QUY TRÌNH THỰC HIỆN kế TOÁN

QUY TRÌNH THỰC HIỆN KẾ TOÁN
I. Tiếp nhận, bàn giao hồ sơ DN, chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán
1. Cập nhật thông tin doanh nghiệp
- Tên DN + Địa chỉ -> loại hình công ty là gì? TNHH hay CP
- Cửa hàng, chi nhánh + địa chỉ
- Lĩnh vực kinh doanh (Thương mại, dịch vụ hay sản xuất …), mặt hàng kinh doanh, mức áp
thuế GTGT cho mặt hàng KD
- Vốn điều lệ? ngày góp vốn, góp đủ chưa?
- MST, ngày cấp MST (Trên giấy chứng nhận MST)
- Email, Điện thoại, trang web công ty
- Người đại diện DN, số CMND-ngày cấp-nơi cấp, ngày sinh, điện thoại, email, địa chỉ
- Tài khoản ngân hàng, chủ tài khoản (GĐ + kế toán trưởng + người ủy nhiệm), tên và SĐT
cán bộ quản lý, số điện thoại kiểm tra tài khoản
- Mã số BHXH, tên và điện thoại cán bộ quản lý BHXH
- Số điện thoại các đơn vị liên quan: internet, mã số internet, điện, nước…
- Chương, loại, khoản của DN, tên và điện thoại cán bộ quản lý thuế (Xem VD ở trang 23)
+ Quy định chương
754 – Công ty TNHH, CP
755 – DN Tư nhân
756 – HTX
757 – Cá thế
+ Quy định loại , khoản (mã ngành kinh tế)
Chỉ tiêu Loại Khoản Ghi chú
Sản xuất 070 099 SX khác
Xây dựng
160 161 XD nhà
160 164 XD công trình công ích
160 171 Hoàn thiện công trình XD
160 189 HĐ XD chuyên dụng khác
Thương mại
190 194 Bán buôn

190 195 Bán lẻ
Khách sạn,
nhà nghỉ
310 311 DV ngắn ngày
310 312 Khác
Ăn uống 310 313 DV ăn uống
Dịch vụ 400 459 DV khác
Vận tải 220 223 Vận tải đường bộ
+ Quy định mục, tiểu mục (Mã nội dung kinh tế)
Sắc thuế Mục Tiểu mục Ghi chú
Thuế GTGT 1700 1701 Thuế GTGT hàng SXKD trong nước
Thuế TNDN 1050
1052 Hạch toán không toàn ngành
1053 Thu nhập từ CQSD đất
1054 Thu nhập từ CQ thuê đất
1055 Thu nhập từ chuyển nhượng vốn
Thuế môn bài 1800
1801 Bậc 1
1802 Bậc 2
1803 Bậc 3
1804 Bậc 4
Thuế
TTĐB
1750
1753 Thuốc lá điếu, xì gà SX trong nước
1754 Rượu bia, SX trong nước
1755 Ô tô dưới 24 chỗ
1757 Các dịch vụ khác
Thuế TNCN 1000
1001

TN từ tiền lương, tiền công của người
VN
1003 TN từ HĐSX của cá nhân
1049 TNCN khác
Phạt
- Chế độ kế toán, các phương pháp kế toán DN đang áp dụng -> xem trên thuyết minh BCTC
+ Công ty nhỏ hay lớn -> QĐ15 hay 48
+ Hình thức kế toán áp dụng (Nhật ký sổ cái, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ hoặc nhật ký
chung)
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho (nhập sau xuất trước “lifo”; nhập trước xuất
trước“fifo”; giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền tức thời; bình quân gia quyền cuối kỳ)
+ Phương pháp trích khấu hao TSCĐ
+….
2. Tiếp nhận, bàn giao hồ sơ doanh nghiệp
a. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận mã số thuế - bản photo và
công chứng vì sẽ sử dụng nhiều (Từ 2010 đến nay 2 bản này gộp thành 1)
- Với DN mới thành lập -> làm thủ tục đăng ký -> thuê văn phòng Luật
- Sau khi tiếp nhận ngoài việc lưu trữ, kế toán cần quan tâm đến các yếu tố trên Giấy CN
ĐKKD để biết thông tin về DN:
* Tên công ty:
Trên GCN ĐKKD viết thế nào thì dùng đúng như thế -> đặc biệt trên chứng từ kế toán nếu
viết sai, viết tắt -> hoá đơn đó sẽ bị loại
Khi thay đổi tên công ty thì phải khoá sổ kế toán, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, làm thủ
tục huỷ Hoá đơn sử dụng tên cũ. Sau đó phải làm thủ tục đổi dấu trong vòng 15 ngày để nộp
trả cho Bộ CA dấu cũ. Trước khi trả nhớ mua HĐLĐ và đóng dấu cũ sẵn vào đó và vào
những trang giấy A3, A4 cất đi đề phòng những lúc cần sử dụng giấy tờ có dấu cũ.
* Địa chỉ công ty: Nếu thay đổi thì phải phải làm thủ tục thay đổi trên chi cục thuế, Sở
KHĐT hoặc cơ quan chủ quan và thông báo cho các đơn vị liên quan được biết và sau đó kế
toán phải ghi địa chỉ theo địa chỉ mới
* MST: là mã số được cấp cho mỗi DN để theo dõi, MST thường ít thay đổi, chỉ thay đổi khi

chuyển đổi loại hình DN (TNHH -> CP)
* Vốn đăng ký KD (vốn điều lệ, vốn pháp định): vốn góp khi thành lập doanh nghiệp
* Nội dung kinh doanh: Quy định hoạt động kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mặt hàng
được kinh doanh, áp dụng mức thuế suất GTGT cho lĩnh vực kinh doanh.
* Người đại diện pháp luật của DN
- Nếu có thay đổi 1 trong 6 yếu tố trên -> DN phải thay đổi lại GCN ĐKKD, kế toán làm thủ
tục thay đổi trên Sở KHĐT và lập mẫu 08/MST thành 3 bản gửi chi cục Thuế trong thời gian
chậm nhất là 10 ngày sau khi có giấy CN mới
b. Tiếp nhận dấu công ty, dấu chức danh và các giấy tờ đăng ký dấu (với DN mới thành
lập -> làm thủ tục đăng ký dấu -> thuê văn phòng Luật)
c. Tiếp nhận hồ sơ doanh nghiệp (với DN mới thành lập -> kế toán phải lập hồ sơ doanh
nghiệp)
Hồ sơ doanh nghiệp gồm:
- Điều lệ công ty (VP Luật làm hộ khi làm thủ tục đăng ký KD) -> Phân phối lợi nhuận như
thế nào?
- Các quyết định bổ nhiệm ban lãnh đạo, nhân viên
- Các văn bản khác, biên bản cuộc họp, công văn đến, công văn đi…
- Hồ sơ góp vốn: gồm biên bản góp vốn, danh sách thành viên. Cụ thể như sau
* Công ty Cổ phần hoặc công ty TNHH hai thành viên phải có biên bản góp vốn, danh
sách thành viên, công ty TNHH một thành viên thì không cần biên bản góp vốn. Biên bản
góp vốn phải ghi rõ góp bằng gì? tỷ lệ góp là bao nhiêu %)
* Công ty TNHH trong vòng 90 ngày phải góp đủ, Công ty CP thì được góp từng giai đoạn
nhưng phải có biên bản
* Nếu góp vốn bằng tiền mặt thì phải lập phiếu thu
* Nếu góp vốn bằng tài sản thì phải chuyển quyền sở hữu tài sản đó cho doanh nghiệp
(không mất lệ phí trước bạ), phải lập hồ sơ chuyển quyền sở hữu tài sản, biên bản bàn giao
tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản, phiếu nhập kho, hoá đơn đỏ
* Nếu tổ chức góp vốn thì tổ chức đó phải xuất hoá đơn đỏ để làm chứng từ gốc hạch toán
ghi sổ
d. Tiếp nhận hồ sơ sử dụng hoá đơn GTGT: các quyển hoá đơn đã sử dụng, đang sử dụng

và chưa sử dụng, hợp đồng đặt in, tự in (nếu DN mới thành lập -> kế toán phải đi làm thủ tục
đặt in, tự in), 2010 trở về trước thì tiếp nhận sổ mua hoá đơn và nếu hết kế toán chỉ cần mang
sổ mua hoá đơn lên chi cục thuế để đi mua tiếp. Từ 2011, nếu hết hoá đơn -> đặt in hoặc tự in.
e. Tiếp nhận hồ sơ ngân hàng (nếu DN mới thành lập -> kế toán làm thủ tục mở tài khoản
ngân hàng) gồm hợp đồng mở TK, đăng ký chủ tài khoản, các quyển séc đã sử dụng, đang sử
dụng và chưa sử dụng, chứng từ ngân hàng các năm trước, sao kê và sổ phụ các tháng trong
năm nay.
f. Tiếp nhận hồ sơ LĐTL và BHXH: hồ sơ người lao động, hồ sơ BHXH (tham gia BHXH,
sổ BHXH, thẻ BHYT, hồ sơ trợ cấp BHXH), các văn bản, quyết định liên quan đến LĐTL,
chứng từ LĐTL – BHXH các năm trước, bảng lương, bảng chấm công, đối chiếu BHXH, báo
cáo tăng, giảm BHXH… của các tháng trong năm (nếu DN mới thành lập kế toán phải làm
thủ tục tham gia BHXH, ký hợp đồng lao động với người lao động, lưu trữ hồ sơ của người
lao động)
g. Tiếp nhận hồ sơ thuế:
- Thuế GTGT: tờ khai các tháng của các năm trước và năm nay
- Thuế TNDN: tờ khai tạm tính quý và quyết toán năm của các năm trước và năm nay
- Thuế TNCN: đăng ký thuế TNCN, đăng ký MST và giảm trừ gia cảnh của người LĐ, tờ
khai tháng hoặc quý và quyết toán năm của các năm trước và năm nay
- Thuế môn bài: Tờ khai thuế môn bài các năm trước và năm nay
- Báo cáo và quyết toán tình hình sử dụng hoá đơn: báo cáo tháng và quyết toán các năm
trước, báo cáo các quý của năm nay
(Nếu DN mới thành lập kế toán -> Kê khai và nộp thuế môn bài, Đăng ký thuế TNCN và
đăng ký mã số thuế và giảm trừ gia cảnh cho người lao động)
h. Tiếp nhận hồ sơ tài sản (công cụ dụng cụ và TSCĐ): sổ TSCĐ và CCDC, kê khai khấu
hao TSCĐ (đăng ký với chi cục thuế thì mới được tính chi phí khấu hao), giấy bảo hành và
các chứng từ liên quan đến TS, bảng khấu hao tháng của các năm trước và năm nay
k. Tiếp nhận kho hàng: danh mục hàng hóa, NVL, số lượng NXT, kế hoạch sản xuất, định
mức tiêu hao nguyên vật liệu, kế hoạch nhập xuất NVL, sổ sách kho các năm trước và năm
nay
(Nếu DN mới thành lập và là DN SX, XL -> đăng ký định mức tiêu hao nguyên vật liệu với

chi cục thuế trước ngày 31/3)
j. Nhận bàn giao sổ sách các năm, chứng từ các tháng các năm trước và năm nay
3. Thiết lập bộ máy kế toán
- Kế toán thuế: Kê khai thuế hàng tháng, hàng quý, hàng năm, in HĐ GTGT, nộp thuế và các
giao dịch khác với cơ quan thuế
- Kế toán ngân hàng: Mở TK ngân hàng, giao dịch nộp tiền vào TK, rút tiền, UNC, lấy sổ phụ
và sao kê
- Kế toán Tiền lương - BHXH: Ký HĐLĐ, lưu trữ hồ sơ người lao động, lập BCC, bảng
lương, thanh toán lương, phân bổ lương, làm thủ tục tham gia BHXH, làm sổ BHXH, làm thẻ
BHYT, đối chiếu BHXH quý, thanh toán trợ cấp BHXH
- Kế toán bán hàng: Báo giá, lập hợp đồng kinh tế, viết hóa đơn, thanh lý HĐKT
- Kế toán kho: Xây dựng danh mục hàng hóa, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức
sản xuất sp, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhập xuất nguyên vật liệu, hàng hóa, theo dõi số
lượng N-X-T trong kho
- Kế toán xuất nhập khẩu: Làm hợp đồng kinh tế ngoại thương, mở LC, thủ tục hải quan, nộp
thuế xuất nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT nhập khẩu…
- Kế toán công nợ: theo dõi, thu hồi, thanh toán công nợ
- Kế toán tổng hợp: tổng hợp chứng từ của các bộ phận kế toán để vào sổ sách, thực hiện các
công việc cuối kỳ, khóa sổ và lập BCTC, in sổ sách, lưu trữ chứng từ và sổ sách.
II. Cụ thể kế toán tổng hợp phải thực hiện những việc sau:
1. Phô tô các tài liệu, sổ sách năm trước để ghi sổ và lập BCTC năm nay
* BCTC năm trước
* Bảng tính khấu hao TSCĐ tháng 12 năm trước (214)
* Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn (142) tháng 12 năm trước
* Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn (242) tháng 12 năm trước
* Bảng tổng hợp phải thu khách hàng (131)
* Bảng tổng hợp phải trả người bán (331)
2. Chuyển lỗ chuyển lãi đầu năm
Chuyển lỗ (nếu năm trước lỗ) :
Nợ TK 4211

Có TK 4212
Chuyển lãi (nếu năm trước lãi):
Nợ TK 4212
Có TK 4211
3. Góp vốn KD (nếu là năm đầu tiên)
Nợ TK 111, 112, 211…
Có TK 411
4. Tính và nộp thuế môn bài của năm
Tính thuế: Nợ TK 642
Có TK 3338
Nộp thuế:
Nợ TK 3338
Có TK 111, 112
5. Hạch toán và nộp thuế TNDN tạm tính quý (nếu tạm tính quý phải nộp thuế, nếu k phải nộp
(lỗ) -> không phải định khoản
Tính thuế:
Nợ TK 821
Có TK 3334
Nộp thuế:
Nợ TK 3334
Có TK 111, 112
6. Định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong năm: mua hàng, bán hàng, mua TSCĐ…. (mở
chương 2 -> 6 để định khoản)
7. Làm các công việc cuối tháng:
* Tính và thanh toán lương, BHXH (chương 1)
* Thu lãi TGNH Nợ TK 112
Có TK 515
* Thu lãi vay hàng tháng
Nợ TK 111, 112
Có TK 515

* Chi lãi vay hàng tháng
Nợ TK 635
Có TK 111, 112
* Lập bảng phân bổ 214 hàng tháng và định khoản
Nợ TK 154, 642
Có TK 214
* Lập bảng phân bổ 142 hàng tháng và định khoản
Nợ TK 154, 642
Có TK 142
* Lập bảng phân bổ 242 hàng tháng và định khoản
Nợ TK 154, 642
Có TK 242
* Khấu trừ thuế GTGT:
Nợ TK 3331 (số khấu trừ -> số nhỏ hơn)
Có TK 133
8. Làm các công việc cuối năm
K/c 521 sang 511:
Nợ TK 511
Có TK 521
K/c doanh thu sang 911:
Nợ TK 511, 515, 711
Có TK 911
K/c chi phí sang 911:
Nợ TK 911
Có TK 632, 635, 642, 811
9. Xác định KQKD = Tổng DT – Tổng CP (Tổng có 911 – tổng nợ 911) -> không phải định
khoản
10. Xác định số thuế TNDN phải nộp = (Tổng DT – Tổng CP hợp lý – chuyển lỗ các năm
trước) x 25% -> không phải định khoản
11. Điều chỉnh số thuế TNDN thực nộp và tạm tính

Nếu thực nộp > tạm tính -> bổ sung số CL -> ghi tăng 821
Nợ TK 821 (số chênh lệch)
Có TK 3334
Nếu thực nộp < tạm tính -> ghi giảm 821:
Nợ TK 3334 (số chênh lệch)
Có TK 821
12. Kết chuyển thuế TNDN thực nộp -> 911 để xác định lợi nhuận sau thuế TNDN
Nợ TK 911 (số thực nộp)
Có TK 821
13. Xác định lợi nhuận sau thuế
Nếu tổng có 911 > tổng nợ 911-> lãi
Nợ TK 911 (số chênh lệch có 911 và nợ 911)
Có TK 4212
Nếu tổng có 911 < tổng nợ 911-> lỗ
Nợ TK 4212 (số chênh lệch có 911 và nợ 911)
Có TK 911
14. Phân phối lợi nhuận sau thuế (theo điều lệ công ty):
Nợ TK 421
Có TK 431, 111, 112, 411