BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC HIỆN 5S TẠI PHÒNG F1.02

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TPHCM
KHOA CÔNG NGHỆ HÓA HỌC
BÁO CÁO THỰC HIỆN 5S
Giảng viên hướng dẫn: Th. Trần Cẩm Thúy
Nhóm 1
Lớp: DHPT6
Khoá: 2010 - 2014
Tp. Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2014
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM
KHOA CÔNG NGHỆ HÓA HỌC
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
THỰC HIỆN 5S TẠI F1.02
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Trần Cẩm Thúy
Nhóm 1
Lớp: DHPT6
Khoá: 2010 - 2014
Tp. Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2014
NHẬN XÉT

Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng 06 năm 2014
Giảng viên hướng dẫn
Ký tên

Trần Cẩm Thúy
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, với sự phát triển kinh tế và tiến bộ khoa học kỹ thuật, ngày càng
nhiều nhà máy sản xuất, trường học cơ sở hạ tầng được xây dựng. Mục đích phát
triển kinh tế, nâng cao năng suất lao động nhiều nhà máy, phòng làm việc, phòng
thí nghiệm để nâng cao chất lượng công việc. Trong đó chương trình 5S đã và đang
được phổ biến rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản.
Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso,
Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẽ, Săn
sóc và Sẵn sàng. Mục đích của 5S là tạo nên và duy trì một môi trường làm việc
thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực
văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh như
sân bãi, chỗ để xe
Vì liên quan đến mọi vị trí trong một tổ chức nên 5S đòi hỏi sự cam kết, nhận
thức và sự tham gia của tất cả mọi người từ lãnh đạo cho tới người công nhân. 5S là
hoạt động dành cho tất cả mọi người và không loại trừ bất kì ai trong Công ty.
Được sự phân công của khoa và giáo viên hướng dẫn nhóm em đã làm 5S tại
phòng F1.02.
Tại đây nhóm em đã được thực hành 5S dựa vào lý thuyết trên lớp. Để hoàn
thành tốt công việc được giao nhóm chúng em xin gửi lời cám ơn chân thành đến cô
Trần Cẩm Thúy là giáo viên hướng dẫn của lớp, cô Minh phụ trách phòng F1.02 đã
tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tụi em trong suốt thời gian thực hiện.

Nội dung sau đây thể hiện đầy đủ quy trình thực hiện 5S tại phòng F1.02.
MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ẢNH
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ 5S
1.1. Lịch sử hình thành
5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các
công ty Nhật Bản. Sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác.
Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật
(VYNICO). Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có
nhiều lợi ích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy
thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt,
tạo hình ảnh tốt cho công ty. Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt
Nam là công ty CNC VINA.
1.2. 5S là gì
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc đảm bảo chất
lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch
đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao
hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
1.3. Các phương pháp cơ bản của 5S
5S là chữ cái đầu của các từ:
Theo tiếng Nhật là: “Seri”, “Seiton”, “Seiso”, “Seiketsu” và “Shitsuke”
Theo tiếng Việt là: “Sàng Lọc”, “Sắp Xếp”, “Sạch Sẽ”, “Săn Sóc” và “Sẵn
Sàng”.
Theo tiếng Anh là: “Sort”, “Systematize”, “Sweep”, “Sanitize” và “Self-
Discipline”.
- SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ
không cần thiết tại nơi làm việc.
- SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý
để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng.
- SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị

để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.
- SEIKETSU(Săn sóc): Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc sach sẽ,
ngăn nắp.
- SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt
các qui định tại nơi làm việc.
1.4. Mục tiêu chương trình 5S
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người.
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông
qua các hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
1.5. Ý nghĩa hoạt động 5S
5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần
trở nên phổ biến ở nhiều nước khác
5S xuất phát từ nhu cầu:
- Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên.
- Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc.
- Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở.
- Nâng cao chất lượng cuộc sống.
- Nâng cao năng suất.
Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc,
người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của
người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công
nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xưởng, người quản
lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”,
“chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp
nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn
thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.
1.6. Lợi ích của 5S
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.
- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc.
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của
mình.
- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
- Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
- Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)
- Giảm chi phí (C – Cost)
- Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
- Đảm bảo an toàn (S – Safety)
- Nâng cao tinh thần (M – Morale)
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, nhà trường… 5S sẽ đưa lại sự thay
đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những
vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho
người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các
hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi
người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức
hơn với công việc.
1.7. Lý do nhiều người tham gia 5S
- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh
nghiệp.
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản
xuất, thương mại hay dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi
làm việc.
Trong khi các công ty thường gặp những vấn đề sau:

- Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp
gọn gàng.
- Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động
khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc.
- Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc.
- Tồn tại nhiều sai sót trong công việc.
- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài
giờ nhiều.
- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian
xếp dỡ.
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ
máy móc không hoạt động cao.
- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức
khỏe người lao động.
- Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra.
- Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ) không sạch
sẽ.
- Tinh thần làm việc của công nhân viên kém.
- Người lao động không tự hào về nơi làm việc và công việc của mình.
1.8. Các yếu tố cơ bản thực hiện thành công 5S
- Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công
khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình
thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện.
- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của
5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của
chương trình.Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự
giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.
- Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện
5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi
người.

- Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự
lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản
lý.
1.9. Giai đoạn chuẩn bị 5S
Bước 1: Chuẩn bị
- Ban lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S.
- Tìm hiểu kinh nghiệm về các hoạt động 5S.
- Cam kết thực hiện 5S.
- Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S. (Phụ lục Quyết định)
- Chỉ định người có trách nhiệm về hoạt động 5S.
- Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực
hiện.
Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo
- Thông báo chính thức về chương trình thực hiện 5S.
- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người.
- Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân
công nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể.
- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản
tin
- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.
1.10. Nội dung cơ bản của 5S
1.10.1. Seiri (sàng lọc)
Sàng lọc là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết
tại nơi làm việc.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Hãy quan sát kỹ nơi làm việc. Hãy phát hiện và xác định những
cái không cần thiết cho công việc, sau đó vứt bỏ chúng.
- Bước 2: Nếu không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó còn cần
hay không cần cho công việc thì hãy đánh dấu sẽ hủy và để riêng ra một
nơi.

- Bước 3: Sau một thời gian hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó
không. Nếu không ai cần đến thì cái đó không còn cần cho công việc của
bạn nữa. Nếu không thể tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn để
xử lý.
Bảng 1.1: Bảng phân loại tần suất
Nhóm Mức độ sử dụng Minh họa Cách xử lý
1. Thiết bị văn
phòng
Cao (thường xuyên)
Máy tính; hồ sơ; tủ; bàn;
ghế; kéo bấm; băng keo;
viết;
Sắp xếp và bố trí hợp
lý
Trung bình (thỉnh
thoảng)
Thấp (hầu như không
sử dụng)
2. Vật dụng cá
nhân
Cao (thường xuyên)
Túi xách; ly uống
nước
Quy định vị trí lưu
trữ, không mang vào
vị trí khác.
Thấp (hầu như không
sử dụng)
Chai nước; đồ dùng cũ,
không sử dụng

Loại bỏ khỏi khu vực
phòng.
3. Dụng cụ vệ
sinh
Cao (thường xuyên)
Chổi, giẻ lau, nước lau
kính,
Quy định vị trí đặt
riêng trả về vị trí cất
giữ ngay sau khi sử
dụng
Thấp (hầu như không
sử dụng)
4. Thiết bị
Cao (thường xuyên)
Máy đo pH, máy chuẩn
độ điện thế,…
Sắp xếp lại cho gọn,
quy định vị trí xác
định
Thấp (hầu như không
sử dụng)
Cân khối lượng lớn,…
Bố trí vào nơi xác
định chung các thiết bị
ít dùng đến
5. Dụng cụ thí
nghiệm
Cao (thường xuyên)
Erlen, bình định mức,

ống đong,…
Sắp xếp lại đúng nơi
quy định
Thấp (hầu như không
sử dụng)
Giá đỡ ống nghiệm, kẹp,
…
Sắp xếp vào nơi ít sử
dụng đến
6. Hóa chất Cao (thường xuyên)
Thấp (hầu như không
sử dụng)
7. Khác
Cao (thường xuyên)
Thấp (hầu như không
sử dụng)
1.10.2. Seiton (sắp xếp)
Sắp xếp là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng,
nhanh chóng cho sử dụng khi cần.
Nguyên tắc sắp xếp:
- Vào trước ra trước (FIFO): Những dụng cụ được sắp xếp theo thứ tự lần
lượt trong tủ theo từ trái qua phải hoặc từ phải qua trái, chúng ta sẽ lấy
lần lượt khi sử dụng với mục đích để sử dụng những dụng cụ theo ý
muốn riêng của người quản lý phòng thí nghiệm.
- Mỗi đồ vật, dụng cụ được bố trí riêng: Nghĩa là sự phân bố theo khu vực
dụng cụ, theo dãy tủ, có danh mục để tra vị trí tủ từ đó dù ta không biết
dụng cụ đó ở đâu mà chỉ cần nhìn trên sơ đồ cũng có thể nhận ra đụng cụ
nằm ở tủ số bao nhiêu và tới đó lấy.
- Nhận biết các đồ vật và vị trí qua hệ thống nhãn, thẻ nhận biết: Trên cửa
tủ có danh sách dụng cụ, giúp người tìm có thể dễ dàng phát hiện trong

thùng chứa đựng những gì mà không cần mở cửa tủ ra. Trên trùm chìa
khóa chẳng hạn, trên đó có thẻ nhận biết hoặc màu sắc nhận biết mà
người tìm dễ dàng phát hiện ra nó.
- Đưa các đồ vật sao cho dễ nhìn và dễ vận chuyển: các dụng cụ thủy tinh
khi để trong thùng thì đều được lót bằng giấy báo hoặc vật liệu chống sóc
để tránh hoặc hiện tượng vỡ trong quá trình vận chuyển. Ngoài ra cũng
được chọn những thùng chứa phù hợp với từng dụng cụ và thiết bị
- Để riêng các đồ vật chuyên dụng với các đồ vật dùng chung: Các đồ vật
đang sử dụng được đặt tại vị trí riêng, trên kệ hoặc trên bàn để dễ dàng
kiểm kê và sử dụng ngay. Còn các đồ vật, dụng cụ , thiết bị ít sử dụng sẽ
bỏ vào thùng và đưa vào tủ đánh dấu ghi chú.
- Các đồ vật dùng chung cho các phòng thì có vị trí và biểu mẫu người sử
dụng để dễ dàng kiểm kê khi trả phòng và lưu lại.
- Các đồ vật thường xuyên được đặt gần người sử dụng.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Phải chắc là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi
làm việc. Hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình
làm việc hay vị trí, đảm bảo an toàn và thẩm mỹ.
- Bước 2: Phác thảo cách bố trí và trao đổi với mọi người về cách sắp xếp
bố trí, sau đó thì thực hiện, trên quan điểm thuận tiện cho thao tác.
- Bước 3: Với những vật sử dụng chung phải làm sao cho mọi người đều
biết được là cái gì, để ở chỗ nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai.
Lập danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ, ghi chú từng đồ đựng, nơi
đựng.
- Bước 4: Áp dụng chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết
khác.
1.10.3. Seiso (sạch sẽ)
Mọi người giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi
trường, mỹ quan tại nơi làm việc.
- Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy dọn vệ sinh thường xuyên nơi

làm việc, làm cho thiết bị, dụng cụ, đồ đạc không còn cơ hội để dơ bẩn.
- Dành 5 phút mỗi ngày để làm sạch sẽ.
- Mọi người có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
- Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những
nơi công cộng.
- Hãy tạo ra môi trường sạch sẽ và an toàn. Đừng bao giờ vứt rác, khạc nhổ
bừa bãi và hãy tạo thành thói quen.
- Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.
- Hãy bắt đầu ngay, hàng ngày, trong tuần, trong tháng.
Quy định 5 phút làm sạch hàng ngày. Gồm có 5 bước:
Bước 5W1H Ý nghĩa
1 Why Tại sao cần giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ?
2 What/where Làm sạch cái gì/ở đâu?
3 Who/where Ai chịu trách nhiệm làm sạch/nơi nào?
4 How Cách thức làm sạch, dụng cụ, phương tiện ra sao?
5 When Khi nào làm sạch 5 phút mỗi ngày?
1.10.3.1. Tại sao cần phải thục hiện sạch sẽ
Mục đích của việc làm sạch là làm giảm diện tích, tạo môi trường làm việc
thông thoáng, trong sạch, vui tươi và thoải mái. Giúp ích cho việc tìm kiếm trở nên
thuận tiện và an toàn hơn.
1.10.3.2. Những nơi cần thực hiện sạch sẽ và cách thức làm sạch
- Đối với trần nhà, sàn nhà, cửa kính, quạt: Quét mạng nhện trên trần nhà,
lau sạch sàn nhà, lau chùi cửa kính và quạt.
- Đối với các chai hóa chất rắn, lỏng: Lau sạch bụi bằng khăn khô, dán
nhãn và đánh số đúng theo danh mục hóa chất.
- Đối với các kệ: Cắt, hàn ở chiều cao thích hợp, chùi rửa và sơn lại kệ bị rỉ
sét.
- Đối với dụng cụ vệ sinh: Đặt đúng nơi quy định, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm.
- Đối với sinh viên trực phòng thí nghiệm: Khi làm việc cần có tác phong
nhanh nhẹn, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, đầu tóc, quần áo gọn

gàng, luôn mặc áo blouse.
1.10.3.3. Trách nhiệm làm sạch
a. Sơ đồ phân công trách nhiệm làm sạch:
- Vẽ sơ đồ làm việc, phân thành nhiều khu vực nhỏ.
- Phân công người thực hiện làm sạch.
b. Lịch phân công làm sạch:
- Dán lịch ở nơi dễ thấy.
- Thông báo với mọi người.
1.10.3.4. Làm sạch như thế nào
- Quét sạch các góc, chân tường và chung quanh các cột.
- Quét/ lau bụi bặm và vết bẩn bám trên tường, cửa sổ, cửa ra vào, tẩy sạch
các vết bẩn trên các chai hóa chất và trên kệ.
- Mọi người cùng tham gia và giúp nhau làm sạch.
1.10.4. Seiketsu (săn sóc)
Săn sóc là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng 3S ở trên.
- Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc.
Cần có lịch làm vệ sinh.
- Phong trào thi đua giữa các đơn vị cũng rất quan trọng và hiệu quả trong
việc lôi kéo cuốn hút mọi người tham gia 5S.
1.10.5. Shitsuke (sẵn sàng)
Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc.
- Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như một thói
quen hay lẽ sống. Thường xuyên thực hành cho tới khi mọi người đều
yêu 5S.
- Cần tạo ra bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu
5S, muốn vậy phải chú ý:
• Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của chính bạn.
• Nhận thức được Công ty là nơi bạn tạo ra thu nhập.
• Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn
sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho

nơi làm việc của bạn sạch sẽ thoải mái dễ chịu như ở nhà.
1.11. Đánh giá quá trình thực hiện 5S
Một trong những hoạt động quan trọng góp phần và việc duy trì và cải tiến
hoạt động 5S là “Đánh giá 5S”. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa
khuyến khích các hoạt động 5S.
1.11.1. Biểu đồ radar
Việc đánh giá 5S không thể thiếu biểu đồ radar vì biểu đồ radar sẽ trực tiếp
giúp ích cho toàn thể nhóm làm việc qua quá trình tự đánh giá. Nó cũng giúp cho
trưởng nhóm thấy được nhóm đã đạt được sự tiến bộ như thế nào. Với những gì
nhìn thấy trong biểu đồ mạng nhện sẽ giúp lãnh đạo cấp cao và mọi người biết về
tiến độ thực hiện của nhóm.
Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xuyên và nâng cao. Để khuyến
khích duy trì và nâng cao các hoạt động này cần có các hoạt động đánh giá. Nội
dung công tác đánh giá bao gồm:
- Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S.
- Cán bộ đánh giá thường xuyên hoạt động 5S.
- Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về hoạt động 5S.
- Trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S.
- Tổ chức tham quan tìm hiểu việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác.
- Tổ chức các phong trào thi đua 5S giữa các công ty để hoàn thiện hơn.
Phương pháp thực hiện 5S hàng ngày:
- Tiến hành 5S khoảng 5 phút vào mỗi buổi sáng và mỗi buổi chiều hàng
ngày.
- Mọi người thực hiện 5S khoảng 10 phút tại nơi làm việc của mình vào
thứ sáu hàng tuần (khu vực cá nhân và khu vực chung).
- Hàng tháng, thực hiện 5S toàn công ty khoảng 30 phút trong giờ làm việc
(khu vực chung như văn phòng, phân xưởng , căn tin, nhà vệ sinh, v.v ).
- Mọi người chia sẻ kinh nghiệm thực hiện.
- Tạo ra nơi làm việc thuận tiện.
- Không ngừng cải tiến môi trường làm việc.

Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S tốt, công ty, nhà trường… cần có
một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia
đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách
thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá
bao gồm:
- Hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S.
- Nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S.
- Nắm rõ các quy định, nội quy của công ty về hoạt động 5S.
- Hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng
khu vực/bộ phận.
Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây
dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và
thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng
nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp
ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng
chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so
sánh quá trình cải tiến sau này. Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia
đánh giá tập trung vào các nội dung trong tâm như sau:
- Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S
hay không?
- Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không?
- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
- Nơi làm việc có an toàn không?
- Máy móc và thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?
- Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy hay không?
- Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng
không?
- Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?
- Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không
- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?

- Các cán bộ nhân viân có mặc đồng phục/quấn áo sách sẽ, gọn gàng theo
quy định hay không?
- Mọi người có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp của công ty,
nhà trường của mình không?
Đối với mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập
danh mục/bảng hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm. Cách cho điểm
đánh giá thường được quy định theo mức độ áp dụng 5S tại từng bộ phận và kết quả
đạt được. Mỗi chuyên giá đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên
thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận
được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ
sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng
đối với những đơn thực hiện tốt.
Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán
bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn
nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng.
1.11.2. Biểu đồ kiểm soát
Biểu đồ kiểm soát được sử dụng nhằm phân biệt những biến động do các
nguyên nhân đặc biệt cần được nhận biết, điều tra và kiểm soát gây ra với những
biến động ngẫu nhiên vốn có của quá trình.
Biểu đồ kiểm soát cho thấy sự biến động của các hoạt động và quá trình trong
một khoảng thời gian nhất định. Do đó nó được sử dụng để dự đoán, đánh giá sự ổn
định của quá trình; kiểm soát, xác định khi nào cần điều chỉnh quá trình và để xác
định sự cải tiến của một quá trình.
Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ kiểm soát:
- Bước 1: Xác định đặc tính để áp dụng biểu đồ kiểm soát.
- Bước 2: Lựa chọn loại biểu đồ kiểm soát thích hợp.
- Bước 3: Quyết định cỡ mẫu và tần số lấy mẫu.
- Bước 4: Thu thập và ghi chép dữ liệu hoặc sử dụng các dữ liệu lưu trữ
trước đây.
- Bước 5: Tính các giá trị thống kê đặc trưng cho mỗi mẫu.

- Bước 6: Tính giá trị đường tâm, các đường giới hạn kiểm soát dựa trên
các giá trị thống kê tính từ các mẫu.
- Bước 7: Thiết lập biểu đồ và đánh dấu trên biểu đồ các giá trị thống kê
mẫu.
- Bước 8: Kiểm tra trên biểu đồ đối với các điểm ở ngoài giới hạn kiểm
soát và đối với các dấu hiệu bất thường vượt khỏi tầm kiểm soát.
- Bước 9: Ra quyết định.