đồ án tốt nghiệp xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật tư tại xí nghiệp chiến thắng

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin,
nhất là với xu hớng " toàn cầu hoá thông tin" thì việc ứng dụng tin
học vào mọi ngành nghề, tổ chức xã hội là một điều cần thiết.
Việc áp dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin đã đem lại
những thành quả to lớn mà những thành công trong việc áp dụng
công nghệ thông tin trong công tác tài chính kế toán là một minh
chứng cho thành quả đó. Với những chính sách u đãi tập chung
phát triển công nghệ thông tin của nhà nớc cộng với tình hình nớc
ta đang phát triển công nghiệp hoá hiện đại hoá đất n ớc thì mọi
doanh nghiệp, công ty thuộc sáu loại hình doanh nghiệp của n ớc
ta hiện nay ứng dụng tin học rất phổ biến trong công tác kế toán
quản lý nhằm đa ra tối u lợi nhuận trong kinh doanh, thoả mãn nhu
cầu của thị trờng và đạt đợc mục tiêu kinh tế.
Trớc kia, và ngay cả hiện nay đối với các cơ sở ch a áp dụng
máy tính cho kế toán, các nhân viên kế toán phải làm việc rất
căng thẳng, mất nhiều thời gian và hiệu quả không cao, không thể
nhanh chóng đa ra đợc những thông tin cần thiết.
Việc áp dụng tin học trong công tác kế toán có thể cho
những lời giải nhanh chóng theo những ph ơng án vận dụng các tiêu
chuẩn kế toán khác nhau, tạo ra căn cứ để kế toán viên, các nhà
quản lý thể hiện sự nhìn xa trông rộng của mình đáp ứng đợc đòi
hỏi về thông tin và yêu cầu quản lý doanh nghiệp theo diễn biến
của thị trờng.
Với sự xuất hiện của nền kinh tế nhiều thành phần, với việc
ra đời ngày càng nhiều các công ty cổ phần, các công ty trách
nhiệm hữu hạn, các tập đoàn kinh tế, việc hoà nhập của nền kinh
tế Việt Nam với nền kinh tế thế giới là điều cần thiết, cùng với nó
1

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
thì hệ thống kế toán cũng phải có những thay đổi cho phù hợp
với nền kinh tế.
Bằng những kiến thức đợc học trong trờng trong khoá học
2000-2003 cộng với thời gian đi thực tế tại Xí nghiệp Chiến
Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an. Em đã chọn đề tài "Xây
dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t tại Xí nghiệp Chiến Thắng_
Công ty May 19/5 Bộ công an" làm Chuyên đề báo cáo tốt
nghiệp. Trong thời gian thực tập vừa qua đợc sự hớng dẫn trực
tiếp, tận tình của giảng viên: Nguyễn Thu Hơng_ giảng viên trờng
cao đẳng Quản trị kinh doanh và cô Đoàn Thi Triều_ kế toán tr -
ởng xí nghiệp Chiến Thắng cùng toàn thể các cô, các chị_ nhân
viên kế toán của phòng kế toán đã giúp em hoàn thành đ ợc đề tài
báo cáo thực tập của mình. Xong vì thời gian có hạn cùng với kiến
thức bị hạn chế nên kết quả đề tài này cũng bị hạn chế em rất
mong đợc sự góp ý của các thầy cô giáo.
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên: Đỗ Thị Lơng
2

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần I: Tổng quan về nơi thực tập
(Bộ máy tổ chức Xí nghiệp Chiến Thắng_ công ty May 19/5_ Bộ công an)
1/ Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Chiến
Thắng.
1.1. Giới thiệu về công ty May 19/5
Tên doanh nghiệp: Công ty May 19/5.
Tên giao dịch:Germent Company No 19-5.
Trụ sở chính: Phờng Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_Hà Nội.
Giám đốc công ty: Ông Đỗ Xuân Vân.

Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, khi nền kinh tế
chuyển từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của
nhà nớc, lực lợng công an nhân dân vốn đợc nhà nớc bao cấp hoàn toàn bằng
hiện vật cũng đợc cơ cấu lại theo hớng giảm dần về hiện vật, tăng tỉ lệ tiền tệ
hoá để các đơn vị tự mua sắm trang thiết bị. Mặt khác, do yêu cầu về xắp
xếp lại tổ chức, công tác giảm biên chế tạo sức ép giải quyết việc làm cho số
cán bộ d dôi trong toàn lực lợng và con em cán bộ chiến sĩ không có việc
làm, đòi hỏi trang bị ngày càng chính quy, hiện đại. Bộ công an đã nghiên
cứu, đề xuất và đợc chính phủ chấp nhận cho ra đời một số đơn vị, một số
loại hình kinh doanh mang tính đặc thù, trớc hết là để đảm bảo các nhu cầu
trong công tác nội bộ ngành và nếu năng lực d thừa thì đợc tham gia sản
xuất kinh doanh phục vụ nền kinh tế đất nớc và tự trang trải một phần kinh
phí.
Công ty may đã ra đời trong hoàn cảnh đó và trải qua các giai đoạn sau:
Xí nghiệp Chiến Thắng thuộc công ty May 19/5_ bộ công an, mà tiền
thân của nó là Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục đợc hình
thành năm 1998. Xí nghiệp đợc hình thành theo quyết định của Bộ trởng Bộ
Nội Vụ (nay là bộ công an) do tổng cục hậu cần hay công an nhân dân trực
tiếp quản lý.
Nhiệm vụ của Xí nghiệp May 19/5 là sản xuất: Quần áo, chăn màn còn
xí nghiệp sản xuất trang phục có nhiệm vụ sản xuất: giầy da các loại, mũ
Kêpi, mũ vải, dây lng các sản phẩm đợc sản xuất từ da.
3

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sau một thời gian dài nghiên cứu, vấn đề đặt ra là phải sắp xếp và tổ chức
lại bộ máy hoạt động của công ty trở thành một vấn đề tất yếu cần phải thực
hiện. Vấn đề này cũng đợc thực hiện theo yêu cầu của công tác sắp xếp lại tổ
chức, hợp lý hoá các doanh nghiệp nhà nớc nói chung và trong nội bộ ngành
công an nói riêng. Song song với việc thực hiện nghị định 388/HĐBT của hội

đồng bộ trởng( nay là Chính phủ) Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất
trang phục đợc thành lập lại theo các quyết định số 302/QĐ_BNV,
310/QĐ_BNV và chuyển thành hai doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập.
Ngày 26/10/1996, Bộ trởng bộ nội vụ(nay là bộ công an) đã kí quyết định
số 727/QĐ_BNV thành lập công ty May 19/5 trên cơ sở hợp nhất hai xí
nghiệp ( Xí nghiệp May 19/5 và xí nghiệp sản xuất trang phục). Từ quyết định
công ty có hai Xí nghiệp thành viên mà ngành may mặc của Bộ công an hiện
giờ đã có một doanh nghiệp thống nhất, đảm bảo về cả quy mô, về chất lợng
sản phẩm. Mà điều quan trọng là công ty đã có vị trí tơng đối vững chắc trên
thị trờng. Tuy nhiên do cơ sở vật chất còn hạn chế nên công ty cha đáp ứng đ-
ợc toàn bộ nhu cầu trang phục cho toàn ngành. Bộ công an thấy cần thiết phải
nâng cấp toàn bộ công ty May 19/5 lên quy mô lớn hơn về mọi mặt. Sau khi
đợc thủ tớng Chính phủ phê duyệt, ngày 23/11/1999 Bộ trởng Bộ công an đã
ký quyết định 736/QĐ/BCA về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nớc sang
doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích trên cơ sở giữ nguyên pháp nhân
doanh nghiệp nhà nớc.
Công ty May 19/5 và tổ chức công ty có 4 thành viên:
Xí nghiệp I: ( Xí nghiệp Chiến Thắng) tại quận Thanh Xuân_ Hà Nội.
Xí nghiệp II: Tại quận Đống Đa_ Hà Nội.
Xí nghiệp III: Tại quận Thủ Đức _ TP Hồ Chí Minh.
Xí nghiệp IV: Tại TP Đà Nẵng.
Nh vậy Xí nghiệp Chiến Thắng đã hình thành, phát triển qua bao biến động
của thị trờng và đang đứng vững, phát triển, khẳng định mình trong những vận
mệnh mới.
Địa chỉ: Xí nghiệp Chiến Thắng_ Đờng Chiến Thắng_ Thanh Xuân Bắc_
Quận Thanh Xuân_ Hà Nội.
Điện thoại: 04 8545403 Fax: 048541368
Hiện nay, ngời chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Xí
nghiệp là Giám đốc Bùi Thiện Dũng.
4

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Và trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Xí nghiệp đã xây dựng cơ cấu
tổ chức quản lý bộ máy:
1.2. Sơ đồ bộ máy xí nghiệp Chiến Thắng.
Ông Bùi Thiện Dũng chịu trách nhiệm trớc pháp luật, cơ quan cấp trên và
tập thể lao động về mọi hoạt động của Xí nghiệp cũng nh toàn bộ tài sản vốn
đợc giao. Giám đốc có quyền quyết định mọi hoạt động của xí nghiệp theo
đúng kế hoạch, chính sách nhà nớc và nghị quyết đại hội công nhân viên.
Phòng tài chính kế toán
*> Chức năng:
5

Giám đốc Xí nghiệp
Phó Giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh
PX
cắt
PX
I
PX
II
Tổ
hoàn
thiện
P. kế
toán
P. kế
hoạch
vật t
P.

KCS
KhoP. kỹ
thuật
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phòng tài chính kế toán quản lý toàn bộ các hoạt động tài chính kinh tế
trong xí nghiệp. Phân phối điều tiết chính trong phạm vi xí nghiệp. Tham
mu cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh tế nói chung và hoạt động tài chính
kinh tế nói riêng.
*> Nhiệm vụ:
Ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời, liên tục, có hệ thống về số liệu
tình hình biến động lao động, vật t, tiền vốn, tình hình thanh toán chi phí
sản xuất trong tổng sản phẩm, kết quả lỗ, lãi và các khoản thanh toán với
cấp trên theo đúng chế độ kế toán. Đồng thời đảm baỏa thông tin kinh tế
của nhà nớc và yêu cầu quản lý kinh tế_ tài chính của xí nghiệp.
Thu thập, tập hợp số liệu về sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phục vụ
cho việc lập kế hoạch, kiểm tra kế hoạch phục vụ cho việc hoạch toán kinh
tế.
Kiểm tra chế độ hoạch toán, chế độ quản lý tài chình_kinh tế của nhà
nớc trong phạm vi xí nghiệp nhằm phát hiện ngăn chặn những hiện tợng
tiêu cực xâm phạm tài sản xã hội chủ nghĩa, giám đốc việc sử dụng lao
động, vật t, tiền vốn đảm bảo tiết kiệm và đúng định mức, đạt hiệu quả cao.
Phát hiện động viên mọi tiềm năng của xí nghiệp nhằm đa vào sử dụng có
hiệu quả những tiềm năng đó.
Cụ thể: Phòng có 4 cán bộ công nhân viên (1 kế toán trởng và 3 nhân
viên). Kế toán trởng chỉ đạo đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của xí
nghiệp và kiểm tra toàn bộ công việc hoạch toán của nhân viên trong
phòng, là tham mu đắc lực cho giám đốc trong việc sử dụng tiền vốn có
hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Các nhân viên
trong phòng thực hiện các nghiệp vụ của mình và chịu sự chỉ đạo trực tiếp
của kế toán trởng.

Sơ đồ phòng tài chính kế toán:
Nhân viên 1: Với chức năng là Kế toán Thanh toán kiêm thủ quỹ
Nhân viên 2: Kế toán công nợ và kế toán tiền lơng.
Nhân viên 3: kế toán vật t (Kiêm kế toán tổng hợp).
6

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2. Lý do đặt ra và lựa chọn đề tài.
2.1. Lý do đặt ra đề tài.
Ngày nay với xu hớng phát triển của thị trờng, kéo theo là sự thay thế
của công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc. Từ đó các ngành sản xuất kinh
doanh không ngừng phát triển. Với yêu cầu thực tế đặt ra nh vậy đòi hỏi sự
ứng dụng nhanh tin học vào sản xuất kinh doanh thay thế những tính toán thủ
công bằng máy móc hiện đại.
*> Đối với sản xuất kinh doanh thì cụ thể là quản lý vật t là yếu
tố quan trọng quyết định tới sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp.
Chính vì vậy mà yếu tố này cần phải đợc quản lý một cách chặt chẽ, cụ thể và
chính xác. Do đó việc ứng dụng tin học thay thế quản lý thủ công là rất hợp
lý, phù hợp với thị trờng hiện nay.
*> Đối với tin học (cụ thể là Microsoft Access): Ngày nay các
nhà kinh tế, các nhà quản lý đã dần thay thế máy móc thiết bị để quản lý thay
cho con ngời. Với xu hớng phát triển nh vậy cùng với các ứng dụng tin học
ngày nay rất phát triển, các phần mềm đợc sử dụng trong quản lý ngày một
nhiều: Visual Basic, Visual Foxbro, ExcelNhng do kiến thức môn học trình
độ tiếp cận phần mềm với Microsoft Access là hơn cả nên em đã chọn Access
là phần mềm để thực hiện đề tài của mình.
2.2. Lý do lựa chọn đề tài.
7

Kế toán tr ởng

Nhân
viên 1
Nhân
viên 2
Nhân
viên 3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sau khi đi thực tế tìm hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp
Chiến Thắng_Công ty May 19/5_ Bộ công an em thấy đây là một công ty
chuyên sản xuất, tạo ra các sản phẩm là trang phục, phục vụ cho các cán bộ
chiến sĩ trong ngành Công an, nên vật t là yếu tố quan trọng và luôn đợc đề
cập tới để theo dõi và lắm bắt đợc tình hình sản xuất. Cộng với trình độ (kiến
thức) phù hợp với đề tàI nên em đã chọn quản lý vật t là công việc mình làm
và Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t tại Xí nghiệp Chiến Thắng_Công
ty May 19/5_ Bộ công an là đề tài của mình và chọn phần mềm Microsoft
Access làm công cụ.
Phần II: Cơ sở lý luận áp dụng cho phân
tích và thiết kế hệ thống
1. Phơng pháp luận và công cụ.
Các phơng pháp luận đa ra cách làm về mặt kĩ thuật để xây dựng
phần mềm. Các phơng pháp này bao gồm một diện rộng các nhiệm vụ, bao
gồm: Lập kế hoạch và ớc lợng dự án, phân tích yêu cầu hệ thống và phần
mềm, thiết kế cấu trúc dữ liệu, kiến trúc chơng trình và thủ tục thuật toán, mã
hoá, thử nghiệm và bảo trì.
Đề án này dùng phân tích hệ thống có cấu trúc làm phơng pháp luận.
1.1 . Tại sao lại chọn phân tích hệ thống có cấu trúc ?
1.1.1. Nhợc điểm của phơng pháp truyền thống :
Phơng pháp truyền thống đợc chia thành các pha sau đây:
Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt mỗi pha đợc
chia thành các đơn vị nhỏ hơn và mỗi pha đợc kết thúc trớc khi pha khác bắt

đầu, không có công cụ kiểm tra chéo giữa các pha .
Hệ thống đợc hoàn thiện theo kiểu từ dới lên. Do thiết kế phải rất
chính xác mới bắt đầu lập trình nên cha thể tiến hành chừng nào cha xác định
khảo sát tỉ mỉ những yêu cầu ràng buộc .
1.1.2. Phân tích có cấu trúc :
8

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phân tích có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân
tích, thiết kế của chu trình phát triển hệ thống. Phơng pháp này có đặc điểm
sau :
Hệ thống đợc hoàn thiện theo kiểu trên xuống ( top- down )
Quá trình phân tích và thiết kế sử dụng một nhóm công cụ và kỹ
thuật , mô hình để ghi nhận , phân tích hệ thống hiện tại cũng nh những yêu
cầu mới của ngời sử dụng đồng thời xác định khuôn dạng của hệ thống tơng
lai, các công cụ đó là :
Mô hình thực thể liên kết
Mô hình quan hệ
Sơ đồ dòng dữ liệu
Sơ đồ phân cấp chức năng
Từ điển dữ liệu .
Ngôn ngữ có cấu trúc .
Phân tích có cấu trúc có những khuôn khổ chung chỉ ra những
công cụ sẽ đợc dùng ở từng giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống và
quan hệ giữa chúng. Mỗi khuôn khổ gồm một loạt các bớc và giai đoạn đợc
hỗ trợ bởi các khuôn mẫu và bảng kiểm tra sẽ áp dụng cách tiếp cận chuẩn
hoá cho tiến trình phát triển. Giữa các bớc có sự phụ thuộc lẫn nhau. Sản
phẩm của bớc này là đầu vào của bớc sau. Phân tích hệ thống có cấu trúc cũng
đợc chia thành các giai đoạn nhng có thể tiến hành các giai đoạn gần nh song
song với nhau. Mỗi giai đoạn có thể cung cấp những sửa đổi, phù hợp cho một

hoặc nhiều giai đoạn trớc đó .
Phân tích hệ thống có cấu trúc đợc kết hợp với "làm bản mẫu
(prototying ) tiến hoá để cho ngời dùng và nhà phân tích sớm hình dung đợc
hệ thống mới cũng nh tận dụng đợc u điểm của cả hai phơng pháp này.
*>Ưu điểm của phơng pháp này
9

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Các công cụ và các mô hình hỗ trợ và kiểm tra chéo nhau làm cho hệ
thống đáng tin cậy hơn. ĐIều đó còn có nghĩa là ta có thể dễ dàng đánh giá đ-
ợc các bớc của quá trình phát triển thông qua các sản phẩm và do đó kiểm soát
đợc sự phát triển.NgoàI ra phơng pháp này còn có tính dễ hiểu, mang tính
thống nhất.
+ Theo phơng pháp này sẽ đem lại sự tách bạch chính thức cái nhìn vật
lý và lôgic của hệ thống.
+ Phân tích hệ thống có cấu trúc ghi nhận vai trò chủ chốt của ngời sử
dụng trong phát triển hệ thống.
Trong một số trờng hợp đặc biệt, nhà phân tích có thể chọn một trong
các mô hình .
Vòng đời cổ điển (Mô hình thác đổ) : là nền tảng cho phần lớn các ph-
ơng pháp phân tích có cấu trúc từ những năm 70. Nó bao gồm một số giai
đoạn đợc tiến hành một cách tuần tự hết giai đoạn này đến giai đoạn khác, bắt
đầu ở mức hệ thống và tiến dần xuống phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm thử và
bảo trì.
Hình : Vòng đời cổ điển
Vòng đời cổ điển là khuôn cảnh cũ nhất và đợc sử dụng rộng rãi nhất
cho công nghệ phần mềm. Trong thực tế nó đã gặp phải một số khó khăn sau:
10

Kĩ nghệ hệ

thống
Phân tích
Thiết kế
Mã hoá
Kiểm thử
Bảo trì
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Các dự án hiếm khi tuân theo dòng chảy tuần tự mà mô hình đề nghị.
Bao giờ việc lặp lại cũng xuất hiện và tạo ra các vấn đề khi áp dụng khuôn
cảnh này.
+ Khách hàng thờng khó phát biểu mọi yêu cầu một cách tờng minh.
Vòng đời cổ điển đòi hỏi điều này và thờng khó thích hợp với sự bất trắc tự
nhiên tồn tại vào lúc đầu của nhiều dự án.
+ Khách hàng phải kiên nhẫn. Bản làm việc đợc của chơng trình chỉ có
đợc vào lúc cuối của thời gian dự án. Một sai lầm ngớ ngẩn, nếu đến khi có
chơng trình làm việc mới phát hiện ra, có thể sẽ là một thảm hoạ.
Làm bản mẫu: Làm bản mẫu là một tiến trình làm cho ngời phát triển
có khả năng tạo ra một mô hình cho phần mềm cần phải xây dựng. Mô hình
có thể lấy một trong ba dạng:
(1) Bản mẫu trên giấy hay mô hình dựa trên máy PC mô tả giao diện
ngời - máy dới dạng làm cho ngời dùng hiểu đợc cách tơng tác xuất hiện.
(2) Bản mẫu làm việc cài đặt một tập con các chức năng của phần
mềm mong muốn hay.
(3) Một chơng trình đã có thực hiện một phần hay tất cả các chức
năng mong muốn nhng cần cải tiến thêm các tính năng khác tuỳ theo nỗ lực
phát triển mới.
Hình : Làm bản mẫu
Một cách lý tởng bản mẫu phục vụ nh một cơ chế để xác định các yêu cầu
phần mềm. Nếu một bản mẫu làm việc đợc xây dựng thì ngời phát triển có thể
11

Tập hợp các y/c và
làm mịn
Thiết kế
nhanh
Xây dựng bản
mẫu
Đánh giá của
KH
Làm mịn
bản mẫu
Sản
phẩm
Bắt đầu
Kết thúc
Tập trung vào
việc biểu diễn
các khía cạnh
của phần mềm
thấy đ ợc đối với
ng ời dùng ( đ a
vào, đ a ra)
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
dùng đợc các đoạn chơng trình đã có hay áp dụng các công cụ( Bộ sinh báo
cáo, quản lý của sổ ) để nhanh chóng sinh ra chơng trình làm việc.
Mô hình xoắn ốc : Do Barry Boehm đề xớng đang trở nên thông
dụng và là nền tảng cho phát triển hệ thống lặp tiến hoá, nó bao gồm các tính
năng tốt nhất của cả vòng đời cổ điển lẫn bản là mẫu, trong khi đồng thời vẫn
bổ xung thêm các yếu tố mới - phân tích rủi ro - cái bị thiếu trong những
khuôn cảnh này. Mô hình này đợc biểu thị theo hình xoắn ốc nh hình vẽ, cách

tiếp cận này cũng bao gồm các giai đoạn nối tiếp nhau giống nh thác đồ . Tuy
nhiên quá trình phát triển hệ thống đợc chia nhỏ thành nhiều bớc và đợc lặp
hoàn chỉnh dần cứ mỗi lần lặp hệ thống lại đợc hoàn chỉnh thêm một bớc . Với
cách tiếp cận này, ta có thể nhanh chóng cung cấp ứng dụng cho ngời dùng
mà không phải đợi đến cuối giai đoạn phát triển hệ thống nh vậy luôn giữ đ-
ợc mối liên hệ với ngời dùng để đảm bảo hệ thống cuối cùng sẽ đáp ứng
chính xác các yêu cầu của họ .
1. Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, giải pháp và ràng buộc.
2. Phân tích rủi ro: Phân tích các phơng án và xác định giải quyết
rủi ro.
3. Kĩ nghệ: Phát triển sản phẩm mức tiếp.
4. Đánh giá của khách hàng: Khẳng định kết quả của kĩ nghệ.
12

Kế hoạch dựa trên
ý kiến của khách
hàng
Tập hợp y/c
ban đầu và kế
hoạch dự án
Kế hoạch Phân tích rủi ro
Phân tích rủi ro dựa
trên y/c ban đầu
Phân tích rủi ro dựa
trên p/ của khách
hàng
Quyết định tiếp hay
không?
Bản mẫu
Đánh giá của khách hàng

Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Phân tích rủi ro chỉ ra rằng có sự không chắc chắn trong các yêu cầu thì
việc làm bản mẫu có thể đợc sử dụng trong góc phần t kĩ nghệ để trợ giúp cả
ngời phát triển và khách hàng. Các mô phỏng cũng có thể đợc dùng. Mọi
mạch đi xung quanh xoắn ốc đều đòi hỏi kĩ nghệ có thể thực hiện bằng cách
dùng hoặc tiếp cận vòng đời cổ điển hoặc cách tiếp cận làm bản mẫu.
Kỹ thuật thế hệ thứ t: Thuật ngữ kỹ thuật thế hệ thứ t (4GT) bao
gồm một phạm vi rộng các công cụ phần mềm có một đặc điểm chung: mỗi
công cụ đều cho phép ngời phát triển phần mềm xác định một số đặc trng của
phần mềm ở mức cao. Rồi công cụ đó tự động sinh ra mã chơng chình gốc
theo nhu cầu của ngời phát triển. Hiện tại, môi trờng phát triển phần mềm hỗ
trợ cho khuôn cảnh 4GT bao gồm một số hay tất cả bốn công cụ sau: Ngôn
ngữ phi thủ tục để hỏi CSDL, bộ sinh báo cáo, bộ thao tác dữ liệu, bộ tơng tác
và xác định màn hình, bộ sinh chơng trình, khả năng đồ hoạ ở mức cao, khả
năng làm trang tính. Khuôn cảnh 4GT đợc thể hiện nh hình vẽ:
13

Tập hợp yêu
cầu
Chiến l ợc
thiết kế
Cài đặt sử
dụng 4GT
Kiểm thử
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Hình : Các kĩ thuật thế hệ thứ t.
Một số trạng thái của cách tiếp cận 4GT nh sau.
+ Với rất ít ngoại lệ, lĩnh vực ứng dụng hiện tại cho 4GT mới chỉ giới
hạn vào các ứng dụng hệ thông tin nghiệp vụ, đặc biệt việc phân tích thông tin

và làm báo cáo là nhân tố chủ chốt cho các cơ sở dữ liệu lớn. Tuy nhiên các
công cụ CASE mới bây giờ hỗ trợ cho việc dùng 4GT để tự động sinh ra
khung chơng trình cho các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực.
+ Dữ liệu sơ bộ đợc thu thập từ các công ty có dung 4GT dờng nh chỉ ra
rằng thời gian cần cho việc tạo ra phần mềm đợc giảm đáng kể đối với các
ứng dụng vừa và nhỏ và rằng khối lợng thiết kế và phân tích cho các ứng dụng
nhỏ cũng đợc rút bớt.
+ Tuy nhiên, việc dùng 4GT cho các nỗ lực phát triển phần mềm lớn tập
trung nhiều cho phân tích, thiết kế, kiểm thử để đạt tới việc tiết kiệm thời gian
hơn là có thể đạt đợc thông qua việc loại bỏ chơng trình.
Tóm lại, các kĩ thuật thế hệ thứ t đã trở thành một phần quan trọng trong việc
phát triển phần mềm trong lĩnh vực ứng dụng hệ thông tin và rất có thể sẽ đợc
sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực trong nửa cuối
những năm 1990.
2. Các giai đoạn của phơng pháp phân tích hệ thống
có cấu trúc.
Gồm 6 giai đoạn:
Khảo sát hệ thống
Phân tích.
14

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Thiết kế
Xây dựng.
Cài đặt
Bảo trì và phát triển.
Trong 6 giai đoạn trên ta thấy đối với bất kỳ một chơng trình nào thì việc
đầu tiên cũng là khảo sát. Công việc này hết sức quan trọng đòi hỏi sự suy xét
kĩ lỡng một cách toàn diện trong việc quyết đinh chính xác cần dùng những
kĩ thuật nào, mức độ áp dụng ra sao, để từ đó ta đi tới các giai đoạn tiếp theo

mà đợc trình bày dới đây.
3. Giai đoạn phân tích và thiết kế.
Đây là giai đoạn quan trọng dẫn tới sự thành công nhiều của việc. Chính
vì vậy cần phải làm rõ từng phần chi tiết của giai đoạn này.
3.1.Phân tích chức năng nghiệp vụ.
Cần phải phân tích chức năng nhiệm vụ khi triển khai một ứng dụng tin
học vì: Chức năng nghiệp vụ mô tả đIũu cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực
hiện chứ không phải là nghiệp vụ đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào hoặc do ai
làm. Quan điểm chức năng này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ
thống trong giai đoạn phân tích nhng nó là một quan điểm đặc bệt có ích vào
lúc tiến trình phát triển. Nó biểu thị cho cách mà ngời chủ nhìn nhận hệ thống
và là thân thiện với ngời sử dụng nhất trong tất cả các mô hình, chứa đựng một
trong những kĩ thuật lập mô hình đơn giản nhất đợc sử dụng trong bất kì ph-
ơng pháp luận nạo.
3.1.1. Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function Diagram)
a. Định nghĩa: Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function
Diagram) là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống
trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần thì
sẽ đợc bẻ ra thành các chức năng con, số mức bẻ ra này phụ thuộc vào kích cỡ
và độ phức tạp của hệ thống.
b. Mục đích của biểu đồ chức năng nghiệp vụ
15

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích.
- Để giúp tăng cờng cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống. Các
chức năng ở đây sẽ đợc sử dụng trong nhiều biểu đồ sau này nh những tiến
trình tiềm năng và các tiến trình ngày càng thuần tuý chức năng thì chúng lại
càng mềm dẻo sẵn sàng cho giai đoạn thiết kế.
- Chỉ ra vị trí của miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

3.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu_DFD ( Data Flow Diagram).
a. Định nghĩa: Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp cho 4
hoạt động chính của nhà phân tích : Phân tích DFD, Thiết kế, liên lạc, tài liệu.
b. Mục đích: Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống có quan
điểm cân xứng cho cả dữ liệu lẫn tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin chuyển
vận từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình
hoặc một chức năng khác. ĐIũu quan trọng là nó chỉ ra những thông tin nào
cần phải có sẵn trớc khi thực hiện một hành động hay tiến trình. ĐIũu này
nhấn mạnh vào việc định danh các yêu cầu dữ liệu và sắp xếp DFD vào một
tiến trình phân tích chứ không phải của tiến trình đIũu tra, và phân biệt rõ rệt
với lu đồ khối có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu đợc các thủ tục dãy
của tiến trình.
c. Một số khái niệm dùng trong DFD
c.1 Tiến trình ( Xử lý hay chức năng):
Ký pháp: Tiến trình đợc thể hiện dới dạng hình tròn hay hình Ovan, trong
đó có ghi tên tiến trình( xử lý) đợc gọi là nhãn. Nhãn đợc thể hiện dới dạng:
Động từ + Bổ ngữ .
VD:
Đây là kí pháp dùng để mô tả chức năng
16

Cung
cấp
HH
Giám
sát
kho
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
c.2.Dòng dữ liệu.
Khái niệm: Dòng dữ liệu là dòng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình.

Nó đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng mũi tên có hớng, mũi tên chỉ ra hớng của dòng
thông tin.
Mỗi dòng đều phải có tên gắn với nó. Tên đợc biểu diễn dới dạng la một
cụm danh từ.
VD:
c.3. Kho dữ liệu
Kho là nơi dùng để chứa các thông tin cần đợc dữ lại trong một khoảng
thời gian để sau đó một hay một vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử
dụng.
Kí pháp đợc dùng để biểu diễn cho kho dữ liệu là cặp đờng thẳng song
song, chứa tên của thông tin cất giữ . Khi kho dữ liệu đợc thâm nhập thì có các
dòng sự kiện để chỉ ra các sự kiện ấy.
VD:
17

Nhập
vật t
Phiếu giao vật t
Phiếu TT vật t
Nhập
vật t
NV
T
Hoá đơn mua
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Kho bao giờ cũng phải có thông tin đi vào và thông tin đi ra. Các kho thì
không bao giờ trực tiếp dẫn tới với tác nhân ngoài.
c.4.Tác nhân
c.4.1.Tác nhân ngoài: là một ngời, một nhóm hay một tổ chức ở bên ngoài
lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhung có một số hình thức tiếp xúc, trao

đổi thông tin với hệ thống.
Kí pháp:
Tác nhân ngoài biểu diễn dới dạng là một hình chữ nhật, có tên ghi bên
trong và tên đợc quy định là một danh từ, cụm danh từ.
c.4.2. Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống
đợc mô tả ở trong sơ đồ.
Kí pháp: Là một hình hộp chữ thiếu một cạnh chiều rộng và bên trong cũng có
tên của tác nhân nh tác nhân ngoài.
VD: biểu diễn
d. Phơng pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu
d.1. Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ
Sơ đồ chức năng đợc sử dụng để nêu ra chức năng và tiến trình trong sơ đồ
dòng dữ liệu. Việc phân rã chức năng đợc đợc thực hiện tron BFD. Sơ đồ chức
năng nghiệp vụ cũng đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình con phải đ-
ợc xuất hiện trong sơ đồ dòng dữ liệu.
18

Nhà cung cấp
Kế toán
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
VD:
d.2. Sơ đồ ngữ cảnh
Khái niệm: Sơ đồ ngữ cảnh là một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu
tiến trình xây dựng một DFD. Nó bao gồm một vòng tròn quá trình trung tâm(
biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ), đợc bao quanh bởi và nối với
các tác nhân ngoài của hệ thống. Các mối nối đợc chỉ ra thông tin đợc truyền
vào và ra khỏi hệ thống.

Mục đích: Sơ đồ ngữ cảnh đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của tiến trình phân
tích và đợc dùng để vạch ra biên giới hệ thống cũng nh buộc nhà phân tích

phải xem xét mọi tham trỏ bên ngoài của hệ thống.
3.2.Phân tích các yêu cầu thông tin nghiệp vụ.
3.2.1.Mô hình dữ liệu kiểu quan hệ.
*. Khái niệm: Mô hình dữ liệu (MHDL) kiểu quan hệ của một cơ sở dữ
liệu là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể và những mối quan hệ giữa chúng.
- MHDL giúp ta hiểu đợc cấu trúc quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu chính vì
vậy khi bắt tay vào tạo lập một cơ sở dữ liệu thì cần phải tạo lập một
MHDL. Có 3 kiểu mô hình dữ liệu:
19

Quản lý vật t
Chuẩn
bị vật
t
Nhập
vật t
về
công
ty
Xuất
vật t
xuống
PXSX
Tạo
các
báo
cáo
Tác nhân ngoài Tác nhân ngoài
Hệ Thống
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

+ MHDL kiểu phân cấp.
+ MHDL kiểu mạng lới.
+ MHDL kiểu quan hệ.
3.2.2. Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu kiểu quan hệ.
Table(Bảng): Mỗi bảng nh bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá
hàng, bảng danh sách vật tghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó đợc
gọi là thực thể ( Enlity).
VD:
Họ và tên Ngày sinh Quê quán
Đỗ Thị Lơng 20/10/1982 Tuyên Quang

Thực thể là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái niệm bất
kì với các đặc điểm và tính chất cần đợc ghi chép lại.
Có hai loại thực thể
Thực thể cụ thể: Vật t, máy móc.
Thực thể trìu tợng: tài khoản, khái niệm
Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất gọi là
thuộc tính
VD: Thực thể hoá đơn đợc đặc trng bởi các thông tin:
Mã HĐ, ngày HĐ, Tên hàng, số lợng, ĐVT Đợc gọi là thuộc tính.
Bản ghi ( Record): Trong mỗi bảng( thực thể ) có các dòng, mỗi dòng là
một bản ghi.
VD: Trong thực thể sinh viên có các bản ghi:
SST Họ và tên ngày sinh QQ lớp Khoa
20

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
. . . . .
50 Đỗ Thị Lơng 20/10/1982 Tuyên Quang K33B Tin KT
Trờng: Mỗi cột của một bảng đợc gọi là một trờng.

Cơ sở dữ liệu( Database): Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu về
một xí nghiệp đợc lu giữ trên máy tính, đợc ngời sử dụng, có cách quản lí
bằng dữ liệu có cấu trúc.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management Systems): Là tập hợp
có thứ tự các phần mền cho phép mô tả lu giữ thao tác các dữ liệu trên một
CSDL, đảm bảo tính an toàn, bí mật trong môi trờng có nhiều ngời sử dụng.
Ngân hàng dữ liệu: Tất cả các CSDL cùng thuộc về một cơ quan( hay
một bộ phận của cơ quan) đợc coi là ngân hàng dữ liệu của cơ quan ấy.
Mối quan hệ của các thực thể.
Có 3 kiểu quan hệ giữa hai thực thể:
Quan hệ 1-1(một- môt): là kiểu liên kết giữa hai
thực thể mà ứng với mỗi thực thể ở kiểu thực thể
này chỉ tồn tại một thực thể duy nhất ở thực thể kia.

Quan hệ 1-n( một nhiều): Là kiểu liên kết mà
ứng với mỗi thực thể trong kiểu thực thể nàythì tồn
tại nhiều thực thể ở kiêủ thực thể kia và ngợc lại.
21

Đặc tả sản phẩm Hàng tồn kho
SINH VIÊN
Mã sv
Tên sv
.

ĐIÊM THI
Mã sv
Điểm thi
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Quan hệ n-n( nhiều-nhiều): Là quan hệ mà ứng với

mỗi dòng ở quan hệ này tồn tại nhiều dòng ở quan
hệ kia và ngợc lại.
3.2.3.Các bớc tạo một mô hình dữ liệu.
Xác định các thuộc tính của thực thể.
VD: Hoá đơn: SốHĐ, Ngày, Tên hàng.
Phiếu xuất kho vật t: Mã VT, Tên vật t
Lựa chọn các thuộc tính trong mỗi thực thể có trong quản lý dựa vào
nguyên tắc lựa chọn:
+ Tránh trùng lặp
+ Tránh d thừa
+ Tránh dị thờng
+ Đầy đủ thông tin
+Tính độc lập
+ Dữ liệu nguyên tố
Xác định những mối quan hệ giữa các thực thể
Bớc này giúp ta sau này có thể trích rút, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác
nhau nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng và đầy đủ nhu cầu của ngời dùng.
Trong các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu thì giai
đoạn chuẩn hoá là quan trọng, bớc này là tiêu chuẩn để đánh giá một cơ sở dữ
liệu
Chuẩn hoá dữ liệu là một quá trình biến đổi một kiểu thực thể thành các
kiểu thực thể khác nhau sao cho mỗi kiểu thực thể thì dữ liệu đảm bảo:
22

Nhà cung cấp Khoản mục kho
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Không d thừa
+Không mát thông tin
+Không dị thờng( Nhất quán)
Có 3 dạng chuẩn cơ bản:

Dạng chuẩn 1 NF
Quan hệ cha ở dạng chuẩn 1NF là quan hệ còn chứa các nhóm lặp lại.
Ta đa về dạng 1NF bằng cách nh sau:
+ bỏ nhóm lặp lại ra khỏi quan hệ, chuyển nhóm đó thành một quan hệ
mới
+ cộng thêm vào khoá của nó khoá của quan hệ ban đầu để tạo ra khoá
phức hợp
VD: xét quan hệ :
R (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản
phẩm, Tên sản phẩm, Lợng yêu cầu)
Nhóm (Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lợng yêu cầu ) là nhóm lặp lại, ta có thể
tách R thành R1 và R2 nh sau :
+ R1 (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản
phẩm)
+ R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lơng yêu cầu)
Dạng chuẩn 2NF
Quan hệ đã ở dạng 1NF nhng cha ở dạng 2NF là có tồn tại phụ thuộc
hàm có nguồn là tập con của khoá. Ta đa về dạng 2NF bằng cách nh sau:
+ nhóm vào một quan hệ các thuộc tính phụ thuộc hoàn toàn vào khoá
và giữ lại khoá của quan hệ đó
+ nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính phụ thuộc vào một phần
của khoá, lấy phần đó làm khoá chính cho quan hệ .
VD : trong quan hệ R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lợng yêu
cầu) có phụ thuộc hàm : Số sản phẩm > Tên sản phẩm
Trong đó Số sản phẩm là một phần của khoá, ta tách R2 thành R3 và R4 nh
sau :
+ R3 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Lợng yêu cầu)
+ R4 (Số sản phẩm, Tên sản phẩm)
23

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Dạng chuẩn 3NF
Quan hệ đã ở dạng 2NF nhng cha ở dạng 3NF là có tồn tại các phụ
thuộc hàm gián tiếp. Đa về dạng 3NF ta làm nh sau :
+ giữ lại trong quan hệ ban đầu các thuộc tính phụ thuộc trực tiếp vào
khoá
+ nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính bắc cầu, lấy thuộc tính
bắc cầu làm khoá
VD : trong quan hệ
R1 (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản
phẩm)
Có các phụ thuộc hàm bắc cầu :
Số hoá đơn > Số khách hàng > Tên khách hàng
Ta có thể tách R1 thành R5 và R6 nh sau :
+ R5 (Số hoá đơn,Ngày bán, Số khách hàng, Số sản phẩm)
+ R6 (Số khách hàng ,Tên khách hàng)
Phần III: Hoạt động quản lý vật t tại xí
nghiệp Chiến Thắng

Sau một thời gian khảo sát thực tế tại xí nghiệp Chiến Thắng_công ty
May 19/5_ Bộ công an trong công tác quán lý vật t, em thấy công việc này có
nhiều hoạt động tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh. Kế toán quản lý
vật t đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của xí nghiệp.
Công ty May 19/5 là một Doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích làm
nhiệm vụ sản xuất cung cấp trang phục và nhu yếu phẩm trực tiếp phục vụ
24

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
ngành công an. Chính vì vậy sản phẩm của công ty không mang tính cạnh
tranh nên doanh thu của công ty tăng trởng của công ty phụ thuộc vào nhu cầu

của cán bộ chiến sĩ công an trong ngành. Và chính vì vậy mà kế toán quản lý
vật t cũng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất sản phẩm.

Quá trình chung của quá trình luân chuyển vật t tại Xí nghiệp:
Bớc 1: Có kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kì.
VD: Trong quý I năm 2002 có kế hoạch sản xuất sản phẩm là 1000 áo
xuân hè cung cấp cho cán bộ chiến sĩ tỉnh Thanh Hoá.
Từ kế hoạch trên kế toán có kế hoạch vật t (bớc 2).
Bớc 2: Đa ra kế hoạch chuẩn bị vật t.
Với mỗi sản phẩm ( cụ thể là áo xuân hè) thì cần nhũng loại vật t nào để có
thể hoàn thành sản phẩm ấy: vải, khuy chỉ
Bớc 3: Kế toán nhận đợc kế hoạch sản xuất hàng hoá cùng với kế hoạch vật t
sẽ có công tác kiểm tra tồn kho nhắm lắm bắt những vật t tồn kho để đối chiếu
với những vật t trong kế hoạch.
Trong kế hoạch những vật t nào thiêu thì sẽ có đơn xin cấp hoặc mua vật t.
Bớc 4: Cấp dới (cụ thể là phòng kế toán ) theo kế hoạch sẽ lập đơn xin cấp
hoặc mua vật t gửi lên cấp trên.
Bớc 5: Sau khi cấp trên đã duyệt đơn mua vật t thì cấp thi hành sẽ gửi đơn
mua hàng tới nhà cung cấp để đặt mua vật t.
Bớc 6: Nhận( Nhập) vật t về kho cùng với hoá đơn thanh toán tới nhà cung
cấp.
Bớc 7: Sau khi vật t đã trong kho thì theo kế hoạch sản xuất sẽ có công tác
xuất kho vật t tới từng phân xởng theo yêu cầu sản xuất.
Bớc 8: Sau mỗi một bớc các chứng từ đợc ghi sổ, cập nhật và đợc xử lý theo
định kỳ mỗi quý một lần.
Bớc 9: Lập báo cáo và lu vào sổ chứng từ.
Trong mỗi một quá trình diễn ra đều đợc kế toán thống kê và xử lý trong
hệ thống để theo dõi lập báo cáo cuối kì sản xuất. Đối với Xí nghiệp Chiến
Thắng công tác lập báo cáo theo quý. Sau mỗi quý sẽ lu những chứng từ ghi
sổ, cân đối các tài khoản.

Khái quát sơ đồ đầu vào, đầu ra của quá trình quản lý:
25