XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC THEO
TIÊU CHUẨN ISO 9001
NỘI DUNG
 Phần 1: c
 Phần 2: c
 Phần 3:
c
 Phần 4: c
 Phần 5: c
Mỗi người, ai đó, một người nào đó, không một ai
 Một công việc quan trọng cần được thực hiện. Người ta đã đề
nghị MỖI NGƯỜI phải chú tâm đến việc này.
 MỖI NGƯỜI đã chắc chắn là AI ĐÓ sẽ làm việc này.
 MỘT NGƯỜI NÀO ĐÓ đã có thể lo công việc này nhưng
KHÔNG MỘT AI LÀM.
 AI ĐÓ đã nổi nóng vì cho rằng công việc này là trách nhiệm
của MỖI NGƯỜI.
Cuối cùng, MỖI NGƯỜI khiển trách
AI ĐÓ vì rằng KHÔNG MỘT AI đã
làm việc mà MỘT NGƯỜI NÀO ĐÓ
lẽ ra phải làm
Mỗi người, ai đó, một người nào đó, không một ai
Các khái niệm
 Phân tích công việc
 Các thuật ngữ chuyên môn
 Nhiệm vụ (task)
 Vị trí việc làm (position)
 Công việc (job)
 Nghề (occupation)
Định nghĩa
 thu thập thông tin liên

quan đến đặc thù của
một công việc.
 xác định các nhiệm vụ
thuộc phạm vi công việc
đó.
 xác định kỹ năng, năng
lực cần có để thực hiện
công việc một cách
thành công.
Phân tích công việc là quá trình:
Các phương pháp thu thập thông tin
 Quan sát
 Ghi chép các sự kiện quan trọng
 Nhật ký công việc
 Phỏng vấn
 Bảng câu hỏi
 Hội thảo chuyên gia
p như bảng hỏi và
phỏng vấn, …
Phương pháp phỏng vấn
 Để có đầy đủ thông tin thì nên phỏng vấn người
giữ vị trí công việc và kiểm tra lại với người quản
lý.
 Các thông tin cần có:
 Tên công việc của người đang đương nhiệm
 Tên công việc của người quản lý người đang đương nhiệm
 Tên công việc và số người báo cáo cho người đương
nhiệm, có thể dùng sơ đồ của tổ chức để nhận biết.
 Mô tả một cách ngắn gọn vai trò hay mục đích chung của
công việc

 Liệt kê các nhiệm vụ hoặc thao tác chính mà người đương
nhiệm thực hiện, có thể nêu cả (i) kết quả mong đợi, (ii)
nguồn lực kiểm soát, (iii) thiết bị sử dụng và các mối quan
hệ và (iv) tần suất mà từng thao tác được thực hiện
i
 Câu hỏi điều tra có thể bao gồm 12 phần như sau:
 Những thông tin về vị trí
 Giám sát và bị giám sát
 Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp
 Ngôn ngữ sử dụng
 Sử dụng thị lực, các thông tin và các giác quan
 Các quyết định kinh doanh và quản lý
 Những mối liên hệ bên trong và bên ngoài tổ chức
 Dự các cuộc họp và điều khiển các cuộc họp
 Các hoạt động thể lực
 Thiết bị, máy móc và các công cụ sử dụng
 Các điều kiện môi trường
 Các tính chất khác
Kết quả của phân tích công việc
 Bản Mô tả công việc
 c
 c
 c
(KPIs)
 c
 Bản Mô tả công việc
 Phần xác định công việc
 Phần tóm tắt về các nhiệm vụ, trách nhiệm
 Phần quy định về các điều kiện làm việc
Kết quả của phân tích công việc

 thực hiện công việc
 Hệ thống các chỉ tiêu căn cứ vào các nhiệm vụ quy định
trong Bản mô tả công việc
• Các chỉ tiêu về chất lượng
• Các chỉ tiêu về số lượng
 Lưu ý
• Công việc sản xuất trực tiếp
• Công việc quản lý, chuyên môn
Kết quả của phân tích công việc
 Bản Yêu cầu chuyên môn công việc đối với người thực hiện
 Các đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng
 Các đòi hỏi về kinh nghiệm làm việc
 Các đòi hỏi về tinh thần và thể lực
 Các đòi hỏi cụ thể khác…
 Lưu ý:
• Căn cứ vào công việc
• Các đòi hỏi không được mang tính chất phân biệt đối xử
Kết quả của phân tích công việc
Các ứng dụng của Phân tích công việc
c
050% 40 30 20 10 10 20 30 40 50%
Thành đạt
Được công nhận
Công việc
Trách nhiệm
Thăng tiến
Tăng trửong
Chính sách công ty và hành chính
Sự giám sát
Quan hệ với cấp trên

Điều kiện làm việc
Lương
Quan hệ với đồng nghiệp
Đời sống cá nhân
Quan hệ với cấp dưới
Tình trạng
An toàn
Các yếu tố trong công việc đưa đến không thỏa
mãn, không hài lòng
Percentage
frequency
Các yếu tố trong công việc đưa đến rất
thỏa mãn, hài lòng
Percentage
frequency
All factors contributing
to job satisfaction
All factors contributing
to job dissatisfaction
80% 60 40 20 0 20 40 60 80%
Hygiene
Motivation
1969
8131
Ratio & Percent
Các nhân tố tác động thái độ làm việc
c Phân tích công việc
Mô hình RACI/RASCI
 R viết tắt của Responsible (Thực hiện): Đối tượng
thực thi vấn đề/dự án thay đổi.

 A viết tắt cả Accountable (Ra quyết định): Đối tượng
của vấn đề phải ký hay đồng ý với công việc trước khi
thực hiện.
 S viết tắt của Supportive (Giúp đỡ): Có thể cung cấp
các nguồn lực hay đóng vai trò giúp đỡ trong quá
trình thực hiện sự thay đổi.
 C viết tắt của Consult (Tham vấn): Có thông tin hay
có khả năng cần thiết để thực thi công tác thay đổi.
 I viết tắt của Informed ( Thông báo): Cần được báo
cáo kết qua, tuy vậy không cần tư vấn.
Mô hình RASCI
Các bước áp dụng RASCI
 Nhận diện mọi quá trình/hoạt động liên quan
cần thiết đến công tác thay đổi.
 Nhận diện mọi chức năng/ nhiệm vụ đính kèm.
 Tìm ra ai là người chịu trách nhiệm cho mảng
chữ R,A,S,C,I cho mỗi quá trình.
 Mỗi quá trình chỉ nên có một chữ R, như kim
chỉ nam.
Các bước áp dụng RASCI
Nếu như quá trình đó không có chữ R- tức không chỉ
ra được đối tượng thực thi thay đổi- sẽ có khoảng
hụt hẫng trong quá trình, cần điều chỉnh và lấp đầy
khoảng hẫng này ngay.
Nếu như có nhiều R cho một quá trình quá, sẽ xẩy
ra tình trạng “cha chung không ai khóc”. Cần phải
tinh gọn lại.
Có thể phân chia thành những quá trình nhánh dưới
thấp hơn, để tách trách nhiệm cá nhân riêng rẽ ra.
công ty

 Thu thập các thông tin tổng quan về bối cảnh công
việc của công ty
 Liệt kê những nhiệm vụ chính trong công ty theo
cột
 Liệt kê các bộ phận chức năng hiện có trong công
ty theo hàng ngang
 Dùng ký hiệu đánh dấu vào các ô để mô tả mức độ
tham gia thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận chức
năng
 Điều chỉnh sao cho không có sự chồng chéo
và/hoặc thiếu hụt nhiệm vụ giữa các bộ phận chức
năng
công ty
n ng
Kinh
doanh
ng
n
ng
nh
nh
ng
Nhân
n kinh doanh R
ng R C S
i R C I
ng R
……………………………… A
……………………………….
n


 Liệt kê những nhiệm vụ cụ thể đang được thực hiện
trong bộ phận theo cột dọc
 Liệt kê các chức danh hiện có trong bộ phận theo
hàng ngang
 Dùng các ký hiệu đánh dấu (RASCI) vào các ô để mô
tả mức độ tham gia thực hiện nhiệm vụ của các chức
danh
 Điều chỉnh sao cho không có sự chồng chéo và/hoặc
thiếu hụt nhiệm vụ giữa các chức danh trong bộ phận
Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu
 c nhằm xác định những yêu
cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng và năng lực cần có
để thực hiện công việc