Những quy định của pháp luật trong lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán

Những quy định của pháp luật
trong lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán
Giảng viên : Đỗ Thị Minh Phượng
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Học Viện Ngân Hàng
Bài ngiên cứu – Thảo luận
Danh sách nhóm 6
1. Nguyễn Huy Hoàng (nhóm trưởng)
2. Nguyễn Thị Hồng Anh
3. Bùi Thị Tâm
4. Lê Thị Hạnh
5. Hà Thị Thanh Hương
6. Nguyễn Thị Ngọc Mai
7. Nguyễn Tất Khuyến
8. Nguyễn Thị Phương Châm
9. Nguyễn Thu Minh
2/31
Company
Logo
Có một quy tắc
để lưu trữ tài
liệu kế toán đầy
đủ và chính xác
Mục tiêu
nghiên cứu
Nắm rõ các quy
định của pháp
luật để thực hiện
đúng theo pháp
luật
Nội dung

Nội dung
Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
II
I
Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu
kế toán
1. Khái niệm
2. Những loại tài liệu kế toán cần lưu trữ
3. Trách nhiệm của việc lưu trữ tài liệu kế toán
1. Yêu cầu trong lưu trữ tài liệu kế toán
2. Thời hạn và thời điểm tính hạn lưu trữ
3. Nơi lưu trữ
4. Xử lí tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại
5. Tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
I.
I.
Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu
Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu
kế toán
kế toán
Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế
toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán
quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm
tra kế toán và tài liệu khác có liên quan
đến kế.
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hoạt động lưu trữ
tài liệu kế toán là

hoạt động thu
thập chỉnh lý, xác
định giá trị, bảo
quản, thống kê, sử
dụng tài liệu kế
toán lưu trữ.
1. Khái niệm
Những loại tài liệu kế toán cần lưu trữ
Lĩnh vực kế toán nhà nước Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
- Các tài liệu liên quan đến nhận và sử
dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên
quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà
nước.
- Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận,
phân phối các quỹ từ lợi nhuận; quyết
định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy
thu thuế; tài liệu liên quan đến chuyển
đổi hình thức sở hữu.
Giống nhau:
•Chứng từ kế toán.
•Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
•Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
•Các loại hợp đồng.
•Tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.
•Tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.
•
Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu kế toán khác có liên quan đến
kế toán.
•
Tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản

6/31
6/31
I.
I.
Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu
Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu
kế toán
kế toán
3. Trách nhiệm trong việc lưu trữ tài liệu kế toán.
3. Trách nhiệm trong việc lưu trữ tài liệu kế toán.
•
Đơn vị kế toán có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu
Đơn vị kế toán có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu
trữ tài liệu kế toán.
trữ tài liệu kế toán.
•
Đơn vị kế toán có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán
Đơn vị kế toán có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán
kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho tổ chức, cá nhân theo
kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho tổ chức, cá nhân theo
quy định của pháp luật.
quy định của pháp luật.
7/31
I.
I.
Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu
Tài liệu trong kế toán và việc lưu trữ tài liệu
kế toán
kế toán
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán

II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
1. Yêu cầu trong lưu trữ tài liệu kế toán

Bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính

Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng,
kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ
chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
8/31
8/31
Đối với chứng từ kế toán chỉ có 1 bản chính nhưng cần
phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu
trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định tại Đ11 NĐ129
đối với kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh
hoặc theo quy định tại Đ18 NĐ128 đối với kế toán Nhà
nước.
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
2.Thời hạn và thời điểm tính hạn lưu trữ
a. Thời hạn
•
Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành
của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp
để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
•
Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi

sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính
năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
•
Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa
quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
9/31
9/31
VD: Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố
định. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia,
tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế
toán… (được quy định cụ thể tại Đ38 NĐ128 và Đ31
NĐ129)
2.Thời hạn và thời điểm tính hạn lưu trữ
b.Thời điểm tính hạn lưu trữ

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Đ37
và K1, 2, 5.Đ38 NĐ128 và thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài
liệu kế toán quy định tại Đ30 và K1, 2, 5.Đ31 và Đ32 NĐ129 được tính
từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại
K3.Đ38 NĐ128 và K3.Đ31 NĐ129 được tính từ ngày báo cáo quyết
toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại K4
và tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định tại K6.Đ38 NĐ128 và K6.Đ31
NĐ129 được tính từ khi kết thúc công việc.
10/31
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán

II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
3. Nơi lưu trữ
•
Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu trữ tại kho của đơn vị đó, nếu
đơn vị không tự lưu trữ được thì phải thuê các tổ chức lưu trữ tài liệu theo quy
đinh pháp luật
•
Các đơn vị kế toán bị chia, tách, sát nhập đươc lưu trữ tại đơn vị mới thành
lập
•
Các đơn vị kế toán chấm dứt hoạt động thì được lưu trữ tại nơi theo quyết
định của cơ quan quyết định chấm hoạt động
•
Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải lưu
trữ theo quy định của pháp luật
•
Với các doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài, văn phòng đại diện các doanh
nghiệp nước ngoài thì các tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại các đơn vị kế
toán trong lãnh thổ Việt Nam. Sau khi kết thúc hoạt động ở Viêt Nam thì tài liệu
đươc lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn
vị kế toán
11/31
11/31
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
4. Xử lí tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại
•
Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên
nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức,

cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
•
Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
•
Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để
được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ
hoại;
•
Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục
hồi thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ
hoại.
12/31
12/31
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
5. Tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
a. Tiêu hủy
•
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép
tiêu huỷ, trừ khi có quyết định khác của cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền.
•
Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó
thực hiện tiêu huỷ.
•
Mỗi đơn vị kế toán thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán bằng hình thức
tiêu huỷ tự chọn tùy theo điều kiện của đơn vị.
13/31
5. Tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
b. Thủ tục tiêu hủy

•
Người đại diện pháp luật cho đơn vị kế toán thành lập ‘‘Hội đồng tiêu
hủy tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ ’’ bao gồm: lãnh đạo đơn vị, kế
toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ.
•
Kiểm kê, đánh giá, phân loại từng loại tài liệu, lập ‘‘Danh mục tài liêu
kế toán tiêu hủy’’ và ‘‘Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu
trữ’’ ngay sau khi tiêu hủy.
14/31
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
II. Quy định về lưu trữ tài liệu trong kế toán
CÂU HỎI
CÂU HỎI
1.
1.
Cty TNHH Một Con Sáu tại Đồng Nai dự định
Cty TNHH Một Con Sáu tại Đồng Nai dự định
mở chi nhánh hạch toán phụ thuộc tại Hà Nội.
mở chi nhánh hạch toán phụ thuộc tại Hà Nội.
Cục thuế hướng dẫn Cơ quan thuế Hà Nội sẽ
Cục thuế hướng dẫn Cơ quan thuế Hà Nội sẽ
kiểm tra chứng từ chi phí tại Hà Nội. Cục thuế
kiểm tra chứng từ chi phí tại Hà Nội. Cục thuế
Đồng Nai chỉ kiểm tra các chứng từ phát sinh tại
Đồng Nai chỉ kiểm tra các chứng từ phát sinh tại
Đồng Nai. Như vậy nếu Cơ quan thuế Hà Nội
Đồng Nai. Như vậy nếu Cơ quan thuế Hà Nội
yêu cầu cung cấp chứng từ kiểm tra chi phí thuế
yêu cầu cung cấp chứng từ kiểm tra chi phí thuế
TNDN, thì Cty phải đem hết chứng từ từ Nam ra

TNDN, thì Cty phải đem hết chứng từ từ Nam ra
Bắc để phục vụ kiểm tra?
Bắc để phục vụ kiểm tra?
15/31
ĐÁP ÁN
ĐÁP ÁN

SAI
SAI
Theo
Theo Đ29 NĐ129 thì tài liệu kế toán của đơn vị kế toán
nào phải được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó.
Cơ sở hạch toán phụ thuộc của cty TNHH Một Con
Sáu ở Hà Nội nộp thuế và chịu sự kiểm tra của Cơ
quan thuế HN. Trong trường này, các tài liệu kế toán
của cơ sở này được được lưu trữ ở cả hai và một
trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp
(theo quy định tại Đ11 NĐ129 đối với kế toán áp dụng
trong hoạt động kinh doanh)
16/31
CÂU HỎI
CÂU HỎI
2.
2.
Ông Nguyễn Văn Sáu là GĐ cty TNHH Hai Con
Ông Nguyễn Văn Sáu là GĐ cty TNHH Hai Con
Sáu. Do muốn đầu tư vào lĩnh vực khác nên cty
Sáu. Do muốn đầu tư vào lĩnh vực khác nên cty
bị giải thể. Vì cho rằng cty đã thực hiện hết
bị giải thể. Vì cho rằng cty đã thực hiện hết

những nghĩa vụ với người lao động, nhà nước,
những nghĩa vụ với người lao động, nhà nước,
chủ nợ và tuân thủ đúng trình tự thủ tục về giải
chủ nợ và tuân thủ đúng trình tự thủ tục về giải
thể vậy nên những tài liệu kế toán của công ty
thể vậy nên những tài liệu kế toán của công ty
là không còn cần thiết nứa. Ông Sáu quyết định
là không còn cần thiết nứa. Ông Sáu quyết định
cho tiêu hủy toàn bộ số tài liệu ấy.
cho tiêu hủy toàn bộ số tài liệu ấy.
17/31
ĐÁP ÁN
ĐÁP ÁN
SAI
SAI
Tài liệu của cty TNHH Hai Con Sáu phải được lưu trữ theo
Tài liệu của cty TNHH Hai Con Sáu phải được lưu trữ theo
quy định tại K5 Đ40 LKT03. Khi chưa hết thời hạn lưu trữ
quy định tại K5 Đ40 LKT03. Khi chưa hết thời hạn lưu trữ
thì cty chưa được tiêu hủy (theo Đ35 NĐ129)
thì cty chưa được tiêu hủy (theo Đ35 NĐ129)
18/31
CÂU HỎI
CÂU HỎI
3.
3.
Cty TNHH Ba Con Sáu có 80% vốn là của
Cty TNHH Ba Con Sáu có 80% vốn là của
tập đoàn SBC - Lào. Đến hết kỳ kế toán, GĐ Cty
tập đoàn SBC - Lào. Đến hết kỳ kế toán, GĐ Cty

cho chuyển toàn bộ số tài liệu kế toán về Lào để
cho chuyển toàn bộ số tài liệu kế toán về Lào để
lưu trữ và giữ lại bản sao chụp có xác nhận tại Việt
lưu trữ và giữ lại bản sao chụp có xác nhận tại Việt
Nam.
Nam.
19/31
ĐÁP ÁN
ĐÁP ÁN
SAI
SAI
Tài liệu kế toán của cty TNHH Ba Con Sáu phải được lưu
Tài liệu kế toán của cty TNHH Ba Con Sáu phải được lưu
trữ trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian cty hoạt động
trữ trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian cty hoạt động
theo Giấy phép thành lập được cấp (Đ29 NĐ129) và bản
theo Giấy phép thành lập được cấp (Đ29 NĐ129) và bản
lưu trữ phải là bản chính (Đ40 LKT03)
lưu trữ phải là bản chính (Đ40 LKT03)
20/31
CÂU HỎI
CÂU HỎI
4.
4.
Cty TNHH Tứ Quý Sáu trong một vụ hỏa
Cty TNHH Tứ Quý Sáu trong một vụ hỏa
hoạn năm 2012 đã bị cháy mất rất nhiều hóa đơn,
hoạn năm 2012 đã bị cháy mất rất nhiều hóa đơn,
chứng từ. Do thấy số tài liệu bị cháy đó có nhiều
chứng từ. Do thấy số tài liệu bị cháy đó có nhiều

tài liệu không còn cần thiết với hoạt động hiện tại
tài liệu không còn cần thiết với hoạt động hiện tại
của cty nên GĐ cty quyết định chỉ cần phục hồi số
của cty nên GĐ cty quyết định chỉ cần phục hồi số
tài liệu kế toán của năm hiện hành (2012).
tài liệu kế toán của năm hiện hành (2012).
21/31
ĐÁP ÁN
ĐÁP ÁN
SAI
SAI
Theo quy định tại Đ41 LKT03, Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc
Theo quy định tại Đ41 LKT03, Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc
bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:
bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:
1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên
1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên
nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức,
nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức,
cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để
3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để
được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ
được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ
hoại;
hoại;
4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể
phục hồi bằng các biện pháp quy định tại K2, 3 Đ41 thì phải kiểm kê tài
phục hồi bằng các biện pháp quy định tại K2, 3 Đ41 thì phải kiểm kê tài
sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.
sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.
22/31
Thank You
Thank You
23/31