nghiên cứu hệ thống thông tin và đề xuất một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống thông tin tại công ty tnhh long hiệp

Trang 1


LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Hệ thống thông tin có thể vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ trong kinh
doanh ở nước ta hiện nay, thế nhưng, với những lợi ích mà nó mang lại cho doanh
nghiệp đã khiến các nhà lãnh đạo cần chú tâm nghiên cứu và áp dụng nó vào trong
chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình. Những thành công mà một hệ thống
thông tin mang lại như cải tiến trong việc ra quyết định, phục vụ khách hàng tốt hơn,
đáp ứng nhanh chóng sự trông đợi của khách hàng, điều phối các nguồn lực khác
nhau trong một tổ chức và tiến hành kiểm soát chặt chẽ hơn nữa các hoạt động diễn
ra hàng ngày trong Công ty càng thôi thúc công tác chuẩn bị xây dựng một hệ thống
thông tin hoàn chỉnh. Và nó càng trở nên cấp thiết hơn khi chúng ta đang sống trong
kỷ nguyên kỷ thuật số. Trong thời đại ngày nay người ta nói nhiều đến thương mại
điện tử, kinh doanh điện tử, chính phủ điện tử, không ai có thể phủ nhận vai trò quan
trọng hàng đầu của thông tin, quản lý dòng luân chuyển thông tin trong việc tạo ra
thành công cho các Công ty. Vì vậy việc có được một hệ thống thông tin kỹ thuật số
hiệu quả là mong ước của mọi tổ chức. Tuy nhiên việc xây dựng và khai thác một
cách hiệu quả hệ thống này đòi hỏi phải có một cách nhìn nhận đúng đắn và chiến
lược dài hạn. Bởi lẽ ngay cả những nước phát triển, họ đã tốn kém rất nhiều tiền bạc,
thời gian và công sức cho nó. Còn các nước đang phát triển, trong đó bao gồm cả
Việt Nam thì mới ở trong giai đoạn nhận thức rõ tầm quan trọng của nó và đang tiến
hành một số bước đầu cơ bản tuy nhiên lại có lợi thế của những nước đi sau. Đứng
trước thực trạng này, sau khi nghiên cứu hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Long
Hiệp và môi trường hoạt động của Công ty, em rất mong muốn đưa ra những đề xuất
cho sự phát triển của hệ thống thông tin trong Công ty dựa trên nền tảng đã có và sau
đó đưa ra những giải pháp để thực hiện những đề xuất đó.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Bước đầu tiếp cận với cách thức sử dụng hệ thống thông tin vào hoạt động sản

xuất kinh doanh của Công ty TNHH Long Hiệp, đồng thời đánh giá hiệu quả của hệ
thống thông tin. Từ đó đưa ra phương hướng nhằm phát triển hệ thống thông tin tại
Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
+ Hệ thống hoá hệ thống thông tin trong doanh nghiêp.
+ Nghiên cứu 3 phân hệ cơ bản của hệ thống thông tin : hệ thống thông tin
mua hàng, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin bán hàng của Công ty
TNHH Long Hiệp.
+ Bước đầu đưa ra phương hướng phát triển hệ thống thông tin cho Công ty
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 2


4. Phương pháp nghiên cứu
Đồ án sử dụng phương pháp chủ yếu là tổng hợp, phân tích, thống kê các tài
liệu, thông tin thu thập được và phương pháp phỏng vấn, điều tra trực tiếp.
5. Kết cấu của đồ án : Gồm 3 chương
Chương 1 : Tổng quan về hệ thống thông tin.
Chương 2 : Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống thông tin của
Công ty TNHH Long Hiệp.
Chương 3 : Phương hướng phát triển hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Long
Hiệp trong thời gian tới và một số giải pháp để thực hiện.
Mặc dù đã cố gắng nghiên cứu tìm hiểu nhưng đây vẫn còn là một vấn đề còn
khá mới mẻ ở Việt Nam, hơn nữa vấn đề đang nghiên cứu có liên quan nhiều đến
mảng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý kinh tế. Với thời lượng
nghiên cứu có hạn, kinh nghiệm thực tiễn thiếu thốn cũng như kiến thức còn hạn chế
nên việc mắc phải những sai sót trong bài viết là điều khó tránh khỏi. Rất mong được
sự chia sẻ, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các anh chị trong Công ty để có thể
nắm vững hơn nữa vấn đề đang rất cần được quan tâm này. Em xin chân thành cảm
ơn.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 3


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin .
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) không phải là môn học về máy tính vì
nó không đặt trọng tâm vào phần cứng hay phần mềm máy tính. HTTTQL không dạy
cách sử dụng máy vi tính hoặc chỉ cách làm ra một bản tính excel, hay thiết kế một cơ
sở dữ liệu trên access.
Ngành HTTTQL gồm nhiều nội dung về kinh doanh và quản lý hơn là máy
tính. Nó tập trung phân tích những nhà quản lý kinh doanh, về cách tổ chức kinh
doanh, về việc sử dụng thông tin để đạt được những mục tiêu của các thành viên trong
tổ chức và của chính tổ chức đó. Theo quan điểm của nhà quản lý đối với một hệ thống
thông tin (HTTT), họ cần phải biết rất nhiều về các HTTT, chúng làm được gì? Được
tạo thành từ cái gì? Rồi HTTT được triển khai như thế nào?
Nhà quản lý phải được trang bị kiến thức về HTTTQL để biết được những loại
vấn đề nào có thể giải quyết được bằng HTTT và những loại nào không được. Loại
vấn đề nào sẽ được giải quyết được bằng một HTTT đặc thù nào đó, và biết làm sao để
tiến hành lập một HTTT nhằm hỗ trợ cho nhà quản lý và tổ chức của mình đạt được
các mục tiêu.
Có một câu hỏi mọi người thường đặt ra là nếu tôi không có máy tính và phần
mềm thì tôi có một hệ thống thông tin không? Câu trả lời là Có. Loài người trước khi

có máy tính tự mình đã có HTTT vì họ cần có nhu cầu liên lạc thông tin, xử lý dữ liệu
và ra quyết định. Nói như vậy không có nghĩa là máy tính không quan trọng trong
HTTT. Nhất là trong thời đại của công nghệ thông tin, bạn cũng có thể lưu, truyền xử
lý không phải trên máy tính nhưng chắc chắn là không hiệu quả bằng có máy tính.
Đối với công việc quản lý thương mại, loại máy tính rất ít quan trọng so với
thông tin được cung cấp thích hợp, kịp thời. Như vậy, định hướng chính của HTTTQL
không phải là máy tính, phần mềm hay kỹ thuật phân tích và thiết kế HTTTQL, mà
quan trọng hơn là nhấn mạnh chủ yếu về vấn đề kế hoạch triển khai và sử dụng HTTT
(các vấn đề trước và sau khi có hệ thống).



PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 4


1.1.1. Lý thuyết hệ thống
Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống
giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường ĐH… Hệ thống là một tập hợp
các thành phần phối hợp nhau để cùng thực hiện mục tiêu nào đó. Một hệ thống bất kỳ
đều có ba đặc điểm sau
§ Có các thành phần bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình
§ Cách thức hay phương pháp xử lý
§ Mục tiêu của hệ thống
Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau tùy theo cách nhìn khác nhau.
Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác (hệ thống cha của nó).
Ví dụ: Hệ thống giao thông bao gồm hệ thống hàng không, hệ thống đường sắt.
Có nhiều hệ thống khác nhau và lý thuyết hệ thống đưa ra 4 kiểu hệ thống sau
§ Hệ thống đóng: Đây là dạng hệ thống hoàn toàn cô lập với môi trường. Nó
không có các nơi giao tiếp với bên ngoài, hệ thống chỉ tác động trong phạm vi

của nó và môi trường cũng không tác động vào các quá trình xử lý của hệ thống
đó. Kiểu hệ thống này chỉ mang tính chất lý thuyết vì thực tế các hệ thống đều
tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau
§ Hệ thống đóng có quan hệ: Đó là hệ thống có sự tương tác với môi trường.
Có cả nơi giao tiếp với bên ngoài nhưng hệ thống có sự kiểm soát ảnh hưởng
của môi trường thể hiện qua các đầu vào (dữ liệu đưa vào) và kết xuất của hệ
thống
§ Hệ thống mở: Đây là dạng hệ thống chịu sự tác động của môi trường nhưng
nó hoàn toàn không kiểm soát sự tác động này. Khi môi trường thay đổi, hoạt
động của hệ thống thay đổi theo. Hệ thống thường bị nhiễu loạn do không kiểm
soát được ảnh hưởng của môi trường đến quá trình xử lý của nó
§ Hệ thống kiểm soát phản hồi. Là dạng hệ thống chịu ảnh hưởng của môi
trường bên ngoài nhưng nó kiểm soát được sự tác động này và chỉ thay đổi hoạt
động của mình khi cần thiết. Vì vậy dù thay đổi hoạt động của mình nhưng hệ
thống vẫn không bị nhiễu loạn. Ví dụ hệ thống hướng dẫn tự động của máy bay
là hệ thống kiểm soát phản hồi. Kết xuất của hệ thống sẽ quay trở lại là đầu vào
của hệ thống nhưng đầu vào này đã có một số thay đổi do môi trường tác động.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 5


Một hệ thống có thể kết hợp pha trộn các kiểu hệ thống trên. Ví dụ một hệ
thống đóng có quan hệ có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ. Hệ thống mở là
hệ thống kiểm soát phản hồi
1.1.2. Hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin.
Mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp.
Theo cách nhìn hệ thống, chúng ta tìm hiểu hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp và các hệ thống con của nó

Như những hệ thống khác, hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ
thống con nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra quyết định quản lý. Trước khi
giới thiệu các thành phần trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp, chúng ta sẽ đề
cập đến hoạt động ra quyết định ở các cấp độ quản lý trong doanh nghiệp
1.1.2.1 Các loại hoạt động quản lý và vấn đề ra quyết định
Hoạt động quản lý trong doanh nghiệp thường bao gồm
§ Hoạt động kế hoạch chiến lược: đây là hoạt động thiết lập các mục tiêu dài
hạn, các sử dụng và sắp xếp nguồn lực, các chính sách… để đạt mục tiêu của
doanh nghiệp. Ví dụ như mục tiêu chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, sản xuất các
dòng sản phẩm… Hoạt động này được thực hiện bởi ban quản lý cấp cao gồm Hội
đồng quản trị, Giám đốc, các Phó giám đốc Thông tin về mục tiêu dài hạn được
truyền xuống người quản lý cấp dưới và sau đó nhận lại thông tin thực hiện phản
hồi từ quản lý cấp dưới để đánh giá thực hiện mục tiêu và điều chỉnh mục tiêu dài
hạn cho phù hợp. Thông tin phục vụ cho hoạt động kế hoạch chiến lược là những
thông tin tổng hợp, liên quan tới nhiều vùng như kinh tế, xã hội, nhân sự… Hệ
thống thông tin cho cấp kế hoạch chiến lược cung cấp các thông tin có tính chất
tổng hợp giúp cấp quản lý này đánh giá các mục tiêu và cung cấp dòng thông tin từ
quản lý cấp trên xuống cấp dưới về kế hoạch chiến lược này
§ Hoạt động kiểm soát quản trị: Đây là hoạt động đưa ra các mục tiêu cụ thể
dựa trên mục tiêu chiến lược, các quyết định sách lược ngắn hạn để thực hiện các
mục tiêu cụ thể này. Các quyết định sách lược này được truyền đạt xuống cấp quản
lý thấp hơn và ngược lại những thông tin thực hiện cũng được phản hồi từ cấp quản
lý thấp hơn để phân tích tình hình thực hiện từng mục tiêu cụ thể. Hoạt động quản lý
này thường do cấp quản lý trung gian là các phụ trách chi nhánh, phụ trách các vùng
hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán thực hiện
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 6


§ Hoạt động kiểm soát hoạt động cụ thể: Đây là các hoạt động chỉ đạo,

giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ thể được phân công từ quản
lý cấp trung gian. Kiểm soát hoạt động do các trưởng bộ phận, giám sát viên…
thực hiện. Các thông tin phục vụ hoạt động quản lý này là các thông tin chi tiết,
cụ thể về các hoạt động liên quan ví dụ: mặt hàng A có số lượng tồn bao nhiêu,
đơn giá bao nhiêu? Và hầu hết được lấy từ hệ thống xử lý nghiệp vụ (Kết xuất
hệ thống này là các báo cáo chi tiết các nghiệp vụ, các báo cáo so sánh thực
hiện với mục tiêu của cấp độ hoạt động).
Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra quyết định, nhận thông tin phản hồi,
điều chỉnh quyết định… Trong quá trình ra quyết định của các cấp quản lý, các vấn đề
thường được phân thành các loại sau:
§ Vấn đề không cấu trúc: Là các vấn đề có thể được giải quyết bằng
nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất ít các lựa chọn được cho là tốt nhất, tuy
nhiên không có hướng dẫn cụ thể cho xác định lựa chọn tốt nhất này và trong
nhiều trường hợp tính đúng đắn của lựa chọn chỉ có thể được đánh giá chính
xác sau một khoảng thời gian dài. Ví dụ người quản lý phải lựa chọn cách tốt
nhất để phát triển sản phẩm mới, thị trường mới trong số nhiều giải pháp đưa ra.
Lựa chọn này sẽ ảnh hưởng lâu dài tới sự thành công của doanh nghiệp và do
đó nó chỉ có thể kiểm chứng được sau một khoảng thời gian dài. Để giải quyết
loại vấn đề này người quản lý cần nhiều loại thông tin, dữ liệu liên quan bên
trong và ngoài doanh nghiệp về nhiều loại hình hoạt động như kinh tế, xã hội,
chính trị… Người quản lý cấp cao thường phải đối mặt với loại vấn đề không
có cấu trúc
§ Vấn đề có cấu trúc: Là vấn đề thường gặp phải ở cấp kiểm soát hoạt
động. Ở cấp này người quản lý được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những
chỉ dẫn rõ ràng về cách thực hiện. Ví dụ nhân viên kế toán phải trả được hướng
dẫn phải thanh toán các hóa đơn khi đến hạn ngoại trừ trường hợp phải thanh
toán sớm hơn theo điều kiện xác định để được hưởng chiết khấu mua. Như vậy
xác định ngày trả tiền là một vấn đề có cấu trúc vì đã có nguyên tắc để xác định
trước ngày cần trả tiền. Vấn đề có cấu trúc thường liên quan tới việc xử lý các
vấn đề đã xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp và thường lặp đi lặp lại. Các thông

tin để giải quyết các vấn đề có cấu trúc thường là thông tin chi tiết về các hoạt
động trong nội bộ doanh nghiệp


PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 7


§ Vấn đề bán cấu trúc: Nhiều vấn đề người quản lý cần giải quyết có thể
là vấn đề vừa có cấu trúc vừa không có cấu trúc, đó là vấn đề bán cấu trúc. Ví
dụ quản lý cấp cao ấn định chỉ tiêu số lượng sản phẩm sản xuất và lợi nhuận
cho quản lý trung gian. Từ đó người quản lý này sẽ yêu cầu vật liệu, thuê mướn
lao động, lập kế hoạch sản xuất… cho mục tiêu đặt ra. Như vậy khi xác định
yêu cầu vật liệu, người quản lý cần xác định yêu cầu về số lượng vật liệu (đây
là vấn đề quyết định có cấu trúc vì nó dựa trên số lượng sản phẩm yêu cầu và
lượng nguyên vật liệu đơn vị sản phẩm) và người quản lý còn cần xác định yêu
cầu chất lượng nguyên vật liệu (đây là vấn đề cần cân nhắc giữa xu hướng sử
dụng nguyên vật liệu, xu hướng yêu cầu chất lượng sản phẩm để đạt kết quả
cạnh tranh về sản phẩm và cạnh tranh lợi nhuận. Vì vậy đây là vấn đề không có
cấu trúc). Hệ thống thông tin sử dụng đề ra các quyết định bán cấu trúc cần kết
hợp cả các đặc tính của hệ thống cho quyết định có cấu trúc và hệ thống quyết
định không có cấu trúc. Vấn đề bán cấu trúc có thể gặp ở tất cả các cấp quản lý
nhưng nó thường xảy ra ở các cấp trung gian.
1.1.2.2 Các hệ thống thông tin tại doanh nghiệp
Các nhu cầu thông tin khác nhau để ra quyết định khác nhau của các hoạt động
quản lý tại doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều kiểu hệ thống thông tin khác nhau trong
doanh nghiệp. Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, người ta chia hệ thống thông
tin trong doanh nghiệp thành các loại hệ thống: Hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống
thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin chỉ đạo, hệ thống
chuyên gia

1.1.2.2.1 Các hệ thống xử lý nghiệp vụ (TPS)
Hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt
động hàng ngày của doanh nghiệp. Đây là các hệ thống cơ bản trong hệ thống thông
tin của doanh nghiệp. Ví dụ hệ thống kế toán tài chính xử lý các nghiệp vụ ảnh hưởng
đến tình hình tài chính, hệ thống đặt hàng xử lý các hoạt động nhận đặt hàng của
khách hàng để ra quyết định bán hàng cụ thể… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp
thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động.
1.1.2.2 .2 Hệ thống thông tin quản lý(MIS)
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống
xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập
từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và
phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống thông tin quản lý thường bao
gồm
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 8


§ Hệ thống thông tin thị trường: Nhằm cung cấp thông tin liên quan về
thị trường tiêu thụ. Ví dụ như thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự
báo giá cả, khách hàng, sản phẩm cạnh tranh… Hệ thống thông tin này lấy
thông tin từ hệ thống kế toán và thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp
§ Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan tới sản xuất
như hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay
thế
§ Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin liên quan tới lĩnh vực
tài chính như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay, về thị trường chứng
khoán (lấy thông tin từ hệ thống bên ngoài
§ Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nhân lực như thông tin về lương, thanh toán lương. Về thị trường nguồn
nhân lực, xu hướng sử dụng nhân lực.

§ Hệ thống thông tin kế toán: Là hệ thống cung cấp thông tin xử lý
nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
Tất cả các hệ thống trình bày trên đều lấy thông tin từ hai nguồn: hệ thống
thông tin kế toán tài chính và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho cả ba cấp quản lý ra quyết định.
1.1.2.2 .3 Hệ công tác tri thức và tự động hóa văn phòng
Hệ công tác tri thức(KWS) và tự động hóa văn phòng (OAS) phục vụ nhu cầu
thông tin ở mức tri thức của tổ chức. KWS giúp đỡ các công nhân tri thức, trong khi
OAS giúp công nhân dữ liệu mặc dù chúng cũng được các công nhân tri thức sử dụng
rất nhiều.
Nói chung, công nhân tri thức thường là những người có bằng cấp chính thứcvà
thường là thành viên của các chuyên môn đã được thừa nhận như luật
1.1.2.2 .4 Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (DSS)
Hệ thống hỗ trợ quyết định là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin
quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát.
Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp bao gồm cả thông tin thuộc
lĩnh vực kinh tế, thông tin thuộc lĩnh vực xã hội, văn hoá liên quan. Nên nó phục vụ
cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, hoặc các thông tin giải quyết các vấn đề có
tính chất tổng hợp. Hệ thống này thường hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp kế hoạch
chiến lược và cấp quản trị trung gian.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 9


1.1.2.2 .5 Hệ hỗ trợ điều hành (ESS)
Những nhà quản trị cấp cao thường dùng một loại HTTT gọi là hệ hỗ trợ điều
hành (ESS) để ra quyết định. ESS phục vụ cho mức chiến lược của tổ chức. Chúng đề
cập đến các quyết định phi cấu trúcvà tạo ra một môi trường tính toánvà truyền thông
tổng quát chứ không cung cấp một ứng dụng cố định hay khả năng đặc biệt nào. ESS
được thiết kế để tổ hợp các dữ liệu bên ngoài, như các luật thuế mới hay đối thủ cạnh

tranh mới, nhưng chúng cũng rút ra các thông tin tóm tắt từ MIS và DSS bên trong.
Chúng lọc, nén và giữ lại những dữ liệu chủ chốt, nhấn mạnh vào việc rút ngắn thời
gian và nỗ lực cần thiết để thu thập được thông tin có ích cho điều hành. Mặc dù chúng
có khả năng phân tích giới hạn, ESS sử dụng hầu hết các phần mềm đồ hoạ cao cấpvà
có thể trình bày ngay các hình hoạ và dữ liệu từ nhiều nguồn cho các quan chức điều
hành cấp cao hay cho phòng họp ban giám đốc.
ESS phải trợ giúp trong việc trả lời các vấn đề như : chúng ta nên tiến hành các
hoạt động kinh doanh thế nào? Đối thủ cạnh tranh đang là ai? những thu nhận mới nào
sẽ bảo vệ chúng ta khỏi chao đảo trong kinh doanh? Chúng ta nên bán những đơn vị
nào để nâng cao tiền mặt?
Sau đây là sơ đồ mô tả mối quan hệ của các các hệ thống trong tổ chức

Sơ đồ 1: Mô tả mối quan hệ giữa các hệ thống
hệ hỗ trợ
điều hành
(ESS)
hệ thống
tin quản lý
(MIS)
hệ hỗ trợ
quyết định
(DSS)
hệ tri thức, tự
động hoá văn
phòng (KWS
và OAS)
hệ tác
nghiệp
(TPS)
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Trang 10


Các hệ thống khác nhau trong tổ chức có quan hệ lẫn nhau. TPS điển hình là
nguồn dữ liệu của các hệ thống khác, trong khi ESS lại chủ yếu nhận dữ liệu ở các hệ
thống mức thấp hơn. Các hệ thống khác cũng trao đôi thông tin lẫn nhau. Nhưng các
hệ thống này nên tích hợp với nhau như thế nào? Quan điểm hệ thống toàn bộ này
đang nhanh chóng trở thành lạc hậu. Một quan điểm hiện đại hơn là ở chổ các hệ thống
nên được tích hợp lẫn nhau - tức là, chúng nên cung cấp các luồng thông tin hệ thống
giữa các hệ thống khác nhau. Cách tiếp cận tích hợp này có nhiều ưu điểm nhưng lại
rất tốn kém.
1.2. Một số quan điểm không đúng về hệ thống thông tin.
Trên thực tế hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về HTTT và trong đó,
có thể nói, còn có nhiều cách hiểu chưa thực đúng. Ở đây tôi xin đề cập đến ba quan
điểm chưa đúng về HTTT mà hiện nay tương đối phổ biến. Đó là :
· Quan điểm thứ nhất cho rằng: “Hệ thống thông tin chính thức của tổ chức sẽ
thay thế dần nhưng nguồn thông tin khác”.
Trong thực tế những HTTT phức tạp với việc sử dụng máy tính điện tử đã cải
thiện rất nhiều khả năng của nhà quản trị trong việc điều hành và kiểm tra các hoạt
động trong tổ chức. Nhưng những hệ thống chính thức này chỉ bổ sung chứ không thể
thay thế những nguồn thông tin khác. Những cuộc họp, tiếp xúc ngẫu nhiên, đối thoại
trực tiếp, những cuộc dạo quanh công sở không dự định trước, những hoạt động xã hội
và những điều tương tự vẫn tiếp tục là những nguồn thông tin quan trọng cho nhà quản
trị.
Sự giao tiếp bằng miệng mang tính cá nhân vẫn là hình thức thường dùng trong
công việc hàng ngày của các nhà quản trị. Với tư cách là những người lãnh đạo, các
nhà quản trị luôn cần thu thập nhiều thông tin về những công việc đang được tiến hành
và những vần đề có thể xuất hiện. Những nguồn thông tin này có thể giúp nhà quản trị
biết được những vấn đề đang tiềm ẩn, có thể phát sinh nhanh hơn là hệ thống thông tin
chính thức. Mặt khác, để có một bức tranh tổng thể về những hoạt động trong hệ

thống, thông tin chính thức không thể thay thế các phương tiện thông tin phi chính
thức khác. Vì vậy, nếu cho rằng, thông tin chính thức của tổ chức sẽ thay thế các
nguồn thông tin khác là sai lầm.
· Quan điểm thứ hai cho rằng: “Càng có nhiều thông tin càng tốt”. các nhà thiết kế
HTTT theo quan điểm này nghĩ rằng : nhiều thông tin sẽ giúp các nhà quản trị
đưa ra các quyết định tốt hơn và nhà quản trị cần tất cả các thông tin mà họ yêu
cầu. Cách lý giải này đều chưa xác đáng, vì những lý do sau:
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 11


ü Lượng thông tin tăng lên không phải lúc nào cũng gắn với việc nâng cao
chất lượng của quyết định. Khi thông tin quá nhiều các nhà quản trị dễ rơi vào
tình trạng bị ngập đống thông tin, từ đó làm cho việc lựa chon các phương án
quyết định sẽ phức tạp và tốn nhiều thời gian .
ü Trên thực tế giá trị thông tin không chỉ phụ thuộc vào số lượng, mà còn phụ
thuộc vào chất lượng của nó nữa như: mức độ liên quan các vấn đề, tính chính
xác, tính hoàn chỉnh, độ tin cậy và đúng lúc.
ü Quá nhiều thông tin, thậm chí thông tin có chất lượng cao, khi vượt quá
ngưỡng tối ưu, có thể cản trở quá trình ra quyết định. Hơn nữa, ngoài số lượng
và chất lượng của thông tin, chất lượng của quyết định còn phụ thuộc vào khả
năng nhận thức các vấn đề của người ra quyết định. Mặt khác, nhiều thông tin
cũng có nghĩa là tăng chi phí. Vì vậy, khi xem xét đáp ứng những yêu cầu về
cung cấp thông tin đòi hỏi phải cân nhắc thêm về tính hiệu quả kinh tế của
quá trình quản trị.
Do tâm lí sợ thất bại, nhiều nhà quản trị coi thu thập nhiều thông tin là một
phương tiện bảo vệ mình và họ không hiểu rằng thông tin mà họ yêu cầu không phải
cái nào cũng cần thiết với công việc.
· Thứ ba là quan điểm cho rằng: “Những nhà quản trị cần có những công nghệ
mới nhất đang có và càng mới càng tốt”. Họ nghĩ rằng HTTT hiệu quả sẽ đòi hỏi

những công nghệ mới nhất. Trên thực tế không thể phủ nhận được ý nghĩa của
những cuộc họp từ xa, những siêu máy tính với dung tích khổng lồ của bộ
nhớ…, trong một số tình huống nhất định. Nhưng thật nguy hiểm khi cho rằng
tất cả ngững cải tiến công nghệ cần phải được ứng dụng vào công tác qủn trị dù
ở điều kiện nào.
Nhiều nhà quản trị và nhà doanh nghiệp thường bị ảnh hưởng bởi hiện tượng
“mốt”. Khi máy tính trở nên nhanh hơn, mạnh hơn với phần mềm hiện đại hơn, thì họ
nghĩ rằng công nghệ mới nhất là cái tốt nhất. Nhưng trên thực tế không phải lúc nào
cũng vậy. Cái mới có tốt hay không phụ thuộc nhu cầu của người sử dụng và cái giá
của công nghệ cải tiến. Hơn thế nữa, công nghệ cải tiến thường đòi hỏi nhà quản trị
phải học cách sử dụng nó và thường kéo theo một số thay đổi nhất định trong tổ chức.
Điều này dẫn đến chi phí đào tạo tăng. Vì vậy trước khi áp dụng cải tiến công nghệ
vào hệ thống thông tin đòi hỏi các nhà quản trị phải cân nhắc mọi lợi hại của các mặt
để ra quyết định đúng.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 12


1.3 Vai trò của hệ thống thông tin.
HTTT vẫn thường được coi như một hoạt động trợ giúp để tiến hành công việc
trôi chảy, dường như ít hoặc không làm ảnh hưởng đến những khu vực quan tâm chính
như doanh thu, thị phần,… Tuy nhiên, quan điểm này đang thay đổi ngày một nhiều.
Sự cạnh tranh đang mang tới vai trò mới của HTTT. Nó có thể đang ảnh hưởng đến
doanh thu, sản phẩm mới, thị trường mới và các loại chi phí, cấu trúc tổ chức và
khuyến khích sự cải cách. Những sự ảnh hưởng như vậy là ảnh hưởng có tính chiến
lược lên tổ chức.
Một số tổ chức trong vài ngành công nghiệp sẽ tìm thấy những cơ hội mang
tính chiến lược cao hay thấp khác nhau. Chẳng hạn HTTT trong ngân hàng và dịch vụ
tài chính không chỉ là có giá trị đơn thuần mà còn là vấn đề sống còn. Những ngành

công nghiệp và tổ chức khác có thể tìm thấy ít giá trị hơn.
Như những công cụ cạnh tranh
Trong việc đánh giá những ứng dụng của những hệ thống tương lai có thể có
giá trị chiến lược, nhiều công ty đang xem xét những hệ thống có ảnh hưởng đến vị trí
kinh doanh trong một nền công nghiệp ra sao. Michael Porter đưa ra ba chiến lược
cạnh tranh tổng quát mà một tổ chức có thể có được :
+ Dẫn đầu về tổng chi phí
+ Sự khác biệt về sản phẩm
+ Thị trường mục tiêu
Dẫn đầu về tổng chi phí là chiến lược được các hãng sử dụng là những nhà sản
xuất với chi phí thấp, đang tăng lợi nhuận và tăng thị phần. Mcfarlan, Mckenney và
Pyburn cho rằng HTTT có thể có hỗ trợ chiến lược này bằng cách giảm chi phí chính
hay ngăn chặn chi phí, cụ thể hỗ trợ chiến lược này bằng cách giảm chi phí chính hay
ngăn chặn những chi phí khác cụ thể trong hành chính, những bộ phận trợ giúp khác,
sử dụng những nguồn lực hiệu quả hơn, giảm lưu kho, giảm thất thoát và hư hao trong
sử dụng nguyên liệu thô
Sự khác biệt về sản phẩm là chiến lược dựa vào việc khác biệt hoá các sản
phẩm của công ty so với đối thủ cạnh tranh, căn cứ vào những nhân tố khác giá như
cung cấp dịch vụ thông tin cho khách hàng với ít hay không phải trả phí. HTTT còn có
thể giúp hãng phát triển các sản phẩm mới nhanh hơn và như vậy cho phép họ phản
ứng nhanh hơn với những xu hướng mới được nhận thấy trong thị trường.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 13


Thị trường mục tiêu là chiến lược theo đuổi việc nhận dạng những phân khúc
thị trường cụ thể mà hãng có thể lấp đầy bằng cách dẫn đầu về giá hay khác biệt hoá
sản phẩm.
Làm ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
Như đã đề cập ở phần trên, hầu hết tầm quan trọng hiện tại tập trung vào những

hệ thống chiến lược liên quan đến ảnh hưởng của chúng lên những sản phẩm của Công
ty hay mối liên hệ với đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và khách hàng. Sự thay đổi
trong cách một công ty được tổ chức và quản lý có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu
suất lao động của công nhân, tốc độ truyền tin, sự tương tác và sau cùng là tốc độ phát
triển và quản lý của toàn Công ty.
Trong xã hội công nghiệp, các đầu ra kinh tế chủ yếu là dịch vụ và thông tin thì
những người có chức trách phải dựa nhiều vào tri thức và tài năng hơn là vị trí hính
thức. Hình dáng của tổ chức nên phẳng ra vì các công nhân chuyên nghiệp có khuynh
hướng tự quản lý, còn việc ra quyết định trở nên phi tập trung hơn khi tri thức và thông
tin trở nên rộng rãi hơn; các nhóm chuyên môn gần nhau hơn nhờ kiểu nối mạng “lực
lượng đặc nhiệm”.
Khuyến khích sự cải cách
Thomas J.Peters và Robert H.Waterman đã đưa ra những bài học từ những công
ty điều hành tốt nhất của Mỹ vào trong cuốn sách bán chạy nhất của họ “Đi tìm sự
tuyệt hảo” xuất bản năm 1982. Họ đã chỉ ra tám đặc điểm của Công ty được quản lý
một cách tuyệt hảo điển hình không tìm thấy ở những công ty kém thành công hơn.
Trong đó “Sự sáng tạo” là đang có một ý tưởng còn “Sự cải cách” là không chỉ đang
có một ý tưởng mà còn thực hiện chúng.
Thomas J.Peters và Robert H.Waterman chỉ ra rằng những công ty nhấn mạnh
việc cải cách hơn là sự sang tạo bởi vì họ mong đợi những người có các ý tưởng hãy
thực hiện chúng. Sự cải cách thường là một hành động theo nhóm, vì thế tạo ra một
môi trường để mọi người có thể chia sẻ ý kiến một cách dễ dàng có thể cung cấp một
bầu không khí mà cải cách có khả năng diễn ra hơn.
1.4 Các công cụ kỹ thuật để đánh giá hệ thống thông tin tại doanh nghiệp
Nhằm giúp việc xem xét và đánh giá một hệ thống cũng như hỗ trợ cho quá trình
phát triển các hệ thống người ta dùng các công cụ kỹ thuật, bao gồm:
§ Các công cụ mô tả qui trình luân chuyển thông tin như lưu đồ, sơ đồ
dòng dữ liệu, sơ đồ logic
§ Công cụ mô tả và tổ chức dữ liệu
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Trang 14


§ Công cụ để thu thập và tổng hợp thông tin như các hoạt động phỏng
vấn, bảng câu hỏi, quan sát…
§ Công cụ để lập kế hoạch và quản trị tình hình thực hiện kế hoạch
§ Công cụ để phân tích, đánh giá tài chính như các hàm tài chính
§ …
Tuy nhiên tôi chỉ trình bày nhóm công cụ mô tả quy trình luân chuyển thông tin
là lưu đồ thủ công và sơ đồ logic.
1.4.1 Lưu đồ thủ công
Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ mô tả ngắn gọn các luân chuyển dữ liệu, quy
trình xử lý trong một hệ thống. Có nhiều lưu đồ như lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương
trình và lưu đồ chứng từ.
Lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống đều mô tả hoạt động xử lý hay luân chuyển
dữ liệu của hệ thống. Tuy nhiên giữa chúng có khác biệt nhỏ là lưu đồ chứng từ trình
bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ trong quá trình luân chuyển chứng từ còn lưu
đồ hệ thống thì nhấn mạnh hơn tới hướng xử lý của hệ thống, không trình bày chi tiết
cụ thể các liên của chứng từ. Xu hướng hiện nay người ta không còn để ý phân biệt lưu
đồ chứng từ hay lưu đồ hệ thống mà gọi chung là lưu đồ.
Lưu đồ chương trình hay lưu đồ khối là lưu đồ trình bày trình tự xử lý của một
chương trình máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
Tất cả các loại lưu đồ trên đều sử dụng các ký hiệu giống nhau và các nguyên
tắc vẽ giống nhau.
1.4.1.1 Các ký hiệu lưu đồ
Lưu đồ sử dụng rất nhiều ký hiệu. Trước hết chúng ta làm quen với các ký hiệu
cơ bản trong lưu đồ.

Xử lý
V
ào/

Ký hiệu này mô tả hoạt động xử lý trong hệ thống
Ký hiệu này mô tả dữ liệu được đưa vào h
ệ thống để xử lý
hay thông tin là kết quả của một xử lý
Hướng luân chuyển của dữ liệu hay xử lý trong lưu đ
ồ. Ký
hiệu chỉ ra thứ tự hoạt động và hướng lưu chuy
ển dữ liệu.
Mũi tên là cần thiết khi lưu đồ được trình bày khác v
ới chiều
.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 15

Các ký hiệu trên gọi là ký hiệu cơ bản vì nó không mô tả chi tiết phương tiện
vật lý liên quan tới xử lý hay luân chuyển dữ liệu.
Tuy nhiên, khi sử dụng lưu đồ để đánh giá hay mô tả hoạt động của hệ thống
người đọc cần biết chính xác phương thức vật lý liên quan tới xử lý chẳng hạn như
chứng từ gì đưa dữ liệu vào cho hệ thống xử lý hay hoạt động xử lý nào đó được thực
hiện bằng tay hay bằng máy. Vì vậy trong ký hiệu lưu đồ, người ta còn quy định ký
hiệu chi tiết liên quan tới phương tiện vật lý trong hoạt động của hệ thống. sau đây là
các ký hiệu chi tiết thường dùng trong lưu đồ mô tả qui trình hoạt động xử lý hoạt
động kinh tế của doanh nghiệp.











Điểm nối lưu đồ trong cùng trang giấy. Ký hiệu này dùng đ
ể
kết nối các phần khác nhau trong cùng trang giấy của lưu đồ.

Điểm nối điểm nối sang trang. Ký hiệu này cũng tương t
ự

như ký hiệu nối lưu đồ nhưng dùng trong trường h
ợp các
đi
ểm nối ở khác trang l
ưu đ
ồ.

Ký hiệu này dùng để ghi th
êm các chú thích cho các ký
hiệu hay nội dung trong lưu đồ.
Ký hiệu này có hai ý nghĩa:
§ Sự bắt đầu hay kết thúc lưu đồ
§ Chỉ ra các dữ liệu hay thông tin đư
ợc bắt đầu từ đâu
hay chuyển tới đâu
Chứng từ

Lưu trữ
Ký hiệu này mô t
ả chứng từ hay báo cáo kế toán bằng
giấy. Trong trường hợp này, ký hiệu hình bình hành đ
ể mô
tả là sổ kế toán
Ký hiệu này mô tả lưu trữ bằng các phương tiện mà h
ệ
thống máy có thể đọc ghi được như băng t
ừ, đĩa từ, đĩa
quang…
Ký hiệu này mô tả thông tin đư
ợc hiển thị bằng thiết bị

Video, màn hình, máy in chứ không in ra giấy
Ký hiệu này mô tả lưu trữ bằng phương tiện mà h
ệ thống
máy có thể truy suất trực tiếp không cần tuần tự.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 16









1.4.1.2 Các quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ
§ Một số quy ước khi vẽ lưu đồ
o Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký
hiệu thể hiện kết quả của xử lý.
o Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ
liệu từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy. Trường
hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thường qui định
thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển của lưu đồ
một cách rõ ràng.
§ Các bước hướng dẫn cơ bản để vẽ lưu đồ
a. Phân tích mô tả hệ thống để xác định các bộ phận xử lý, các xử lý
của từng bộ phận và đầu vào, đầu ra của xử lý.
b. Chia trang giấy thành các cột (nếu lưu đồ trình bày mối quan hệ
giữa các bộ phận).
c. Phác hoạ mô tả hoạt động xử lý của mỗi bộ phận và luân chuyển

dữ liệu giữa chúng.
d. Kiểm tra, chỉnh sửa bản phác thảo.
e. Kết thúc lưu đồ.
1.4.1.3 Ưu điểm và nhựơc điểm của lưu đồ
· Ưu điểm
+ Dạng lưu đồ thường dễ hiểu và dễ sử dụng hơn dạng tường thuật.
Điều này trở nên rõ ràng hơn khi độ phức tạp của hệ thống gia tăng
+ Việc chuẩn bị một biểu đồ đòi hỏi phân tích viên phải hiểu biết đầy
đủ về những quy trình và sự tuần tự của hoạt động trên tài liệu.
Ký hiệu này mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ b
ằng giấy
tờ. Thông thường các dữ liệu trong hồ sơ được lưu tr
ữ theo
một tiêu thức phân loại nào đó như ngày, số, tên dữ liệu. V
ì
vậy để mô tả các tiêu thức phân loại này, người ta quy ước:
D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu
N: Phân loại theo số của hồ sơ hay s
ố thứ tự của dữ
liệu
A: Phân loại theo tên của hồ sơ hay dữ liệu

Ký hiệu này mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng
các thiết bị bằng bàn phím, cần gạt, máy quét…
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 17


+ Dễ dàng phát hiện tình trạng không đầy đủ trong việc theo dõi nguồn
gốc của một tài liệu, giúp phân tích viên có nhu cầu cần phải điều tra

nghiên cứu thêm.
+ Đòi hỏi ít kiến thức kỹ thuật để có thể đánh giá đúng tài liệu và vì
vậy có thể được dùng như một công cụ thông tin giữa người sử dụng
hệ thống và phân tích viên để kiểm tra và hiệu chỉnh hiểu biết của
phân tích viên.
+ Dễ dàng xác định các yếu điểm trong hệ thống như tạo ra các tài liệu
không cần thiết, thiếu sự kiểm tra, lặp lại những công việc không cần
thiết và những điểm tắc nghẽn.
· Nhược điểm
+ Với những hệ thống tích hợp cao thì những lưu đồ trở nên khó quản
lý hơn (khổ giấy lớn hơn). Đôi khi cần phải sử dụng những kí hiệu
kết nối hết giấy và tiếp tục là cần thiết nhưng là nguyên nhân làm
giảm các yếu tố trực quan hình ảnh và tính rõ ràng của lưu đồ.
+ Chúng khó sữa đổi.
+ Phải nhận thấy rằng khi phân tích một hệ thống hiện tại thì những
thông tin không chính thức là một phần quan trọng. Lưu đồ có thể
biểu diễn bất kì một dạng nào của những thông tin này.
1.4.2 Lưu đồ logic
Lưu đồ logic đựơc dùng như một phương pháp ghi rõ thủ tục một cách chính
xác. Nếu có dự định viết một chương trình từ những mô tả này thì lưu đồ được gọi là
lưu đồ logic của chương trình.
1.4.2.1 Ký hiệu lưu đồ logic

Dòng chảy
Được dùng để chuyển hướng những
kí hiệu khác nhau : nghĩa là, điều
khiển

Đầu cuối (bắt đầu/kết thúc)
Được dùng để chỉ điểm bắt đầu hay

kết thúc của lưu đồ
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 18



Quá trình/hành động
Được dùng để minh hoạ sự hoạt
động của bất kỳ một quá trình

Quyết định hay hỏi
Được dùng để phân biệt hai trạng
thái chọn lựa hệ quả là: dòng điều
khiển sẽ đi theo chiều này hay chiều
kia. Chỉ có hai trạng thái chọn lựa
trong hộp quyết định : Đúng (có) và
Sai (không).
1.4.2.2 Ưu điểm và khuyết điểm trong việc sử dụng lưu đồ logic
· Ưu điểm
+ Biểu diễn các chuỗi hoạt động bằng hình ảnh và vì vậy làm cho
chúng ta dễ hiểu và đương nhiên có thể theo dõi được.
+ Được dùng trong các thủ tục thủ công để chỉ ra chuỗi hoạt động được
theo dõi trong khi thực hiện công việc ví dụ như sự theo dõi sổ sách.
+ Thích hợp trong những trường hợp có sự thêm vào những hoạt động
và đánh giá có điều kiện
+ Có thể dùng mô tả những chương trình cho những người lập trình.
· Nhược điểm
+ Sử dụng nhiều lệnh GOTO nếu được dùng trong thiết kế chương
trình. Điều này dẫn đến chương trình có một logic mê hồn trận.
+ Rất khó và tốn nhiều thời gian để thay đổi một khi đã vẽ xong

1.5. Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống.
1.5.1 Tổng quan
Phân tích hệ thống là giai đoạn đầu tiên của chu kỳ phát triển hệ thống. Kết quả
của quá trình phân tích hệ thống có thể là việc thiết kế của một hệ thống mới, có thể là
điều chỉnh hệ thống hiện hành hoặc giữ nguyên hệ thống hiện hành. Quá trình thiết kế
hệ thống chỉ thực sự được bắt đầu khi các chuyên viên phân tích hệ thống kết luận
rằng hệ thống hiện hành không thể giải quyết các tồn tại và viêc thực hiện hệ thống
đúng
sai
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 19


mới đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa các chi phí và lợi ích. Trong quá trình thiết kế
hệ thống, đội thiết kế hệ thống chuyển đổi các đề nghị từ quá trình phân tích hệ thống
sang các hình thức có thể thực hiện được; kể từ đó, quá trình thực hiện và vận hành hệ
thống được bắt đầu.
1.5.2 Công cụ phân tích và thiết kế hệ thống
Trong giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống, đội ngũ nghiên cứu sử dụng
nhiều công cụ hệ thống để tìm hiểu, đánh giá, trình bày hệ thống dễ dàng và đầy đủ
hơn. Các thành viên của đội xem xét và đánh giá các tài liệu hiện có, sử dụng kết quả
phỏng vấn và sử dụng các kỹ thuật đo lường công việc để hiểu làm thế nào hệ thống
hiện tại hoạt động. Họ thu nhập các ghi chú có từ những hoạt động này và đính kèm
chúng trong giấy làm việc của đội nghiên cứu. Họ kẻ các lưu đồ hoặc sơ đồ dòng dữ
liệu, đề ra các câu hỏi và cũng có thể xem xét và đánh giá các báo cáo do các kiểm
toán viên độc lập hoặc các kiểm toán viên nội bộ cung cấp.
Xem xét đánh giá các tài liệu
Có ba loại tài liệu liên quan đến đội nghiên cứu: tài liệu tổ chức, tài liệu cá
nhân và tài liệu xử lý.
Đội nghiên cứu có thể xem các tài liệu có sẵn tập trung vào cách các cá nhân

thực hiện công việc của họ. Những tài liệu này bao gồm bảng mô tả công việc, thủ tục
thủ công, tiêu chuẩn thực hiện và cấu trúc điều hành máy tính. Các tài liệu cá nhân
thường rất chi tiết và việc kiểm tra nó là một tiến trình lâu dài. Trong nghiên cứu tài
liệu các thành viên của đội tìm ra những mô tả của các nhiệm vụ cá nhân và những mô
tả này có thể giúp xác định nguồn gốc của vấn đề cần giải quyết. Thông thường, một
nhu cầu thông tin mới hoặc kỹ thuật công nghệ mới yêu cầu thây đổi các nhiệm vụ này
và tập trung dữ liệu vào những nhiệm vụ hiện có nhằm thực hiện các hoạt động phát
triển sau này dễ dàng hơn.
Một loại tài liệu khác được đội nghiện cứu kiểm tra là tài liệu xử lý. Những tài
liệu này cung cấp thông tin về nơi giao tiếp giữa các nhiệm vụ cá nhân và giữa các
nhiệm vụ này với máy tính. Việc xử lý tài liệu chỉ ra các cách, các thủ tục nhập liệu
bằng tay và nhập dữ liệu tự động bằng máy tính, nó bao gồm các lưu đồ, các biểu mẫu
và báo cáo mẫu. Bằng cách kiểm tra lưu đồ, đội nghiên cứu xác định các tiến trình
tuần tự được thực hiện tạo nên hệ thống. tiến trình này có thể tạo ra cơ hội giải quyết
các vấn đề tồn tại dễ hơn việc phân tích các công việc cá nhân. Các biểu mẫu xác định
dữ liệu mà hệ thống thu nhập và báo cáo mẫu mô tả thông tin nó cung cấp. Các biểu
mẫu và các báo cáo mẫu có thể được thay đổi để thõa mãn nhu cầu mới về thông tin
hoặc để thực hiện một kỹ thuật công nghệ mới.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 20


Việc xem xét, đánh giá các tài liệu là công việc quan trọng và cần thiết. Tuy
nhiên, có thể các tài liệu không còn hữu ích, ví dụ, trong trường hợp hệ thống đang
được nghiên cứu đã quá lạc hậu, các lưu đồ, các mô tả thủ tục thủ công, các mô tả
công việc có thể không còn chính xác.
Phỏng vấn
Sau khi thu thập tài liệu, bước tiếp theo để khảo sát sơ bộ hệ thống hiện hành là
tiến hành phỏng vấn. Trước thành viên của đội nghiên cứu phỏng vấn người quản lý
chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống. Trong khi phỏng vấn, đội nghiên

cứu không những tìm hiểu những vấn đề đang tồn tại mà còn cố gắng tranh thủ sự
nhiệt tình ủng hộ của người quản lý. Sự phối hợp tất cả người dùng hệ thống rất quan
trọng để cho việc nghiên cứu thành công và sự phối hợp này dễ dàng đạt được nếu các
nhân viên nhận ra rằng lãnh đạo của họ cũng ủng hộ nó. Sau khi phỏng vấn người
quản lý, các thành viên khác của đội nghiên cứu bắt đầu phỏng vấn các giám sát viên
và các nhân viên thừa hành.
Trong quá trình phỏng vấn, đội nghiên cứu yêu cầu người được phỏng vấn mô
tả nhiệm vụ, công việc của họ. Điều này cho phép đội nghiên cứu biết được tại sao các
tài liệu hiện hành không phù hợp hiện tại (out of date). Đội cũng hiểu ý kiến của người
được phỏng vấn trong mối liên hệ với các vấn đề cần giải quyết, những yêu cầu thông
tin hoặc thay đổi kỹ thuật công nghệ. Thậm chí giám sát viên và các nhân viên thừa
hành có thể giới hạn khả năng tiến triển của vấn đề cần giải quyết: họ có thể đưa ra
những thông tin về nguồn gốc của nó, các giải pháp tình huống, những khó khăn vốn
có trong việc cung cấp thông tin mới hoặc trong giới thiệu một kỹ thuật mới. Trong
khi thực hiện phỏng vấn, thành viên đội nghiên cứu có thể ghi nhận hoặc thu thập các
biểu mẫu đầy đủ nhằm dùng cho việc xem xét lại sau này.
Nếu cấp quản lý quyết định giới thiệu một hệ thống mới, người phỏng vấn cần
phải nắm bắt được sự chấp nhận của người dùng. Người dùng cũng cung cấp cho đội
nghiên cứu những thông tin cần thiết để hiểu cách hệ thống hiện hành hoạt động. Đội
nghiên cứu sử dụng sơ đồ, bảng quyết định, các câu hỏi và kỹ thuật đo lường công
việc để tăng cường sự hiểu biết của họ về hệ thống.
Mô hình dữ liệu
Sử dụng các thông tin thu thập được trong quá trình xem xét, đánh giá tài liệu
và quá trình phỏng vấn, đội nghiên cứu hệ thống thiết kế một mô hình dữ liệu được hệ
thống hiện hành sử dụng. Mô hình dữ liệu là một kỹ thuật để tổ chức, thiết kế và mô tả
dữ liệu của tổ chức, dữ liệu được mô tả trong mô hình dữ liệu phụ thuộc vào phương
thức và quá trình xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 21

Khi được thực hiện chính xác, mô hình dữ liệu là điều kiện đảm bảo quá trình
xử lý dữ liệu của hệ thống chính xác, luôn được cập nhật, và thỏa mãn tất cả các nhu
cầu thông tin.Các dữ liệu cũng được tổ chức nhằm có thể dễ dàng điều chỉnh trong
tương lai khi có các yêu cầu thông tin mới. Điều này đảm bảo tính linh hoạt của dữ
liệu. Một phương pháp tiếp cận thông thường của việc tổ chức mô hình dữ liệu là sử
dụng sơ đồ quan hệ thực thể.
Mô hình xử lý – Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu
Đội nghiên cứu hệ thống tạo các mô hình xử lý nhằm minh họa cho hệ thống
hiện hành. Kỹ thuật tổ chức và mô tả quá trình xử lý dữ liệu, nhập liệu và kết xuất của
một hệ thống được gọi là mô hình xử lý của hệ thống. Phương pháp thông thường
được sử dụng để mô tả mô hình xử lý của hệ thống là việc sử dụng lưu đồ và sơ đồ
dòng dữ liệu. Một sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra dòng dữ liệu giữa các tiến trình, các tập tin
và nơi kết xuất dữ liệu bên ngoài. Một lưu đồ minh họa trình tự các tiến trình; lưu đồ
có thể là lưu đồ hệ thống hoặc lưu đồ chứng từ.
Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả dòng dữ liệu mang tính logic hơn là tính tự nhiên,
chúng cho phép các phân tích viên sáng tạo hơn. Phân tích viên buộc phải nghĩ về cái
nên làm hơn là làm bằng cách nào. Điều này cung cấp phương tiện cho họ xác định
các vấn đề cần giải quyết dễ hơn và phát triển các giải pháp tốt hơn. Một chuyên viên
phân tích hệ thống nếu bị những chi tiết mang tính kỹ thuật ám ảnh thì có thể không
nhận thấy những nhu cầu thông tin của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống
cho đến khi không thể sửa sai được; đồng thời, nếu bỏ qua các chi tiết mang tính kỹ
thuật thì giữa người dùng và các phân tích viên có thể hiểu nhau dễ dàng hơn - do
người dùng thường không hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật. Chính vì những lý do này,
trong phân tích và thiết kế hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu ngày càng thay thế vai trò của
lưu đồ.
Một nhân viên có thể sẽ tiếp cận với một trong những cách thức mô tả mô hình
xử lý của hệ thống, tuy nhiên, đội nghiên cứu hệ thống sử dụng mô hình xử lý hệ
thống này vì ba mục đích: khái quát hóa, tài liệu hóa, và phân tích. Sơ đồ là phương
pháp hiệu quả để khái quát điều mà đội nghiên cứu tìm hiểu được qua phỏng vấn và

xem xét và đánh giá tài liệu. Ví dụ, qua các cuộc phỏng vấn, chuyên viên phân tích ghi
lại các ghi chú, những ghi chú này mô tả quan điểm của các nhân viên riêng biệt. Sau
đó phân tích viên thể hiện khái quát thông tin này vào một biểu mẫu mô tả toàn bộ các
hoạt động đứng trên quan điểm tổng quát của doanh nghiệp. Sơ đồ dòng dữ liệu giúp
cho phân tích viên này làm nhiệm vụ này dễ dàng hơn.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 22


Sơ đồ dòng dữ liệu cũng cho phép đội nghiên cứu dẫn chứng bằng tài liệu về
phương thức hoạt động của hệ thống hiện hành. Sơ đồ dòng dữ liệu được tạo ra trong
khảo sát sơ bộ sẽ cập nhật các tài liệu cũ mà có thể không cần tốn thời gian sữa chữa.
Nếu giai đoạn thiết kế một hệ thống mới được thực hiện tiếp theo sau một quá trình
phân tích hệ thống thì khi thiết kế và chuyển đổi hệ thống rất cần đến sơ đồ mới của hệ
thống cũ. Sơ đồ mới cũng giải thích cho quản lý và ban chỉ đạo là đội nghiên cứu đã
có sự kiểm tra thích đáng về hệ thống hiện hành.
Sơ đồ dòng dữ liệu cũng có giá trị khi đội nghiên cứu đã tập hợp hết các dữ liệu
của nó. Ở đây, đội nghiên cứu bắt đầu phân tích hệ thống hiện hành để xác định các
vấn đề cần giải quyết hoặc các tiềm năng cải tiến. Một sơ đồ dòng dữ liệu chứa những
mô tả súc tích các tiến trình tạo ra hệ thống. Phân tích viên có thể thấy sự ảnh hưởng
của vấn để cần giải quyết hoặc sự cải tiến dễ hơn so với khi ghi chú, tường thuật hoặc
dạng khác của tài liệu được sử dụng. Trong thực tế nhiều phân tích viên kinh nghiệm
thấy rằng các tiến trình của sơ đồ dòng dữ liệu tự nó giúp xác định vấn đề cần giải
quyết hoặc tạo ra ý tưởng cho hệ thống mới.
Sử dụng bảng câu hỏi
Đội nghiên cứu cũng có thể sử dụng các câu hỏi trong khi khảo sát sơ bộ. Một
bảng câu hỏi có thể được dùng theo hai cách: phân tích viên hoặc nhân viên phòng ban
sử dụng hoàn thành nó. Thông thường, đội nghiên cứu trình bày và thuyết minh các
câu hỏi cho các thành viên của đội sử dụng khi phỏng vấn. Khi tiến hành phỏng vấn,
phân tích viên xác định danh mục các câu hỏi thực tế cần nhận định, cần được trả lời,

danh mục các câu hỏi này được sử dụng như một hướng dẫn để đảm bảo là mọi dữ liệu
cần thiết đã được thu nhập. Khi được sử dụng theo cách này, câu hỏi được xác định
bởi các phân tích viên hệ thống có kinh nghiệm. Sau đó đội nghiên cứu có thể dùng
những thành viên ít kinh nghiệm hơn để phỏng vấn mà không sợ bỏ qua thông tin quan
trọng. Đội nghiên cứu hệ thống cũng có thể yêu cầu những thông tin hay những ý kiến
từ tập thể người dùng hệ thống. Lúc này, người dùng cần hoàn thành bảng câu hỏi hơn
là được phỏng vấn riêng lẻ. Cách tiếp cận này có hiệu quả khi đội nghiên cứu đã điều
tra hệ thống và đã xác định các yêu cầu thông tin quan trọng. Ví dụ, để có thể thu thập
số liệu thống kê liên quan đến sự thỏa mãn yêu cầu của người dùng hoặc việc sử dụng
hệ thống thường xuyên, để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, đội nghiên cứu hệ
thống nên sử dụng bảng câu hỏi. Tuy nhiên việc sử dụng bảng câu hỏi thay cho phỏng
vấn có thể không thu thập đầy đủ thông tin quan trọng do khi sử dụng bảng câu hỏi,
các phân tích viên không có cơ hội hỏi các câu hỏi mang tính chất thăm dò cũng không
làm cho người được phỏng vấn sẵn sàng cung cấp thông tin.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 23


Đo lường công việc
Các bảng câu hỏi đôi khi được sử dụng chung với việc tìm hiểu khối lượng
công việc. Khi các công cụ hệ thống khác được đội nghiên cứu sử dụng nhằm xác định
các nhiệm vụ được thực hiện trong hệ thống thì việc tìm hiểu khối lượng công việc xác
định cường độ hoặc kế hoạch đối tượng của nhiệm vụ này.
1.6. Một số khái niệm cần nghiên cứu
1.6.1. ERP ( Enterprise Resource Planning )
ERP là một hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp bằng CNTT, cho phép họ
tự kiểm soát được trạng thái năng lực của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai
thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong
hệ thống. ERP thích ứng linh hoạt với thay đổi trong kinh doanh-sản xuất-dịch vụ dựa
vào khả năng tích hợp và tính mở đã được tổ chức từ trước thông qua việc tham số hóa

tất cả các nghiệp vụ phát sinh.
ERP đại diện cho một phương pháp để tích hợp và đơn giản hoá các chức năng
quản lý được vi tính hoá. ERP không phải là một sản phẩm hay một tổ chức mà là một
mô hình để các tổ chức dựa vào nó thực hiện các nhiệm vụ chính yếu của mình một
cách có hiệu quả nhất.
Mục đích chính của ERP là tích hợp các hệ thống hiện đang sử dụng và loại bỏ
việc nhập dữ liệu không cần thiết và xử lý các giao tác. Đây là hai mục đích cơ bản
của ERP cũng như việc xem cét đánh giá rất nhiều các hệ thống có liên quan để thoã
mãn nhu cầu người sử dụng. Đồng thời cũng cung cấp nhiều hơn nữa sự quản lý cục
bộ của riêng từng phòng ban, bộ phận và riêng từng nhân viên. Cách tiếp cận theo
nghĩa tự phục vụ này có nghĩa là các cá nhân ít phụ thuộc vào các cá nhân khác để
quản lý công việc và có được các thông tin cần thiết.
Cấu trúc của ERP bao gồm các phân hệ sau:
1
. Kế toán tài chính
- Sổ cái
- Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng
- CSDL khách hàng
- Đơn đặt hàng và các khoản phải thu
- Mua hàng và các khoản phải trả
- Lương
- Nhân sự
- Tài sản cố định
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 24


2. Hậu cần
- Quản lý kho và tồn kho
- Quản lý giao nhận

- Quản lý nhà cung cấp
3. Sản xuất
- Lập kế hoạch sản xuất (MPS - Master Production Schedule)
- Lập kế hoạch NVL (MRP - Material Requirements Planning)
- Lập kế hoạch phân phối (DRP - Distribution Requirements Planning)
- Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP - Capability Requirements Planning)
- Công thức sản phẩm (BoM - Bill of Material)
- Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)
- Quản lý mã vạch (Bar Coding)
- Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)
4. Quản lý dự án

5. Dịch vụ
- Quản lý dịch vụ khách hàng
- Quản lý bảo hành bảo trì
6. Dự đoán và lập kế hoạch

7. Công cụ lập báo cáo

Có ba chiến lược thường được sử dụng để tổ chức triển khai một dự án ERP, đó
là: The big bang, Franchising strategy và Slam drunk
The big bang

Phần này là những những bước đến tham vọng và khó khăn nhất cho việc thực
hiện ERP. Các công ty loại bỏ các hệ thống sẵn có của họ và thiết lập một hệ thống
ERP duy nhất xuyên suốt toàn bộ công ty. Phương pháp này chiếm ưu thế cho việc
thực hiện ERP. Hầu hết các câu chuyện khủng khiếp về thực hiện dự án ERP từ những
năm 90 đã cảnh báo chúng ta về những công ty sử dụng chiến lược này. Việc khiến
mọi người cộng tác và chấp nhận hệ thống phần mềm mới cùng một thời điểm là một
sự nỗ lực lớn lao vì hệ thống mới không có bất kỳ điểm tán thành nào. Không ai trong

công ty có kinh nghiệm sử dụng nó vì thế không ai biết chắc nó có hiệu quả hay
không. Hơn nữa, dự án ERP luôn cần sự thoả hiệp.


PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 25


Franchising-strategy
Con đường này thích hợp với các công ty lớn hoặc các công kinh doanh nhiều
ngành khác nhau mà không tham gia chung các quy trình xuyên suốt phổ biến qua các
đơn vị kinh doanh khác nhau. Các hệ thống ERP độc lập được cài đặt ở từng đơn vị
khi kết nối các quy trình chung như Kế toán Tài chính trong toàn bộ công ty. Phương
pháp này được xem là phổ biến nhất cho việc thực hiện ERP. Trong nhiều trường hợp,
các đơn vị kinh doanh đều có các “trường hợp cá biệt riêng” của ERP, đó là hệ thống
riêng biệt và cơ sở dữ liệu. Các hệ thống kết nối với nhau chia xẻ thông tin cần thiết
của công ty, tạo một hình ảnh rõ nét xuyên suốt các đơn vị kinh doanh khác nhau (như
tổng doanh thu của một đơn vị nào đó, chẳng hạn) hay cho các quá trình không khác
biệt nhiều của đơn vị này hay đơn vị khác (lợi nhuận của bộ phận Hành chánh nhân sự,
có lẽ vậy). Thông thường, việc triển khai này bắt đầu với phần cài đặt thí điểm ở một
đơn vị kinh doanh phù hợp, cho dù có sự cố xảy ra thì nòng cốt kinh doanh vẫn không
bị phá vỡ. Kế hoạch cho chiến lược này cũng mất thời gian dài.
Slam-drunk
ERP thiết kế các qui trình trong phương pháp này, tập trung vào một số quy
trình chính yếu như những quy trình nào có phân hệ Tài chính của hệ thống ERP. Slam
drunk thường dành cho các công ty nhỏ muốn phát triển vào hệ thống phần mềm ERP.
Nhiều công ty sử dụng nó như cơ sở hạ tầng để hỗ trợ những nỗ lực cài đặt phần mềm
trong suốt đoạn đường thực hiện. Lúc này, nhiều người khám phá ra rằng hệ thống
slammed của ERP có hiệu quả hơn hệ thống sẵn có vì nó không bắt buộc mọi người
thay đổi bất kỳ thói quen nào của họ.

1.6.2. CRM (Customer Relationship Management)
CRM bao gồm các phạm trù: các khái niệm, các công cụ và các tiến trình cho
phép một tổ chức hiểu và phục vụ những người mà nó muốn thiết lập mối quan hệ,
CRM sẽ tập hợp các thông tin về khách hàng và sử dụng chúng nhằm phục vụ cho nhu
cầu của khách hàng.
Thực hiện CRM không chỉ là cài đặt một công cụ kỹ thuật mà nó có nghĩa là
việc chuyển một chiến lược sang các ý tưởng thực hiện mà đảm bảo đạt được các mục
tiêu của chiến lược dựa trên CRM. Các ý tưởng này thường được đề cập đến như là
chăm sóc khách hàng hay giao tiếp khách hàng.
Một điều đáng lưu ý là công nghệ thông tin có vai trò không nhỏ vào CRM.
Bảng mô tả sau đây sẽ cho thấy bốn nhiệm vụ chủ chốt của CRM phụ thuộc rất nhiều
vào các công nghệ thông tin được sử dụng trong CRM

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com