Slide bài giảng môn kiểm toán hoạt động (chuyên ngành) chương 5: Kiểm toán hoạt động cung ứng

AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 1
KIỂM TOÁN
HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
KIỂM TOÁN
HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
CHƯƠNG
V
CHƯƠNG
V
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 2
K T C U CH NG VẾ Ấ ƯƠ
I – ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
VỚI KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
II – ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG
ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ
III - ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 3
I – ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG
CUNG ỨNG VỚI KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

Cung ứng là

Một là, Mua nguyên liệu, vật liệu và các hàng

hóa;

Hai là, Mua các dịch vụ bảo dưỡng, thầu
khoán, tư vấn, phục vụ…;

Ba là, Mua thiết bị, công cụ và các dụng cụ
khác;

Ngoài ra, cung ứng còn bao gồm cả việc tiếp
nhận nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm dở dang
v.v. để gia công theo đặt hàng.
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 4
Mục tiêu của hoạt động cung ứng

Đáp ứng tốt nhất yêu cầu hàng hóa, dịch vụ
đầu vào cả về:

Chủng loại,

Số lượng,

Chất lượng,

Giá cả

Thời điểm phù hợp với mục tiêu của từng
chương trình cụ thể.
AVINAA

Dr To Nhat –
www.avinaa.com 5
Quá trình tác nghiệp
của hoạt động cung ứng
Ước tính nhu cầu và hình thành đơn đặt hàng
1
Xét duyệt nhu cầu
2
Tìm kiếm thị trường với các nhà cung ứng
3
Lựa chọn nhà cung ứng chính thức
4
Chuyển giao đơn đặt hàng
5
Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng
6
Tiếp nhận hàng
7
Thanh toán khoản phải trả
8
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 6
II - ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ
HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng
1
2
Đánh giá quản trị tác nghiệp
hoạt động cung ứng

Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực
quản trị nội bộ hoạt động cung ứng
3
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 7
Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng
1
Thứ nhất: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng
Thứ nhất: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng
Thứ ba: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng
Thứ ba: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng
Thứ tư: Địa vị pháp lí của người phụ trách
hoạt động cung ứng
Thứ tư: Địa vị pháp lí của người phụ trách
hoạt động cung ứng
Thứ năm: Vấn đề bất kiêm nhiệm
Thứ năm: Vấn đề bất kiêm nhiệm
Thứ hai: Quan hệ giữa bộ phận vật tư
với các bộ phận khác
Thứ hai: Quan hệ giữa bộ phận vật tư
với các bộ phận khác
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 8

Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận cung
ứng cần được phân cấp phù hợp với yêu cầu
quản lí.


độc lập hay phụ thuộc của các đơn vị

quyền hạn và trách nhiệm về cung ứng
của các đơn vị thành viên
Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng
Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 9
Quan hệ giữa bộ phận vật tư
với các bộ phận khác
Quan hệ giữa bộ phận vật tư
với các bộ phận khác
CÁC BỘ PHẬN DÙNG
VẬT TƯ, DỊCH VỤ
BỘ
PHẬN
VẬT
TƯ
CÁC BỘ PHẬN KỸ THUẬT
VÀ NGHIÊN CỨU
BỘ PHẬN TIÊU THỤ
BỘ PHẬN KẾ TOÁN
HOẠT ĐỘNG DỰ TRỮ
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 10

Mục tiêu của việc thống nhất quản lí:


Tạo ra sự kết hợp tối ưu

Giảm thiểu chi phí mua và nâng cao chất lượng,
hiệu quả của toàn bộ hoạt động,

Tạo được sự đồng thuận nội bộ và tăng cường
trách nhiệm, năng lực và kĩ năng của nhân viên.
Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng
Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 11

Đảm bảo khả năng tập hợp được các bộ
phận có liên quan;

Có đủ khả năng và thẩm quyền thu hút các
cá nhân có đủ năng lực;

Tạo ra được mức độ độc lập và vị trí thích
hợp.

người phụ trách chung hoạt động này phải là
một trong những người thuộc bộ máy lãnh
đạo cao nhất trong đơn vị.
Địa vị pháp lí của người phụ trách
hoạt động cung ứng
Địa vị pháp lí của người phụ trách
hoạt động cung ứng
AVINAA

Dr To Nhat –
www.avinaa.com 12

cách li thích hợp các trách nhiệm trước
các nghiệp vụ có liên quan:

Giữa đặt hàng với cung ứng,

Giữa cung ứng với nhận hàng,

Giữa nhận hàng với lưu kho,

Giữa cung ứng, nhận hàng với thanh toán
v.v.
Vấn đề bất kiêm nhiệm
Vấn đề bất kiêm nhiệm
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 13
2
Đánh giá quản trị tác nghiệp
hoạt động cung ứng
CÁC
BƯỚC
ĐÁNH
GIÁ
QUẢN
TRỊ
TÁC
NGHIỆP

L A CH N NHÀ CUNG NGỰ Ọ Ứ
CHUY N GIAO Đ N Đ T HÀNGỂ Ơ Ặ
XÉT DUY T YÊU C U MUAỆ Ầ
C TÍNH NHU C UƯỚ Ầ
THANH TOÁN TI N HÀNGỀ
THEO DÕI TH C HI N Đ N Ự Ệ Ơ
HÀNG
TÌM KI M TH TR NGẾ Ị ƯỜ
TI P NH N HÀNGẾ Ậ
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 14

Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả
hoạt động và hiệu năng quản lí cần khẳng định:

Tính khoa học của phương pháp ước tính
nhu cầu

Trình tự và phương pháp điều hành trong
quan hệ với việc thông tin kịp thời cho bộ
phận cung ứng

Tính pháp lí của việc xác định nhu cầu.
C TÍNH NHU C UƯỚ Ầ
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 15

Xét duyệt bao gồm cả hai loại công việc:


XÉT;

DUYỆT.

Xét duyệt cần được đánh giá trên 2 mặt:

Về địa vị pháp lí của người xét duyệt và cả
thủ tục pháp lí qua quá trình xét duyệt.

Về nghiệp vụ “Xét” và “duyệt”.
XÉT DUYỆT YÊU CẦU MUA
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 16
TÌM KIẾM THỊ TRƯỜNG
Tìm hiểu hồ sơ về các nhà cung ứng
chiến lược của đơn vị
1
Cập nhật các thông tin mới về thị trường qua quảng cáo,
niên giám, các bản tin hoặc tạp chí chuyên ngành,…;
2
Tìm hiểu số lượng người cung cấp thông tin về nhà cung
ứng mới cũng như những đối tác của nhà cung ứng này
4
Tiếp xúc với đại diện các nhà cung ứng để tìm hiểu thông tin
về sản phẩm và tạo thiện cảm với những đại diện này
3
AVINAA
Dr To Nhat –

www.avinaa.com 17
LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG
CÁC
VẤN
ĐỀ
ĐÁNH
GIÁ
LỰA
CHỌN
NHÀ
CUNG
CẤP
Những tiêu chuẩn chính
để lựa chọn nhà cung ứng
Các phương pháp
đánh giá nhà cung ứng
Vấn đề kết hợp
các phương án mua
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 18
Những tiêu chuẩn chính
để lựa chọn nhà cung ứng
1
Yếu tố
số lượng
vật tư,
khối lượng
dịch vụ
2

Yếu tố
chất lượng
vật tư,
dịch vụ
cần mua
3
Yếu tố giá
cả trong
quan hệ
với các
dịch vụ
kèm theo
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 19

Đơn đặt hàng đã được xây dựng chính thức và
chuyển giao cho nhà cung ứng.

Nhà cung ứng cần chuyển trả lại một bản sau
khi đã làm đầy đủ các thủ tục chấp nhận.

Những thông tin của đơn đặt hàng cần được
chuyển cho:

Bộ phận sử dụng

Bộ phận dự trữ;

Bộ phận thu nhận;


Bộ phận kế toán;
CHUYỂN GIAO ĐƠN ĐẶT HÀNG
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 20

Bộ phận cung ứng phải thực hiện việc theo dõi
cho tới khi nhận hàng để thực hiện đúng thời
hạn cung ứng đã được thỏa thuận.

Trình tự thực hiện tùy thuộc vào mức độ hệ
trọng của việc cung ứng cụ thể.

Cần gặp gỡ nhà cung ứng để nắm bắt và cùng
tháo gỡ những khó khăn có thể nảy sinh.
THEO DÕI TH C HI N Đ N Ự Ệ Ơ
HÀNG
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 21

xem xét vật tư hoặc dịch vụ được cung cấp cả
về số lượng, về chất lượng và cả chủng loại.

Những vấn đề phát sinh qua kết quả kiểm soát
cần chuyển ngay cho nhà cung ứng để giải
quyết kịp thời, đảm bảo hiệu quả hoạt động
TI P NH N HÀNGẾ Ậ
AVINAA

Dr To Nhat –
www.avinaa.com 22

giấy tờ hợp lệ minh chứng cho sự hoàn tất của
hoạt động để thanh toán:

Đơn yêu cầu mua;

Giấy đặt hàng

Phiếu nhận hàng

Hóa đơn của nhà cung ứng.

Bộ phận vật tư kết hợp với bộ phân kế toán
kiểm tra lại các chứng từ này cả về sự đồng bộ
lẫn tính hợp lí và chính xác cử các thông tin
trên các chứng từ này.
THANH TOÁN TIỀN HÀNG
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 23

Việc đánh giá hoạt động được thực hiện đồng
bộ cho toàn bộ cuộc kiểm toán.

tùy theo mục tiêu và tính chất của từng cuộc
kiểm toán, chương trình kiểm toán có thể bao
gồm:


Đầy đủ cả nội dung đánh giá theo những tiêu
chí cụ thể (với kiểm toán chuyên đề về cung
ứng)

Đánh giá sơ bộ trong từng hoạt động cụ thể
(của cuộc kiểm toán toàn diện).
Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực
quản trị nội bộ hoạt động cung ứng
3
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 24
Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực
quản trị nội bộ hoạt động cung ứng

Yêu cầu:

Vừa đánh giá được hiệu lực quản trị của
chính hoạt động cung ứng,

Vừa góp phần đánh giá chung toàn bộ hoạt
động.

các tiêu chí cần được cụ thể đồng thời nhất
quán với định hướng chung của cuộc kiểm
toán.
AVINAA
Dr To Nhat –
www.avinaa.com 25
Ví dụ: Tiêu chí đánh giá đối với

hoạt động cung ứng

I.01 Đánh giá hiệu lực điều hành

I.01.01. Mức sát thực, rõ ràng của từng mục
tiêu

I.01.01.01. Mức chi tiết, cụ thể ở cấp dưới

“ Mức cụ thể, rõ ràng của đơn đặt hàng
(hay phiếu yêu cầu) của đơn vị sử
dụng”