đề tài “Hoàn thiện công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ tại công ty TNHH vận tải Long Biên”

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Ý nghĩa
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ Tài sản cố định
CBCNV Cán bộ công nhân viên
TK Tài khoản
HĐ Hóa đơn
GTGT Giá trị gia tăng
BHYT Bảo hiểm y tế
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
KPCĐ Kinh phí công đoàn
LĐ Lao động
LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, điều kiện sống của
con người ngày càng tốt lên, việc mỗi người dân sở hữu một phương tiện vận
tải như ô tô không còn là điều hiếm. Tuy nhiên, với điều kiện giao thông còn
nhiều ách tắc, tai nạn, chi phí xăng dầu ở nước ta còn khá cao, cộng thêm việc
các loại thuế, phí, lệ phí cho ô tô ở nước ta cao hơn rất nhiều so với thế giới,
do đó, nhu cầu sử dụng, thuê phương tiện giao thông ngày càng nhiều. Đặc
biệt, với sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu đi lại, di chuyển giữa các tỉnh
vì công việc, vì du lịch… ngày càng nhiều. Do đó, ngành kinh doanh vận tải là
một ngành có nhiều tiềm năng. Và hiện nay, có khá nhiều công ty đã tham gia
vào lĩnh vực này.
Công ty TNHH vận tải Long Biên là một trong những công ty tham gia kinh
doanh vận tải khá lâu đời, bắt đầu từ năm 2000. Công ty ngày càng có nhiều
kinh nghiệm, có vị thế ngày càng cao trên thị trường. Tuy nhiên, việc ngày
càng nhiều công ty tham gia kinh doanh đã khiến sự cạnh tranh ngày càng
mạnh mẽ. Để giữ lượng khách hàng đã quen thuộc, đồng thời thu hút thêm
khách hàng mới, công ty cần có nhiều biện pháp thích hợp. Một trong những
biện pháp quan trọng nhất là việc giảm thiểu chi phí và hạ giá thành. Do đó,

công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành là phần công tác quan trọng,
đáng quan tâm trong công ty. Vì thế, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công
tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ tại công ty TNHH vận tải Long
Biên” để nghiên cứu trong quá trình thực tập tại công ty.
Kết cấu của chuyên đề thực tập chuyên ngành gồm các phần:
Lời mở đầu
Chương 1: Đặc điểm dịch vụ, tổ chức hoạt động và quản lý chi phí tại Công ty
TNHH vận tải Long Biên
Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ tại Công ty
TNHH vận tải Long Biên
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ tại
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Kết luận
Do thời gian thực tập và kiến thức của em còn hạn chế nên không tránh khỏi
những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến góp ý, bổ sung từ thầy cô hướng
dẫn để em có thể hoàn thiện bài làm.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS.TS Phạm Quang
trong bộ môn Kế toán, Viện Kế toán- Kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế
Quốc Dân cùng toàn thể các cô, chú, anh, chị cán bộ nhân viên phòng Tài
chính Kế toán Công ty TNHH vận tải Long Biên đã giúp đỡ em hoàn thành
chuyên đề thực tập này!
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM DỊCH VỤ, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ
QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬN
TẢI LONG BIÊN
1.1. Đặc điểm dịch vụ của công ty
1.1.1. Danh mục dịch vụ
Nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, công ty đã liên
tục mở rộng danh mục dịch vụ của mình với 2 loại hình xe chính là: xe
chạy cố định và xe chạy dịch vụ. Mỗi loại hình lại có nhiều loại xe với
các dịch vụ khác nhau. Cụ thể là :

Bảng 1.1: Danh mục dịch vụ của công ty Long Biên
1.1.2. Tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ
Công ty kinh doanh lĩnh vực vận tải, là một lĩnh vực dịch vụ rất
đặc thù và hiện nay đang rất phát triển. Để có khả năng cạnh tranh trên
thị trường, công ty luôn quan niệm đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu.
Do đó, công ty liên tục đầu tư, đa dạng hóa dịch vụ và xây dựng chất
lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Việc áp dụng tiêu chuẩn
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng kinh doanh
DANH MỤC DỊCH VỤ CÔNG TY LONG BIÊN
Xe tuyến cố định Xe chạy dịch vụ
Tên tuyến Mã dịch
vụ
Đơn vị Tên dịch vụ Đơn vị tính
Hà Nội – Hải
Phòng
HN_HP Người*km Vận chuyển khách
du lịch
Người*km
Hà Nội – Thái
Nguyên
HN_TN Người*km Xe phục vụ cưới
hỏi
Người*km
Hà Nội – Nam
Định
HN_NĐ Người*km Xe vận chuyển
thương mại
Người*km
Hà Nội – Thái

Bình
HN_TB Người*km Xe đưa đón cán bộ
công nhân viên,
học sinh sinh viên
Người*km
Hà Nội – Thanh
Hóa
HN_TH Người*km
Nguồn: Phòng kinh doanh
chất lượng vào hoạt động của công ty là rất cần thiết, tạo thêm lòng tin
cho khách hàng.
Ngoài việc áp dụng tiêu chuẩn chất lượng chung trong lĩnh vực
vận tải, công ty Long Biên còn tự xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá
chất lượng của mình, cụ thể là:
- Tiêu chuẩn về giá: Với sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty hoạt
động trong lĩnh vực vận tải như hiện nay, việc điều chỉnh giá cả được xem là
một trong nhứng chính sách quan trọng để tăng sức cạnh tranh. Một công ty
vận tải chất lượng phải có mức giá tốt và được niêm yết công khai trên toàn hệ
thống. Tuy nhiên, mức giá tốt này phải đi kèm với dịch vụ đảm bảo đủ tiêu
chuẩn. Những tiêu chuẩn về giá cụ thể là:
Thống nhất giá vé toàn công ty trong từng khoảng thời gian.
In giá vé trên vé xe mọi loại hình
Niêm yết giá vé trên cửa ra vào xe và trên xe
Bán đúng giá đã niêm yết
- Tiêu chuẩn về chất lượng phục vụ:
Xe sạch sẽ
Phục vụ văn mình, an toàn: thái độ nhiệt tình, niềm nở, cách bán
vé, cách đóng gói, vận chuyển…
Dừng xe đúng điểm dừng, bắt khách đúng nơi quy định
- Tiêu chuẩn về thời gian

Thời gian biểu được thiết lập toàn công ty
Xe công ty luôn được chạy đúng thời gian biểu
Việc xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng riêng của công ty là một
biện pháp tốt, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, vì các hoạt động của
công ty đều có tiêu chí đánh giá cụ thể, nhằm nhận thức nhanh chóng
những thiếu sót và điều chỉnh kịp thời. Do đó, dịch vụ của công ty luôn
được khách hàng đón nhận với phản ứng tốt, vị thế của công ty trong
lĩnh vực vận tải hành khách ở Hà Nội ngày càng nâng cao.
1.1.3. Tính chất của sản phẩm dịch vụ vận tải
Dịch vụ vận tải là ngành dịch vụ đặc thù, sản phẩm vận tải là
quá trình di chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác và không mang
hình thái vật chất, do đó không có quá trình nhập kho và lưu kho. Do
tính chất đó, nên không thể tính được chi phí sản phẩm dở dang trong
lĩnh vực dịch vụ vận tải.
Phương tiện vận tải là TSCĐ chủ yếu, quan trọng và không thể
thiếu trong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải. Các phương tiện này có
tính năng, hiệu suất và mức tiêu hao nhiên liệu khác nhau, ảnh hưởng
lớn đến công tác tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ. Ngoài ra,
dịch vụ vận tải được quản lý theo nhiều khâu khác nhau: giao dịch, hợp
đồng vận chuyển khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch vận chuyển. Do đó, tính chất sản phẩm dịch vụ
vận tải khá phức tạp.
1.1.4. Loại hình dịch vụ
Căn cứ vào danh mục dịch vụ của công ty, với mỗi dịch vụ công
ty lại có loại hình cụ thể khác nhau. Do đó, công ty chủ yếu kinh doanh
theo 2 loại hình dịch vụ chính.
- Đối với xe chạy tuyến cố định, công ty hoạt động theo loại
hình dịch vụ thường xuyên và cố định.
Bảng 1.2: Lịch trình xe chạy tuyến cố định của công ty
• Ưu điểm: Xe chạy tuyến cố định mang lại nguồn doanh

thu ổn định cho công ty trong cả năm tài chính, không
phụ thuộc vào mùa vụ. Các khoản chi phí có thể dự tính
được trước, không bị biến động liên tục.
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng kinh doanh
LỊCH TRÌNH XE CHẠY TUYẾN CỐ ĐỊNH
Tuyến Địa điểm Tần suất Thời gian
Hà Nội – Hải Phòng
Hải Phòng – Hà Nội
Bến xe Giáp
Bát
2 chuyến/ngày 5h30 – 21h00
Hà Nội – Thái Nguyên
Thái Nguyên – Hà Nội
Bến xe Mỹ
Đình
2 chuyến/ngày 5h30 – 21h00
Hà Nội – Nam Định
Nam Định – Hà Nội
Bến xe Giáp
Bát
4 chuyến/ngày 5h30 – 21h00
Hà Nội – Thái Bình
Thái Bình – Hà Nội
Bến xe Giáp
Bát
4 chuyến/ngày 5h30 – 21h00
Hà Nội – Thanh Hóa
Thanh Hóa – Hà Nội
Bến xe Giáp

Bát
Bến xe Mỹ
Đình
2
chuyến/ngày/bến
5h30 – 21h00
Nguồn: Phòng kinh doanh
• Nhược điểm: Giá bán được quyết định chung trên toàn thị
trường. Thời gian chạy cố định, không linh hoạt.
- Đối với xe chạy dịch vụ thì công ty hoạt động chủ yếu theo
đơn đặt hàng của các tổ chức khách hàng. Cụ thể với dịch vụ
xe đưa đón cán bộ công nhân viên, học sinh sinh viên, công
ty có lượng khách hàng là các tổ chức, doanh nghiệp, trường
học thường xuyên với những hợp đồng vận chuyển trong thời
gian dài. Với dịch vụ vận chuyển khách du lịch, dịch vụ xe
phục vụ cưới hỏi hay xe vận chuyển thương mại thường là
hoạt động đơn chiếc, phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
Những dịch vụ này thường được tiến hành nhiều theo mùa
vụ, như mùa du lịch, mùa cưới…
• Ưu điểm: Giá cả có thể do công ty tự thỏa thuận với
khách hàng, có thể linh hoạt giảm giá, chiết khấu cho
khách hàng để tăng sức cạnh tranh. Thời gian chạy linh
hoạt, đáp ứng nhu cầu khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
• Nhược điểm: Nguồn doanh thu mang lại không ổn định,
theo mùa vụ. Công ty phải tự tìm thị trường, chi phí
marketing, chi phí kinh doanh cao hơn.
1.1.5. Thời gian sản xuất
Do dịch vụ vận tải là dịch vụ đặc thù, kế hoạch vận chuyển cần
phải cụ thể hóa cho từng ngày, từng tuần. Lái xe và phương tiện hoạt
động chủ yếu ở bên ngoài doanh nghiệp, do đó quá trình quản lý phải

được xây dựng cụ thể. Dịch vụ vận tải khi hoàn thành tức là sản phẩm
vận tải đã được tiêu thụ. Do vậy, thời gian sản xuất dịch vụ của công ty
mang tính chất là ngắn.
1.1.6. Đặc điểm sản phẩm dở dang
Sản phẩm dịch vụ vận tải không có hình thái vật chất, quá trình
sản xuất và tiêu thụ gắn liền nhau nên dịch vụ vận tải không có quá
trình nhập – xuất kho, cũng như không có dịch vụ tồn kho và lưu kho.
Do đó, trong kinh doanh vận tải, không tính được chi phí sản phẩm dở
dang như các ngành sản xuất.
1.2. Đặc điểm tổ chức cung cấp dịch vụ của công ty TNHH vận tải Long
Biên
1.2.1. Quy trình hoạt động
Doanh nghiệp vận tải quản lý quá trình hoạt động theo nhiều
bước khác nhau, và cụ thể riêng cho từng loại hình dịch vụ.
- Xe chạy tuyến cố định:
Sơ đồ 1.1. Quy trình hoạt động của xe chạy tuyến cố định
Tập kết
tại bến
Giáp
Bát/Mỹ
Đình
Xếp
khách,
bán
vé, thu
tiền
Xin
Lệnh
xuất
bến

Xin lệnh
vào bến
tại bến
xe các
tỉnh
Trả
khách tại
bến và
quay đầu
Báo cáo
tại công
ty
Nguồn: Phòng kinh doanh
• Tập kết tại bến xe Giáp Bát/Mỹ Đình: Đây là địa điểm tập
kết của xe chạy tuyến cố định của công ty, hàng ngày các
xe sẽ chuẩn bị để đúng 5h30 bắt đầu xếp khách
• Xếp khách: Khách hàng có thể mua vé tại cổng bán vé
của các bến xe, cũng có thể mua trực tiếp tại công ty hoặc
tại xe của công ty tại bến. Sau đó, khách hàng được xếp
lên xe đúng theo ghế đã ghi trên vé
• Xin lệnh xuất bến: trước khi ra khỏi bến, nhân viên công
ty trên xe sẽ phải xin lệnh xuất bến ở phòng quản lý bến
xe vào sổ lịch trình chạy hàng ngày của từng xe
• Xin lệnh vào bến: sau khi xuất bến, xe của công ty sẽ
chạy thẳng tới bến xe của các tỉnh, và tiếp tục xin lệnh
vào bến tại phòng quản lý của bến xe tại tỉnh
• Trả khách: xe công ty phải trả khách đúng theo quy định
của bến xe, sau đó tiếp tục quay đầu, xếp khách trở về Hà
Nội.
• Báo cáo tại công ty: sau khi trở về Hà Nội, lái xe các

tuyến phải có sự báo cáo với phòng kinh doanh và vận tải
của công ty
- Xe chạy dịch vụ:
Sơ đồ 1.2: Quy trình hoạt động của xe chạy dịch vụ
Nguồn: Phòng kinh doanh
Tìm
kiếm
khách
hàng
Kí hợp
đồng
Lập kế
hoạch
vận
chuyển
Thực
hiện kế
hoạch
Theo
dõi
việc
thực
hiện
Thanh
lý hợp
đồng
• Tìm kiếm khách hàng: đây là hoạt động đầu tiên trong
quy trình hoạt động, và là hoạt động rất quan trọng.
Thông thường do các nhân viên phòng kinh doanh chủ
động liên hệ các tổ chức để giới thiệu, quảng cáo trên

báo, đài,…
• Kí hợp đồng: sau khi tìm kiếm được nguồn khách hàng
thì công ty và khách hàng kí hợp đồng trên cơ sở các điều
khoản và thỏa thuận giữa 2 bên về giá cả, thời gian, địa
điểm
• Lập kế hoạch vận chuyển: sau khi kí hợp đồng, nhân viên
phòng kinh doanh kết hợp với phòng vận tải lập kế hoạch
vận chuyển theo hợp đồng
• Theo dõi việc thực hiện: việc theo dõi, kiểm soát này
được thực hiện ở cả phòng kinh doanh và phòng vận tải
• Thanh lý hợp đồng: việc thanh lý hợp đồng có thể được
tiến hành định kì với loại hình đưa đón CBCNV, học
sinh, hoặc tiến hành 1 lần với các loại xe thuê du lịch
hoặc phục vụ cưới hỏi
1.2.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động
Trong cơ cấu tổ chức hoạt động dịch vụ vận tải của công
ty, có 2 phòng ban tham gia chủ yếu là phòng vận tải và phòng
kinh doanh.
- Phòng kinh doanh chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xe chạy
du lịch. Phòng kinh doanh lại được phân chia theo nhiệm vụ:
• Đội tìm kiếm khách hàng: đây thường là các nhân viên
marketing, có mối quan hệ với các tổ chức, các phương
tiện thông tin…
• Đội lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch:
công tác này cần có sự phối hợp giữa phòng kinh doanh
và phòng vận tải, người làm công tác này cần có tư tưởng
sáng tạo, khả năng quản lý
- Phòng vận tải: Phòng vận tải chủ yếu là các lái xe và phụ xe,
và được chia là 3 đội:
• Đội quản lý: số lượng ít nhất, chủ yếu tập hợp lịch trình,

thông tin các tuyến xe, cập nhật số lượng lái xe, phụ xe,
và theo dõi tình hình thực hiện công việc của họ. Đồng
thời, đội quản lý theo dõi phương tiện vận tải, quản lý
phương tiện.
• Đội ngũ lái xe chính thức: số lượng lớn, chủ yếu là trình
độ phổ thông, giàu kinh nghiệm, chủ yếu lái và phụ lái
các tuyến cố định, ngoài ra còn thực hiện dịch vụ đưa đón
CBCNV, học sinh.
• Đội ngũ lái xe hợp đồng: số lượng khá lớn, chủ yếu thực
hiện dịch vụ thuê xe du lịch và xe phục vụ cưới hỏi,
thường được thuê theo thời vụ trong năm, nhưng số lượng
và chất lượng khá ổn định.
1.3. Quản lý chi phí thực hiện dịch vụ của công ty TNHH vận tải Long Biên
Hiện nay, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo
mô hình Chủ tịch công ty. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo là
Chủ tịch công ty, 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc, 1 kiểm soát viên
và 5 phòng nghiệp vụ. Mỗi vị trí, mỗi phòng ban đều có chức
năng, nhiệm vụ riêng. Cụ thể là:
- Phòng nhân sự: Phòng nhân sự là phòng chức năng quản lý
vấn đề nhân sự của công ty. Phòng nhân sự có nhiệm vụ tập
hợp nhu cầu nhân sự, quản lý hoạt động của nhân viên, từ đó
đưa ra kế hoạch tuyển dụng, định mức chi phí nhân sự hoạt
động, kết hợp với phòng tài chính – kế toán đưa ra dự toán
chi phí cho từng thời kì
- Phòng vận tải: Phòng vận tải, đặc biệt là đội quản lý có
nhiệm vụ lên kế hoạch về nhu cầu nhân sự thực tế, chuyển
sang phòng nhân sự để phòng nhân sự lên kế hoạch tuyển
dụng. Phòng vận tải chính là những người thực hiện hoạt
động cung cấp dịch vụ, do đó có vai trò rất quan trọng trong
việc lên kế hoạch chi phí. Phòng vận tải là phòng có số lượng

nhân sự lớn nhất, nên chiếm tỉ lệ chi phí nhân công lớn nhất.
Ngoải ra, phòng vận tải quản lý các phương tiện vận tải,
kiểm soát tài sản. Do đó, phòng vận tải có nhiệm vụ cung cấp
thông tin về chi phí nhân công, chi phí tài sản cố định,
phương tiện bị thiếu mất, phòng vận tải có chức năng xây
dựng dự toán chi phí cho từng thời kì.
- Phòng kinh doanh: phòng kinh doanh có trách nhiệm cung
cấp thông tin về chi phí quảng cáo, chi phí tìm kiếm khách
hàng, kiểm soát về chi phí trong thực hiện hợp đồng dịch vụ.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ đưa ra kế hoạch thực hiện
dịch vụ trong từng thời kì, từ đó làm tiền đề cho phòng tài
chính – kế toán đưa ra dự toán về chi phí cụ thể trong từng
thời kì.
- Phòng tài chính – kế toán: phòng tài chính – kế toán có trách
nhiệm tổ chức quản lý tài chính, cụ thể là tập hợp tất cả
thông tin về chi phí từ các phòng ban khác, theo dõi tài sản
cố định và khấu hao, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành.
Ngoài ra, phòng tài chính – kế toán còn là phòng ban quan
trọng nhất trong xây dựng dự toán chi phí, cân đối chi phí,
lập kế hoạch trình Phòng giám đốc và theo dõi việc thực hiện
kế hoạch. Phòng tài chính – kế toán có vai trò quan trọng
trong việc đưa ra tư vấn cho Giám đốc về việc điều chỉnh kịp
thời các kế hoạch. Từ những thông tin tài chính do phòng tài
chính - kế toán cung cấp, phòng giám đốc và chủ tịch công ty
có thể nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận kinh doanh và
phê duyệt các kế hoạch cho kỳ sau
- Phòng Giám đốc: phòng giám đốc là phòng xem xét các kế
hoạch, dự toán chi phí từ các phòng ban trình lên, và đưa ra
quyết định phê duyệt kế hoạch, dự toán, làm cơ sở cho các
phòng ban hoạt động

- Chủ tịch công ty: chủ yếu phê duyệt các dự toán, kế hoạch về
chi phí trong dài hạn, nhận báo cáo chi phí từ phòng giám
đốc và phòng tài chính – kế toán
- Kiểm soát viên: có vai trò kiểm soát việc thực hiện dự toán
chi phí, định mức kế hoạch và đưa ra thông tin tư vấn cho
Phòng giám đốc và chủ tịch công ty, nhằm điều chỉnh kịp
thời.
Như vậy, các phòng ban chức năng của Công ty khá đầy
đủ, được vận hành linh hoạt và mỗi phòng đều có những chức
năng, nhiệm vụ cụ thể, được chỉ đạo thực hiện sát sao từ cấp trên
tới cấp dưới. Điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
cho Công ty, giúp công ty quản lý chi phí khá tốt trong những
năm vừa qua.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ
TÍNH GIÁ THÀNH DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI LONG
BIÊN
2.1. Kế toán chi phí kinh doanh dịch vụ
2.1.1. Kế toán chi phí nhiên liệu trực tiếp
2.1.1.1. Nội dung
Trong kinh doanh dịch vụ vận tải, chi phí nhiên liệu trực
tiếp là khoản chi phí quan trọng và chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng
chi phí. Nhiên liệu được sử dụng ở đây là xăng cho xe dưới 16 chỗ, và
dầu cho xe từ 16 chỗ trở lên. Do đặc thù của ngành kinh doanh vận tải,
chi phí nhiên liệu phụ thuộc rất lớn vào loại phương tiện vận tải, mức
độ tiêu hao nhiên liệu, hình thức cũ hay mới của phương tiện… Do đó,
phòng tài chính – kế toán phải căn cứ vào tình hình thực tế của từng
phương tiện vận tải để xây dựng định mức chi phí tiêu hao nhiên liệu
cho phù hợp.
Chi phí nhiên liệu trực tiếp được xác định theo công
thức:

2.1.1.2. Tài khoản sử dụng
Công ty TNHH vận tải Long Biên sử dụng TK 621 – chi
phí nhiên liệu, vật liệu trực tiếp để hạch toán chi phí nhiên liệu trong
quá trình cung cấp dịch vụ. Kết cấu của TK 621:
- Bên Nợ: Phản ánh giá trị nhiên liệu xăng, dầu, săm lốp sửa
chữa thường xuyên dùng trong hoạt động dịch vụ
- Bên Có: Phản ánh các khoản giảm chi phí theo quy định
Kết chuyển chi phí nhiên, vật liệu trong kì vào TK 154
Chi phí
nhiên
liệu tiêu
hao
Chi phí
nhiên liệu
còn ở
phương
tiện đầu kì
Chi phí
nhiên liệu
đưa vào
phương tiện
trong kì
Chi phí
nhiên liệu
còn ở
phương
tiện cuối kì
Cuối kì, TK 621 không có số dư
Trong đó, TK 621 được chi tiết theo từng khoản mục chi phí:
TK 6211: Chi phí nhiên liệu xăng trực tiếp

TK 6212: Chi phí nhiên liệu dầu trực tiếp
TK 6213: Chi phí bảo dưỡng thường xuyên
2.1.1.3. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
- Với chi phí nhiên liệu trực tiếp:
Kế toán tập hợp chi phí nhiên liệu theo từng khoản mục chi phí là xăng, và
dầu. Do đặc thù của ngành kinh doanh vận tải, nên xăng dầu không được lưu
trữ trong kho của công ty mà lái xe các phương tiện sẽ trực tiếp mua ở các cửa
hàng xăng, dầu.
Hàng tháng, kế toán sẽ chuyển tiền vào thẻ xăng liên kết với ngân hàng PG
bank – Ngân hàng thương mại cổ phần Petrolimex, và khi hoạt động, lái xe
các phương tiện sẽ sử dụng thẻ xăng này để mua xăng, dầu trực tiếp vào
phương tiện để hoạt động. Sau mỗi ngày, lái xe các phương tiện sẽ về công ty
báo cáo và nộp lại hóa đơn mua xăng, dầu để kế toán tập hợp chi phí nhiên
liệu.
Như vậy, bước đầu tiên của kế toán trong hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp
là tập hợp các hóa đơn và kê khai vào bảng kê mua vào.
Bảng số 2.1: Bảng kê hóa đơn mua vào
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính – kế toán
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN MUA VÀO
Tháng 10/2013
Hóa đơn mua xăng A92
Ngày HĐ Số HĐ Số lượng (lít) Thành tiền (VNĐ) Đơn giá
(VNĐ/lít)
1/10/2013 0396525 45 1.103.180 24.270
1/10/2013 0423834 32 768.180 24.270
1/10/2013 0415027 39 948.730 24.270
1/10/2013 0412884 38 926.670 24.270
1/10/2013 0413099 38 926.670 24.270
… … … … …

30/10/2013 0593454 18 427.270 23.880
Tổng 5.250 114.539.250 23.920
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính – kế toán
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN MUA VÀO
Tháng 10/2013
Hóa đơn mua dầu diezen
Ngày HĐ Số HĐ Số lượng (lít) Thành tiền (VNĐ) Đơn giá
1/10/2013 0450515 55 1.156.060 22.310
1/10/2013 0412820 66,54 1.419.725 22.310
1/10/2013 0413019 65 1.358.880 22.310
… … … … …
Tổng 10.559 214.157.638 22.310
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Nhìn vào bảng 2.1, ta có thể thấy kế toán hạch toán riêng chi phí xăng cho loại
phương tiện dưới 16 chỗ, và chi phí dầu cho loại phương tiện từ 16 chỗ trở
lên.
Đồng thời với việc kê khai vào bảng kê, kế toán cũng hạch toán trên phần
mềm kế toán với từng hóa đơn. Cụ thể trong phân hệ Mua hàng, nghiệp vụ
Mua hàng không qua kho:
Nợ TK 6211: Chi phí xăng
Nợ TK 6212: Chi phí dầu
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: Phải trả người bán
Ví dụ: Với hóa đơn 0450515, hóa đơn mua dầu diezen ngày 1/10/2013 với số
lượng 55 lít, số tiền là 1.156.060 VNĐ, ngoài việc kế toán kê khai vào Bảng
kê hóa đơn mua vào – Hóa đơn mua dầu diezen như bảng 2.1 trên, thì kế toán
cần hạch toán vào phần mềm
Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTGT2/001

Ngọc Khánh – Ba Đình – Hà Nội Liên 2: Khách hàng Kí hiệu: AA/13P
MST: 0100107564-001 Ngày: 1/10/2013 Số: 0450515
Xuất bán lẻ - giá niêm yết
Đơn vị: Cửa hàng xăng dầu số 001
Địa chỉ: 92 Trần Quang Khải, Hà Nội
Tên khách hàng: Công ty TNHH vận tải Long Biên
Địa chỉ: P110, E5, Bách Khoa, Tạ Quang Bửu, Hà Nội
MST: 0101074872
TT Tên hàng hóa, dịch
vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Diezel Lít 55 22,310 1,156,060
Thuế suất GTGT 10 %
Mức phí XD 1000 đ/lít
Cộng tiền hàng 1,156,060
Tiền thuế GTGT 115,606
Tiền phí xăng dầu 55,000
Tổng cộng tiền thanh toán 1,326,666
Số tiền viết bằng tay:Một triệu ba trăm hai mươi sáu nghìn sáu trăm sáu mươi sáu đồng
Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Cụ thể, kế toán vào phân hệ Mua hàng, nghiệp vụ Mua hàng không qua kho và
nhập các thông tin cần thiết theo hóa đơn.
Đối tượng: XANGDAU – cửa hàng xăng dầu số 57
Diễn giải: mua dầu diezen cho xe BKS 29B-557.58 theo HĐ GTGT số
0450515
Ngày chứng từ: 1/10/2013
Ngày hạch toán: 1/10/2013
Mã hàng: DAU_DIEZEN
TK Nợ: 6212

TK Có: 331
ĐT hạch toán: DAU
ĐVT: lít
Số lượng: 55
Đơn giá: 22.310
Thành tiền: 1.156.060
% thuế GTGT: 10%.
Cuối kì, kế toán kiểm tra số dư trên sổ chi tiết TK 6211, TK 6212 và so sánh
với số tiền trên bảng kê mua vào để kiểm tra tính chính xác của nghiệp vụ.
Như vậy, kế toán kiểm tra cuối tháng 10, Bên Nợ của TK 6211 là 114.539.250
VNĐ, Bên Nợ của TK 6212 là 214.157.638 VNĐ, phù hợp với tổng số tiền
trên bảng kê hóa đơn mua vào. Sau khi chắc chắn không có sai sót, kế toán kết
chuyển bên Nợ TK 6211 và TK 6212 sang TK 154 để tập hợp tính giá thành.
- Với chi phí bảo dưỡng thường xuyên:
Chi phí bảo dưỡng thường xuyên được tính toán dựa trên số kilomet hoạt động
của phương tiện vận tải trong quá trình hoạt động. Định mức mà công ty quy
định là chạy 1000 km thì tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên.
Các trường hợp sửa chữa đột xuất diễn ra trên đường đi, thì do lái xe tự thanh
toán. Sau đó, về công ty, kế toán căn cứ vào đơn xin thanh toán vật tư, hóa
đơn sửa chữa xe để tiến hành hạch toán chi phí.
Khi hạch toán, kế toán sẽ vào trực tiếp phân hệ Quỹ, nghiệp vụ Phiếu chi:
Nợ TK 6213: Chi phí bảo dưỡng thường xuyên
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111: Tiền mặt
Ví dụ: Với hóa đơn bảo dưỡng thường xuyên số 0004005, ngày 5/10/2013, kế
toán vào phân hệ Quỹ, chọn Phiếu chi và nhập các thông tin cần thiết:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTGT2/001
Liên 2: Khách hàng Ký hiệu: LP/13P
Ngày 5 tháng 10 năm 2013 Số: 0004005
Đơn vị bán hàng: TOTA Giải Phóng

Địa chỉ: 405 Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội
Mã số thuế: 0100235387
Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH vận tải Long Biên
Địa chỉ: P110, E5, Bách Khoa, Tạ Quang Bửu, Hà Nội
Mã số thuế: 0101074872
TT Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Bảo dưỡng toàn
bộ
Xe 1 983,500 983,500
Cộng tiền hàng: 983,500
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 98,350
Tổng cộng tiền thanh toán: 1,081,850
Số tiền bằng chữ: Một triệu không trăm tám mươi mốt nghìn tám trăm năm mươi đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đối tượng: TOTA_GIAIPHONG – gara sửa chữa TOTA ở Giải Phóng
Lý do chi: chi sửa chữa thường xuyên cho xe biển kiểm soát 29B-395.49 theo
HĐ GTGT 0004005
Kèm theo: 01 HĐ GTGT 0004005
Ngày chứng từ: 5/10/2013
Ngày hạch toán: 5/10/2013
TK Nợ: 6213
TK Có: 111
Số tiền: 983.500
Đối tượng tập hợp chi phí: DAU
Đồng thời với việc hạch toán vào phần mềm kế toán, kế toán cũng liệt kê các
khoản sửa chữa thường xuyên đó vào bảng kê đầu vào để theo dõi.
Ví dụ: Bảng số 2.2: Bảng kê hóa đơn bảo dưỡng thường xuyên

Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính – kế toán
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BẢO DƯỠNG THƯỜNG XUYÊN
Tháng 10/2013
Chi phí bảo dưỡng thường xuyên
Ngày HĐ Số HĐ Số tiền (VNĐ)
5/10/2013 0004005 983.500
14/10/2013 0003979 983.500
… … …
Tổng 55.785.500
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Cuối kì, kế toán kiểm tra bên Nợ TK 6213 và số tiền trên bảng kê. Trong
tháng 10, bên Nợ TK 6213 là 55.785.500 VNĐ, đúng với số tiền trên bảng kê.
Sau đó, kế toán kết chuyển số dư TK 6213 sang TK 154 để tính giá thành dịch
vụ.
2.1.1.4. Quy trình ghi sổ tổng hợp
Sau khi hạch toán chi tiết từng khoản mục chi phí nhiên liệu như trên, kế toán
vào phân hệ Báo cáo, chọn Sổ kế toán, chọn Sổ chi tiết các tài khoản, sau đó
kế toán đánh tên TK 621, chọn thời gian từ 1/10/2013 đến 30/10/2013, sổ chi
tiết TK 621 sẽ xuất hiện và sổ cái TK 621 sẽ được phần mềm kế toán tự động
chuyển sang.
Bảng số 2.3: Sổ chi tiết TK 621
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính - kế toán
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Từ 1/10/2013 đến 31/10/2012
Tài khoản: 621 – Chi phí nhiên liệu trực tiếp
Ngà
y
ghi

sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối
ứng
Số phát sinh
Số hiệu
Ngày
tháng
Nợ Có
1/10 0396525 1/10
Mua xăng cho
29B-257.34
331 1.103.182
1/10
0423834
1/10
Mua xăng cho
29A-574.98
331
768.182
1/10
0415027
1/10
Mua xăng cho
29A-453.45
331
948.736
… … …. … … …

31/1
0
PKT215
Kết chuyển CP
nhiên liệu trực
tiếp
154 384.482.388
Cộng phát sinh 384.482.388 384.482.388

Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp TK 621
Công ty TNHH vận tải Long Biên
Phòng tài chính – kế toán
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI (GHI NỢ TK 621)
Từ 1/10/2013 đến 31/10/2013
Chứng từ Diễn
giải
Ghi Nợ TK
621
Ghi Có các TK
Ngà
y
Số CT 331 111 …
1/1
0
0396525
Mua

xăng
cho
29B-
257.34
1.103.182 1.103.182
1/1
0
0423834
Mua
xăng
cho
29A-
574.98
768.182 768.182
… … … … … …
Tổng
cộng
384.482.388 328.696.888 55.785.500
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Bảng số 2.5: Sổ cái TK 621
Công ty TNHH vận tải Long Biên
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 10 năm 2013
Tài khoản: 621 – chi phí nhiên liệu trực tiếp
Số CT Ngày
hạch
toán

Loại CT Diễn giải Tài
khoản
TK đối
ứng
Nợ Có
A B C D E F 1 2
039652
5
1/10
Mua hàng chưa
thanh toán
Mua xăng cho 29B-257.34 621
331
1.103.182
042383
4
1/10
Mua hàng chưa
thanh toán
Mua xăng cho 29A-574.98
621 331 768.182
041502
7
1/10
Mua hàng chưa
thanh toán
Mua xăng cho 29A-453.45
621 331 948.736
… … … … …
PKT21

5
31/10 Kết chuyển 621 154 384.482.388
Cộng 384.482.388 384.482.388
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.1.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
2.1.2.1. Nội dung
Trong công ty TNHH vận tải Long Biên, khoản chi phí nhân công là một khoản
chi phí rất quan trọng, vì do đặc thù ngành nghề nên số lượng nhân viên công ty, đặc biệt
là nhân viên trực tiếp thực hiện dịch vụ rất lớn.
Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản thù lao phải trả cho nhân viên trực tiếp
thực hiện dịch vụ, bao gồm các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp có tính
chất lương (phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương
như BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ) cho lái xe, phụ xe. Việc tính đúng và tính đủ chi phí
nhân công trực tiếp và không ngừng nâng cao điều kiện làm việc của người lao động là
một điều kiện tiên quyết để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đảm bảo giá cả vận
tải, làm người lao động gắn bó hơn với công ty và cố gắng vì lợi ích chung của toàn công
ty.
Chi phí nhân công trực tiếp ở công ty TNHH vận tải Long Biên bao gồm:
- Lương lái xe, phụ xe: được tính theo mức lương thỏa thuận trong hợp
đồng lao động
- Phụ cấp: Phụ cấp cho lái xe, phụ xe thường được tính theo doanh thu.
Định mức ở công ty quy định phụ cấp thường là 10% * Doanh thu
- Tiền ăn trưa, làm đêm, làm thêm giờ
- Các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ
2.1.2.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, công ty TNHH vận tải Long Biên sử dụng TK
622 – chi phí nhân công trực tiếp
Bên Nợ: Các chi phí tiền lương, tiền phụ cấp của lái xe, phụ xe
Các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ

Bên Có: Cuối kì, kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang TK 154 để tính giá thành
Cuối kì, TK 622 không có số dư
TK 622 có 3 TK chi tiết:
TK 6221: Lương lái xe, phụ xe