Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên lại chưa được thực hiện tốt trong nhiều tổ chức

Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong thời đại Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, nguồn lực con
người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng trưởng và
phát triển của nền kinh tế. Con người được xem là một nguồn lực quý báu, một tổ
chức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, ban Giám đốc đề ra chiến lược
cạnh tranh năng động, nhưng nhân viên của công ty không có năng lực, không được
bố trí vào những công việc phù hợp với khả năng thì công ty đó cũng khó thành
công. Vì thế mà công tác quản trị nhân lực đã thực sự là vấn đề mà các doanh
nghiệp đều rất quan tâm. Quản Trị Nhân Lực là một hoạt động không thể thiếu đối
với mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Nó quyết định sự thành công hay thất bại
của doanh nghiệp, tổ chức đó. Đây chính là thước đo, là nhân tố quyết định, thúc
đẩy sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp.
Trong các nội dung của quản trị nhân lực thì phân tích công việc (PTCV)
được coi là một công cụ quan trọng nhất, là một hoạt động cơ bản trong công tác
quản trị nguồn nhân lực. Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được
hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân lực:
kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, định hướng, đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động…Thực tế trong các doanh nghiệp
hiện nay, người lao động thường không nắm rõ được mình phải làm những công
việc gì, phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao? Liệu mình có khả năng đáp ứng
được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình hay
không? Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của
phân tích công việc.
Cho nên phân tích công việc là không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào.có
thể nói là đây chính là vấn đề then chốt, là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt
động khác của doanh nghiệp bởi PTCV tác động và có ảnh hưởng sâu sắc đến các
vấn đề khác của hoạt động quản trị nhân lực. Hay nói cách khác nó chính là cơ sở
Lớp: C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm: QT304
1
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning

cho mọi vấn đề của quản trị nhân lực. Một doanh nghiệp có một chương trình
PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa khóa thành công của doanh nghiệp.
Vì vậy Nhóm 7 xin chọn đề 2: “Phân tích công việc là một hoạt động cơ
bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên lại chưa được thực hiện
tốt trong nhiều tổ chức. Hãy nêu những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện
hoạt động này và thông qua đó đánh giá thực tế công tác này tại tổ chức của
anh/chị.” làm bài tập nhóm.
Trong bài tập nhóm của mình chắc hẳn còn nhiều thiếu sót, Các thành viên
trong nhóm rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô để bài tập nhóm được
hoàn thiện hơn.
Đề tài gồm có: 3 chương
Chương I: Cơ sở lý luận và nội dung về Phân tích công việc
Chương II: Những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện phân tích công việc
trong các tổ chức.
Chương III: Đánh giá thực tế tại tổ chức công tác của nhóm mình

Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
2
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốc liệt,
những thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ của tri thức và công nghệ thông
tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đầy đủ mọi nguồn lực. Ngày nay,
nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị nhân lực là
hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức. Công tác phân tích công việc ảnh hưởng
trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất,
vai trò của phân tích công việc.
I. Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc
1.1. Một số khái niệm

Trong tổ chức do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia ra thành các
công việc. Mỗi một công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được
thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trí việc làm.
Nghề, công việc, vị trí việc làm và nhiệm vụ được định nghĩa như sau:
- Nhiệm vụ: Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ
thể mà mỗi người lao động phải thực hiện. ví dụ như soạn thảo văn bản trên máy
tính, trả lời điện thoại
- Vị trí(vị trí việc làm): Biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng
một người lao động. Ví dụ: Tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhân viên
thao tác máy tính hoặc một thư ký…
- Công việc: Là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao
động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao
động. Chẳng hạn, các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh
máy thuộc bộ phận đánh máy.
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
3
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn
kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi
người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm
cần thiết để thực hiện.
Ví dụ: nghề quản trị nhân lực có công việc như sau: “ nhân viên tiền lương”,
“ nhân viên tuyển dụng lao động”, “ nhân viên đào tạo và phát triển nhân lưc”…
Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ
chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức hoàn
thành mục tiêu đề ra.
- Phân tích công việc: Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách
có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể trong tổ
chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc
Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền

hạn, mối quan hệ trong công việc, các máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện
làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Phân
tích công việc đóng vai trò quan trọng vì nó tác động đến cả người quản lý và người
lao động. Khi phân tích công việc người quản lý sẽ hiểu rõ hơn về công việc mà các
nhân viên của mình phải làm để có hướng quản lý và biết người nhân viên đó cần
có yêu cầu gì để làm được công việc đó từ đó xác định các kỳ vọng của mình với
người lao động, làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó. Người lao động một mặt cũng
hiểu rõ hơn các công việc mình cần làm, mặt khác hiểu được các nghĩa vụ, quyền
hạn và trách nhiệm của mình khi làm việc trong một tổ chức. Ngoài ra tất cả các
hoạt động quản lý nhân sự khác cũng sẽ được thực hiện tốt hơn khi tổ chức xây
dựng được các văn bản làm rõ bản chất các công việc
1.2. Nội dung của phân tích công việc
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
4
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
Những người quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý bộ
phận khác,các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên
quan đến công tác phân tích công việc.
Các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được,
sau đó tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc bao gồm mô tả công việc,
bản yêu cầu công việc với người thực hiện.
- Bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách
nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến công việc cụ thể. Thực
tế bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tùy các tổ chức
mà mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau,
nhưng nó gồm các nội dung:
+ Xác định công việc: Tên công việc(chức danh công việc), mã số công việc,
tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số
người lãnh đạo dưới quyền, mức lương…. Phần này thường bao gồm một hoặc vài

câu vắn tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ: Phần này xác định chính xác người
lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện
như thế nào, nêu ra phạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc. Phần này
bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các
nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
+ Điều kiện làm việc: Gồm các điều kiện về môi trường, vật chất( các máy
móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh,
an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác
có liên quan.
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: là bản liệt kê các đòi
hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
5
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
cần phải có, trình độ giáo dục, đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể
lực, các yêu cầu cụ thể khác.
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu
phí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm
vụ được quy định trong bản mô tả công việc
Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thực
hiện dưới dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các bản
tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc. có nơi chỉ giao hạn bằng miệng
hoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa lãnh đạo và cấp dưới
- Các điều kiện đảm bảo hiệu quả các phân tích công việc: Các văn bản
phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, là tài liệu cung cấp
những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự khác
vì vậy chúng ta cần đảm bảo sự chính xác.
Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng
được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác,đầy đủ và đưa các văn bản

này vào sử dụng. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm:
+ Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền
hạn và mối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo. Cơ
cấu tổ chức cho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc
khác nhau có liên quan với nhau như thế nào, đó là cơ sở để phân công lao động
trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng
công việc…. Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công
việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý.
+ Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động: Có rất
nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tác
rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong
thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này. Người lao động
thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
6
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao
động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong
quá trình phân tích công việc.
Nếu cấp độ quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai trò và
nắm được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến
phân tích công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy
đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả phân tích công viêc.
+ Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc:
Cán bộ phân tích công việc là một người chịu trách nhiệm, là người có vai trò chính
trong công tác phân tích công việc. Do đó cán bộ phân tích công việc có ảnh hưởng
lớn đến hiệu quả của phân tích công việc. Cán bộ phân tích công việc phải là người
am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân
tích công việc.
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304

7
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
Sơ đồ phân tích công việc
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
8
Công việc
Cụ thể
Trách nhiệm Nhiệm vụ
Kế
hoạch
hóa
NNL
Định
hướng
Đánh giá
thực hiện
công việc
Đào tạo
và phát
triển
Thù lao
lao động
Quan hệ
lao động
Mô tả công việc
Mô tả
tiêu chuẩn
công việc
Phân
tích

công
việc
Kiến thức Kỹ năng Khả năng
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
1. 3. Tầm quan trọng của phân tích công việc
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức.
Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việc để sử dụng
trong các hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng
đắn.
+ Trong kế hoạch hóa nguồn nhân lực: được sử dụng để đưa ra các loại công
việc, được sử dụng để mô tả các công việc đang cần tuyển người và quảng cáo về
các vị trí làm việc mới.
+ Định hướng: được sử dụng để giúp người lao động biết các hoạt động mà
họ cần phải làm.
+ Đánh giá thực hiện công việc: Được sử dụng để xác định các tiêu thức và
mục đích thực hiện công việc mà căn cứ vào đó người lao động được đánh giá.
+ Đào tạo và phát triển: Được sử dụng để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo
thông qua việc xác định các hoạt động mà người lao động cần phải có khả năng để
thực hiện.
+ Thù lao lao động: Được sử dụng để đánh giá giá trị các công việc và là cơ
sở cho việc đưa ra cơ sở cơ cấu tiền lương.
Quan hệ lao động, an toàn lao động: Được sử dụng để xác định các quy
trình làm việc an toàn để nhằm thay đổi hoặc chấm dứt các hoạt động không an
toàn.
+ Thiết kế lại công việc: Được sử đụng để phân tích các đặc trưng của công
việc cần phải thay đổi trong các chương trình thiết kế lại công việc.
II. Vai trò của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực trong công tác
phân tích công việc
Phòng quản trị nhân lực là phòng phải nắm rõ về số lượng công nhân viên,
các hoạt động cần làm và sẽ làm với phân tích công việc thì phòng quản trị nhân lực

Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
9
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
càng phải làm tốt hơn thông qua việc đưa nhân viên xuống nơi làm việc, giám sát
tình hình thực hiện công việc, các công việc cần phải thực hiện một cách chặt chẽ
tạo ra bầu không khí làm việc cho người lao động yên tâm làm việc các công việc
nếu thực hiện khó đối với người lao động hay những công việc có nhiều thiếu sót
thì cần phải thiết kế lại công việc để loại bỏ thiếu sót. Tổ chức nhân viên của phòng
phối hợp với các bộ phận trong và ngoài doanh nghiệp, các chuyên gia để có thể
nghiên cứu phổ biến thể hiện các vấn đề về quản trị nhân lực như phân tích công
việc. Thu thập các thông tin, tài liệu của phân tích công việc từ các bộ phận nhằm
tìm ra được các nhược điểm và đưa ra một phương án về tổ chức lao động nhằm tạo
cho người lao động thực hiện công việc một cách tốt hơn. Phòng quản trị nhân lực
cần phải cố gắng tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để người lao động có được nơi
làm việc tốt nhất đảm bảo vệ sinh an toàn lao động và các phương tiện phục vụ cho
công việc cần phải trang bị sao cho công việc mang lại hiệu quả cao nhất
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
10
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
CHƯƠNG II
NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
KHI THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2.1. Quy trình phân tích.
Quy trình phân tích công việc thông thường được tiến hành theo 6 bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin và phân tích công việc.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản, người phân tích xem lại thông tin cơ bản.
Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu, đây là việc cần thiết khi có nhiều
công việc tương tự nhau.
Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc, thu thập thông tin liên quan đến
các hoạt động, thái độ điều kiện làm việc, khả năng.

Bước 5: Kiểm tra thông tin với các thành viên.
Bước 6: Triển khai bản mô tả tiêu chuẩn công việc và bảng tiêu chuẩn công
việc. Sau khi hoàn thành bảng phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo lại
tài liệu cơ bản, đó là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
2.2. Phương pháp thực hiện.
Song song với 6 bước phân tích công việc thì có các phương pháp hỗ trợ
phân tích công việc mà người ta thường sử dụng 4 phương pháp sau: Phương pháp
phỏng vấn; Phương pháp đặt câu hỏi: Phương pháp quan sát nơi làm việc; Phương
pháp nhật ký làm việc.
Trong quá trình thực hiện 6 bước phân tích công việc và 4 phương pháp thực
hiện thì hầu hết nhà quản trị đều nhận thấy những thuận lợi và gặp phải một số khó
khăn sau:
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
11
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
2.3. Về thuận lợi:
- Bằng việc học tập môn Quản trị Nhân lực về cơ bản các học viên đều được
trang bị và nắm được tổng quan về quản trị nhân lực, hiểu được khái niệm và vai trò
của hoạch định nhân lực cũng như các khái niệm về phân tích công việc. Điều này
là một thuận lợi rất lớn trong quá trình thực hiện hoạt động phân tích công việc sau
này.
- Ngày nay việc thu thập các thông tin liên quan đến nội dung công việc đã
được thuận lợi hơn rất nhiều, dưới sự hỗ trợ đắc lực công nghệ thông tin mọi
khoảng các địa lý gần như không ảnh hưởng đến việc thu thập và cập nhật thông tin
đáp ứng việc nâng cao trình độ mỗi người và qua đó chất lượng hoạt động phân tích
công việc thuận lợi hơn, chính xác hơn.
- Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin, quá trình trao đổi, thảo luận được
thực hiện nhanh chóng, thậm chí có thể thực hiện được bằng hình thức trực tuyến
nhanh chóng chính xác và tính bảo mật khá cao. Và qua đó việc kiểm tra thông tin
và trao đổi với các viên được thuận lợi hơn rất nhiều.

- Hiện nay ở trong nước và trên thế giới có những công ty, tổ chức chuyên
thực hiện việc tư vấn đào tạo về quản trị nhân lực, và những nghiên cứu về nội dung
Phân tích công việc chuyên sâu, do đó có rất những người làm công tác quản trị
nhân lực có thể tra cứu sử dụng dễ dàng và thuận lợi đáp ứng ngay yêu cầu phân
tích công việc của mình.
- Việc phân tích thông tin cũng đã được nhanh chóng và chính xác hơn nhờ
ứng dụng công nghệ thông tin và những chuẩn mực cho riêng từng công việc, từng
hoạt động và từng lĩnh vực chuyên môn riêng. Thông qua đó nhà quản trị phân tích
công việc chỉ cần thu thập thông tin chính xác đầy đủ rồi so sánh với các bản tiêu
chuẩn đó để có thể đánh giá sơ bộ được loại hình, đặc tính và yêu cầu của công
việc.
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
12
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
- Các bản mô tả công việc cơ bản đều đã có mẫu sẵn thể hiện nội dung đặc
thù công việc vì vậy việc xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công
việc được dễ dàng và thuân lợi hơn.
- Ngày nay các tổ chức, các doanh nghiệp rất quan tâm đến chất lượng nhân
lực nhằm đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra, vì vậy hoạt động phân tích nhân lực
chắc chẵn sẽ ngày càng phát triển, qua đó chất lượng những tài liệu hướng dẫn,
công trình nghiên cứu sẽ được nâng cao hơn, việc tham khảo và sử dụng sẽ thuận
tiện hơn.
2.4.Về khó khăn:
- Do mỗi quốc gia, vùng miền đều có nét văn hóa và tập tính riêng, đồng thời
có điều kiện vật chất cở sở hạ tầng và trình độ khác nhau cho nên điều đó ảnh
hưởng rất lớn đến việc xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc.
- Việc phân tích công việc bắt buộc phải thực hiện một các có hệ thống và
yêu cầu sử dụng một số kỹ năng cơ bản để thực hiện; điều này gây khó khăn rất
nhiều cho những tổ chức, doanh nghiệp có hạn chế về nhân lực làm công tác phân
tích công việc. Công việc này đòi hỏi phải có người có hiểu biết về quản trị nhân

lực học và có một số kỹ năng cần thiết để thực hiện phân tích công việc.
- Việc nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các
nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, phẩm chất, kỹ năng của người lao động đòi hỏi
phải có thời gian, sự tiếp xúc và quá trình thử thách và những tiêu chuẩn khác để
đối chiếu điều này gây khó khăn cho người làm công tác phân tích rất lớn do có quá
nhiều yếu tố đầu vào tác động, và đặc biệt những yếu tố đó không thường ổn định
theo thời gian:
Ví dụ như: quá trình thực hiện phỏng vấn, đặt câu hỏi, quan sát có thể bị ảnh hưởng
bởi diễn biến tâm lý người phân tích và người được phân tích, trạng thái tâm lý, sức
khỏe và thời tiết làm cho mức độ quan sát, cảm nhận, biểu cảm bị ảnh hưởng… điều
đó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả phân tích công việc.
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
13
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
- Trong phân tích công việc đồi hỏi người hoặc bộ phận phân tích phải nhận
biết được đặc điểm công việc, qua đó xác định hành động nào cần được tiến hành
thực hiện, mức độ ưu tiên ra sao và việc sử dụng công cụ máy móc hỗ trợ nào cho
phù hợp … điều đó đòi hỏi người hoặc hệ thống phân tích phải có khả năng về trình
độ thu thập phân tích và tổng hợp mới có thể đưa ra được những kết luận chính xác
và khoa học.
- Phân tích công việc nhằm giúp cho công tác quản trị nhân lực được thực
hiện một cách có hiệu quả, qua đó giúp các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo hoạt
động tốt hơn, hiệu quả hơn. Trong các tổ chức hoặc doanh nghiệp là một hệ thống
làm việc, sản xuất không thể tách rời vì vậy rất khó khăn nếu hoạt động phân tích
công việc không có sự kết nối, thiếu sự hiểu biết về bản chất công việc của cả dây
chuyền, hệ thống sản xuất. Vì vậy đòi hỏi người làm công tác phân tích phải nắm
được quy trình thực hiện, quy trình công nghệ, yêu cầu kỹ năng để từ đó xây dựng
bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc. Đây là một khó khăn rất lớn trong
hoạt phân tích công việc.
- Phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp

mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm
biên chế … vì vậy người thực hiện phân tích công việc sẽ phải chịu áp lực khá lớn
từ phía đối tượng bị phân tích. Như vậy việc đưa ra các chuẩn mực, đánh giá năng
lực, thi đua khen thưởng sẽ rất khó chính xác. Ở đây đòi hỏi người thực hiện phân
tích công việc phải có năng lực trình độ, trung thực và khách quan trong công việc.
- Việc thực hiện phân tích công việc thường được thực hiện trong các trường
hợp khi các tổ chức doanh nghiệp được thành lập và chương trình phân tích công
việc được tiến hành lần đầu tiên; tính mới của hệ thống, của cơ cấu tổ chức và quá
trình công nghệ là rất lớn, vì vậy sẽ có rất ít tài liệu hoặc hình mẫu có sẵn để tra
cứu ứng dụng và áp dụng so sánh. Ở đây đòi hỏi người thực hiện công tác phân tích
phải tự mình nghiên cứu tìm hiểu, để đưa ra Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn
công việc phù hợp với đặc thù đơn vị được khảo sát phân tích công việc.
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
14
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
CHƯƠNG III
ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ TẠI TỔ CHỨC
3.1. Tồn tại hiện nay.
Trong việc phân tích công việc mà thực chất là giải thích nhiệm vụ cho từng
vị trí của người lao động (job description) của các doanh nghiệp có thể ở dưới các
dạng sau:
Có doanh nghiệp chưa bao giờ làm việc này. Người lao động sau khi được
tuyển dụng liền đưa về các bộ phận và giao phó cho người quản lý bộ phận. Người
quản lý bộ phận sử dụng người lao động một cách tùy tiện chẳng hạn giao việc ngay
theo từng đầu việc của bộ phận mà không để ý đến sở trường năng lực và trình độ
chuyên môn của người lao động. Việc này dẫn đến tình trạng lãng phí sức lao động
và hiệu quả công việc không cao. Có doanh nghiệp, có bộ phận sau khi tuyển dụng
không giao phó việc gì cụ thể cho người mới tuyển, người lao động không biết công
việc chính của mình là gì, đôi khi chỉ bị sai vặt làm cho người lao động hoang
mang, buồn chán không gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Chẳng hạn một doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ/vệ sỹ trên địa bàn Hà Nội (giấu
tên) sau khi tuyển vệ sỹ không có bản mô tả nhiệm vụ, không được đào tạo đầy đủ
mà gửi ngay đến đội công tác mục tiêu và được cắt gác ngay tại một vị trí trực thang
máy một khách sạn chưa hoàn tất việc thi công nhưng đã bắt đầu kinh doanh. Hậu
quả là nhân viên lúng túng trong việc cho đối tượng nào (công nhân nhà thầu hay
nhân viên khách sạn) được sử dụng thang máy nào.
Có doanh nghiệp không đào tạo tại chỗ người lao động mà giao việc ngay. Mà
đã không đào tạo thì chắc chắn sẽ không bao giờ đề cập đến chuyện phân tích công
việc.
- Có doanh nghiệp mới thành lập, ban đầu chỉ giao phó việc viết bản mô tả công
việc cho một người, một bộ phận, nhân sự chẳng hạn viết cho tất cả các bộ phận,
các vị trí khác nhau của người lao động của công ty và không bao giờ cập nhật các
bản mô tả công việc đó. Đến khi người viết ban đầu đó không còn làm việc tại công
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
15
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
ty nữa thì không ai quan tâm kiểm tra, bổ sung cập nhật bản mô tả làm nó trở nên
bất cập thậm chí lạc hậu.
- Có doanh nghiệp lại để cho chính nhân viên mới tuyển mà thường là các
trưởng phó bộ phận tự viết bản mô tả công việc của mình, của các cấp quản lý dưới
mình và nhân viên rồi trình Giám đốc phê duyệt. Cách làm này có thể có nhiều
điểm lợi nhưng cũng không tránh khỏi tình trạng người lao động bỏ sót trách nhiệm
hay đề cập nó một cách sơ sài hời hợt. Và dù gì đi nữa cách này không thể gọi là
chuẩn tắc được vì ai đời người thuê lao động lại để người lao động điều khiển mình!
- Chẳng hạn một doanh nghiệp kinh doanh siêu thị trên địa bàn Hà Nội (giấu
tên) khi tuyển trưởng phòng an ninh không có bản mô tả nhiệm vụ chuẩn để cho
chính người trưởng phòng mới được tuyển dụng này phải tự mình viết bản mô tả
công việc cho bản thân mình.
3.2. Cách khắc phục:
- Mỗi doanh nghiệp nên tự mình luôn có một bộ giải thích nhiệm vụ chuẩn cho

tất cả các vị trí quản lý và nhân viên được soạn thảo dựa trên đặc điểm công ty mình
và nhiệm vụ chiến lược, chiến thuật của công ty qua từng giai đoạn phát triển của
doanh nghiệp. Các bản mô tả công việc này phải được quy chuẩn cả nội dung lẫn
hình thức và chính thức và luôn được chính thức phê duyệt bởi người lãnh đạo cao
nhất doanh nghiệp.
- Người lao động sau khi được tuyển dụng phải ký nhận ngay một bản tùy theo
vị trí công tác của mình. Và phải coi đó như một cẩm nang, như một xương sống
xuyên suốt quãng thời gian làm việc và cống hiến tại công ty.
- Phải được cập nhật chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp với từng giai đoạn phát
triển của doanh nghiệp. Mỗi lần chỉnh sửa bổ sung này phải ghi rõ ngày tháng chỉnh
sửa, họ tên, chức vụ người chỉnh sửa, người phê duyệt.
- Mỗi bản mô tả công việc nên đính kèm các mẫu biểu công tác kèm theo, lưu
đồ, sơ đồ cụ thể để minh họa trực quan. Phải được tham khảo bởi người có kinh
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
16
Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm đào tạo E-Learning
nghiệm, chuyên gia và phải được trình trình chiếu thông qua các trưởng bộ phận
liên quan để việc phối kết hợp công việc được thuận lợi trước khi chính thức đi vào
thực hiện.
MỤC LỤC
TT TRANG
1 CHƯƠNG I. PHẦN MỞ ĐẦU 1
2 CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG VỀ PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC
4
3 I. Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc 4
4 1.1. Một số khái niệm 4
5 1.2. Nội dung của phân tích công việc 6
6 1. 3. Tầm quan trọng của phân tích công việc 10
7 II. Vai trò của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực trong

công tác phân tích công việc
11
8 CHƯƠNG II. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
KHI THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
12
9 2.1. Quy trình phân tích. 12
10 2.2. Phương pháp thực hiện. 12
11 2.3. Về thuận lợi: 13
12 2.4.Về khó khăn: 14
13 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ TẠI TỔ CHỨC 17
14 3.1. Tồn tại hiện nay. 17
15 3.2. Cách khắc phục: 18
16 MỤC LỤC 20
Lớp C24C Quản trị Kinh doanh Bài tập nhóm 7: QT304
17