hoạt động tra cứu tìm tin tại thư viện quốc gia việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP ĐÔNG ĐÔ
KHOA THÔNG TIN HỌC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN
….….
TRẦN MINH HẠNH
Đề tài:
HOẠT ĐỘNG TRA CỨU TÌM TIN
TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN KHOA HỌC
Ngành Thông tin học và Quản trị thông tin
Khóa: 2009 – 2013
Giáo viên hướng dẫn
TS. LÊ VĂN VIẾT
HÀ NỘI - 2013
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho Tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể Ban lãnh đạo khoa
Thông Tin Học và Quản Trị Thông tin – Trường Đại học Dân lập Đông Đô đã
tạo điều kiện cho Tôi được làm Khóa luận tốt nghiệp này, đây là một cơ hội tốt để
cho Tôi có thể thực hành các kỹ năng được học trên lớp và cũng giúp ích rất lớn để
Tôi ngày càng tự tin về bản thân mình hơn.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Giáoviên hướng dẫn Tiến Sĩ Lê
Văn Viết trong suốt thời gian vừa qua đã nhiệt tình chỉ dạy, giúp đỡ để Tôi có thể
hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc cùng các cán bộ nhân viên tại Thư
viện Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là các Cô, Chú, Anh, Chị đã trực tiếp hướng
dẫn, chỉ bảo và đã cho Tôi nhiều kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian thực tập
tại Thư viện.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân, gia
đình – những người đã luôn bên cạnh Tôi, cổ vũ tinh thần lớn lao và đã ủng hộ Tôi
trong suốt thời gian qua.
Trân trọng cảm ơn!
Tác giả

Trần Minh Hạnh
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Tên viết
tắt
Tên đầy đủ Nghĩa dịch
AACR2 Anglo – American Cataloguing Rule 2
nd
Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản
lần thứ 2
BBK Biblioteko – Bibliographicheskaia
Klassificatsia
Khung phân loại thư mục thư viện
CONSAL Congress of Southeast Asian Librarians Đại hội cán bộ thư viện Đông Nam Á
CSDL Cơ sở dữ liệu
CDS/ISIS Computer Documentation
System/Intergreted Set of information
System
DDC Dewey Decimal Classification Bảng phân loại thập tiến Dewey
ISBD Internation Standard Book Description Mô tả sách theo chuẩn quốc tế
LAN Local Area Network Mạng cục bộ
MARC 21 Machine – Readable Cataloguing 21
st
Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy
phiên bản 21
OPAC Online Public Acces Catalog Mục lục truy cập công cộng trực
tuyến
TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam

TT - TV Thông tin – Thư viện
HTML Hệ thống mục lục
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại ngày nay, khái niệm “thông tin” đã mang tinh phổ biến có ý
nghĩa toàn cầu, toàn nhân loại, phổ cập trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Thông tin luôn là nhân tố để hình thành những ý tưởng cũng như những sản phẩm
của trí tuệ, tri thức. Vì vậy, hơn bao giờ hết thông tin có một vai trò rất quan trọng
trong các lĩnh vực khoa học, đặc biệt trong đó có ngành thông tin-thư viện.
Trong xã hội thông tin thì nhu cầu nắm bắt thông tin phải đầy đủ, chính xác
và kịp thời, điều này đòi hỏi hoạt động thông tin phải phát triển lên một tầm cao
mới. Vấn đề đặt ra đối với các trung tâm thông tin, thư viện là làm thế nào để việc
thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin được tốt nhất. Vai trò của Trung tâm
TT - TV lúc này trở nên thiết yếu trong xã hội, làm cầu nối giữa thông tin và người
dùng tin, thỏa mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin là nhiệm vụ và mục tiêu
mà họ vươn tới.
Trong hiện trạng nghành thư viện nước nhà nói chung và Thư viện Quốc gia
Việt Nam nói riêng, ngoài những nghiệp vụ chuyên môn thường xuyên mà người
cán bộ thư viện nào cũng phải đảm trách như: tuyển chọn, bổ sung, chuẩn bị, sắp
xếp và lưu hành sách báo, tài liệu cũng như phục vụ độc giả trong công tác tham
khảo thì việc làm thế nào để cung cấp thỏa mãn nhu cầu tin cho đối tượng phục vụ
của mình là điều rất đáng quan tâm. Cán bộ thư viện cần chú trọng làm sao để đáp
ứng cho người dùng tin các loại thông tin phù hợp với yêu cầu của họ một cách đơn
giản và nhanh chóng nhất.
Hoạt động tra cứu tìm tin là một trong những hoạt động quan trọng và giữ
vai trò đặc biệt tại Thư viện Quốc gia Việt Nam những năm vừa qua và trong thời
gian tới. Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam có một bộ máy tra cứu tin phong phú
được tạo dựng từ trước đến nay bao gồm các tài liệu thư mục, kho tài liệu tra cứu,
hệ thống mục lục và các cơ sở dữ liệu Những năm gần đây, hoạt động tra cứu tìm
tin ở TVQGVN đạt nhiều kết quả khả quan với chất lượng thông tin cung cấp khá

5
tốt, được người dùng tin đánh giá cao, góp phần thúc đẩy công tác nghiên cứu khoa
học của các chuyên gia và việc học tập của các bạn đọc. Việc tra cứu tin có những
bước chuyển đổi từ thủ công truyền thống sang tự động hóa là một xu thế tất yếu,
nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin cũng như có hiệu quả cao đem lại lợi ích
thiết thực cho người dùng tin. Chính vì vậy, tôi chọn vấn đề “Hoạt động tra cứu tìm
tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài: Hoạt động tra cứu thông tin
- Phạm vi nghiên cứu: Thư viện Quốc gia Việt Nam
3. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, bên cạnh việc vận dụng phương pháp luận của chủ
nghĩa Duy vật biện chứng và Chủ nghĩa Duy vật lịch sử, các Văn kiện của Đảng và các
văn bản pháp luật của Nhà nước về phát triển khoa học và công nghệ, văn hóa, giáo
dục, đặc biệt là các chính sách về công tác thông tin thư viện trong thời kì đổi mới
Công nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước, tôi còn sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp nghiên cứu tư liệu
- Phương pháp tiếp cận hệ thống
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp thống kê số liệu
- Phương pháp điều tra xã hội học
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu: trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động tra cứu tìm tin đưa ra được
những đánh giá, nhận xét về hoạt động tra cứu tìm tin tại TVQGVN, đề xuất ý kiến
về phương hướng phát triển và hoàn thiện công tác này trong giai đoạn tiếp theo
nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác phục vụ người dùng tin
tại TVQGVN.
- Nhiệm vụ: để thực hiện mục tiêu trên, cần giải quyết các nhiệm vụ sau
6

• Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về hoạt động tra cứu thông tin và vai trò
của hoạt động tra cứu thông tin trong hoạt động thông tin tại TVQGVN.
• Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN.
• Nhận xét, đánh giá về hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN.
• Phương hướng hoàn thiện hoạt động tra cứu tìm tin tại TVQGVN.
5. Cấu trúc khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, khóa
luận gồm 3 chương:
- Chương 1: Hoạt động tra cứu thông tin với Thư viện Quốc gia Việt Nam
- Chương 2: Thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
- Chương 3: Phương hướng hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc
gia Việt Nam
7
CHƯƠNG 1
HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN QUỐC
GIA VIỆT NAM
1.1. SƠ LƯỢC VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
Tên giao dịch quốc tế: NATIONAL LIBRARY OF VIETNAM (NLV)
Logo chính thức:
Logo tiếng Việt Logo English
Địa chỉ thư viện: Số 31 - Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Điện thoại: 04-38255397 (tổng đài)
Fax: 04-38253357
Website: ,
Email:
8
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 1917, Toàn quyền Đông Dương, chấp nhận kế hoạch của P.Boudet, đã ban
hành nghị định ngày 29/11/1917 thành lập thư viện Trung ương cho Liên bang Đông

Dương. Đây chính là văn bản hành chính đầu tiên khi đó và là dấu mốc cho sự ra đời
của Thư viện Quốc gia Việt Nam hôm nay. Sau hai năm xây dựng, ngày 1/9/1919, thư
viện đã chính thức mở cửa.
Những ngày đầu tiên, Thư viện có tên gọi là Thư viện Trung ương Đông Dương.
Đến năm 1935, Thư viện được đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (một
người Pháp có nhiều đóng góp cho thư viện).
Sau Cách mạng tháng Tám, theo nghị định ngày 20/10/1945, thư viện được đổi
tên thành Quốc gia Thư viện thuộc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc.
Năm 1947, Pháp chiếm lại Hà Nội, theo nghị định ngày 25/7/1947 Nha Lưu
trữ và Thư viện Đông Dương tái thành lập, thư viện mang tên là Thư viện Trung
ương ở Hà Nội.
Năm 1953, theo hiệp nghị Việt - Pháp ngày 9/7/1953, Thư viện Trung ương Hà
Nội được sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng Thư viện Hà Nội.
Ngày 10/10/1954, Nhà nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa tiếp quản Hà Nội,
đồng thời tiếp quản Tổng Thư viện. Trên văn bản thư viện mang tên Thư viện Trung
ương Hà Nội.
Ngày 21/11/1958, Thư viện được chính thức mang tên Thư viện Quốc gia
theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Văn hóa.
1.1.2. Chức năng – Nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN được quy định theo PHÁP LỆNH THƯ
VIỆN (28/12/2000) như sau:
Điều 17:
 TVQG là thư viện trung tâm của cả nước
 Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn qui định tại điều 13 và 14 của Pháp lệnh này,
TVQGVN còn có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
9
• Thu nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo luật lưu chiểu;
các luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của công
dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam.
• Xây dựng, phổ biến, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc.

• Biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, Tổng Thư mục Việt Nam và các ấn phẩm
thông tin khoa học.
• Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu đọc, học tập, nghiên cứu, giải trí của
người dân.
• Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin-thư viện.
• Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác
thư viện cả nước.
• Hợp tác với các thư viện trong nước và nước ngoài trên lĩnh vực thư viện.
Căn cứ vào Quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL, ngày 11/6/2008 của Bộ trưởng
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của TVQGVN, hiện nay TVQGVN có chức năng, nhiệm vụ như sau:
Điều 1: Vị trí và chức năng
 TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hóa có thu
trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản
thư tịch của dân tộc; bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn tài
liệu trong xã hội.
 TVQGVN có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoat động dài hạn, hàng năm của
Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
2. Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước
ngoài viết về Việt Nam.
3. Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân
Việt Nam bảo vệ trong nước và ngoài nước, của công dân nước ngoài bảo vệ tại
Việt Nam
10
4. Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước và nước
ngoài theo quy định của Pháp luật.
5. Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng vốn tài liệu thư
viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức.

6. Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, tổng thư mục Việt Nam, tạp
chí Thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tin khác.
7. Nghiên cứu khoa học thông tin-thư viện và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ
vào hoạt động thư viện.
8. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước bằng các
phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về
nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ văn hóa, Thể thao và Du lịch.
9. Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thư viện; xây
dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và dự án bồi dưỡng cán bộ
thư viện cho các thư viện, tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổ chức; tổ chức hội thảo,
chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triển lãm tài liệu theo quy định của pháp luật.
10. Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ
cho người đọc theo quy định của pháp luật.
11. Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo
quy định của pháp luật.
12. Thực hiện, giữ gìn kỉ luật, kỉ cương theo nội dung làm việc của thư viện, đảm bảo
an toàn, an ninh, cảnh quan môi trường khu vực do thư viện quản lý.
13. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối
với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của
pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng.
14. Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định
của pháp luật.
15. Thực hiện cá nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao.
11
1.1.3. Nhân sự - Cơ cấu tổ chức
Nhân sự: hiện nay, TVQG có tổng số 173 cán bộ, viên chức và lao động
trong đó có 16 thạc sĩ, 124 cử nhân thư viện và các nghành khác.
Cơ cấu tổ chức:
1.1.4. Nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu:

• Sách: 1.500.000 đơn vị (hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách).
• Sách Lưu chiểu : Được thành lập từ tháng 10 năm 1954. Đến nay kho lưu
chiểu đã có gần 200.000 tên với khoảng 300.000 bản.
• Báo, tạp chí: hơn 9.000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài.
• Sách, báo, tạp chí xuất bản trước 1954:hơn 67 nghìn bản, 1.700 tên báo,
tạp chí, đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam.
12
• Sách Hán – Nôm: có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có tuổi
thọ từ thế kỷ XV – XVI.
• Kho Luận án tiến sĩ: của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và
của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 20.000 bản.
• Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các
vùng giải phóng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong
nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô.
• Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh, ảnh ,
bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam
viết và xuất bản ở nước ngoài
• Tài liệu số hóa toàn văn: Từ năm 2003, TVQGVN đã tiến hành số hóa tài
liệu, đến nay đã số hóa được gần 2 triệu trang tài liệu, trong đó phần lớn là kho quý
hiếm của thư viện như : Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương, sách tiếng Anh
viết về Việt Nam
• Microfilm: Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam
trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfiche.
Chi tiết số liệu sách, báo-tạp chí tại TVQGVN được thể hiện qua các bảng
tổng hợp sau:
Sách
STT Bộ sưu tập Số lượng (bản)
1
Sách Việt 1.500.000
2

Sách Đông Dương 67.000
3
Sách Ngoại 89.318
4
Sách Hán Nôm 5.205
5
Sách Quỹ Châu Á 4.500
6
Luận án Tiến sĩ 20.000
7
Tài liệu tra cứu 4.000
Các bộ sưu tập sách của TVQGVN (tính đến năm 2010)
Báo – Tạp chí
13
STT Bộ sưu tập Số lượng (bản)
1
Báo – Tạp chí Tiếng Việt 1.417
2
Báo – Tạp chí Tiếng Anh 2.143
3
Báo – Tạp chí Tiếng Pháp 976
4
Báo – Tạp chí Tiếng Nga 785
5
Báo – Tạp chí Tiếng Trung Quốc 500
6
Các ngôn ngữ khác 1700
Các bộ sưu tập báo, tạp chí của TVQGVN (tính đến năm 2010)
Tài liệu số hóatoàn văn.
STT Chủ đề Bản Trang

1. Luận án tiến sĩ > 15.000 > 1.500.000
2. Sách Đông Dương > 800 > 95.000
3. Sách Hán Nôm > 1.258 > 192.000
4. Sách tiếng Anh viết về VN > 338 > 92.520
5 Sách, bản đồ về Hà Nội > 1000 > 200.000
6 Băng, đĩa CD > 2000 <na>
Thống kê số liệu tài liệu đã được số hóa toàn văn tại TVQGVN đến 2010
1.2. VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN QUỐC
GIA VIỆT NAM
1.2.1. Các khái niệm
Khái niệm về tra cứu thông tin:
Tra cứu thông tin là quá trình tìm kiếm và đáp ứng yêu cầu thông tin cho
người sử dụng.
Khái niệm về tra cứu điện tử:
Tra cứu điện tử là quá trình sử dụng máy tinh điện tử và/hoặc mạng máy tính
để tìm các thông tin máy tính đọc được, được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính hoặc
các thiết bị lưu trữ thông tin điện tử khác và thường được tổ chức dưới hình thức cơ
sở dữ liệu.
Khái niệm về bộ máy tra cứu thông tin:
14
Bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra tìm và
cung cấp các tài liệu, thông tin (dữ liệu, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quát
của cơ quan TT – TV, đáp ứng nhu cầu tin của NDT.
Khái niệm về dịch vụ tra cứu thông tin:
Khái niệm dịch vụ tra cứu thông tin gắn liền với khái niệm về chức năng tra
cứu thông tin mà chức năng này thể hiện bằng các thuật ngữ: ngay lập tức, chỉ chỗ
hoặc định hướng tới một khái niệm, thông tin hoặc dữ liệu thực tế.
1.2.2. Tầm quan trọng của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia
Việt Nam
Công tác tra cứu tài liệu cho người đọc là một hoạt động của thư viện nhằm

thúc đẩy, phát triển và thoả mãn nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu thông qua việc tuyên
truyền, hướng dẫn và cung cấp tài liệu dưới nhiều hình thức.
“Công tác người đọc luôn được coi là công tác quan trọng nhất của thư
viện. Bởi vì, thông qua công tác này vốn tài liệu quý giá của thư viện mới được sử
dụng có hiệu quả, mới phát huy được tác dụng trong phát triển mọi mặt của đất
nước, từ đó vị trí, vai trò xã hội của thư viện mới được khẳng định”
1
. Thực tiễn hoạt
động của các thư viện và cơ quan thông tin cho thấy công tác người đọc có rất nhiều
vai trò khác nhau song nổi bật là công tác người đọc được ví như “chiếc cầu” nối
liền người đọc với vốn tài liệu thông qua vai trò của người cán bộ thư viện. Thông
qua công tác người đọc vốn tài liệu của thư viện được khai thác, sử dụng và thư
viện có thể tìm hiểu, nắm được nhu cầu đọc, nhu cầu tin của người đọc và chính
điều đó là cơ sở của các hoạt động khác trong thư viện.
Hoạt động tra cứu thông tin giúp cho NDT nhanh chóng tiếp cận được với
thông tin mà họ cần một cách chính xác, hiệu quả đồng thời đó cũng là một trong
những khâu chủ chốt đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu
quả hoạt động của thư viện. Tuy nhiên, vì dữ liệu thông tin là đồ sộ, trong khi đó
1Phạm Thế Khang. Nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc của hệ thống thư viện công cộng // Công tác phục vụ
bạn đọc của hệ thống thư viện công cộng: Kỷ yếu hội nghị . - Lạng sơn : TVQG, 2003 . - tr.12
15
những vấn đề NDT cần để phục vụ cho một mục đích nghiên cứu lại hạn hẹp nên
vai trò của hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN ngày càng trở nên quan trọng,
là công cụ đắc lực giúp NDT khai thác tối đa vốn tài liệu và tiếp nhận thông tin từ
mọi nguồn khác nhau.
Như vậy, có thể nói rằng hoạt động tra cứu thông tin của TVQGVN giữ một
vai trò rất quan trọng, giúp cho NDT tiếp cận và khai thác được triệt để vốn tài liệu
của thư viện và tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn, đồng thời nó cũng giúp cho cán
bộ tra cứu thông tin giải đáp mọi yêu cầu của NDT.
1.2.3. Yêu cầu và nhiệm vụ của hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc

gia Việt Nam trong giai đoạn hiện nay
Với số lượng tài liệu lớn và phong phú như đã đề cập tới ở trên, để NDT có
thể tiếp cận được với tài liệu mà họ cần một cách nhanh chóng, hiệu quả thì hoạt
động tra cứu thông tin phải đáp ứng được các yêu cầu và nhiệm vụ sau:
Yêu cầu:
Để thích nghi với sự bùng nổ thông tin trên thế giới ngày nay cũng như đứng
trước những dòng thông tin khổng lồ, thì yêu cầu của hoạt động tra cứu thông tin tại
TVQGVN cũng phải biến đổi theo các xu hướng sau để thích nghi:
- Tổ chức bộ máy tra cứu tin bằng các phương tiện và thiết bị đa dạng nhằm đảm bảo
cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác những thông tin cần thiết cho NDT.
- Đa dạng hóa các loại dịch vụ tra cứu thông tin nhằm tạo ra các loại dịch vụ thông
tin đặc biệt như dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, dịch vụ tư vấn thông tin,
dịch vụ cung cấp thông tin từ xa…đáp ứng mọi nhu cầu của NDT.
- Tổ chức hướng dẫn cho NDT cách khai thác thông tin, cách tiếp cận các nguồn lực
và dịch vụ thông tin một cách hiệu quả nhất .
- Tổ chức nhiều sự kiện với nội dung phong phú, hình thức đẹp…
- Đối với NDT:
+ Phải có kiến thức về các hệ thống và loại hình thông tin.
+ Nắm được các kĩ năng tìm và khai thác thông tin.
16
- Đối với cán bộ tra cứu thông tin:
+ Nắm được các kĩ năng mềm về giao tiếp.
+ Sử dụng thành thạo các phương tiện tra cứu.
+ Nắm vững các nguồn tin trong và ngoài thư viện.
+ Có kiến thức tốt về chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ…
Nhiệm vụ
Ngoài các yêu cầu trên, trong giai đoạn hiện nay hoạt động tra cứu thông tin
tại TVQGVN có các nhiệm vụ sau:
- Nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu thông tin, đặc biệt là bộ máy tra cứu thông tin
hiện đại.

- Tăng cường nguồn lực thông tin, đặc biệt là nguồn lực thông tin trên các vật mang tin
hiện đại, đồng thời đưa vào CSDL toàn bộ vốn tài liệu có trong thư viện.
- Duy trì và mở rộng thêm các loại dịch vụ tra cứu thông tin.
- Quản lý và tổ chức tốt mạng cục bộ và mạng internet tạo điều kiện cho NDT sử
dụng hiệu quả, thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.
- Liên kết mạng nhằm mở rộng năng lực tra cứu.
- Nâng cao trình độ cán bộ hướng dẫn tra cứu thông tin.
- Tích cực quảng bá hình ảnh thư viện, đặc biệt là các dịch vụ tra cứu thông tin tới
đông đảo NDT.
Tóm lại, nhiệm vụ chủ yếu của hoạt động tra cứu thông tin tại TVQGVN
trong giai đoạn hiện nay là quản lý, duy trì, phục NDT sử dụng và khai thác bộ máy
tra cứu, kho tài liệu tra cứu, thực hiện các dịch vụ tra cứu thông tin, hướng dẫn
NDT sử dụng thư viện, tổ chức các sự kiện…với mục đích cuối cùng là đáp ứng
mọi nhu cầu của NDT một cách nhanh chóng, hiệu quả, thuận tiện…
1.3. NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN TRA CỨU TẠI THƯ VIỆN
QUỐC GIA VIỆT NAM
1.3.1. Đặc điểm người dùng tin
17
NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Đó là đối tượng phục vụ
của công tác thông tin tư liệu. NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin,
đồng thời họ cũng là những người sản sinh ra thông tin mới.
NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin, họ như là yếu tố tương
tác hai chiều với các đơn vị thông tin. Vai trò đó thể hiện trên các mặt sau:
- NDT luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin.
- NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin.
Nghiên cứu NDT để làm tăng khả năng thỏa mãn nhu cầu tin của họ là một
việc làm thiết yếu của TVQGVN trong giai đoạn hiện nay.
Trước đây, NDT của TVQGVN bắt buộc đều phải là sinh viên đại học hoặc
có trình độ đại học trở lên. Từ năm 2010, TVQGVN quyết định mở rộng đối tượng
phục vụ của mình. Hiện đối tượng phục vụ của TVQGVN là mọi công dân Việt

Nam đã có chứng minh thư nhân dân hoặc người nước ngoài có hộ chiếu hợp lệ.
Như vậy, có thể thấy rằng NDT của TVQGVN rất phong phú và đa dạng, bao gồm
nhiều nhóm đối tượng mang tinh đặc thù riêng.
Khảo sát thực tế một cách ngẫu nhiên 200 thẻ thư viện được cấp cho NDT
trong năm 2012 cho thấy:
Bảng 1: Đối tượng người dùng tin tại TVQGVN
STT Nghề nghiệp Số lượng Tỉ lệ (%)
1 Sinh viên 135 67.5
2 Cán bộ chuyên môn 38 19
3 Cán bộ lãnh đạo, quản lý 18 9
4 Đối tượng khác 9 4.5
Có thể thấy, NDT là đối tượng phục vụ của công tác Thông tin – Thư viện và
là yếu tố cơ bản cấu thành của mọi cơ quan Thông tin – Thư viện. Dựa vào đặc tính
hoạt động của NDT, có thể phân chia NDT tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay
thành 4 nhóm:
Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý, doanh nhân
18
Trên thực tế, nhóm NDT này chỉ chiếm tỉ lệ khá nhỏ (khoảng 9%) trong tổng
số NDT tại TVQGVN nhưng lại đặc biệt quan trọng. Cán bộ lãnh đạo, quản lý là
người có trách nhiệm đưa ra các quyết sách về phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa,
xã hội đồng thời họ cũng là người đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự, các
lĩnh vực công tác của cơ quan, đơn vị mà họ quản lý. Còn doanh nhân là những
người chủ sở hữu, lãnh đạo, quản lý các hoạt động kinh doanh của một doanh
nghiệp. Đặc trưng thông tin của nhóm đối tượng này là chúng phải có tinh tổng hợp,
tinh dự báo, ít chi tiết, quy mô rộng và thường không được xác định trước.
Nhóm 2: Cán bộ chuyên môn
NDT của nhóm đối tượng này chiếm khoảng 19% tổng số NDT tại
TVQGVN. Đa phần NDT là các cán bộ chuyên môn này đều có trình độ đại học trở
lên và là cán bộ, giảng viên của các cơ quan, trường học, các viện nghiên cứu…trên
địa bàn Hà Nội. Thực tế cho thấy phần lớn NDT thường xuyên đến TVQGVN thuộc

nhóm này đều làm việc trong các nghành khoa học xã hội và nhân văn, rất ít người
làm việc tại các đơn vị sản xuất hoặc kinh doanh. Thông tin mà nhóm đối tượng này
hướng tới đa phần đều mang tinh chuyên ngành.
Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên
Nghiên cứu sinh và học viên cao học là những người có trình độ tương đối cao
về các lĩnh vực chuyên môn đồng thời họ cũng là những người đã thông qua thực tiễn
nhiều năm.Họ đến với thư viện do nhu cầu học tập và nghiên cứu nên các thông tin
dành cho họ chủ yếu mang tính chất chuyên nghành sâu, đặc biệt là họ rất quan tâm
đến các công trình nghiên cứu khoa học, các luận án tiến sĩ cùng chuyên ngành…
Tại TVQGVN, đối tượng NDT là sinh viên các trường đại học, cao đẳng
chiếm số lượng lớn nhất trong tổng số NDT và nhu cầu thông tin của họ cũng rất đa
dạng. Nhóm đối tượng này không chỉ quan tâm đến những thông tin về nghành
nghề họ đang học mà còn quan tâm đến các thông tin về văn hóa, xã hội, công
nghệ…
Nhóm 4: Những đối tượng khác
19
Những năm trước đây, đối tượng phục vụ của TVQGVN chủ yếu là các nhà
nghiên cứu, các sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và những người có
trình độ đại học trở lên. Bắt đầu từ năm 2010, với mục tiêu tạo môi trường than
thiện để mọi người dân được đọc và học tập suốt đời, TVQGVN đã mở rộng cửa để
phục vụ các đối tượng có trình độ phổ thông. Hiện nhóm đối tượng này chỉ chiếm
một tỉ lệ rất nhỏ trong tổng số NDT của thư viện. Thông tin mà nhóm đối tượng này
hướng tới đa phần mang tính thời sự, giải trí…
Để phục vụ tốt NDT, TVQGVN đã và đang xây dựng hoạt động tra cứu tìm
tin ngày càng hoàn thiện nhằm mục tiêu cung cấp tài liệu đến bạn đọc tra cứu một
cách có hiệu quả cao nhất. Hoạt động tra cứu tìm tin là một trong những hoạt động
trọng tâm của thư viện cả nước cũng như hoạt động tra cứu của NDT tại TVQGVN.
1.3.2. Đặc điểm nhu cầu tin
Nhu cầu tin phản ánh sự cần thiết thông tin của một cá nhân hay tập thể trong
quá trình thực hiện một hoạt động nào đó. Nhu cầu tin thay đổi tùy theo công việc

và nhiệm vụ mà người dùng tin phải thực hiện.
Để có thể xác định rõ nhu cầu tin của NDT, cơ quan thông tin cần nắm được:
- Lĩnh vực quan tâm
- Nội dung thông tin quan tâm
- Mục đích sử dụng thông tin
- Ai sẽ sử dụng thông tin
- Loại tài liệu nào thích hợp nhất
- Các hình thức cung cấp thông tin thích hợp
- Mức độ xử lý thông tin thích hợp
- Thời hạn đáp ứng yêu cầu tin
- Mức độ cấp bách của nhu cầu tin
Đối với TVQGVN, thư viện trung tâm của hệ thống thư viện trong cả nước, việc
khảo sát và nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin cần phải được tiến hành một cách
nghiem túc, cụ thể làm căn cứ cho mọi hoạt động của thư viện trong tương lai.
20
Kết quả khảo sát về thời gian, mục đích sử dụng thư viện cũng như loại hình,
ngôn ngữ và lĩnh vực NDT quan tâm được thể hiện như sau:
Bảng 2: Thời gian người dùng tin sử dụng thư viện trong một ngày
STT Thời gian (Đơn vị tính: Giờ) Số lượng Tỉ lệ (%)
1 Dưới 1 giờ 4 2.7
2 1 – 2 giờ 23 15.3
3 2 – 3 giờ 30 20
4 3 – 4 giờ 39 26
5 4 – 5 giờ 24 16
6 Trên 5 giờ 30 20
Số liệu điều tra trên cho thấy lượng NDT dành thời gian đến thư viện để thu
thập thông tin trong một ngày tương đối cao. Thời gian từ 3-4h trong một ngày để
đến thư viện chiếm số lượng cao nhất (26%), số lượng NDT dành thời gian đến thư
viện dưới 1 giờ chiếm số lượng ít nhất (2.7%). Đa số bạn đọc đến thư viện với mục
đích tìm hiểu, nghiên cứu về một lĩnh vực mà họ quan tâm, đặc biệt là đối với sinh

viên và những đối tượng đang nghiên cứu đề tài, vì vậy mà họ dành nhiều thời gian
cho việc tìm hiểu tại thư viện. Số ít những người dành thời gian dưới 1 giờ để đến
thư viện chủ yếu là các cán bộ lãnh đạo, quản lý, doanh nhân bởi họ chỉ tranh thủ
tới thư viện sau giờ làm việc.
Bảng 3: Mục đích sử dụng thư viện của người dùng tin
STT Mục đích sử dụng thư viện Số lượng Tỉ lệ (%)
1 Học tập 98 65.3
2 Giải trí 73 48.7
3 Nghiên cứu 24 16
4 Tự nâng cao trình độ 16 10.7
5 Mục đích khác 3 2
Kết quả điều tra cho thấy có tới 65.3% NDT đến TVQGVN với mục đích
học tập, tỉ lệ thấp nhất là sử dụng với mục đích khác, chiếm 2%. Đối với các mục
đích như giải trí, nghiên cứu và tự nâng cao trình độ cũng có đông số lượng NDT
21
lựa chọn sử dụng. Điều này cho thấy mục đích học tập chiếm đa số phù hợp với đối
tượng NDT chủ yếu của TVQGVN là sinh viên.
Bảng 4: Loại hình tài liệu người dùng tin quan tâm
STT Loại hình tài liệu Số lượng Tỉ lệ (%)
1 Sách 130 86.7
2 Báo, tạp chí 62 41.3
3 CD-ROM 13 8.7
4 Tài liệu số 27 18
5 Luận án tiến sĩ 48 32
Nhìn vào bảng trên ta thấy sách vẫn là loại tài liệu được NDT tại TVQGVN ưa
chuộng sử dụng nhất (86.7%), tiếp đó là Báo – Tạp chí (41.3%). Với số đông NDT tại
thư viện là đối tượng sinh viên, phục vụ cho mục đích học tập vì thế mà sách là loại
tài liệu chiếm số đông NDT sử dụng nhằm phục vụ cho mục đích học tập của mình.
Đa số các mục đích mà NDT sử dụng đều cần dùng đến loại hình tài liệu là sách bởi
sách truyền cho người đọc một lượng kiến thức rộng để phục vụ cho công việc của

họ. Còn đối với những NDT là nghiên cứu sinh, học viên cao học thì luận án tiến sĩ là
một loại hình tài liệu có giá trị khoa học cao, phù hợp với nhu cầu của họ.
Bảng 5: Ngôn ngữ tài liệu người dùng tin sử dụng
STT Ngôn ngữ Số lượng Tỉ lệ (%)
1 Tiếng Việt 150 100
2 Tiếng Anh 34 22.7
3 Tiếng Pháp 4 2.7
4 Tiếng Trung 4 2.7
5 Ngôn ngữ khác 2 1.3
Hiện nay có rất nhiều sinh viên ngoại quốc hoặc các công dân nước ngoài
đang sống và làm việc tại Việt Nam và khá nhiều người trong số đó thường xuyên
tới TVQGVN để học tập và nghiên cứu. Không chỉ vậy, cũng có rất nhiều học sinh,
sinh viên học tập bằng tiếng nước ngoài tới TVQGVN để tìm CSDL học tập, chính
vì thế nên số lượng NDT tại TVQGVN không phải chỉ đều dung ngôn ngữ tiếng
Việt mà còn có một số dùng bằng ngôn ngữ khác.
22
Bên cạnh đó có thể thấy tiếng Anh là ngôn ngữ được NDT sử dụng nhiều thứ
hai sau ngôn ngữ chính là tiếng Việt. Bởi tiếng Anh là ngôn ngữ được học tập và
được dùng phổ biến trong xã hội nên số lượng độc giả tiếp cận với tiếng Anh cũng
tương đối cao (22.7%).
Những năm gần đây, TVQGVN nhận được khá nhiều sách do đại sứ quán các
nước ở Hà Nội và sách do Quỹ Châu Á trao tặng, cùng với đó là sự trưng bày rộng rãi tại
Thư viện nên số lượng sách ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh cũng đã được phát triển tuy
mới chiếm tỉ lệ nhỏ.
Bảng 6: Lĩnh vực người dùng tin quan tâm sử dụng
STT Lĩnh vực Số lượng Tỉ lệ (%)
1 Văn học 36 24
2 Văn hóa 54 36
3 Giáo dục 78 52
4 Kinh tế 44 29.3

5 Chính trị xã hội 32 21.3
6 Khoa học tự nhiên 29 19.3
7 Nghệ thuật 14 9.3
8 Ngoại ngữ 25 16.7
9 Công nghệ 17 11.3
10 Khoa học kĩ thuật 29 19.3
11 Lĩnh vực khác 5 3.3
Kết quả trên cho thấy lĩnh vực NDT quan tâm sử dụng nhất là giáo dục (52%).
Tiếp đó là lĩnh vực kinh tế (29.3%) và sau đó là các lĩnh vực văn học (24%), chính
trị xã hội (21.3%), khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật (19.3%). Các lĩnh vực
còn lại có số lượng NDT truy cập là gần bằng nhau.
Nhìn chung nhu cầu tin của NDT tại TVQGVN rất phong phú và đa dạng, mỗi
nhóm NDT lại có nhu cầu và cách tiếp cận thông tin khác nhau.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ
VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
23
2.1. TỔ CHỨC CỦA PHÒNG TRA CỨU THÔNG TIN
2.1.1 Nhân sự
Phòng Thông tin – Tư liệu gồm có 9 người, trong đó có 1 trưởng phòng, 1
phó phòng và 7 nhân viên.
Công việc hàng ngày của phòng được thực hiện dưới sự sắp xếp và phân
công của trưởng phòng, gồm có:
- Trưởng pḥng: Phụ trách chung và phụ trách lớp học. Lớp học hướng dẫn NDT tra
cứu tin tại Thư viện diễn ra một tuần một buổi vào 2h chiều các ngày thứ tư.
- 4 người trực tại phòng phục vụ bạn đọc, mỗi ngày 2 ca, mỗi ca 2 người.
- 1 người trực tại kho tra cứu.
- 3 người làm thư mục và phụ trách tổ chức sự kiện.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng:

Tổ chức, hướng dẫn bạn đọc tra cứu thông tin, trả lời các yêu cầu tin cho mọi
đối tượng độc giả thư viện, từng bước hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tư liệu
của TVQGVN.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức nói chuyện và triển lãm sách báo theo chuyên đề.
- Quản lý, duy trì, bảo quản và tổ chức phục vụ bạn đọc tại kho sách Tra cứu của thư
viện.
- Tập huấn độc giả cách tra cứu tìm kiếm thông tin trên nhiều nguồn lực khác nhau và
biết cách đánh giá, chọn lọc thông tin.
- Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin tham khảo phục vụ nhiều lĩnh vực khác nhau
từ tin tức thời sự, kinh tế, xã hội đến thông tin về kỹ thuật và các thông tin chuyên
ngành…
- Thực hiện cung cấp thông tin tư liệu theo yêu cầu bạn đọc. Cung cấp thông tin với
nhiều hình thức khác nhau như trả lời câu hỏi, bản sao tài liệu, sưu tầm thư mục,
danh sách bộ sưu tập, cung cấp thông tin ở dạng giấy, qua email hoặc qua đường
bưu điện.
24
- Tiếp nhận và phản hồi yêu cầu thông tin trực tiếp từ bạn đọc, hoặc qua điện thoại
hay thư điện tử.
- Xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin riêng để thực hiện nhiệm vụ được giao, nhập biểu ghi
và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin. Tạo ra các sản phẩm thông tin tư liệu.
- Thực hiện các dịch vụ thông tin theo địa chỉ phục vụ mọi đối tượng bạn đọc trong
và ngoài thư viện. Lập hồ sơ lưu trữ về dịch vụ thông tin Hỏi – Đáp.
- Tiếp thị, giới thiệu các dịch vụ và sản phẩm thông tin tư liệu của TVQGVN với
người sử dụng.
- Biên soạn các thư mục địa chí, thư mục chuyên đề.
- Quản lý hệ thống mục lục tra cứu của thư viện.
- Nghiên cứu lý luận, đúc rút kinh nghiệm hướng dẫn nghiệp vụ, xây dựng định mức
lao động, quy trình kỹ thuật về công tác thông tin tra cứu.
2.1.3 Trang thiết bị

Để phục vụ cho độc giả đến tra cứu tài liệu tại TVQGVN, Thư viện đã lắp đặt
một hệ thống gồm 32 máy tính được nối mạng internet được đặt tại sảnh tra cứu và
phòng học về hướng dẫn tra cứu tài liệu. Với số lượng máy tính như vậy, Thư viện có thể
phục vụ cho một số lượng đông đảo bạn đọc đến tra cứu tài liệu tại TVQGVN.
TVQGVN đã trang bị khá đầy đủ về cơ sở vật chất cho cán bộ nhân viên tại
phòng, gồm 9 máy tính, 2 máy in, 2 máy photo, 1 máy scan… tạo điều kiện thuận
lợi cho công việc của phòng.
2.2 CẤU TRÚC BỘ MÁY TRA CỨU TÌM TIN
Bộ máy tra cứu tin giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ quan thông tin –
thư viện. Nó là công cụ để tìm tin theo yêu cầu của NDT. Muốn cho hoạt động tra
cứu tìm tin tốt đầu tiên là phải xây dựng được một bộ máy tra cứu tìm tin có chất
lượng cao.
2.2.1 Bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống
Hiện nay, tại TVQGVN đa phần NDT đều sử dụng bộ máy tra cứu thông tin
hiện đại nhưng vẫn có một số người dùng tin tiếp tục duy trì việc sử dụng bộ máy
tra cứu thông tin truyền thống.
25