đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu tư và thương mại vinaconex

Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
Lời cam đoan
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học
độc lập của riêng tôi, không sao chép bất kỳ một công trình hay luận án của
bất kỳ tác giả nào khác.
Các số liệu, kết quả, bảng biểu trong luận văn là trung thực, các tài
liệu trích dẫn là rõ ràng và có căn cứ.
Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn.
Tác giả luận văn
Trần Bình Sinh
Cao hc QTKD 2007-2009
§Ò xuÊt øng dông CNTT hç trî kÕ to¸n trong cty CP§T&TM vinaconex
Môc lôc
Cao học QTKD 2007-2009
§Ò xuÊt øng dông CNTT hç trî kÕ to¸n trong cty CP§T&TM vinaconex
Cao học QTKD 2007-2009
§Ò xuÊt øng dông CNTT hç trî kÕ to¸n trong cty CP§T&TM vinaconex
Cao học QTKD 2007-2009
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
Lời nói đầu
Hệ thống thông tin kế toán là một khái niệm xa lạ đối với hầu hết các
doanh nghiệp trong nớc. Thậm chí hệ thống thông tin cũng chỉ đợc biết đến
một cách mơ hồ. Đối với một số ngời, hệ thống thông tin kế toán có lẽ
không thực sự quan trọng. Có lẽ bởi vì họ không thực sự nhìn thấy ảnh hởng
của nó tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hệ thống thông tin kế toán là một phần của hệ thống thông tin. Đợc
cấu thành từ hệ thống thông tin áp dụng vào công tác kế toán. Hệ thống
thông tin kế toán tốt sẽ giúp cho công ty có thể quản lý tình hình tài chính
của mình một cách hiệu quả.
Khi mà tình hình kinh tế thế giới cũng nh trong nớc lâm vào khủng
hoảng tài chính, đánh giá lại hệ thống thông tin kế toán giúp cho doanh

nghiệp biết đợc liệu mình đã, đang hoạt động hiệu quả hay không.
Nhận biết đợc điều đó, cộng với kinh nghiệm thực tiễn khi làm việc
tại công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex, học viên đã quyết định
chọn đề tài đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ
trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu t và thơng
mại vinaconex làm đề tài tốt nghiệp của mình. Bố cục luận văn đợc
chia làm ba phần chính nh sau:
Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ thống thông
tin quản lý
Chơng II: Phân tích thực trạng công tác kế toán tại công ty và
khả năng ứng dụng công nghệ thông tin
Chơng III: Đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin trong
công tác kế toán tại công ty.
Đây là một nội dung khá mới mẻ nên không có nhiều tài liệu tham
khảo. Mặc dù học viên đã cố gắng hết sức nhng không thể tránh khỏi những
nhận xét mang tính chủ quan. Học viên rất mong nhận đợc những ý kiến chỉ
bảo quý báu của thầy cô.
Bằng tình cảm chân thành, học viên xin gửi tới TS. Phạm Thị Thanh
Hồng, ngời đã hớng dẫn tận tình và giúp đỡ học viên hoàn thành luận văn
này lời biết ơn sâu sắc nhất.
Cao hc QTKD 2007-2009
1
§Ò xuÊt øng dông CNTT hç trî kÕ to¸n trong cty CP§T&TM vinaconex
Cao học QTKD 2007-2009
2
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
Chơng I
cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ
thống thông tin quản lý
1.1 Cơ sở lý luận về công tác kế toán

Công tác kế toán là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp
hay tổ chức nào. Bởi vì nó không chỉ giúp cho doanh nghiệp hay tổ chức
hiểu rõ thêm về tình hình hoạt động của mình mà nó còn giúp cho họ hiểu
về các doanh nghiệp tổ chức khác.
1.1.1 Nội dung công tác kế toán.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về kế toán và không có một khái
niệm chung duy nhất nào cho kế toán. Tuy nhiên, ta có thể hình dung kế
toán dới một khái niệm đơn giản nh sau:
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông
tin kinh tế, tài chính dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Đối t ợng kế toán: Đối tợng kế toán là tài sản, là nguồn vốn và sự vận
động của tài sản và nguồn vốn trong quá trình hoạt động của tổ chức nói
chung và các công ty nói riêng.
Ph ơng pháp kế toán: Phơng pháp kế toán là các phơng pháp dùng để
thu thập và xử lý các thông tin đầu vào để có đợc các thông tin kế toán hữu
ích ở đầu ra cho ngời sử dụng thông tin kế toán. Có các phơng pháp kế toán
chủ yếu sau:
Chứng từ: Việc ghi, lập chứng từ nhằm mục đích cho biết có các
nghiệp vụ kế toán nào phát sinh và đã hoàn thành (đã tạm ứng, đã hoàn hoá
đơn mua vật t ).
Đối ứng tài khoản: nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các đối tợng kế
toán với nhau trong quá trình ghi sổ. Thông thờng một nghiệp vụ kế toán
phát sinh thờng liên quan đến hai hoặc nhiều hơn hai tài khoản. Nếu tài
khoản này tăng lên một lợng thì đồng nghĩa sẽ có tài khoản khác bị giảm đi
một lợng tơng ứng.
Tính giá: thể hiện các đối tợng kế toán theo thớc đo tiền tệ theo quy
định của nhà nớc. (bảng lơng, giá thành)
Tổng hợp: sử dụng số liệu kế toán từ các sổ con để tổng hợp thành
Cao hc QTKD 2007-2009
3

Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn và hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Ng ời sử dụng thông tin kế toán:
Thông tin kế toán đợc sử dụng bởi những nhà quản trị doanh nghiệp,
những ngời sở hữu doanh nghiệp, những ngời làm việc trong doanh nghiệp
và các đối tác khác của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán cung cấp thông tin
cho ngời sử dụng có thể đợc mô tả một cách khái quát theo hình 1.1 bên d-
ới:
Công tác kế toán có 2 công đoạn chính là thu thập dữ liệu và xử lý dữ
liệu. Trong các công đoạn đó, mỗi công đoạn có thể đợc chia làm rất nhiều
các khâu khác nhau tuỳ từng ngời, tuỳ từng quan niệm
Thu thập dữ liệu: Dữ liệu của công tác kế toán là các hoá đơn chứng
từ, các công văn liên quan đến công tác kế toán nh công văn của thuế, quyết
định thôi trả lơng Không phải bất kỳ hoá đơn chứng từ nào cũng đều đợc
sử dụng mà chỉ có các hoá đơn chứng từ hợp lệ mới đợc sử dụng.
Hoá đơn chứng từ hợp lệ là những hoá đơn chứng từ dùng cho chính
đơn vị sử dụng dữ liệu kế toán. Đơn vị nào thu thập dữ liệu kế toán chỉ quan
tâm đến các chứng từ kế toán liên quan đến đơn vị mình.
Cao hc QTKD 2007-2009
4
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
Hình 1.1: Sơ đồ luồn dữ liệu, thông tin kinh tế trong doanh nghiệp
Hoá đơn chứng từ hợp lệ còn phải là hoá đơn chứng từ xuất phát từ các
công ty, doanh nghiệp, các cơ sở sản xuất kinh doanh hợp lệ. Tức là hoá
đơn ghi nơi xuất là một doanh nghiệp không có thực đợc coi là hoá đơn
không hợp lệ.
Hoá đơn chứng từ hợp lệ là các hoá đơn chứng từ mà nội dung ghi
trong đó phải đúng với chủng loại hàng hoá của công ty đã mua hoá đơn đó.
Một công ty mua phụ kiện là thanh nhựa Shide nhng thực tế lại nhập thanh

nhựa Koemmerling, chứng từ hoá đơn liên quan đến việc ghi nhập thanh
Koemmerling đó là không hợp lệ.
Hoá đơn chứng từ hợp lệ là hoá đơn chứng từ phải ghi đúng với loại
hàng hoá đã mua, tức là nếu mua vật t thì không đợc lấy hoá đơn tiếp khách
về hoàn ứng.
Hoá đơn chứng từ hợp lệ là hoá đơn chứng từ phải đầy đủ cả bộ. Một
bộ hoá đơn chứng từ không phải chỉ mỗi hoá đơn mà đi kèm nó gồm một số
giấy tờ khác nh bảng kê chi tiết vật t, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị
tạm ứng Tập hợp các loại giấy tờ đó mới thể hiện đợc chính xác là hoá
đơn chứng từ đó có thật. Giả sử nếu chỉ đem về một hoá đơn giá trị gia tăng,
Cao hc QTKD 2007-2009
Thu thập dữ liệu
* Hoá đơn, chứng từ kế
toán.
* Các văn bản kế toán
khác.
.
Xử lý dữ liệu
* Phân loại
* Tổng hợp
* Hệ thống
.
Thông tin
* Báo cáo nhanh
* Báo cáo định kỳ
.
Các hoạt
động
kinh tế
Những

ng ời sử
dụng
thông
tin kế
toán
5
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
nội dung ghi mua vật t theo đơn đặt hàng ngày x tháng y năm z. Hoá đơn đó
chỉ hợp lệ khi nó đợc nộp kèm theo đơn đặt hàng có chữ ký của ngời chịu
trách nhiệm, hợp đồng mua bán (nếu có), bảng kê chi tiết hàng và giá thành
nếu tổng giá trị trong đơn đặt hàng khác với giá trị ghi trên hoá đơn.
Dữ liệu kế toán đợc thu thập từ chính phòng kế toán hoặc từ các phòng
ban khác chuyển về nh phòng vật t, phòng tài vụ, phòng tổ chức, nhân viên
khác
Xử lý dữ liệu: Quy trình xử lý dữ liệu diễn ra qua rất nhiều khâu khác
nhau. Mỗi khâu có tầm quan trọng riêng của nó, có thể tóm tắt sơ lợc một
số khâu nh sau.
Kiểm tra dữ liệu: Sau khi hoá đơn chứng từ đợc đa về, công tác kế toán
phải kiểm tra tính hợp lệ của các hoá đơn chứng từ đó. Nếu hợp lệ thì mới
chuyển sang phân loại, còn nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại để hoàn đủ
thủ tục.
Phân loại dữ liệu: trong kế toán có rât nhiều loại hoá đơn chứng từ
khác nhau. Để có thể quản lý đợc dễ dàng, ngời ta chia ra làm các phân hệ
kế toán khác nhau. Trong phần mềm kế toàn Misa, các dữ liệu kế toán đợc
chia làm 11 phân hệ nh phân hệ tiền mặt, phân hệ lơng, phân hệ bán hàng,
phân hệ mua hàng, phân hệ giá thành Phân loại dữ liệu là xem dữ liệu nào
thuộc phân hệ nào. Nếu trong công ty có nhiều kế toán, mỗi kế toàn quản lý
một hoặc một số phân hệ khác nhau, phân loại dữ liệu sẽ kiểm tra dữ liệu
đó và chuyển dữ liệu đó cho ngời quản lý phân hệ thích hợp để vào sổ.
Hạch toán: Hạch toàn là công đoạn sau của phân loại dữ liệu. Hạch

toán chính là việc ghi sổ (máy) các số liệu kế toán liên quan vào sổ hoặc
máy. Để quản lý dữ liệu kế toán, công tác kế toán sử dụng bảng tài khoản kế
toán để ghi lại các dữ liệu kế toán. Ví dụ hạnh toán hoá đơn mua hàng (vật t)
về nhập kho công ty, có thuế GTGT, thanh toán bằng tiền mặt, tiền đã đợc ngời
đi mua tạm ứng từ trớc nhng không đủ, các tài khoản đợc sử dụng ở đây bao
gồm: TK152 - Tài khoản nguyên vật liệu, TK 1331 - Tài khoản thuế giá trị gia
tăng đợc khấu trừ, TK 141 - Tạm ứng, TK 111 - tiền mặt.
Lập báo cáo: hàng tháng, hàng quý, hàng năm, cơ quan thuế yêu cầu
các đơn vị sản xuất kinh doanh báo cáo tình hình hoạt động. Thông thờng là
báo cáo thuế (mua bán hoá đơn GTGT) (tháng), báo cáo doanh thu tạm tính
(quý), báo cáo tài chính (năm), do vậy công tác kế toán có trách nhiệm lập
Cao hc QTKD 2007-2009
6
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
các báo cáo này. Ngoài ra, còn rất nhiều các báo các khác nh tính lơng nhân
viên hàng tháng, báo cáo vật t, báo cáo tiền mặt hàng tháng Trớc kia, khi
công tác kế toán còn ghi chép bằng sổ sách, hàng tháng, cứ vào cuối tháng
trớc hoặc đầu tháng sau, nhân viên kế toán phải tập hợp tất cả các số liệu, từ
đó viết các báo cáo theo yêu cầu. Ngày nay, do ứng dựng máy tính vào công
tác kế toán, ngời lập báo cáo không còn phải tập hợp dữ liệu mà máy tính
thực hiện thay. Việc sử dụng máy tính đảm bảo cho các báo cáo luôn đợc
chính xác (không bị mất dữ liệu), nhanh chóng và hiệu quả.
Lu: Lu là công đoạn không thể thiếu. Lu đảm bảo các dữ liệu không bị
mất mát. Khi dữ liệu chẳng may bị thất lạc (mất, cháy, hỏng máy ) thì vẫn
còn có thể khôi phục lại các dữ liệu đó. Lu có thể lu vào máy thông qua
chính phần mềm kế toán, lu còn đợc sử dụng dới dạng văn bản.
1.1.2 Yêu cầu về thông tin kế toán.
Chính xác: Thông tin kế toán là cơ sở để đa ra rất nhiều quyết định
quan trọng không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho các đối tác khác ngoài
doanh nghiệp, thậm chí nó còn đợc dùng để báo cáo với các cơ quan nhà n-

ớc nh cơ quan thuế, kiểm toán Do vậy, yêu cầu đầu tiên của thông tin kế
toán là phải đảm bảo tính chính xác của thông tin. Nếu thông tin kế toán bị
sai lệch có thể dẫn đến các quyết định sai lầm cho doanh nghiệp nh hoạch
định sai chiến lợc, tổ chức sản xuất không kịp thời, không dự báo đợc chính
xác các hoạt động trong tơng lai. Sai lầm do thiếu chính xác trong thông tin
kế toán có thể đa doanh nghiệp vào các hoàn cảnh bất lợi. Nhẹ thì bị phạt,
cảnh cáo của cơ quan thuế, nặng thì gây ra thiệt hại về tiền bạc, công sức
của doanh nghiệp, nặng nữa có thể phá sản, đi tù. Tính chính xác thể hiện
ở chỗ hoá dơn chứng từ ghi thế nào thì phải bám vào đó để thể hiện trong
các báo cáo tài chính. Không đợc thêm, bớt câu chữ để làm cho nội dung
thay đổi, không đợc tẩy xoá để làm lợi cho mình hoặc ngời khác.
Trung thực: Thông tin kế toán phải đảm bảo tính trung thực, nội dung,
hoạt động thế nào thì phải theo đó mà làm, không thêm bớt hoá đơn chứng
từ, không sử dụng hoá đơn chứng từ khác thay thế, không sử dụng các hoá
đơn chứng từ không hợp lệ. Phải đảm bảo tính khách quan của dữ liệu. Các
báo cáo tài chính của công ty phải đợc dựa vào thực tế hoạt động của công
ty mà lập ra. Dù trong thực tế có khó khăn, doanh nghiệp làm ăn không đợc
tốt thì cũng không đợc thay đổi số liệu thực tế để làm các bản báo cáo đẹp
Cao hc QTKD 2007-2009
7
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
lên, nh vậy sẽ làm sai lệch các bản báo cáo tài chính, dẫn đến các quyết
định sai lầm cho các đối tác kinh doanh cũng nh những ngời sử dụng thông
tin kế toán khác.
Đầy đủ: Thông tin kế toán phải đợc thể hiện một cách đầy đủ nhất
trong các bản báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tổ chức. Các khoản mục
kế toàn nào phát sinh phải đợc thể hiện. Thậm chí, các khoản mục không hề
có phát sinh trong kỳ cũng phải đợc thể hiện trong báo cáo. Thông tin đầy
đủ giúp ngời đọc có thể nắm rõ nội dung một cách hoàn chỉnh nhất và có đ-
ợc đánh giá đúng nhất, từ đó có quyết định hợp lý của mình. Giả sử một báo

cáo về khoản phải trả cho nhà cung cấp, nếu báo cáo thiếu một món tiền,
tức là đã thanh toán cho nhà cung cấp nhng không đợc đa vào báo cáo. Nh
vậy đồng nghĩa với việc công ty có khả năng phải trả thêm một khoản phát
sinh không có thực.
Đúng lúc: Thông tin kế toán chỉ có ích khi nó đợc sử dụng đúng lúc,
đúng nơi. Khi cơ quan thuế yêu cầu nộp báo cáo thuế tháng 2, đến tận
tháng 5 doanh nghiệp mới nộp, nh vậy không đúng lúc. Doanh nghiệp
muốn biết kết quả hoạt động năm trớc, đến tận tháng 3, tháng 4 năm sau
mới có sổ liệu, vậy là không đúng lúc. Kết quả của sự chậm chễ là doanh
nghiệp sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội, bị cơ quan thuế phạt, bị các bạn hàng đối
tác không tín nhiệm doanh nghiệp sớm đi đến bờ vực phá sản.
Dễ hiểu: Thông tin kế toán phải đợc thể hiện một cách đơn giản, dễ
hiểu bởi vì ngời sử dụng thông tin kế toán không phải ai cũng am hiểu
nghiệp vụ kế toán. Một ngời không biết kế toán rất khó có thể đọc đợc bảng
cân đối kế toán hay báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh hiểu về
các hệ số tài chính. Nh vậy, với mỗi ngời sử dụng thông tin kế toán, cần có
một báo cáo khác nhau cho ngời sử dụng đó, và thông thờng đợc cô đọng,
rút gọn.
Theo ý kiến đánh giá chuyên gia, trọng số của các yêu cầu trên đợc thể
hiện ở trong bảng 1.1 ở bên dới. Trọng số của yêu cầu nào càng lớn thì độ
quan trọng của nó càng cao.
Bảng 1.1 Bảng trọng số yêu cầu về thông tin kế toán.
Yêu cầu Trọng số
Chính xác 0.40
Trung thực 0.30
Đầy đủ 0.15
Đúng lúc 0.10
Cao hc QTKD 2007-2009
8
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex

Dễ hiểu 0.05
1.1.3 Công việc thờng nhật trong công tác kế toán
Nghiệp vụ kế toán có thể sử dụng rất nhiều các phơng pháp để thu thập
số liệu và xử lý số liệu và từ đó để cung cấp các thông tin kế toán cho ngời
sử dụng. Thông thờng, nghiệp vụ kế toán sử dụng một số phơng pháp dới
đây để thu thập, xử lý thông tin.
Lập chứng từ: là biện pháp thu thập thông tin chính xác và hiệu quả
nhất. Mỗi một nghiệp vụ kế toán phát sinh đều đợc ghi nhận lại bằng các
chứng từ liên quan. Ví dụ: nhân viên tạm ứng tiền trong quỹ để đi mua vật
t sản xuất, chứng từ sẽ đợc lập và ghi nh sau
Nợ 1418 (tạm ứng khác):xxxx đồng
Có 1111(tiền mặt):xxxx đồng
ở đây có hại loại tài sản biến động là tạm ứng và tiền mặt. Cụ thể là
loại tài sản "tạm ứng" tăng lên còn loại tài sản "tiền mặt" giảm đi. Tổng tài
sản vẫn không thay đổi.
Cứ nh vậy, các nghiệp vụ kế toán đợc ghi nhận qua từng ngày, từng
tháng, từng năm. Tập hợp các nghiệp vụ kế toán theo từng thời kỳ sẽ cho ta
các báo cáo tài chính khác nhau tuỳ mục đích sử dụng.
Kiểm kê: là hình thức đếm tài sản xem tài sản hiện tại có bao nhiêu (số
lợng) và trị giá của tài sản (giá trị) bằng bao nhiêu. Hình thức kiểm kê chỉ
thích hợp với những loại tài sản có thể đo đếm đợc (mét, kg, cái, đôi ) và
nó thờng đợc áp dụng trong hình thức tài sản là vật t hàng hoá. Đối với các
loại hàng hoá khó có thể xác định đợc giá trị thực vì khấu hao (máy móc,
nhà xởng, đất đai ) không đợc u tiên sử dụng phơng pháp này.
Ghi sổ kép: đợc sử dụng khi một nghiệp vụ kế toán nhng có nhiều loại
tài sản tham gia vào nghiệp vụ đó.
Lập báo cáo: mục đích nhằm cung cấp thông tin cho ngời sử dụng.
Mỗi nghiệp vụ kế toán đợc ghi nhận là các nghiệp vụ đơn lẻ, khi tập hợp
các nghiệp vụ đó theo một loại hình tài sản khác nhau, ta sẽ có các báo cáo
khác nhau. Mỗi báo cáo đó đợc dùng để cung cấp thông tin về sự biến động

của loại tài sản đó. ví dụ: báo cáo lu chuyển tiền tệ cho biết dòng tiền trong
công ty hoạt động nh thế nào, nó đợc đầu t vào đâu, lợi nhuận đợc sinh ra từ
đâu
Ngoài ra còn rất nhiều phơng pháp khác. Tất cả các phơng pháp này
đều đợc phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực và phù hợp với các yêu cầu
Cao hc QTKD 2007-2009
9
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
khác nhau.
Các yêu cầu đến từ nhiều phía. Một số yêu cầu đến từ bên trong doanh
nghiệp nh yêu cầu của bộ phận sản xuất muốn biết loại vật t cần sản xuất còn
hay hết, yêu cầu của giám đốc công ty muốn biết những ai còn nợ tiền công
ty các yêu cầu này xuất phát từ việc phục vụ và quản lý doanh nghiệp.
Những yêu cầu khác lại xuất phát từ bên ngoài doanh nghiệp nh cơ quan thuế
muốn biết doanh nghiệp trong tháng vừa rồi hoạt động ra sao để thu thuế, các
đối tác, bạn hàng muốn biết doanh nghiệp có khả năng thanh toán hay
không các yêu cầu này đều xuất phát từ mục đích quan hệ kinh tế.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán.
1.2.1 Khái niệm.
Hệ thông thông tin kế toán là một hệ thống chuyên dùng để thu thập
dữ liệu và xử lý dữ liệu kế toán theo một trình tự nhất định. Từ đó, các
thông tin kế toán đợc tạo ra và đợc sử dụng cho các mục đích khác nhau.
Thông tin kế toán có thể đợc sử dụng toàn bộ hoặc chỉ sử dụng một phần
tuỳ thuộc vào yêu cầu của ngời sử dụng thông tin kế toán.
Hình 1.2: Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thống khác nhau
Có thể coi hệ thống thông tin kế toán là một kiểu hệ thống ứng dụng.
Nó bao gồm rất nhiều các chơng trình điện toán và thủ tục cho phép giải
quyết từng mục tiêu kế toán khác nhau.
Cao hc QTKD 2007-2009
10

Hệ thống
thông tin
bán hàng
Hệ thống
thông tin
quản lý
công nợ
Hệ thống
thông tin
quản lý kho

Hệ thống thông tin kế toán
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
Cũng có thể coi hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thống
khác. Hệ thống thông tin kế toán xử lý rất nhiều các nghiệp vụ kế toán khác
nhau. Mỗi nghiệp vụ kế toán tơng ứng với một hệ thống khác nhau. Trong
các hệ thống này cũng có thể có rất nhiều hệ thống khác nhỏ hơn.
Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đợc ghi nhận lại. Thông tin đầu ra là các báo cáo sử dụng các dữ
liệu kinh tế phát sinh đã đợc ghi nhận và xử lý. Ta có thể hình dung một hệ
thống thông tin kế toán đơn giản nh sau.
Hình 1.3: Mô hình Hệ thống thông tin kế toán đơn giản.
1.2.2 Phân loại hệ thống.
Tuỳ từng mục đích, đặc tính và cấp độ quản lý mà có các cách phân
loại khác nhau.
Phân loại theo cấp ứng dụng: Một số sách chia doanh nghiệp ra làm
4 cấp quản lý khác nhau là chiến lợc, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp.
Tơng ứng với các cấp quản lý mà có các hệ thống khác nhau.
Hệ thống thông tin tác nghiệp: Giúp các cấp quản lý cấp thấp nh tr-
ởng nhóm, quản đốc trong việc theo dõi các hoạt động cơ bản của doanh

nghiệp
Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Giúp đỡ các doanh nghiệp phát
triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm
Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Giúp điều khiển, quản lý, tiến
hành hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian.
Hệ thống thông tin cấp chiến lợc: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý
và đa ra các chiến lợc lâu dài.
Phân loại theo mục đích sử dụng thông tin đầu ra:
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS: là hệ thống thông tin cơ
Cao hc QTKD 2007-2009
Hệ thống thông tin kế toán
Thu thập dữ liệu
Xử lý dữ liệu
Báo cáo
Đầu vào Đầu ra
11
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp. Nó là một hệ thống giúp thi
hành và ghi lại những hoạt động thờng ngày.
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý MIS: là hệ thống thông tin
phục vụ các hoạt động quản lý của tổ choc. Nó dựa vào hệ thống thông tin
xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu bên ngoài để đa ra các quyết định về
lập kế hoạch hay quyết định của cấp quản lý.
Hệ thống thông tin hỗ trợ gia quyết định DSS: là hệ thống dùng
cho mục đích là hỗ trợ các hoạt động ra quyết định.
Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS: là hệ thống tổng hợp các
dữ liệu bên trong cũng nh bên ngoài. Nó không đợc thiết kế cho bất kỳ vấn
đề cụ thể nào mà nó tự tạo ra một môi trờng thông tin chung.
Hệ thống chuyên gia ES: là một hệ thống trí tuệ nhân tạo, đợc
hình thành từ một cơ sở trí tuệ nhân tạo và một hệ động cơ suy diễn

Phân loại hệ thống theo chức năng nghiệp vụ.
Hệ thống quản lý bán hàng và Marketing: là hệ thống hỗ trợ cho
nghiệp vụ bán hàng và marketing ở tất cả các cấp tác nghiệp, chiến thuật,
chiến lợc.
Hệ thống quản lý nhân sự: là hệ thống hỗ trợ cho nghiệp vụ quản lý
nhân sự ở tất cả các cấp tác nghiệp, chiến thuật, chiến lợc.
Hệ thống kế toán: là hệ thống hỗ trợ cho nghiệp vụ kế toán ở tất cả
các cấp tác nghiệp, chiến thuật, chiến lợc.
Ngoài ra còn có rất nhiều các hệ thống chức năng nghiệp vụ khác tuỳ
theo chức năng, nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ.
Ngoài ra ta có thể phân loại hệ thống thành các hệ thống đóng, hệ
thống đóng có quan hệ, hệ thống mở, hệ thống kiểm soát phản hồi.
Hệ thống thông tin kế toán cũng là một hệ thống, nó thuộc hệ thống
chức năng nhiệm vụ nếu phân loại theo hệ thống chức năng nghiệp vụ. Nó
cũng là hệ thống tác nghiệp nếu phân loại theo ứng dụng, nó cũng là một hệ
thống đóng có quan hệ
1.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán.
1.2.3.1 Điều tra, phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát hệ thống hiện hành và môi tr-
Cao hc QTKD 2007-2009
12
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
ờng của nó để đa ra các giải pháp và yêu cầu thông tin cho hệ thống mới.
Phân tích hệ thống thông thờng phải trải qua 5 bớc cơ bản sau:
Điều tra ban đầu: Đây là bớc cơ bản để có thể đa một hệ thống mới
vào hoạt động. Tuy nhiên, một hệ thống mới cha chắc đã đợc đa vào sử
dụng nếu quá trình điều tra ban đầu thấy rằng hệ thống cũ vẫn đáp ứng đợc
nhu cầu sử dụng hiện tại cũng nh trong tơng lai gần. Điều tra ban đầu bao
gồm một số các công việc sau
- Lập kế hoạch khảo sát: trớc khi tiến hành công việc, cần phải lên kế

hoạch để thực hiện công việc trớc. Lập kế hoạch cho ta biết cần phải làm
những gì và làm nh thế nào, ai thực hiện và thực hiện các bớc nào Bớc
khảo sát này là khảo sát một cách tổng quan nhất, bao gồm các vấn đề nh
pháp luật, chiến lợc hoạt động, môi trờng công nghệ Sau khi đã có kế
hoạch khảo sát thì mới tiến hành thực hiện từng vấn đề.
- Kiểm tra vấn đề luật pháp: mỗi một hệ thống đều đợc xây dựng trên
nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Mà hệ thống
kế toán của Việt Nam luôn có sự thay đổi. Kiểm tra pháp luật xem hệ thống
kế toán hiện hành có còn phù hợp với quy định của pháp luật hay không.
- Xác định chiến lợc kinh doanh: mỗi một doanh nghiệp hoạt động đều
có mục tiêu, mục đích riêng của mình. Thông thờng, mục tiêu, mục đích đó
không ngoài lợi nhuận. Tuy nhiều công ty có cùng mục tiêu, mục đích nhng
cách thức hoạt động lại khác nhau do chiến lợc kinh doanh khác nhau. Với
một công ty, tại một thời điểm có một chiến lợc riêng, đến thời điểm khác,
chiến lợc có thể thay đổi cho phù hợp hơn. Xác định chiến lợc kinh doanh
chính là kiểm tra xem chiến lợc kinh doanh của hệ thống kế toán cũ đang
áp dụng nh thế nào.
- Môi trờng công nghệ thông tin: Hệ thống kế toán bây giờ hầu hết đều
đợc ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy nhiên ứng dụng đến đâu, ứng dụng
nh thế nào lại phụ thuộc từng công ty. Xác định môi trờng công nghệ thông
tin cho biết khái quán về mức độ đầu t công nghệ thông tin vào hệ thống.
- Tìm hiểu và đánh giá hệ thống hiện hành so với những yêu cầu mới:
mọi thứ đều vận động không ngừng, cả quá trình hoạt động kinh doanh
cũng vậy. Khi quá trình kinh doanh phát triển lên mức mới, hệ thống cũ có
thể đáp ứng đợc nhu cầu hay không cần phải tìm hiểu và đánh giá lại. Công
Cao hc QTKD 2007-2009
13
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
việc này quyết định nhiều đến vấn đề hệ thống mới có đợc đa vào hoạt động
hay không vì nếu hệ thống cũ vẫn đáp ứng đợc thì cần gì phải đầu t thay thế

hệ thống cũ.
- Xác định vấn đề, nguyên nhân của hệ thống hiện tại không đáp ứng
đợc yêu cầu mới: Khi nhận thấy hệ thống cũ không thể đáp ứng đợc nhu
cầu mới thì cần phải chỉ rõ đợc nguyên nhân cũng nh vấn đề hệ thống cũ
không thể đáp ứng đợc bởi vì có thể chỉ cần phải thay thế hoặc cải tiến một
chút của hệ thống cũ là có thể đáp ứng đợc hệ thống mới. Nếu phải thay thế
toàn bộ, chi phí sẽ tốn kém hơn rất nhiều so với thay thế hay cải tiến một số
bộ phận.
- Kiến nghị giải pháp mới: Sau khi biết chắc rằng hệ thống cũ không
thể đáp ứng đợc nhu cầu mới. Kiến nghị giải pháp mới nhằm mục đích định
hớng xây dựng hệ thống mới.
Khảo sát hệ thống: nhằm mục đích cung cấp thông tin cho giai đoạn
điều tra ban đầu cũng nh đánh giá tính khả thi của hệ thống mới. Nó có các
bớc cơ bản sau:
- Tìm hiểu mô hình truyền dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán:
chủ yếu xác định máy chủ và máy trạm, cơ chế hoạt động cũng nh phạm vị
hoạt động của hệ thống kế toán đó.
- Xác định nhu cầu sử dụng: mỗi một bộ phận hầu nh chỉ làm một vài
công việc nhất định. Nh trong kế toán ngân hàng, bộ phận giao dịch sẽ làm
công việc khác với kế toán ngân quỹ hay tiền lơng nh vậy, mỗi một vị trí
chỉ sử dụng một phần nhỏ của hệ thống đó. Xác định nhu cầu xử dụng để
phục vụ cho quá trình phân quyền sử dụng sau này.
- Đánh giá chi tiết kiểm soát nội bộ: hệ thống phải đảm bảo đợc cấp
trên phải biết cấp dới làm gì. Kiểm soát nội bộ chính là đánh giá độ an toàn
của hệ thống, hệ thống có đảm bảo hoạt động đúng yêu cầu hay không, có
khả năng bị tấn công từ bên ngoài hay không
- Tìm hiểu thiết bị, phần mềm và nhân sự hiện có: thiết bị, phần mềm,
nhân sự chính là một bộ phận của hệ thống hiện hành cũng nh hệ thống
trong tơng lai.
Cao hc QTKD 2007-2009

14
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
Nghiên cứu tính khả thi: khi định áp dụng một hệ thống thông tin kế
toán mới, cần đánh giá tính khả thi của hệ thống đó. Tính khả thi bao gồm
khả thi về kinh tế, khả thi về kỹ thuật, khả thi về luật pháp, khả thi về thời
gian cũng nh khả thi về hoạt động.
- Khả thi về kinh tế chính là đánh giá chi phí đầu t và lợi ích mang lại
của hệ thống mới.
- Khả thi về kỹ thuật là đánh giá trình độ sử dụng cũng nh trình độ tiến
hành xây dựng hệ thống mới.
- Khả thi về pháp luật là đánh giá hệ thống mới có phù hợp với pháp
luật hiện hành hay không.
- Khả thi về thời gian chính là kiểm tra xem hệ thống mới có thể hoạt
động đợc bao lâu cũng nh bao giờ mới có thể bắt đầu hoạt động.
- Khả thi về hoạt động chính là kiểm tra hệ thống đó có đáp ứng đợc
nhu cầu sử dụng mới không.
Xác định yêu cầu của hệ thống: Yêu cầu chính của hệ thống chính là
khả năng đáp ứng đợc công việc.
Hồ sơ hệ thống: Là các hồ sơ liên quan đến quá trình xây dựng hệ
thống cũng nh sử dụng hệ thống mới
1.2.3.2 Thiết kế hệ thống.
Thiết kế hệ thống là xây dựng trên giấy mô hình hệ thống hay còn gọi
là đặc tả cách thức hoàn thành những yêu cầu của ngời sử dụng đối với hệ
thống mới. Bớc này là bớc xác định những trang thiết bị, phần mềm sẽ đợc
sử dụng. Quyết định luồn dữ liệu đầu và và đầu ra. Quyết định cách tổ chức
hệ thống. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán cũng bao gồm 5 bớc nh thiết
kế hệ thống thông thờng.
- Thiết kế giao diện ngời sử dụng: ngời sử dụng và máy tính giao tiếp
với nhau qua màn hình giao tiếp. Vì ngời sử dụng là ngời giao tiếp trực tiếp
và thờng xuyên nhất với máy móc nên khi thiết kế giao diện cần phải có ý

kiến của chính những ngời sử dụng. Quá trình thiết kế cần chi tiết hoá các
câu lệnh đầu vào cũng nh các báo cáo đầu ra.
- Thiết kế dữ liệu: dữ liệu thờng đợc lu trữ dới dạng các cơ sở dữ liệu.
Chính vì vậy, thiết kế dữ liệu gắn liền với việc thiết kế cấu trúc cơ sở dữ
liệu. Dữ liệu kế toán là kiểu dữ liệu thờng hay gặp nhất trong các hệ thống,
Cao hc QTKD 2007-2009
15
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
nó bao gồm rất nhiều trờng dữ liệu khác nhau, có liên kết theo mô hình
quan hệ. Mô hình quan hệ này cho phép ngời sử dụng truy suất rất nhiều
thông tin từ một trờng nhất định. Ngoài ra, thiết kế dữ liệu còn quan tâm
đến thiết kế luồn dữ liệu vào ra của hệ thống, cách tổ chức cũng nh nội
dung của dữ liệu đó.
- Thiết kế quá trình: chính là quá trình thiết kế các phần mềm sử dụng
dữ liệu ở trên. Thông thờng, quá trình thiết kế này chỉ thích hợp đối với các
công ty lớn, cần đầu t trực tiếp phần mềm. Các công ty khác thông thờng
lựa chọn việc mua sẵn các phần mềm sử dụng thay vì đầu t viết phần mềm.
- Đặc tả hệ thống:
Giao diện ngời sử dụng: Nội dung, biểu mẫu, chuỗi các sản phầm
giao tiếp với ngời sử dụng
Cơ sở dữ liệu: xác định chi tiết nội dung, cấu trúc, cách phân phối,
cách truy cập, phơng pháp bảo trì và khôi phục cơ sở dữ liệu
Phần mềm: trọn gói hay mô đun, sử dụng phơng pháp bảng quyết
định, lợc đồ dòng dữ liệu, ngôn ngữ hình thức để đặc tả chơng trình máy
tính.
Phần cứng và thiết bị: bao gồm các máy móc thiết bị cần cho hoạt
động của hệ thống kế toán đó. Chẳng hạn nh máy đọc mã vạch, máy tính,
cây ATM
Nhân sự: là những ngời sử dụng hệ thống kế toán của công ty.
- Xác định các tiêu chuẩn thiết kế: các tiêu chuẩn này chỉ đòi hỏi đối

với các công ty lớn và có nền tảng công nghệ thông tin khá cao. Hầu hết
các doanh nghiệp ở Việt Nam cha đáp ứng đợc tiêu chuẩn này và thông th-
ờng thiết kế hệ thống không theo tiêu chuẩn nào.
1.2.3.3 Xây dựng hệ thống.
Một hệ thống mới hình thành thờng đòi hỏi thêm các thiết bị và các
chơng trình. Nó cũng có thể đòi hỏi thêm ngời sử dụng nếu hệ thống đó
phát triển theo hớng mở rộng. Xây dựng một hệ thống thông thờng trải qua
5 bớc sau:
- Cài đặt thiết bị: khi có thiết bị mới, máy tính hay bất kỳ một loại máy
khác đều cần phải tiến hành lắp đặt thiết bị và cài các phần mềm sử dụng.
Cao hc QTKD 2007-2009
16
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
Việc lắp đặt thiết bị thông thờng chỉ đòi hỏi chỗ để lắp đặt thiết bị và nối
mạng vào hệ thống. Nếu chỉ đơn giản là lắp đặt máy tính thì chỉ cần bàn
gần chỗ có ổ điện nhng nếu là lắp đặt các máy móc khác nh máy đọc mã
vạch ở siêu thị hay máy đọc thẻ ATM thì đòi hỏi vị trí thích hợp hơn bảo
đảm tính an toàn cũng nh bảo mật cao.
Sau khi tiến hành lắp đặt máy móc, cần phải tiến hành cài đặt các phần
mềm. Các phần mềm này có thể mua hoặc viết. Nó là các phần mềm ứng
dụng, điều khiển, là phần mềm tơng tác giữa ngời sử dụng và máy. Đối với
hệ thống thông tin kế toán, các phần mềm này chính là phần mềm kế toán,
phần mềm văn phòng, font chữ
- Lập trình: hoạt động này chỉ diễn ra khi quá trình cài đặt phần mềm
quyết định sử dụng phần mềm tự lập trình (không phải phần mềm mua
ngoài). Lập trình cho hệ thống đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả bởi vì
chơng trình đợc viết cho chính hệ thống đó. Tuy nhiên lập trình tốn rất
nhiều thời gian cũng nh công sức mới đa hệ thống vào hoạt động bình thờng
bởi vì vừa viết, vừa phải sửa chơng trình cho phù hợp với thực tế sử dụng.
Cách này thờng chỉ áp dụng đối với các công ty có vốn đầu t lớn và yêu cầu

công nghệ thông tin cao. Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều mua
phần mềm sẵn có trên thị trờng.
- Huấn luyện: mỗi một hệ thống mới đều có nhiều điểm khác so với hệ
thống cũ. Huấn luyện đảm bảo ngời sử dụng có thể hiểu đợc và vận dụng hệ
thống đó một cách trơn chu và hiệu quả. Đây chính là quá trình đào tạo sử
dụng. Cả ngời sử dụng lẫn ngời quản trị hệ thống đều phải đợc huấn luyện
một cách bài bản. Quá trình huấn luyện bắt đầu diễn ra sau khi hệ thống đã
đợc cài đặt phần mềm, có thể nó đang ở giai đoạn kiểm tra thử nghiệm,
cũng có thể ở giai đoạn hoạt động.
- Kiểm tra: quá trình kiểm tra bao gồm kiểm tra phần cứng lẫn phần
mềm. Kiểm tra phần cứng là kiểm tra xem máy móc thiết bị đã đợc lắp đặt
đầy đủ và đúng so với thiết kế hay cha. Kiểm tra phần mềm là kiểm tra xem
phần mềm đó hoạt động có đáp ứng đợc nhu cầu sử dụng hàng ngày hay
không. Kiểm tra phần cứng và phần mềm còn đòi hỏi chúng hoạt động một
cách ổn định trong thời gian dài.
- Chuyển đổi: dữ liệu từ hệ thống cũ cần phải đợc cập nhật, chuyển đổi
Cao hc QTKD 2007-2009
17
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
sang hệ thống mới. Có thể chuyển đổi dữ liệu bằng cách nhập trực tiếp nh-
ng thông thờng dữ liệu đợc chuyển đổi bằng các phần mềm. Việc chuyển
đổi dữ liệu có thể xuất hiện nhiều vấn đề không mong đợi nh lỗi phần mềm,
fond chữ, mất dữ liệu, xung đột phần mềm
1.2.3.4 Bảo trì hệ thống
Hệ thống sau khi đợc lắp đặt và đa vào sử dụng vẫn cần đợc theo dõi
và bảo trì thờng xuyên. Mục đích là kiểm soát hệ thống để hệ thống hoạt
động một cách tốt nhất. Có hai loại bảo trì là bảo trì định kỳ và bảo trì
không định kỳ. Bảo trì định kỳ là cứ một khoảng thời gian nhất định, ngời
quản trị hệ thống đi kiểm tra và bảo trì hệ thống một lần, kiểm tra xem có
sai sót thì khắc phục ngay. Bảo trì không định kỳ là khi hệ thống đang hoạt

động mà gặp vấn đề cần sửa chữa. Ngời quản trị hệ thống tiến hành bảo trì
ngay bộ phận có vấn đề. Cũng có thể chia bảo trì hệ thống thành bảo trì
toàn bộ và bảo trì bộ phận.
1.2.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.
1.2.4.1 Cơ sở hạ tầng
Một hệ thống thông tin bao gồm ba yếu tố chính là phần cứng, phần
mềm, ngời sử dụng. Cơ sở hạ tầng cho ứng dụng công nghệ thông tin ở đây
đề cập đến vấn đề phần cứng và những thứ liên quan cho việc lắp đặt phần
cứng.
Phần cứng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm tất cả các máy móc
thiết bị phục vụ cho công tác kế toán trong doanh nghiệp nh máy tính, máy
quét mã vạch, máy đọc thẻ, máy scan, máy in nói chung là một hệ thống
các máy tính và các thiết bị vào ra.
Các thiết bị phần cứng phải có chỗ để lắp đặt. Văn phòng, nhà xởng là
nơi các thiết bị phần cứng đợc lắp đặt. Văn phòng, nhà xởng chính là cơ sở
hạ tầng của hệ thống máy tính.
Các thiết bị đã đợc lắp đặt đúng chỗ, không có mạng lới điện để hoạt
động, không có đờng dây mạng nối các máy với nhau, phần cứng không thể
hoạt động đợc, nh vậy mạng lới điện, mạng nội bộ cũng là cơ sở hạ tầng của
hệ thống.
Mọi thứ để cho hệ thống máy tính đợc lắp đặt hoàn chỉnh đều đợc coi
là cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin. Mọi thứ mà đầy đủ
thì khả năng ứng dụng công nghệ thông tin nhanh, thành công. Còn nếu nh
Cao hc QTKD 2007-2009
18
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
không có văn phòng hoạt động thì muốn ứng dụng công nghệ thông tin
cũng là rất khó khăn.
Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có một nền tảng cơ sở hạ tầng
nhất định đáp ứng đợc nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh

nghiệp. Các doanh nghiệp hầu hết đều có văn phòng để hoạt động. Máy
tính, tủ đựng hồ sơ giấy tờ, mạng lới điện, điện thoại, mạng internet đầy
đủ Có thể nói cơ sở hạ tầng của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều
có thể đáp ứng đợc việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin.
1.2.4.2 Phần mềm và các nhà cung cấp phần mềm.
Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là phần mềm kế toán, phần
mềm ứng dụng cho công tác kế toán và các phần mềm điều khiển (hệ điều
hành) của các máy trong hệ thống.
Phần mềm điều khiển còn gọi là hệ điều hành, đây là phần mềm cài
trên các máy tính và các máy sử dụng giao diện giao tiếp với ngời sử dụng.
Mỗi một loại máy có phần mềm điều khiển riêng. Hệ thống thông tin kế
toán thờng không có nhiều máy móc có hệ điều hành riêng, đa phần là máy
tính mới có hệ điều hành của nó. Các cây ATM là một loại máy trong hệ
thống kế toán của ngân hàng cũng dùng hệ điều hành giống nh máy tính
thông thờng. Nh vậy, hệ điều hành của các loại máy trong hệ thống thông
tin kế toán thờng gặp nhất là hệ điều hành window của Microsoft. Hệ điều
hành này có rất nhiều loại khác nhau nh window, linux, mac, palmmỗi
loại lại có nhiều phiên bản khác nhau nh của window có winXP spack1,2,3,
Vista
Các phần mềm ứng dụng cho hệ thống kế toán cũng rất phong phú.
Đơn giản là phần mềm văn phòng dùng để soạn thảo và lập báo cáo. Loại
này cũng có rất nhiều loại, thông thờng ngời ta hay dùng word và excel của
Microsoft, ngoài ra ngời ta cũng có thể sử dụng các phần mềm soạn thảo
khác nh open office, tiny officephần mềm ứng dụng còn có phần mềm
chuyển đổi fond chữ, phần mềm gõ tiếng việt, phần mềm hỗ trợ kê khai
thuế
Phần mềm kế toán rất đa dạng và phong phú. Mỗi một nớc đều có một
vài công ty chuyên viết phần mềm kế toán. ở Việt Nam có hai phần mềm
kế toán đợc ngời sử dụng biết đến nhiều nhất là phần mềm kế toán Bravo và
phần mềm kế toán Misa.

Cao hc QTKD 2007-2009
19
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
Nếu nh phần mềm kế toán Misa là phần mềm đợc thiết kế sẵn thì phần
mềm kế toán Bravo là phần mềm mở. Phần mềm kế toán Misa không thể
thêm các modun và hầu nh không viết theo yêu cầu của ngời sử dụng.
Trong khi đó, phần mềm kế toán Bravo có thể thêm các modun theo yêu
cầu, thậm chí có thể viết lại toàn bộ. Tất nhiên giá của hai phần mềm này
khác nhau. Vì phần mềm kế toán Misa không thể thay đổi nên giá của nó
cao nhất là 7 triệu đồng cho 11 phân hệ viết sẵn. Phần mềm kế toán Bravo
có giá lên đến hàng chục tỷ khi đợc viết riêng cho một tập đoàn thép.
Mỗi một phần mềm đều gắn với tên tuổi của một nhà cung cấp. Có rất
nhiều phần mềm, do vậy cũng có rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy
nhiên, đối với hệ thống thông tin kế toán thì chỉ có một vài nhà cung cấp.
Đối với phần mềm hệ điều hành và phần mềm văn phòng, Microsoft là nhà
cung cấp đợc a chuộng nhất hiện nay. Còn đối với phần mềm kế toán, nếu là
các công ty vừa và nhỏ, phần mềm Misa khá thích hợp. Các công ty lớn hơn
có thể lựa chọn Bravo hoặc thuê hẳn một công ty lập trình viết riêng phần
mềm. Ngân hàng Agribank thuê hẳn một công ty Hàn Quốc (Hanen) viết
phần mềm cho mình, đó là phần mềm có tên IPCas
Ngoài ra còn có rất nhiều các công ty khác cũng cung cấp phần mềm
kế toán. Dạo quanh một vòng trên mạng, bạn có trong tay rất nhiều công ty
sẵn sàng cung cấp phần mềm kế toán theo yêu cầu của mình. Các phần
mềm này đều đợc viết trên ngôn ngữ lập trình đơn giản nh Visual, Fox,
Excel Giá cả từ vài trăm đến vài triệu. Một số lập trình viên của các công
ty còn sẵn sàng viết thuê phần mềm với giá vài triệu đến chục triệu đồng.
1.2.4.3 Nguồn nhân lực.
Nhân lực để sử dụng hệ thống thông tin kế toán có hai loại là những
ngời quản trị mạng và ngời sử dụng. Những ngời quản trị mạng là ngời
quản lý, vận hành hệ thống thông tin kế toán hoạt động một cách hiệu quả

và hợp lý. Ngời sử dụng là các kế toán viên trong công ty sử dụng phần
mềm kế toán, đây là những ngời tham gia trực tiếp vào hệ thống thông tin
kế toán trong doanh nghiệp.
Một số công ty nhỏ, hệ thống thông tin không có ngời quản lý và vận
hành. Chỉ có duy nhất ngời sử dụng phần mềm kế toán tham gia vào hệ
thông thông tin kế toán.
Ngời quản trị mạng phải là ngời đợc đào tạo một cách bài bản. Tối
Cao hc QTKD 2007-2009
20
Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán trong cty CPĐT&TM vinaconex
thiểu phải là ngời đợc đào tạo về tin học, không thì phải là ngời đợc đào tạo
chuyên ngành quản trị hệ thống. Ngời quản trị hệ thống có thể tham gia
trực tiếp vào trong hệ thống thông tin kế toán cũng nh tham gia vào một vài
hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp.
Ngời sử dụng (kế toán viên) phải có hiểu biết nhất định về tin học. Nếu
không sẽ phải trải qua một lớp tập huấn sử dụng phần mềm. Thông thờng,
kế toán viên có hiểu biết về phần mềm ứng dụng (word và excel), còn các
phần mềm kế toán hầu nh phải trải qua tập huấn mới có thể sử dụng đợc.
Phần mềm hệ điều hành kế toán viên hầu nh không sử dụng (ngời quản trị
mạng sử dụng), vì thế họ ít am hiểu phần mềm này.
1.2.4.4 Tài chính.
Muốn đầu t hệ thống thông tin kế toán hay bất kỳ hệ thống thông tin
nào khác cũng cần có tài chính. Tài chính ở đây chính là tiền để đầu t mua
máy móc thiết bị cho hệ thống, là tiền thuê lắp đặt và vận hành, là tiền đào
tạo sử dụng cũng nh sửa chữa khi hỏng hóc, là tiền trả hàng tháng để hệ
thống hoạt động
Đầu t thêm một máy móc, không chỉ đơn giản là bỏ tiền ra mua máy
móc đó, nó còn có tiền vận hành, tiền thuê ngời sử dụng (tuyển nhân viên
mới), tiền điện hàng tháng
Số tiền đầu t vào hệ thống thông tin kế toán dựa trên số đầu máy đợc

sử dụng cũng nh số ngời vận hành máy đó. Một hệ thống càng nhiều máy
móc và con ngời trong đó, hệ thống đó càng cần nhiều tiền để đầu t. Thông
thờng, các công ty thờng đầu t lớn ở giai đoạn đầu, đó là giai đoạn thành lập
công ty. Sau đó, nếu có đầu t cũng chỉ là đầu t nhỏ. Chỉ đến khi mở rộng
quy mô sản xuất hay thay đổi hệ thống thì mới có sự đầu t lớn.
Với một công ty nhỏ, số tiền đầu t cho hệ thống thông tin kế toán
chính là số tiền trả hàng tháng cho ngời kế toán viên và số tiền mua máy
tính ban đầu (thờng một kế toán / một máy). Tiền điện để vận hành sẽ rơi
vào chi phí chung, không có ngời quản trị hệ thống nên không mất tiền.
Một công ty có khoảng 3 kế toán, số tiền đầu t ban đầu khoảng 25 triệu
đồng (mua máy tính, máy in, phần mềm, các thiết bị khác). Đối với các
công ty lớn nh siêu thị, ngân hàng, số tiền đầu t cho hệ thống kế toán lên
đến hàng trăm triệu đồng. ví dụ chi nhánh Agribank Hà Thành (đờng Lê
Cao hc QTKD 2007-2009
21