356 Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn ACPA thực hiện

Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
MỤC LỤC
DANH M C S , B NG BI UỤ ƠĐỒ Ả Ể .....................................................................4
DANH M C T VI T T TỤ Ừ Ế Ắ ................................................................................7
L I M UỜ ỞĐẦ .......................................................................................................8
PH N 1: C S LÝ LU N V KI M TO N CHU TRÌNHẦ Ơ Ở Ậ Ề Ể Á ...........................10
MUA H NG - THANH TO N À Á .......................................................................10
1.1. CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN ..............10
1.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của chu trình............................................................................10
1.1.2. Chức năng của chu trình trong hệ thống thông tin.....................................................11
1.1.2.1. Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ............................................................11
1.1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ..................................................................................11
1.1.2.3. Ghi nhận khoản nợ người bán..............................................................................12
1.2.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.........................................12
1.1.3. Tổ chức kế toán đối với chu trình mua hàng - thanh toán ....................................13
1.1.3.1. Các chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng.......................................................13
1.1.3.2. Qui trình hạch toán chu trình mua hàng - thanh toán .......................................14
1.1.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình.............................................................16
1.1.4.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ...................................................16
1.1.4.2. Kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng....................................................19
1.1.4.3. Kiểm soát nội bộ đối với quá trình thanh toán....................................................20
1.2. KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH............................................................................................................21
1.2.1. Các rủi ro và hệ thống mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua hàng –thanh toán.
................................................................................................................................................21
1.2.2. Chuẩn bị kiểm toán chu trình ....................................................................................24
1.2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chiến lược.....................................................................25
1.2.2.2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát.......................................................................25
a. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán.............................................................................25
b. Thu thập thông tin cơ sở ..........................................................................................26
c. Thực hiện các thủ tục phân tích................................................................................27

d. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro..............................................................................27
e. Nghiên cứu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát.......................................28
1.2.2.3. Thiết kế chương trình kiểm toán..........................................................................29
a. Thiết kế các trắc nghiệm công việc...........................................................................29
b. Thiết kế các trắc nghiệm phân tích...........................................................................29
c. Thiết kế các trắc nghiệm trực tiếp số dư ..................................................................29
1.2.3. Thực hiện kiểm toán....................................................................................................30
1.2.3.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát .......................................................................30
a. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng................................30
b. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán..............................32
1.2.3.2. Thực hiện thủ tục phân tích ................................................................................33
1.2.3.3. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết......................................................................34
a. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với nghiệp vụ mua hàng.............................34
b. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với nghiệp vụ thanh toán............................35
c. Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán........................................36
1.2.4. Kết thúc kiểm toán......................................................................................................38
PH N 2: TH C TR NG KI M TO N CHU TRÌNHẦ Ự Ạ Ể Á ....................................39
Luận văn tốt nghiệp
1
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
MUA H NG-THANH TO N TRONG KI M TO N B O C O T I À Á Ể Á Á Á À
CH NH T I CÔNG TY TR CH NHI M H U H N KI M TO N V T Í Ạ Á Ệ Ữ Ạ Ể Á À Ư
V N ACPAẤ .........................................................................................................39
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIỂM TOÁN VÀ TƯ
VẤN ACPA...............................................................................................................................39
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ...........................................................................39
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ................................................................................40
2.1.2.1. Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty .....................................................40
2.1.2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty........................................................41
2.1.2.3. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới..................................42

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty........................................................................................43
2.1.4. Đặc điểm chung về trình tự kiểm toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kiểm toán
và Tư vấn ACPA...................................................................................................................45
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN CHO
KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN
ACPA.........................................................................................................................................47
2.2.1. Giới thiệu về khách hàng............................................................................................47
2.3.2. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty X ........................................48
2.3.2.1. Tiếp cận khách hàng ............................................................................................48
a. Các thông tin tổng quan về khách hàng X (Business Analysis Framework)...........48
b. Tìm hiểu hệ thống xử lý thông tin Công ty X (Business Information Framework)
.......................................................................................................................................50
c. Đánh giá tính trọng yếu (Materiality).......................................................................54
2.3.2.2. Thực hiện kiểm toán ............................................................................................54
a. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (Test of control - TOC).......................................54
Kiểm soát của khách hàng: ..........................................................................................55
Tìm nguyên nhân rủi ro:................................................................................................55
. Xử lý dữ liệu - > không chính xác .............................................................................56
Loại kiểm soát:..............................................................................................................55
Tìm nguyên nhân rủi ro:................................................................................................59
. Xử lý dữ liệu -> không chính xác ..............................................................................59
Loại kiểm soát:..............................................................................................................59
b. Thực hiện các thủ tục kiểm toán cơ bản...................................................................60
2.3.2.3. Kết thúc kiểm toán..............................................................................................75
2.3.3. Kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán tại Công ty Y.........................................76
2.3.3.1. Tiếp cận khách hàng (Understanding Business).................................................76
a. Các thông tin tổng quan về khách hàng Y (Business Analysis Framework)...........76
b. Tìm hiểu hệ thống xử lý thông tin của Công ty Y...................................................78
c. Đánh giá tính trọng yếu.............................................................................................81
2.3.3.2. Thực hiện kiểm toán.............................................................................................82

a. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (Test of control - TOC).......................................82
Tìm nguyên nhân rủi ro:................................................................................................82
. Xử lý dữ liệu - > không chính xác .............................................................................83
Loại kiểm soát:..............................................................................................................82
2.3.3.3. Kết thúc kiểm toán...............................................................................................93
2.4. TỔNG KẾT QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG-THANH TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN ACPA CHO HAI
KHÁCH HÀNG X VÀ Y..........................................................................................................93
2.4.1. Sự giống nhau..............................................................................................................94
2.4.2. Sự khác nhau...............................................................................................................96
Luận văn tốt nghiệp
2
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
CH NG 3: M T S KI N NGH HO N THI N KI M TO N CHU ƯƠ Ộ Ố Ế Ị À Ệ Ể Á
TRÌNH MUA H NG-THANH TO N TRONG KI M TO N B O C O T IÀ Á Ể Á Á Á À
CH NH T I CÔNG TY TR CH NHI M H U H N KI M TO N V T Í Ạ Á Ệ Ữ Ạ Ể Á À Ư
V N ACPAẤ .........................................................................................................99
3.1. NHỮNG NHẬN ĐỊNH CHUNG RÚT RA TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG KIỂM
TOÁN ĐỐI VỚI CHU TRÌNH KIỂM TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN DO CÔNG
TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN ACPA THỰC HIỆN...........99
3.1.1. Nhận xét chung ........................................................................................................99
3.1.2. Bài học kinh nghiệm rút ra........................................................................................100
3.1.2.1. Về hoạt động chung của Công ty.......................................................................100
3.1.2.2. Về hoạt động kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán................................101
3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN VIỆC KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA
HÀNG -THANH TOÁN.........................................................................................................104
3.2.1. Tính tất yếu của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả của các thủ tục kiểm toán.........104
3.2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện việc kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
của Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Kiểm toán và Tư vấn ACPA......................................106
K T LU NẾ Ậ .......................................................................................................116

DANH M C T I LI U THAM KH OỤ À Ệ Ả .........................................................117
Luận văn tốt nghiệp
3
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Quy trình hạch toán kế toán đối với chu trình mua hàng thanh toán 12
Sơ đồ 1.2. Quy trình tổ chức chứng từ đối với chu trình mua hàng thanh toán
.....................................................................................................13
Sơ đồ 1.3. Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán.......................23
Sơ đồ 2.1. Bộ máy tổ chức của Công ty........................................................42
Sơ đồ 2.2. Quy trình kiểm toán chung..........................................................44
BẢNG BIỂU:
Bảng 1.1. Quá trình KSNB đối với nghiệp vụ mua hàng..............................17
Bảng 1.2. Quá trình KSNB đối với quá trình thanh toán..............................18
Bảng 2.1. GTLV của KTV – Tìm hiểu thông tin tổng quan khách hàng X..47
Bảng 2.2. GTLV của KTV – Tìm hiểu hệ thống thông tin về quá trình hạch
toán nghiệp vụ mua hàng............................................................49
Bảng 2.3. GTLV của KTV – Tìm hiểu hệ thống thông tin về quá trình hạch
toán khoản phải trả......................................................................52
Bảng 2.4. GTLV của KTV – Thiết kế thử nghiệm kiểm soát đối với quá
trình mua hàng ...........................................................................54
Bảng 2.5. GTLV của KTV – Thử nghiệm kiểm soát đối với quá trình mua
hàng.............................................................................................56
Bảng 2.6. GTLV của KTV – Thử nghiệm kiểm soát đối với quá trình mua
hàng.............................................................................................57
Bảng 2.7. GTLV của KTV – Thiết kế thử nghiệm kiểm soát đối với quá
trình thanh toán............................................................................58
Bảng 2.8. GTLV của KTV - Thiết kế thử nghiệm cơ bản đối với nghiệp vụ
mua hàng.....................................................................................60

Luận văn tốt nghiệp
4
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
Bảng 2.9. GTLV của KTV - Thực hiện thủ tục phân tích đối với nghiệp vụ
mua hàng.....................................................................................61
Bảng 2.10. GTLVcủa KTV - Thủ tục kiểm tra chi tiết đối với nghiệp vụ mua
hàng.............................................................................................63
Bảng 2.11. GTLVcủa KTV - Thiết kế thử nghiệm cơ bản đối với nghiệp vụ
thanh toán....................................................................................64
Bảng 2.12. GTLV của KTV - Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết...............67
Bảng 2.13. GTLV của KTV - Bảng tổng hợp tài khoản phải trả..................69
Bảng 2.14. GTLV của KTV- Thư xác nhận..................................................70
Bảng 2.15. GTLV của KTV - Thủ tục kiểm tra chi tiết mục tiêu trình bày ….. 71
Bảng 2.16. GTLV của KTV - Thủ tục kiểm tra chi tiết tính đúng kỳ............. . 72
Bảng 2.17. GTLV của KTV - Bảng tổng hợp khoản phải trả thương mại....74
Bảng 2.18. GTLV của KTV- Tìm hiểu các thông tin tổng quan về khách hàng Y.
...............................................................................................................76
Bảng 2.19. GTLV của KTV - Tìm hiểu hệ thống thông tin về quá trình mua
hàng................................................................................................78
Bảng 2.20. GTLV của KTV - Tìm hiểu hệ thống thông tin về quá trình thanh
toán..............................................................................................80
Bảng 2.21. GTLV của KTV - Thiết kế thử nghiệm kiểm soát đối với quá
trình mua hàng.............................................................................81
Bảng 2.22. GTLV của KTV - Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với quá
trình mua hàng.............................................................................83
Bảng 2.23. GTLV của KTV- Thực hiện thủ tục kiểm toán chi tiết đối với
quá trình thu mua.........................................................................86
Bảng 2.24. GTLV của KTV - Thủ tục kiểm tra chi tiết đối với quá trình
thanh toán....................................................................................87
Bảng 2.25. GTLV của KTV- Kiểm tra tính đúng kỳ của khoản phải trả......89

Bảng 2.26. GTLV của KTV- Đánh giá lại số dư phải trả.............................90
Bảng 2.27. GTLV của KTV - Bảng tổng hợp khoản phải trả thương mại....91
Luận văn tốt nghiệp
5
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
Bảng 3.1. Bảng hỏi đối với quá trình thanh toán..................................................97
Luận văn tốt nghiệp
6
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BCTC : Báo cáo tài chính
GTGT : Giá trị gia tăng
KSNB : Kiểm soát nội bộ
KTV : Kiểm toán viên
MHTT : Mua hàng - thanh toán
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
USD : Đô la Mỹ
VND : Việt Nam đồng
Luận văn tốt nghiệp
7
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế với sự chuyển mình nhanh chóng đã dẫn tới sự lớn mạnh cũng như
sự ra đời của hàng loạt các công ty lớn nhỏ cùng tham gia vào thị trường tài chính. Qui
mô của các công ty không còn chỉ bó hẹp trong một quốc gia, một vùng lãnh thổ mà
tầm ảnh hưởng của chúng có thể vươn ra toàn thế giới ảnh hưởng đến quyết định của
hàng loạt các nhà đầu tư trên toàn thế giới. Năm 2002 được đánh dầu bởi sự sụp đổ
của hàng loạt các tập đoàn kinh tế khổng lồ như ENRON, WORLDCOM do các gian
lận về tài chính đã làm chao đảo cả nền kinh tế toàn cầu. Trước sự lớn mạnh của thị
trường, một đòi hỏi bức thiết đặt ra là sự phát triển đồng hành của ngành kiểm toán nói

chung và đặc biệt là hoạt động kiểm toán độc lập nói riêng.
Tại Việt Nam, trong những năm gần đây để theo kịp đòi hỏi của thị trường,
ngành kiểm toán đã có sự phát triển vượt bậc. Đặc biệt Nghị định 105 NĐ/CP2004
ra đời với sự thuận lợi về pháp lý đã tạo điều kiện cho hàng loạt các công ty kiểm
toán độc lập gia nhập thị trường kiểm toán đóng góp một phần quan trọng trong
việc lành mạnh hóa thị trường tài chính cũng như đem đến các thông tin đáng tin
cậy phục vụ cho quyết định của các nhà đầu tư.
Để hiểu thêm về hoạt động của các công ty kiểm toán độc lập đặc biệt nhằm
bổ trợ cho những kiến thức đã học trên lý thuyết em đã chọn thực tập tại Công ty
Kiểm toán và Tư vấn ACPA. Trong quá trình thực tập tại đây, với sự giúp đỡ, chỉ
bảo tận tình của các anh chị phòng kiểm toán đồng thời với sự hướng dẫn chu đáo
của ThS Đinh Thế Hùng em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài “Hoàn
thiện kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC do công
ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn ACPA thực hiện.” Đề tài của em gồm 3 phần:
Phần 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán
Phần 2: Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm
toán báo cáo tài chính tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kiểm toán và
Tư vấn ACPA.
Luận văn tốt nghiệp
8
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
Phần 3: Một số kiến nghị hoàn thiện việc kiểm toán chu trình mua hàng-thanh
toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Trách nhiệm Kiểm
toán và Tư vấn ACPA.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Kiểm toán và Tư vấn ACPA em đã
nhận được sự giúp đỡ chỉ bảo hết sức nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong
công ty đặc biệt là sự tạo điều kiện tối đa của ban giám đốc. Để hoàn thành được
luận văn tốt nghiệp này em cũng nhận được sự hướng dẫn tận tình của thày giáo
Ths Đinh Thế Hùng. Vì vậy em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị
trong Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kiểm toán và Tư vấn ACPA và thày giáo Đinh

Thế Hùng đã giúp đỡ em hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp này .
Do khả năng có hạn, thời gian thực tập không dài vì vậy bản luận văn tốt
nghiệp của em sẽ khó tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định. Em rất mong
nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để giúp đề tài luận văn của em được
hoàn thiện hơn.
Hà Nội, tháng 06 năm 2006
Sinh viên
Trần Thị Thanh Hoa
Luận văn tốt nghiệp
9
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH
MUA HÀNG - THANH TOÁN
1.1. CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN
1.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của chu trình
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh, để tồn tại và duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì quá
trình kinh doanh của doanh nghiệp phải nối tiếp liên tục và lặp đi, lặp lại tạo thành
những chu kỳ kinh doanh. Thực tế chu kỳ kinh doanh có liên quan chặt chẽ với
nhau tạo thành chu kỳ nghiệp vụ cơ bản. Chu kỳ kinh doanh tại một doanh nghiệp
thường bắt đầu từ khi doanh nghiệp tạo vốn, có thể bằng vốn tự có hoặc bằng vốn
vay mượn để phục vụ cho sản xuất, kết thúc giai đoạn tiêu thụ sản phẩm ra thị
trường. Như vậy, quá trình kinh doanh bao gồm các chu kỳ diễn ra liên tục và có
mối quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, mỗi chu kỳ đều là một mắt xích quan
trọng đóng góp không nhỏ vào sự thành công của cả dây chuyền. Trong số các mắt
xích đó, chu trình mua hàng thanh toán nằm ở giai đoạn thứ hai của quá trình, là
phần quan trọng trong việc cung cấp các yếu tố đầu vào quan trọng phục vụ cho
quá trình sản xuất sản phẩm (đối với doanh nghiệp sản xuất), và cho quá trình tích
trữ hàng trước khi đưa hàng hóa vào lưu thông (đối với doanh nghiệp thương mại).
Việc thực hiện tốt quá trình này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp hạ thấp các chi phí

đầu vào với chất lượng ổn định.
Chu trình mua hàng – thanh toán là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá
giữa các thực thể kinh doanh thông qua quá trình trao đổi Tiền- Hàng. Tuy nhiên
quá trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động
hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức mà chỉ
bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán Việt
Nam hiện hành, quá trình này được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng gửi cho
nhà cung cấp và kết thúc bằng việc thanh toán hàng hoá dịch vụ nhận được. Đây là
một phần quan trọng trong dây chuyền hoạt động kinh doanh của của các công ty.
Nó cung cấp yếu tố đầu vào quan trọng đóng góp một phần không nhỏ vào kết quả
thu được. Việc thực hiện hiệu quả quá trình này sẽ giúp công ty vừa tiết kiệm được
chi phí đầu vào đồng thời sử dụng được các sản phẩm hàng hóa có chất lượng cao.
Luận văn tốt nghiệp
10
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
Dưới góc độ kiểm toán, chu trình mua hàng – thanh toán liên quan đến một
số chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán bên tài sản, nguồn vốn có ảnh hưởng tới khả
quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp cũng như cho thấy khả năng hoạt động của
doanh nghiệp trong tương lai.
Việc kiểm toán đối với chu trình mua hàng-thanh toán có liên quan đến
nhiều đối tượng bên ngoài cũng như kết luận về chu trình này có thể ảnh hưởng tới
quyền và nghĩa vụ của công ty do đó để có được những kết luận chính xác nhất,
không thể không xem xét những đặc điểm cơ bản của chu trình và các ảnh hưởng
của nó tới phương pháp kiểm toán.
1.1.2. Chức năng của chu trình trong hệ thống thông tin
1.1.2.1. Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Khi công ty có nhu cầu về bất cứ loại hàng hoá, nguyên vật liệu hoặc loại
hình dịch vụ nào, công ty lập các đơn đặt mua hàng hoặc các yêu cầu về cung cấp
dịch vụ. Đây chính là điểm khởi đầu của chu kỳ mua hàng. Giai đoạn này đòi hỏi

một sự phê chuẩn đúng đắn đối với các nghiệp vụ mua hàng vì nó đảm bảo hàng
hoá và dịch vụ được mua đúng chủng loại và chất lượng theo các mục đích đã được
phê chuẩn của công ty nhằm tránh được việc mua hàng hoá quá nhiều hoặc mua
các mặt hàng không cần thiết hay với các hàng hoá với chất lượng không đảm bảo.
Hiện nay, hầu hết các công ty thường cho duy trì một sự phê chuẩn chung cho việc
mua sản phẩm đầu vào phục vụ cho nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu sử dụng cho
sản xuất hay nhằm đảm bảo định mức hàng tồn kho. Sau khi việc mua đã được phê
chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ. Một đơn đặt hàng được
gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào
một ngày qui định với các đặc tính sản phẩm cụ thể. Đơn đặt hàng được coi như
một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị chính thức của bên mua hàng
đối với bên bán hàng. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán
mới giao dịch lần đầu hoặc thực hiện các giao dịch phức tạp, giá trị hợp đồng lớn
thì đòi hỏi cả hai bên phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm
bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
1.1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Đây là một thời điểm quan trọng trong chu kỳ vì nó đánh dấu việc chuyển
giao quyền sở hữu hàng hoá gắn liền với các rủi ro đi kèm cũng như đó là thời
điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách
của họ. Khi hàng hoá nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp được thực hiện là
Luận văn tốt nghiệp
11
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác có liên quan. Để
phục vụ cho quá trình này, hầu hết các công ty đều có phòng (bộ phận) tiếp nhận để
đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm
tra hàng hoá. Sau đó, một bản sao về báo cáo nhận hàng sẽ được gửi tới thủ kho và
một bản tới phòng kế toán để hạch toán nghiệp vụ. Một rủi ro gắn liền vơi hàng
hoá, vật liệu nhập vào là tình trạng mất mát, thất thoát có thể diễn ra. Để ngăn ngừa
các rủi ro này thì điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt

chẽ từ lúc nhận vào, bảo quản và cho đến khi hàng hoá được đưa vào sử dụng hoặc
chuyển đi. Nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và nhân viên phòng
kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽ phản ánh
việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng
tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
1.1.2.3. Ghi nhận khoản nợ người bán
Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi
việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ các khoản thanh toán này có ảnh
hưởng quan trọng tới các BCTC và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ
được phép ghi nhận dựa trên các lần mua có cơ sở hợp lý về thời gian, số tiền, nhà
cung cấp. Để đảm bảo việc ghi nhận đúng đắn các khoản thanh toán, kế toán các
khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào
và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán
các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá
cả, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển, phương thức và chi phí vận
chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng) và báo
cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Trong quá trình kiểm tra, đối chiếu kế toán thường
sẽ kiểm tra lại các phép nhân và phép cộng tổng để đảm bảo độ chính xác của số
liệu và thực hiện việc chuyển số liệu vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
1.2.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Để giúp cho việc ghi sổ các khoản thanh toán dễ kiểm tra, đối chiếu dễ dàng,
các hoá đơn liên quan đến việc mua hàng sẽ được lưu giữ bởi kế toán cho đến khi
thanh toán. Việc thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, sec hoặc
phiếu chi làm thành nhiều bản mà một bản được gửi cho người được thanh toán,
một bản sao lưu lại trong hồ sơ theo người thanh toán. Các quá trình kiểm soát
quan trọng đối với quá trình này là việc ký duyệt các chứng từ thanh toán phải do
Luận văn tốt nghiệp
12
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
đúng cá nhân có trách nhiệm. Trước khi ký các chứng từ thanh toán phải xem xét

kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh chi cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh.
Bốn chức năng trên là toàn bộ công việc mà doanh nghiệp cần tiến hành đối
với chu trình mua hàng thanh toán. Mỗi chức năng trong chu trình sẽ phải tuân theo
những quy tắc nhất định và có những biện pháp kiểm soát riêng. Việc nắm vững
các chức năng của chu trình mua hàng thanh toán đã nêu ở trên là cơ sở để KTV
tiến hành cuộc kiểm toán có hiệu quả.
1.1.3. Tổ chức kế toán đối với chu trình mua hàng - thanh toán
1.1.3.1. Các chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
Trong chu trình mua hàng - thanh toán, các loại chứng từ và sổ sách sau
thường được sử dụng:
- Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất)
để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong
doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung
cấp.
- Đơn đặt hàng: Lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà
cung cấp hàng hoá hay dịch vụ.
- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ):
tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi
khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của
việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát).
- Hoá đơn người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng, đề nghị
thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao.
- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên về hàng hoá mua vào
trong hệ thống kế toán. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn, cùng với việc
chỉ ra tên nhà cung cấp, ngày ghi trên hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết công nợ phải trả: Sổ này dùng để ghi nhận, theo dõi
chi tiết cho từng nhà cung cấp với số tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp, với cũng
như số lần mua hàng trong kỳ. Tổng số dư tài khoản thanh toán với các nhà cung
cấp trên sổ chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán.

- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp
hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đối
chiếu nhất định.
Luận văn tốt nghiệp
13
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
Thông tin, vận động thu được từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua
hệ thống tài khoản. Đối với chu trình mua vào và thanh toán, các tài khoản chịu ảnh
hưởng của chu trình gồm có các tài khoản trong các khoản trong các khoản mục
vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả. Nhìn chung đa số các tài khoản chịu ảnh
hưởng trong chu trình mua hàng thanh toán có liên quan đến chu trình nghiệp vụ
khác.
Các tài khoản liên quan đến mua hàng và công nợ phải trả:
- TK 111: Tiền mặt tại quỹ
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- TK 133: Thuế GTGT đầu vào
- TK 152, 153, 156, 611: Công cụ, dụng cụ, hàng hoá, nguyên vật liệu
- TK 331, 338: Phải trả người bán, phải trả khác
- TK 336: Phải trả nội bộ
- TK 515, 635: Chênh lệch tỉ giá hối đoái
1.1.3.2. Qui trình hạch toán chu trình mua hàng - thanh toán
Căn cứ vào các chứng từ, sổ sách liên quan, kế toán tiến hành hạch toán các
nghiệp vụ thu mua, ghi nhận khoản nợ và các nghiệp vụ thanh toán. Việc hạch toán
kế toán đối với chu trình MH-TT được thực hiện theo quy trình như sau:
SƠ ĐỒ 1.1. QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA
HÀNG - THANH TOÁN
Luận văn tốt nghiệp
14
TK111,112 TK 152,153,156
Mua hàng trả tiền ngay

TK 133

TK 338, 331
Thuế GTGT đầu vào
Mua hàng thanh toán sau
chi phí mua
hàng phải trả
thanh toán
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
Quá trình tổ chức hạch toán kế toán đối với chu trình MH-TT thực hiện
trong các doanh nghiệp thông thường trải qua các bước sau:
SƠ ĐỒ 1.2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHỨNG TỪ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH
MUA HÀNG - THANH TOÁN
- Đối với quá trình mua hàng
- Đối với quá trình thanh toán
Luận văn tốt nghiệp
15
Nhu cầu về
hàng hoá vật
tư
Hoá đơn
bán hàng
(liên1)
Kế toán
tiền mặt
Thủ quỹ
Thủ
trưởng,
kế toán
trưởng

Kế toán
tiền mặt
Cán bộ
thu mua
Lập
phiếu chi
Ký duyệt Xuất quỹ,
ký, ghi sổ
quỹ
Ghi sổ
Lưu trữ,
bảo quản
Đơn đề
nghị mua
hàng
Phòng
cung ứng
Trưởng
phòng
cung ứng
Thủ khoCán bộ
thu mua
hàng hoá
vật tư
Kế toánNgười có
nhu cầu
về hàng
hoá vật
tư
Đơn đặt

hàng
Lập
phiếu
nhập kho
Ký duyệt
chứng từ
Nhập hàng,
ghi số thực
nhập vào
chứng từ
Ghi sổ
Lưu trữ,
bảo quản
Nhu cầu
về hàng
hoá vật
tư
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
1.1.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
1.1.4.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
kinh doanh của mình, hầu hết các công ty hiện nay đều cần xây dựng và không
ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ
thống thông tin kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA400): “Hệ thống kiểm
soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để
kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai soat; để lập BCTC trung
thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
* Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài
doanh nghiệp, có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ
liệu của các loại hình KSNB.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Môi trường kiểm soát là
những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của các thành viên Hội
đồng quản trị, Ban giám đốc với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống
kiểm soát nội bộ”
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến thái
độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các
nhân tố này chủ yếu là:
- Tính đặc thù về quản lý: với các quan điểm và thái độ của các nhà quản lý
- Cơ cấu tổ chức: góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận và sai
sót trong hoạt động.
- Uỷ ban kiểm soát: gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ
quản lý và những chuyên giá am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
- Môi trường bên ngoài: bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng
của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển
của đất nước.
* Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán,
hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế
Luận văn tốt nghiệp
16
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết
sau đây:
- Tính có thực: của các ghi chép sổ sách kế toán.
- Sự phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ xảy ra đều được sự phê chuẩn.
- Tính đầy đủ: Thực hiện ghi sổ trọn vẹn mọi nghiệp vụ xảy ra.

- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá
và phí.
- Sự phân loại: Mọi nghiệp vụ xảy ra được phân loại và trình bày đúng theo
sơ đồ tài khoản.
- Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ kịp thời
- Tính chính xác: trong quá trình chuyển sổ, cộng tổng và tổng hợp chính xác
trên các BCTC của doanh nghiệp.
* Thủ tục kiểm soát
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ
qui định: “KTV phải là những người hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để
xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán”
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc công ty thiết lập và thực hiện nhằm
đạt được mục tiêu kiểm toán cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
• Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các tài liệu liên quan đến đơn vị;
• Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán
• Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;
• Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;
• Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;
• So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;
• Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán;
• Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán;
• Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ
bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và
nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn. Dựa trên các nguyên tắc này, các thủ tục kiểm soát
thường được thiết lập đối với các hoạt động trong doanh nghiệp:
Sự phê chuẩn đúng đắn của người có thẩm quyền
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là điều rất quan trọng trong hệ
thống kiểm soát nội bộ vì nó đảm bảo hàng mua đúng mục đích và nhu cầu của
doanh nghiệp, cũng như giảm các gian lận trong nghiệp vụ mua hàng. Hầu hết các

Luận văn tốt nghiệp
17
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
công ty cho phép một sự phê chuẩn chung ở mức cho phép (phù hợp với định mức
hàng tồn kho hay nhu cầu sản xuất, tiêu thụ của công ty). Điều này sẽ giúp cho các
cấp quản lý có thể kiểm soát được hoạt động mua hàng và giảm thiểu được các rủi
ro kiểm toán.
Sự đồng bộ của sổ sách chứng từ
Để đạt được các hiệu quả nhất định trong quá trình hoạt động, mỗi đơn vị
kinh doanh đều phải cần phải duy trì một hệ thống kế toán quản trị doanh nghiệp.
Hiện nay, khung pháp lý kế toán quy định cho các doanh nghiệp là cố định và áp
dụng chung nhưng các đơn vị đều có thể linh động trong việc lựa chọn các hình
thức kế toán phù hợp nhất với đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý của mình.
Theo đó việc hạch toán và luân chuyển các loại chứng từ này cũng có sự khác biệt
nhất định. Để theo dõi quản lý có hiệu quả nhất, đòi hỏi việc sắp xếp, phân loại, tổ
chức chứng từ của các đơn vị này phải phù hợp với trình từ hạch toán kế toán đã
lựa chọn nhằm tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực.
Việc đánh số thứ tự các chứng từ
Việc đánh số các chứng từ liên tục khi lưu vào các tệp dữ liệu sẽ giúp làm
giảm thiểu các khả năng sai sót, mất mát chứng từ cũng như làm giảm khả năng ghi
thiếu hay khi trùng lắp các nghiệp vụ. Hơn thế nữa, điều này còn giúp cho việc thực
hiện kiểm tra, soát xét được thực hiện dễ dàng khi có nhu cầu. Tất nhiên việc đánh
số trước phỉa có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực
để đạt được mục đích đó.
Sự phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán
Sự phân công, phân nhiệm nhằm ngăn ngừa những sai sót gian lận trong kế
toán nói chung và với chu trình mua hàng- thanh toán nói riêng. Cụ thể, trong hoạt
động mua hàng viêc theo dõi hàng nhập được thủ kho theo dõi đồng thời việc ghi
sổ được thực hiện tại phòng kế toán trong khi đó việc thực hiện thanh toán bởi thủ
quỹ và hàng tháng thực hiện đối chiếu chéo giữa ba người này. Như vậy, sẽ giảm

thiểu tối đa các gian lận ghi thiếu, ghi khống có thể xảy ra cũng như các sai sót tiềm
tàng đối với hoạt động này. Do đó việc phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán
là một thủ tục kiểm soát rất hữu hiệu được hầu hết các công ty áp dụng.
Thực hiện đối chiếu hàng nhập và công nợ cuối tháng
Đối với các doanh nghiệp lớn với số lượng nghiệp vụ mua hàng trong kỳ
diễn ra thường xuyên, phát sinh công nợ lớn thì điều cần thiết là thực hiện công
việc đối chiếu hàng nhập và công nợ cuối tháng. Việc này sẽ giúp các doanh nghiệp
Luận văn tốt nghiệp
18
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
hạn chế được các sai sót trong quá trình hạch toán cũng như nhanh chóng tìm ra sai
sót nếu có phát sinh chênh lệch đối với nhà cung cấp.
1.1.4.2. Kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng
Kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng chủ yếu tập trung vào ba chức
năng đầu tiên của chu trình: Xử lý đơn đặt mua hàng, nhận hàng hoá dịch vụ, ghi
nhận các khoản nợ người bán. Các thủ tục KSNB được thực hiện đối với quá trình
mua hàng như sau:
BẢNG 1.1. QUÁ TRÌNH KSNB ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ MUA HÀNG
Mục tiêu kiểm toán Quá trình KSNB chủ yếu
- Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là
hàng hoá dịch vụ nhận được
Sự thật của các yêu cầu mua hang, đơn
đặt mua hàng, báo cáo nhận hàng và hóa
đơn của người bán.
- Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng
ở đúng cấp có thẩm quyền
- Huỷ bỏ các chứng từ để phòng ngừa
việc sử dụng lại.
- Kiểm soát nội bộ hoá đơn của người
bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua

hàng và các yêu cầu mua hàng.
Các nghiệp vụ mua hàng được phê
chuẩn
Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở
cấp có thẩm quyền.
Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ
và được vào sổ
- Các đơn đặt mua đều được đánh số
trước và theo dõi.
- Các báo cáo nhận hàng đều được đánh
số trước và theo dõi.
Các nghiệp vụ mua hàng đều được
ghi sổ và đều được đánh giá đúng
(tính giá)
- Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán
và các số tiền.
Các nghiệp vụ mua hàng được phân
loại đúng đắn (sự phân loại)
- Doanh nghiệp có cơ đồ tài khoản đầy
đủ.
- Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại.
Luận văn tốt nghiệp
19
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
Các nghiệp vụ mua hàng dược phân
loại đúng lúc (tính thời gian)
- Doanh nghiệp có các thủ tục qui định
việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt
sau khi nhận được hàng hoá dịch vụ.
- Quá trình kiểm tra nội bộ

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ
đúng đắn trên sổ hạch toán chi tiết
các khoản phải trả và sổ kho; chúng
được tổng hợp đúng đắn (chuyển sổ
và tổng hợp)
- Xem xét dựa trên quá trình kiểm tra nội
bộ.
1.1.4.3. Kiểm soát nội bộ đối với quá trình thanh toán
Tương tự đối với nghiệp vụ mua hàng, việc thực hiện KSNB đối với quá
trình thanh toán cũng được thực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán cụ thể
được xây dựng đối với chu trình.
BẢNG 1.2. HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH THANH TOÁN
Mục tiêu kiểm toán Quá trình KSNB
Các khoản thanh toán ghi sổ là của
hàng hoá và dịch vụ thực tế nhận được
(tính có căn cứ hợp lý).
- Sự tách biết thích hợp trách nhiệm
giữa nhân viên ghi sổ các khoản phải
trả với người ký phiếu chi và các chứng
từ thanh toán.
- Kiểm tra các chứng từ chứng minh
trước khi lập phiếu chi và các chứng từ
thanh toán do một nhân viên có thẩm
quyền thực hiện.
- Sự KSNB đối với quá trình
- Nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và
được phê chuẩn đúng đắn (sự phê
chuẩn)
- Sự phê chuẩn các khoản chi trên
chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi và

các chứng từ thanh toán.
- Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều
được ghi sổ (tính đầy đủ)
- Các chứng từ thanh toán như sec, uỷ
nhiệm chi được đánh số trước và theo
Luận văn tốt nghiệp
20
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
dõi.
- Bảng đối chiếu với ngân hàng được
lập hàng tháng bởi một nhân viên độc
lập với việc ghi sổ các khoản chi tiền
mặt hoặc thanh toán.
- Các nghiệp vụ thanh toán được đánh
giá đúng đắn (mục tiêu tính giá)
- Thực hiện kiểm tra nội bộ các quá
trình tính toán và các số tiền.
- Hàng tháng, một nhân viên độc lập sẽ
lập các bảng đối chiếu với ngân hàng.
- Các nghiệp vụ thanh toán được phân
loại đúng (sự phân loại)
- Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy
đủ và có duy trì kiểm soát đối với quá
trình phân loại
- Các nghiệp vụ thanh toán được ghi
sổ đúng lúc (sự kịp thời)
- Doanh nghiệp có đầy đủ các thủ tục
quy định về việc ghi sổ ngay sau khi
thực hiện quá trình thanh toán.
- Kiểm tra nội bộ đối với quá trình ghi

sổ đảm bảo chính xác về thời gian.
- Các nghiệp vụ thanh toán được cộng
sổ và chuyển sổ chính xác vào các sổ
liên quan (chuyển sổ và tổng hợp)
- Kiểm tra nội bộ đối với quá trình hạch
toán chi tiết và tổng hợp đối với các
khoản thanh toán.
1.2. KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG
KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.2.1. Các rủi ro và hệ thống mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua hàng –
thanh toán.
Đối tượng của kiểm toán nói chung và đối tượng của kiểm toán tài chính nói
riêng luôn chứa đựng nhiều mối quan hệ về kinh tế và về pháp lý phong phú, đa
dạng. Cụ thể hơn, đối với chu trình MH-TT thì đối tượng nghiên cứu có thể được
phần thành hai phần là quá trình mua hàng và quá trình thanh toán với các đặc điểm
riêng cũng như các rủi ro tiềm ẩn.
Quá trình mua hàng diễn ra đối với một công ty lớn thường rất đa dạng.
Trong một thời kỳ nhất định để phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình, các công
ty phải thực hiện rất nhiều các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ khác nhau vì vậy
Luận văn tốt nghiệp
21
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
các rủi ro dễ dàng có thể xảy ra. Hàng hoá, dịch vụ có thể bị ghi trùng lắp vào chi
phí hoặc ghi giá không đúng do gian lận hay sai sót. Sự phối hợp không hiệu quả
hay thiếu độc lập giữa các bộ phận có liên quan trong khi hệ thống kiểm soát của
công ty yếu kém cũng có thể dẫn đến mất mát, thất thoát đối với hàng hoá, vật liệu
nhập mua. Mặt khác, đối với các công ty sản xuất khi chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp thường chiếm trên 70% giá vốn hàng bán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả
hoạt động kinh doanh, do đó một số công ty tìm cách khai khống hoặc thiếu giá trị
hàng nhập mua nhằm phục vụ cho một số mục đích công khai tài chính riêng nhằm

che đậy những thông tin tài chính yếu kém.
Quá trình thanh toán trực tiếp hay việc ghi nhận và theo dõi các khoản phải
trả đối với nhà cung cấp có thể xuất hiện các rủi ro như: việc ghi nhận các khoản nợ
không đầy đủ, ghi nhận không chính xác, thanh toán hai lần cho một hoá đơn hoặc
không ghi nhận các khoản đã thanh toán cũng như không đúng kỳ phát sinh. Đối
với các công ty có nhiều giao dịch liên quan đến một số lượng lớn các nhà cung cấp
trong khi hệ thống kiểm soát không hữu hiệu sẽ khiến các sai phạm đối với nghiệp
vụ thanh toán dễ xảy ra. Đôi khi để phục vụ mục đích công khai tài chính nào đó
của doanh nghiệp, các khoản phải trả thương mại hay các khoản thanh toán đối với
các bên có liên quan (như công ty mẹ, công ty thành viên) có thể bị nghi nhận và
công bố sai lệch, không phù hợp.
Các rủi ro cơ bản liên quan đến khoản phải trả: Các khoản nợ phải trả nói
chung và các khoản nợ phải trả người bán nói riêng đều là những khoản mục quan
trọng trên BCTC thể hiện nghĩa vụ của công ty và là nguồn tài trợ chính cho mọi
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sai phạm xảy ra với các khoản mục
này sẽ làm sai lệch các tỉ suất quan trọng cũng như các chỉ tiêu trên BCTC. Do yếu
tố quan trọng của mình, đôi khi vì các mục tiêu của doanh nghiệp hay vì các sơ suất
các khoản phải trả này bị phản ánh một cách sai lệch thường là bị ghi giảm xuống
và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, nợ
phải trả cũng có khả năng bị khai khống là dấu hiệu của hành vi gian lận, rút tiền
công quỹ hoặc ghi nhận không đúng kỳ kế toán (khoản nợ kỳ này lại ghi nhận sang
kỳ khác) cũng là những rủi ro có thể xuất hiện khi kiểm toán các quá trình thanh
toán và số dư khoản phải trả.
Với các rủi ro tiềm ẩn như trên thì việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán
khoa học trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm
toán sẽ giúp KTV thực hiện đúng hướng và có hiệu quả đối với toàn cuộc kiểm
toán nói chung và đối với từng chu trình nói riêng.
Luận văn tốt nghiệp
22
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44

Mục đích của kiểm toán BCTC là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy
của các thông tin và tính tuân thủ các nguyên tắc trong việc lập và trình bày
BCTC. Do vậy mục đích chung của chu trình MH-TT là đánh giá xem liệu các số
dư tài khoản có liên quan có được trình bày và trung thực và phù hợp với các
nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận rộng rãi hay không. Từ mục tiêu
chung của chu trình, các mục tiêu kiểm toán cụ thể đối với chu trình bao gồm các
mục tiêu được trình bày như sau:
• Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ
người bán. Mục tiêu này hướng tới việc đảm bảo rằng các nghiệp vụ mua hàng hoá
dịch vụ và các khoản phải trả nhà cung cấp được kế toán ghi nhận trên sổ sách thực
sự tồn tại và phát sinh trên thực tế
• Tính đầy đủ của việc ghi nhận các nghiệp vụ của chu trình: hướng tới
việc đảm bảo rằng mọi hoạt động mua nhận hàng hoá và khoản phải trả nhà cung
cấp đã phát sinh trên thực tế đều được ghi sổ đầy đủ, không bỏ sót.
• Tính đúng đắn của việc tính giá: với hàng hoá, dịch vụ mua vào việc tính
toán giá cả, phân bổ chi phí phải phù hợp với các khoản phí thực sự phát sinh đồng
thời việc tính toán các khoản phải trả nhà cung cấp phù hợp với các hợp đồng giao
dịch, hoá đơn, biên bản giao nhận hàng hoá và dịch vụ.
• Mục tiêu phân loại và trình bày: đối với các khoản phải trả người bán và
đặc biệt là đối với hàng hoá và dịch vụ mua vào, KTV cần quan tâm tới việc phân
loại đúng đắn các nghiệp vụ phát sinh công nợ và tài sản cùng việc thể hiện chúng
qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết.
• Bên cạnh các mục tiêu trên, chu trình MH-TT còn gắn liền với mục tiêu
quyền và nghĩa vụ cùng việc thể hiện và trình bày đúng đắn tài sản thuộc quyền sở
hữu cũng như các công nợ mà công ty có trách nhiệm phải thanh toán trên các
BCTC.
• Mục tiêu chính xác về mặt số học được thể hiện trong việc tính toán,
cộng dồn, chuyển sổ, đối với các nghiệp vụ MH-TT.
Các mục tiêu kiểm toán trên là cái đích hướng tới và là cơ sở cho KTV trong
quá trình thu thập bằng chứng hỗ trợ cho việc đưa ra ý kiến của mình về toàn bộ

chu trình. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ
để nhận diện được các cơ cấu, các quá trình kiểm soát chủ yếu theo từng mục tiêu
và phục vụ cho việc xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết tương ứng.
Luận văn tốt nghiệp
23
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
1.2.2. Chuẩn bị kiểm toán chu trình
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của mà các KTV cần thực hiện
trong mỗi cuộc kiểm toán nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện
cần thiết khác cho kiểm toán. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 300,
“Kế hoạch kiểm toán”, “Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách thích hợp
nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, đảm bảo
phát hiện những vấn đề tiềm ẩn và cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng hạn”.
Lập kế hoạch kiểm toán bao gồm ba bước: lập kế hoạch kiểm toán chiến lược, lập
kế hoạch kiểm toán tổng quá và lập kế hoạch kiểm toán chi tiết (chương trình kiểm
toán). Trình tự của giai đoạn lập kế hoạch được khái quát qua sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 1.3. LẬP KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TOÁN
Luận văn tốt nghiệp
24
Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ
tục phân tích
Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro kiểm toán
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
1.2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chiến lược
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam-VSA số 300, “Kế hoạch kiểm toán”,
“Kế hoạch kiểm toán chiến lược là những nội dung trọng tâm chung của mọi cuộc
kiểm toán do cấp chỉ đạo vạch ra dựa trên sự hiểu biết về tình hình hoạt động và
môi trường kinh doanh của đơn vị được kiểm toán”.

Kế hoạch kiểm toán chiến lược được lập cho một cuộc kiểm toán đối với
khách hàng có quy mô lớn, có tính phức tạp, có địa bàn hoạt động rộng hoặc kiểm
toán BCTC tron nhiều năm như một cuộc kiểm toán tài chính tổng hợp của một
tổng công ty, cuộc kiểm toán có dấu hiệu tranh chấp, kiện tụng.
1.2.2.2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
a. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
Quy trình kiểm toán được bắt đầu khi KTV và công ty kiểm toán thu nhận
một khách hàng. Trên cơ sở xác định được đối tượng khách hàng có thể hục vụ
trong tương lai, Công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị
lập kế hoạch kiểm toán bao gồm:
- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán: KTV phải đánh giá xem việc chấp
nhận một khách hàng mới hay tiếp tục kiểm toán cho các khách hàng cũ có làm
tăng rủi ro kiểm toán cũng như có làm hại đến uy tín của công ty hay không? Để
đưa ra các quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, Công ty kiểm toán cần
tiến hành các công việc như:
• Xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng
• Tính liêm chính của Ban giám đốc của công ty khách hàng
• Liên lạc với KTV tiền nhiệm
- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng: Đây là việc xác
định người sử dụng BCTC và mục đích sử dụng của họ. Để biết được điều đó, KTV
có thể thực hiện phỏng vấn Ban giám đốc khách hàng (đối với khách hàng mới)
hoặc dựa vào kinh nghiệm của một cuộc kiểm toán đã thực hiện trước đó. Đồng
thời trong quá trình thực hiện kiểm toán sau này, KTV sẽ thu thập thêm thông tin
Luận văn tốt nghiệp
25
Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán