Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng tại công ty cồ phần quốc tế PHONG PHÚ

Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP
























TP.HCM, ngày tháng năm
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 1
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng

LỜI CẢM ƠN
Qua 2 tháng được thực tập tại bộ phận quản lý đơn hàng của công ty cổ phần quốc
tế Phong Phú, em đã được tìm hiểu về công việc của một nhân viên quản lý đơn hàng tại
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 2
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
công ty từ việc phát triển mẫu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên phụ liệu cho
đến khi sản phẩm được đưa vào sản xuất cần phải trải qua nhiều công đoạn. Việc được
thực tập tại đây giúp em biết về công tác quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp mà chưa có

điều kiện được học tại trường để hoàn thành báo cáo thực tập và đồ án tốt nghiệp qua sự
hướng dẫn tận tình của các anh chị trong nhóm quản lý đơn hàng PPJ1-3 tại công ty
Em cũng cảm ơn ban giám đốc công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp cho em
trong quá trình thực tập
Em kính chúc toàn bộ cán bộ,công nhân viên Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Phong Phú
sức khỏe và đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong lao động,đưa công ty ngày càng
phát triển.
Xin chân thành cảm ơn
MỤC LỤC
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 3
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
1. Quản lý và quản lý đơn hàng
1.1. Quản lý 6
1.2. Quản lý đơn hàng 6
2. Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng
2.1. Các phương pháp QLĐH 6
2.2. Các hình thức QLĐH 6
2.3. Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng 7
3. Giới thiệu khái quát về Công ty
3.1. Lịch sử hình thành và phát triển 8
3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban 10
3.2. Cơ cấu tổ chức 12
3.4. Sản phẩm chủ lực 13
3.5. Thế mạnh của công ty 15
4. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng 15
PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ
1. Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty cổ phần quốc tế
Phong Phú

1.1. Trưởng nhóm 17
1.2. Nhân viên 17
2. Quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng
2.1. Quy trình làm việc
2.1.1. Phát triển mẫu, tính giá sản phẩm:
- Nhận rập, sản phẩm mẫu, tài liệu kĩ thuật khách hàng 18
- Tiến hành may mẫu 20
- Tính giá cho 1 sản phẩm gửi khách hàng 25
2.1.2. Nguyên phụ liệu
- Xác nhận thời gian giao nguyên phụ liệu không bị gián đoạn khi sản xuất 27
- Xác nhận yêu cầu nguyên phụ liệu trên sản phầm 28
- Thử nghiệm và duyệt nguyên phụ liệu theo yêu cầu của khách hàng 29
2.1.3. Sản xuất
- Triển khai sản xuất 30
- Quản lý quy trình sản xuất 30
2.2 Các phát sinh và hướng giải quyết 31
3. Hình thức thanh toán và chuyển phát quốc tế 32
3.1. Các phương thức thanh toán quốc tế 32
3.2. Các dịch vụ chuyển phát quốc tế 32
4. Công tác đối ngoại với các phòng ban có liên quan 32
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 33
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 4
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
1. Quản lý và quản lý đơn hàng:
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 5
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
1.1. Quản lý: là nghệ thuật ra quyết định dựa trên các thông tin có thể có dùng những nguồn
lực của tổ chức để đạt hiệu quả
1.2. Quản lý đơn hàng ngành may: là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm

việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm
nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng, cho đến khi
hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng
đã ký kết trên hợp đồng với giá cả đã thỏa thuận.
2. Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng
2.1. Các phương pháp quản lý đơn hàng
Có 2 phương pháp quản lý đơn hàng thường được sử dụng:
Phương pháp quản lý đơn hàng từ trên xuống dưới
Phương pháp quản lý đơn hàng từ dưới lên trên
2.2 Các hình thức quản lý đơn hàng
a. Hình thức quản lý trực tiếp:
Theo hình thức này, bộ phận quản lý sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ. Mỗi
nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất
định.Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàng
nào cả, mà chỉ theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong
nhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong
nhóm không thể giải quyết được.
b. Hình thức quản lý theo chức năng:
Là cách thức chia thành các đơn vị chức năng tách biệt theo từng bộ phận gồm:
- Bộ phận phát triển mẫu: phát triển các loại sản phẩm may đến khi được khách hàng chấp
nhận.
- Bộ phận thu mua: tìm kiếm nhà cung cấp vải, nguyên phụ liệu trong và ngoài nước, thực
hiện việc đặt mua vải, nguyên phụ liệu cần thiết cho cả đơn hàng. Theo dõi tiến độ giao
hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy…
- Bộ phận kế hoạch:lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suốt
hằng ngày, hàng tháng, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu và
cân đối nguyên phụ liệu. Chuẩn bị bản màu, tài liệu kỹ thuật sản xuất.
c. Hình thức quản lý theo sản phẩm:
Là cách thức tổ chức theo nhóm chuyên tráchtừ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch
sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, qui trình công

nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này thì bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo
nhóm sản phẩm. mỗi nhóm sẽ quản lý một hoặc một số loại sản phẩm.
d. Hình thức quản lý theo địa lý:
Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để
quản lý. Đây là một hình thức khá phổ biến vì mỗi khách hàng ở mỗi khu vực địa lý khác
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 6
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
nhau thì yêu cầu về sản phẩm cũng khác nhau, vì vậy mà quản lý đơn hàng theo khu vực
sẽ giúp cho doanh nghiệp may đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng đưa ra.
2.3. Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng
a. Yêu cầu về trình độ chuyên môn:
- Kiến thức về công nghệ sản xuất may công nghiệp
- Kiến thức về thiết kế rập và kỹ thuật may các loại sản phẩm may
- Kiến thức về chất lượng sản phẩm may
- Kiến thức về lập kế hoạch sản xuất may công nghiệp
- Kiến thức về nguyên phụ liệu ngành may
b. Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ:
Cần thông thao ở cả 4 kỹ năng nghe-nói-đọc-viết ở một số ngoại ngữ phổ biến hiện nay:
tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật, tiếng Hàn.
c. Yêu cầu về trình độ tin học:
Cần trang bị những kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng như: Excel, Word, Outlook,
Paint, Corel Draw. Ngoài ra cần biết cách sử dụng các loại máy photocopy, scan, máy
chụp hình
d. Yêu cầu về phẩm chất cá nhân và kỹ năng làm việc:
-Phẩm chất cá nhân
+Khả năng quyết đoán, nhất quán
+Tinh thần trách nhiệm (nhận lỗi, sửa lỗi, lắng nghe)
+Tinh thần làm việc nhóm
+Sự hợp tác trong giải quyết vấn đề
+Cẩn thận, nhanh nhẹn

+Sự gắn bó với công ty
-Kỹ năng làm việc
+Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thương lượng
+Kỹ năng lập kế hoạch
+Kỹ năng quản lý thời gian
3. Giới thiệu khái quát về công ty
3.1. Tên công ty – địa chỉ - ngày thành lập – sản phẩm chủ lực của công ty
- Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ
- Tên tiếng Anh: Phong Phu Joint Stock Company (PPJ)
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 7
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
- Ngày thành lập: 19/04/2007
- ĐC: Số 48, Đ. Tăng Nhơn Phú, KP 3, P.Tăng Nhơn Phú B, Quận 9, TP. HCM
- Tên viết tắt: PPJ
- Fax:84-837281846
- Website:
- ĐT: (08) 7305 6886 Fax: (08) 37.281.846
-
Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú là một trong những đơn vị thành viên của
Tổng Công ty Cổ phần Phong Phú được thành lập và hoạt động từ năm 2007 – Một trong
những doanh nghiệp đầu đàn của ngành Dệt May Việt Nam. Trong những năm gần đây,
cùng với sự phát triển kinh tế mạnh mẻ tại Việt Nam theo xu hướng hội nhập quốc tế.
Công ty CP Quốc Tế đã không ngừng lớn mạnh cả về lượng và chất trong hệ thống ngành
dệt may.
Sau khoảng thời gian tổ chức lại hệ thống may mặc cũng như khởi động hàng loạt
các dự án may mặc để nâng cao năng suất đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách
hàng. Đầu năm 2012 đánh dấu một bước phát triển mới của Công ty khi tiếp tục duy trì
và phát triển lên tầm cao mới các Chi nhánh/Nhà máy đã được xây dựng và đưa vào hoạt
động như:
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 8

Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
a. Chi nhánh Tp. HCM.
b. Nhà máy May Xuất Khẩu Phong Phú Long An.
c. Nhà máy May XK Phong Phú Nha Trang.
d. Nhà máy May XK Phong Phú Đà Nẵng.
e. Nhà Máy Thời Trang Phong Phú.
f. Nhà máy May Thời Trang Phong Phú - Thủ Đức.
g. Nhà may May Jean Xuất Khẩu (Khu A – Khu B).
Song song đó trong năm 2012 lần lượt cho ra đời các Nhà máy:
a. Nhà máy May Thun Xuất Khẩu Phong Phú Sài Gòn.
b. Nhà máy Phong Phú - Phú Yên.
c. Điểm nghiên cứu ứng dụng và phát triển thời trang Phong Phú v.v
Nhìn lại khoảng thời gian một năm làm việc, đứng trước tình thế muôn vàn khó
khăn của kinh tế thế giới và trong nước. Tập thể Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú
với phương châm: “Hiệp lực cùng phát triển” trên dưới một lòng đoàn kết để gặt hái
thêm được nhiều thành công tốt đẹp.
Cùng với sự chuyển mình của các ngành công nghiệp nói chung và ngành may mặc
nói riêng, công ty đã dần thay đổi công nghệ sản xuất số liệu sang công nghệ sản xuất
Lean tinh gọn, nâng cao năng suất lao động và từ đó thu nhập cho cán bộ - công nhân
viên dần được cải thiện.
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 9
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Với những kết quả đó, Công ty đã làm hài lòng các khách hàng khó tính trong và
ngoài nước. Uy tín được nâng cao, có nhiều Lãnh đạo và các vị khách quý ghé thăm,
tham quan và làm việc.
Ngoài ra, Công ty cũng đặc biệt chú trọng tới thị trường nội địa phục vụ tiêu dùng
trong nước nhằm hưởng ứng lời kêu gọi của nhà nước "Người Việt Nam dùng hàng
Việt Nam”. Công ty đã mạnh dạn thành lập Công ty Cổ phần Thời Trang Quốc Tế Phong
Phú để đẩy mạnh thị trường nội địa. Hiện nay sản phẩm mang thương hiệu của PHONG
PHÚ như: POP, Enriche, Town Streets, Jolie Maison…đã xuất hiện ở hầu hết ở các vùng

miền trong cả nước và được người tiêu dùng ưa chuộng do tính thời trang, giá cả phù
hợp, chất lượng vượt trội. Từ những kết quả đạt được, Công ty đã mở nhiều đại lý cửa
hàng không những trên địa bàn Tp HCM mà còn ở các tỉnh như Bình Dương, Đồng Nai,
Long An…và các Trung tâm thương mại, chuỗi hệ thống siêu thị trên toàn quốc.
Bước vào giai đoạn thử thách mới, lãnh đạo và toàn thể CBCNV Công ty Cổ phần
Quốc tế Phong Phú đã và đang phát huy những lợi thế sẵn có biến thách thức thành cơ
hội để hoàn thành tốt sứ mệnh của mình theo đúng mục tiêu định hướng của Tổng công
ty CP Phong Phú khŠng định được thương hiệu “Phong Phú Jeans” trên toàn quốc. Vừa
qua công ty đã vinh dự nhận danh hiệu “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành
may Việt Nam” do Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam và Hiệp Hội
Da giày Việt Nam phối hợp tổ chức.
3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban
a Phòng tài chính – kế toán:
Có chức năng thực hiện các công việc thường xuyên liên quan đến tài chính, tiền
tệ như: Kế toán tổng hợp; Kế toán ngân hàng; Kế toán công nợ; Kế toán vật tư, thành
phẩm, gia công; Kế toán thu chi, kế toán nội bộ; Kế toán giá thành, chi phí; Kế toán kho;
Kế toán tiền lương; Thủ quỹ, …
b Phòng Hành chính – Nhân sự:
Có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về hành chính, nhân sự; kiểm soát và
điều phối hoạt động liên quan đến: Chi phí hành chính, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính
sánh, bảo hiểm, tiền lương, … của toàn Công ty.
c Phòng kinh doanh nội địa:
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 10
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Có chức năng phát triển thị trường kinh doanh nội địa.
d Phòng kế hoạch sản xuất:
Có chức năng hoạch định toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
e Phòng kỹ thuật:
Có chức năng hướng dẫn và đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.
f Phòng xuất nhập khẩu:

Có chức năng thực hiện các chứng từ giao, nhận xuất nhập khẩu, đảm bảo nguyên phụ
liệu và hàng hóa xuất nhập theo đúng kế hoạch của Công ty.
g Phòng đầu tư và phát triển:
Có chức năng hoạch định về chiến lược và địa bàn đầu tư sản xuất kinh doanh của Công
ty.
b Phòng đảm bảo chất lượng:
Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng
đối với từng mã hàng.
k. Bộ phận kho:
Chứa đựng và đảm bảo cung cấp nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và thành phẩm theo
yêu cầu của sản xuất
3.3. Cơ cấu tổ chức
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 11
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
3.4. Sản phẩm chủ lực:
- Sợi – chỉ may: Ngành sợi Phong Phú hiện có các công ty tọa lạc tại TP.HCM, Bảo Lộc,
Nha Trang với 7 nhà máy sản xuất, kinh doanh và kiểm soát gần 30 vạn cọc sợi. Trong
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 12
Giám đốc nhà máy
Hoàn tấtXưởng may
Khâu sản xuất
Văn phòng
Tổ
chức
hành
chính
nhân
sự
Bộ phận
kế toán,

tài vụ
Kcs
Phòng
kế
hoạch
Phòng
kỹ
thuật
Xưởng
cắt
Kho
NPL
May
mẫu
Chuẩn bị sản xuất
Quản đốc xưởng
CH
1
CH
2
CH
3
CH
4
CH
5
CH
6
CH
7

Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
đó, gần 25 vạn cọc sợi đơn, 3 vạn cọc sợi se và gần 5.000 rotor OE, đạt tổng năng lực sản
xuất bình quân một năm hơn 32.000 tấn sợi - chỉ may các loại.
- Vải thời trang:
Là doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành sản xuất vải denim tại Việt Nam, sản
phẩm vải denim Phong Phú được sản xuất trên dây chuyền công nghệ tiên tiến, áp dụng
hệ thống điều khiển thuốc nhuộm Indigo tự động, hiện đại của Tây Âu, hệ thống hoàn tất
đa dạng từ đốt lông, rũ hồ, làm bóng đến định hình vải. Đồng thời, công nghệ nhuộm
màu hiện đại được đưa vào ứng dụng nền vải có màu sắc phối hợp đa dạng, độ bền màu
cao, wash được nhiều cấp ánh màu.
Bên cạnh mặt hàng vải denim,
Phong Phú còn cung cấp cho thị
trường các dòng sản phẩm cao cấp
khác như vải khaki, vải kate, vải dệt thoi,
vải dệt kim… giúp khách hàng nhiều
sự lựa chọn trong thế giới vải đầy màu
sắc của Phong Phú.
- Dệt gia dụng: Sản phẩm dệt gia dụng Phong Phú được sản xuất theo tiêu chuẩn chất
lượng quốc tế 100 của Oeko-tex, sử dụng dây chuyền công nghệ khép kín từ khâu dệt,
nhuộm và may hoàn tất, bao gồm khoảng 400 máy dệt và dây chuyền nhuộm công nghệ
tiên tiến, đạt năng lực sản xuất trên 500 tấn thành phẩm/tháng. Một trong những đặc điểm
nổi bật của sản phẩm gia dụng Phong Phú là sử dụng các nguyên liệu có nguồn gốc thiên
nhiên, thân thiện với môi trường như cotton, tơ tằm, gỗ, sồi, tre, nứa, lá, đậu nành, sữa…
kết hợp với việc áp dụng các quy trình sản xuất cổ điển, thời gian sản xuất dài, không hóa
chất độc hại nên các sản phẩm gia
dụng luôn đạt được nhiều tính
năng vượt trội
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 13
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
- Thời trang Phong Phú: May mặc là lĩnh vực mà Phong Phú đang đẩy mạnh phát triển

trong những năm gần đây với mục tiêu cung cấp giải pháp may mặc trọn gói cho khách
hàng. Phong Phú hiện có trên 100 chuyền may hiện đại với tổng năng lực sản xuất đạt 20
triệu sản phẩm/năm để phục vụ cho thị trường xuất khẩu và nội địa. Xuất phát từ 03 nhà
máy may xuất khẩu liên doanh với Tập đoàn Guston Molinel (Pháp) từ năm 1991, Phong
Phú đã tổ chức lại hệ thống may mặc thông qua việc xây mới nhà máy may Jean xuất
khẩu với dây chuyền may hiện đại sử dụng nguyên liệu vải Denim của Phong Phú, liên
kết phát triển may mặc với một số đối tác khác nhằm vươn tới thị trường rộng lớn tại Hoa
Kỳ, Tây Âu cũng như các thị trường tiềm năng khác trên thế giới.
3.5. Thế mạnh của công ty
- Tổng công ty cổ phần quốc tế Phong Phú là một tập đoàn với nhiều công ty con thuộc
nhiều lĩnh vực may mặc như chỉ, vải, may mẫu, sản xuất dại trà,… Do đó việc sản xuất
của công ty có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc khi có thể sử
dụng trực tiếp nguồn nguyên liệu tại công ty.
- Với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong lĩnh vực dệt may, công ty hoàn toàn là một
đối tác tin cậy của nhiều bạn hàng trong nước và quốc tế.
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 14
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
- Thị trường chính của công ty là Mỹ và châu Âu nên sản phẩm xuất khẩu của công ty
thường đươc kiểm tra kỹ càng về thông số lẫn chất lượng trước khi xuất hàng.
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng giải quyết những yêu cầu, đòi hỏi của
khách hàng theo một cách khoa học nhất.
- Có mối quan hệ rộng lớn và gắn bó với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu nhằm thõa
mãn nhu cẩu khắt khe của khách hàng từ những khâu đầu tiên của mã hàng.
- Đội ngũ QA của công ty rất khắc khe và kỹ tính để sản phẩm luôn được kiểm tra đầy
đủ và kỹ lưỡng nhằm tránh sai sót trước khi giao cho công ty kiểm tra của đối tác khách
hàng.
- Quá trình sản xuất luôn tuần tự và khép kín nhằm đảm bảo qui trình sản phẩm đầu ra
luôn kịp tiến độ giao hàng
4. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng
- Nhân viên quản lý đơn hàng là người theo dõi sát sao quá trình may thử mẫu để sản

phẩm ra đạt được chất lượng theo yêu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất.
- Khi có sự cố, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ là người trực tiếp xử lý và có nhiệm vụ
trao đổi thương lượng với khách hàng nếu có sai sót nghiêm trọng nào.
- Trong quá trình may thử mẫu, nếu tài liệu kỹ thuật có nhiều bất cập, khó khăn trong
may mặc, cần trao đổi với khách hàng và bộ phận kỹ thuật tìm biện pháp đơn giản hóa
các thao tác trong khi may để phù hợp với tay nghề công nhân may mà chất lượng sản
phẩm không đổi và tạo điều kiện cho sản xuất sau này sẽ hoàn thành đúng tiến độ.
- Sau khi nhận được nguyên phụ liệu cho sản xuất, nhân viên quản lý đơn hàng có
nhiệm vụ phân với cho phía gia công theo một cách hợp lý và khoa học nhất, là yếu tố
quan trọng để sản phẩm may có thể kịp tiến độ giao cho khách hàng.
- Nhân viên quản lý đơn hàng là người sẽ tạo bảng tác nghiệp màu cho nhà máy gia
công, từ bảng tác nghiệp này, người công nhân xưởng may phải hoàn toàn căn cứ từ đó
để tiến hành may sản phẩm nhằm đảm bảo đúng yêu cầu và chất lượng sản phẩm của
khách hàng.
- Đối với sản xuất đại trà, nhân viên quản lý đơn hàng có nhiệm vụ đặc biệt trong việc
theo sát tiến độ và những sai sót trong khâu sản xuất của mã hàng. Là người đốc thúc,
giải quyết những vấn đề gặp phải trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm đạt
chất lượng trong thời hạn giao hàng.
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 15
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Cơ cấu nhân sự của bộ phận quản lý đơn hàng
Marketting and Head Merchandiser (Anh Đức)
Senior merchandiser(Chị Hạ)
Junior merchandiser:
- Merchandiser/Developing(Chị Thịnh – Chị Nga-Anh Công)
- Merchandiser/ Fabric and Trim (Chị Nhớ - Chị Kha)
- Merchandiser/Production(Anh Đạt- Anh Khoa)
PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN
HÀNG TẠI CÔNG TY PHONG PHONG PHÚ
1. Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty Phong Phú

1.1. Trưởng nhóm:
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 16
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
- Thực hiện công việc theo sự phân công của trưởng bộ phận
- Giao tiếp với khách hàng nhằm đảm bảo nguồn hàng sản xuất cho công ty
- Chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận về các đơn hàng được giao
- Theo dõi, giám sát, điều động các nhân viên trực thuộc theo qui định
- Kiểm tra đôn đốc tiến độ thực hiện công việc
- Hỗ trợ công việc cùng các nhân viên trong nhóm
- Liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình kinh doanh
- Làm cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, nhà máy để xử lý các sự cố trong sản xuất
- Tạo mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, đảm bảo luồng thông tin luôn xuyên suốt
trong quá trình thực hiện các đơn hàng
1.2. Nhân viên:
- Nhận tài liệu kỹ thuật, mẫu, rập…từ khách hàng, kiểm tra đối chiếu với các mã hàng triển
khai trước đó để có cái nhìn tổng quát về những mã hàng sẽ phát triển
- Phát triển mẫu
- Phân tích đơn hàng, lập định mức nguyên phụ liệu, tính giá thành sản phẩm, giá bán trình
trưởng đại diện kí
- Liên hệ với khách hàng và yêu cầu cung cấp các thông tin cần thiết cho báo giá và làm
mẫu: khổ vải, giá NPL, địa chỉ nhà cung cấp,…cho các nguyên phụ liệu chỉ định, hoặc
mô tả đối với những nguyên phụ liệu tự tìm kiếm.
- Mua nguyên phụ liệu: liên lạc thường xuyên, hối thúc nhà cung cấp thực hiện đúng theo
lịch giao hàng. Nếu có sự cố hàng về không kịp, phải báo ngay cho đơn vị sản xuất biết
để thay đổi kế hoạch và tìm giải pháp thay thế.
- Yêu cầu bộ phận xuất nhập khẩu tiếp nhận hàng về cảng
- Tiếp nhận nguyên phụ liệu và kiểm tra số lượng, chất lượng lần cuối. Làm việc với khách
hàng để xử lý trong quá trình kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên phụ liệu
- Theo dõi nguyên phụ liệu về đồng bộ, báo khách hàng về sự cố nguyên phụ liệu (chất
lượng, số lượng…)

- Theo dõi cân đối nguyên phụ liệu tại nhà máy
- Lên kế hoạch cắt cho các đơn hàng
- Giải quyết những vấn đề phát sinh về nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất
- Dựa trên kế hoạch sản xuất, phân chia, điều động các đơn hàng cho các chuyền sản xuất
một cách hợp lý
- Chuyển giao nhanh chóng, kịp thời tài liệu kỹ thuật, rập mẫu, mẫu chuẩn, bảng màu và
các thông tin về đơn hàng đến các bộ phận có liên quan trong nhà máy
- Đôn đốc bộ phận sản xuất, đơn vị gia công thực hiện kế hoạch
- Lập báo cáo và thông báo thường xuyên tình hình sản xuất cho trưởng nhóm và trưởng
bộ phận về tình hình và tiến độ sản xuất
- Phối hợp cùng QC tiến hành kiểm tra sản phẩm trước khi xuất hàng
- Lên kế hoạch xuất hàng
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 17
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
- Báo cáo tình hình sản xuất cho khách hàng, theo dõi thống kê số liệu sản xuất từ khi bắt
đầu cho tới khi xuất hàng. Phối hợp với nhà máy xử lý mọi vấn đề phát sinh về chất
lượng hàng
- Liên hệ với khách hàng để kịp thời nắm vững các thông tin điều chỉnh. Xử lý kịp thời
mọi khiếu nại từ khách hàng về chất lượng giao hàng và thời gian giao hàng
- Chuẩn bị và làm các thủ tục xuất hàng
2. Quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng
2.1.1 Phát triển mẫu, tính giá sản phẩm:
a. Nhận rập, sản phẩm mẫu, tài liệu kĩ thuật khách hàng
Hằng năm, khách hàng sẽ gửi kế hoạch phát triển mẫu mã mới cho doanh nghiệp Việt
Nam. Thông qua kế hoạch này, khách hàng sẽ thông báo về nhu cầu phát triển sản phẩm
mới cho mùa hoặc trong năm kế tiếp
GIỚI THIỆU MÃ HÀNG 14C0831
- Tên mã hàng (style): 14C0831
- Khách hàng (customer): CHICO’S
- Cơ sở sản xuất (factory): Nhà máy may Jean 1

- Mô tả mẫu (Description): Quần jean nữ
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 18
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Màu Jasmine wash Màu Caspian wash
Tài liệu kĩ thuật của khách hàng bao gồm các thông tin sau:
- Hình vẽ mô tả mặt trước, mặt sau của sản phẩm.
- Hình vẽ mô tả chi tiết các vị trí quan trọng và phức tạp trên sản phẩm.
- Hướng dẫn phối màu, chi tiết về qui cách nguyên phụ liệu, định mức ước tính nguyên
phụ liệu.
- Yêu cầu kỹ thuật may: cấu trúc sản phẩm, mô tả quy cách và thiết bị may tại các vị trí
cơ bản trên sản phẩm.
- Bảng thông số kích thước của mã hàng: mô tả các vị trí đo trên sản phẩm, thông số
của toàn bộ các size của mã hàng, dung sai các vị trí đo trên sản phẩm.
- Góp ý mẫu phát triển và góp ý duyệt mẫu fit
b. Tiến hành may mẫu
Sản phẩm mẫu rất quan trọng trong sản xuất, sản phẩm mẫu phải đạt được yêu cầu
khách hàng khi đó nhà sản xuất sẽ nhận đơn hàng
Kế hoạch may mẫu sẽ do nhân viên vien quản lý đơn hàng làm gừi cho phòng kế
hoạch. Tùy thuộc vào mẫu mà sẽ có kế hoạch may khác nhau
Mẫu developed (mẫu phát triển): khách hàng của công ty đã có sẵn đội ngũ thiết kế
thời trang, vì vậy đã có sẵn mẫu mĩ thuật của sản phẩm. Nhưng từ mẫu mỹ thuật triển
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 19
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
khai thành mẫu kỹ thuật, rồi đến sản phẩm thật thì cần có nhiều chỉnh sửa. Sản phẩm làm
ra từ mẫu mỹ thuật được gọi là mẫu phát triển. Trước khi develop, khách hàng sẽ viết
mail báo ngày sẽ qua Việt Nam để tiến hành develop cho sản phẩm, Merchandiser sẽ lập
kế hoạch và cho xưởng may may sẵn 40-50 sản phẩm để chuẩn bị cho develop (khách
hàng sẽ yêu cầu merchandiser may sẵn mẫu theo những tech pack có trước – phần vải sẽ
được lấy từ những mẫu đã develop trước đó)
Mẫu Concept: là mẫu mà công ty làm dựa vào mẫu của khách hàng

Mẫu fit (mẫu kiểm thông số):là mẫu đòi hỏi phải đúng thông số yêu cầu trên tài liệu kĩ
thuật mà khách hàng gửi
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 20
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Mẫu PP (mẫu tiền sản xuất): là mẫu gửi cho khách hàng duyệt lại toàn diện (về thông
số, qui cách lắp ráp, cách sử dụng nguyên phụ liệu…), trước khi bắt đầu đơn hàng đại trà
- Sau khi đã nhận được tech pack từ khách hàng, merchandiser sẽ tiến hành cho may
thử mẫu wash để tiến hành wash cho sản phẩm. Tùy thuộc từng loại vải mà sẽ tiến hành
may và wash ra bấy nhiêu option.(Merchandiser sẽ gửi mẫu standard cùng mẫu sống
xuống cho xưởng wash để tiến hành wash giống với mẫu standard)
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 21
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
BẢNG QUY TRÌNH WASH
SAMPLE FORMULA
BUYER
CHICO’S
COLOR
SHADE
FRESH INDIGO FABRIC V766J2
STY NUMBER 14C00831
UANTITY
OF
GARMENT
2
FABRIC
MILL
SAMPLE
TYLE
QJ
WEIGHT OF

GARMENT
DATE 25-2-2014
PROCESS WISKEER-HANDSAND-W1-PP-W2
WET PROCESS
PROCESS CHEMICAL GPL %
WATER
RATIO
TEMP TIMING PH REMARK
WISKEER RM
HANDSAND D-M-L-T-C
ENZYME VALUMAX 1 1:10 30 20
STONE 4
RINSE 2X2
BLEACH OXY 5 1:10 60 10 CHECK
SODA 1
RINSE 2X2
EXTRACT
PP
THEO VI TRI THOI
TRANG, TOAN THAN
NHE
KMNO4 15
H3PO4 15
NEUTRALIZE META 2 1:10 30 5
RINSE
TINTING
BROWN
AGL
0.15 1:10 50 5
YELLOW

ARLE
0.15
SALT 5
SOFTENER
SOFTEX
SK70
3 1:10 50 1
SILICONE
EXTRACT
DRY
NOTE: FOR PRODUCTION MLR & CHEMICAL DOSAGE CAN BE ADJUSTED BASE ON GARMENT
WEIGHT
- Sau khi wash xong, bộ phận wash sẽ review lại với mẫu standard. Nếu bộ phận wash
cảm thấy mẫu không được sẽ tự reject(internal reject) và liên hệ merchandiser tiến hành
may lại để wash thêm lần nữa.
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 22
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Gửi mẫu cho khách hàng duyệt (tùy theo yêu cầu của từng loại mẫu mà khi gửi
cho khách hàng người quản lý đơn hàng cần gắn thẻ bài phù hợp với mẫu đó). Sau
đây là một số thẻ bài thường dùng khi gửi mẫu đối với khách hàng là Chico’s)
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 23
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Sản phẩm mẫu gửi khách hàng gắn kèm thẻ bài, ngoài ra một số loại mẫu còn gắn
kèm bảng thông số sau khi sản phẩm được kiểm tra đo thông số
c. Tính giá cho 1 sản phẩm gửi khách hàng
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 24
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 25
CHICOS

fty : PPJ
date : 04/12/13

Sketch
TOTAL: 3,000PCS/STYLE




style no.# 232-14C00831-PANTS

232-14C00831 : Denim -
Sublime slim pant ( Medium
Indigo Queen wash)

Materials yy unit price value
FABRICS $5.74
Main fabric : V76.6J2 1.95 2.85 $5.56
Pocketting fabric: TC white Width 57/8"-local PPJ source 0.15 1.20 $0.18

TRIMS $1.24
Interlining
Width 60"-, CH88, PCC-
Charcoal
0.22 0.600 $0.13
Interlining
Center of w.b; KD94441-
Charcoal
0.01 2.460 $0.02
Button Matte Black 1.05 0.0700 $0.07

Rivet Matte Black 5.15 0.0300 $0.15
Zipper Length 5"- YKK. 1.03 0.2500 $0.26
Elastic Tape PCC- EL 6010 1.50 0.0250 $0.04
Main label 1.03 0.0200 $0.02
ID label 1.03 0.0200 $0.02
Size label 1.03 0.0200 $0.02
Pricetag 1.03 0.025 $0.03
Hang tag 1.03 0.030 $0.03
Joker tag 1.03 0.075 $0.08
Thread 1.03 0.250 $0.26
Packing 1.03 0.100 $0.10


CM $1.60
WASH $1.20

EMB. $0.12

trims freight /banking/im-
export/testing
$0.70
fty handling $0.74