo Kinh tế Việt Nam tổ chức. Trong
thời gian tới, VMS sẽ tiếp tục mở các trạm phát sóng mới, các cửa hàng đại lý mới
nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngày càng tăng của người dân
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chúng ta có thể thấy rõ tốc độ phát triển của VMS trong biểu đồ tăng trưởng
dưới đây:
BIỂU ĐỒ TĂNG TRƯỞNG THUÊ BAO MOBIFONE TỪ 1995 ĐẾN NAY:
Hiện nay, Công ty Thông tin di động có bốn Trung tâm Thông tin di động
trực thuộc và một Xí nghiệp thiết kế.
Trụ sở chính của Văn phòng Công ty đặt tại Hà Nội.
Địa chỉ: Số 216 đường Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
- Trung tâm Thông tin di động khu vực I có trụ sở chính tại Hà Nội, chịu
trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Bắc
(các tỉnh phía Bắc đến Hà Tĩnh):
Địa chỉ: Số 811A đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Trung tâm Thông tin di động khu vực II có trụ sở chính tại TP. Hồ Chí Minh,
chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền

Nam (từ tỉnh Ninh Thuận đến các tỉnh miền Ðông Nam Bộ và TP Hồ Chí Minh):
Địa chỉ: MM18 đường Trường Sơn, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí
Minh.
- Trung tâm Thông tin di động khu vực III có trụ sở chính tại Ðà Nẵng, chịu
trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Trung
và Cao Nguyên (từ tỉnh Quảng Bình đến tỉnh Khánh Hoà và tỉnh Ðắc Lắc:
Địa chỉ: Số 263 đường Nguyễn Văn Linh, Thành phố Đà Nẵng.
- Trung tâm Thông tin di động khu vực IV có trụ sở chính tại Cần Thơ, chịu
trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực 10 tỉnh miền
Tây Nam Bộ:
Địa chỉ: Số 51F đường Nguyễn Trãi, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.
- Xí nghiệp thiết kế thành lập ngày 21 tháng 1 năm 1997 có trụ sở tại Hà Nội
với nhiệm vụ tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình thông tin di động.
• Căn cứ quyết định số 596/ QĐ-TCCB ngày 11/10/1997 của Tổng Cục
trưởng Tổng cục Bưu điện về việc thành lập DNNN công ty Thông tin di
động (VMS);
• Căn cư quyết định số 253/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 28/09/1996 của Chủ tịch
Hội đồng quản trị Tổng Công ty Bưu chính- Viễn thông Việt Nam về việc
phê chuẩn Điều lệ Tổ chức& Hoạt động của công ty Thông tin di động.
• Căn cứ vào yêu cầu thực tế của công tác quản lý sản xuất kinh doanh
• Theo đề nghị của trưởng phòng TC-HC
Hiện nay công ty có 12 phòng ban, cụ thể là:
1. Phòng xét thầu
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2. Phòng Khách hàng-Bán hàng & Marketing
3. Phòng Công nghệ phát triển mạng
4. Phòng Chăm sóc khách hàng
5. Phòng Đầu tư xây dựng
6. Phòng Tin học - Cước phí

7. Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính
8. Phòng Điều hành khai thác
9. Phòng Xuất nhập khẩu
10. Phòng Tổ chức- Hành chính
11. Phòng Thanh toán cước phí
12. Ban Quản lý dự án
Chúng ta có thể hình dung rõ hơn về cơ cấu tổ chức của toàn bộ công ty VMS
thông qua mô hình sau:
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
7
Giám đốc Công ty
Phó Giám đốc Phó Giám đốc
P. Xét thầu
P. KH-BH&M
P. CNPTM P. CSKH
P. TH-TC
P. ĐTXD
P. ĐHKT
P. KTTKTC
P. TC-HC P. XNK
Ban QLDA P. TTCP
Trung tâm
TTDĐ KV1
Trung tâm
TTDĐ KV1
Trung tâm
TTDĐ KV1
Trung tâm
TTDĐ KV1

Trung tâm
TTDĐ KV1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
II. CHỨC NĂNG, QUYÊN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN
1. Phòng Tổ chức- Hành chính (TC-HC)
Phòng TC-HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám đốc chỉ đạo & thực
hiện các mặt công tác sau:
- Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy của công ty
- Công tác nhân sự và đào tạo
- Công tác lao động, tiền lương
- Công tác hành chính & quản trị
- Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao động
- Công tác thi đua, khen thưởng
- Công tác thông tin nội bộ
Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên
và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
2. Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính (KT-TK-TC)
Phòng KT-TK-TC là phòng chức năng của Công ty giúp giám đốc chỉ đạo và
thực hiện các mặt công tác sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty
- Tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán
- Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính
- Hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các chế độ
KT-TK-TC.
Phòng KT-TK- TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các
chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3. Phòng Kế hoạch -Bán hàng và Marketing (KH-BH&M)
Phòng KH-BH&M là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và

thực hiện các mặt công tác sau
- Công tác kế hoạch
- Công tác bán hang
- Công tác Marketing
Phòng KH-BH&M gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các
chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
4. Phòng Quản lý đầu tư-Xây dựng (ĐT-XD)
Phòng ĐT-XD là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp
Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về
các lĩnh vực công tác sau
- Quản lý nghiệp vụ về công tác ĐT-XD của công ty theo đúng các quy định
của Nhà nước và của Ngành
- Kiểm tra, theo dõi, giám sát và đánh giá công tác ĐT-XD của các đơn vị
trong toàn công ty.
Phòng ĐT-XD gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên
và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
5. Phòng Xuất nhập khẩu (XNK)
Phòng XNK là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu, giup Giám đốc
công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh
vực công tác sau:
- Công tác XNK các thiết bị về thông tin di động.
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Thực hiện công tác bảo hành, sửa chữa, yêu cầu thay thế thiết bị, vật tư, hàng
hoá.
- Tổ chức X-NK các thiết bị, vật tư hàng hoá theo các hợp đồng đã được ký kết
và bàn giao cho các đơn vị có liên quan để triển khai thực hiện, lắp đặt theo nội
dung của các hợp đồng.
Phòng XNK gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên
và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.

6. Phòng Công nghệ và Phát triển mạng thông tin di động( P. CNPTM)
Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công
ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành các lĩnh vực sau:
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di động
- Công tác phát triển mạng lưới thông tin di động ( bao gồm cả phần lõi mạng
lưới của các dịch vụ mới).
Phòng CNPTM gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên
viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
7. Phòng Tin học- Tính cước (P. TH-TC)
Phòng TH-TC là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp
Giám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh
vực công tác sau
- Quản lý, điều hành việc phát triển CNTT hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuất
kinh doanh của công ty
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Quản lý, điều hành, khai thác mạng tin học hỗ trợ cho sản xuất kinh doanh của
công ty
- Quản lý, điều hành, triển khai thực hiện tính cước và đối soát cước của công ty
Phòng TH-TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên
viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
8. Phòng Xét thầu
Phòng Xét thầu là phòng chuyên môn nghiệp vụ của công ty, có chức năng tham
mưu giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều
hành về các lĩnh vực công tác sau:
- Quản lý và triển khai thực hiện việc lựa chọn nhà thầu đối với các dự án thuộc
nguồn vốn tái đầu tư của công ty và các dự án được giao khác theo đúng các văn
bản pháp qui hiện hành của Nhà nước và của Ngành.
- Phối hợp hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác đấu thầu đối với các đơn vị trực
thuộc trong công ty.

Phòng Xét thầu gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên
viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
9. Phòng Điều hành khai thác ( P. ĐHKT)
Công tác quản lý, điều hành việc vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lưới
thông tin di động và các hệ thông dịch vụ giá trị gia tăng.
- Quản lý, khai thác băng tần số của công ty
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới và dịch vụ mới về thông tin di động
- Công tác hợp tác quốc tế
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phòng ĐHKT gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên
viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
10. Phòng Thanh toán cước phí (TTCP)
Phòng TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp
Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về
các lĩnh vực sau:
- Quản lý, điều hành việc phát triển hệ thống TTCP cho công tác quản lý SXKD
của công ty.
- Quản lý, điều hành, khai thác, triển khai các hoạt động liên quan đến việc
TTCP.
Phòng TTCP gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên
và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
11.Phòng Chăm sóc khách hàng (CSKH)
Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực
hiện các mặt công tác sau
- Công tác quản lý thuê bao
- Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty
- Tổ chức các chương trình thăm dò khách hàng, tổng hợp, phân tích thông tin.
Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên
viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.

12.Ban Quản lý dự án ( Ban QLDA)
Ban QLDA là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện
các mặt công tác sau.
12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Quản lý các dự án đầu tư xây dựng các công trình thông tin di động do công ty
thông tin di động đảm nhận và giao nhiệm vụ.
- Tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng mới, các dự án đầu tư
xây dựng nâng cấp, mở rộng do công ty thông tin di động làm chủ đầu tư hoặc
được Tập đoàn Bưu chính- Viễn thông Việt Nam uỷ quyền làm chủ đầu tư.
- Điều tra, khảo sát lập dự án đầu tư
Ban QLDA gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên
và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG 2:
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Các khái niệm, chức năng của HTTT
• Khái niệm HTTT
- HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ
liệu, con người thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi
những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.
Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ
thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý
(Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ
liệu (Storage).
• Mô hình HTTT

• Chức năng của HTTT trong tổ chức:
- Thu thập
14
Nguồn
Kho dữ liệu
Phân phát
Đích
Xử lý và lưu trữThu thập
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Lưu trữ
- Xử lý
- Phân phối
Chức năng của HTTT trong tổ chức được R.N.Anthony đưa ra trong hình vẽ
sau đây. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý
có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác
nghiệp.
2. Phân loại HTTT
1.1. Theo tính chính thức và không chính thức
- Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương
pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền
thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà
15
Cấp chiến




lược
Cấp chiến

thuật
Xử lý giao dịch
Cấp tác nghiệp
Quyết định
Quyết định
Thông tin
Thông tin
Thông tin
Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu
Quyết định
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân
sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua
bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ
chức.
- Những HTTT phi chi thích của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp
các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói
chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài
báo trên báo chí và tạp chí.
1.2. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng
chúng phân biệt nhau trước hết bởi lại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này
có năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lý giao dịch,
HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh
- HTTT xử lý giao dịch TPS( Transaction Processing System)
Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc

với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó.
Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó.
Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi
hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể
ra ra cá hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá
đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng ký môn theo học của
sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân
hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế…
- HTTT quản lý MIS( Management Information System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động
này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến
lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao
16
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho
các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược
tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính
so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện
thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và
các dữ liệu lịch sự. Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vào các các dữ liệu sản sinh
ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ
thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu củ hệ xử lý giao dịch. Hệ thống
phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt
của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các HTTT quản lý.
- HTTT trợ giúp ra quyết định DSS( Decision Support System)
Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động
ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trình được
tạo ra từ 3 giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải
quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp
thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định

cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp
và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp
cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn
và đánh giá tình hình
- HTTT chuyên gia ES(Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân
tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một
cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở
rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc
như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc
trưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa cá sự kiện và các qui tắc
được chuyên gia sử dụng.
- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for
Competitive Advantage)
HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một
HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính
đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một
hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một
hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người
ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ
chức khác của cùng nghành công nghiệp…( trong khi bốn loại HTTT trên người sử
dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức).
Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt
động quản lý của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồ
chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực
lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp

cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng
một ngành công nghiệp.
1.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ
- HTTT tài chính
- HTTT marketing
- HTTT quản trị nguồn nhân lực
- HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất
- HTTT văn phòng
1.4Phương pháp xây dựng một HTTT
1.5. Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các
thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một HTTT bao
gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và
tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và
chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm
xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại
và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực
hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong các hệ thống mới và
chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào
hoạt động của tổ chức.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổ
chức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng còn một số nguyên nhân
khác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi
sách lược chính trị. Có thể kể ra một số nguyên nhân như:
• Những vấn đề về quản lý
• Những yêu cầu mới của nhà quản lý
• Sự thay đổi của công nghệ
• Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án
phát triển một HTTT mới. Những luật mới của Chính phủ mới ban hành, việc ký
kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm
mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động của một doanh nghiệp cạnh tranh cũng có
một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp
ứng.
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn tới việc một tổ chức phải
xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ
19
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết định những
gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này.
Bên cạnh đó, vai trò của những thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua. Nó
cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT.
Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để
xác định liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT có nên được thực hiện hay không.
Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban
đến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm
quyết định liệu yêu cầu có thể chấp nhận được không. Bởi vì tình trạng như vậy có
thể thường được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học
chịu trách nhiệm quyết định về những quyết định loại đó. Trong đại đa số trường
hợp hội đồng tin học được cấu thành từ những người chịu trách nhiệm về các chức
năng chính của tổ chức. Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được xem
xét khi một quyết định được đưa ra. Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu
trách nhiệm trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài
đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển. Suốt quá trình
của dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽ
tiếp tục dự án hay kết thúc nó.
1.6. Phương pháp xây dựng HTTT
Mục đích của dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu

cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức,
chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định
trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT,
tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu
định trước. Bởi vì, một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi
trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có
một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp.
20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.7Nguyên tắc xây dựng một HTTT
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ
cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý
hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của
nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. 3 nguyên tắc đó là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ
mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
Ta xem xét 3 nguyên tắc này:
Đối với nguyên tắc 1:Bằng cách cùng mô tả một đối tượng, người ta thường sử
dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. 3 mô
hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ
thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần
luôn phân định rõ ràng 3 mức.Chúng ta sẽ nói rõ về các mô hình này trong phần
sau.
• Mô hình lôgíc
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thực hiện, các
kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra các xử lý và những thông tin mà hệ
thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó
không quan tâm tới địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.

• Mô hình vật lý ngoài
Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật
mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra,
phương tiện để thao tác của hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí
công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa
điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình
21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các
hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu?
Khi nào?
• Mô hình vật lý trong
Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không
phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kỹ thuật. Mô hình này mô tả
những thông tin liên quan tới những trang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống,
dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong
kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải
đáp câu hỏi ”Như thế nào?”
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quả
của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình
vật lý trong là góc nhìn của nhân viên kỹ thuật.
Ba mô hình này có mức độ ổn định khác nhau: mô hình logic là ổn định nhất và
mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất
Ba mô hình của một HTTT
22
Mô hình logic
( Góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
( Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong

( Góc nhìn kỹ thuật)
Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay đổi nhất
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì? Ở đâu?Khi nào?
Như thế nào?
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Đối với nguyên tắc 2: Đây là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế
người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt
chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là điều hiển
nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin
học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn.
Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Đối với nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách
ứng dụng nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ
logic sang vật lý khi thiết kế. Phân tích sẽ bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT
đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử
dụng, các tài liệu và quan sát. Chúng ta sẽ nói rõ hơn về các mô hình này trong các
phần sau.
1.8Các công đoạn của phát triển HTTT
Để phát triển một HTTT người ta thường chia ra làm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn
bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê sau đây. Cuối mỗi giai đoạn kèm theo
việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định
này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân
tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp.
Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai
đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện
trong suốt quá trình. Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những
nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau
đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển HTTT

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ hcức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối
nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó gồm các công đoạn sau:
a. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
b. Làm rõ yêu cầu
c. Đánh giá khả năng thực hiện
d. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác
định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục
tiêu mà HTTT phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ
quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm được
những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5 Đánh giá tính khả thi
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho
phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã
được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông

tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu
(các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các
xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logíc sẽ phải được
24
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn
sau:
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc
3.5Hợp thức hoá mô hình logic
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình
này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm
phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là
việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một
phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải
là một mô tả chi tiết. Mặc dù người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa
trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng nhưng chi phí cho việc tạo ra
chúng là rất lớn.
Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu
đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu
hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo
cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực
hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các
yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công
đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:
4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
25