MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG

GVHD Ths.Lê Đình Thái SVTH Võ Đình Tuyết Lan
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU


QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ
QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ


XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN
XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN


VẬN MINH TƯỜNG
VẬN MINH TƯỜNG
4.1 Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Nghiệp Vụ Giao
Nhận Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu
4.1.1 Thiết Lập Quy Trình Giải Quyết Công Việc
Khi có nhiều yêu cầu của khách hàng thì công ty cần thiết lập một qui trình
thực hiện công việc từ khâu tư vấn khách hàng cho đến khi giải quyết xong những
yêu cầu đó. Qua đó công ty có thể hạn chế được việc ứ đọng công việc do nhiều
hợp đồng sử dụng dịch vụ.
Công ty có thể chia nhỏ qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ra nhiều
khâu theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2 : QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Tư vấn, tiếp nhận thông tin khách hàng
Lên chứng từ
Thủ tục hải quan
Sắp xếp phương tiện vận chuyển
Giao hàng
Lập chứng từ thanh toán

Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hoá XNK
Tại Công Ty TNHH Liên Vận Minh Tường Page 1 of 15
GVHD Ths.Lê Đình Thái SVTH Võ Đình Tuyết Lan
Ở mỗi khâu công ty cần giao trách nhiệm cho một nhân viên nào đó hiểu rõ
về công việc của khâu mình đảm nhận. Việc làm này giúp cho công việc của từng
khâu sẽ được tiến hành nhanh chóng mà không bị chồng chéo công việc của từng
khâu lên nhau và đạt hiệu quả cao. Đồng thời công ty có thể kiểm sóat được quá
trình thực hiên công việc của nhân viên.
Công ty cũng cần thiết lập bảng kế họach thực hiện công việc trong từng
ngày để biết được những yêu cầu của khách hàng nào cần được hòan thành trước
và những yêu cầu nào có thể hoàn thành sau. Việc làm này sẽ làm cho khách hàng
cảm thấy mình được đối xử công bằng (ai có yêu cầu trước thì công việc của họ sẽ
được ưu tiên giải quyết trước), qua đó tạo thêm thiện cảm của khách hàng.
4.1.2 Chương Trình Đào Tạo Nhân Viên
Nguồn nhân lực đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào cũng đều là yếu tố
quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường, đặc biệt là
trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Do đó, công ty cần thực hiện các chương trình
đào tạo nhân viên mới cũng như thường xuyên có những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ
cho những nhân viên đang làm việc tại công ty. Để công ty luôn có những nhân
viên có khả năng hoàn thành công việc tốt nhất theo yêu cầu của khách hàng.
Đào tạo lúc mới bắt đầu nhận việc:
 Nhân viên mới vào làm việc có thể chưa nắm được những công việc cụ
thể mà mình phải thực hiện. Do đó, việc áp dụng đào tạo kèm cặp, hướng dẫn tại
chỗ là phù hợp nhất.
 Cách thức tổ chức đơn giản nhất là trong quá trình thực hiện công việc
nhân viên sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách mà người
hướng dẫn đã chỉ bảo. Đối với công việc giao nhận thường thì nhân viên phải làm
việc với nhiều hồ sơ xuất nhập khẩu, quy trình thủ tục hải quan khác nhau nên việc
chỉ dẫn một cách cặn kẽ và cụ thể cách khai hồ sơ và những quy trình thủ tục hải
quan sẽ giúp cho nhân viên mới nhanh chóng tiếp cận cách thức làm việc khi phải

thực hiện công việc một mình sau này.
Đào tạo nhân viên đang làm việc:
Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hoá XNK
Tại Công Ty TNHH Liên Vận Minh Tường Page 2 of 15
GVHD Ths.Lê Đình Thái SVTH Võ Đình Tuyết Lan
 Hình thức đào tạo vừa làm vừa học, công ty sẽ để cho nhân viên được
luân chuyển qua nhiều chức danh công việc khác nhau trong một khoảng thời gian
để nhằm hiểu biết tổng quát về các công việc của các nhân viên ở các khâu sau,
nên họ sẽ có điều kiện tạo nhiều thuận lợi cho các nhân viên khâu sau hoàn thành
công việc một cách tốt nhất. Ngược lại nhân viên khâu sau sẽ hiểu được công việc
của nhân viên ở khâu trước tạo nên một sự phối hợp nhịp nhàng ăn ý giữa các
nhân viên, gắn kết các công việc của nhân viên trở thành một chuỗi mắc xích hỗ
trợ tích cực cho nhau nhằm mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng, làm tăng khả
năng cạnh tranh của công ty.
Mặt khác, việc tạo ra các nhóm làm việc luân chuyển một cách hợp lý sẽ
giúp cho nhân viên tránh được tình trạng đơn điệu, nhàm chán trong công việc.
Đồng thời phương pháp này cũng giúp cho công ty tránh được tình trạng người thì
có quá nhiều công việc để làm, người thì lại không có việc dễ gây nên lãng phí
nguồn nhân lực. Nó còn giúp cho công ty chủ động trong việc bố trí nhân viên
thay thế khi có sự nghỉ việc của các nhân viên khác.
4.1.3 Thực Hiện Chính Sách Động Viên Kịp Thời Và Hợp Lý
Công ty cần có những chính sách động viên nhân viên của mình để họ thấy
rằng công sức họ bỏ ra đóng góp cho hoạt động của công ty không phải là vô
ích.
Công ty cần khen thưởng kịp thời những nhân viên có biểu
hiện tốt trong công việc của tháng đó. Những món quà, tiền
thưởng cùng những lời biểu dương của lãnh đạo sẽ là một nguồn động
viên rất lớn đối với nhân viên. Qua đó, tạo cho nhân viên niềm
tin và sức mạnh để hoàn thành tốt hơn công việc của tháng
kế tiếp.

Bên cạnh việc khen thưởng công ty cũng cần có những biệp pháp nhắc nhở
hay khiển trách đối với những nhân viên không hoàn thành tốt công việc. Nhưng
khi nhắc nhở hay khiển trách, lãnh đạo phải thực hiện với thái độ xây dựng, đóng
góp, giúp đỡ nhân viên chứ không phải là thái độ ghét bỏ.
Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hoá XNK
Tại Công Ty TNHH Liên Vận Minh Tường Page 3 of 15
GVHD Ths.Lê Đình Thái SVTH Võ Đình Tuyết Lan
Nâng bậc lương hàng năm mặc dù phải tùy thuộc vào tình hình kinh doanh
lãi lỗ hằng năm của công ty. Tuy nhiên, để khuyến khích những nhân viên làm việc
có hiệu quả, trong một số trường hợp được tăng lương và đề bạc trước hạn là để
khuyến khích họ tham gia tích cực hơn vào công việc của mình.
4.1.4 Tăng Cường Việc Ứng Dụng Khoa Học Công Nghệ Và Trang
Thiết Bị Hiện Đại Vào Phục Vụ Giao Nhận Và Vận Chuyển
Quốc Tế
Công ty cần sử dụng phần mềm công nghệ thông tin vào công việc giao
nhận và vận chuyển hàng hóa. Hiện nay, trên thị trường có một loại phần mềm
phục vụ cho nhu cầu này là “Phần mềm phục vụ giao nhận và vận chuyển
hàng hóa quốc tế” đây là sản phẩm của Trung tâm Tin học thuộc ĐH Khoa học
Tự nhiên TP HCM. Ưu điểm của phần mềm này là xây dựng được một hệ thống
quản lý kế toán tài chính đến nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của
ngành vận tải Việt Nam hiện nay.
Chương trình cũng trợ giúp tối đa việc nhập liệu cho kế toán, đặc biệt là kế
toán công nợ, lập nhanh các chứng từ, tránh được tình trạng trùng lặp và cung cấp
đầy đủ báo cáo tài chính.
Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hoá XNK
Tại Công Ty TNHH Liên Vận Minh Tường Page 4 of 15
GVHD Ths.Lê Đình Thái SVTH Võ Đình Tuyết Lan
Trung tâm Tin học cho biết phần mềm giúp người sử dụng theo dõi chi tiết
mỗi lô hàng và các phát sinh công nợ theo từng loại nghiệp vụ một cách linh hoạt,
thống kê nhanh, cung cấp nhiều tiện ích về tra cứu và kiểm tra dữ liệu, giúp phát

hiện các sai sót trong khâu nhập liệu. Chương trình chạy trên môi trường Visual
Basic và SQL Server với đầy đủ chức năng bảo mật và an toàn dữ liệu. Hiện công
ty vận tải Vinatrans đang vận hành tốt phần mềm này.
Hiện nay công ty đang sử dụng một loại phần mềm của công ty INTTRA
(như hình bên dưới). Phần mềm giúp công ty booking tàu, xem lịch trình tàu chạy,
làm vận đơn…. một cách nhanh chóng. Hiện nay công ty chưa áp dụng hình thức
khai hải quan điện tử nhưng cũng đã có kế hoạch sử dụng hình thức này đang chờ
cấp trên xem xét và duyệt.
Nâng cấp mạng Internet để các bộ phận có thể nhận và trả lời
email với khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả
hơn. Nâng cấp các thiết bị văn phòng để hỗ trợ tốt hơn cho các
nhân viên khi thực hiện công việc.
Công ty cần trang bị phương tiện vận chuyển trong quá trình giao nhận như
đội xe chở hàng của công ty. Điều này đòi hỏi tốn kém nhưng bù lại nếu hàng hóa
Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hoá XNK
Tại Công Ty TNHH Liên Vận Minh Tường Page 5 of 15
GVHD Ths.Lê Đình Thái SVTH Võ Đình Tuyết Lan
nhiều công ty sẽ tiết kiệm được chi phí thuê xe và giúp cho công tác giao nhận
mang tính cơ động và linh hoạt.
4.2 Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt
Động Kinh Doanh Của Công Ty
 Hoàn thiện chính sách chiêu thị
Hoạt động kinh doanh của công ty là một loại hình kinh doanh dịch vụ. Sản
phẩm của loại hình kinh doanh này thường không cụ thể. Vì vậy, công ty thường
rất khó có thể thuyết phục được khách hàng, nhất là những khách hàng lần đầu tiên
biết về chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp để họ có thể quyết định sử dụng
dịch vụ giao nhận của công ty. Do dó, để thực hiện tốt việc trên công ty cần phải
có những chính sách chiêu thị thích hợp.
Trong lĩnh vực dịch vụ nơi mà đường ranh giới giữa tiếp thị và hoạt động
kinh doanh gần như không bao giờ có thì việc phân tách các trách nhiệm này là rất

mơ hồ. Các nhân viên cung cấp các dịch vụ giao nhận của công ty chính là những
người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Do đó, họ đóng vai trò rất quan
trọng trong việc tiếp thị dịch vụ giao nhận của công ty.
 Thiết lập marketing theo nhiều cách tiếp cận khách hàng:
 Chủ động hơn trong việc tiếp cận khách hàng bằng cách tổ chức nhân
viên sales của công ty theo các cách sau :
Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hoá XNK
Tại Công Ty TNHH Liên Vận Minh Tường Page 6 of 15