Hoạt động PR trong bảo hiểm xã hội

Hoạt động PR trong bảo hiểm xã hội.
LỜI MỞ ĐẦU
Trong kinh doanh, công chúng đóng một vai trò quan trọng đối với
sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, một tổ chức. Một doanh
nghiệp muốn thành công thì ngoài việc phải đưa ra được những sản phẩm
có chất lượng, cơ cấu tổ chức hiệu quả, đội ngũ cán bộ lành nghề và có
chuyên môn, kỹ thuật…thì còn phải chiếm được cảm tình của công chúng,
được công chúng biết đến. Bởi vậy, hoạt động PR là một trong số những
hoạt động rất cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp, một tổ
chức. Bảo hiểm xã hội tuy là một tổ chức phi lợi nhuận, nhung cũng như
các doanh nghiệp khác, PR là một hoạt động quan trọng trong các hoạt
động của cơ quan BHXH.
1
I.TỔNG QUAN CHUNG VỀ PR.
1.1 Khái niệm về PR.
PR là chữ viết tắt của Public Relation (mối quan hệ công chúng)
chỉ mối quan hệ giữa một tổ chức và cộng đồng như một thể hoàn chỉnh.
Hoạt động PR là hoạt động nhằm tạo lập và duy trì sự hiểu biết lẫn nhau
giữa một tổ chức và công chúng.
Hay PR còn được hiểu là một quá trình quản lý về truyền thông
nhằm nhận biết, thiết lập và duy trì những quan hệ hữu ích giữa một tổ
chức, cá nhân với những cộng đồng liên quan có quyết định trực tiếp hay
gián tiếp tới sự thành bại của tổ chức, cá nhân đó
1.2 Các loại hình PR.
a. PR tăng cường khả năng kinh doanh: loại PR này thưòng được
sử dụng để tăng cường khả năng kinh doanh của các tập đoàn và những
doanh nghiệp nhỏ. Hoạt động PR này được thực hiện bằng những hoạt
động mang tính cống hiến như làm từ thiện, đóng gớp vào các quỹ học
bổng hay đóng góp và các tổ chức phi lợi nhuận khác. Mục tiêu là để tạo
ra càng nhiều bải báo mang tính tích cực về công ty, tổ chức càng tốt. Từ
đó thu hút được nhiều thiện cảm từ công chúng.

b. PR kêu gọi tài trợ: loại PR này được thực hiện nhằm kêu gọi sự
đầu tư từ bên ngoài cho những nỗ lực của họ. Loại PR này thường được
thực hiện bằng các hoạt động mang giá trị tin tức, như lễ ký kết trang
trọng giữa những nhân vật danh tiếng hay lễ trao tài trợ chính thức nhằm
lôi kéo sự quan tâm của giới truyền thông để từ đó gây sự chú ý của các tổ
chức và công chúng.
c. PR củng cố hình ảnh trước công chúng: Loại PR này thường
được các chính trị gia, những người đứng đầu các tập đoàn, những nhân
vật danh tiếng sử dụng nhằm đạt được sử nể vì của công chúng. Các tập
đoàn lớn cũng sử dụng loại PR này để củng cố danh tiếng của họ trong
mắt công chúng bằng cách góp tiền vào các hoạt động vì cộng đồng như
xây dựng thư viện, cải tạo công viên công cộng.
d. PR công khai thông tin: Loại PR này được thực hiện nhằm mục
đích đưa được tới công chúng những thông tin về các dịch vụ hàng hoá mà
doanh nghiệp, tổ chức cung cấp cho cộng đồng.
1.3 Vai trò của PR trong doanh nghiệp, tổ chức.
Về cơ bản, vai trò chính của PR là cầu nối giữa doanh nghiệp với
các nhóm công chúng bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Nói cách
khác PR giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến khác hàng và
những nhóm công chúng của họ.
Với nhóm công chúng bên trong doanh nghiệp: Thông điệp này là
những chỉ đạo, ý kiến, tầm nhìn của lãnh đạo được chuyển tải đến nhân
2
viên nhằm đạt được các mục tiêu đề ra một cách tốt nhất, cũng như xoa
dịu các bất đồng trong doanh nghiệp ( nếu có ).
Với nhóm công chúng bên ngoài doanh nghiệp: những thông điệp
này nhằm giúp khách hàng biết được các thông tin về công ty và sản phẩm
của công ty cũng như giúp sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng.
1.4 Lợi ích của hoạt động PR
Với vai trò như trên thì hoạt động PR mang lại rất nhiều lợi ích cho

doanh nghiệp, một só lợi ích cơ bản như:
- PR giúp doanh nghiệp tạo dư luận tốt thông qua sự ủng hộ của giới
truyền thông và các chuyên gia phân tích trên mạng. Quảng cáo không làm
được điều này, marketing cũng vậy. Đơn giản vì quảng cáo dễ gây ấn
tượng nhưng không dễ dàng thuyết phục công chúng tin. Trong khi đó, chi
phí cho quảng cáo đôi khi là rất lớn còn chi phí cho một hoạt động PR lại
không quá nhiều.
- PR còn giúp doanh nghiệp tuyển dụng được nhân lực giỏi. thông
thường những người lao động thích được làm việc trong những công ty
nổi tiếng vì họ tin tưởng rằng công ty đó rất vững chắc và họ có thể có rất
nhiều cơ hội để thăng tiến.
- PR còn giúp doanh nghiệp vượt qua những cơn sóng gió. Khi có
khủng hoảng, doanh nghiệp sẽ tìm mọi sự ủng hộ, hỗ trợ từ cộng đồng
trong việc cứu vãn uy tín và giữ gìn nguyên vẹn hình ảnh của doanh
nghiệp
1.5 Các bộ phận cơ bản cấu thành hoạt động PR.
- Tư vấn xây dựng chiến lược tổng thể.
- Quan hệ báo chí.
- Tổ chức các sự kiện như: các lễ khai trương, động thổ, khánh
thành, kỉ niệm…
- Đối phó với các rủi ro như: tai nạn, khiếu nại của khách hàng,
tranh chấp, hiểu lầm…
- Các hoạt động tài trợ cộng đồng gồm: các hoạt động tài trợ từ
thiện (như ủng hộ chống bão lụt, học bổng cho học sinh nghèo…) và các
hoạt động tài trợ thương mại (như tài trợ các chương trình ca nhạc, các
giải thể thao, các cuộc thi… trên truyền hình)
- Các hoạt động phi thương mại trực tiếp với khách hàng như triển
lãm, trưng bày, hội nghị khách hàng…
- Xây dựng các mối quan hệ trong công ty: hội nghị nhân viên, bình
chọn nhân viên xuất sắc của năm, các lễ kỉ niệm trong công ty…

- Tư vấn cho các nhân viên trong công ty về nhiều lĩnh vực như:
giao tiếp, phát ngôn với báo chí, công chúng, khách hàng và các cơ quan
Nhà nước.
II. HOẠT ĐỘNG PR TRONG CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI.
3
2.1 Sự cần thiết của hoạt động PR trong Bảo hiểm xã hội
(BHXH).
PR trong bảo hiểm xã hội(BHXH) ám chỉ rõ hơn về mối quan hệ giữa cơ
quan BHXH và người tham gia bảo hiểm, người thụ hưởng quyền lợi bảo
hiểm xã hội.
Khác với PR ở các doanh nghiệp, thực chất của PR ở cơ quan bảo
hiểm xã hội là việc minh bạch hoá, làm cho người dân hiểu rõ hơn hoạt
động của cơ quan đó.
Nhiều cơ quan BHXH lớn có riêng một bộ phận làm PR, còn những
tổ chức trung bình thì cũng thường có một nhóm nhân viên nhỏ làm công
việc này. Thậm chí, những tổ chức nhỏ nhất cũng thường có ít nhất một
nhần viên, người này sẽ đưa ra các báo cáo,kế hoạch về hoạt động quan hệ
công chúng trong một phần thời gian làm việc của họ.
Bất cứ một nhân viên nào trong tổ chức cũng có thể làm PR cho tổ
chức của mình. Trong BHXH, những nhân viên thường tiếp xúc với người
tham gia, người thụ hưởng quyền lợi bảo hiểm đóng góp một phần không
nhỏ vào sự thành công của hoạt động này.
PR đóng vai trò quan trọng trong thời gian giới thiệu một hệ
thống mới và trước khi có sự thay đổi trong hệ thống hiện tại.
* Sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH.
BHXH có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, nhằm đảm bảo
thay thế hay bù đắp một phần thu nhập cho ngưòi lao động khi không may
gặp rủi ro làm giảm hoặc mất khả năng lao động. Chính vì vậy, BHXH
góp phần đảm bảo an toàn xã hội, ổn định xã hội và là chỗ dựa tinh thần
cho người lao động.

Thực hiện PR trong BHXH sẽ giúp:
- Nâng cao nhận thức của người dân về bảo hiểm xã hội.
- Cải thiện hệ thống BHXH ngày càng hoàn thiện hơn.
- Hỗ trợ việc tuyên truyền chính sách xã hội của Nhà nước tới nhân
dân.
2.2 Các phương tiện để thực hiện hoạt động PR trong BHXH.
2.2.1 Mẫu phiếu, tranh ảnh quảng cáo và tờ rơi.
a.Mẫu phiếu
Một trong các phương tiện được sử dụng để thực hiện hoạt động PR
là “ Mẫu phiếu”. Mỗi một mẫu phiếu khác nhau thì có mục đích sử dụng
khác nhau. Ví dụ, một mẫu phiếu được thiết kế để nhằm thu thập một loại
thông tin nào đó thì cấu trúc của nó sẽ bao gồm một loạt các câu hỏ in sẵn
có liên quan đến vấn đề cần thu thập thông tin.
Việc thiết kế một mẫu phiếu là một công việc khó khăn và phức tạp,
do có nhiều nhu cầu đối lập, mâu thuẫn với nhau. Đối với người nhận,
4
chúng phải rõ ràng, dễ hiểu. Vừa phải đảm bảo tuân thủ pháp luật vừa
không gây sự hiểu lầm, hiểu sai về nội dung của nó. Chúng cần thể hiện
như một khách hàng thân thiện để không gây khó chịu cho người đọc.
Đồng thời không làm mất đi kết cấu chính thức của nó. Sự cân bằng này là
không dễ dàng đạt được.
Khi nhân viên đưa ra các quyết định về một mẫu phiếu chuẩn, cần
phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng về đối tượng tiếp nhận để tránh đưa ra
những câu hỏi không thích hợp, sẽ tạo ra một ấn tượng xấu đối với người
tiếp nhận.
Để phân biệt các mẫu phiếu và để thuận tiện khi in ấn, xắp xếp, lưu
kho, nhận dạng…mỗi mẫu phiếu nên có một số hiệu riêng biệt. Chẳng
hạn, có thể kết hợp các chữ cái và các chữ số liên tiếp nhau để tạo nên số
hiệu cho từng mẫu phiếu khác nhau.Ví dụ, nếu mẫu phiếu có liên quan đến
hoạt động đóng góp thì có thể sử dụng các chữ cái CF (Contribution

Form),liên quan đến quyền lợi của người tham gia, người thụ hưởng quyền
lợi thi sử dụng các chữ cái BF (Benefit Form).
Hầu hết mọi sự quản lý đều đòi hỏi phải phát hành mẫu phiếu( dù sử
dụng nội bội hoặc bên ngoài) nhằm đảm bảo các thông tin được lưu lại
trên giấy tờ để lưu giữ trong các tập hồ sơ nhằm phục vụ cho các hoạt
động liên quan trong hiện tại cũng như được sử dụng trong tương lai khi
cần thiết
b. Tranh ảnh quảng cáo.
Tranh ảnh quảng cáo được hiểu là một tranh ảnh có hàm chứa thông
tin, được treo ở những nơi công cộng. Mục đích của tranh ảnh quảng cáo
là nhằm đưa ra các thông tin với nội dung cập nhập và dễ hiểu tới người
tiếp nhận. Bởi vậy, nó cần được trưng bày ở những nơi công cộng như:
những cơ quan đóng bảo hiểm xã hội nhằm để mọi người dễ dàng chú ý
đến nó.
Ví dụ một cái tranh ảnh quảng cáo liên quan đến lợi ích của chế độ thai
sản với mục tiêu hướng vào người mẹ đang mang thai thì không nên trưng
bày ở phòng lão khoa. Tương tự, một tranh ảnh quảng cáo liên quan đến
chế độ hưu trí, mục tiêu là người hưởng hưu, không trưng bày ở phòng
khám chữa bệnh cho trẻ. Bởi vậy, nếu như việc thiết kế, trình bày một tờ
tranh ảnh quảng cáo là rất quan trọng thì việc xác định vị trí thích hợp để
treo những tranh ảnh này cũng quan trọng không kém. Thêm nữa, Cơ quan
bảo hiểm xã hội phải đảm bảo việc công bố có thể dễ dàng được nhận ra
ngay lập tức thông qua những logo, sự phối hợp màu và đề tài của tranh
ảnh quảng cáo…để công chúng có thể nhận được nguồn gốc của chúng.
Việc thiết kế tranh ảnh quảng cáo có thể do một bộ phận về hoạt
động PR trong cơ quan chịu trách nhiệm. Cần có sự kiểm tra. lựa chọn các
tranh ảnh quảng cáo thích hợp trước khi công bố công khai. Việc đưa ra
các tranh ảnh quảng cáo này nều nhằm thông báo về tình hình đóng góp và
hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội tới công chúng.
5