BÁO cáo THỰC tập CÔNG tác văn THƯ tại xã tân QUANG

LỜI NĨI ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hố - hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta
đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự
quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào
việc phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính - văn thư giữ một chức
năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn
hay nhỏ. Hoạt động phịng hành chính - văn thư đóng góp một phần khơng nhỏ vào sự
thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phịng hành chính - văn thư phải
đựơc tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phịng hành chính văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai cơng việc
được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và
ngược lại.
Phịng hành chính - văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công
tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt
văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn
đánh máy vi tính… phịng hành chính - văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản
hành chính và một số cơng việc khác.
Thấy được vai trị quan trọng đó của hành chính - văn thư là một vấn đề cấp thiết
đối với mỗi người. Là một một học sinh thực tập, sau hai năm được học tập tại trường
Chính trị tỉnh Hà Giang, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong
chương trình đào tạo trung cấp hành chính - văn thư. Tuy nhiên cịn nhiều điều mà tơi
chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi trường
làm việc thực tế tơi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là:
- Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố kiến
thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy trình
xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ cơng chức hành chính - văn
thư trong tương lai.
- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở.
Và sau gần hai tháng thực tập tại UBND xã Tân Quang, tuy cịn gặp nhiều khó
khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận

tình của các bác, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tơi đã hồn thành cơng việc
thực tâp của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.
1


Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Hành chính - Văn thư, tơi
xin báo cáo q trình thực tập như sau:
- Nơi thực tập: UBND xã Tân Quang - huyện Bắc Quang - tỉnh Hà Giang.
- Thời gian thực tập: từ ngày 15/8/2011 đến ngày 12/10/2011.
- Cán bộ hướng dẫn thực tập: Hoàng Thị Minh - Cán bộ Văn phòng - Thống kê
UBND xã Tân Quang.
- Q trình thực tập:
T
T

Thời gian

Nội dung cơng việc

Mục tiêu

Phương hướng
thực hiện

1 Từ 15/8
đến 20/8

Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tân
Quang

Thu thập
thông tin

Hỏi + Điều tra
+ Ghi chép

2 Từ 20/8
đến 5/9

Nghiên cứu các văn bản, nội quy, quy
chế, chế độ chính sách của cơ quan

Thu thập
thông tin về
cơ quan

Đọc + Ghi
chép

3 Từ 5/9
đến 15/9

Nghiên cứu các văn bản đã ban hành của Thu thập
UBND xã Tân Quang
thông tin

Đọc + Nghiên
cứu

4 Từ 15/9
đến 30/9

Thực tập các nghiệp vụ chuyên môn và
các hoạt động khác

Thực hành
công việc

Thực hiện
công việc +
Ghi chép

5 Từ 30/9
đến 7/10

- Tiếp tục cơng việc được giao tại văn
phịng

Thực hành
cơng việc

Thực hiện
cơng việc +
Ghi chép

- Bắt đầu tiến hành làm báo cáo thực tập
- Đánh giá hoạt động cải cách hành
chính tại cơ quan
6 Từ 7/10

đến 13/10

- Tiếp tục công việc được giao tại văn
phịng
- Hồn thành báo cáo thực tập
- Tổng kết rút kinh nghiệm
2

Thực hành
Thực hiện
cơng việc,
cơng việc +
Hồn thành Ghi chép
báo cáo thực
tập


Nội dung báo cáo thực tập gồm có 3 chương:
Chương I: Tình hình, đặc điểm của UBND xã Tân Quang.
Chương II: Những việc đã làm và kết quả đạt được trong thời gian thực tập.
Chương III: Phần kết luận và đề nghị.
Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ khơng thể tránh khỏi
những thiếu sót, tơi rất mong nhân được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để báo cáo
của tôi được hoàn thành tốt hơn.

3


Chương I:
TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÂN QUANG

I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ TÂN QUANG

1. Vị trí địa lý
Xã Tân Quang nằm ở phía Bắc của huyện Bắc Quang, cách trung tâm huyện lỵ
14km. Danh giới hành chính được xác định như sau:
- Phía Bắc giáp xã Tân Thành.
- Phía Đơng giáp xã Đồng Tâm.
- Phía Tây giáp xã Tân Lập.
- Phía Nam giáp xã Việt Vinh.
Là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Xín Mần và Hồng Su Phì, do đó rất thuận lợi
cho việc giao lưu phát triển kinh tế - xã hội theo hướng mở cửa với bên ngoài. Đặc
biệt đường quốc lộ 2 chạy qua xã với chiều dài 4,8km. Tổng diện tích tự nhiên là:
1.252,7 ha. Địa bàn xã có 8 thơn, trong đó có 6 thôn Nông nghiệp gồm: thôn Tân
Lâm, Tân Tiến, Vinh Ngọc, Mục Lạn, Mỹ Tân và Nghĩa Tân. Hai thôn cịn lại là
Xn Hồ và Vinh Quang chủ yếu làm kinh doanh và các dịch vụ khác.
2. Điều kiện xã hội
Với vị trí là một xã thuộc trung tâm các xã như: Đồng Tâm, Tân Lập, Tân Thành,
Việt Vinh và đặc biệt là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Xín Mần và Hồng Su Phì nên
tốc độ đơ thị hố phát triển nhanh ở tất cả các thơn. Theo định hướng của Tỉnh, Huyện
dự kiến Tân Quang thành trung tâm huyện lỵ mới, do vậy tương lai gần sẽ đón nhận
một lượng dân cư khơng nhỏ từ các nơi khác đến sinh sống. Điều này tác động rất lớn
đến sự hình thành và thúc đẩy các điểm, khu dân cư, các khu vực kinh tế, công
nghiệp, dịch và các ngành nghề truyền thống…
Dân số tồn xã có 4.962 nhân khẩu với 1.216 hộ gia đình. Xã có 13 dân tộc anh
em, bao gồm: dân tộc Kinh có 3.781 nhân khẩu, chiếm 76%, dân tộc Hoa có 522 nhân
khẩu, chiếm 10,5%, dân tộc Tày có 314 nhân khẩu, chiếm 6,3%, cịn lại là các dân tộc
khác như Dao, Nùng, H.Mơng, Cao Lan, Pú Y, Mường, Giấy, Sán Dìu, Ngạn. Trên
địa bàn xã có 01 nhà thờ Cơng giáo với 126 hộ = 440 khẩu. Mật độ dân số trung bình
là 4,2người/ha.
3. Hệ thống chính trị

3.1 Hệ thống chính trị của xã gồm:
4


- 01 Đảng bộ cơ sở, có 11 chi bộ trực thuộc (08 chi bộ nông thôn, 02 chi bộ
trường học và 01 chi bộ cơ quan) với 165 Đảng viên.
- Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể hoạt động khá đồng đều, hàng năm
đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Hội Cựu chiến binh có 08 chi bộ trực thuộc với 190 hội viên.
- Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 08 chi hội với 365 hội viên.
- Hội Nơng dân có 08 chi hội với 319 hội viên.
- Đồn Thanh niên xã có 11 chi đồn với 114 đồn viên.
3.2 Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn:
Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn cơ bản ổn định. Tuy nhiên, do q trình đơ
thị hố, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn những tệ nạn và trật tự an tồn xã
hội. Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn được ổn định và phát triển
kinh tế Đảng uỷ, chính quyền địa phương đã thường xuyên chỉ đạo các ngành, các chi
bộ thôn thông qua các kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng của xã.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ
TÂN QUANG.

Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có chức
năng quản lý Nhà nước do HĐND giao cho, vừa do UBND cấp trên giao và chịu sự
lãnh đạo thống nhất của Chính phủ. Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động
thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cả
nước. Như thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hằng ngày cơng việc hành chính Nhà
nước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành những
Nghị quyết của HĐND và báo cáo công việc trước HĐND cùng cấp và UBND cấp
trên. Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương song UBND không chỉ chịu
trách nhiệm chấp hành những Nghị quyết của HĐND mà còn cả những Nghị quyết

của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nước.
UBND xã Tân Quang có trụ sở tại thôn Vinh Quang, xã Tân Quang - huyện Bắc
Quang - tỉnh Hà Giang, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
* UBND xã Tân Quang thực hiện quản lý Nhà nước tại địa phương trong các
lĩnh vực sau:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội,

5


văn hố, thể dục thể thao, quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, các chính sách
dân tộc, tơn giáo, tín ngưỡng và thi hành pháp luật ở địa phương.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp
luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân
và cơng đồn ở địa phương.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng
vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương và
việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước và của công dân, chống tham
nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội.
- Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp với
các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời các loại thuế và các
khoản thu khác ở địa phương.
- UBND xã Tân Quang cịn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành chính ở địa
phương.
* UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng

cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TÂN QUANG.

a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội
đồng nhân dân.. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã
do Chủ tịch UBND quy định.
Hiện nay Uỷ ban có 22 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại là
hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo với
trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp.
Theo thống kê mới nhất về trình độ chun mơn - nghiệp vụ UBND xã Tân
Quang như sau:
* Đại học: 11 người

* Cao đẳng: 02 người
6

* Trung cấp: 09


b. Sơ đồ tổ chức:
Chủ tịch
UBND

Phó Chủ tịch
UBND
Cán bộ
Văn phịng
- thống kê

Cán bộ

Cán bộ

Địa chính Tư pháp
- xây dựng - Hộ tịch

Cán bộ
Kế tốn tài chính

Chỉ huy
trưởng
qn sự

Trưởng

Cán bộ

Cán bộ

Cơng an

Lao động
TBXH

Văn hố
thơng tin

Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban với

UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo đảm sự
thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.
c. Nguyên tắc làm việc của UBND xã
* Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai
trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách
và chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
* Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo
của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ giữa Uỷ ban
nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc và các Đồn thể xã trong q tình triển khai thực
hiện mọi nhiệm vụ.
* Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu

7


quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch cơng tác
của UBND xã.
* Cán bộ công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp
của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của
UBDN xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền trong
sạch, vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
IV. TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA UBND XÃ TÂN QUANG.

1. Cơng tác văn phịng.
1.1 Chức năng

Cán bộ Văn phịng - Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo
UBND xã Tân Quang trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế
hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai cơng tác hành chính quản trị của Uỷ ban; phục vụ
yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã.
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
* Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực
hiện kế hoạch theo quy định.
* Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo
đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó
khăn, trở ngại trong q trình thực hiện kế hoạch.
* Thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác.
* Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.
* Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản ở
bên ngoài cơ quan gửi đến.
* Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh
chóng và thuận tiện.
* Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của Uỷ ban,
1.3 Cơ cấu tổ chức
Văn phịng có 01 Cán bộ Văn phịng - Thống kê do Chủ tịch UBND huyện bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.

8


Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã về các công việc mà Chủ
tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của UBND và thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
1.4 Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan
Các trang thiết bị trong văn phịng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ
cho cơng việc của văn phịng được thuận lợi hơn. Hiện nay văn phịng đã có: máy

photocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại để phục vụ cho cơng tác của mình.
2. Cơng tác văn thư - lưu trữ
2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã Tân Quang
Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành. Như chúng
ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban hành, để
thuận tiện cho công tác văn thư - lưu trữ.
Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trị rất quan
trọng đối với các cơ quan. Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn
bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công
tác văn thư - lưu trữ. Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm
rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo ngun tắc đã đề ra.
Cơng tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều cơng tác mang tính khoa học và kỹ
thuật cáp. Cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ chỉ là cán bộ bán chuyên trách do vậy
không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà công việc đề ra. Do vậy mà hàng năm có
nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn do UBND huyện Bắc Quang tổ chức theo sự chỉ đạo
chung của UBND huyện Bắc Quang, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ
cho các cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ.
Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc rất cần thiết.
Về cơ sở hạ tầng, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực
phấn đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết bị làm việc
tương đối đầy đủ.
Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa là tồn bộ
các thao tác nghiệp vụ của cơng tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí của
cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan. Đó là Phịng hành chính “Một cửa”.
2.2 Cơng tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phịng - Thống kê trực tiếp soạn thảo, đó
chủ yếu là những văn bản hành chính thơng thường như: Công văn, Báo cáo, thông
9

báo, tờ trình, quyết định… Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được
viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phơng chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ
đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các
văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực của văn bản.
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gần
đây:
Năm

2007

2008

2009

2010

Báo cáo

40

43

57

45

Thông báo

06

05

12

13

Cơng văn

19

21

30

20

Tờ trình

15

18

30

26

Quyết định

40

38

40

46

Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn thảo
văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái qt quy
trình này bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá. Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hồn thiện bản
thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy
trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo… Cơ
quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất
lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý
kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
2.3 Quản lý công văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan và thủ trưởng cơ quan năm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,

10


tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày
của cơ quan.
a. Quản lý văn bản đi: là khái niệm chỉ chung của văn bản, tài liệu do một cơ

quan gửi đi.
Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu gửi. Việc
chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời. Song đăng ký văn bản theo hình thức
bằng sổ Đăng ký Văn bản đi theo mẫu.
Quản lý văn bản đi của UBND xã Tân Quang rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, an
tồn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song số lượng văn bản đi
ban hành cịn q ít. Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.
b. Quản lý văn bản đến: là khái niệm chỉ chung cho các công văn, giấy tờ do cơ
quan nhận được.
Tất cả các văn bản đến đều phải thông qua văn thư của cơ quan để đăng ký vào
sổ Đăng ký cơng văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng của cơ
quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo
nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật và theo đúng quy định của pháp luật.
2.4 Quản lý con dấu
* Những quy định cảu cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu được giao cho Cán bộ văn phòng - thống kê có trách nhiệm, có trình
độ chun mơn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
- Khơng được tự tiện mang dấu theo người.
- Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy
định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.
- Khi hết giờ làm việc thì Cán bộ văn phòng phải cất dấu vào trong tủ cẩn thận.
* Việc đóng dấu của cơ quan là:
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư phải kiểm tra và sốt kỹ văn
bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống chỉ (đóng dấu khơng có chữ
ký, đóng dấu trước - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên
trái. Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của pháp luật hiện hành.
Văn thư cơ quan quản lý các loại con dấu: dấu tròn, dấu uỷ ban, dấu chức danh,
dấu tên.
11

Chương II:
NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP
I. NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP

Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang, cá nhân tôi đã được
thực lĩnh những nghiệp vụ chủ yếu của công tác Văn thư của cơ quan. Các khâu
nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư.
1. Công tác soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản đó là một cơng việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào. Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chung cho nên
cơng việc này địi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó mới có hiệu lực. hơn
thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt động
quản lý. Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá các văn bản pháp quy và thực hiện những
kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban.
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến hành soạn
thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản
thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.
* Quá trình chuẩn bị.
- Sơ bộ xác định vấn đề
Đây là động tác đầu tiên để xác định công tác soạn thảo văn bản. người soạn thảo
văn bản phải xem xét các vấn đề.
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản.
+ Hậu quả tác động của văn bản.

Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc (yêu cầu của vấn đề cần giải
quyết hay yêu cầu của cơ quan).
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn bản.
Nội dung xác định:
12


+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Xác định thời gian ra văn bản.
- Xác định tên loại của văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần
được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn bản
phù hợp với mục đích giải quyết cơng việc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ
quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại văn bản thích hợp
với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết cơng việc đạt hiệu quả, đúng mục
đích.
Căn cứ để xác định.
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan.
+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết.
+ Mục đích, u cầu ra văn bản.
Nội dung cơng việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại văn bản
để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giải quyết
cơng việc đã đặt ra.
- Thu thập thơng tin.
Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ và thông
tin thực tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết

cơng việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc: dựa vào những thông tin thu thập được. Do vậy, địi hỏi
thơng tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như vậy thì văn bản ban hành ra
mới có tính khả thi,đáp ứng được u cầu của vấn đề đặt ra.
- Viết đề cương: Đây là cơng việc cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất cả
các công việc chuẩn bị đều trên đều đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề
cương là hình thành một cách hồn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếp
nội dung một cách hợp lý, dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết đề cương theo
mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở hình thành đề cương
13


chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xác định mục đích
ban hành văn bản.
Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cách
chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cương trước khi
soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.
- Phương pháp viết văn bản: viết tay và đánh máy vi tính.
- Duyệt bản thảo:
Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc rất cần thiết khi soạn thảo văn
bản. Muốn soạn thảo văn bản tốt thì phải có một quy trình hợp lý sẽ tạo nên một văn
bản logic.
Thể thức văn bản theo đúng Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính của Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ ban hành
2. Quản lý văn bản đi - đến
2.1 Giải quyết văn bản đến
* Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ quan
để đăng ký vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng cơ
quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo
nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật.

a. Q trình xử lý văn bản.
Sai khi nhận văn bản đến, văn thư tiến hành sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn
bản có dấu hoả tốc bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngồi bì với
thành phần tương ứng của văn bản qua nhân viên bưu điện.
b. Công việc vào sổ đăng ký.
Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại những thông tin cơ bản
của văn bản, tài liệu; địi hỏi khơng trùng lặp, khơng bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký
một lần. Hình thức chính để đăng ký cơng văn đến của cơ quan là dùng sổ Đăng ký
công văn đến.
c. Trình và chuyển giao văn bản đến.
Sau khi đã vào sổ Công văn đến, phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch
UBND xem xét, cơng văn đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày hơm đó, chậm
nhất là đến sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì phải phân phối
ngay sau khi nhận được.
14


Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định:
Ngày
đến
(1)

Số Nơi gửi
đến công văn
(2)

Ngày tháng
cơng văn

(4)

(3)

Số, ký
hiệu

(5)

Tên loại và Nơi nhận Ký Ghi
trích yếu và người nhận chú
nội dung
nhận
(6)

(7)

(8)

(9)

- Phân phối và chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau
khi có ý kiến phân phối của Chủ tịch UBND xã phải được chuyển ngay đến tay người
có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, khơng được để chậm hoặc quên văn bản.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản.
Sổ chuyển giao văn bản:
Số đến

Ngày chuyển

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngồi giờ
hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột “mức độ mật” trong mẫu chuyển
giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ.
2.2 Giải quyết văn bản đi.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở
bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của UBND xã Tân Quang đã tuân thủ theo các quy định
của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư
và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau khi đăng ký
và làm thủ tục gửi đí. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng
quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý.
Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:
- Ghi số của văn bản.

15


- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửỉ.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu
gửỉ. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản.
Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo biểu mẫu quy định:
Ngày
tháng của
văn bản

Số và
ký
hiệu

Tên loại và
trích yếu
nội dung

(1)

(2)

(3)

Người Nơi
ký
nhận
(4)

(5)

Đơn vị hoặc
người nhận
bản lưu

Số
lượng
văn bản

Ghi
chú

(6)

(7)

(8)

3. Quản lý con dấu
Tuân thủ các quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu.
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì Văn thư phải kiểm tra và sốt kỹ văn bản
trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ
ký của người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống chỉ (đóng dấu khơng có chữ ký,
đóng dấu trước - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái.
4. Cơng tác lưu trữ
4.1 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ
Hiện nay ở UBND xã Tân Quang chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ. Mà chỉ
đạo về công tác lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Chính vì thế mà cần phải có sự

chỉ đạo về cơng tác lưu trữ. Nếu có sự chỉ đạo thì chất lượng làm việc sẽ mang lại
hiệu quả cao.
4.2 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu
Công tác này ở Uỷ ban khơng có, chính vì thế mà cần phải có cơng tác chỉnh lý
khoa học tài liệu để đem lại hiệu quả công việc cao hơn và thuận tiện hơn trong việc
tra cứu tài liệu.
II. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

1. Kết quả cụ thể những công việc đã làm được và nguyên nhân của những
kết quả đạt được

16


Với tinh thần năng nổ của một học sinh và tinh thần ham học hỏi cộng với sự
giúp đỡ tận tình của các bác, các anh chị trong UBND xã Tân Quang đã giúp tơi vững
tin trong q trình học tập kinh nghiệm tại UBND xã Tân Quang.
- Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan.
- Chấp hành đúng giờ giấc các quy định và nội quy của cơ quan.
- Có thái độ tốt, lễ phép với các bác, các anh chị trong cơ quan.
Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan kiến tập sau đó tham
gia vào một số cơng việc đơn giản để nắm được công việc một cách nhanh chóng hơn.
Qua q trình quan sát để làm quen với công việc tại UBND xã Tân Quang những
ngày tiếp theo tôi được phân công thực tập một số công việc của cán bộ văn thư thực
thụ đã giúp tôi có được những bài học bổ ích và thiết thực, bằng những công việc cụ
thể như:
- Thực hành, tiếp nhận văn bản, cách sắp xếp và các thủ tục giải quyết công văn
giấy tờ.
- Thực hành cách thức vào sổ, lưu và chuyển giao công văn tại bộ phân văn thư.
- Biết cách sử dụng các loại máy trong văn phòng như: máy photocopy, máy in…

- Quan sát, học hỏi thái độ, cử chỉ tiếp khách của các bác, các anh chị trong văn
phòng.
- Xem các loại văn bản đi và đến của cơ quan.
- Quan sát và tham gia vào việc của cán bộ Văn thư.
- Nắm bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong cơ quan Nhà
nước.
2. Những mặt còn hạn chế
Do chỉ được tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với thực tế
trong môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phịng nên cịn gặp phải khó khăn
như:
- Cịn bỡ ngỡ với mơi trường làm việc.
- Kiến thức lý thuyết và thực tế công việc không tương đồng nên gây khó khăn
trong cơng việc.

17


Chương III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
I. KẾT LUẬN

1. Đánh giá chung
UBND xã Tân Quang là một tổ chức sự gnhiệp Nhà nước, được thực tập tại đây
là một cơ hội tốt cho tơi. Hơn thế nữa tơi cịn được tạo điều kiện rất nhiều trong cơng
việc để có thể bộc lộ khả năng của mình cũng như học hỏi nhiều hơn những điều chưa
biết.
Sau gần hai tháng thực tập tại UBND xã Tân Quang là một thời gian thật bổ ích
đối với tơi. Có thể nói đây là một bước khởi đầu quan trọng giúp tôi trưởng thành
hơn, tự tin hơn trong công việc sau này.
Những điều đã làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía UBND xã Tân Quang

có thể là chưa đủ nhưng nó đã giúp tơi tìm hiểu và nắm bắt được nhiều điều quan
trong. Song đơi khi có những thiếu sót, khuyết điểm là khơng tránh khỏi.
Đợt thực tập đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nên hành chính
Nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của cơ quan cụt
hể nói riêng. Qua đó tơi thấy mỗi học sinh hành chính cần phải có một thái độ tiếp thu
nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một q trình thực tiễn cơng việc
mới có thể làm tốt cơng việc của mình khi ra trường, trở thành cơng chức Nhà nước
nói chung và về lĩnh vực hoạt động văn phịng nói riêng.
2. Bài học kinh nghiệm
- Về quy trình nghiên cứu và khảo sát tình hình cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng
tác văn phịng của cơ quan, cần thực hiện phương pháp thu thập thông tin để từ đó có
thể so sánh, đánh giá kiến thức đã học với thực tiễn hoạt động của HĐND - UBND xã
Tân Quang.
- Cần tìm tịi và nghiên cứu để vận dụng kiến thức đã học từ đó có thể kết hợp tốt
giữa lý thuyết với thực hành và đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân.
- Trong công việc cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinh
nghiệm từ mọi người trong cơ quan.
Bằng sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để những
kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có
và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như những kiến thức mới. Hơn thế

18


nữa tơi cịn tạo lập kỹ năng nghiệp vụ trong cơng việc cũng như trong giao tiếp của
mình để vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này.
II. KIẾN NGHỊ

Trong thời gian thực tập tại UBND xã Tân Quang tôi đã thu được rất nhiều kiến
thức thực tế bổ ích. Sau đây tơi xin có một vài ý kiến kiến nghị sau:

1. Đối với UBND xã Tân Quang
Dựa trên sự quan sát và thực hiện công việc, tôi xin đưa ra một vài giải pháp
nhằm hồn thiện cơng tác văn phòng, văn thư - lưu trữ:
a. Về cơ sở vật chất.
Để giúp cho công tác Văn thư - lưu trữ trong Uỷ ban từng bước được hiện đại
hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng một
cách đồng bộ. Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng một cách
đồng bộ như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để
hỗ trợ thêm cho công việc. Thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm 1 máy
photocopy hiện đại tốc độ cao.
c. Tạo động lực, cá nhân chủ động hồn thiện nhiệm vụ.
Cần có những biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngồi việc khơng
ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ. Tinh thần làm việc của
cán bộ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả cơng việc, vì thế cần quan tâm đầy đủ tới
quyền lợi và lợi ích của họ.
Uỷ ban cần bố trí các phịng một cách hợp lý khoa học gọn gàng thống mát, sắp
xếp văn phịng sao cho việc trao đổi giữa các cán bộ với nhau thuận tiện.
d. Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý.
Để cán bộ phát huy hết năng lực của mình thì đơn vị phải tạo cho họ tâm lý là
những công việc họ làm được trả cơng thích đáng. Hàng tháng phải tổ chức bình xét
thi đua của các cán bộ, những cán bộ hoàn thành nhiệm vụ ở mức khác nhau có như
vậy mới khuyến khích được các cán bộ tích cực trong cơng việc. Đối với những cán
bộ có những sáng kiến đem lại hiệu quả cao sẽ nên được thưởng kịp thời để động viên
và mức thưởng có thể là 100.000đ.
2. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên.
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, các cơ quan Nhà
nước cấp trên cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác
bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm cơng tác văn phịng, văn thư - lưu trữ.
19

3. Đối với Trường Chính trị tỉnh Hà Giang.
Chương trình đào tạo Trung cấp hành chính - văn thư - nhà trường cần tạo điều
kiện để học viên được tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc của văn phịng
nhiều hơn nữa. Nhà trường có thể tổ chức cho học viên được đi thực tế, quan sát công
việc để trau dồi những kiến thức lý thuyết đã học trên lớp, từ đó người học sẽ nắm
được bản chất của công việc tránh được sự lúng túng khi bước vào cơng việc thực tế
sau này.
Tóm lại, bản báo cáo này của tơi là cả q trình đúc kết trong gần hai tháng thực
tập vừa qua. Đó là những điều tôi viết ra dựa trên lý thuyết học tập ở trường và công
việc thực tập tại Uỷ ban. Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng
báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy, cơ và các bạn.
Qua đây tơi nhận thấy rằng đợt thực tập tốt nghiệp lần này thực sự là bổ ích giúp
cho sinh viên thâm nhập và khảo sát được công việc cũng như học hỏi thêm được tinh
thần, trách nhiệm trong công việc. Hơn thế nữa đây cũng là dịp để cho sinh viên trau
rồi kiến thức. Vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này.
Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Chính trị tỉnh
Hà Giang đã giúp chúng tơi có điều kiện được tiếp xúc với công việc thực tế và Uỷ
ban nhân dân xã Tân Quang đã tạo điều kiện cho tôi được về thực tập tại Uỷ ban./.
Tân Quang, ngày 11 tháng 10 năm 2011
NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO

Trần Thảo Ly

20