Hoạt động cung ứng trong quan hệ với kiểm toán nội bộ

Kiểm toán hoạt động cung ứng
Nội dung thuyết trình

Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng

Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng

Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung
ứng

Đánh giá hiệu quả và hiệu năng quản lý hoạt động cung ứng
Đánh giá tổ chức hoạt
động cung ứng
1. Phân cấp quản lý hoạt động cung ứng
1. Phân cấp quản lý hoạt động cung ứng
1. Phân cấp quản lý hoạt động cung ứng
1. Phân cấp quản lý hoạt động cung ứng
2. Quan hệ giữa bộ phận vật tư và các bộ phận khác
2. Quan hệ giữa bộ phận vật tư và các bộ phận khác
2. Quan hệ giữa bộ phận vật tư và các bộ phận khác
2. Quan hệ giữa bộ phận vật tư và các bộ phận khác
3. Thống nhất quản lý hoạt động cung ứng
3. Thống nhất quản lý hoạt động cung ứng
3. Thống nhất quản lý hoạt động cung ứng
3. Thống nhất quản lý hoạt động cung ứng
4. Địa vị pháp lý của người phụ trách hoạt động cung ứng
4. Địa vị pháp lý của người phụ trách hoạt động cung ứng
4. Địa vị pháp lý của người phụ trách hoạt động cung ứng
4. Địa vị pháp lý của người phụ trách hoạt động cung ứng
5. Vấn đề bất kiêm nhiệm
5. Vấn đề bất kiêm nhiệm

5. Vấn đề bất kiêm nhiệm
5. Vấn đề bất kiêm nhiệm
Phân cấp quản lý hoạt động
cung ứng
Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận cung ứng cần được phân
cấp phù hợp với yêu cầu quản lí:

độc lập hay phụ thuộc của các đơn vị

quyền hạn và trách nhiệm về cung ứng của các đơn vị thành viên
Quan hệ giữa bộ phận vật
tư và các bộ phận khác
Các bộ phận dùng vật tư, dịch vụ
Các bộ phận kỹ thuật và nghiên cứu
Bộ phận tiêu thụ
Bộ phận kế toán
Hoạt động dự trữ
Bộ phận
Bộ phận
Cung ứng
Cung ứng
Thống nhất quản lý hoạt
động cung ứng
•
Mục tiêu của việc thống nhất quản lí:
Tạo ra sự kết hợp tối ưu và đồng thuận nội bộ của
o
Hiệu lực: Dự tính quy trình và phương pháp kỹ thuật
cùng những nghiên cứu về nghiệp vụ
o

Hiệu quả: Giảm thiểu chi phí mua và nâng cao chất
lượng, hiệu quả của toàn bộ hoạt động,
o
Hiệu năng: tăng cường trách nhiệm, năng lực và kĩ
năng của nhân viên
Địa vị pháp lý của người phụ
trách hoạt động cung ứng
–
Đảm bảo khả năng tập hợp được các bộ phận có
liên quan;
–
Có đủ khả năng và thẩm quyền thu hút các cá
nhân có đủ năng lực;
–
Tạo ra được mức độ độc lập nhưng cũng có quan
hệ hiệu quả với nhân viên của cung ứng và bp
khác liên quan
Người phụ trách chung hoạt động này phải
là một trong những người thuộc bộ máy lãnh đạo
cao nhất trong đơn vị.
Vấn đề bất kiêm nhiệm
•
Yêu cầu chung là cách li thích hợp các trách nhiệm trước
các nghiệp vụ có liên quan trong cùng một chu trình
nghiệp vụ
•
Trong hoạt động cung ứng một người không nên kiêm
nhiệm nhiều bước công việc khác nhau như
o
Giữa đặt hàng với cung ứng,

o
Giữa cung ứng với nhận hàng,
o
Giữa nhận hàng với lưu kho,
o
Giữa cung ứng, nhận hàng với thanh toán v.v.
Đánh giá quản trị tác nghiệp
hoạt động cung ứng
   Ự Ọ Ứ
   Ể Ơ Ặ
 Ệ
ƯỚ

   Ự Ệ Ơ

  Ị ƯỜ
 Ậ
CÁC
BƯỚC
ĐÁNH
GIÁ
QUẢN
TRỊ
TÁC
NGHIỆP
Ước tính nhu cầu
•
Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả hoạt động và hiệu năng
quản lí cần khẳng định:
–

Tính khoa học của phương pháp ước tính nhu cầu
–
Trình tự và phương pháp điều hành trong quan hệ với việc thông tin
kịp thời cho bộ phận cung ứng
–
Tính pháp lí của việc xác định nhu cầu.
Xét duyệt yêu cầu mua
Bao gồm 2 loại công việc
•
XÉT: Kiểm tra lại các thông tin ở tầm cao hơn và
yêu cầu bổ sung khi cần xét đến
•
DUYỆT: Kí duyệt hoặc bác bỏ yêu cầu nếu không
sửa đổi hoặc bổ sung làm rõ được các vấn đề cần đặt
ra
Xét duyệt cần được đánh giá trên 2 mặt
•
Pháp lý
•
Nghiệp vụ
Tìm kiếm thị trường
Tìm hiểu hồ
sơ về các nhà
cung ứng
chiến lược
của đơn vị
Cập nhật các
thông tin mới
về thị trường
qua quảng

cáo, niên
giám, các bản
tin hoặc tạp
chí chuyên
ngành,…;
.
Tiếp xúc với
đại diện các
nhà cung
ứng để tìm
hiểu thông
tin về sản
phẩm và tạo
thiện cảm
với những
đại diện này
Tìm hiểu số
lượng người
cung cấp
thông tin về
nhà cung ứng
mới cũng như
những đối tác
của nhà cung
ứng này
Lựa chọn nhà cung ứng
CÁC
VẤN
ĐỀ
ĐÁNH

GIÁ
LỰA
CHỌN
NHÀ
CUNG
CẤP
Những tiêu chuẩn chính
để lựa chọn nhà cung ứng
Các phương pháp
đánh giá nhà cung ứng
Vấn đề kết hợp
các phương án mua
Những tiêu chuẩn chính để
lựa chọn nhà cung ứng
1
Yếu tố
số lượng
vật tư,
khối lượng
dịch vụ
2
Yếu tố
chất lượng
vật tư,
dịch vụ
cần mua
3
Yếu tố giá
cả trong
quan hệ

với các
dịch vụ
kèm theo
Chuyển giao đơn đặt hàng
•
Đơn đặt hàng đã được xây dựng chính thức và chuyển
giao cho nhà cung ứng.
•
Nhà cung ứng cần chuyển trả lại một bản sau khi đã
làm đầy đủ các thủ tục chấp nhận.
•
Những thông tin của đơn đặt hàng cần được chuyển
cho:
–
Bộ phận sử dụng
–
Bộ phận dự trữ;
–
Bộ phận thu nhận;
–
Bộ phận kế toán;
Theo dõi thực hiện đơn hàng
•
Bộ phận cung ứng phải thực hiện việc theo dõi cho tới khi nhận hàng
để thực hiện đúng thời hạn cung ứng đã được thỏa thuận.
•
Trình tự thực hiện tùy thuộc vào mức độ hệ trọng của việc cung ứng
cụ thể.
•
Cần gặp gỡ nhà cung ứng để nắm bắt và cùng tháo gỡ những khó

khăn có thể nảy sinh.
Tiếp nhận hàng
•
Xem xét vật tư hoặc dịch vụ được cung cấp cả về số lượng, về chất
lượng và cả chủng loại.
•
Những vấn đề phát sinh qua kết quả kiểm soát cần chuyển ngay cho
nhà cung ứng để giải quyết kịp thời, đảm bảo hiệu quả hoạt động
Thanh toán tiền hàng
•
Giấy tờ hợp lệ minh chứng cho sự hoàn tất của
hoạt động để thanh toán:
–
Đơn yêu cầu mua;
–
Giấy đặt hàng
–
Phiếu nhận hàng
–
Hóa đơn của nhà cung ứng.
•
Bộ phận vật tư kết hợp với bộ phân kế toán kiểm
tra lại các chứng từ này cả về sự đồng bộ lẫn tính
hợp lí và chính xác cử các thông tin trên các chứng
từ này.
Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực
quản trị nội bộ hoạt động cung ứng
•
Việc đánh giá hoạt động được thực hiện đồng
bộ cho toàn bộ cuộc kiểm toán.

•
Tùy theo mục tiêu và tính chất của từng cuộc
kiểm toán, chương trình kiểm toán có thể bao
gồm:
–
Đầy đủ cả nội dung đánh giá theo những tiêu chí cụ thể (với kiểm toán
chuyên đề về cung ứng)
–
Đánh giá sơ bộ trong từng hoạt động cụ thể (của cuộc kiểm toán toàn
diện).
•
Yêu cầu:
–
Vừa đánh giá được hiệu lực quản trị của chính hoạt động cung ứng,
–
Vừa góp phần đánh giá chung toàn bộ hoạt động.
•
Các tiêu chí cần được cụ thể đồng thời nhất quán với định hướng
chung của cuộc kiểm toán.
Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực
quản trị nội bộ hoạt động cung ứng
Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ
hoạt động cung ứng
I . Mức hiệu lực của hệ thống quản trị nội bộ
I.01. Mức hiệu lực của quá trình điều hành
•
I.01.01. Mức sát thực, rõ ràng của từng mục tiêu
o
I.01.01.01. Mức cụ thể, rõ ràng của đơn đặt hàng (phiếu
yêu cầu) của đơn vị sử dụng.

o
I.01.01.02. Mức đảm bảo nhà cung ứng
•
I.01.01.02.01. Mức đảm bảo số lượng vật tư hoặc khối lượng dịch
vụ
•
I.01.01.02.02. Mức đảm bảo chất lượng vật tư hoặc dịch vụ cần
mua
•
I.01.01.02.03. Mức đảm bảo giá cả trong quan hệ với các dịch vụ
kèm theo
•
I.01.01.02.04. Mức đảm bảo thực hiện đúng thời hạn cung ứng
o
I.01.01.03. Kết quả mục tiêu tương ứng nguồn
lực
•
I.01.01.03.01. Số lượng hàng hóa có thiếu
hụt hay vượt quá mức đặt hàng
•
I.01.01.03.02. Chất lượng hoặc chủng loại có
đúng với thỏa thuận trong đơn hàng.
•
I.01.01.03.03. Hàng hóa có bị hư hỏng trong
quá trình vận chuyển
Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ
hoạt động cung ứng
•
I.01.02. Mức cụ thể, thiết thực của trình tự hoạt động cung
ứng

–
I.01.02.01. Ước tính nhu cầu và hình thành đơn đặt hàng
–
I.01.02.02. Xét duyệt nhu cầu
–
I.01.02.03. Tìm kiếm thị trường với những nhà cung ứng
tiềm năng
–
I.01.02.04. Lựa chọn nhà cung ứng chính thức
–
I.01.02.05. Chuyển giao đơn đặt hàng
–
I.01.02.06. Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng
–
I.01.02.07. Tiếp nhận hàng
–
I.01.02.08. Thanh toán khoản phải trả
Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ
hoạt động cung ứng
•
I.01.03. Mức tuân thủ các nguyên tắc ủy quyền và phê
chuẩn
o
I.01.03.01. Việc khẳng định hàng hóa trong yêu cầu
mua không có trong đơn vị
o
I.01.03.02. Khả năng SX tại chỗ loại hàng cần mua
o
I.01.03.03. Khả năng mua được mặt hàng theo yêu cầu
o

I.01.03.04. Việc xét duyệt trước khoản ngân sách mua
hàng
o
I.01.03.05. Nguồn tài chính cho việc chi trả tiền hàng
o
I.01.03.06. Thủ tục ủy quyền
Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ
hoạt động cung ứng
I.02. Mức kiểm soát được qua hệ thống thông tin
•
I.02.01.Mức kiểm soát qua hệ thống chứng từ, hóa đơn
o
I.02.01.01. Có tập hợp và chuyển đủ cho bộ phận quỹ giấy
tờ hợp lệ từ hóa đơn yêu cầu mua và giấy đặt hàng qua
phiếu mua hàng đến hóa đơn của nhà cung cấp
o
I.02.01.02. Có thực hiện kiểm tra lại các chứng từ về sự
đồng bộ hợp lý và chính xác
•
I.02.02. Mức kiểm soát được qua hệ thống sổ chi tiết
o
I.02.02.01 Có xây dựng đủ sổ chi tiết tài khoản
o
I.02.02.02 Có xây dựng đủ sổ chi tiết với từng nhà cung
ứng
o
I.02.02.03 Có thể xác nhận sự tồn tại của nghiệp vụ ghi trên
sổ chi tiết với chứng từ tương ứng
Tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ
hoạt động cung ứng