báo cáo thực tập công ty tnhh tm - dv kiến hưng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 1

CHƢƠNG 1:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY TNHH TM – DV KIẾN HƢNG.
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
Công ty TNHH TM-DV Kiến Hưng được thành lập theo giấy phép kinh
doanh số 4101050029 được cấp bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí
Minh ngày 12/05/2006 và chính thức đi vào hoạt động ngày 01/06/2006. Đăng kí
và thay đổi lần thứ 4 ngày 03/07/2010.
Tên công ty: Công Ty TNHH TM & DV Kiến Hưng.
Tên giao dịch quốc tế: Kien Hung Forwarding,Trading & Service Co.,Ltd
Người đại diện hợp pháp của công ty:
+ Giám đốc: Nguyễn Thúc Dũng
+ Trụ sở: 143/6 Lê Thị Riêng- P.Bến Thành-Q.1-Tp. Hồ Chí Minh
+ ĐT: 08-9254332 Fax: 08-2911803
+ Mã số thuế: 0304982083
Công ty hoạt động với con dấu riêng, hạch toán kế toán độc lập và tự chủ về
tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình. Là một doanh
nghiệp mới thành lập còn non trẻ mới đi vào hoạt động, ban lãnh đạo và tập thể
nhân viên công ty TNHH Kiến Hưng đã và đang nổ lực hết mình để từng bước
nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao vị thế của mình trên thương
trường, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô ngày càng lớn mạnh.
1.2. Phạm vi hoạt động kinh doanh:
 Giao nhận hàng hóa xuất-nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng
không.
 Đại lý vận tải hàng hóa.
 Dịch vụ khai thuê hải quan.
 Mua bán văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, máy vi tính, linh kiện máy
vi tính, đồ chơi trẻ em ( trừ đồ chơi có hại nhân cách, ảnh hưởng an ninh

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 2

trật tự, an toàn xã hội), hàng thủ công mỹ nghệ, gốm sứ, trang trí nội
thất, giấy, hạt nhựa.
 Môi giới thương mại.
 Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô.
Cụ thể, công ty thực hiện các dịch vụ sau:
Thay mặt người gửi hàng (Người Xuất khẩu) :
Theo các chỉ thị gởi hàng của người xuất khẩu, công ty Kiến Hưng phải:
 Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người vận tải thích hợp.
 Lưu khoang với hãng tàu đã chọn lựa.
 Nhận hàng .
 Đóng gói hàng hóa ( trừ phi việc này do người gửi hàng thực hiện trước
khi giao hàng cho người giao nhận ) có tính đến tuyến đường, phương thức
vận tải, bản chất hàng hóa và các luật lệ áp dụng nếu có nước xuất khẩu, các
nước chuyển tải và nước đến.
 Sắp xếp việc lưu kho hàng hóa ( nếu cần ).
 Vận chuyển hàng vào cảng, sắp xếp việc khai hải quan, lo các thủ tục
chứng từ, liên hệ và giao hàng cho người vận tải.
 Thanh toán chi phí và các phí tổn khác, bao gồm cước phí.
Thay mặt người nhận hàng (Người nhập khẩu):
Theo các chỉ thị giao hàng của người nhập, công ty Kiến Hưng cần phải:
Thay mặt người nhận hàng giám sát việc chuyển dịch hàng, khi người nhận hàng
lo việc vận tải hàng (như nhập theo FOB).
 Nhận và kiểm soát mọi chứng từ thích hợp liên quan đến việc chuyển
dịch hàng.
 Nhận hàng từ người vận tải, trả cước phí vận tải cho người chuyên chở
nếu cần.

 Sắp xếp việc khai thuê hải quan và đóng thuế, lệ phí và các chi phí khác
cho hải quan và các cơ quan công quyền khác.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 3

 Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận.
 Giúp đỡ người nhận hàng – nếu cần – tiến hành việc khiếu nại đối với
hãng tàu về việc mất hàng hay bất cứ hư hại nào đối với hàng.
 Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu cần.
1.3. Cơ cấu tổ chức công ty:
1.3.1. Sơ đồ tổ chức:
Qua hoạt động thực tiễn, công ty đã lựa chọn bộ máy tổ chức phù hợp, thể
hiện sự phân biệt rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm về mối quan hệ gắn bó
ràng buộc giữa cấp lãnh đạo và các phòng ban chức năng. Được thực hiện theo
sơ đồ sau:

1.3.2. Chức năng – nhiệm vụ các phòng ban:
Giám đốc: Là người điều hành và quản lý công việc chung của công ty
 Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động thương mại, dịch vụ
và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, quản lý điều hành tập
thể nhân viên
 Xác định chiến lược kinh doanh của công ty
 Giao dịch và đàm phán trực tiếp với khách hàng
Phó giám đốc: Là người được thay mặt Giám đốc giải quyết những công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình.

Giám Đốc
Phòng Kế toán.

Phòng Sale &
Marketing
Phòng Chứng từ
và Giao nhận
P.Giám Đốc
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 4

 Tham mưu cho Giám đốc trong các chiến lược kinh doanh.
 Thay mặt cho Giám đốc giải quyết mọi giao dịch phát sinh khi
Giám đốc đi vắng.
Phòng Kế toán: Quản lý tổ chức thực hiện các công tác liên quan đến tài
chính
 Theo dõi và phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch
theo kinh tế tài chính, dự toán chi phí trong quá trình hoạt động .
 Thực hiện và chấp hành các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý
kinh tế tài chính, thúc đẩy việc củng cố chế độ hạch toán kinh tế.
 Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty.
 Lập bản tổng kết tài sản và báo cáo tài chính định kỳ tháng cho
Ban Tổng giám đốc.
 Thực hiện kê khai và nộp các khoản thuế nhà nước, quản lý thu chi
trong công ty và thanh toán lương cho nhân viên theo định kì.
Phòng Sale & Marketing: Là phòng ban đóng góp vô cùng quan trọng
trong họat động của công ty với nhiệm vụ:
 Tổ chức công tác tìm kiếm thị trường và giao dịch với khách hàng
cũng như các nhà cung cấp.
 Tìm hiểu thị trường về giá cả, công ty cạnh tranh, từ đó đưa ra
những dự báo có lợi cho công ty.
 Theo dõi và quản lí các đơn đặt hàng

 Giới thiệu và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Phòng Chứng từ và Giao nhận: Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ và
việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ giao chứng từ và hàng hóa
cho khách hàng. Cụ thể như:
 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng.
 Lấy lệnh giao hàng.
 Làm thủ tục Hải quan.
 Tổ chức giao và nhận hàng cho khách hàng.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 5

1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2009 – 2011:
1.4.1. Cơ cấu dịch vụ:
Bảng 1: Cơ cấu dịch vụ qua các năm ( từ tháng 1/2009-12/2011 ).
Đơn vị tính: VNĐ.
Loại
hình
dịch
vụ
Năm 2009
Năm 2010
Năm 2011
Doanh thu
(VNĐ)
Tỷ
trọng
(%)
Doanh thu
(VNĐ)

Tỷ
trọng
(%)
Doanh thu
(VNĐ)
Tỷ
trọng
(%)
Giao
nhận
hàng
Air
713.230.100
24,78
730.453.200
24,45
785.260.958
24,72
Giao
nhận
hàng
nguyên
cont
(FCL)
721.519.170
25,07
850.930.390
28,48
935.515.179
29,45

Giao
nhận
hàng lẻ
(LCL)
814.450.730
28,30
895.415.960
29,97
956.798.546
30,12
Dịch
vụ
khác
628.800.000

21,85

511.200.450
17,10
499.047.317
15,71
Tổng
cộng.
2.878.000.000
100
2.988.000.000
100
3.176.622.000
100
Nguồn: Phòng kế toán.

Biểu đồ 1: Cơ cấu dịch vụ qua các năm.


24,78%
25,07%
28,30%
21,85%
Năm 2009
Giao nhận hàng Air
Giao nhận hàng FCL
Giao nhận hàng LCL
Dịch vụ khác
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 6



Qua biểu đồ ta có thể thấy rằng tỉ trọng cơ cấu các dịch vụ của công ty có sự
thay đổi theo từng năm, cụ thể như sau:
 Dịch vụ giao nhận hàng FCL trong năm 2009 chiếm tỷ trọng là 25,07 %.
Năm 2010, tỷ trọng của dịch vụ này tăng lên 28,48% (tăng 3,41%), sở dĩ
có được con số này là do trong năm doanh nghiệp đã có được những
khách hàng lớn thường xuyên nhập khẩu hàng hóa với khối lượng lớn
Tổng kết năm 2011, dịch vụ giao nhận hàng nguyên container tăng lên
0,97% (tương ứng 29,45%).
 Các dịch vụ còn lại cũng có sự thay đổi qua các năm, trong đó dịch vụ
giao nhận hàng LCL có sự gia tăng đáng kể.
- Cụ thể là dịch vụ giao nhận LCL chiếm 28,30%(năm 2009) tăng
lên 29,97% (năm 2010) và đạt 30,12% (năm 2011). Điều này cho

thấy rằng mặc dù các khách hàng của công ty chủ yếu là những
khách hàng nhỏ nhưng lượng hàng nhập khá thường xuyên nên
làm cho tỷ trọng của dich vụ này tăng lên qua các năm.
- Đối với dịch vụ giao nhận hàng Air chiếm 24,78% (năm 2009)
giảm xuống 24,45% (năm 2010) và tăng nhẹ lên 24,72% (năm
2011).
24,45
28,48%
29,97%
17,10%
Năm 2010
Giao nhận hàng Air
Giao nhận hàng FCL
Giao nhận hàng LCL
Dịch vụ khác
23,98%
29,45%
30,12%
15,71%
Năm 2011
Giao nhận hàng Air
Giao nhận hàng FCL
Giao nhận hàng LCL
Dịch vụ khác
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 7

- Doanh thu các dịch vụ khác qua các năm thì giảm liên tục vì trong
thời gian này khách hàng chủ yếu tập trung và dịch vụ giao nhận.

Tỷ trọng qua các năm lần lượt là: 21,85% (năm 2009); 17,10%
(năm 2010); 15,71% (năm 2011).
Tổng kết lại, qua phân tích trên ta thấy rằng, sự chênh lệch tỷ trọng giữa các
dịch vụ là không lớn và sự thay đổi diễn ra khá đồng bộ làm cho doanh thu tăng
liên tục qua các năm.
1.4.2. Cơ cấu thị trường:
Bảng 2: Cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu công ty làm dịch vụ.
Đơn vị tính: USD
Thị
trường
Năm 2009
Năm 2010
Năm 2011
Doanh
thu
Tỷ trọng
(%)
Doanh
thu
Tỷ trọng
(%)
Doanh
thu
Tỷ trọng
(%)
Nhật Bản
135.270
18,95
141.870
20,27

157.480
20,42
Trung
Quốc
397.480
55,69
329.450
47,06
356.940
46,28
Singapore
113.290
15,87
155.370
22,19
178.960
23,21
Thị
trường
khác
67.690
9,49
73.350
10,48
77.830
10,09
Tổng
cộng
713.730
100

700.040
100
771.210
100
Nguồn: Phòng kế toán.
Biểu đồ 2: Cơ cấu thị trường nhập khẩu các năm.


18,95%
55,69%
15,89%
9,49%
Năm 2009
Nhật Bản
Trung Quốc
Singapore
Thị trường khác
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 8






Qua ba bảng số liệu và 3 biểu đồ thể hiện cơ cấu thị trường mà công ty
TNHH Kiến Hưng thực hiện, ta thấy rằng:
Tổng doanh thu từ các thị trường năm 2009 đạt 713.730 USD. Trong đó
doanh thu từ thị trường Trung Quốc lớn nhất là 397.480 USD ( chiếm 55,69%),

tiếp đến là thị trường Nhật Bản đạt 135.270 USD (chiếm 18,95%), thị trường
Sigapore đạt 113.290 USD (chiếm 15,87%) còn lại là thị trường khác đạt 67.690
USD (chiếm 9,49%). Năm 2010, doanh thu từ các thị trường đều có sự thay đổi.
Thị trường Nhật Bản đạt 141.870 USD (tăng 1,32% so với 2009); thị trường
Trung Quốc giảm xuống còn 329.450 USD; thị trường Singapore đạt 155.370
USD (tăng 6,32%); thị trưởng khác đạt 73.350 USD. Những sự thay đổi đó làm
cho tổng doanh thu 2010 giảm 13.690 USD.
Năm 2011, doanh thu từ các thi trường có sự gia tăng đồng bộ, trong đó đạt
mức cao nhất vẫn là thị trường Trung Quốc với 356.940 USD, tiếp đến là thị
20,27%
47,06%
22,19%
10,48%
Năm 2010
Nhật Bản
Trung Quốc
Singapore
Thị trường khác
20,42%
46,28%
23,21%
10,09%
Năm 2011
Nhật Bản
Trung Quốc
Singapore
Thị trường khác
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 9

trường Singapore đạt 178.960 USD, thị trường Nhật Bản đạt 157.840 USD, thị
trường khác đạt 77.830 USD.
Nhìn vào bảng số liệu ta thấy thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là Châu
Á, trong đó thị trường mà Việt Nam nhập khẩu thường xuyên và chủ yếu là thị
trường Trung Quốc chiếm tỷ trọng (55,69% năm 2009, 47,06% năm 2010, 46,28
% năm 2011). Thị trường ở các nước khác cũng ngày càng tăng do chính sách
mở cửa hội nhập thông thương với nhiều quốc gia, đẩy mạnh hợp tác quốc tế,
ngoài ra kết quả của chính sách mở cửa đã mang lại nhiều ưu đãi về thuế suất,
thủ tục thông quan hàng hóa giữa các nước…làm cho thị trường hàng hóa xuất
nhập khẩu diễn ra sôi nổi hơn.
1.4.3. Kết quả hoạt động kinh doanh:
Bảng 3: Doanh thu, lợi nhuận hoạt động kinh doanh từ năm 2009-2011:
Đơn vị tính: Triệu VNĐ
Chỉ tiêu thực hiện
Năm 2009
Năm 2010
Năm 2011
Tổng Doanh thu:
- Từ Dịch vụ
- Từ Kinh doanh nội địa
3.333,8
2.878
455,8
3.516,6
2.988
528,6

3.790,52
3.176,62

613,9

Tổng Chi phí
1.635,8
1.700
1.758,92
Lợi nhuận trước thuế
1.698
1.816,6
2.031,6
Lợi nhuận sau thuế
424,5
454,15
507,9
Nguồn: Phòng kế toán.


Biểu đồ 3: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 - 2011:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 10


Qua báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh ba năm từ 2009-2011 ta thấy công
ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể:
- Năm 2010, doanh thu tăng 182,8 triệu so với năm 2009, tuy nhiên, so với
năm trước thì mức tăng giảm chỉ còn 5,48%. Nguyên nhân là do:
 Thời gian này công ty bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng kinh tế và
những rủi ro về mặt thị trường đó là thương mại thế giới tăng trở lại
nhưng không tăng đột biến vì vậy nhu cầu sản phẩm tăng không nhiều.

Do đó làm cho hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam cũng như các
nước khác bị tác động trực tiếp. Vì vậy mà các công ty giao nhận sẽ có
ít dịch vụ hơn trước.
 Bên cạnh đó là sự cạnh tranh của các đối thủ trực tiếp ngày càng gia
tăng-đó là các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, và các hãng
tàu lớn có bộ phận tổ chức giao nhận hàng để thu hút khách hàng.
- So với năm 2010, doanh thu năm 2011 tăng 273,92 triệu đồng tương ứng
7,79% làm cho lợi nhuận sau thuế tăng 53,75 triệu đồng tương ứng 11,847%.
Nguyên nhân của sự gia tăng này là do:
 Nguyên nhân khách quan: Kể từ khi Việt Nam chính thức trở thành
thành viên của WTO (11/01/2007) thì hoạt động kinh doanh xuất nhập
0
500
1,000
1,500
2,000
2,500
3,000
3,500
4,000
Năm 2009
Năm 2010
Năm 2011
Doanh thu
Chi phí
Lợi nhuận trước thuế
Lợi nhuận sau thuế
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 11

khẩu ngày một sôi nổi và đa dạng hơn tạo ra cơ hội kinh doanh dịch vụ
cho các công ty giao nhận nói chung và công ty Kiến Hưng nói riêng.
 Nguyên nhân chủ quan: Qua hơn 4 năm hoạt động trong lĩnh vực dịch
vụ, công ty đã tạo được niềm tin ở khách hàng cùng với đó là sự đóng
góp về kinh nghiệm và khả năng điều hành của lãnh đạo công ty. Tất cả
đã làm cho uy tín của công ty được nâng cao từ đó có thêm nhiều khách
hàng tiềm năng với nhiều hợp đồng dịch vụ giá trị cao.
Tất cả những nguyên nhân trên làm cho tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu của năm
2010 tăng cao so với năm 2009 cụ thể là từ 12,73% tăng lên12,91% và đến năm
2011 thì tỉ suất đó tăng lên 13,4%.
Đánh giá chung:
Sau khi đã phân tích số liệu và quan sát biều đồ thể hiện tình hình hoạt động
kinh doanh của công ty qua 3 năm ta thấy rằng: Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn
nhưng thông qua những con số về doanh thu và lợi nhuận thì nhìn chung công ty
hoạt động khá hiệu quả. Tin rằng trong tương lai, với những gì đã đạt được lãnh
đạo công ty cùng với các phòng ban sẽ kiểm soát và phát triển tốt hơn nữa để
mang lại hiệu quả tốt nhất cho công ty.











Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 12

CHƢƠNG 2:
QUY TRÌNH THÔNG QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU
TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV KIẾN HƯNG.
2.1. Kí kết Hợp đồng dịch vụ:
Sau khi đã tìm được khách hàng có nhu cầu sự dụng các dịch vụ của công ty,
nhân viên Sale sẽ tiến hành liên hệ với khách hàng, gửi bảng chào giá dịch vụ
với các chi phía có liên quan cho khách hàng thông qua email hoặc fax. Tiếp
đến, nhân viên Sale sẽ giải thích những thắc mắc của khách hàng về các vấn đề
có liên quan như: nghiệp vụ thực hiện xuất-nhập hàng của công ty, giá cước, phí
dịch vụ….Và cũng tùy theo mỗi khách hàng thì nhân viên Sale sẽ trao đổi, đàm
phán về giá cả của từng dịch vụ tùy vào lượng hàng, loại hàng, mối quan hệ làm
ăn…
Hoàn thành việc đàm phán, thương lượng về giá cả, trách nhiệm của các
bên, thời gian thực hiện, thời hạn và phương thức thanh toán…Hai bên sẽ ràng
buộc nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên bằng việc tiến hành kí kết Hợp đồng
dịch vụ. Hợp đồng được soạn thảo dựa trên những điều khoản cơ bản theo quy
định của Luật Thương mại Việt Nam.
Trong phạm vi bài báo cáo này em xin phép được trình bày thực tế quy trình
thông quan cho lô hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển của: Công ty Cổ
phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam - Địa chỉ: 185A Xa lộ Hà Nội, P.Phước
Long A, Q.9, ủy thác cho Công ty Kiến Hưng tổ chức thực hiện thông quan nhập
khẩu hàng theo phương thức FCL ở cảng Cát Lái mặt hàng “Hộp nối cáp, đấu
cáp ngoài trời,… gồm 1 container 20’ thuộc vận đơn số 558234822 ngày
01/04/2012 thuộc hợp đồng số 001/HYRS/EMN/12 ngày 10/03/2012. Có tổng
giá trị là 18,920.96 USD được thanh toán theo phương thức T/T (trả trước và sau
khi bốc hàng lên tàu).
2.2. Quy trình thông quan cho hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty

TNHH TM-DV Kiến Hưng:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 13

Sơ đồ quy trình thông quan tại Công ty TNHH TM-DV Kiến Hưng:







2.2.1. Chi tiết các nghiệp vụ để thông quan cho lô hàng nhập khẩu:
2.2.1.1. Nhận và kiểm tra Bộ chứng từ từ khách hàng:
Sau khi kí kết hợp đồng dịch vụ với công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện
Miền Nam, nhân viên giao nhận công ty Kiến Hưng sẽ liên hệ với khách hàng để
nhận bộ chứng từ. Để công việc giao nhận diễn ra nhanh chóng và thuận lợi thì
ngay khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng thì bộ phận chứng từ phải tiến
hành kiểm tra tính đồng bộ, đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ đó nhằm giải quyết các
thủ tục thông quan cho lô hàng sau này. Việc kiểm tra bộ chứng từ bao gồm:
 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương:
Kiểm tra số, ngày của hợp đồng:
No.: 001/HYRS/EMN/12. Date: 10/03/2012
Tên và địa chỉ của 2 bên Mua – Bán.
+ Bên mua: Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam
185A Xa lộ Hà Nội, Phường Phước Long A, Quận 9, Tp. Hồ Chí Minh.
+ Bên bán: Yueqing Huayi Cable Accessories Co., Ltd
Huayi Industry Zone, Centre Industry Zone, Yueqing(325600),
Zhejiangg China.

Thông tin liên quan đến hàng hóa:
Hộp nối cáp,…(như phụ lục chứng từ kèm theo).

Nhận và
kiểm tra
BCT từ
khách
hàng
Khai
báo Hải
quan
điện tử
Lấy
lệnh
giao
hàng-
D/O
Làm
thủ tục
Hải
quan tại
cảng.
Giao
hàng,
quyết
toán và
trả BCT
cho KH
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 14

Điều kiện giao hàng: CIF HoChiMinh City
Địa điểm và thời gian giao hàng:
 Cảng Cát Lái , Hồ Chí Minh.
 15 ngày sau khi ký hợp đồng .
Phương thức thanh toán: Theo phương thức T/T.
Chữ kí và con dấu hợp lệ trên hợp đồng.
 Kiểm tra hóa đơn thương mại:
Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có thể hiện).
Số và ngày của hóa đơn:
No.: 001/HYRS/EMN/12. Date: 27/03/2012.
Tên và địa chỉ của 2 bên Mua – Bán:
(Đúng như thể hiện trên hợp đồng)
Thông tin liên quan đến hàng hóa.
Điều kiện giao hàng.
Địa điểm và thời gian giao hàng.
 Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list):
Số và ngày của hóa đơn, hợp đồng trên packing list (nếu có thể hiện)
Tên và địa chỉ 2 bên Mua – Bán.
Mô tả chi tiết hàng hóa:
-Tên hàng: Hộp nối cáp,…
- Số lượng: 296 thùng carton
- Trọng lượng cả bì: 3521,8 kg.
- Quy cách đóng gói, loại bao bì.
 Kiểm tra Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Số và ngày của B/L: No.:558234822. Date: 01/04/2012.
Thông tin trên ô shipper, consignee, notify party. Đặc biệt phải thể
hiện rõ trên ô Consignee tên và địa chỉ chính xác của công ty Cổ phần
TM SX Thiết bị Điện Miền Nam.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 15

Tên tàu : ALBERT MAERSK V.601S.
Cảng bốc hàng : NINGBO, CHINA.
Cảng dỡ hàng : CÁT LÁI, TP Hồ CHÍ MINH.
Tến hàng : STRAIGHT THROUGHT JOINT.
Số lượng, trọng lượng: 1x20’/296.00 CARTONS/3,521.80 KGS
Số cont, số seal :
 Container No.: KNLU3383835.
 Seal No.: ML-CN3259692.
Vì điều kiện mua bán là CIF nên trên vận đơn phải có ghi chú “freight
prepaid” (cước phí trả trước).
 Thông báo hàng đến.
Chú ý:
- Khi kiểm tra bộ chứng từ thì yêu cầu cao nhất là phải xem xét tính đồng
bộ giữa các chứng từ với nhau, kiểm tra một cách chính xác và đầy đủ để
tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Nếu xảy ra sai sót phải nhanh chóng
báo cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh.
- Lúc này bộ phận chứng từ trực tiếp xử lý chứng từ, sẽ yêu cầu khách hàng
cung cấp tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, gửi tên hàng hoá bằng tiếng
Việt. Nếu khách hàng cung cấp mã HS, thì phải kiểm tra việc áp mã của
khách hàng đã chính xác chưa và tư vấn mã HS phù hợp với hàng hóa của
khách hàng để thuận lợi cho việc nhận hàng. Sau đó xác định mức thuế
suất. Đối với mặt hàng “Hộp nối cáp, đầu cáp ngoài trời” có mã HS:
85359090; “Ống cách điện” có mã HS: 85479010 thuế suất NK: 0%, thuế
suất VAT: 10%.
- Nếu khách hàng không cung cấp mã HS thì bộ phận chứng từ sẽ liên lạc

với khách hàng để tìm hiểu chi tiết hàng và tìm mã HS phù hợp với hàng.
Vì theo quy định mới chủ hàng phải tự kê khai nộp thuế thay cho việc
thông báo thuế như trước đây. Hải quan chỉ có nhiệm vụ kiểm tra việc áp
mã thuế, thuế suất và điều chỉnh nếu cần thiết.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 16

2.2.1.2. Khai báo hải quan điện tử :
Kể từ ngày 01/01/2011 tất cả các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu ở
ba loại hình: kinh doanh, sản xuất xuất khẩu và gia công trên địa bàn TPHCM
đều phải thực hiện việc thông quan bằng hình thức hải quan điện tử (HQĐT).
Đối với lô hàng này cũng vậy, công ty Kiến Hưng sẽ lên tờ khai hải quan
điện tử trên phần mềm Ecusk2 của công ty Thái Sơn theo mẫu HQ/2009-
TKĐTNK. Sau khi tiến hành khai báo xong sẽ in ra làm 2 bản: một bản lưu Hải
quan và một bản lưu người khai hải quan.
Công việc lên tờ khai sẽ được tiến hành cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống (khởi động chương trình Ecusk2).
Bước 2: Chọn vào mục “Hệ thống” trên thanh công cụ để chọn Doanh nghiệp
mà mình muốn khai báo. (Ở đây là tên, địa chỉ và mã số thuế Công ty
Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam).
Bước 3: Vào mục “Khai báo thông quan điện tử” và chọn mục “Đăng kí mới tờ
khai nhập khẩu” để bắt đầu khai báo.
Bước 4: Sau khi trên màn hình xuất hiện “Tờ khai nhập khẩu-thông quan điện
tử” thì tiến hành nhập đầy đủ vào các mục
Lưu ý: Chỉ nhập thông tin vào các trường có màu trắng, những trường có
màu xám không trực tiếp nhập vào, những tiêu thức này sẽ được nhập từ
những tiêu thức khác hoặc cơ quan hải quan sẽ trả về.
Mục “Thông tin tờ khai”:
Điền vào mã Hải quan và Tên Hải quan:

 C02I02 / Chi cục HQCK KVI/Cát Lái
 Tiêu thức 1: Người nhập khẩu.
Vì ở bước 2 đã chọn Doanh nghiệp khai báo nên ở tiêu thức này
chương trình sẽ tích hợp sẵn trên tờ khai:
- Tên công ty: Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 17

- Địa chỉ : 185A Xa lộ Hà Nội, Phường Phước Long A, Quận 9, Tp. Hồ Chí
Minh.
- Mã số thuế: 0302159942.
 Tiêu thức 2: Người xuất khẩu.
Dựa vào hợp đồng để điền đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của
doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là lô hàng nhập khẩu nên MST của doanh
nghiệp xuất khẩu có thể để trống.
- Tên công ty: Yueqing Huayi Cable Accessories Co., Ltd.
- Địa chỉ: Huayi Industry Zone, Centre Industry Zone, Yueqing(325600),
Zhejiang China.
 Tiêu thức 3: Người ủy thác:
Không điền vào vì Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam trực
tiếp nhập hàng từ YUEQING HUAYI CABLE ACCESSORIES CO., LTD.
Trong trường hợp nếu tồn tại người ủy thác và hợp đồng ủy thác thì phải
kê khai chi tiết và đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế…
 Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục hải quan:
Ghi tên đầy đủ, số điện thoại, số fax, mã số thuế của đại lý làm thủ tục
hải quan (nếu có).
Trường hợp này không điền vào vì Công ty TNHH Kiến Hưng làm dịch
vụ và mở tờ khai cho Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam dưới
danh nghĩa của Công ty Thiết bị Điện Miền Nam.

 Tiêu thức 5: Loại hình:
Đánh dấu vào ô tương ứng với loại hình nhập khẩu. Với lô hàng này,
đánh dấu vào ô “KD” (Nhập kinh doanh)
 Tiêu thức 6: Giấy phép(nếu có) :
Ghi số, ngày cấp, ngày hết hạn của giấy phép nhập khẩu đối với mặt
hàng thuộc diện phải xin giấy phép của Bộ Công Thương.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 18

Tuy nhiên, mặt hàng “Hộp nối cáp,…” không thuộc danh mục có giấy
phép của Bộ Công Thương hay các Cơ quan chuyên ngành nên ô này được
để trống.
 Tiêu thức 7: Hợp đồng:
Dựa vào thông tin trên hợp đồng mà Công ty Thiết bị Điện Miền Nam
cung cấp để kê khai: số, ngày, ngày hết hạn của hợp đồng.
- Số: 001/HYRS/EMN/12
- Ngày: 10/03/2012
- Ngày hết hạn:
 Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại:
Dựa vào thông tin trên hóa đơn mà Công ty Thiết bị Điện Miền Nam cung
cấp để kê khai:
- Số: 001/HYRS/EMN/12
- Ngày: 27/03/2012
 Tiêu thức 9: Phương tiện vận tải:
Dựa vào thông tin trên chứng từ vận tải, thông báo hàng đến để kê khai
các thông tin.
Đối với hình thức khai hải quan điện tử, ở những trường có danh mục sổ
xuống thì chọn trong danh mục này thay vì gõ trực tiếp.
- Loại phương tiện: Đường biển.

 Tiêu thức 15: Đồng tiền thanh toán:
Dựa vào hợp đồng ngoại thương để ghi mã của loại tiền tệ dùng để thanh
toán(nguyên tệ). Sau đó chọn tên đầy đủ của đồng tiền thanh toán và cập nhật
Tỉ giá tính thuế (theo tỷ giá liên ngân hàng vào ngày đi làm thủ tục Hải
quan).
- Đồng tiền thanh toán: USD
- Tỷ giá tính thuế: 20828 VND
 Tiêu thức 16: Phương thức thanh toán: TT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 19

Chọn phương thức thanh toán như đã được nêu trong hợp đồng ngoại thương.
 Các thông tin còn lại:
- Chứng từ đi kèm: Hợp đồng, Invoice, Packinglist.
- Số kiện: 296
- Trọng lượng (kg): 3521,8 kg
- Cont 20: 1
Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin trong các trường màu trắng, quay lại:
 Tiêu thức 10: Vận tải đơn:
Chọn nút “” để nhập thông tin vận đơn,dựa vào các thông tin trên vận
đơn và thông báo hàng đến để kê khai:
Số vận đơn, ngày vận đơn, ngày đến, số hiệu phương tiện vận tải……
Khai báo xong thì chọn nút “ Ghi”
Khi Tiêu thức 10 hoàn tất, một số thông tin trong tiêu thức này sẽ được chuyển
sang các tiêu thức khác trong “Thông tin chung của tờ khai”:
 Tiêu thức 9: Tên và Ngày đến sẽ tự động được kê khai.
- Tên: ALBERT MAERSK V.601S
- Ngày đến: 16/04/2012
 Tiêu thức 11: Nước xuất khẩu: CN – China

 Tiêu thức 12: Cảng, địa điểm xếp hàng: NINGBO, CHINA.
 Tiêu thức 13: Cảng, địa điểm dỡ hàng: C048-Cảng Cát Lái(Hồ Chí Minh)
 Tiêu thức 14: Điều kiện giao hàng: CIF
Sau khi mục “Thông tin tờ khai” hoàn tất, chọn nút “Ghi”.
Mục “Danh sách hàng tờ khai”:
 Cách 1: Điền đầy đủ các thông tin về mặt hàng nhập khẩu (gồm: tên
hàng, mã HS, xuất xứ, lượng, đơn vị tính, đơn giá, thuế NK, thuế
GTGT…) tên hàng khai báo cần điền đầy đủ, rõ ràng thể hiện những đặc
trưng cơ bản nhất của hàng hóa, đảm bảo tên hàng đã khai báo có đủ điều
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 20

kiện để phân loại vào mã số thuế của ô mã HS. Khi nhập đầy đủ các
thông tin chọn nút “Ghi”.
 Cách 2: Trước đó, nhập một file Excel riêng gồm các thông tin cho lô
hàng như trong mục “Danh sách hàng tờ khai”.
- Nhấn phím “F6” trên bàn phím để chọn danh mục hàng chứa trong File
EXCEL đã nhập trước đó.
- Tiếp theo chọn file EXCEL bằng cách chọn nút “Chọn file EXCEL” để
chọn file EXCEL chứa hàng.

- Khi đã định nghĩa xong các tham số, chọn nút “Ghi”. Khi đó chương
trình sẽ đọc toàn bộ danh sách hàng trong file EXCEL để nhập vào danh
sách hàng tờ khai. Tiếp theo kiểm tra lại danh sách hàng trên tờ khai để
đảm bảo việc nhập danh sách hàng từ File EXCEL.
Chọn “Ghi” lúc đó chương trình sẽ tự động tính ra:
- Tổng TGKB: 18,920.96 USD.
- Tổng TGTT: 394,085,754 VNĐ.
- Tổng tiền thuế: 39,408,575 VNĐ.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 21

Kết thúc, chọn “Đóng” để đóng mục “Danh sách hàng tờ khai”.
Lưu ý: Nếu đơn giá của dòng hàng chưa bao gồm phí vận chuyển, phí bảo hiểm
mà chỉ biết tổng trị giá lệ phí của tờ khai, muốn phân bổ lệ phí: “phí vận chuyển,
phí bảo hiểm” vào dòng hàng thì nhập phí vận chuyển và phí bảo hiểm, sau đó
đánh dấu chọn “Tự động phân bổ”, khi đó chương trình sẽ phân bổ các lệ phí
trên vào trị giá tính thuế cho từng dòng hàng theo tỉ lệ của trị giá nguyên tệ của
từng dòng hàng trong tổng lệ phí( khi đó đơn giá nguyên tệ không thay đổi, trị
giá tính thuế VNĐ thay đổi và bằng: trị giá VNĐ + giá trị phân bổ VNĐ).
Mục “Chứng từ kèm theo”: gồm các form đã được tích hợp sẵn trong chương
trình.
a. Thông tin Vận tải đơn: ta đã nhập từ trước, vì vậy ở mục này chỉ mở ra để
kiểm tra lại các thông tin.
b. Thông tin của C/O: Đối với mặt hàng này không có C/O nên ta sẽ không
nhập vào mục này.
Lưu ý: Trường hợp hàng hóa có C/O, tiến hành tạo mới một C/O, sau đó
nhập đầy đủ thông tin vào form C/O. Cuối cùng, chọn nút “Ghi” để ghi lại
nội dung C/O vừa nhập và đóng lại để kết thúc việc nhập
c. Thông tin “Hợp đồng thương mại”:
- Chọn mục “Hợp đồng thương mại” rồi tiến hành tạo mới hợp đồng.
- Nhập đầy đủ thông tin vào các mục cần thiết: số hợp đồng, ngày hợp
đồng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, tổng trị giá…Sau đó,
nhấn nút “Lấy hàng từ tờ khai”.
- Kết thúc, chọn nút “Ghi” để ghi lại thông tin và đóng lại mục này để kết
thúc việc nhập.
d. Thông tin “Hóa đơn thương mại” cũng tiến hành như trên.
e. Thông tin “Tờ khai trị giá PP1”: Vì tờ khai mặt hàng “Hộp nối cáp,…”

này áp dụng Tờ khai PP1 nên chọn mục này. Tiến hành thêm mới và điền
các thông tin cần thiết:
- Ngày xuất khẩu: 01/04/2012 (Lấy theo ngày Vận đơn)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 22

- Tờ số: 1.
- Ngày khai báo: 20/04/2012
- Tên người khai: Nguyễn Văn Định. Chức vụ: Giám đốc.
Sau khi điền xong thông tin, nhấn nút “Ghi” rồi chuyển sang bước “Chọn
nhiều hàng” (vì lô hàng này được kê khai nhiều chủng loại). Chọn các dòng
hàng sau đó chọn nút “Ghi”. Quay về màn hình nhập tờ khai trị giá, chọn
“Thiết lập tự động”, chương trình sẽ tự động phân bổ. Kết thúc, chọn “Ghi”
và đóng lại.
Bước 5: Gửi tờ khai đến Hải quan:
Sau khi kết thúc việc nhập các thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan
của lô hàng, có thể nhấn nút “In tờ khai” trên mục “Thông tin chung” để in thử
tờ khai. Công việc này nhằm giúp cho người khai kiểm tra tính chính xác thông
tin mà Doanh nghiệp sẽ truyền đến Hải quan để thông quan cho lô hàng. Khi đã
kiểm tra toàn bộ thông tin, thì tiến hành chọn “Khai báo” để truyền dữ liệu đến
Hải quan. Trước khi truyền dữ liệu đi, chương trình sẽ hỏi lại người khai xác
nhận lại các thông tin trong hồ sơ điện tử sẽ truyền đi gồm có: Vận tải đơn, Hợp
đồng, Hóa đơn thương mại, Tờ khai trị giá PP1, và truyền đến Chi cục HQCK
Cảng Sài Gòn KV1/Cát Lái. Sau đó chương trình sẽ yêu cầu nhập thông tin
account của Công ty Thiết bị Điện Miền Nam để kết nối với Hải quan và tiến
hành gửi dữ liệu đi.
Khi khai báo thành công, hệ thống khai báo của Hải quan sẽ phản hồi lại “số
tiếp nhận”, sau đó lấy kết quả xử lí tờ khai từ hệ thống của Hải quan trả về gồm
có:

- Số tờ khai: 44844.
- Ngày, giờ đăng kí: 20/04/2012
- Kết quả phân luồng: luồng đỏ (kiểm tra thực tế).
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 23


Sau đó thực hiện các hướng dẫn của Hải quan để tiến hành thực hiện các
bước tiếp theo nhận hàng.
Hình ảnh khi hoàn tất khai báo:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 24

Bước 6: In tờ khai:
Kết thúc công việc gửi thông tin và nhận phản hồi từ Hải quan, tiến hành in
nội dung tờ khai.
2.2.1.3. Lấy lệnh giao hàng ( Delivery Order-D/O) và kiểm tra D/O:
Nhận được thông báo hàng đến và nắm được ngày tàu đến từ hãng tàu nhân
viên giao nhận sẽ liên hệ trực tiếp tới hãng tàu để biết số tiền phải nộp để lấy
lệnh. Sau đó, mang một giấy giới thiệu của công ty Cổ phần TM SX Thiết bị
Điện Miền Nam cùng B/L gốc đến hãng tàu MCC (địa chỉ: 28 Phùng Khắc
Khoan, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh) cụ thể là tại bộ phận “Nhập” để lấy lệnh giao
hàng.
Trước khi giao D/O cho nhân viên giao nhận, nhân viên hãng tàu sẽ dựa vào
tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty ra hóa đơn và nhân viên giao nhận sẽ mang
hóa đơn này qua Thu ngân để đóng tiền lấy lệnh, gồm có: Thu hộ phí chứng từ
(462.000 VNĐ), thu hộ phí làm hàng tại cảng (1.756.632 VNĐ). Sau khi đóng

tiền xong (Tổng số tiền: 2.218.632 VNĐ), hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao
nhận 03 lệnh giao hàng (Số lượng lệnh giao hàng tùy từng hãng tàu thì sẽ khác
nhau). Khi nhận D/O cần phải kiểm tra các thông tin:
 Số B/L: 558234822.
 Shipper: Yueqing Huayi Cable Accessories Co., Ltd.
Huayi Industry Zone, Centre Industry Zone, Yeuqing(325600),
Zhejiang China.
 Consignee: Southern Trading & Producing Electrical Equipment Co.
185A Ha Noi Highway, Phuoc Long A Ward, Dictrict 9 , Ho
Chi Minh City, Viet Nam.
 Tên tàu và số chuyến: ALBERT MAERSK V.601S
 Cảng bốc: NINGBO, CHINA.
 Cảng dỡ hàng: CAT LAI, HOCHIMINH.
 Ngày đến: 16/04/2012.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Trang 25

 Tên hàng: STRAIGHT THROUGH JOINT.
 Trọng lượng: 3.521,8 KG.
 Số cont/ số seal: KNLU3383835/ ML-CN3259692.
Xem xét các thông tin trên có khớp với B/L không, nếu có phát hiện sai sót
thì yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa cho phù hợp. Sau khi đã chỉnh sửa lại các thông
tin, hãng tàu sẽ đóng dấu “CORRECTION” vào chỗ đã sửa.
Vì đây là lô hàng container và phương thức giao nhận là FCL/FCL nên công
ty có thể chọn một trong hai phương án để mang hàng về kho: Một là làm thủ tục
mượn container của hãng tàu mang hàng về kho riêng rút hàng, hai là rút ruột tại
bãi container (CY- Container Yard) của cảng.
Lô hàng “Hộp nối cáp,…” này, công ty chọn phương án thứ nhất. Đồng

nghĩa với phương án này thì công ty cần phải làm “Đơn xin mang container về
kho riêng làm hàng nhập” theo mẫu của hãng tàu và đóng tiền cược cont theo
quy định của hãng tàu. Số tiền cược này sẽ được hãng tàu trả lại nếu container
trả về trong tình trang nguyên vẹn như lúc mượn. Trường hợp, mà phát hiện
container có hư hỏng so với ban đầu (tại các vị trí như: sàn, nóc, góc, vách,
cửa…) thì số tiền cược container sẽ bị trừ bớt hoặc hãng tàu sẽ thu thêm.
Tuy nhiên, đối với hãng tàu MCC việc cược container chỉ thực hiện đối với
một số mặt hàng như sắt, thép…và số tiền cược container thường từ 5-10 triệu
VNĐ, vì vậy lô hàng “Hộp nối cáp,…” này không cần làm “Giấy mượn
container” và cũng không đóng tiền cược cont.
Sau khi hoàn tất các thủ tục thì nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao
nhận 03 lệnh giao hàng đã đóng dấu “Giao thẳng” có giá trị đến ngày
21/04/2012, trả container rỗng tại bãi APM-SGS Biên Hòa (Việc đóng dấu
“Giao thẳng” được thực hiện tại văn phòng đại diện của hãng tàu MCC ở Cảng
Cát Lái).
Lưu ý:
 Đối với B/L Surrender thì khi đi lấy lệnh chỉ cần sử dụng bản B/L fax
hoặc dùng giấy Thông báo hàng đến cùng với giấy Giới thiệu của công ty