Tiểu luận môn quản trị học CÁC DẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC, ƯU NHƯỢC ĐIỂM TỪNG DẠNG, CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Câu 2 Chương 6
CÁC DẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC, ƯU NHƯỢC ĐIỂM
TỪNG DẠNG, CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn:
Nhóm 5 – Cao học Đêm 7 K20 TS. Nguyễn Thị Bích Châm
Nguyễn Đắc Tường
Nguyễn Minh Thúy An
1. CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.1 Khái niệm
Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể
các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên
môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn
nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và
được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện
các mục tiêu chung của tổ chức.
1. CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.2 Các dạng của cơ cấu tổ chức
Cơ cấu quản trị trực tuyến
Cơ cấu tổ chức quản trị
theo chiều dọc
Cơ cấu quản trị chức năng
Cơ cấu quản trị trực tuyến chức năng
Cơ cấu tổ chức quản trị
theo chiều ngang
Cơ cấu tổ chức ma trận
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay khách hàng
Là cơ cấu đơn giản nhất trong đó có một cấp
trên và một số cấp dưới
Đặc điểm:

Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng
quản trị.
Người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của
một cấp trên trực tiếp.
Trong tổ chức có các đơn vị tương đối độc lập để giải
quyết các mảng công việc khác nhau.
Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được
thực hiện theo đường thẳng.
Áp dụng: ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm
không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục.
Cơ cấu trực tuyến
Mô hình Cơ cấu trực tuyến
GIÁM ĐỐC
PGĐ SẢN XUẤT

PGĐ TIÊU THỤ
PX
1
PX
2
PX
3
CH
Số 1

CH
Số 2

CH
Số 3

=> Cơ cấu tổ chức này được áp dụng đối với tổ, đội,
phân xưởng sản xuất hoặc các đơn vị quy mô nhỏ
Cơ cấu quản trị trực tuyến ở một trung tâm
dịch vụ khách hàng
Trưởng
trung tâm
Tổ
đấu dây

Quản lý
thuê bao

Trả lời
khách
hàng
Giải
quyết
khiếu nại

Bảo
hành sửa
chữa
•
Ưu điểm:
–
Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng
–
Người lãnh đạo nắm được trực tiếp hoạt động của
người dưới quyền.

–
Chế độ trách nhiệm rõ ràng
•
Nhược điểm:
–
Người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng
hợp
–
Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về
từng mặt quản trị;
–
Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị
ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thông tin
phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định.
Cơ cấu trực tuyến
Là cơ cấu quản trị mà các nhiệm vụ quản trị được phân
chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị.
Đặc điểm:
Các chuyên gia lãnh đạo nhân viên theo lĩnh vực chuyên
môn mà họ phụ trách.
Nhân viên được tập trung thành các đơn vị tương đồng về
từng mảng chuyên môn, nghiệp vụ.
Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh
lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà
cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau.
Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp.
Áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp chỉ kinh
doanh một loại sản phẩm hay dịch vụ trong một khu vực thị
trường nào đó.
Cơ cấu chức năng

Mô hình Cơ cấu chức năng
GIÁM ĐỐC
PGĐ SẢN XUÁT PGĐ TIÊU THỤ
Phòng
KD
Phòng
KH
Phòng
KT -TC
Phòng
NS
PX
1
PX
2
PX
3
CH
1
CH
2
CH
3
Cơ cấu quản trị chức năng ở một công ty
xuất khẩu và chế biến thủy sản
TỎNG GIÁM
ĐỐC
BỘ PHẬN
CHẾ BIẾN
BỘ PHẬN

TIÊU THỤ
Phòng
KD
Phòng
KH
Phòng
KT -TC
Phòng
NS
PX
1
PX
2
PX
3
CH
1
CH
2
CH
3
•
Ưu điểm
–
Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải
quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn.
–
Giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo.
–
Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị.

•
Nhược điểm
–
Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu
chức năng của mình mà quên đi mục tiêu chung.
–
Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khó phối
hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng.
–
Người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều
mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.
Cơ cấu chức năng
Là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến
và cơ cấu chức năng.
Đặc điểm:
Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo
chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra
việc thực hiện quyết định.
Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công
việc và toàn quyền quyết định.
Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về
chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến.
Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định.
Áp dụng: mô hình này thường được sử dụng trong các tổ
chức có quy mô lớn, tính chuyên môn hóa cao.
Cơ cấu trực tuyến - chức năng
Mô hình Cơ cấu trực tuyến - chức năng
PGĐ SẢN XUẤT
GIÁM ĐỐC
PGĐ TIÊU THỤ

Phòng
KD
Phòng
KH
Phòng
KT-TC

Phòng
NS
PX
1
PX
2
PX
3
CH
1
CH
2
CH
3
•
Ưu điểm:
–
Có những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu
chức năng.
–
Tạo thuận lợi cho phối hợp hoạt động để hoàn thành
mục tiêu chung.
•

Nhược điểm:
–
Lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên
mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức
năng.
–
Mỗi khi lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến
khác nhau, lãnh đạo doanh nghiệp phải họp bàn, tranh
luận căng thẳng, ra quyết định không kịp thời, hiệu quả
quyết định thấp
Cơ cấu trực tuyến - chức năng
Để khắc phục nhược điểm của cơ cấu trực tuyến - chức
năng, một số doanh nghiệp áp dụng cơ cấu quản lý, sử dụng
ban tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ
một người trợ lý nào đó.
Cơ cấu trực tuyến - tham mưu
PGĐ SẢN XUẤT
GIÁM ĐỐC
PGĐ TIÊU THỤ
PX 1

PX 2

PX 3

CH 1

CH 2

CH 3

BỘ PHẬN THAM MƯU
⇒
Áp dụng cơ cấu này, người lãnh đạo lợi dụng được tài năng của một số
chuyên gia, tiếp xúc thường xuyên với họ, không cần hình thành một cơ cấu
tổ chức phức tạp. Cơ cấu này được gọi là cơ cấu kiểu trực tuyến - tham mưu
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
Là một cơ cấu tổ chức mang tính cổ điển nhưng lại
có những ứng dụng tốt trong cạnh tranh hiện nay.
Đặc điểm:
Phân chia hoạt động theo vùng địa lý hay khu vực lãnh thổ.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp giao quyền cho nhà quản trị
đứng đầu bộ phận đảm nhiệm tất cả các chức năng.
Áp dụng: ở các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực
thị trường khác nhau.
TỔNG GIÁM
ĐỐC
Văn phòng
trung tâm
-
Tài chính
-
Sản xuất
-
Marketing
-
Nhân sự
Bộ phận
Miền Nam
-

Tài chính
-
Sản xuất
-
Marketing
-
Nhân sự
Bộ phận
Miền Tây
-
Tài chính
-
Sản xuất
-
Marketing
-
Nhân sự
Bộ phận
Châu Âu
-
Tài chính
-
Sản xuất
-
Marketing
-
Nhân sự
Mô hình Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
•

Ưu điểm:
–
Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn theo địa phương
–
Chú ý các vấn đề của địa phương, cạnh tranh có hiệu
quả ở khu vực địa phương.
–
Tăng cường sự kết hợp theo vùng.
•
Nhược điểm:
–
Cần nhiều người có thể làm công việc tổng quản lý (tại
mỗi vùng)
–
Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ
trung tâm khó khăn hơn.
–
Vấn đề kiểm soát ở cấp quản lý trung tâm có thể khó
khăn hơn, đòi hỏi một cơ chế kiểm soát phức tạp.
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay khách hàng
Đặc điểm:
Phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản
xuất và tiêu thụ sản phẩm hay dịch vụ nào đó.
Áp dụng: phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô toàn cầu.
•
Ưu điểm:
–
Có tầm nhìn tổng quát về thị trường, phát triển tốt sản phẩm
–
Có khả năng tập trung nguồn lực để cạnh tranh về chi phí

–
Dễ xác định được lợi thế cạnh tranh
•
Nhược điểm:
–
Đòi hỏi cách thức quản lý khác nhau ở các dãy sản phẩm = > chi
phí quản lý cao
–
Dễ dẫn đến cục bộ ở các bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triển
toàn diện của tổ chức.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Sản phẩm X
Sản phẩm Y
P.
Mark
P.
Sản
xuất
P. Tài
chính
P.
Nhân
sự
P.
Mark
P.
Sản
xuất
P. Tài
chính

P.
Nhân
sự
Mô hình Cơ cấu theo sản phẩm
Cơ cấu ma trận

Là loại cơ cấu dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ
nhiều chiều. Tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc.
Tuyến sản phẩm hay dự án hoạt động theo chiều ngang.
Đặc điểm:
Ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn
có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, của các bộ phận thực hiện
một dự thảo nào đó.
Mỗi nhân viên của bộ phận trực tuyến và mỗi nhân viên của bộ phận
chức năng đều được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm
nhất định.
Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện
đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án
ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình.
Áp dụng: khi doanh nghiệp hoạt động trong môi trường có mức độ cạnh
tranh cao, đòi hỏi phải đưa ra sản phẩm mới, đa dạng, tính linh hoạt cao.
Mô hình Cơ cấu ma trận
GĐ các dự án
TỔNG GIÁM ĐỐC
Trưởng
dự án X
GĐ Marketing GĐ Sản xuất GĐ Tài chính
N.viên bộ phận
Mark X
N.viên bộ phận

Sản xuất X
N.viên bộ phận
Tài chính X
Trưởng
dự án Y
N.viên bộ phận
Mark Y
N.viên bộ phận
Sản xuất Y
N.viên bộ phận
Tài chính Y
N.viên bộ phận
Tài chính Z
N.viên bộ phận
Sản xuất Z
N.viên bộ phận
Mark Z
Trưởng
dự án Z
Cơ cấu ma trận
•
Ưu điểm:
–
Đây là hình thức tổ chức linh động, dễ dàng điều
động nhân sự giữa các bộ phận.
–
Sử dụng năng lực có hiệu quả.
•
Nhược điểm:
–

Đòi hỏi nhà quản trị phải có kỹ năng giao tế nhân
sự giỏi, có ảnh hưởng lớn.
–
Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh
đạo và các bộ phận.
–
Thường chỉ áp dụng để thực hiện các mục tiêu
ngắn hạn và trung hạn mà thôi.
2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
•
Mục tiêu và chiến lược phát triển của
doanh nghiệp
Chiến lược phát triển sẽ quy định cách thức
hoạt động => cơ cấu tổ chức phải thích hợp
để thực hiện các chiến lược đó.
Những lựa chọn chiến lược
-
Khuyếch trương khối lượng
-
Mở rộng về địa lý
-
Đa dạng hóa sản phẩm
Cơ cấu tổ chức
-
Mức độ phức tạp cao/ thấp
-
Mức độ chuyên môn hóa cao/ thấp
-
Tầm hạn quản trị rộng/ hẹp

2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
•
Môi trường hoạt động của doanh nghiệp
Một bộ máy tổ chức có tính chất cứng nhắc, nhiệm vụ được
phân chia rõ ràng, quan hệ quyền hành chặt chẽ từ trên xuống
dưới => phù hợp với bối cảnh kinh doanh ổn định.
Một bộ máy tổ chức có tính chất linh hoạt, con người làm
việc theo tinh thần hợp tác, trao đổi thoải mái với tất cả mọi
người, không phân chia rõ nhiệm vụ, cấp bậc => phù hợp với bối
cảnh kinh doanh xáo trộn, không ổn định.
Đặc điểm môi trường
-
Ổn định hay luôn biến đổi
-
Bình yên hay hỗn loạn
Cơ cấu tổ chức
-
Mức độ phức tạp cao/thấp
-
Mức độ chuyênmôn hóa cao/thấp
-
Tầm hạn quản trị rộng/hẹp