Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 1-
Trần Thị Diệu Thúy


LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên chân thành và sâu sắc nhất, chúng em xin được gởi đến
cô Trần Thị Xuân Trang, thầy Lê Minh Thái, đã hướng dẫn hết sức nhiệt tình và chu
đáo, giúp chúng em hoàn thành đề tài này.
Chúng em xin chân thành cảm ơn các cô, thầy giáo, đặc biệt là thầy cô giáo
tổ bộ môn tin đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý báu trong suốt quá
trình học tại trường.
Chúng tôi xin cảm ơn các bạn đã cùng học tập, giúp đỡ, động viên và đóng
góp ý kiến, để chúng tôi hoàn thành đề tài này.
Với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân của chúng em nhưng do ý tưởng chưa
phong phú và kiến thức còn hạn chế nên đề tài này không tránh khỏi thiếu sót,
chúng em mong nhận được sự thông cảm và chỉ bảo để chúng em có thể vững vàng
trong công việc của mình sau này.

Sinh viên thực hiện
Trần Ngọc Vũ
Trần Thị Diệu Thúy







Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

SVTH : Trần Ngọc Vũ - 2-
Trần Thị Diệu Thúy


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan :
1 Những nội dung trong đề tài này là do tôi thực hiện dưới sự
hướng dẫn trực tiếp của thầy Lê Minh Thái và cô Trần Thị Xuân
Trang.
2 Mọi tham khảo dùng trong đề tài đều được trích dẫn rõ ràng tên
tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố.
3 Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá,
tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Sinh viên thực hiện
Trần Ngọc Vũ
Trần Thị Diệu Thúy











Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

SVTH : Trần Ngọc Vũ - 3-
Trần Thị Diệu Thúy


LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đang sống, làm việc trong thời đại khoa học kỹ thuật đã và đang
phát triển hết sức mạnh mẽ. Bên cạnh đó, công nghệ thông tin cũng phát triển rất
nhanh chóng. Việc áp dụng tin học trong công việc tính toán, quản lý ngày càng phổ
biến và đem lại hiệu quả kinh tế rất lớn, nó giúp cho con người rút ngắn thời gian
làm việc, giảm thiểu nguồn nhân lực, kết xuất dữ liệu chặt chẽ, giúp cho người quản
lý làm việc chính xác hơn, nâng cao hiệu quả lao động. Tuy nhiên trong thời điểm
hiện tại, Công nghệ Thông tin mới chỉ bước đầu được ứng dụng trong đời sống nói
chung và giáo dục nói riêng. Việc sử dụng tài liệu điện tử trong dạy và học chưa
thực sự phổ biến, chưa mang lại hiệu quả cao thì những quyển sách, giáo trình …
vẫn có vai trò vô cùng quan trọng. Đối với những trường trung học phổ thông, việc
quản lý một hệ thống thư viện với hàng ngàn đầu sách và quản lý việc mượn – trả
sách của hàng ngàn học sinh là vô cùng phức tạp.
Để quá trình diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và chính xác, chúng em xây
dựng chương trình “QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NGUYỄN VĂN CỪ”
. Chương trình sẽ hỗ trợ rất nhiều trong công việc cập nhật, thống kê và truy xuất
thông tin. Đề tài được viết và sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic Net và
MicroSoft Access 2003.
Chương trình quản lý thư viện gồm có 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KHẢO SÁT THỰC TRANG VÀ TÌM
HIỂU NHU CẦU.
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN.
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾT QUẢ CHẠY THỬ.
Trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của
các thành viên trong trường cũng như sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng

dẫn, chúng em đã hoàn thành đề tài tốt nghiệp này của mình. Vì ý tưởng chưa
phong phú và kiến thức còn hạn chế nên chương trình không tránh khỏi những thiếu
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 4-
Trần Thị Diệu Thúy

xót, chúng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để
chương trình được hoàn chỉnh hơn.
Đà Nẵng, tháng 4 năm 2009
Sinh viên thực hiện
Trần Ngọc Vũ
Trần Thị Diệu Thúy

Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 5-
Trần Thị Diệu Thúy

CHƯƠNG 1
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG
VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU
1. Vai trò tin học hóa trong công tác quản lý thư viện
1.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý
Từ khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, nền kinh tế nước ta hoạt
động trong môi trường cạnh tranh sôi động với hệ thống thông tin lớn, các hoạt
động ngày càng đa dạng phức tạp, vì thế các hoạt động thủ công không còn phù hợp
nữa, nó không những không mang lại hiệu quả kinh tế cao mà còn không đáp ứng
được nhu cầu đặt ra hằng đầu của nền kinh tế. Để khắc phục hiện tượng trên thì cần
phải có một giải pháp nhằm cải thiện điều kiện làm việc và giảm bớt gánh nặng cho
người lao động đồng thời đem lại hiệu quả kinh tế cao, giải pháp tốt nhất hiện nay
không gì khác ngoài tin học hoá các hoạt động quản lý.
- Về mặt quản lý:
Để đáp ứng nhu cầu thông tin đặt ra hằng ngày tại các doanh nghiệp, công ty
cũng như các đơn vị cơ quan Nhà Nước cần phải đưa tin học vào trong thực tiễn mà
trước hết là công tác quản lý. Qua đó giúp cho công tác quản lý, kiểm soát các
luồng thông tin vào quá trình phát sinh trong công việc. Ngoài ra, tin học còn giảm
bớt các công việc không cần thiết và tạo điều kiện cho các bộ phận khác nắm bắt,
xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáp ứng được mọi yêu
cầu đặt ra hằng ngày của công việc.
- Về mặt kinh tế:
Cùng với sự ưu việt của việc ứng dụng máy tính vào công tác tổ chức quản
lý thì về mặt kinh tế việc tin học hoá giúp cho công việc được nhẹ nhàng hơn, tiết
kiệm được thời gian lao động, loại bỏ được thời gian không cần thiết, thu thập thông

tin nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế.
1.2 Đặc điểm của bài toán quản lý
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 6-
Trần Thị Diệu Thúy

Bài toán thông thường phát sinh trong các doanh nghiệp, công ty, cơ quan
Nhà Nước để áp dụng máy tính xử lý công việc hằng ngày thay cho con người.
Chính vì thế tính ưu việt mà bài toán quản lý đến nhiều đơn vị sản xuất, thậm chí
còn ảnh hưởng đến tình hình sản xuất của đơn vị.
Tiến trình xử lý còn phụ thuộc vào trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của người
sử dụng, phương pháp xử lý tuỳ thuộc vào từng điều kiện cụ thể của từng đơn vị cụ
thể.
Các nhu cầu của đơn vị về phát triển hệ thống quản lý liên quan đến những
khía cạnh mà đơn vị phải hoàn thành. Các sản phẩm thông tin phải đáp ứng được
nhu cầu đó.
Việc đề ra bài toán quản lý đòi hỏi phải phù hợp với tình hình phát triển
chung của trường học, những thay đổi nhỏ trong chiến lược phát triển chung của
đơn vị có thể ảnh hưởng lớn đến hệ thống thông tin.
Các sản phẩm của hệ thống quản lý là thành phần của quá trình ra quyết
định, thường là ở dạng tổng hợp cho phép phân tích tình hình khi cần thiết
1.3 Ứng dụng tin học hóa vào hệ thống quản lý
Để ứng dụng tin học vào trong hệ thống cần phải có các bước cơ bản sau:
- Quá trình khảo sát thực tế: Đây là bước hình thành của bài toán, người phân
tích phải xác định tất cả các mục tiêu, yêu cầu công tác quản lý.
- Quá trình phân tích các hệ thống thu thập: Tất cả các thông tin thu thập
phân được phân tích đầy đủ, chi tiết theo chiều rộng và theo chiều sâu. Các kết quả
thu được có thể trình bày dưới dạng lưu đồ, sơ đồ thực thể.
- Đặt tả yêu cầu: Mô tả các yếu tố đầu vào, đầu ra, các biến đổi và các tính
chất cần đạt dược của chương trình, không cần quan tâm đến cấu trúc và nội dung

các thao tác cần phải thực hiện.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu: Dựa trên các kết quả của quá trình phân tích và
quan hệ giữa chúng.
- Xây dựng thuật toán chương trình.
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 7-
Trần Thị Diệu Thúy

- Thiết kế và viết chương trinh.
- Kiểm thử chương trình một cách hệ thống. Kiểm tra tính ổn định, phức tạp
theo thời gian, kiểm thử để phát hiện lỗi của chương trình có phù hợp với hệ thống
không?
- Đưa chương trình vào ứng dụng thực tế, theo dõi và kiểm soát chương
trình, tiến hành bổ sung để chương trình hoàn thiện hơn.
1.4 Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Lập kế hoạch: Định danh các mối quan hệ giữa công việc, bố trí công việc
hợp lý.
- Khảo sát hiện trạng: Phân tích các hoạt động của hệ thống thông tin, biên
dịch các thông tin thu thập được.
- Phân tích tính khả thi: Nghiên cứu khả thi để đánh giá xem các yêu cầu có
thể được bởi phần mềm và phần cứng hay không. Xác định một cách tổng quát các
giải pháp về chi phí.
- Đặc tả yêu cầu: Mô tả chi tiết và chính xác các yêu cầu của hệ thống.
- Thiết kế: Phát hoạ hệ thống cần phải làm gì và làm như thế nào.
- Thiết kế giao diện bao gồm nội dung chi tiết thời gian, trách nhiệm chi tiết
cụ thể.
- Lập trình: Đây là giai đoạn triển khai thiết kế và cài đặt sản phẩm.
- Thử nghiệm: Chạy thử, kiểm tra, lắp ráp, chú thích chương trình.
- Khai thác: Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của hệ thống
thông tin, tuỳ theo kết quả khai thác mà người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng hệ

thống để thay đổi hệ thống thủ công cũ hay không?
- Bảo trì: Bảo trì, cải tiến và thích nghi hoá hệ thống với những thay đổi với
môi trường.
2. Khảo sát thực trạng và tìm hiểu nhu cầu
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 8-
Trần Thị Diệu Thúy

Đây là bước mở đầu của quá trình phân tích thiết kế một hệ thống. Mục đích
của khảo sát hiện trạng là nhằm để tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường
làm việc của hệ thống, tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động
của hệ thống, chỉ ra chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý
cần được nghiên cứu khắc phục.
1.2. Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện
Về nguyên tắc, dù là quản lý thư viện trên máy tính nhưng mô hình hoạt
động của hệ thống thư viện vẫn dựa trên phương pháp quản lý truyền thống.
Để quản lý được một khối lượng lớn sách và độc giả thì cần phải tổ chức tốt
hệ thống thư mục. Hệ thống thư mục sẽ giúp độc giả tra cứu sách một cách có hiệu
quả, cán bộ thư viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng khi có yêu cầu mượn sách của
độc giả.
Thông thường chúng ta có thể tổ chức hệ thống thư mục theo nhiều cách
khác nhau như sau:
 Hệ thống thư mục theo thể loại: Loại hình này sẽ tiện lợi cho độc giả tìm
sách để nghiên cứu về một chuyên đề nào đó hay tìm một loại sách viết về một vấn
đề nào đó mà độc giả đang quan tâm.
 Hệ thống thư mục theo tên sách: Đối với loại hình này khi cần mượn một
cuốn sách nếu biết chính xác tên của cuốn sách đó thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng
đối với cả độc giả lẫn thủ thư.
 Hệ thống thư mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi độc
giả muốn tìm sách của một tác giả nào đó vì thông thường độc giả thường có sự ưa

thích sách của một số tác giả nào đó.
 Hệ thống thư mục theo nhà xuất bản: Cách tổ chức này thuận tiện khi độc
giả muốn tra cứu sách của một nhà xuất bản nào đó.
Vấn đề quan tâm tiếp theo là việc sắp xếp sách vào trong kho sách thế nào
cho hợp lý. Vấn đề này đòi hỏi phải thoả mãn hai yêu cầu sau: tiết kiệm diện tích
kho sách và làm thế nào để nhân viên thủ thư có thể dễ tìm, dễ lấy sách ra khi có
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 9-
Trần Thị Diệu Thúy

yêu cầu mượn sách của độc giả. Để thực hiện được các yêu cầu trên, cần lưu ý cách
đánh mã số sách sao cho khi nhìn mã sách có thể biết được vị trí sách trong kho.
Một yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của việc quản lý sách đó là
quản lý độc giả. Bất cứ lúc nào, người quản lý thư viện cũng phải biết ai đang mượn
sách gì của thư viện, những độc giả nào đang mượn sách đã quá hạn và thời hạn sử
dụng thẻ thư viện của mỗi độc giả. Việc nắm giữ thông tin về độc giả và các nhu
cầu về sách của họ sẽ giúp việc quản lý được tốt hơn và từ đó có xu hướng đầu tư
sách một cách thích hợp hơn theo nhu cầu của từng nơi
1.3. Cách thức hoạt động thủ công truyền thống
Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lý, phục vụ việc đọc và tra cứu
mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau.
Đây là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới dạn các ấn phẩm khác
nhau. Nói chung, ở hầu hết các thư viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu
được làm thủ công không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của thư
viện thực sự phức tạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệu bằng phích rất
bất tiện và gây lãng phí rất nhiều thời gian của bạn đọc. Những khó khăn trong việc
quản lý thư viện được thể hiện như sau:
 Đối với việc phục vụ độc giả:
Khi độc giả có nhu cầu mượn một cuốn sách, cán bộ thủ thư trong thư viện
phải kiểm tra xem cuốn sách đó có còn trong thư viện hay không, nếu còn mới làm

thủ tục cho mượn còn nếu không thì thông báo hết sách cho độc giả. Công việc này
là tất yếu, song nó tốn rất nhiều thời gian để tìm sổ và tra cứu, công việc tra cứu
cũng hết sức nặng nề và tồn thời gian. Nếu có sự sai lệch về thông tin giữa bản danh
mục sách và số lượng sách hiện có trong kho, dẫn đến tình trạng độc giả phải chờ
đợi rất lâu mới nhận được câu trả lời là sách hiện tại đã hết trong thư viện. Trường
hợp độc giả không nắm vững những thông tin về cuốn sách thì việc tìm kiếm sẽ
càng trở nên khó khăn hơn.
 Đối với việc quản lý sách:
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 10-
Trần Thị Diệu Thúy

Khi cần báo cáo thống kê định kì về danh mục các loại sách có trong thư viện,
tình hình bạn đọc, tổng kinh phí đầu tư của một thư viện, ta sẽ tồn rất nhiều thời
gian, có khi thậm chí không làm nổi vì khối lượng công việc quá lớn.
Tóm lại, việc quản lý theo phương pháp thủ công trong hệ thống cũ là không
còn phù hợp ở các thư viện hiện nay nhất là đối với nhu cầu ngày càng tăng của độc
giả. Mặc dù đã có những bước tiến trong việc đưa tin học vào quản lý thư viện,
nhưng chúng ta chỉ mới dừng lại ở mức: giúp độc giả tra cứu (bên cạnh việc tra
phích sách) và một số khâu khác như kiểm tra thẻ để xem số lượng sách đã mượn là
bao nhiêu và số sách mượn đã quá hạn mà chưa trả cho thư viện. Còn người quản lý
vẫn chưa tiếp cận được nhiều với tin học để giảm thiểu thời gian xử lý các công
việc khối lượng lớn. Những tồn tại trên đây cho thấy việc tổ chức lại hệ thống thư
viện là một công việc rất cần thiết, đáp ứng nhu cầu trong quản lý thư viện.
1.4. Chức năng nghiệp vụ
Qua quá trình khảo sát hoạt động của thư viện Trường THPT Nguyễn Văn
Cừ thì nhìn chung chúng ta có một số điểm tương đồng trong nghiệp vụ thư viện.
Các hoạt động của thư viện bao gồm các chức năng nghiệp vụ sau:
 Lên kế hoạch bổ sung tài liệu.
 Nhận sách mới về.

 Phân loại sách.
 Cho bạn đọc mượn sách.
 Nhận trả sách từ độc giả.
 Tra cứu sách.
 Huỷ sách quá hạn lưu trữ.
 Làm báo cáo hoạt động của thư viện.
 Cấp thẻ cho độc giả.
 Thống kê sách cho mượn.
 Thống kê độc giả .
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 11-
Trần Thị Diệu Thúy

 Quản lý kho sách.
 Quản lý nhà xuất bản.
Các chức năng nghiệp vụ trên được thực hiên thẹo một trình tự và phải tuân
theo các quy tắc nghiệp vụ và các ràng buộc nhất định.
1.5. Các tiến trình nghiệp vụ
1.5.1. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ cho độc giả mượn sách

1.5.2. Sơ đồ tiến trình của nghiệp vụ trả sách

1.5.3. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ yêu cầu làm thẻ thư viện
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 12-
Trần Thị Diệu Thúy



1.5.4. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ bổ sung và quản lý sách

1.5.5. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ làm lại thẻ khi bị mất
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 13-
Trần Thị Diệu Thúy


1.6. Những yêu cầu đặt ra với hệ thống mới
Công tác quản lý thư viện làm việc với một số lượng lớn sách và các độc giả,
nếu không biết tổ chức sắp xếp các công việc một cách hợp lý sẽ gặp nhiều khó
khăn. Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được các nhược điểm của hệ thống cũ,
phải giúp được cán bộ quản lý trong công tác quản lý thư viện tốt hơn, giúp độc giả
đỡ mất thời gian chờ đợi để mượn hoặc trả để họ chấp hành các quy định của thư
viện một cách nghiêm túc và đúng quy định.










Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 14-
Trần Thị Diệu Thúy

CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN
2.1 Phân tích hệ thống thông tin cho bài toán
2.1.1 Mô tả cho bài toán
Những hoạt động trong một hệ thống thông tin thư viện như sau:
Độc giả tra cứu tài liệu trong thư viện nếu thấy có tài liệu mà mình cần thì
viết phiếu mượn sách rồi giao cho cán bộ thư viện. Sau khi cán bộ thư viện nhận
phiếu mượn sách của độc giả thì kiểm tra thẻ thư viện của độc giả đó. Nếu độc giả
không có thẻ thì yêu cầu làm thẻ thư viện. Nếu độc giả có thẻ thì kiểm tra tài liệu
còn nợ của độc giả. Nếu độc giả còn nợ tài liệu thì yêu cầu trả tài liệu còn nợ mới
được mượn tài liệu tiếp còn nếu độc giả không nợ tài liệu thì kiểm tra xem khả năng
cho mượn hiện tại của thư viện. Nếu không có khả năng cho mượn thì thông báo
cho độc giả còn nếu thấy có khả năng cho mượn được thì tìm tài liệu và giao tài liệu
cho độc giả.
Khi độc giả trả tài liệu thì cán bộ thư viện kiểm tra trình trạng của tài liệu và
kiểm tra hạn trả tài liệu đó. Nếu tài liệu bị rách thì lập biên bản bồi thường theo
nguyên tắc và nếu sách quá hạn trả thì khoá thẻ thư viện của độc giả đó theo nguyên
tắc.
Khi độc giả có nhu cầu làm thẻ thư viện thì phải nộp phiếu đăng ký làm thẻ
thư viện cho cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện nhận phiếu đăng ký làm thẻ thư viện
từ độc giả, kiểm tra thông tin trên phiếu đăng ký nếu thấy hợp lệ thì tiến hành làm
mới thẻ thư viện cho độc giả còn nếu thấy thông tin không hợp lệ thì thông báo cho
độc giả làm lại.
Nếu độc giả làm mất thẻ thư viện thì phải thông báo cho cán bộ thư viện và
phải làm lại thẻ thư viện mới được mượn tài liệu. Độc giả nộp đơn xin cấp lại thẻ
cho cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện kiểm tra thông tin nếu chính xác thì làm lại thẻ
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 15-
Trần Thị Diệu Thúy

cho độc giả. Nếu độc giả làm mất tài liệu thì cán bộ thư viện lập phiếu phạt và thu

tiền phạt của độc giả.
Cán bộ thư viện phải thường xuyên theo dõi hạn trả sách của độc giả. Nếu
thấy quá hạn thì gửi giấy nhắc yêu cầu trả sách tới độc giả. Cán bộ thư viện cũng
phải thường xuyên theo dõi tình trạng của tài liệu để xem khi tài liệu đã quá cũ hoặc
rách nát thì bổ sung tài liệu thay thế và bổ sung tài liệu chưa có. Khi cần bổ sung tài
liệu thì phải đặt tài liệu với nhà xuất bản, sau đó nhận tài liệu từ nhà xuất bản, phân
kho, phân loại, tạo số đăng ký riêng cho mỗi tài liệu, ghi ký hiệu vào tài liệu, tạo
danh sách các danh mục tài liệu. Cuối cùng là chuyển tài liệu đến các kho và sắp
xếp tài liệu vào các kho. Ngoài ra, cán bộ thư viện còn phải thống kê số độc giả
theo thời gian chỉ định, từ đó nắm số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn để viết
báo cáo.
2.1.2 Hồ sơ sử dụng cho việc quản lý
 Phòng thư viện có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh
mục sách của thư viện.
Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH
Mã sách:……………….
Tên sách:……………………………. …………. Tập:…………Số trang:…………
Số lượng:………………………… ………………. Năm xuất bản:………………
Mã nhà xuất bản:……………… . Nhà xuất bản:…………………… ……………
Mã thể loại:……………………….Thể loại:………………………… . ……
Mã tác giả:………………………… Tác giả:………………………………………
Đơn giá : ……………………………………………………………………………
Mã kệ sách:……………… Vị trí:…………………… Tầng:… …………….….

 Mỗi khi độc giả đến đăng ký làm thẻ, phòng thư viện tiến hành phát phiếu
đăng ký cho độc giả.
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 16-
Trần Thị Diệu Thúy

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
PHIẾU ĐĂNG KÝ LÀM THẺ
Họ và tên:………………………………………… Ngày sinh:……/………/……….
Địa chỉ :…………….…………………………………………………………………
Loại Độc Giả:…………………………………………………………………………
Lớp :………………………………Năm học…………………………………………
Ngày đăng ký:…………………………………………………………
Xác nhận của giáo viên chủ nhiệm

 Sau khi nộp phiếu đăng ký làm thẻ, độc giả sẽ được phòng thư viện cấp thẻ
và trong thẻ sẽ được gán mã số độc giả.
Số Thẻ:…………
Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
THẺ ĐỘC GIẢ
Họ và tên:…………………………………………….Ngày sinh :……/……/………
Loại độc giả :…………………………………………………………………………
Lớp :…………………………………Năm học : ……………………………………
Ngày lập thẻ:……………… Ngày hết hạn:……………………………………
Ngày … Tháng… Năm 20…
Xác nhận của hiệu trưởng

 Nếu độc giả mất thẻ thì phải làm lại thẻ thì mới được mượn sách
Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
ĐƠN XIN CẤP LẠI THẺ THƯ VIỆN
Họ tên:………………………… Ngày sinh……/……/…………
Địa chỉ:…………………………………………… ……………………………
Loại độc giả :…………………………………………………………………………
Lớp :…………………………………Năm học : …………………………………
Lý do cấp lại thẻ:……………………

Mã số thẻ đã được cấp:………………………………………………………………
Xác nhận của GVCN Người viết ký tên Ngày…tháng…năm 20…

 Khi độc giả đến mượn sách phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách
và giao cho nhân viên thủ thư
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 17-
Trần Thị Diệu Thúy

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
PHIẾU MƯỢN SÁCH
Số thẻ:……………………………………………………………
Họ tên:…………………………………………………………………
Loại độc giả:…………………………Lớp : ……………Năm học : ……………….
Địa chỉ:………………………………………………………………………………
Ngày mượn :……/……/…………Ngày trả :……/……/……… Số lượng :………
Hình thức mượn:………………………………………………………
Mã sách
Tên sách
Tên tác giả
Thể loại




Ngày… tháng… năm 20…

 Bộ phận quản lý phải theo dõi độc giả mượn sách quá hạn để gửi giấy nhắc
thông báo trả sách tới độc giả.
Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ

GIẤY YÊU CẦU TRẢ SÁCH
Kính gửi:………………………………………………………………
Địa chỉ:………………………………………………………………………………
Đề nghị ông bà trả sách đã quá hạn mượn.
Mã sách: ……………………………………………………………………………
Tên sách:……………………………………………………………………………
Ngày mượn:…………………………………………………………………………
Đã quá hạn:…………………………………………………………………………
Vậy xin ông (bà) vui lòng đem sách đến trả cho thư viện.

 Đối với công tác phòng thư viện, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo
yêu cầu của độc giả, còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm
được số độc giả trong kỳ và báo cáo các sách đã mượn.

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ
Từ ngày…………. đến ngày…………
Mã độc giả
Họ và tên
Địa chỉ
Số sách mượn





Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 18-
Trần Thị Diệu Thúy

Thư viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
BÁO CÁO MƯỢN SÁCH
Từ ngày………… đến ngày……….
Mã sách
Tên sách
Tác giả
Số lượng mượn














2.2 Sơ đồ luân chuyển thông tin
CÁN BỘ THƯ VIỆN
TRƯỜNG THPT NGUYỄN VĂN CỪ
BAN GIÁM HIỆU
KHO SÁCH
ĐỘC GIẢ
NHÀ XUẤT BẢN
(NHÀ CUNG CẤP )
1 2

5
6
3 4
7
8
9 10

Trong đó :
(1) Thư viện có nhu cầu mua sách
(2) Nhà cung cấp giao sách cho thư viện
(3) Thủ thư nhập sách vào kho
(4) Độc giả có nhu cầu mượn sách
(5) Thủ thư tìm kiếm sách cho độc giả
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 19-
Trần Thị Diệu Thúy

(6) Kết quả tìm kiếm cho độc giả
(7) Thủ thư giao sách cho độc giả
(8) Độc giả trả sách cho thủ thư
(9) Thủ thư nhập sách vào kho
(10) Ban Giám Hiệu yêu cầu thống kê
(11)Thủ thư báo cáo thống kê cho Ban Giám Hiệu
2.3 Phân tích dữ liệu
Một thư viện cần quản lý việc đăng ký thẻ độc giả, mượn sách và trả sách
của các độc giả thư viện. Sau đây là phần mô tả theo các nghiệp vụ hằng ngày của
thư viện như sau:
Thủ thư tiếp nhận sách, mỗi quyển sách có một mã sách để phân biệt với các
quyển sách khác. Các quyển sách có cùng tên sách nhưng mã sách khác nhau, sách
có thể nhiều sách giống nhau ứng với các mã sách đó.

Để trở thành độc giả của thư viện, thì mỗi độc giả phải đăng ký và cung cấp
các thông tin cá nhân của mình. Thủ thư sẽ cấp cho độc giả một thẻ thư viện, trên
đó có số thẻ thư viện của độc giả để phân biệt với các độc giả khác. Thẻ này có giá
trị trong một năm học kể từ ngày đăng ký là thẻ. Một tháng trước ngày hết hạn thẻ,
thủ thư sẽ thông báo cho độc giả biết để trả sách thư viện.
Mượn sách
Khi mượn sách, độc giả đến phòng thư viện để gặp trực tiếp thủ thư. Thủ thu
sẽ kiểm tra thông tin thẻ thư viện và chương trình sẽ hiển thị thông tin về độc giả có
số thẻ đó như : Mã độc giả, Họ tên, ….và ngày hết hạn thẻ.
Trả sách
Khi sách được trả, thủ thư kiểm tra thông tin thẻ thư viện có đúng với độc giả
đó không và chương trình sẽ hiện thị thông tin về Mã sách, tên sách, tác giả, thể
loại,…Tiếp đến những thông tin của độc giả liên quan đến quyển sách ngày cũng
được truy xuất và hiện thị ra màn hình.
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 20-
Trần Thị Diệu Thúy

Sau khi thực hiện xong quá trình trả sách đối với các độc giả này thì thủ thư
sẽ sắp xếp các quyển sách này vào vị trí của kệ sách trong kho và những thông tin
trả sách cũng được ghi nhận lại trong hệ thống.
Phát sinh báo cáo thống kê.
Thủ thư sẽ thống kê hằng năm để báo cáo lên ban giám hiệu trường như:
Thống kê về sách thư viện, thống kê về tình hình mượn và trả sách của độc giả, và
thống kê độc giả, số lượng sách có trong kho và nhu cầu cung cấp thêm sách cho
thư viện (nếu có)
2.4 Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu
2.4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng.
Đây là loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần các chức năng từ đại thể đến chi
tiết, biểu đồ này chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy tình tự xử lý, thiếu

vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng.
QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Hệ Thống Quản Lý Sách Quản Lý Độc Giả
Đăng Nhập
Đăng Xuất
Thay Đổi Quy Định
Quản Lý Các Danh Mục
Thoát
Thêm Lớp
Thêm Thể Loai
Thêm Loại Đôc Giả
Thêm Kệ Sách
Thêm Tác Giả
Thêm Nhà Xuất Bản
Tiếp Nhận Sách
Tìm Kiếm Sách
Mượn Sách
Trả Sách
Cấp Thể Độc Giả
Tìm Kiếm Đọc Giả
Thống Kê
Thống Kê Sách Thư Viện
Thống Kê Độc Giả
Thống Kê Sách Độc Giả Mượn Trả
Thông Kê Sách Tồn Kho

2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu : là loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả quy trình xử
lý thông tin, nhằm chỉ rõ các chức năng phải được thực hiện để hoàn tất quy trình
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 21-

Trần Thị Diệu Thúy

xử lý cần mô tả, chỉ rõ thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và cho
thấy trình tự thực hiện của chúng.
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

ĐỘC
GiẢ
THỦ
THƯ
0
QUẢN LÝ
THƯ VIỆN
Yêu cầu mượn trả sách
Thông tin mượn trả sách
Yêu cầu thống kê tình hình trả sách
Kết quả thống kê

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Độc Giả
Thủ Thư
1.1
Cấp Thẻ
[Yêu cầu lập thẻ ]
1.2
Mượn sách
1.3
Trả sách
1.4
Thống kê

Độc Giả
Thẻ độc giả
Thẻ độc giả
Yêu cầu mượn sách
[Thông tin mượn sách]
Thông tin phiếu mượn
Thông tin trả sách
Yêu cầu trả sách
Thông tin kết quả trả sách
Thông tin mượn sách
[Yêu cầu thống kê tình
hình mượn trả sách ]
[Kết quả thống kê]



Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 22-
Trần Thị Diệu Thúy

- Biểu đồ luồng dữ liệu mước 2
Thẻ độc giả
Độc Giả
1.2.1
Kiểm tra thẻ
1.2.3
Kiểm tra sách
1.2.2
Gia hạn thẻ
1.2.4

Xử lý mượn
sách
Độc Giả
Quyển sách
Phiếu mượn
Độc Giả
Cấp thẻ
[Thẻ độc giả]
[Yêu cầu mượn sách]
Thông tin thẻ hết hạn hoặc sắp hết hạn
Yêu cầu gia hạn thẻ
Thông báo kết quả gia hạn thẻ
Trả sách
[Thông tin phiếu mượn]
Ghi phiếu mượn
[Sách đã được mượn]
[Thông tin sách mượn]
Thông kê
Ghi nhận tình trạng mỗi quyển sách
Thông tin tình trạng quyển sách
Thẻ kiểm tra hợp lệ
Thẻ gia hạn
Thông tin sách mượn
Thông tin thẻ độc giả

2.5 Xây dựng mô hình dữ liệu
2.5.1 Bảng dữ liệu sơ cấp
Sau khi tiến hành thu thập và khảo sát tình hình thực tế và dựa trên nền tản
thông tin các nghiệp vụ chúng em đã đưa ra bảng dữ liệu sơ cấp sau :

STT
Tên dữ liệu
Giải thích
1
MaDocGia
Mã độc giả
2
HoTen
Họ tên
3
NgaySinh
Ngày sinh
4
MaLoaiDocGia
Mã loại độc giả
5
MaLop
Mã lớp
6
NgayLapThe
Ngày lập thẻ
7
NgayHetHan
Ngày hết hạn
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 23-
Trần Thị Diệu Thúy

8
DiaChi

Địa chỉ
9
MaSoThe
Mã số thẻ
10
DaCap
Đã cấp
11
MaQuyen
Mã quyền
12
NamHoc
Năm học
13
MaSach
Mã sách
14
TenSach
Tên sách
15
Tap
Tập
16
MaTacGia
Mã tác giả
17
MaNhaXB
Mã nhà xuất bản
18
NamXB

Năm xuất bản
19
NgayNhap
Ngày nhập
20
SoLuongNhap
Số lượng nhập
21
LanXB
Lần xuất bản
22
SoTrang
Số trang
23
DonGia
Đơn giá
24
MaTheLoai
Mã thể loại
25
MaKeSach
Mã kệ sách
26
DienThoai
Điện thoại
27
MaLoaiDocGia
Mã loại độc giả
28
LoaiDocGia

Loại độc giả
29
ViTri
Vị trí
30
TenLop
Tên lớp
31
NgayMuon
Ngày mượn
32
NgayTra
Ngày trả
33
SoLuongMuon
Số lượng mượn
34
SoLuongTra
Số lượng trả
35
TenTacGia
Tên tác giả
36
TheLoai
Thể loại
37
SoLuongSachMuonToiDa
Số lượng sách mượn tối đa
38
SoThe

Số thẻ

2.5.2 Từ điển dữ liệu
Từ điển dữ liệu là một tư liệu tập trung về mọi tên gọi của mọi đối tượng
được dùng trong hệ thống. Trong quá trình phân tích và thiết kế, nó cho phép quản
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 24-
Trần Thị Diệu Thúy

lí tập trung và chính xác mọi thuật ngữ và các mã dùng trong hệ thống, kiểm soát
được sự trùng lặp, đồng nghĩa…Cụ thể hơn từ điển dữ liệu là một tập hợp các mục
từ, mỗi một từ tương ứng với một tên gọi kèm cùng với các chú thích của nó.

STT
Tên dữ liệu
Loại
dữ liệu
Kiểu dữ liệu
Giải thích
1
MaDocGia
KTT
Text
Mã độc giả
2
HoTen
KTT
Text
Họ tên
3

NgaySinh
KTT
Date/time
Ngày sinh
4
MaLoaiDocGia
KTT
Text
Mã loại độc giả
5
MaLop
KTT
Text
Mã lớp
6
NgayLapThe
KTT
Date/time
Ngày lập thẻ
7
NgayHetHan
KTT
Date/time
Ngày hết hạn
8
DiaChi
KTT
Text
Địa chỉ
9

MaSoThe
KTT
Text
Mã số thẻ
10
DaCap
KTT
Yes/no
Đã cấp
11
MaQuyen
KTT
Text
Mã quyền
12
NamHoc
KTT
Text
Năm học
13
MaSach
KTT
Text
Mã sách
14
TenSach
KTT
Text
Tên sách
15

Tap
KTT
Text
Tập
16
MaTacGia
KTT
Text
Mã tác giả
17
MaNhaXB
KTT
Text
Mã nhà xuất bản
18
NamXB
KTT
Text
Năm xuất bản
19
NgayNhap
KTT
Date/time
Ngày nhập
20
SoLuongNhap
KTT
Number
Số lượng nhập
21

LanXB
KTT
Text
Lần xuất bản
22
SoTrang
KTT
Text
Số trang
23
DonGia
KTT
Number
Đơn giá
24
MaTheLoai
KTT
Text
Mã thể loại
25
MaKeSach
KTT
Text
Mã kệ sách
26
DienThoai
KTT
Text
Điện thoại
27

MaLoaiDocGia
KTT
Text
Mã loại độc giả
28
LoaiDocGia
KTT
Text
Loại độc giả
29
ViTri
KTT
Text
Vị trí
Đề Tài : Quản Lý Thư Viện Trường THPT Nguyễn Văn Cừ
SVTH : Trần Ngọc Vũ - 25-
Trần Thị Diệu Thúy

30
TenLop
KTT
Text
Tên lớp
31
NgayMuon
KTT
Date/time
Ngày mượn
32
NgayTra

KTT
Date/time
Ngày trả
33
SoLuongMuon
KTT
Number
Số lượng mượn
34
SoLuongTra
KTT
Number
Số lượng trả
35
TenTacGia
KTT
Text
Tên tác giả
36
TheLoai
KTT
Text
Thể loại
37
SoLuongSachMuonToiDa
KTT
Number
Số lượng sách
mượn tối đa
38

SoThe
KTT
Text
Số thẻ

2.6 Từ điển các thực thể
Từ điển các thực thể chứa tất cả các thông tin về thực thể được dùng trong
chương trình quản lý thư viện.
Kiếu thực thể
Khoá
Thuộc tính
Giải thích

Độc Giả

MaDocGia
MaDocGia
HoTen
NgaySinh
MaLoaiDocGia
MaLop
NgayLapThe
NgayHetHan
DiaChi
DaCap
MaQuyen
NamHoc
Mã độc giả
Họ tên
Ngày sinh

Mã loại độc giả
Mã lớp
Ngày lập thẻ
Ngày hết hạn
Địa chỉ
Đã cấp
Mã quyền
Năm học
Sách

MaSach

MaSach
TenSach
Tap
MaTacGia
MaNhaXB
NgayNhap
SoLuongNhap
LanXB
Mã sách
Tên sách
Tập
Mã tác giả
Mã nhà xuất bản
Ngày nhập
Số lượng nhập
Lần xuất bản