tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của công ty tnhh 1 thành viên xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ & kỹ thuật hải phòng

MỤC LỤC
Lời mở đầu
Chương I : Giới thiệu về công ty TNHH 1 thành viên xuất nhập
khẩu thiết bị toàn bộ & kỹ thuật Hải Phòng.
Chương II : Tổng quan về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu &
thiết bị toàn bộ.
Chương III : Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty
Lời kết
1
Lời mở đầu
Quá trình quốc tế hóa, toàn cầu hoá đời sống kinh tế thế giới đang diễn ra nhanh
và mạnh tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho những quốc gia đang phát triển như.
Trải qua những biến động của cuộc khủng hoảng kinh tế, bước sang năm 2011,
các khu vực & quốc gia đang chuyển động theo hướng tích cực về kinh tế, đặc
biệt là khu vực châu Á, trong đó có Việt Nam hóa.Hội nhập WTO đem lại cho
cho nước ta nhiều thuận lợi để mở rộng thị trường, giao thương với nhiều khu
vực cũng như các quốc gia trên thế giới dễ dàng hơn, nhưng để đạt được những
bước tiến vững chắc khi tiến ra thị trường thế giới ngày càng trở nên khắt khe
đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam, dưới định hướng của nhà nước, cần có tầm
nhìn sâu rộng về các kĩ năng nghiệp vụ ngoại thương, từ thăm dò thị trường, lựa
chọn đối tác, nghệ thuật kí kết hợp đồng… Giao nhận cũng là một môn học quan
trọng của những sinh viên khoa kinh tế ngoại thương. Tương lai sẽ là những cán
bộ nghiệp vụ ngoại thương & giao nhận, sinh viên cần trang bị những kiến thức
thực tế và bổ ích, vì vậy đợt thực tập có thể giúp cho sinh viên bổ sung được
kiến thức đã học trên ghế nhà trường. Là sinh viên năm 3 ngành kinh tế ngoại
thương của Đại học Hải Phòng, được trường và các thày cô trong khoa tạo điều
kiện & thời gian đi thực tập nghiệp vụ, e đã lựa chọn thực tập ở công ty TNHH
một thành viên xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật Hải Phòng,về đề tài :
Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
2

Chương I : Giới thiệu về công ty TNHH một thành viên xuất
nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật H

I. Quá trình hình thành & phát triển
1. Lịch sử hình thành
Là một đơn vị duy nhất được Nhà nước giao nhiệm vụ nhập khẩu casc công
trình thiết bị toàn bộ cho mọi ngành, mọi địa phương trong cả nước, Công ty
xuất nhập khâủ Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật ( Technoimport) Bộ Thương mại
tiền thân là Tổng công ty Nhập khẩu thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật đã đóng góp to
lớn trong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế của đất nước. Được thành lập
vào ngày 28 tháng 1 năm 1959, trải qua hơn 50 năm xây dựng, trưởng thành và
phát triển, Technoimport là một trong những doanh nghiệp lớn thuộc Bộ
Thương mại, liên tục hoạt động kinh doanh có hiệu qủa. Với đặc thù kinh doanh
xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ, máy móc, thiết bị lẻ, nguyên vật liệu, phụ tùng
thay thế và công nghệ trong nhiều lĩnh vực như xây dựng cơ bản, cung cấp năng
lượng Technoimport đã trở nên quen thuộc với các Bộ, ngành, địa phương và
chủ đầu tư trong cả nước. Là một bộ phận chi nhánh của Tổng công ty, Công ty
TNHH một thành viên XNK thiết bị toàn bộ & kỹ thuật Hải Phòng cũng là một
cái tên quen thuộc đối với các chủ đầu tư cũng như các doanh nghiệp của Hải
Phòng.
- Tên công ty : Công ty TNHH 1 thành viên xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ
& kỹ thuật Hải Phòng
- Tên giao dịch tiếng anh : Technoimport Hai Phong Co., Ltd
- Địa chỉ : 97 Trần Phú - Ngô Quyền - Hải Phòng
- Điện thoại : (031) 3.848.728 - (031) 3.848727
- Fax: (031) 845118
- Mã số thuế : 0100108021 - 002
- Số TK : 02101010070248 Tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải ( MSB) - CN
Hải Phòng
3

2. Cơ cấu tổ chức nhân sự& bộ máy của công ty
2.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty
- Tổng số cán bộ công nhân viên : 10 người.
- Trình độ : Đại học- Cao đẳng : 100%
- Cơ cấu biên chế của công ty do Giám đốc quyết định theo nguyên tắc :
gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động của công ty trong thời kì
hiện nay.
- Tổng số nhân viên của công ty là người, tất cả đều có trình độ cao đẳng
đến đại học, chuyên môn nghiệp vụ và mọi nhân viên đều có trình độ ngoại ngữ.
- Công ty thực hiện công tác quản ly cán bộ chính sách., chế độ lao động-
tiền lương, bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước đối với các doanh
nghiệp TNHH
2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Công ty được tổ chức làm việc theo chế độ : đứng đầu công ty là giám đốc. Giám
đốc là người toàn quyền điều hành công việc kinh doanh của công ty, chịu trách
nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động của công ty.
Với chế độ này, công việc được quyết định, giải quyết nhanh gọn, kịp thời.
Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền thay mặt giám đốc giải quyết các công
việc của giám đốc khi giám đốc vắng mặt.
Giám đốc và phó giám đốc có trình độ đại học Ngoại Thương và kỹ thuật, kế
toán trưởng.

4
2.3 Cơ cấu tổ chức các phòng ban của công ty
a) Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
b) Chức năng nhiệm vụ của phòng ban
Qua sơ đồ trên, ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty được liên kết chặt chẽ.
Đứng đầu là Giám đốc, duới là Phó Giám đốc và dưới Phó Giám đốc là các
phòng ban. Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận
chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý. Đối với những vấn đề

chung của công ty, Giám đốc và Phó Giám đốc bàn bạc với nhau và Giám đốc
sẽ là người đưa ra phương hướng giả quyết và chịu trách nhiệm về quyết định
của mình.
- Phó Giám đốc : thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực
tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh,
hỗ trợ Giám đốc trong quản lý và hoạch định.
- Phòng xuất nhập khẩu bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ,
đây là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp
nhận các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân
viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chống.
5
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG
XNK
PHÒNG
KINH
DOANH
PHÒNG
KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN
GIAO NHẬN
BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ
+Bộ phận giao nhận : bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao
nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao
hàng cho khách hàng của công ty. Với đội ngủ nhân viên năng động, được đào
tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò
trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng

+Bộ phận chứng từ : theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn.
Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận
hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng,
liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô
hàng.
- Phòng kinh doanh : tổ chức và điều hành các hoạt dộng kinh doanh của
công ty, đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm
kiếm khách hàng mới. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trong trong hoạt
động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị
cho công ty.
- Phòng kế toán : hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo
các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên
tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác.
Các chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của văn phòng chính.
Dưới sự quản lý gián tiếp của Giám đốc và sự quản lý trực tiếp của Phó
Giám đốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công
ty ngày càng trở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển.
II. Chức năng & phạm vi hoạt động của công ty
1. Chức năng của công ty :
Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao
nhận hàng hoá như : làm thủ tục Hải quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng, vận
chuyển cho người nhận tại nơi quy định, hoạt động uỷ thác xuất nhập khẩu.
Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển,
Công ty còn có thêm chức năng tư vấn đầu tư thương mại.
6
2. Phạm vi hoạt động của công ty :
a) Lĩnh vực thương mại :
- Nhập khẩu hàng hoá
- Ký kết hợp đồng thương mại
- Tư vấn đầu tư thương mại

b) Dịch vụ giao nhận :
- Giao nhận hàng hoá nội địa.
- Đại lý giao nhận hàng hoá XNK bằng đường biển.
- Dịch vụ thủ tục hàng hoá XNK, hàng chuyển cửa khẩu
- Dịch vụ uỷ thác XNK.
c) Dịch vụ vận tải :
- Vận tải nội địa.
- Đại lý vận tải quốc tế bằng đường hàng không.
III. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008-2010
Đơn vị tính: VNĐ
Năm
Chỉ tiêu
2008 2009 2010
Doanh thu 1.032.476.322 1.168.477.820 1.421.688.125
Chi phí 765.448.121 830.153.720 969.562.315
Lợi nhuận trước thuế 267.028.201 338.324.100 452.158.100
Lợi nhuận sau thuế 192.260.305 267.353.352 325.553.832
Nguồn: Phòng Kế toán
Qua bảng số liệu trên, ta thấy doanh thu hoạt động của công ty trong 3
năm có sự tăng trưởng: Năm 2008, doanh thu là 1032476322 VNĐ, năm 2009 là
1268477820 VNĐ và tới năm 2010 doanh thu đạt 1421688125 VNĐ. So sánh
mức tăng doanh thu năm 2010 tăng hơn so với mức tăng doanh thu ở năm 2009
là 117208807 VNĐ. Nguyên nhân đầu tiên làm cho mức tăng doanh thu ở năm
2009 thấp đó là do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008-
2009. Do ảnh hưởng kinh tế thế giới, người dân tiêu dùng giảm, các công ty
7
cũng hạn chế sản xuất và nó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động xuất nhập khẩu
của công ty. Thêm một lý do nữa là việc gia nhập WTO của nước ta đã khiến
cho hoạt động ngoại thương, buôn bán với nước ngoài được phát triển, là một

điều kiện thuận lợi để các công ty giao nhận ra đời, cạnh tranh gay gắt với công
ty.

Bảng cân đối tài sản
Đơn vị tính : triệu VNĐ
Tài sản Mã
số
Thuyết
minh
31/12/2009 31/12/2010
A. Tài sản ngắn hạn
I. Tiền và các khoản tương đương
tiền
1. Tiền
2. Các khoản tương đương tiền
II. Các khoản đầu tư tài chính
ngắn hạn
1. Đầu tư ngắn hạn
III. Các khoản phải thu ngắn hạn
1. Phải thu khách hàng
2. Ứng trả trước
3.Các khoản phải thu khác
IV. Hàng tồn kho
1. Hàng tồn kho
V. Tài sản ngắn hạn khác
1. Chi phí trả trước ngắn hạn
2. Thuế và các khoản phải thu
Nhà nước
3. Tài sản ngắn hạn khác
100

5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
100,67 145,131
110 95,317 138,397
111 95,317 138,397
112
120 20,207 22,308
121 20,207 22,308
130 14,350 13,138
131 6,782 6,287
132 5,
143
5,
326
138 2,425 1,525
140 6,250 7,204
141 6,
250
7,
204
150 11,68 14,57
151 5,36 6,34
154 3,05 4,23
158 3,27 2,00
200 400,892 470,673
210
220 5.50 6,34

221 8.49 9.41
222 10.82 13,17
223 2,33 4,76
240
241
260 40,24 47,231
8
B. Tài sản dài hạn
I. Các khoản phải thu dài hạn
II. Tài sản cố định
1. Tài sản cố định hữu hình
Nguyên giá
Giá trị hao mòn luỹ kế
III. Bất động sản đầu tư
Nguyên giá
Giá trị hao mòn luỹ kế
IV. Tài sản dài hạn khác
1. Chi phí trả trước dài hạn
2. Tài sản thuế thu nhập hoàn lại
3. Tài sản dài hạn khác
TỔNG CỘNG TÀI SẢN
Nguồn vốn
A. Nợ phải trả
I. Nợ ngắn hạn
1. Vay và nợ ngắn hạn
2. Người mua trả tiền trước
3. Thuế và các khoản phải trả
Nhà nước
4. Phải trả cho người lao động
5. Chi phí phải trả

6. Phải trả nội bộ
7. Các khoản phải trả, phải nộp
ngắn hạn khác
B. Nguồn vốn chủ sở hữu
I. Vốn chủ sở hữu
1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu
5.6
5.10
5.11
5.12
5.14
261 15,672 18,95
262 13,37 15,357
268 11,415 13,479
270 501,859 615,804
62,732 81,421
300 59,673 78,993
310 23,77 44,699
311
313 25,875 28,566
314 36,486 38,238
315 32,345 35,942
316
317
319 15,351 17.151
400 55,235 60,236
410 55,235 60,236
411 50,144 57,235
412
413

417 23,124 26,129
418 5,627 7,210
419
420 10,270 24,320
421 25,021 50,000
9
2. Thặng dư vốn cổ phần
2. Vốn khác của chủ sở hữu
3. Quỹ đầu tư phát triển
4. Quỹ dự phòng kinh doanh
5. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở
hữu
6.Lợi nhuận sau thuế chưa phân
phối
7.Vốn đầu tư XDCB
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 128,263 142,841
Chương II. Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận hàng hoá
xuất nhập khẩu và thiết bị toàn bộ
I. Thiết bị toàn bộ và nét riêng khi giao dịch hàng nhập là thiết bị toàn bộ
1. Khái niệm
10
Theo quyết định số 91/TTg ngày 13/11/1992 của Thủ tướng Chính phủ :
Thiết bị toàn bộ là một tập hợp máy móc thiết bị, vật tư dùng riêng cho một dự
án có trang bị công nghệ cụ thể, có các thông số kinh tế- kĩ thuật được mô tả và
quy định trong thiết kế của dự án
2. Nội dung hàng hoá thiết bị toàn bộ
- Khảo sát kĩ thuật
- Luận chứng kinh tế- kĩ thuật hoặc nghiên cứu khả thi công việc thiết kế
- Các dịch vụ khác có liên quan đến dự án ( chuyển giao công nghệ, đào
tạo )

3. Nét riêng khi giao dịch hàng nhập là thiết bị toàn bộ
- Thay đổi số lượng, quy cách và lịch thi công
Sau khi hợp đồng được kí kết,mọi thay đổi về số lượng,quy cách thiết bị và
lịch thi công đều phải được bàn bạc thống nhất giữa đơn vị ngoại thương và đơn
vị đặt hàng. Sự thay đổi đó chỉ được thể hiện nếu nước ngoài thoả thuận. Chi phí
do sự thay đổi đó gây ra sẽ tính theo nguyên tắc: bên nào yêu cầu có sự thay đổi
đó thì bên đó chịu chi phí
-Kiểm tra hàng nhập khẩu
Thiết bị toàn bộ nhập khẩu thường qua 2 lần kiểm tra :
1. Lần đầu, các thiết bị, dụng cụ, nguyên liệu sản xuất thử về đến nước ta đều
phải được kiểm tra những hàng lẻ và thiết bị lẻ nhập khẩu, theo đúng quy định
2. Lần thứ hai, sau khi công trình vừa hoàn thành, một Ban nghiệm thu sẽ
được thành lập gồm các đại diện của đơn vị thi công, của đơn vị đặt hàng, của
người bán ( bên cung cấp thiết bị toàn bộ ) để tiến hành kiểm tra và đánh giá
từng hạng mục. Nếu có hư hỏng, mất mát, thiếu hụt, đổ vỡ Ban này sẽ tuỳ
trường hợp xử lý mà khiếu nại đòi bồi thường
- Thanh toán tiền hàng
Trình tự tiến hành thanh toán thiết bị toàn bộ cũng thực hiện giống như đối
với hàng lẻ và thiết bị lẻ tuy nhiên ngân hàng làm nhiệm vụ thanh toán hàng
thiết bị toàn bộ là hệ thống ngân hàng đầu tư và phát triển, chứ không phải là
ngân hàng công thương hay ngân hàng nông nghiệp
11
II. Dịch vụ giao nhận & người giao nhận
1. Dịch vụ giao nhận
Theo quy tắc mẫu của hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA thì dịch vụ giao
nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho,
bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên
quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm,
thanh toán, thu thập chứng từ có liên quan đến hàng hóa.
Luật Thương Mại Việt Nam 2005 quy định rõ , dịch vụ giao nhận hàng

hoá là hành vi thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận
hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ
và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận hàng cho người nhận theo sự uỷ
thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận
khác (gọi chung là khách hàng). Mục tiêu của giao nhận hàng hoá là hoàn thành
đúng yêu cầu của khách hàng và thu được hiệu quả cao nhất, lâu dài và bền
vững.
Nói một cách ngắn gọn, giao nhận hàng hoá là tập hợp những nghiệp vụ,
thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng
hoá từ nơi gửi hàng ( người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
Doanh nghiệp giao nhận là doanh nghiệp kinh doanh các loại dịch vụ giao
nhận hàng hóa trong xã hội, bao gồm hai loại : Doanh nghiệp giao nhận vận tải
hàng hóa trong nước, khi các hoạt động của doanh nghiệp chỉ diễn ra trên và
trong phạm vi lãnh thổ đất nước; Doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hóa quốc
tế khi các hoạt động của donh nghiệp có những phần việc diễn ra ngoài lãnh thổ
đất nước. Sản phẩm của doanh nghiệp là các dịch vụ trong giao nhận ( dịch vụ
giao nhận hàng hóa ) mà doanh nghiệp doanh nghiệp giao nhận đóng vai trò
người giao nhận ( Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding agent )
và những dịch vụ khác.
2. Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá vừa là một nhà vận tải đa phương thức,
vừa là nhà tổ chức, nhà kiến trúc sư của vận tải. Họ phải lựa chọn phương tiện,
12
người vận tải thích hợp, tuyến đường thích hợp có hiệu quả kinh tế nhất và đứng
ra trực tiếp vận tải hay tổ chức thu xếp quá trình vận tải khác nhau như tàu thuỷ,
máy bay, ô tô vận chuyển qua nhiều nước cà chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ
hàng.
Trước đây, người giao nhận chỉ làm đại lý thực hiện một số công việc do các
nhà xuất nhập khẩu uỷ thác như xếp dỡ, lưu kho hàng hoá, làm thủ tục giấy tờ,
lo liệu vận tải nội địa, thủ tục thanh toán tiền hàng Song cùng với sự phát triển

của thương mại quốc tế và tiến bộ kỹ thuật trong ngành vận tải mà dịch vụ giao
nhận cũng được mở rộng hơn. Ngày nay người giao nhận đóng vai trò rất quan
trọng trong thương mại và vận tải quốc tế. Người giao nhận không chỉ làm các
thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá
trình vận tải và phân phối hàng hoá. Người giao nhận đã làm những chức năng :
- Môi giới hải quan: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu
để khai báo, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan.
- Làm đại lý: Người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng để lo những công
việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khâủ, làm việc để bảo vệ lợi ích của chủ
hàng, làm trung gian giữa người gửi hàng với người vận tải, người vận tải với
người nhận hàng, người bán với người mua. Người giao nhận hưởng hoa hồng
và không chịu trách nhiệm về tổn thất của hàng hoá, chỉ chịu trách nhiệm về
hành vi của mình chứ không chịu trách nhiệm về hành vi của người làm thuê
cho mình hoặc cho chủ hàng.
- Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hoá: Khi hàng hoá phải chuyển tải hoặc
quá cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận sẽ lo liệu thủ tục quá cảnh hoặc tổ
chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải
khác hoặc giao hàng đến tay người nhận.
- Lưu kho hàng hoá: Trong trường hợp phải lưu kho hàng hoá trước khi xuất
khẩu hoặc sau khi xuất khẩu, người giao nhận sẽ lo liệu việc đó bằng phương
tiện của mình hoặc thuê người khác và phân phối hàng hoá nếu cần.
13
- Người gom hàng: Trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng
là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức
chở của container và giảm cước phí vận tải.
- Người chuyên chở: Người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ
hàng và chịu trách nhiệm các chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến nới khác.
Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở nếu anh ta ký hợp đồng
mà không trực tiếp chuyên chở. Nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thì anh ta là
người chuyên chở thực tế. Dù là người chuyên chở gì thì vẫn chịu trách nhiệm

về hàng hoá. Trong trường hợp này, người giao nhận phải chịu trách nhiệm về
hàng hoá trong suốt hành trình không những về hành vi lỗi lầm của mình mà cả
những người mà anh ta sử dụng và có thể phát hành vận đơn.
- Người kinh doanh vận tải đa phương thức: Người giao nhận cung cấp dịch
vụ vận tải đi suốt hoặc còn gọi là vận tải từ cửa đến cửa thì người giao nhận đã
đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đa phương thức. Trường hợp này,
người giao nhận thực chất là người chuyên chở, thường là chuyên chở theo hợp
đồng và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá.
Với nhiều chức năng như vậy, người giao nhận thường được coi là “ kiến trúc
sư của vận tải” vì người giao nhận có khả năng tổ chức quá trình vận tải một
cách tốt nhất, an toàn và tiết kiệm nhất.
II. Những nghiệp vụ cơ bản của hoạt động giao nhận
Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý
hoặc thuê dịch vụ của người thứ ba. Dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm bốn
loại thông dụng trên thế giới hiện nay :
14
Một số nghiệp vụ cụ thể như sau :
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
- Lưu cước với người chuyên chở đã chọn
- Tổ chức xếp dỡ hàng hóa
- Làm tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hóa
- Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước
- Làm các thủ tục gửi hàng, nhận hàng
- Làm thủ tục Hải Quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu được ủy thác
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng
- Thanh toán, thu đổi ngoại tệ
- Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở hoặc người nhận hàng
Thay mặt
người gửi

hàng ( người
xuất khẩu)
Dịch vụ giao nhận
hàng hóa
Thay mặt
người
nhận
hàng
( người
nhập
khẩu )
Dịch vụ
hàng hóa
đặc biệt
Những
dịch vụ
khác
15
- Thu xếp chuyển tải hàng hóa
- Nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận
- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người
chuyên chở phù hợp với hàng hóa
- Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hóa
- Lưu kho, bảo quản hàng hóa
- Nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến sự vận động của
hàng hóa
- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi
- Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải
- Thông báo tổn thất với người chuyên chở
- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường

III. Các kỹ thuật nghiệp vụ trong giao nhận hàng hoá
1. Thu gom hàng hoá XNK
- Trong chuyên chở hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng là không thể
thiếu được. Gom hàng là việc tập hợp những lô hàng lẻ từ nhiều người gửi cũng
một nơi đi, thành một lô hàng nguyên để gửi và giao cho người nhận ở cùng một
nơi đến. Người gom hàng sẽ tiến hàng gom hàng theo quy trình sau đây :
+ Người gom hàng nhận các lô hàng lẻ từ nhiều người gửi hàng khác nhau
tại trạm giao nhận, đóng gói hàng lẻ ( CFS)
+ Người gom hàng tập hợp lại thành các lô hàng nguyên, kiểm tra hải quan
và đóng vào container tại CFS.
+ Người gom hàng gửi các container này bằng đường biển, đường sắt hoặc
đường hàng không cho đại lý của mình tại nơi đến.
+ Đại lý của người gom hàng tại nơi đến nhận các container này, dỡ hàng
ra và giao cho người nhận tại CFS của nơi đến
2. Phương pháp thiết lập các chứng từ chủ yếu trong giao nhận hàng hoá
XNK như : B/L, C/O, Hoá đơn thương mại, thủ tục mua bảo hiểm hàng hoá
XNK
a) Vận đơn ( Bill of Lading - B/L)
16
- Là chứng từ quan trọng, là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận
lên tàu số hàng hoá như đã ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng.
B/L do người chuyên chở hoặc đại diện cùa người chuyên chở phát hành cho
người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để
xếp.
- Vận đơn được thiết lập khi người gửi hàng yêu cầu chủ tàu danh cho mình
một chỗ trên tàu để chuyên chở hàng hoá từ cảng này đến cảng khác bằng cách
gửi giấy lưu cước tới hãng tàu. Khi hãng tàu đồng ý để chở thì khi nhận hàng,
hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho người gửi hàng. Vận đơn khi đã phát hành
nghĩa là có trách nhiệm thực hiện việc vận chuyển lô hàng.
b) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin- C/O)

- C/O là một chứng từ ghi nơi sản xuất ra hàng hoá. Chứng từ này cần thiết
cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ
ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn
ngạch, nó nói lên phẩm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều
kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá.
- C/O được thiét lập sau khi đã hoàn tất thủ tục Hải quan, hàng đã được xếp lên
tàu và có vận đơn gốc. C/O do phòng Thương mại và Công nghiệp cấp, trên cơ
sở kê khai của nhà sản xuất. C/O cũng có thể do chính nhà sản xuất cấp để
chứng nhận xuất xứ của hàng hoá. Bộ hồ sơ xuất trình để lâý C/O gồm : 01 tờ
khai gốc, B/L gốc, 01 packing list, 01 commercial invoice. Sau đó, phòng
thương mại sẽ foto giữ lại một bản và trả bản gốc.
c) Hoá đơn thương mại ( commercial invoice)
- Đây là chứng từ do người bán lập để đòi người mua trả số tiền ghi trong hoá
đơn. Hoá đơn thương mại bao gồm những thông tin cụ thể về hàng hoá như số
lượng, miêu tả, giá mua, nước xuất xứ, chi phí vận chuyển, Lập invoice căn cứ
vào hợp đồng mua bán giữa 2 bên và packing list.
d) Thủ tục mua bảo hiểm hàng hoá XNK:
- Tuỳ vào các điều kiện giao hàng mà người mua hay người bán mua bảo hiểm.
Để mua bảo hiểm cho hàng hoá, người mua bảo hiểm cần có những chứng từ
17
sau : Vận đơn B/L, Commercial invoice, Packing list. Người mua bảo hiểm xuất
trình những chứng từ này cho cơ quan bảo hiểm, cơ quan đó sẽ cấp chứng từ bảo
hiểm là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được
dùng là đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
3. Trình tự và thực hiện thủ tục hải quan:
- Để thông quan cho một lô hàng XK hay NK, người khai hải quan phải lập
một bộ chứng từ theo quy định, tuỳ theo hàng là Xk hay NK để lập chứng từ,
gồm chứng từ phải nộp và chứng từ phải xuất trình.
- Người khai hải quan cầm bộ hồ sơ gồm các chứng từ trên mang đến cơ quan
hải quan làm thủ tục. Nhân viên hải quan sẽ tiếp nhận và kiểm tra bộ hồ sơ, sau

đó chuyển sang bước kiểm tra thực tế và kiểm tra tính thuế hàng hoá. Tuỳ theo
đối tượng hàng hoá, hàng NK hay XK, mà cơ quan hải quan quyết định việc
kiểm tra, việc tính thuế.
4. Khiếu nại bồi thường:
- Khi nhận hàng NK, phải tiến hành kiểm tra hàng hoá để phát hiện những mất
mát tổn thất của hàng hoá, kịp thời đòi bồi thường về các sự cố đó. Một số
chứng từ có thể làm cơ sở pháp lý ban đầu đẻ khiếu nại đòi bồi thường, đó là :
biên bản kê khai hàng thừa thiếu; biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ; biên bản giám
định phẩm chất; biên bản giám định số lương, trọng lượng ;biên bản giám định
của công ty bảo hiểm; thư khiếu nại; thư dự kháng
18
Chương III: Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty
I. Giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
1. Khái quát chung về giao nhận hàng hoá đường biển bằng container
Vận tải hay nói chính xác hơn là quá trình vận tải luôn được cải tiến và
hoàn thiện. Mục đích chủ yếu của tiến bộ kỹ thuật và tổ chức trong vận tải là rút
ngắn được thời gian chuyên chở, đảm bảo an toàn cho đối tượng chuyên chở và
giảm chi phí chuyên chở tới mức thấp nhất. Việc tăng tốc độ kỹ thuật của công
cụ vận tải sẽ không đạt hiệu quả kinh tế cao nếu không giảm được thời gian
công cụ vận tải dừng ở các điểm vận tải .Yếu tố cơ bản nhất để giảm thời gian
dừng lại ở các điểm vận tải là tăng cường cơ giới hóa khâu xếp dỡ ở các điểm
vận tải. Một biện pháp quan trọng để giải quyết cơ giới hóa toàn bộ khâu xếp dỡ
hàng hóa là tạo ra những kiện hàng lớn thích hợp. Và đó cũng chính là lý do
container ra đời. Việc sử dụng container trong hoạt động xuất nhập khẩu đã
mang đến rất nhiều thuận lợi như: bảo vệ hàng hóa tối đa hơn, tiết kiệm được chi
phí bao bì, giảm được thời gian xếp dỡ và chờ đợi ở cảng, bền và có thể sử dụng
nhiều lần và một yếu tố nửa là giúp người vận tải vận dụng được dung tích tàu,
giảm trách nhiệm về khiếu nại và tổn thất hàng hóa.
Nước ta có nhiều hệ thông cảng biển gồm 114 cảng lớn nhỏ, phân bố
dọc theo bờ biển từ Bắc xuống Nam như cảng Hải Phòng, cảng Sài Gòn, VICT,

Tân Thuận, Cát Lái…. Hiện nay, theo thống kê thì có khoảng 95% tổng khối
lượng hàng hoá buôn bán quốc tế được vận chuyển bằng đường biển. Do vậy
việc vận chuyển hàng hóa bằng container đối với việc giao nhận hàng hóa bằng
đường biển là rất quan trọng.
Là một công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá, công ty TNHH
một thành viên xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật Hải Phòng đã tổ chức
thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường
biển rất chặt chẽ, chuyên nghiệp để tiết kiệm chi phí và thời gian.
2. Quy trình thực hiện và giao nhận hàng hoá

19
2.1 Nhận hồ sơ và kiểm tra chứng từ
a) Nhận hồ sơ từ khách hàng
Công ty TNHH một thành viên xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật
Hải Phòng hoạt động với danh nghĩa là một công ty giao nhận. Khách hàng là
Công ty TNHH sản xuất xây dựng và thương mại Mê Linh ( địa chỉ 307/6
Nguyễn Văn Trỗi, P.1, Q.Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh). Hai bên đã hợp tác nhiều
lần, giao nhận nhiều lô hàng thành công, an toàn và hiệu quả. Trên tinh thần tin
cậy lẫn nhau, hai bên đã thỏa thuận một lô hàng mới, như mọi khi Công ty Mê
Linh là công ty đi thuê dịch vụ, Công ty TNHH một thành viên XNK thiết bị
toàn bộ và kỹ thuật Hải Phòng đảm nhận thực hiện dịch vụ và hưởng phí dịch
vụ. Dịch vụ này được thực hiện trên cơ sở kí kết Hợp Đồng thương mại giữa
CÔNG TY TNHH MÊ LINH và CÔNG TY TƯ NHÂN ONESALL
(SINGAPORE).
Sau khi hoàn thành việc giao hàng lên tàu, Công ty TƯ NHÂN ONESALL
sẽ gởi các chứng từ cần thiết cho Công ty MÊ LINH. Công ty MÊ LINH sẽ nhận
và kiểm tra bộ chứng từ xuất hàng của công ty TƯ NHÂN ONESALL. Sau đó
Công ty MÊ LINH sẽ bàn giao những chứng từ này cho công ty TNHH MỘT
THÀNH VIÊN XNK THIẾT BỊ TOÀN BỘ VÀ KỸ THUẬT HẢI PHÒNG bao
Nhận hồ sơ từ

Khách hàng
Kiểm tra bộ
chứng từ
Lên tờ khai
Hải Quan
Giao hàng
Cho khách
Lấy lệnh
(D/O)
Đăng kí
tờ khai
Thanh lí
cổng
Tính thuế Kiểm hóa
20
gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy giới
thiệu tùy vào từng lô hàng mà các chứng từ yêu cầu sẽ khác nhau.
- Hợp đồng thương mại:
Người nhập khẩu: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT XÂY DỰNG VÀ
THƯƠNG MẠI MÊ LINH ( MELINH CONSTRUCTION AND TRADING
CO., LTD) - 307/6 NGUYỄN VĂN TRỖI, P.1, Q.TÂN BÌNH, TP. HỒ CHÍ
MINH, VIỆT NAM
Người xuất khẩu: CÔNG TY TƯ NHÂN ONESALL ( ONESALL
COMPANY PTE LTD) - 70 SHENTON WAY# 14-05, MARINA HOUSE,
SINGAPORE 079118
Hợp đồng nhập khẩu số: ML7.4.11 kí ngày 20/4/2011
Hợp đồng thương mại có nội dung như sau:
+ Tên hàng: Máy điều hoà nhiệt độ General nhập khẩu và các thiết bị
như ngành hàng của công ty
+ Số lượng: 80 cái.

+ Trọng lượng : 960.00 KGS
+ Trị giá hợp đồng: 8290 USD.
+ Thanh toán 100% giá trị hợp đồng bằng L/C không huỷ ngang trong
90 ngày kể từ khi vận đơn được kí kết, cho bên nhận : ONESALL COMPANY
PTE LTD
Địa chỉ : 70 Shenton Way # 14-05, Marina House, Singapore 079118
qua ngân hàng : MIZUHO CORPORATE BANK, LTD - SINGAPORE
BRANCH
168 Robinson Road # 13-00 Capital Tower, Singapore 068912
Tài khoản : F10- 749 - 101010.
+ Cảng xếp hàng: SHANGHAI (TRUNG QUỐC)
+ Cảng dỡ hàng : HẢI PHÒNG ( VIỆT NAM).
+ Thời gian giao hàng: trong tháng 4-5/2011
+ Chuyển tải: được phép
+ Giao hàng từng phần: được phép
21
- Hóa đơn thương mại (Invoice) và phiếu đóng gói (packing list)
+ Người gửi hàng: ONESALL COMPANY PTE LTD - 70 Shenton way
# 14-05, Marina House, Singapore 079118.
+ Người nhận hàng: MELINH MANUFACTURE - CONSTRUCTION
AND TRADING CO., LTD ( 307/6 Nguyễn Văn Trỗi, P.1, Q.Tân Bình, TP. Hồ
Chí Minh.
+ Cảng xếp hàng: SHANGHAI (TRUNG QUỐC)
+ Cảng dỡ hàng: HẢI PHÒNG (VIỆT NAM)
+ Số hóa đơn: OSL/11-0271
+ Ngày phát hành hóa đơn: 25/04/2011
+ Số hợp đồng: ML 7.4.11
- Trên hóa đơn (invoice):
Chi tiết hóa đơn như đính kèm trong phụ lục chứng từ
- Trên phiếu đóng gói (packing list):

Chi tiết phiếu đóng gói như đính kèm trong phụ lục chứng từ.
Invoice và Packing list là những chứng từ quan trọng và cần thiết để nhận
được hàng. Vì vậy nên khi lên tờ khai nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra thật
kỹ, thật chính xác chứng từ này. Nếu có sai sót thì yêu cầu tu chỉnh ngay để đảm
bảo tính chính xác của chứng từ, cũng như đảm bảo tiến độ của việc làm hàng.
- Giấy thông báo hàng đến:
+ Gửi đến Công ty TNHH MÊ LINH.
Địa chỉ : 307/6 Nguyễn Văn Trỗi, P.1, Q. Tân Bình , TP. Hồ Chí Minh,
Việt Nam.
+ Tên tàu: OOCL SINGAPORE V.105W
+ Ngày khởi hành : 25/4/2011
+ Cập cảng ngày: 5/5/2011 Cảng đến: Cảng Hải Phòng.
- Vận tải đơn số: OOLU3065071520 Ngày : 25/4/2011.
+ Số lượng: 1 Container (1X20’).
+ Tên hàng hóa: máy điều hòa nhiệt độ General.
+ Trọng lượng: 960 KG
22
Giấy giới thiệu: Được đóng dấu và có chữ ký của giám đốc công ty MÊ
LINH, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên của công ty TNHH MỘT THÀNH
VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ VÀ KỸ THUẬT HẢI
PHÒNG thay mặt công ty MÊ LINH khi làm việc với Hãng tàu cũng như Hải
quan.
b) Kiểm tra chứng từ :
Sau khi nhận được bộ chứng từ từ công ty MÊ LINH, (chứng từ này đã
được công ty MÊ LINH kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp so với hợp đồng hai bên
đã ký kết). Trên cơ sở các chứng từ nhận được, nhân viên giao nhận của công ty
TNHH MTV XNK THIẾT BỊ TOÀN BỘ VÀ KỸ THUẬT HẢI PHÒNG sẽ
phải tiến hành kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ bằng cách kiểm tra bộ chứng từ cả
về nội dung lẫn hình thức ( kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, kiểm tra hợp
đồng, trên cơ sở hợp đồng nhân viên tiếp tục kiểm tra các giấy tờ khác như hóa

đơn, phiếu đóng gói xem có phù hợp với hợp đồng hay không. Nếu có sai sót
nhân viên sẽ thông báo ngay cho phía công ty MÊ LINH để công ty thông báo
lại cho công ty xuất khẩu chỉnh sửa các chứng từ cho phù hợp). Nếu khi kiểm tra
các chứng từ và nhận thấy không có sai sót gì nhân viên công ty TNHH MTV
XNK THIẾT BỊ TOÀN BỘ VÀ KỸ THUẬT HẢI PHÒNG sẽ tiến hành lên tờ
khai hàng hóa nhập khẩu (nếu lô hàng nhiều mặt hàng thì cần có phụ lục), tiếp
theo chuyển bộ chứng từ đầy đủ ngược lại cho Công ty MÊ LINH kiểm tra, ký
tên và đóng dấu.
Nhân viên của công ty TNHH MTV XNK THIẾT BỊ TOÀN BỘ VÀ KỸ
THUẬT HẢI PHÒNG sẽ sử dụng toàn bộ chứng từ đã được ký trên để thực hiện
quá trình nhận hàng.
Việc kiểm tra chi tiết các chứng từ rất cần thiết, nó giúp người giao nhận
hình dung rõ hơn về lô hàng mình đang làm, tránh được những sai sót và bảo vệ
quyền lợi khách hàng khi có những tình huống phát sinh không hay xảy ra.
Tiếp theo đó công ty TNHH MTV XNK THIẾT BỊ TOÀN BỘ VÀ KỸ
THUẬT HẢI PHÒNG sẽ tiến hành tạm ứng tiền trước cho nhân viên giao nhận.
Nhân viên giao nhận sẽ viết giấy tạm ứng với công ty để tạm ứng một số tiền
23
đáp ứng cho việc nhận hàng ( tùy theo giá trị lô hàng, các phí cần đóng, các chi
phí có thể phát sinh mà nhân viên giao nhận sẽ ước lượng tiền ứng trước một
khoản phù hợp).
2.2 Lấy lệnh giao hàng
Để có được lệnh giao hàng thì nhân viên giao nhận phải tiến hành lên
hãng tàu để lấy lệnh giao hàng. Những giấy tờ sau mà nhân viên giao nhận cần
phải mang theo để nhận lệnh giao hàng:
+ Giấy giới thiệu của công ty MÊ LINH ( có tên nhân viên đi nhận lệnh).
+ Giấy báo hàng đến ( Notice Of Arrival).
+ Vận đơn gốc ( Bill Of Lading).
Đối với lô hàng của công ty MÊ LINH vì sử dụng vận đơn Surrender thay
cho Bill gốc vì vậy nhận viên giao nhận chỉ cần mang giấy báo hàng đến và giấy

giới thiệu mà thôi.
Nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo hàng đến và giấy giới thiệu đến
hãng tàu liên hệ với nhân viên hãng tàu và đóng các khoản phí liên quan ( phí
D/O, phí làm hàng, phí vệ sinh container…). Hãng tàu sau khi nhận giấy giới
thiệu và thông báo hàng đến sẽ kiểm tra xem đầu Hãng tàu bên kia có ra thông
báo giao hàng hay chưa, kiểm tra các nội dung trên thông báo hàng đến. Sau khi
kiểm tra xong nhân viên hãng tàu sẽ tiến hành ký phát vận đơn Surrender, đóng
dấu điện giao hàng, ký tên và cấp một bộ lệnh giao hàng cho nhân viên giao
nhận. (Vì hàng của công ty được qua duy nhất một hãng tàu nên chỉ có một bộ
lệnh, nhưng nếu công ty bên phía Singapore book Tàu có qua đại lý hãng tàu thì
bộ lệnh bắt buộc phải là 2 bộ, một bộ do Hãng tàu cấp, một bộ do Đại lý hãng
tàu cấp).
Trên bộ lệnh của hãng tàu giao phải có dấu ký nhận của đại diện hãng tàu
và phải có chữ PAID nghĩa là đã thu đủ phí.
2.3 Lên tờ khai
Lên tờ khai là một khâu rất quan trọng trong quá trình làm hàng vì quá
trình làm hàng có suôn sẻ hay không là phụ thuộc vào khâu này. Cụ thể nếu
trường hợp lô hàng khi lên tờ khai không đúng mã hàng, khi kiểm tra cán bộ Hải
24
quan kiểm tra nhận thấy sai sót này, cán bộ Hải quan sẽ trả lại cho nhân viên
giao nhận và yêu cầu nhân viên giao nhận phải lên tờ khai lại cho phù hợp. Việc
này rất mất thời gian ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình làm hàng.
a) Chi tiết việc lên tờ khai
Dựa vào những chứng từ mà công ty MÊ LINH cung cấp, nhân viên của
Công ty TNHH MTV XNK THIẾT BỊ TOÀN BỘ VÀ KỸ THUẬT HẢI
PHÒNG sẽ tiến hành công việc lên tờ khai. Các Công ty dịch vụ đều có sẵn mẫu
tờ khai. Để lên được tờ khai đầy đủ và chính xác nhân viên giao nhận cần có sự
kết hợp linh động giữa các chứng từ: vận tải đơn, hóa đơn thương mại, phiếu
đóng gói và hợp đồng nhập khẩu. Việc lên tờ khai được tiến hành như sau: mẫu
tờ khai là do Hải quan Thành Phố cung cấp, doanh nghiệp tự mình đến mua và

kê khai những nội dung theo yêu cầu của các tiêu thức trong tờ khai HQ, theo
mẫu tờ khai quy định (màu xanh, HQ/2002_NK).
Về hình thức khai báo: có thể khai viết hoặc khai điện tử và yêu cầu
không được chỉnh sửa. Mỗi tờ khai chỉ khai theo một giấy phép (đối với hàng
quản lý bằng giấy phép) hoặc theo một hợp đồng.
Về nội dung khai báo phải đầy đủ, chính xác những nội dung khai trên tờ
khai Hải Quan hiện hành theo yêu cầu của cơ quan Hải Quan.
Trước kia, khi khai báo hải quan cần mang bộ chứng từ gồm có: invoice
( hóa đơn thương mại ), packing list ( bản kê chi tiết đóng gói ), hợp đồng, C/O (
giấy chứng nhận xuất xứ ), B/L ( vận đơn), Lệnh giao hàng đến cơ quan hải
quan để nhân viên hải quan xác nhận. Hồ sơ hải quan gồm có tờ khai hải quan
và tờ khai trị giá ( nếu như hàng hóa nhiều mục thì phải có thêm phần phụ lục ).
Nhưng ngày nay, với sự phát triển khoa học kĩ thuật, các doanh nghiệp có
thể gủi nhận thông tin qua hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được nối
mạng qua C-VAN với cơ quan hải quan và khai điện tử một cách nhanh chóng
và dễ dàng hơn. Sau khi doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin bộ chứng từ khai
báo hải quan lên trên mạng thì chỉ cần nhân viên hải quan đồng ý, thì doanh
nghiệp không cần phải mang bộ chứng từ mà chỉ cần mang tờ khai hải quan điện
tử lên để nhân viên hải quan trực tiếp đã xác nhận kí và đóng dấu vào tờ khai.
25