quản trị công tác văn thư tại UBND huyện quảng xương, tỉnh thanh hóa – thực trạng và giải pháp

LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập cuối khóa là khâu không thể thiếu trong quá trình đào tạo ở các
trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp. Đây là khoảng thời gian mỗi
sinh viên có thể vận dụng kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tế, được độc
lập thích nghi với môi trường mới, và được tự mình thử sức với những công việc
chuyên môn liên quan tới nghề nghiệp sau này.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của thực tập cuối khóa đối với mỗi sinh viên, đã.
Em đã chọn UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa là nơi tiến hành thực tập,
tại đây được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh chị, cô chú trong cơ quan, em
không chỉ hoàn thành tốt những công việc được giao, mà còn được hướng dẫn hướng
làm tốt báo cáo tốt nghiệp cuối khóa của mình.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Phạm Văn Thắng đã tận tình chỉ bảo
và giúp đỡ em trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập. Và em cũng xin gửi lời
cảm ơn tới các cán bộ, công chức trong văn phòng UBND huyện Quảng Xương,
đặc biệt là chị Đoàn Thị Lan Nhung, chị Hoàng Thị Duyên đã tạo điều kiện, hướng
dẫn để em có thêm những kỹ năng nghiệp vụ, để em tự tin hơn khi giao tiếp với
lãnh đạo và mọi người trong cơ quan.
Được phân công thực tập tại phòng Văn thư của UBND huyện, em được trực
tiếp tham gia như một nhân viên thực sự, nhờ vậy em đã hiểu rõ được chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn cũng như nhưng công việc cụ thể mà cán bộ văn thư phải
hoàn thành. Đồng thời, qua thực tế em nhận thấy công tác này tại UBND huyện
Quảng Xương đã và đang hoạt động tương đối hiệu quả, tuy nhiên vẫn còn những
mặt cần khắc phục. Vì vậy, em mạnh dạn chọn đề tài “Quản trị công tác văn thư
tại UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp”
làm báo cáo tốt nghiệp của mình. Trên cơ sở đánh giá những thành công và những
điểm còn tồn tại, em đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của
công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương. Do thời gian thực tập không
nhiều và khả năng lí luận còn chưa cao nên bản báo cáo không tránh khỏi những
khiếm khuyết, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để
bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

PHẦN I : BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
CHƯƠNG I : QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
I. MỤC TIÊU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
- Nắm vững được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệ
của cơ quan thực tập;
- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;
- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;
- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong cơ
quan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho;
- Tạo mối quan hệ đúng mực với các cán bộ, công chức, viên chức trong đơn
vị thực tập, cũng như với nhân dân trong quá trình thực thi công vụ.
II.QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHI TIẾT
Thời gian thực tập : từ 26/03/2012 đến 18/5/2012
STT Thời gian Nội dung công việc
1 Tuần 1,2
Từ 26/03
đến 06/04
Gặp Đ/C Nguyễn Đình Dự - Chánh văn phòng UBND Huyện,
trình giấy giới thiệu liên hệ thực tập và báo cáo kế hoạch thực
tập.
Bắt đầu làm quen với các phòng ban, với cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan thực tập, và mong muốn được giúp đỡ
tận tình trong mọi hoạt động.
Được phân công thực tập tại bộ phận Văn Thư của UBND
Huyện.
Được cán bộ Văn thư Đoàn Thị Lan Nhung hướng dẫn các
công việc cơ bản của phòng Văn thư.
Chọn đề tài báo cáo thực tập.
Nộp đề cương sơ lược cho thầy, cô hướng dẫn thực tập qua
Email.

2 Tuần 3,4
Từ ngày
09/4 đến
20/4
Thực hành vào sổ văn bản đến, văn bản đi theo đúng quy trình.
Bắt đầu sử dụng thành thạo các loại máy phục vụ công tác văn
thư
Trao đổi với các anh chị trong cơ quan để có phương pháp hoàn
thiện công việc .
Tìm hiểu sơ lược về Văn phòng UBND về cơ cấu, hoạt động,
nhiệm vụ quyền hạn…
- Hoàn thiện đề cương và tiến hành viết báo cáo.
3 Tuần 5,6
Từ ngày
23/4 đến
04/5
Tiếp tục các công việc thành thạo hơn.
Trực tiếp soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Phó Chánh văn
phòng.
Được cán bộ quản lý cổng thông tin điện tử của UBND Huyện
hướng dẫn trực tiếp cách thức làm việc thông qua mạng nội bộ
và các Website.
Trực tiếp gửi giấy mời, công văn khẩn tới các xã, thị trấn trong
Huyện.
Tiến hành xin tài liệu cho đề tài báo cáo.
Khảo sát tình hình chung của các bộ phận liên quan tới đề tài
báo cáo thực tập.
Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập và gửi thầy cô.
4 Tuần 7,8
Từ ngày

07/5 đến
18/5
- Chào mọi người trong cơ quan thực tập, cảm ơn sự tận tình
của các cán bộ, công chức trong cơ quan thực tập
- Nộp báo cáo hoàn thiện cho thầy cô.
III. NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
+ Hai tháng thực tập tại UBND Huyện Quảng Xương – Thanh Hóa, em
nhận thấy thực tập không đơn giản chỉ là đến, xem và học hỏi cách làm việc như
nhiều ý kiến trước đó, hai tháng qua thực sự là một trải nghiệm đáng quý với em
khi bước vào công việc chính thức sau này.
+ Trước khi thực tập, thực sự trong suy nghĩ của em công việc của cán bộ
văn thư thật đơn giản và nhàn nhã. Nhưng khi được trực tiếp tham gia cùng các
anh chị trong đơn vị thực tập, em mới thấy không đơn thuần như những gì em
nghĩ. Văn thư – thực sự là một công việc bận rộn, không ngừng nghỉ, và mỗi cán
bộ trong đó không thể vắng mặt ở bất cứ khâu nào nếu muốn công việc được hoàn
thành. Đây cũng là công việc rất cần sự khéo léo trong giao tiếp, tận tụy, tỉ mỉ
trong từng khâu, và rất cần sự nhạy bén để ứng phó với những tình huống đột
xuất…
Là sinh viên Học viện Hành chính, được trau dồi những kiến thức lý thuyết về rất
nhiều lĩnh vực lớn trong đời sống xã hội, như Kinh tế, xã hội, Tôn giáo, Văn hóa, Y
tế…. bên cạnh đó còn được trau dồi thêm các kĩ năng phục vụ công việc sau này
như : Soạn thảo và ban hành văn bản, ứng dụng tin học trong QLHC… Những lí
thuyết này giúp em rất nhiều trong quá trình đi thực tập. Vì khi đồng chí Chánh
văn phòng, đồng chí Phó chánh văn phòng đề nghị em cho ý kiến về một số lĩnh
vực, em đã mạnh dạn đưa ra những lí thuyết đã được đào tạo từ Học viện và được
mọi người hưởng ứng. Lý thuyết được học và thực tiễn công việc có một mối liên
hệ khá rõ, vì khi thực tập ở vị trí cán bộ văn thư, em phải tiếp nhận văn bản của tất
cả các phòng ban chuyên môn ở tất cả các lĩnh vực, và nhờ nắm bắt được lý thuyết
của các lĩnh vực ấy mà em đã dễ dàng hơn cho công việc của mình.
Tuy thời gian nắm bắt lý thuyết còn ít nhưng những bước cơ bản trong

quản lý văn bản đến, đi, con dấu… em vẫn nắm chắc. Và em thấy thực tế thực hiện
của cán bộ văn thư còn nhiều điều chưa đúng, chưa chuẩn với những quy định của
pháp luật. Quy trình của các công tác này nhiều khi bị đảo lộn và bị tình cảm chi
phối khá nhiều.
Nhất là trong công tác giải quyết và quản lý văn bản đi việc gọi điện xin số
văn bản trước, hay xin chèn số vào những ngày trước diễn ra khá nhiều lần. Đôi lần
có thắc mắc vì không như những gì được học, song câu trả lời nhận lại chỉ là “đã
thành thói quen”.
Dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các đồng chí cán bộ, công chức,
viên chức trong đơn vị thực tập, em đã được làm quen với các công việc của cán
bộ văn thư và được trực tiếp tham gia làm việc như một nhân viên chính thức.,
Những công việc em đã làm được qua thời gian thực tập cụ thể đó là :
- Hiểu rõ cơ cấu tổ chức, hoạt động, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, quy
chế làm việc của UBND Huyện Quảng Xương.
- Biết cách phân loại sổ ; cho số văn bản; vào sổ văn bản các loại văn bản
đến, đi theo từng bộ phận, ban ngành….
- Trực tiếp tham gia kiểm tra thể thức văn bản, đóng dấu văn bản khi văn bản
đầy đủ yêu cầu.
- Biết cách sử dụng các loại máy : Máy photocopy, máy fax, máy scan, máy
in.
- Trực tiếp tham gia quản lý cổng thông tin điện tử của Huyện.
- Tìm kiếm và tham khảo tài liệu tại UBND Huyện và tiến hành viết báo cáo
thực tập.
- Hoàn thành đợt thực tập, báo cáo thực tập đúng thời gian quy định.
CHƯƠNG II
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ
VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
1. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên
Tháng 2 năm 2012, một phần diện tích và dân số của huyện Quảng được chuyển

về thành phố Thanh Hoá. Sau khi chia tách địa giới, huyện Quảng Xương còn 198,20
km² và 227.971 người, với 35 xã và 1 thị trấn.
Với chiều dài bờ biển dọc Huyện hơn 22km, có nhiều cửa sông và bãi bồi, có khu du
lịch Nam Sầm Sơn, hệ thống giao thông thuận tiện với quốc lộ 1A, quốc lộ 45 và quốc lộ
47 . Phía Bắc giáp Khu công nghiệp Lễ Môn, Thành phố Thanh Hóa và Huyện Hoằng Hóa,
phía đông bắc giáp Thị xã du lịch Sầm Sơn, phía tây giáp Đông Sơn và Nông Cống, phía
Nam giáp khu công nghiệp động lực Nghi Sơn- Tĩnh Gia. Đồng thời, là huyện có vị trí trọng
yếu về An ninh - Quốc phòng của Tỉnh, đây được xem là lợi thế đặc biệt quan trọng để thu
hút đầu tư phát triển kinh tế, củng cố Quốc phòng.
2. Đặc điểm kinh tế, xã hội
- Về kinh tế :
Năm 2011 , Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 17,0% là năm có tốc độ tăng
trưởng cao nhất từ trước tới nay, trong đó ngành nông, lâm, thuỷ sản tăng
4,9%; CN - TTCN - XDCB tăng 21,5%; dịch vụ - thương mại tăng 17,5%. Tỷ
trọng ngành nông, lâm, thuỷ sản chiếm 36,2%, giảm 3,8%; công nghiệp - xây dựng
chiếm 29,6%, tăng 2,1%; dịch vụ chiếm 34,2%, tăng 1,7% so với cùng kỳ. Thu
nhập bình quân đầu người đạt 14,5 triệu đồng, đạt mục tiêu đề ra.
- Đặc điểm về xã hội
+ Dân số : Đầu năm 2012, do chia tách địa giới hành chính nên dân số trong
Huyện còn lại là 227.971 người.
+ Giáo dục và y tế :
Giáo dục : Kết cấu hạ tầng phục vụ cho việc giảng dạy và học tập ngày càng
được xây dựng và hoàn thiện; Y tế : Hầu hết các xã đều có cơ sở khám chữa bệnh,
đáp ứng được sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ của người dân.
+ Giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo tiếp tục được quan tâm, đã giải
quyết việc làm mới cho gần 7.000 lao động, đạt 100% kế hoạch. Tỷ lệ hộ nghèo
giảm còn 17,59%, giảm 3,55% so với đầu năm.
3. Mục tiêu phát triển kinh tế 2012
Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 17,5 % trở lên.
Giải quyết việc làm cho 7.000 lao động.

Giảm hộ nghèo từ 3 % trở lên.
Thu nhập bình quân đầu người đạt 17,0 triệu đồng.
Tỷ lệ tăng dân số giảm 0,06%.
Số trường được công nhận đạt chuẩn quốc gia 10 trường trở lên.
Khai trương xây dựng 15 làng, đơn vị văn hoá.
Xây dựng 05 xã chuẩn quốc gia về y tế.
II. UBND huyện Quảng Xương
UBND huyện Quảng Xương do HĐND huyện bầu ra là cơ quan chấp hành
của HĐND huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND huyện, huyện ủy Quảng
Xương, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết,
chủ trương, chính sách. Có trách nhiệm báo cáo toàn bộ hoạt động của mình với
HĐND huyện, huyện ủy và thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các
mặt.
UBND huyện bao gồm:
- Thường trực HĐND- UBND huyện: 01 Chủ tịch UBND huyện; 04 phó chủ
tịch.
- Các phòng thuộc UBND huyện: Phòng thanh tra; Phòng Nội vụ;
Phòng tư pháp; Phòng Nông nghiệp; Phòng giáo dục- đào tạo; Phòng Tài Chính-
Kế hoạch; Phòng y tế; Phòng Công thương; Phòng văn hóa- thông tin; Phòng Tài
nguyên và môi trường; Văn phòng HĐND- UBND; Văn phòng đăng kí quyền sử
dụng đất; Phòng Lao động - Thương binh và XH.
Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Quảng Xương:
(1) TTr HĐND- UBND huyện Quảng Xương
(2) Các phòng thuộc UBND huyện Quảng Xương
III. VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND- UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc
của thường trực HĐND và UBND huyện.
Có chức năng tham mưu các hoạt động của thường trực HĐND và UBND
huyện, điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan, ngành, phòng ban cấp

huyện (gọi chung là phòng), UBND các xã, thị trấn; tham mưu giúp HĐND và
UBND, chủ tịch HĐND- UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ở
Chủ tịch UBND
huyện
1)
Phó chủ tịch xây
dựng cơ bản
Phó chủ tịch
nông nghiệp-
nông thôn
Phó chủ tịch
kinh tế
Phó chủ tịch văn
xã
VP đăng
kí q. sử
dụng đất
P. tài
nguyên-
môi
trường
Phòng
công
thương
Phòng
tài
chính-
kế hoạch
Phòng
Nông

nghiệp-
PTNT
Phòng
Nội Vụ
2
Văn
phòng
HĐND-
UBND
Phòng
văn hóa-
Thông
tin
Phòng y
tế
Phòng
giáo
dục- đào
tạo
Phòng
thanh tra
Phòng
Lao
động-
TB- XH
Phòng tư
pháp
địa phương; đảm bảo các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND huyện.
2. Nhiệm vụ

Xây dựng và trình chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, quý,
năm của HĐND và UBND, chủ tịch, phó chủ tịch HĐND và UBND huyện, của
các phòng ban.
Đảm bảo việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo .
Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch hằng năm, dài hạn.
Phối hợp văn phòng huyện ủy, các ban Đảng, UB mặt trận Tổ quốc Việt Nam
huyện, giữ mối quan hệ phối hợp công tác với huyện ủy, các cơ quan đoàn thể.
Công bố và truyền đạt các nghị quyết của HĐND huyện, quyết định, chỉ thị của
UBND; các văn bản pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên…
Quản lí và ban hành văn bản của thường trực HĐND và UBND huyện, công
tác công văn giấy tờ, văn thư- lưu trữ.
Giải quyết khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật.
Tổ chức hội họp, buổi làm việc, tiếp khách…và nhiệm vụ khác theo quy định.
3. Tổ chức bộ máy
Biên chế của văn phòng nằm trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp do
UBND huyện phân bổ hằng năm.
Chánh VP
P. Chánh VP
Bộ phận
phục vụ
Văn thư-
lưu trữ
Kế toán,
tài vụ
CB thư kí
tổng hợp
Bộ phận”một
cửa”
4. Mối quan hệ công tác
Đối với các cơ quan cấp tỉnh : Văn phòng HĐND và UBND huyện có quan hệ

chặt chẽ với văn phòng UBND tỉnh, văn phòng HĐND và Đoàn đại biểu Quốc Hội
tỉnh, Văn phòng các Sở, ngành,cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo.
Với các cơ quan liên quan trong Huyện : Phối hợp văn phòng Huyện ủy xây
dựng chương trình làm việc của thường trực HĐND- UBND huyện; chuẩn bị
những vấn đề UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện cần báo cáo trước Huyện ủy,
thường vụ Huyện ủy để công việc được thống nhất. Phối hợp cơ quan đóng trên địa
bàn huyện, các ban của HĐND để chuẩn bị nội dung kì họp HĐND trình bày tại
các kì họp HĐND.
Quan hệ chăt chẽ với cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các
xã, thị trấn để nắm chắc mọi hoạt động trong địa bàn huyện; đôn đốc thực hiện
nhiệm vụ, thực hiện chế độ báo cáo theo các quy định.
Với chi bộ, chi ủy văn phòng HĐND và UBND Huyện: Thực hiện phối hợp
chặt chẽ với chi Bộ, chi ủy trong quá trình lãnh đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn của cơ quan.
PHẦN II : BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN
QUẢNG XƯƠNG – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP.
CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. VĂN PHÒNG
1. Khái niệm về văn phòng
Có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng tuy nhiên chúng ta có thể hiểu văn
phòng một cách chung nhất:
“ Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều
kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”.
2. Vị trí, vai trò của Văn phòng
- Là trung tâm thực hiện quá trình quản lí điều hành của cơ quan, đơn vị
- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại.
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.

- Là trung tâm kết nối các hoạt động quản lí, điều hành.
- Là cầu nối giữa chủ thể quản lí và đối tượng quản lý.
- Là dịch vụ tổng hợp cho mọi hoạt động của đơn vị nói chung và các nhà lãnh
đạo nói riêng.
- Là bộ máy giúp việc, bộ “nhớ” của cơ quan.
3. Hoạt động chủ yếu của văn phòng
Công tác tham mưu tổng hợp; Chế độ thông tin, báo cáo; Công tác văn
thư, lưu trữ; Công tác tài chính- kế toán; Công tác tiếp dân, cải cách hành
chính; Làm việc với các ngành, địa phương, các đoàn đến làm việc tại địa
phương; Lưu trữ.
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ
quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho
hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
2.1. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý
và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung
cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
2.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký
- Phân loại và trình lãnh đạo
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức
năng
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành).
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
3. Tổ chức công tác văn thư
3.1. Biên chế công tác văn thư
Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức
tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ
thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong
bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá,
phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ luôn
bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng
đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
3.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình
thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
+ Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn
+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ
công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc.
+ Hình thức văn thư hỗn hợp: Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng
ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước.
4. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu

sau: Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn; Phải đảm bảo tính chính xác cao; Mức
độ bí mật của văn bản; Sử dụng trang thiết bị hiện đại.
5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư
5.1. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong
hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại văn
bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy việc
tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy
định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn liền
với hoạt động của cơ quan.
5.2. ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý
của Nhà nước.
Góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừa
nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng
và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để
làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ
quan. Bên cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm
xảy ra trong quá trình hoạt động.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo
điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan.
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN
QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA
I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG
XƯƠNG – THANH HÓA
1. Cách bố trí cán bộ, phòng làm việc và trang thiết bị trong phòng Văn thư

 Cách bố trí cán bộ chuyên trách
- Phòng văn thư của UBND Huyện Quảng Xương được bố trí 02 người. Bao gồm
cán bộ văn thư Đoàn Thị Lan Nhung, tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư - lưu trữ
của Cao đẳng Nội vụ, phụ trách công tác văn thư của toàn UBND huyện; Thứ hai
là cán bộ lưu trữ Hoàng Thị Duyên, tốt nghiệp Học viện Hành chính Quốc gia cơ
sở Hà Nội, chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị phục vụ công tác văn thư của
UBND huyện, đồng thời quản lý cổng thông tin điện tử.
- Văn phòng UBND Huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người chỉ đạo chung
là chánh văn phòng UBND Nguyễn Đình Dự, dưới Chánh văn phòng có hai phó
chánh, Văn thư chịu sự chỉ đạo của Chánh văn phòng cũng như phó chánh.
 Cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư của UBND huyện Quảng
xương:
Bộ phận văn thư nằm ở phòng trung tâm tại tầng 1 dãy nhà B của UBND
huyện. Trước năm 2012, bộ phận văn thư được bố trí cùng phòng làm việc với phó
chánh văn phòng phụ trách kinh tế - xã hội. Tới tháng 3 năm 2012 bộ phận văn thư
được tách thành một phòng riêng. Phòng văn thư được bố trí nằm giữa phòng của
Chánh văn phòng và phó Chánh văn phòng, tiện lợi cho việc liên lạc giữa cán bộ
văn thư và lãnh đạo.
 Trang thiết bị trong phòng :
Phòng văn thư được trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác, ngoài cơ sở
vật chất về điện, nước, hệ thống quạt cây, quạt trần; đồng thời cán bộ văn thư được
trang bị 03 tủ đựng tài liệu, và có tủ riêng để bảo quản con dấu … ngoài ra còn
được trang bị : 01 Điện thoại, 01 Máy Fax, 01 Máy in, 01 Máy Photo coppy, 01
Máy tính có nối mạng nội bộ, mạng Intenet, 01 Máy Scan.
2.Tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương - Tỉnh Thanh Hoá
2.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
a.Nguyên tắc chung
Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có
nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí
mật. Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải được thông qua đồng chí Chánh văn

phòng Nguyễn Đình Dự hoặc đồng chí phó Chánh văn phòng Bùi Minh Thành
xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Thủ truởng cơ quan hoặc trưởng phòng có nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra việc giải
quyết văn đến. Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến tay người
nhận đồng thời yêu cầu của các đơn vị, cá nhân làm đúng chức trách nhiệm vụ của
mình trong việc giải quyết văn bản.
b.Về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến của UBND huyện Quảng Xương
Mỗi ngày cán bộ văn thư tiếp nhận báo cùng văn bản đến thông qua nhân viên
bưu điện. Cán bộ văn thư trực tiếp kí nhận văn bản theo đúng cơ quan, số lượng,
đúng quy định… Trường hợp sai sót phải thông báo cho lãnh đạo. Tất cả các văn
bản đến đều phải qua văn thư làm thủ tục và phân phối theo đúng quy định, văn
bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng ký số thự đến theo từng loại, ngày
tháng năm đến, sau đó trình Chánh hoặc phó Chánh văn phòng phân phối.
Văn phòng phân phối xong chuyển lại cho cán bộ văn thư để đưa trực tiếp tới
lãnh đạo, các phòng ban chức năng có liên quan. Những văn bản, báo cáo nghiệp
vụ của phòng nào thì văn thư chuyển trực tiếp cho phòng đó, nếu không thuộc
thẩm quyền xử lý của UBND huyện Quảng Xương thì được trả lại nơi gửi.
Mẫu dấu đến của UBND huyện Quảng Xương được trình bày như sau:
Theo báo cáo tổng kết công tác văn thư năm 2011, tổng số văn bản đến của
UBND huyện là : 3774 số văn bản. Trong đó :
Nơi gửi văn bản đến Số lượng
Trung ương
HĐND – UBND Tỉnh Thanh Hóa
Các Sở ban ngành và huyện bạn
Đơn thư
Các xã, cơ quan trong huyện
24
1140
2250
314

46
Tổng số văn bản đến 3374
Hình thức bên ngoài sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Quảng Xương
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
……………………………
SỔ ĐĂNG KÝ
VĂN BẢN ĐẾN
Năm: ………
Từ ngày….đến ngày….
Từ số….đến số………
Quyển số :…………
2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
UBND H.QUẢNG XƯƠNG
CÔNG VĂN ĐẾN
SỐ:……
Ngày tháng .n m .… … …ă
a.Nguyên tắc chung
Tất cả văn bản do UBND Huyện ban hành trên tất cả các lĩnh vực đều phải
được thông qua cán bộ văn thư, trên cơ sở xem xét tính hợp pháp, hợp lý của văn
bản sau đó chuyển đến đơn vị nhận văn bản.
Đối với các văn bản khẩn cần được làm thủ tục chuyển phát ngay sau khi văn
bản được hoàn thiện, tất cả những văn bản do cơ quan ban hành đều được đánh
máy và trình bày sạch sẽ, gọn gàng trên giấy khổ A4.
b.Hình thức mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
……………………………
SỔ ĐĂNG KÝ
VĂN BẢN ĐI
Năm: ………
Từ ngày….đến ngày….

Từ số….đến số………
Quyển số :…………
c.Quy trình quản lý văn bản đi của UBND huyện Quảng Xương
Đối với văn bản đi bản thảo khi trình lãnh đạo Trường duyệt đều có chữ ký của
trưởng phòng hoặc phó phòng. Bộ phận tổng hợp thuộc văn phòng xem xét các yếu
tố về thể thức văn bản. Sau đó trình lãnh đạo ký duyệt bản thảo. Khi bản thảo đã
được duyệt bộ phận tổng hợp trả lại phòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm
thành bản chính và trình lãnh đạo ký. Sau khi văn bản được ký chính thức được
chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư xem xét lại thể thức văn bản đầy đủ mới đóng
dấu vào sổ và cho phát hành văn bản đi. Văn thư trả lại phòng có văn bản đi một
bản lưu và tiến hành lưu bản gốc tại phòng lưu trữ.
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi
Ngày-
tháng
Số kí
hiệu
Tên trích yếu và nội
dung văn bản
Người
kí
Nơi nhận Đơn
vị
nhận
bản
lưu
Ghi chú
……
.
………………………. ……. ………… … ……….
Theo số liệu báo cáo tổng kết công tác văn thư năm 2011. Cán bộ văn thư đã

cho tổng cộng 5903 số, trong đó cụ thể :
Tên loại văn bản đi Số lượng
Quyết định
Công văn
Chỉ thị đi
Tờ trình
Giấy mời
Phương án – đề án – hướng dẫn
Thông báo, báo cáo, kế hoạch
3510
1012
9
135
630
9
598
Tổng số văn bản đi 5903 số
2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND Huyện được thực hiện theo bản
hướng dẫn của nhà nước như Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm
2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của UBND Huyện Quảng Xương được cán bộ văn thư Đoàn Thị Lan
Nhung quản lý nghiêm ngặt, được trang bị riêng 01 tủ bảo quản con dấu.
Có nhiều loại dấu : Dấu của UBND Huyện, dấu Văn phòng, dấu tên, dấu chức
danh, dấu đến, dấu chuyển…
2.4 Tổ chức hồ sơ, lưu trữ tại phòng lưu trữ.
Văn bản sau khi giải quyết xong lập thành hồ sơ và được lưu tại văn thư văn
phòng và tại phòng tài liệu. Tại văn phòng UBND huyện nhân viên văn thư cũng
đồng thời là người thực hiện công tác lưu trữ, cất giữ và tra cứu tài liệu khi cần.
Nhìn chung, cặp đựng tài liệu có mẫu giống với sổ đăng kí văn bản đi và đến.

Văn bản được lưu trữ và được sắp xếp theo thứ tự từ 01 trở đi, mỗi cặp tài liệu
được ghi chú rõ ràng cụ thể là quyển số mấy, từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu,
ngày tháng năm cụ thể. Mỗi loại văn bản sẽ được ghi chép và sắp xếp theo danh
mục tài liệu theo từng năm, được đựng vào hộp cứng có ghi chép cụ thể ngoài gáy
hộp. Các hộp tài liệu sẽ được cất tại các tủ tải liệu cụ thể và rõ ràng.Tuy nhiên, việc
lưu trữ văn bản tại văn phòng ủy ban còn nhiều hạn chế vì chưa sử dụng công nghệ
thông tin, do đó toàn bộ hoạt động của văn thư còn khá vất vả và quy trình thực
hiện chưa đạt hiệu quả cao.
II. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG
XƯƠNG, THANH HÓA
I.Những mặt đạt được
Sổ sách lưu văn bản đến được phân loại rõ ràng cho từng loại văn bản, ví dụ :
Sổ dành riêng cho đơn thư, quyết định, công văn… Các loại văn bản đều được cho
số, ghi trích yếu nội dung cũng như các tiêu mục khác chính xác, khoa học và có
hệ thống. Dễ dàng cho việc rà soát, kiểm tra, tra cứu thông tin.
Cán bộ văn thư tâm huyết với công việc, đáp ứng tiêu chuẩn với công việc,
được tào tạo có chuyên môn, nghiệp vụ. Tốt nghiệp ngành Văn thư – lưu trữ của
Cao đẳng nội vụ tại Hà Nội. Tuy chỉ có 01 cán bộ thực hiện công tác văn thư của
cả UBND huyện, song cán bộ văn thư luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được
giao; mọi giấy tờ, văn bản đều được rà soát có hệ thống, được chuyển nhanh
chóng, chính xác tới các đơn vị nhận văn bản. Những năm qua cán bộ văn thư luôn
nhận được bằng khen của cơ quan trong hoạt động thực thi công vụ.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu giữ, bảo quản văn bản của
cán bộ văn thư ngày càng được hoàn thiện. Trong phòng được trang bị 03 tủ, trong
đó 01 tủ dành cho lưu trữ văn bản đi của cơ quan từ năm 2010 đến nay, tiện lợi cho
việc tra cứu, rà soát văn bản những năm gần.
Đối với những văn bản đi được ban hành trước năm 2010, được lưu trữ tại phòng
lưu trữ riêng của cơ quan, điều đó cho thấy sự đầu tư có hiệu quả trong công tác
văn thư của UBND Huyện Quảng Xương.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, giải quyết công việc. UBND

huyện Quảng Xương đã đăng tải những văn bản đi của UBND lên cổng thông tin
điện tử của Huyện : /> Quản lý con dấu thực hiện có hiệu quả, tình trạng đóng dấu tràn lan giảm
đáng kể.
1.Những mặt còn tồn tại
* Giải quyết và quản lý văn bản
Tình trạng cho số văn bản nhưng chưa có văn bản lưu vẫn diễn ra. Qua thực tế
quan sát, có rất nhiều Quyết định, Công văn của UBND huyện được đánh số trong
sổ lưu văn bản đi, song thực ra văn bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức vẫn chưa
được trình văn thư xem xét.
Tình trạng chèn số văn bản vẫn diễn ra, đó là việc lãnh đạo, phòng, ban chuyên
môn ra văn bản chậm và muốn lấy số từ những ngày trước khi văn bản thực được
hoàn thành, và yêu cầu được chèn số. Vì vậy, có nhiều số trùng nhau trong cùng
một ngày, điều này không đúng với lý thuyết và quy định pháp luật.
Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối
năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các
phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
Văn bản của huyện hầu như chỉ được lưu văn bản giấy, chưa có hệ thống vào
sổ văn bản bằng công nghệ thông tin, nên khi tra cứu thông tin về văn bản nào đó
rất mất thời gian và vất vả cho cán bộ văn thư; hơn nữa việc chỉ lưu trữ hầu hết
bằng giấy tờ không đảm bảo an toàn nếu trường hợp cháy nổ hay mưa bão lớn.
Tuy đã đưa được một số văn bản của UBND Huyện lên cổng thông tin điện tử,
phục vụ nhanh chóng, hiệu quả cho công tác quản lý của lãnh đạo, cũng như việc
tra cứu của nhân dân. Tuy nhiên, việc lưu văn bản này chưa có hệ thống. Vì rất
nhiều văn bản đi của Huyện không được đưa lên, như : Công văn về giải quyết
khiếu nại về đất đai; công văn giải quyết khiếu nại về các quyết định hành chính,
hành vi hành chính….
Hầu như văn bản được đưa lên chỉ là những văn bản đi, và theo ý chủ quan của
cán bộ quản lý cổng thông tin điện tử, như vậy dù ứng dụng công nghệ vào lưu văn
bản nhưng chưa đầy đủ, chưa thực sự có hệ thống.
Khi chuyển văn bản đến cho lãnh đạo, phòng ban chuyên môn không lập phiếu

gửi, phiếu trình. Vì vậy có nhiều trường hợp tranh cãi giữa cán bộ văn thư và lãnh
đạo, phòng ban chuyên môn về thất lạc văn bản.
* Quản lý và sử dụng con dấu
Dù được quản lý chặt chẽ song vẫn không tránh khỏi những hạn chế trong việc
sử dụng. Tình trạng chèn chữ ký lãnh đạo sau đó đóng dấu lên trên vẫn còn xảy ra.
Vấn đề này sẽ có thể giải quyết được một số công việc tức thời, song soi chiếu theo
quy định thì không đúng quy trình.
*Lưu trữ
Địa điểm của phòng lưu trữ cách khá xa so với địa điểm nơi làm việc của
phòng văn thư. Diện tích phòng lưu trữ không rộng, bên cạnh đó còn lưu trữ chung
với một số tài liệu của phòng ban chuyên môn, vì vậy gây cản trở cho việc lưu trữ,
tra cứu.
* Đối với cán bộ trực tiếp tham gia công tác văn thư
Phòng văn thư được bố trí 02 cán bộ, song vẫn chưa đáp ứng hết công việc
hàng ngày, còn kiêm nhiệm nhiều công việc.
Cán bộ văn thư làm việc vẫn còn bị chi phối bởi tình cảm, đơn cử trường hợp
văn bản sai thể thức một cách cơ bản, rất nhiều lỗi : thể thức, lỗi chính tả…., cán
bộ văn thư biết rõ nhưng vẫn tiến hành cho số và đóng dấu.
Ví dụ :
Quyết định số 666/ QĐ – UBND của UBND huyện Quảng Xương về việc cho
vay vốn từ quỹ hỗ trợ việc làm. ( Xem phụ lục 1)
Trong quyết định này, lẽ ra phải in đậm cả tên cơ quan ban hành văn bản
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG, và tên nước CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM, thì cán bộ soạn văn bản lại không in đậm. Thứ hai, sau căn
cứ cuối cùng phải là dấu phẩy ( , ) thì quyết định này lại là dấu chấm ( . ). Thứ ba,
trong điều 1 khi lùi vào thì phải dùng tab thì ở đây lại không; và bên cạnh đó khi
chữ Nơi nhận phải là cỡ chữ 11 và in nghiêng thì ở đây lại là 14 và đứng đậm.
Tờ trình số 14/TTr – UBND ban hành ngày 23/03/2012 của phòng NN và
PTNT về việc phê duyệt quyết toán kinh phí miễn thu thủy lợi năm 2011. (Xem
phụ lục 2) cũng sai nhiều về thể thức văn bản, nhưng vẫn được cán bộ văn thư

chấp nhận.
Theo thông tư 01, ở phần tên loại và trích yếu nội dung, mẫu của Tờ trình sẽ
không có dấu ngoặc kép tại phần trích yếu, nhưng ở đây lại có. Thứ hai, danh từ
được nhắc đến trong tờ trình như : Chính phủ, Sở Tài chính, Huyện… yêu cầu phải
viết hoa thì ở đây lại không; Thứ 3 chữ Nơi nhận phải là cỡ chữ 11 và in nghiêng
thì ở đây lại là 14 và đứng đậm. Như vậy có thể nói những văn bản sai rất nhiều về