một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty tnhh sx - tm tân thuận thành

LỜI MỞ ĐẦU
Sau gần hai mươi năm cải cách mở cửa, nền kinh tế của đất nước ta đang ngày càng
đổi mới. Chúng ta đang từng bước hòa nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Cùng
với sự phát triển của đất nước, hoạt động xuất nhập khẩu đang ngày càng khẳng định
tầm quan trọng của mình, góp phần đưa nền kinh tế nước nhà hội nhập vào trào lưu
mậu dịch thế giới đang sôi động như hiện nay.
Hội nhập với nền kinh tế thế giới đồng nghĩa với việc đương đầu cùng với khó khăn
và thử thách. Vì vậy, để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt
đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và tự hoàn thiện mình.
Trong hoạt động xuất nhập khẩu việc quan trọng là phải tìm kiếm khách hàng và ký
kết được nhiều hợp đồng. Tạo được mối quan hệ với nhiều khách hàng, có uy tín trong
việc thực hiện hợp đồng là điều minh chứng cho sự thành công của doanh nghiệp trong
thương trường và trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH SX – TM Tân Thuận Thành, em xin
chọn đề tài “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ
CHỨC KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH
SX - TM TÂN THUẬN THÀNH” cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Bố cục của đề tài gồm:
Chương 1: Một số cơ sở lý luận về hợp đồng ngoại thương.
Chương 2: Thực trạng việc tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty
TNHH SX-TM Tân Thuận Thành trong thời gian qua.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập
khẩu.
Vì điều kiện thời gian và kiến thức còn hạn hẹp nên bài viết không tránh khỏi những
thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý, sửa chữa của thầy.
Xin trân trọng cảm ơn !
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 1 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG
1.1. Những hiểu biết cơ bản về hợp đồng ngoại thương.
1.1.1 Khái niệm.
Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, về bản chất là một

hợp đồng mua bán quốc tế, là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác
nhau. Trong đó qui định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có
liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa; bên mua phải thanh toán tiền và
nhận hàng.
Theo Luật Thương mại Việt Nam: Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là những
cam kết giữa tổ chức xuất nhập khẩu Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài
nhằm thiết lập, thay đổi hay chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý trong lỉnh vực
mua bán hàng hóa, phát minh sáng chế, bí quyết kỹ thuật, dịch vụ
1.1.2 Đặc điểm.
So với những hợp đồng mua bán trong nước, hợp đồng xuất nhập khẩu có ba đặc
điểm sau:
Đặc điểm 1: (đặc điểm quan trọng nhất) chủ thể của hợp đồng – người mua, người
bán có cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau. Ở đây vẫn lưu ý rằng quốc
tịch không phải là yếu tố phân biệt, dù người mua và người bán có quốc tịch khác nhau.
Nhưng nếu việc mua bán diễn ra trên lãnh thổ của cùng một quốc gia thì hợp đồng mua
bán cũng không mang tính quốc tế.
Đặc điểm 2: đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc
cả hai bên.
Đặc điểm 3: hàng hóa – đối tượng mua bán của hợp đồng – được chuyển ra khỏi đất
nước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng.
1.1.3 Bố cục một văn bản hợp đồng ngoại thương.
Thông thường một văn bản hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm những nội dung như
sau:
 Phần mở đầu: tiêu đề hợp đồng, số và ký hiệu hợp đồng, thời gian ký kết hợp
đồng.
 Phần thông tin về chủ thể hợp đồng: tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, số fax, số
tài khoản ngân hàng, người đại diện ký kết hợp đồng.
 Phần nội dung của văn bản hợp đồng kinh tế, thường gồm 3 cụm điều khoản:
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 2 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
+ Những điều khoản chủ yếu.

+ Những điều khoản thường lệ.
+ Những điều khoản tùy nghi.
 Phần ký kết hợp đồng.
 Phần nội dung: (3 cụm điều khoản) có thể bao gồm 14 điều khoản như sau:
Điều 1: Commodity: Phần mô tả hàng hóa.
Nhằm mục đích các bên xác định được loại hàng cần mua bán, do đó phải diễn tả
thật chính xác.
Điều 2: Quality: Điều kiện về phẩm chất.
"Phẩm chất" là điều khoản nói lên mặt "chất" của hàng hóa mua bán như tính năng,
tác dụng, công suất, hiệu suất . . .của hàng hóa đó.
Xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm, là cơ sở để xác định giá cả. Do vậy: xác
định điều kiện phẩm chất tốt, dẫn đến xác định giá cả tốt, đúng, và mua được hàng hóa
đúng yêu cầu của mình.
Điều 3: Quantity: Điều kiện về số lượng hoặc trọng lượng.
Nhằm nói lên mặt "lượng" của hàng hóa được giao dịch, điều khoản này bao gồm
các vấn đề về đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng hóa, phương pháp qui
định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng.
Ở đây cần lưu ý về hệ thống đo lường, vì bên cạnh hệ mét, nhiều nước còn sử dụng
hệ thống đo lường khác. . . do đó để tránh hiểu lầm nên thống nhất dùng hệ mét hoặc
qui định lượng tương đương của chúng tính bằng mét.
Trong các hợp đồng ngoại thương, người ta sử dụng hai phương pháp qui định số
lượng hàng hóa.
+ Phương pháp qui định dứt khoát số lượng: Thường dùng trong buôn bán hàng
công nghiệp, hàng bách hóa.
+ Phương pháp qui định phỏng chừng: Phương pháp này thường được dùng khi mua
bán hàng hóa có khối lượng lớn như: phân bón, quặng, ngũ cốc
Điều 4: Shipment: Điều kiện giao hàng hóa.
Nội dung cơ bản của điều khoản giao hàng là sự xác định thời hạn, địa điểm giao
hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 3 SVTH: Nguyễn Hữu Đức

Điều 5: Price: Giá cả.
Trong điều kiện này cần xác định: Ðơn vị tiền tệ của giá cả, mức giá, phương pháp
qui định giá cả, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng.
- Tiêu chuẩn tiền tệ giá cả: Giá cả của 1 hàng hóa là biểu hiện bằng tiền của giá trị
hàng hóa đó. Nên khi ghi giá bao giờ người ta cũng phải xác định tiền tệ để biểu thị giá
đó. Ðồng tiền ghi giá có thể là đồng tiền của nước người bán hoặc nước người mua,
cũng có thể của nước thứ ba.
Điều 6: Payment: Thanh toán.
Trong mục này của hợp đồng qui định đồng tiền thanh toán, thời hạn trả tiền, hình
thức trả tiền, các chứng từ làm căn cứ để trả tiền.
Điều 7: Packing and Marking: Bao bì và ký mã hiệu.
- Bao bì: Trong điều khoản này các bên giao dịch thường thỏa thuận với nhau về:
+ Yêu cầu chất lượng bao bì.
+ Phương thức cung cấp bao bì.
+ Giá cả bao bì.
- Ký mã hiệu: Là những ký hiệu bằng chữ hoặc hình vẽ dùng để hướng dẫn trong giao
nhận, vận chuyển, bảo quản hàng hóa.
Điều 8: Warranty: Bảo hành.
Trong điều khoản này, cần phải thể hiện được hai yếu tố:
- Thời gian bảo hành: cần phải qui định hết sức rõ ràng.
- Nội dung bảo hành: người bán hàng cam kết trong thời hạn bảo hành hàng hóa sẽ
bảo đảm các tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, phù hợp với qui định của hợp
đồng, với điều kiện người mua phải nghiêm chỉnh thi hành sự hướng dẫn của người bán
về sử dụng và bảo dưỡng. Nếu trong giai đoạn đó, người mua phát hiện thấy khuyết tật
của hàng hóa, thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giao hàng thay thế.
Điều 9: Penalty: Phạt và bồi thường thiệt hại.
Ðiều khoản này qui định những biện pháp khi hợp đồng không được thực hiện (toàn
bộ hay một phần). Ðiều khoản này cùng lúc nhằm hai mục tiêu:
- Ngăn ngừa đối phương có ý định không thực hiện hay thực hiện không tốt hợp đồng.
- Xác định số tiền phải trả nhằm bồi thường thiệt hại gây ra.

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 4 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Điều 10: Insurance: Bảo hiểm.
Trong điều khoản này cần thỏa thuận ai là người mua bảo hiểm và điều kiện bảo
hiểm cần mua.
Điều 11: Force majeure: Trường hợp bất khả kháng.
Bất khả kháng là sự kiện khi xảy ra làm cho hợp đồng trở thành không thể thực hiện
được, mà không ai bị coi là chịu trách nhiệm. Các sự kiện bất khả kháng mang 3 đặc
điểm sau:
- Không thể lường trước được .
- Không thể vượt qua.
- Xảy ra từ bên ngoài.
Tuy nhiên, vẫn có thể quy định trong hợp đồng coi là bất khả kháng các sự kiện mà
bình thường ra thì không có đủ 3 đặc điểm trên, ví dụ: đình công, hỏng máy, mất điện,
chậm được cung cấp vật tư . . . Cũng có thể quy định thêm rằng: các sự kiện đó chỉ tạm
ngưng việc thực hiện hợp đồng chứ không làm hợp đồng mất hiệu lực.
Điều 12: Claim: Khiếu nại.
Khiếu nại là các đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng, chất lượng
giao hàng, hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với các điều khoản đã được qui
định trong hợp đồng.
Về điều khoản này các bên qui định trình tự tiến hành khiếu nại, thời hạn có thể nộp
đơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc phát đơn khiếu
nại, các phương pháp điều chỉnh khiếu nại.
Khiếu nại được đưa ra dưới dạng văn bản và gồm các số liệu sau: Tên hàng, số
lượng, và xuất xứ hàng hóa, cơ sở để khiếu nại kèm theo chỉ dẫn chính về những thiếu
xót mà đơn khiếu nại được phát ra, các yêu cầu về điều chỉnh khiếu nại.
Ðơn khiếu nại được gởi đi kèm theo các chứng từ cần thiết như: biên bản giám định,
biên bản chứng nhận tổn thất, mất mát, vận đơn đường biển, bản liệt kê chi tiết, giấy
chứng nhận chất lượng.
Điều 13: Aritration: Trọng tài hòa giải.
Trong điều khoản này cần quy định các nội dung sau:

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 5 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
- Ai là người đứng ra phân xử? Tòa án Quốc gia hay Tòa án trọng tài, trọng tài nào,
thành lập ra sao? Ðể giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch, khi những tranh
chấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng.
- Luật áp dụng vào việc xét xử.
- Ðịa điểm tiến hành xét xử.
- Phân định chi phí trọng tài.
- Phân định chi phí trọng tài.
Điều 14: Other terms and conditions: Những quy định khác.
Trong số các điều khoảng trên đây, các điều khoảng từ 1 đến 6 bao gồm tên hàng,
chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng và phương thức thanh toán
được xem là các điều khoảng chủ yếu, không thể thiếu đối với một hợp đồng ngoại
thương hợp pháp theo quy định của Luật Thương mại.
1.1.4 Yêu cầu đối với hợp đồng ngoại thương.
- Hợp đồng phải được xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc, cụ thể là người xây
dựng hợp đồng ngoại thương phải nắm vững:
• Luật của nước người mua, nước người bán.
• Các luật và các tập quán có liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế
như: incoterms, công ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc
tế,
- Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp:
• Người tham gia ký kết phải có tư cách pháp nhân.
• Nếu một tổ chức kinh doanh phải có đầy đủ các điều kiện sau:
o Phải được Nhà nước công nhận thông qua việc cấp giấy phép kinh doanh
o Phải có tài sản cố định, đội ngũ lao động, trình độ nghiệp vụ, chịu trách nhiệm
về công việc của mình và hoạt động một cách độc lập.
o Phải có ngành nghề kinh doanh.
- Nội dung hợp đồng hợp pháp:
• Ngày, tháng, năm ký hợp đồng.
• Không có điều khoản nào trái với pháp luật Nhà nước và thông lệ quốc tế.

• Phải có những điều chủ yếu như: đối tượng hàng hóa, giá cả, quy cách chất
lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 6 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
- Hình thức hợp pháp:
• Phải được ký kết bằng văn bản.
• Người ký phải có đầy đủ thẩm quyền.
- Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mới có hiệu
lực.
1.1.5 Phân loại hợp đồng ngoại thương.
- Xét về thời gian thực hiện hợp đồng: có hai loại
+ Hợp đồng ngắn hạn thường được ký trong một thời gian tương đối ngắn
và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý
giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc.
+ Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện lâu dài và trong thời gian đó việc
giao hàng được tiến hành nhiều lần.
- Xét về nội dung kinh doanh trong hợp đồng: người ta chia làm 5 loại hợp đồng .
+ Hợp đồng xuất khẩu: là hợp đồng bán hàng hóa cho nước ngoài nhằm
thực hiện việc chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời chuyển
quyền sử dụng hàng hóa đó sang tay người khác.
+ Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng hóa của nước ngoài rồi đưa
hàng hoá đó vào nước mình nhằm phục vụ tiêu dùng trong nước, phục vụ
ngành sản xuất, chế biến trong nước.
+ Hợp đồng tái xuất khẩu: là hợp đồng mà trước kia đã nhập từ nước ngoài
không qua tái chế hoặc sản xuất gì trong nước.
+ Hợp đồng tái nhập khẩu: là hợp đồng mua những hàng hóa do nước ngoài
sản xuất mà trước kia đã bán ra nước ngoài. Việc tái nhập khẩu không có
ý nghĩa lớn trong ngoại thương của các nước.
+ Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu: là hợp đồng thể hiện một bên trong
nước nhập nguyên liệu từ bên nước ngoài để lắp ráp, gia công hoặc chế
biến thành sản phẩm rồi xuất sang nước đó chứ không tiêu thụ trong

nước.
- Xét về hình thức hợp đồng: có các loại sau:
+ Hình thức văn bản.
+ Hình thức miệng.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 7 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
+ Hình thức mặc nhiên.
Công ước Viên năm 1980 cho phép các nước thành viên sử dụng tất cả các hình thức
trên.
1.2 Quy trình thực hiện đàm phán hợp đồng ngoại thương.
Thực tế có nhiều công việc cần làm để thực hiện một cuộc đàm phán hợp đồng
ngoại thương. Tuy nhiên, việc đàm phán được thực hiện qua hai hình thức chủ yếu:
Đàm phán trực tiếp và đàm phán giao dịch bằng thư từ.
1.2.1 Đàm phán trực tiếp.
Để giao dịch trực tiếp đạt kết quả tốt, ngoài việc nắm vững một số thông tin về đối
tác như: nhu cầu, tình trạng tài chính, uy tín, kinh nghiệm… ta còn phải tìm hiểu về
phong cách đàm phán của đối tác, phong tục tập quán nhằm tránh hiểu lầm đáng tiếc
ảnh hưởng đến kết quả đàm phán.
-Ưu: có thể trực tiếp bàn bạc, dễ hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết những điểm
chưa hiểu.
-Nhược: đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật.
 Quy trình thực hiện:
Bước 1- Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Thông thường các nhà kinh doanh cần thực
hiện năm công việc cụ thể như sau: nghiên cứu thông tin, lập phương án đàm phán, tổ
chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian, địa điểm.
Bước 2- Chuẩn bị đàm phán thử: Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hoặc trao
đổi bằng thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên
đối tác, có dịp hiểu thêm về đối tác thì khả năng trong đàm phán thật sẽ càng chắc chắn
hơn. Chỉ có như thế, các nhà kinh doanh mới có điều kiện đánh giá lại toàn bộ thông tin
đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán thích hợp.
Bước 3- Thực hiện tiếp xúc đàm phán: Cần tạo không khí hữu nghị và tin cậy sẽ

giúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và dễ dàng thành công. Đưa ra những đề nghị
phù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác.
Bước 4- Những công việc cần làm sau khi đàm phán: Nên có một cuộc họp lại trong
đoàn phía mình để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán đạt kết quả ra sao, rút
kinh nghiệm cho lần sau. Có thể xác nhận lại với bên đối tác những điều còn chưa rõ
khi đàm phán. Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng ngoại thương.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 8 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Bước 5- Ký kết hợp đồng ngoại thương: Nội dung và tính pháp lý của hợp đồng sẽ
được trình bày chi tiết và rõ ràng.
1.2.2 Đàm phán giao dịch bằng thư từ.
Công việc giao dịch bằng thư được tiến hành thông qua việc viết các loại thư: chào
hàng, hỏi hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận Các thư từ này được
viết dưới nhiều dạng phong phú, tuy nhiên trong thực tế không phải thực hiện hết tất cả
thư này trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, sẽ có loại cần dùng, có loại
không cần dùng, miễn sao đạt được yêu cầu của đàm phán là hai bên đi đến thỏa thuận
với nhau để ký hợp đồng.
Khi soạn thảo văn bản để giao dịch thì cần chú ý:
+ Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo. Chú ý màu giấy viết, mỗi màu giấy được coi
là sang trọng và lịch sự khác nhau.
+ Tiêu đề phải in rõ ràng và đầy đủ, địa chỉ, điện tính của công ty.
+ Thư chỉ nên viết một mặt giấy.
+ Mỗi thư chỉ đề cập đến một vấn đề.
+ Nên sử dụng thứ tiếng đối tác biết và hiểu.
Tuy nhiên nó cũng có ưu nhược điểm như sau:
- Ưu: ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể đem ra bàn bạc tập thể, có
thể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau.
- Nhược: tốn thời gian, nhiều khi không hiểu hết ý nhau.
1.2.3 Các hoạt động hổ trợ cho việc đàm phán và ký kết các hợp đồng xuất
nhập khẩu.
Muốn đàm phán thành công cần chuẩn bị tốt các yếu tố sau:

 Ngôn ngữ
Trong giao dịch ngoại thương, vấn đề bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Để
khắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cần nắm vững và sử dụng thành
thạo các ngoại ngữ.
 Thông tin
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 9 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Trong thời đại ngày nay, với sự bùng nổ thông tin thì dù hoạt động trong bất cứ lĩnh
vực nào, người nắm bắt được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác
nhất sẽ là người chiến thắng.
Nội dung thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú,
nhưng có thể kể đến một số thông tin cơ bản như sau:
- Thông tin về hàng hóa: cần tìm hiểu về công dụng, giá trị, yêu cầu của thị trường
đối với cá loại hàng hóa. Ngoài ra, để chủ động trong giao dịch mua bán cần nắm
vững tình hình sản xuất của các mặt hàng .
- Thông tin về thị trường:
+ Các thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình chính trị xã hội…
+ Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái, cán cân
thanh toán, dự trữ ngoại tệ, các chỉ số bán buôn, bán lẻ…
+ Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao
thông …
+ Chính sách ngoại thương: các mối quan hệ buôn bán đặt biệt, chính sách kinh tế
nói chung và chính sách ngoại thương nói riêng.
+ Hệ thống ngân hàng tín dụng.
+ Điều kiện vận tải và giá cước.
 Thông tin về thương nhân:
+ Về lịch sử hình thành của công ty.
+ Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, công ty
TNHH, tập đoàn xuyên quốc gia).
+ Phạm vi, mức độ và các mặt hàng kinh doanh.
+ Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn.

+ Kinh nghiệm và uy tín.
+ Phong tục, tập quán trong kinh doanh cũng như trong lĩnh vực khác của đời sống
xã hội.
+ Phương hướng phát triển.
Ngoài ra, cũng cần nắm vững thông tin về công ty mình, thông tin về cạnh tranh
trong và ngoài nước, dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình
cung cầu, lạm phát.
 Nghiên cứu thị trường.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 10 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
- Thị trường trong nước :
Là một trong những vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp có thể biết được tiềm
năng của nguồn hàng có từ đâu, biết ưu thế về giá cả hàng hóa của từng khu vực, trong
thời gian nào hàng hóa hiếm hoặc hàng hóa nhiều.
Chính nghiên cứu này giúp cho doanh nghiệp xây dựng được chiến lược kinh doanh,
có được thế chủ động trong việc cung cấp nguồn hàng ra nước ngoài theo thời gian cần
thiết, tránh được sự cạnh tranh gay gắt trong nước đối với các doanh nghiệp cùng kinh
doanh xuất nhập khẩu.
- Thị trường nước ngoài:
Việc nghiên cứu này giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm được khách hàng, để từ đó có
thể bán hàng trực tiếp cho khách hàng và không phải thông qua một nhà xuất khẩu
trung gian nào khác. Đồng thời tạo được thế cạnh tranh của mình trên thương trường.
 Năng lực của cán bộ đàm phán:
Thành phần của đoàn đàm phán cần hội đủ chyên môn ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ
thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của các chuyên gia là cơ sở rất quan
trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu
quả cao. Nếu thiếu một trong ba chuyên gia trên thì tuỳ điều kiện của từng thương vụ ta
có thể chọn một trong các cách giải quyết sau:
- Thuê chuyên gia bên ngoài.
- Nghiên cứu sau.
Thái độ của các cán bộ tham gia đàm phán cũng góp một phần không nhỏ tạo nên

thành công cho cuộc đàm phán.
 Thời gian và địa điểm đàm phán:
- Địa điểm cần đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên.
- Thời gian phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên trên cơ sở tính toán sự
khác biệt giữa múi giờ hai nước, cũng như sự thuận tiện cho các bên. Trước khi đàm
phán hai bên cần lập ra và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể và cẩn thận.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 11 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
1.3 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Sơ đồ 1.1: Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Theo sơ đồ 1.1 ta có các bước như sau:
Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 12 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Làm thủ
tục hải
quan nhập
khẩu
Thanh
toán, nhận
bộ chứng
từ
Nhận hàng
từ người
vận tải
Giám định
số và chất
lượng
hàng hóa
(nếu có)
Khiếu nại
đòi bồi

thường khi
hàng hóa
có tổn thất
Xin giấy phép nhập khẩu ( nếu có)
Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế
Thuê phương
tiện vận tải khi
nhập khẩu E; F
Mua bảo hiểm
cho hàng hóa khi
nhập khẩu E; F;
CFR; CPT
Thúc giục người
bán giao hàng
Phối hợp với
ngân hàng kiểm
tra bộ chứng từ
Tàu chuyến
Tàu chợ
Bước này chỉ áp dụng với các loại hàng hóa mà nhà nước quy định phải xin giấy
phép. Bên cạnh đó nhà nước cũng quy định danh mục các loại hàng hóa không cần phải
xin giấy phép khi nhập khẩu từng lô hàng.
Bước 2: Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế.
Dựa vào điều khoảng về thanh toán trong hợp đồng mà ta tiến hành làm thủ tục
thanh toán ban đầu. Có nhiều phương thức thanh toán như:
+ Nhờ thu chấp nhận chứg từ (D/A: Document Acceptance).
+ Nhờ thu kèm chứng từ (D/P: Document against Payment).
+ Điện chuyển tiền (Telegraphic Transfer) được viết tắt là TTr hoặc TT.
+ Chuyển bồi hoàn tiền bằng điện (Telegraphic Transfer Reimbursement) được
viết tắt là TTR.

+ Trả tiền lấy chứng từ (C.A.D: Cash Against Document).
+ Nhờ thu (Collection).
+ Tín dụng thư (L/C: Letter of Credit).
Có những phương thức có lợi cho người bán như chuyển tiền trả trước, đổi chứng từ
trả tiền ngay với sự trợ giúp của ngân hàng ; Có những phương thức có lợi cho người
mua như nhờ thu phiếu trơn, D/A, chuyển tiền trả chậm Tùy vào từng phương thức
thanh toán mà ta có cách làm thủ tục khác nhau.
Bước 3: Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu E; F.
Đối với các điều khoảng giao hàng như: EXW, FCA, FAS, FOB thì người mua hàng
phải trả phí vận chuyển.
Bước 4: Mua bảo hiểm cho hàng hóa khi nhập khẩu E; F; CFR; CPT.
Đối với các điều khoảng giao hàng như: EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT thì
người mua hàng phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu của mình.
Bước 5: Thúc giục người bán giao hàng. Có thể thông qua điện thoại, ta nhắc nhở đối
tác giao hàng hay hỏi về tiến trình giao hàng của phía đối tác.
Bước 6: Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ.
Sau khi hàng hóa được chuyển đến cảng đến thì ngân hàng sẽ thông báo cho người
mua đến nhận bộ chứng từ tại ngân hàng ở nước người mua. Kiểm tra bộ chứng từ có
đúng với những quy định trong hợp đồng hay không. Bộ chứng từ gồm có: vận đơn,
phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 13 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Bước 7: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu.
Đây là bước tiếp nhận hàng hóa từ cảng. Tùy vào loại hàng hóa nhập khẩu mà có
cách làm thủ tục hải quan khác nhau. Thông thường thủ tục hải quan cho việc nhập
khẩu hàng hóa phải trải qua các bước như: nộp và khai báo bộ tờ khai, kiểm hóa, tính
thuế và thủ tục nhận hàng.
Bước 8: Thanh toán, nhận bộ chứng từ.
Sau khi hoàn thành các khoảng phí ở cảng và đóng thuế, người mua sẽ nhận lại
chứng từ hàng hóa.
Bước 9: Nhận hàng từ người vận tải.

Đây là bước tiếp nhận hàng hóa sau khi phương tiện vận tải vận chuyển hàng hóa từ
cảng về kho của người mua.
Bước 10: Giám định số và chất lượng hàng hóa (nếu có).
Sau khi hàng về đến kho, phía công ty sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng
có đúng với hợp đồng hay không. Nếu hàng đủ thì phía công ty sẽ ký biên bản nhận
hàng của người vận tải.
Bước 11: Khiếu nại đòi bồi thường khi hàng hóa có tổn thất.
Nếu kiểm tra mà hàng hóa không đủ thì phía công ty có thể khiếu nại. Nếu hàng về
đến công ty mà có xảy ra tổn thất thì trách nhiệm thuộc về người chuyên chở.
Trong trường hợp nếu như hàng sai xuất xứ đối với hợp đồng, hàng bị hư hỏng thì
người bán phải bồi thường.
Thời hạn khiếu nại là 2 năm.
1.4 Vai trò và ý nghĩa của hợp đồng ngoại thương.
Nước ta từ một nền kinh tế bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường, đang có
những bước chuyển mình vườn lên hòa nhập vào guồng máy chung của nền kinh tế thế
giới. Trong xu hướng đó, nếu chỉ gói gọn việc trao đổi mua bán hàng hóa trong một
nước thì hệ quả tất yếu là nước ta sẽ có một nền kinh tế yếu kém so với các nước khác
trên thế giới. Có thể nêu ra một số lý do sau:
- Không có trao đổi thông thường giữa nước này và nước khác thì không tận dụng
được lợi thế của từng quốc gia về mỗi mặt hàng khác nhau. Lợi thế này có được là do
điều kiện địa lý, sự phân bố tài nguyên hoặc sự phát triển chuyên môn hóa kỹ thuật cao.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 14 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
- Không có trao đổi thông thường thì sẽ không thu hút được ngoại tệ, không thể
trao đổi hàng hóa, nhập máy móc thiết bị hiện đại thì nền kinh tế sẽ lạc hậu, đời sống
của người dân không được cải thiện.
- Không trao đổi, giao lưu văn hóa giữa các nước trên thế giới sẽ dẫn đến sự
không hiểu biết về phong tục tập quán. Điều này gây nhiều khó khăn trong quá trình
đảm bảo hòa bình kinh tế và phát triển nền văn minh nhân loại.
Để việc trao đổi mua bán giữa hai chủ thể ở hai quốc gia khác nhau gặp ít rủi ro, cần
phải có một văn bản làm cơ sở pháp lý để pháp lý để ràng buộc trách nhiệm của hai

bên, văn bản này được gọi là hợp đồng ngoại thương.
Vì vậy, hợp đồng ngoại thương đóng vai trò rất quan trọng bất kỳ xã hội nào có trao
đổi thông thương hàng hóa với nước ngoài.
1.5 Hiệu quả.
Sự hiệu quả được định nghĩa là đạt được một kết quả giống nhau nhưng sử dụng ít
thời gian, công sức và nguồn lực nhất.
Sự khác nhau giữa một nhà đầu tư giỏi và một nhà đầu tư bình thường cũng nằm ở
hai chữ hiệu quả này. Nhà đầu tư tốt có thể thu được một khoản tiền bằng hay thậm chí
nhiều hơn nhà đầu tư bình thường với số vốn, thời gian và công sức bỏ ra ít hơn vì họ
đã nhìn ra những yếu tố, những phương pháp làm việc hiệu quả.
Việc đàm phán có hiệu quả là sau khi đàm phán thì mục tiêu ban đầu của người đàm
phán sẽ đạt được, lợi ích vô hình của đôi bên đàm phán phải đạt được, chi phí của hợp
đồng ngoại thương sẽ thấp nhất. Có 3 loại chi phí cần xét đến trong hợp đồng ngoại
thương:
 Chi phí cơ bản: là chi phí mất đi khi có sự nhượng bộ xảy ra trong đàm phán
nhằm ký được hợp đồng.
Chi phí cơ bản = lợi ích dự kiến thu được – lợi ích thực tế thu được
Chi phí cơ bản <= 0: đàm phán thành công.
Chi phí cơ bản >0: đàm phán thất bại.
 Chi phí trực tiếp: thường bao gồm chi phí về nhân lực, vật lực, tài lực và thời
gian. Nếu chi phí trực tiếp quá cao thì việc ký kết hợp đồng không mang lại hiệu
quả cao.
 Chi phí cơ hội: là chi phí mất đi do mất cơ hội đầu tư kiếm lợi khác khi tập trung
quá mức vào việc đàm phán mà không ký kết được hợp đồng ngoại thương.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 15 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SX – TM TÂN THUẬN THÀNH
TRONG THỜI GIAN QUA.
2.1 Giới thiệu về công ty TNHH SX - TM Tân Thuận Thành.
2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển.

Sau nhiều năm hoạt động dưới hình thức xưởng sản xuất, năm 15/02/1994, Công ty
TNHH SX-TM Tân Thuận Thành chính thức được thành lập. Sản phẩm đầu tiên của
Công ty là bao bì giấy cacton được sản xuất trên diện tích nhà xưởng ban đầu 0,5ha tại
khu công nghiệp Tân Tạo. Sản xuất đúng cái thị trường cần với chất lượng cao, Công ty
đã nhanh chóng có được sự tín nhiệm của người tiều dùng và phát triển được hệ thống
phân phối lớn tại thành phố Hồ Chí Minh. .
Năm 2002, Công ty tiếp tục đưa ra những sản phẩm mới phục vụ sâu rộng hơn nhu
cầu công nghiệp. Điển hình là: bao bì nhựa các loại, bao bì giấy các loại. Công ty khách
hàng có thể đặt hàng loại bao bì, kích cở, màu sắc tùy chọn. .
Đất nước đang phát triển và nhu cầu sử dụng bao bì rất lớn. Năm 2005, Công ty
triển khai dự án sản xuất bao bì trên máy ép phun của Nhật Bản và những dụng cụ hiện
đại, độ bền và tiện ích tối ưu; đứng hàng đầu trong số các hãng sản xuất bao bì đang có
mặt trên thị trường.
Năm 2009 công ty có 98 lao động, trong đó khối quản lý văn phòng là 16 người và
khối trực tiếp sản xuất là 82 người.
Giấy CNĐKKD: Số 0301956021 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hồ Chí
Minh Cấp lần đầu ngày 28/12/1993.
Tên giao dịch quốc tế: Tan Thuan Thanh Production and Trading Company LTD.
Tên viết tắt: Tân Thuận Thành.
Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đ ( Mười tỷ đồng).
Địa chỉ: Lô 43A đường số 02, Khu công nghiệp Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.HCM.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 16 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Điện thoại: 083 7540781
Fax: 083 7540782
Email:
2.1.2 Lỉnh vực kinh doanh và thị trường hoạt động.
Công ty chuyên sản xuất bao bì giấy và bao bì nhựa các loại.
Thị trường của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp sản xuất ở TP.HCM và các tỉnh
vùng Đông Nam Bộ.
Khách hàng của công ty chủ yếu là các Công ty chế biến hải sản.

2.1.3 Sơ đồ tổ chức.

Bảng 2.1: Cơ cấu phân bố lao động năm 2009
Phòng ban Số người
P. Giám Đốc và Phó Giám Đốc 2
P. Kỹ Thuật và Vật Tư 4
P. Kinh Doanh 2
P. Kế Toán 3
P. Hành Chánh 3
P. Xuất Nhập Khẩu 2
Nhà Máy 82
Tổng cộng 98
( Nguồn: Phòng Hành Chánh của Công ty Tân Thuận Thành)
Lực lượng lao động của công ty phần lớn là ở khu vực nhà máy, khối văn phòng chỉ
có 16 người. Khối văn phòng có sự bố trí nhân sự tương đối gọn nhẹ, riêng khối nhà
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 17 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
GIÁM ĐỐC
P. Kỹ Thuật
và Vật Tư
P. GIÁM ĐỐC
P.Kinh Doanh
P.Kinh Doanh
P.Kế Toán
P.Kế Toán
P.Xuất Nhập
Khẩu
P.Xuất Nhập
Khẩu
Nhà Máy
Phòng

banSố
ngườiP.
Giám Đốc
và Phó
Giám
Đốc2P. Kỹ
Thuật và
Vật Tư4P.
Kinh
Doanh2P.
Kế
Toán3P.
Hành
Chánh3P.
Xuất Nhập
Khẩu2Nhà
Máy82Tổ
ng cộng98
Nhà Máy
P.Hành Chánh
P.Hành Chánh
máy có lực lượng lao động tương đối đông do quy mô sản xuất lớn, đòi hỏi nhiều lao
động.
2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm cao nhất
về toàn bộ hoạt động đối với cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.
Phó giám đốc do giám đốc bổ nhiệm, là người giúp cho giám đốc và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về toàn bộ những hoạt động có liên quan đến lỉnh vực được phân
công quản lý.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ được giao, điều

hành hoạt động của đơn vị và phải chủ động phối hợp lẫn nhau trong quá trình làm việc
để hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
Phòng hành chánh quản trị là đơn vị chức năng trong hệ thống tổ chức của công
ty. Phòng có hai chức năng là quản trị nguồn nhân lực và quản trị hành chánh:
• Nhiệm vụ thuộc quản trị nguồn nhân lực:
 Tham mưu cho giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt nhằm đáp
ứng nhu cầu phát triển chung.
 Dự báo nhu cầu về nhân lực và kế hoạch hàng năm của công ty.
 Quản lý, bố trí và theo dõi nguồn nhân sự hiện có của công ty.
 Đề xuất khen thưởng hay xử lý kỷ luật trên cơ sở việc tổ chức theo dõi kết quả
đánh giá thành tích đối với nhân viên.
 Triển khai các chế độ, chính sách đãi ngộ đối với người lao động và thực hiện trả
lương chính xác, đúng thời hạn theo quy định của công ty.
 Giải quyết tranh chấp lao động và tham gia xây dựng văn hóa công ty.
 Tham mưu cho giám đốc về chiến lược phát triển nguồn nhân lực, chính sách sử
dụng nguồn nhân sự và đãi ngộ hợp lý, phù hợp với luật lao động và tạo ưu thế
cạnh tranh trên thị trường lao động.
• Nhiệm vụ thuộc lỉnh vực quản trị hành chánh:
- Xử lý, phát hành, theo dõi và lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ pháp lý của công ty.
Thực hiện lưu trữ và lưu hành các loại văn bản.
- Thực hiện các công việc, thủ tục thuộc lỉnh vực pháp lý phục vụ hoạt động của
công ty.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 18 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Nhà Máy
Phòng
banSố
ngườiP.
Giám Đốc
và Phó
Giám

Đốc2P. Kỹ
Thuật và
Vật Tư4P.
Kinh
Doanh2P.
Kế
Toán3P.
Hành
Chánh3P.
Xuất Nhập
Khẩu2Nhà
Máy82Tổ
ng cộng98
Nhà Máy
- Quản lý, theo dõi hồ sơ và tình hình sử dụng máy móc, thiết bị của văn phòng
công ty.
- Phối hợp với phòng kế toán kiểm kê định kỳ, đột xuất tài sản của công ty.
- Mua, cấp phát các loại văn phòng phẩm và trang bị bảo hộ lao động cho các đơn
vị.
- Quản lý, điều động phương tiện vận chuyển của công ty.
- Quản lý và theo dõi tình hình sử dụng điện thoại, fax, photocopy, điện nước của
công ty.
- Quản lý và điều hành các hoạt động bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao đông, vệ
sinh lao động và phòng cháy chữa cháy của công ty.
Phòng kế toán là phòng chuyên môn ngiệp vụ trong hệ thống tổ chức của công ty,
chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và sự kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp
vụ kế toán tài chính của chi cụ thuế. Nhiệm vụ cụ thể của phòng bao gồm:
- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước.
- Tổ chức ghi chép, theo dõi và báo cáo tài chính định kỳ, giúp giám đốc quản lý
kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh và hiệu quả kinh doanh.

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, phát hiện và ngăn ngừa các hành
vi vi phạm về nguyên tắc tài chính.
- Phân tích hoạt động kinh tế, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp
phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính cho giám đốc.
Phòng kỹ thuật và vật tư :
- Lập dự toán về vật tư, thiết bị, tổ chức và bố trí nhân công cho từng bộ phận.
- Trực tiếp tuyển dụng và đánh giá thành tích công tác lực lượng lao động. Đề
xuất với công ty ký hợp đồng lao động đối với công nhân có thành tích lao động
tốt.
- Tìm nguồn cung cấp vật tư và nguyên liệu của công ty.
- Quản lý và cung cấp vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất.
- Bảo đưỡng, bảo trì, sửa chữa máy móc, thiết bị.
Phòng kinh doanh:
- Hoạch định và tham mưu đề xuất với giám đốc về chiến lược, chính sách kinh
doanh phù hợp với từng điều kiện về thị trường theo từng giai đoạn để phát triển
công ty.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 19 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
- Tìm kiếm khách hàng mới và thị trường tiềm năng mới.
-
Phòng xuất nhập khẩu:
- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức
thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kế
hoạch khác có liên quan của Công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất - nhập
khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này. Giúp
Giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động
ngoại thương khác.
- Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyền
được phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này.
- Nghiên cứu khảo sát đánh giá khả năng tiềm lực của đối tác nước ngoài khi

liên kết kinh doanh với Công ty.
- Giúp Giám đốc các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng
với khách hàng nước ngoài.
- Thực hiện các hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị và nguên liệu cho nhà
máy Công ty .
2.2 Tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua.
2.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bảng 2.2: Kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm. ĐVT: VNĐ
( Nguồn: Phòng Kế Toán của Công ty Tân Thuận Thành)
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 20 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Doanh thu 19.987.468.920 28.841.329.600 34.768.248.160
Tổng chi phí 16.264.867.500 23.167.581.260 27.852.172.350
Lợi nhuận trước thuế 3.722.601.420 5.673.748.340 6.916.075.810
Tốc độ tăng doanh thu 39,2% 44,29% 20,55%
Tốc độ tăng chi phí 37% 42,44% 20,22%
Tôc độ tăng lợi nhuận 49,7% 52,4% 21,9%
Hiệu quả sản xuất kinh
doanh
1,23 1,24 1,25
Nhận xét:
So với năm 2007: doanh thu năm 2008 tăng 44,29%, chi phí tăng 42,44% làm cho
lợi nhuận tăng 52,4%.
So với năm 2008: doanh thu năm 2009 tăng 20,55%, chi phí tăng 20,22% làm cho
lợi nhuận tăng 21,9%.
Nhìn chung từ năm 2007 đến năm 2009 thì doanh thu, chi phí, lợi nhuận năm sau
cao hơn năm trước, quy mô của công ty tăng dần. Tuy nhiên, năm 2009 tốc độ tăng
doanh thu, chi phí, lợi nhuận giảm gần một nữa so với 2008. Đây là một tính hiệu
không tốt, nguyên nhân là sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính thế giới, công

ty cần phải chú ý đến điều này để có thể phân tích tình hình kinh doanh một cách chính
xác.
Doanh thu
Hiệu quả sản xuất kinh doanh =
Tổng chi phí.
Hiệu quả sản xuất kinh doanh cho biết một đồng chi phí bỏ ra trong kỳ sản xuất thì
thu lại được bao nhiêu đồng doanh thu. Theo số liệu ở bảng trên cho thấy trong năm
2009 Công ty Tân Thuận Thành đã hoạt động có hiệu quả, vì hiệu quả sản xuất đạt
được trong năm là 1.25, điều này có nghĩa là trong năm 2009 cứ một đồng chi phí bỏ ra
công ty thu lại được 1.25đồng. Không những thế mà hiệu quả sản xuất kinh doanh của
công ty đã tăng so với năm trước. Tuy chỉ tăng 0.01, nhưng mức tăng này là dấu hiệu
đáng khích lệ, chứng tỏ hiệu quả của việc sử dụng chi phí hợp lý. Đây là chiều hướng
tốt của công ty.
2.2.2 Đánh giá chung.
Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn cố gắng hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh
doanh. Tuy có những năm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không
cao, nhưng công ty cũng đã nổ lực vượt qua. Cụ thể vào năm 1999 do tình hình trong
và ngoài nước có nhiều biến động và năm 2001 do ảnh hưởng của tình hình chính trị
trên thế giới và sự cạnh tranh về giá cả trên thị trường nên hiệu quả hoạt động kinh
doanh không cao. Đứng trước những khó khăn đó, công ty không chùng bước mà vẫn
cố gắng vươn lên, chủ động về nguồn hàng nhập khẩu và tìm kiếm thị trường, nâng cao
hiệu quả nhập khẩu, góp phần tạo nên sự thành công cho công ty, thực hiện tốt chủ
trương, chính sách của nhà nước.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 21 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Thành tích mà công ty đạt được thể hiện sự quyết tâm và nổ lực của tất cả các thành
viên trong công ty. Hiện nay, công ty đã có được thị trường tiêu thụ ổn định, doanh thu
và lợi nhuận ngày càng tăng, đó chính là thành quả đáng khích lệ của tập thể cán bộ,
công nhân viên Tân Thuận Thành.
2.3 Phân tích hiện trạng ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại
công ty trong thời gian qua.

2.3.1 Tình hình xuất nhập khẩu.
Công ty chỉ nhập khẩu nguyên liệu phục vụ cho sản xuất, do đó ta chỉ có bảng số
liệu về hàng nhập khẩu.
Bảng 2.3: Cơ cấu hàng nhập khẩu
ĐVT: USD
Mặt hàng 2007 2008 2009
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
Giấy cuộn cacton 163.000 46,4 192.037 40,8 230.050 44,2
Giấy cacton tráng lán
1 mặt
188.220 53,6 278.300 59,2 290.410 55,8
Tổng cộng 351.220 100 470.337 100 520.460 100
( Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Tân Thuận Thành)
Công ty nhập khẩu hai mặt hàng nguyên liệu giấy, tuy nhiên mỗi mặt hàng có nhiều
loại khác nhau. Giấy cuộn cacton có 8 loại: rộng 50, 55, 60, 70, 90, 110 (cm). Giấy
cacton tráng lán một mặt có 6 loại khác nhau.
Hoạt động nhập khẩu của công ty là nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất
và tiêu thụ trong nước. Qua bảng số liệu cho thấy kim ngạch nhập khẩu tăng đáng kể
hàng năm. Cụ thể năm 2008 tăng so với năm 2007 là: 119.117 tương ứng tăng: 34%,
năm 2009 tăng so với năm 2008 là: 50.123 tương ứng tăng 10,7%. Trong đó các mặt
hàng nhập khẩu đều gia tăng về số tuyệt đối. Chủ yếu hàng được nhập khẩu từ Thái
Lan.
Bảng 2.4: Thống kê tổng hợp các hợp đồng nhập khẩu
Năm Số Hợp Đồng Tổng Giá Trị (USD)
Năm 2007 59 351.220
Năm 2008 68 470.337
Năm 2009 71 520.460
( Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Tân Thuận Thành)
Qua bảng số liệu ta thấy số lượng các hợp đồng được ký kết đều tăng qua các năm.
Năm 2008 tăng 9 hợp đồng so với năm 2007 tương ứng tăng 119.117 USD. Năm 2009

GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 22 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
tăng 3 hợp đồng so với năm 2008 tương ứng tăng 50.123 USD. Năm 2009 tăng có phần
chậm hơn so với năm 2008 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tài chính thế giới.
Dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và số đơn dặt hàng mà phòng
kinh doanh đưa ra dự toán về lượng sản phẩm có thể được tiêu thụ trong các tháng tiếp
theo. Từ đó phòng kỹ thuật và vật tư sẽ xác định lượng nguyên liệu cần, sau đó tiến
hành đặt hàng với đối tác nước ngoài.
Mỗi tháng, đối tác nước ngoài sẽ Fax bảng báo giá cho công ty, nếu giá cả được
chấp nhận thì phòng kỹ thuật và vật tư sẽ Fax đơn đặt hàng cho đối tác nước ngoài. Đối
tác nước ngoài sẽ soạn thảo hợp đồng và tiến hành ký kết với đại diện công ty.
Mỗi hợp đồng có giá trị khác nhau, tùy vào lượng hàng mà công ty cần. Trung bình,
mỗi tháng công ty sẽ ký khoảng 5 hợp đồng với phía đối tác.
Biểu đồ 2.5: Lượng hợp đồng được ký trung bình hàng tháng.
( Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Tân Thuận Thành)
Qua biểu đồ ta thấy số lượng hợp đồng được ký nhiều từ tháng 5 đến tháng 12. Đây
là thời điểm công ty có nhiều đơn đặt hàng từ phía khách hàng, thời điểm các doanh
nghiệp đẩy mạnh sản xuất.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 23 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Hợp đồng
Hợp đồng
Tháng
Tháng
Do chi phí ký kết hợp đồng không đáng kể, việc ký kết tương đối đơn giản, giá cả
giấy nguyên liệu phía đối tác nước ngoài ít biến động và chi phí thực hiện hợp đồng
phụ thuộc vào giá trị đơn hàng nên phòng kỹ thuật và vật tư sẽ ra kế hoạch sao cho
lượng nguyên liệu tồn kho vừa đủ cho sản xuất trong 20 ngày. Các hợp đồng được ký
kết nhiều lần trong tháng để giảm chi phí tồn kho.
2.3.2 Quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng.
2.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị.
Để đàm phán thành công, công ty đã chuẩn bị các yếu tố sau:

- Ngôn ngữ: cán bộ đàm phán thông thạo tiếng Anh.
- Thông tin: khách hàng nước ngoài của công ty bao gồm những khách hàng
quen thuộc, có mối quan hệ với công ty từ trước đến nay và cả những khách hàng mới,
cũng như những khách hàng tiềm năng. Hiện nay công ty có hai đối tác chính ở Thái
Lan: SIAM KRAFT INDUSTRY CO., Ltd và PANJAPOL PAPER INDUSTRY CO.,
Ltd. Do là đối tác quen thuộc nên công ty thường xuyên cập nhật thông tin về các công
ty này cũng như các sản phẩm mà các công ty này sản xuất.
- Năng lực của tổ đàm phán: gồm 3 người ( Giám đốc và 2 nhân viên phòng
xuất nhập khẩu) am hiểu về pháp lý, và thương mại:
+ Giám đốc là người đàm phán chính ( trong trường hợp Giám đốc bận việc
thì Phó giám đốc phụ trách công việc này).
+ Ngoài ra 2 nhân viên phòng xuất nhập khẩu có sự am hiểu sâu về pháp lý
nên đã hỗ trợ rất nhiều cho việc ký kết hợp đồng.
- Địa điểm và thời gian đàm phán: đảm bảo sự tiện lợi và thoải mái cho hai bên.
- Hình thức đàm phán: tổ đàm phán tiến hành theo hai hình thức sau:
 Đàm phán trực tiếp.
Hình thức đàm phán này được tổ đàm phán áp dụng trong những lần hợp tác đầu
tiên với khách hàng mới. Để giao dịch trực tiếp đạt kết quả tốt, ngoài việc nắm vững
một số thông tin về đối tác như: nhu cầu, tình trạng tài chính, uy tín, kinh nghiệm… tổ
đàm phán còn phải tìm hiểu về phong cách đàm phán của đối tác, phong tục tập quán
nhằm tránh hiểu lầm đáng tiếc ảnh hưởng đến kết quả đàm phán.
Bước 1: Thông thường tổ đàm phán thực hiện các công việc cụ thể như sau: nghiên
cứu thông tin, lập phương án đàm phán, tổ chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian, địa
điểm.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 24 SVTH: Nguyễn Hữu Đức
Bước 2: Tổ đàm phán tiến hành liên lạc với đối tác qua điện thoại về lịch trình của
cuộc gặp mặt trực tiếp, thảo luận sơ lượt về nội dung cần nói. Qua đó có thể thăm dò ý
kiến của phía đối tác và có sự điều chỉnh phù hợp.
Bước 3: Tổ đàm phán tiến hành gặp đối tác. Đưa ra những đề nghị phù hợp với tình
hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác.

Bước 4: Ký kết hợp đồng ngoại thương: Nội dung và tính pháp lý của hợp đồng sẽ
được trình bày chi tiết và rõ ràng.
 Đàm phán giao dịch bằng thư từ.
Công việc giao dịch bằng thư được tiến hành thông qua việc viết các loại thư: hỏi
hàng, đặt hàng, trả giá, xác nhận mua hàng Sau khi soạn thảo các văn bản này xong,
nó sẽ được chuyển đến phía đối tác thông qua Fax. Trên văn bản có chứng nhận sao y
của công ty.
Hiện nay tổ đàm phán thực hiện hình thức đàm phán bằng thư là chủ yếu.
2.3.2.2 Giai đoạn đàm phán và ký kết.
Đối với những đối tác lâu năm, việc đàm phán và ký kết hợp đồng diễn ra bằng thư
từ nên công việc này đơn giản và nhanh hơn. Việc đàm phán và ký kết kéo dài khoảng
2 ngày và được tiến hành qua các bước như sau:
• Phía đối tác cung cấp nguyên liệu sẽ Fax bảng báo giá cho phía công ty vào
khoảng ngày 15 đến ngày 20 hàng tháng. Bảng báo giá gồm các phần như sau:
o Người nhận và người gữi.
o Bảng giá chi tiết từng mặt hàng kèm theo điều kiện giao hàng là CFR
HCM.
o Những điều lưu ý: giá trên không bao gồm phí dịch vụ bến bãi ở cảng
(THC), thời hạn thanh toán L/C là 30 ngày sau ngày B/L và một số ghi
chú khác về giá và về bảng báo giá.
Mẫu 2: (Phần Phụ lục) Bảng báo giá của Công ty SIAM KRAFT INDUSTRY CO.,
LTD.
• Hoặc phía công ty sẽ viết thư hỏi hàng. Nội dung sẽ thông báo cho bên đối tác
biết công ty đang cần loại hàng gì, yêu cầu mẫu, đồng thời báo giá, chất lượng
hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thanh toán và các điều kiện khác.
Phần kết thúc thư mong chủ hàng phúc đáp và đáp ứng nhu cầu của mình.
GVHD: Ncs Nguyễn Văn Nhơn Trang 25 SVTH: Nguyễn Hữu Đức