đồ án tốt nghiệp quản lý thư viện trường cao đẳng văn hóa nghệ thuật & du lịch

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TP. HCM, Ngày ……. Tháng ……. Năm 2009
Giáo viên hướng dẫn xác nhận
……………………………
- 1 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Trong xu thế phát triển ngày nay thì công nghệ thông tin đã và đang đóng
vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực. Tin học phát triển đã giải quyết
được vấn đề quản lý, sử dụng, tìm kiếm, bảo mật, lưu trữ hiệu quả một khối
lượng khổng lồ mà hằng ngày được tạo ra bởi thế giới luôn biến động. Vì thế
việc ứng dụng tin học hóa vào thực tiễn đòi hỏi chúng ta phải liên tục học tập,
nghiên cứu để tạo ra những sản phẩm công nghệ thông tin thiết thực, tính tương
tác cao và đáp ứng được những đòi hỏi của đối tượng sử dụng.
Công nghệ phần mềm một khái niệm khá mới mẽ tuy nhiên nó đã mang
lại những lợi ích vô cùng to lớn cho con người. Do đó chúng ta cần đẩy mạnh
việc sản xuất, thiết kế, thử nghiệm và phát triển phần mềm ứng dụng trong mọi
lĩnh vực. Để góp phần tin học hóa quản lý, chúng em đã xây dựng phần mềm
“Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Văn Hóa Nghệ Thuật & Du Lịch Sài
Gòn” với mục tiêu có thể ứng dụng và thực sự mang lại hiệu quả công tác quản
lý cho các thư viện trường
- 2 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LỜI CẢM ƠN
Qua một thời gian học tai trường Trung Cấp – Tư Thục – Kinh Tế - Kỹ
Thuật – Tây Nam Á chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giảng dạy tại
trường Tây Nam Á Thành Phố Hồ Chí Minh, các thầy cô giảng dạy trong khoa
Công Nghệ thông tin đã tận tình giảng dạy và dẫn dắt chúng em trong quá trình
học tập tại trường và đã truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức, kinh nghiệm

thực tế trong cuộc sống, giờ em đã hiểu biết những gì cần học và cần cho cuộc
sống hiện nay, từ đó chúng em nhận thức được phương hướng tổ chức, quản lý,
và cách giao tiếp với mọi người.
Để xây dựng một đề tài thật khó khăn nhưng nhờ có sự hướng dẫn tận
tình của thầy cô đã giúp đỡ em.
Chúng em vô cùng biết ơn cha mẹ và gia đình đã sinh thành, nuôi dưỡng
và tạo mọi điều kiện cho chúng em trong suốt quá trình học tập và tu dưỡng. Và
cảm ơn đến trường CĐVHNT&DL Sài Gòn để chúng tôi được khảo sát, tìm
hiểu và hoàn thành khóa tiểu luận môn học “Phân tích thiết kế hệ thống thông
tin”
Đặt biệt em chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường TC-KT-KT-TÂY
NAM Á, và lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Hồ Ngọc Lưu tận tình giúp đỡ, góp ý
cho chúng em thực hiện khóa tiểu luận “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin”
thật sinh động và đã cho chúng em biết thêm một hướng mới.
Mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thiện khóa tiểu luận này
nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong nhận được sự góp
ý chân thành của quý thầy cô, mọi người để bài viết của chúng em hoàn thiện
hơn.
- 3 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
Sơ Đồ Tổ Chức Các Bộ Phận Thư Viện Trường CĐVHNT&DL Sài
Gòn
I. Cơ cấu tổ chức
Thư viện trường CĐVHNT&DL Sài Gòn là trung tâm văn hóa giáo dục
của nhà trường, có chức năng cung cấp tri thức thông tin và tư liệu về các lĩnh
vực kinh tế, văn hóa, nghệ thuật và du lịch. Trường đã xây dựng một hệ thống tổ
chức các bộ phận với vai trò chuyên trách và có sự hỗ trợ lẫn nhau các nghiệp
vụ liên quan trong toàn bộ hoạt động quản lý thư viện bao gồm:
1. Ban Giám Hiệu

2. Tổ Thư Viện
3. Bộ Phận Quản Lý Sách
4. Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách
5. Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả
II. Vai trò của từng bộ phận
1.1. Ban Giám Hiệu
 Quản lý và điều hành các bộ phận trong thư viện
- 4 -
BGH
TỔ THƯ VIỆN
BP.Quản lý
sách
BP.Quản lý
mượn trả sách
BP.Quản lý đọc
giả
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
 BGH có quyền thống kê và xem thống kê của các bộ phận
trong thư viện : thống kê về sách trong thư viện thống kê về mượn trả đọc
giả
 Lên kế hoạch định hướng chiến lược đáp ứng nhu cầu sách
giảng dạy cho giáo viên và đọc giả
 Nhận báo cáo từ các bộ phận như: BP.quản lý sách,
BP.mượn trả sách, BP.quản lý đọc giả, từ đó tổng kết lại tình hình thực
tiễn và đưa ra các yêu cầu để điều chỉnh thích hợp tới từng bộ phận
1.2 Tổ Thư Viện
 Tổng kết về số lượng các đầu sách trong thư viện về việc sử
dụng sách của sinh viên
 Kiểm tra các bộ phận quản lý khác
 Nhận báo cáo hàng tuần của các bộ phận

 Gửi báo cáo hàng năm lên Ban Giám Hiệu
1.2.1 Bộ Phận Quản Lý Sách
 Tiến hành phân loại sách sau khi tiến hành xử lý nghiệp vụ
như: đóng bìa, gắn mã số cho sách theo quy ước cuối cùng cập nhật thông
tin sách vào CSDL
 Cập nhật và bổ sung sách mới theo yêu cầu của giáo viên và
đọc giả
 Khi sách đã củ nát không còn giá trị sử dụng bộ phận xử lý
nghiệp vụ tiến hành tiêu hủy sách cập nhật lại CSDL
 Kiểm tra và ghi báo cáo hằng ngày
 Chuyễn giao sách cho các bộ phận khác
1.2.2 Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách
 Kiểm tra thẻ sinh viên có phù hợp hay không nếu phù hợp thì
có quyền mượn
 Đưa phiếu yêu cầu mượn sách và hủy phiếu yêu cầu khi sinh
viên trả sách
- 5 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
 Phạt tiền và xử lý hành vi khi làm hỏng làm mất và trả sách
trể
 Giao sách cho người mượn và nhận lại sách của người trả
 Kiểm kê và viết báo cáo về số lượng người mượn và người
trả sách
1.2.3 Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả
 Kiểm tra sinh viên ra vào thư viện
 Giữ đồ cho sinh viên
 Hỗ trợ tìm kiếm sách cho đọc giả
 Xử lý và phạt các hành vi gây mất trật tự trong phòng
III.Quy Trình Công Việc Của Từng Bộ Phận
Sơ đồ mối quan hệ giữa các bộ phận

Ghi chú:
- Tương quan chỉ đạo:
- Tương quan hổ trợ:
- 6 -
BGH
TỔ THƯ VIỆN
BP.Quản lý
sách
BP.Quản lý
mượn trả sách
BP.Quản lý đọc
giả
Đọc giảNhà Cung
Cấp
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.1 Nhập sách mới
 Nghiệp vụ này xuất hiện khi cần nhập sách mới
 Bộ phận quản lý sách thường xuyên kiểm tra tất cả các loại
sách cần nhập rồi viết báo cáo số lượng cho tổ thư viện. Tổ thư viện sẽ đặt
hàng cho các nhà sách
 Nhận sách về kiểm tra số lượng của từng loại sách và xử lý
các công đoạn như đóng bìa, gắn nhãn và đưa lên kệ sách cho từng loại
sách
 Chi tiết phiếu đặt hàng bao gồm:
• Tên cơ quan cá nhân
• Người liên hệ
• Địa chỉ
• Điện thoại FAX
• Tên sách
• Thể loại

• Cước phí bưu điện
• Số lượng đặt mua
• Thành tiền
Mẫu (1)
PHIẾU ĐẶT MUA SÁCH
Tên cơ quan, cá nhân:
Người liên hệ:
Địa chỉ:
Điện thoại: Fax:

STT Tên sách Thể loại Cước phí
bưu điện
Số
lượng
đặt mua
Thành tiền
- 7 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

13
14
Ngày tháng năm 200

Đơn vị đặt mua
(Họ tên, chữ ký, đóng dấu)
- 8 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.2 Quản lý đọc giả
 Nghiệp vụ này xuất hiện khi sinh viên vào thư viện
 Trước khi đọc giả vào trong thư viện nếu có mang theo cặp
sách hay vật dụng nào đó của đọc giả thì phải qua bộ phận quản lý ra vào
gửi đồ tại các tủ đồ có các mã số và chìa khóa đọc giả giữ sau khi ra khỏi
thư viên thì nhận lại đồ
 Xuất trình thẻ tại bộ phận quản lý phòng đọc kiểm tra có bị
mất quyền sử dụng thẻ hay không
 Vào phòng đọc, đọc giả có thể xem tất cả các loại sách tùy ý,
nếu đọc giả cần tìm một quyễn sách nào thì bộ phận tìm kiếm sẽ hổ trợ
bằng cách xem trong CSDL thư viện có loại sách đọc giả cần tìm hay
không nếu có nằm ở vị trí nào trên kệ sách
 Nếu đọc giả nào làm hư hại đến tài liệu hay gây mất trật tự
trong phòng đọc sẽ bị bộ phận xử lý vi phạm phạt
2.3 Quản lý trả mượn
 Nghiệp vụ này xuất hiện khi đọc giả cần mang sách về nhà
tham khảo kỹ
 Đọc giả muốn mượn sách mang về đầu tiên nhận giấy yêu
cầu điền đầy đủ thông tin vào như: mã đọc giả, tên đọc giả, tên sách, tên
tác giả
 Phiếu mượn sách sẽ được người quản lý giữ và đọc giả nhận
sách mang về

 Sinh viên chỉ mượn được 1 quyễn sách trong vòng 3 ngày
 Trong vòng 3 ngày đọc giả phải mang sách đến trả cho thư
viên
 Nếu đọc giả nào trả sách trễ, làm mất, hay hư hỏng thì bị
phạt tiền là 1000/ngày
 Sau khi đọc giả mang sách đến trả bộ phận mượn trả sách
nhận sách lại kiểm tra và hủy phiếu mượn sách, nhập lại sách vào CSDL
- 9 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
 Chi tiết phiếu mượn sách bao gồm:
• Họ và tên
• Lớp
• MSĐG
• Tên T.Liệu
• Số môn loại
• Số ĐKCB
• Tình trạng
• Ngày mượn, Ngày trả
Mẫu (2.0)
- 10 -
Thư Viện PHIẾU MƯỢN SÁCH
CĐVHNT&DLSG
Họ và tên:…………………………………………………………………
Lớp:………………………………MSĐG……………………………….
Tên T.Liệu:…………………………………………………………………
Số môn loại:………………………………Số ĐKCB:…………………….
Tình Trang:…………………………………………………………………
Ngày mượn: / / Ngày trả: / /
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
 Chi tiết phiếu phạt trễ bao gồm:

• Ngày phạt
• Họ và tên đọc giả
• Lớp
• MSĐG
• Số ngày trả sách trễ
• Số lần vi phạm
• Số tiền phạt
• Chữ ký đọc giả
• Phó trưởng thư viện
Mẫu (2.1)
 Chi tiết phiếu biên nhận bao gồm:
• Số phiếu
- 11 -
Thư Viện PHIẾU PHẠT TRỄ
CĐVHNT&DLSG
Ngày:………… Tháng:……….Năm……
Họ và tên:………………………………………………………………
Lớp:………………………………MSĐG……………………………
Số ngày trả sách trễ…………………………………………………….
Số lần vi phạm…………………………………………………………
Số tiền phạt…………………………………………………………….
PT.THƯ VIỆN ĐG KÝ TÊN
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
• Ngày biên nhận
• Họ và tên đọc giả mượn sách
• Lớp
• MSĐG
• Chữ ký và đóng dấu
Mẫu (2.2)
- 12 -

Thư Viện PHIẾU BIÊN NHẬN
CĐVHNT&DLSG DÀNH CHO ĐỌC GIẢ
Số:
………………
Ngày:………… Tháng:
……….Năm……
Họ và tên đọc giả mượn sách:
…………………………………………
Lớp:………………………………
MSĐG……………………………
Thư viện sẽ trả lại thẻ cho SV trả sách đã mượn cho thư viện
CB GIỮ THẺ
T
H
Ư

V
I
Ệ
N
T
R
Ư
Ờ
N
G

C
Đ
T

T
V
H
N
T
S
À
I

G
Ò
N
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.4 Báo cáo
 Thứ sáu hàng tuần tất cả các bộ phận quản lý kiểm tra và viết
báo cáo tình hình trong thư viện gửi về tổ thư viện như: tình hình đọc giả,
thống kê từng loại sách, tình hình mượn trả, thống kê sách cũ nát.
 Cuối năm học tổ thư viện tổng kết các báo cáo gửi về Ban
Giám Hiệu về tất cả các số liệu trong năm và tình hình sách nào cần bổ
sung, tình hình sử dụng sách trong thư viện
 Đầu năm học mới thư viện sẽ gửi thông tin đến các khoa ghi
vào các đầu sách mà các khoa cần. Dựa vào đó thư viện đưa ra danh sách
cần bổ sung
CÁC BIỄU MẪU

Bộ Giáo Dục & Đào Tạo KIỂM KÊ KHO SÁCH
Thư Viện
CĐVHNT&DLSG
Ngày…… Tháng…… Năm…….
STT Tên

Sách
Tác
Giả
Nhà
XB
Năm
XB
Giá Mới Hỏng Mượn Tồn
Kho
Thành
Tiền
1
2
3
Tổng số có…… đầu sách Trị giá………………….đ
Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện
- 13 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Bộ Giáo Dục & Đào Tạo KIỂM KÊ SÁCH ĐANG ĐƯỢC MƯỢN
Thư Viện
CĐVHNT&DLSG
Ngày…… Tháng…… Năm…….
STT Tên Sách Thể loại Ngày
Mượn
Số Lượng Người
Mượn
1
2
3
Tổng số có…… đầu sách Trị giá………………….

Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện
- 14 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Bộ Giáo Dục & Đào Tạo THEO DÕI MƯỢN TRẢ SÁCH
Thư Viện
CĐVHNT&DLSG Ngày…… Tháng…… Năm…….
STT Tên
Sách
Kí Hiệu Ngày
Mượn
Số
Lượng
Ngày
Trả
Số
Lượng
1
2
3
Tổng số có…… người mượn
Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện
IV. Hiện Trang Về Mặt Tin Học
 Có 3 máy tính để bàn
 Tất cả đều nối mạng INTERNET và LAN để gửi mail cho
các nhà sách lớn
 Cấu hình pentium
 Máy in
 Hệ điều hành Windows XP
 Sử dụng WORD, EXCEL, ACCSESS
 Biết tin học và sử dụng các tín năng khác

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
- 15 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
I. XÂY DỰNG BFD VÀ DFD THEO PHƯƠNG THỨC CHỨC
NĂNG
A) Xác định các chức năng
 Quản trị hệ thống
 Quản lý sách
 Quản lý mượn trả
 Quản lý đọc giả
 Báo cáo thống kê
Sơ đồ các chức năng chính trong hệ thống quản lý thư viện
1.Quản trị hệ thống:
1. Đăng nhập
2. Đổi thông tin đăng nhập
3. Backup dữ liệu
4. Restore dữ liệu
5. Tìm kiếm sách
6. Thoát
2.Quản lý sách
1. Nhập mới
2. Thanh lý sách
3. Tìm kiếm
4. Tra cứu sách
3.Quản lý đọc giả
- 16 -
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
1. Quản trị
hệ thống
2. Quản lý

sách
5. Báo cáo
thống kê
3. Quản lý
mượn trả
4. Quản lý
đọc giả
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1. Nhập mới
2. Tìm kiếm
3. Xóa đọc giả
4. Tra cứu đọc giả
4.Quản lý mượn trả sách
1. Lập phiếu mượn sách
2. Sách quá hạn trả
3. Sách đang mượn
4. Trả sách
5. Các quy định
Quy định mượn sách
Quy định phạt
Quy định thẻ đọc
5. Báo cáo thống kê:
Thống kê sách
Sách nhập mới/ ngày
Sách thanh lý/ ngày
Thống kê mượn trả
5.2.1 T.K sách đang mượn/ thể loại/ năm
5.2.2 T.K số lược trả sách trễ/ tháng
Thống kê đọc giả
T.K đăng ký gia hạng thẻ đọc giả/ tháng/ năm

B) Mô hình BFD
- 17 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- 18 -
5. Báo cáo
thống kê
5.1 Thống kê sách
5.2 Thống kê
mượn trả sách
5.1.1 TK
Sách nhập mới/
tháng
5.1.2 TK
Sách thanh lý/
năm
5.2.1 TK sách
đang mượn/ thể
loại/ tuần
5.2.2 TK số
lượt trả sách
trễ/ tháng
5.3 Thống kê đọc
giả
5.3.1
Thống kê đăng
ký gia hạng thẻ
đọc giả/tháng/
năm
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1. Quản trị
hệ thống
1.1
Đăng
nhập
1.2
Đổi
thông
tin đăng
nhập
1.3
Backup
dữ liệu
1.4
Restore
dữ liệu
2. Quản
lý sách
2.1
Nhập
mới
2.2
Hiệu
chỉnh
thông
tin
2.3
Thanh
lý sách
2.4

Tìm
kiếm
3. Quản
lý đọc
giả
3.1
Nhập
mới
3.2
Tìm
kiếm
đọc
giả
3.3
Hiệu
chỉnh
thông
tin
3.4
Xóa
đọc
giả
4. Quản lý
mượn trả
sách
4.1
Lập
phiếu
mượn
sách

4.2
Sách
quá hạn
trả
4.3
Sách
đang
mượn
4.4
Trả
sách
4.5
Các
quy
định
4.5.1 Quy
định mượn
sách
4.5.3
Quy định
thẻ đọc
4.5.2
Quy định
phạt
1.5
Thoát
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
C) Mô Hình Quan Niệm Xử Lý
1. Mô hình dòng dữ liệu:
STT Khái niệm Hình biểu diễn Ý nghĩa

1 Ô xử lý Một trong những hoạt
động của hệ thống xử lý
thông tin
2 Dòng dữ liệu Dòng dữ liệu giữa các ô
xử lý
3 Kho dữ liệu Kho dữ liệu
4 Tác nhân Tác nhân bên ngoài
nhưng có sự tương tác
với hệ thống
2. Sơ đồ DFD mức tổng quát
- 19 -
Quản lý hệ
thống chương
trình
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
THƯ VIỆN
Tổ thư viện
Bộ phận
bạn đọc
Bạn đọc
Ban
Giám
Hiệu
Nhà cung
cấp
Bộ phận
quản lý
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3. Sơ đồ DFD mức 0

- 20 -
1
Quản trị
hệ thống
2
Quản lý
sách
3
Quản đọc
giả
4
Quản
mượn trả
sách
5
Báo cáo
thống kê
Quản lý hệ
thống chương
trình
Bạn
đọc
Ban
Giám
Hiệu
Tổ thư
viện
Tổ thư
viện

Tổ thư
viện
Bộ phận
bạn đọc
Bộ phận
bạn đọc
Nhà
cung cấp
Nhà
cung
cấp
Bộ
phận
quản
lý
Bộ
phận
quản lý
Kho Dữ liệu
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
4. Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 2 (Quản lý sách)
(7)
(8)
(3) (9) (10)
(1)
(12)
(13)
(2)
(4) (5) (6)
(11)

- 21 -
2.3
Thanh lý
sách
2.1
Nhập mới
2.2
Hiệu chỉnh
thông tin
2.4
Tiềm
kiếm
Bộ phận bạn
đọc
Bạn đọc
Bộ phận
quản lý
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ghi chú:
(1) Sách mới
(2) Thông tin sách cần nhập
(3) Kết quả hiệu chỉnh
(4) Kết quả hiệu chỉnh
(5) Thông tin hiệu chỉnh
(6) Yêu cầu thanh lý
(7) Kết quả thanh lý
(8) Hiệu chỉnh dữ liệu
(9) Thông tin tìm kiếm
(10) Kết quả hiệu chỉnh

(11) Kết quả tìm kiếm
(12) Kết quả
(13) Thông tin tìm kiếm
- 22 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
5. Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 3 (Quản lý đọc giả)






Ghi chú:
(1) Thông tin đọc giả
(2) Thông tin đọc giả
(3) Kết quả tìm kiếm
(4) Kết quả
(5) Yêu cầu tìm kiếm
(6) Hiệu chỉnh dữ liệu
(7) Kết quả
(8) Yêu cầu tìm kiếm
(9) Hiệu chỉnh dữ liệu
(10) Kết quả hiệu chỉnh
- 23 -
(3)
3
3.1
Nhập mới
3.3
Hiệu

chỉnh
3.4
Xóa đọc
giả
Bộ phận bạn
đọc
Bộ phận
quản lý
(11)
(6)(2)
(1)
(13)(12)
(7)
(8)
(9)
(10)
3.2
Tìm kiếm
Bạn đọc
(5)(4)
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
(11) Yêu cầu xóa
(12) Yêu cầu xóa
(13) Kết quả xóa
- 24 -
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
6. Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 4 (Quản mượn trả sách)
(15)

(17)

(18) (12)


(5)
(4)
(2) (8) (9)
(14)
(22) (21) (7)
(6) (20)
(19)
(3)
(23)
(10)

- 25 -
4.1
Lập phiếu
mượn sách
4.5
Các quy
định
4.2
Sách quá
hạn
4.3
Sách
đang
mượn
4.4
Trả sách

Bộ phận
quản lý
Đọc giả