ứng dụng công nghệ thông tin trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở ubnd xã hưng lộc - thành phố vinh (2)

Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế ngày nay, việc đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công
tác quản lý, điều hành đối với mỗi cơ quan, tổ chức là vấn đề vô cùng quan
trọng. Công tác văn thư - lưu trữ là một hoạt đọng gắn liền với hoạt động chỉ
đạo điều hành công việc, trực tiếp quản lý mọi thông tin đầu vào và thông
tin đâu ra của cơ quan, tổ chức. Cùng với sự phát triển của xã hội hiện đại,
xã hội thông tin đòi hỏi thông tin phải được cung cấp, xử lý và truyền đạt
một cách nhanh chóng, chính xác nhằm phục vụ tốt cho quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Do đó, hiệu quả của hoạt động quản lý trong các cơ
quan, tổ chức đó phục thuộc vào công tác văn thư - lưu trữ có làm tốt hay
không. Chính vì vậy, các cơ quan, tổ chức đặc biệt là trong các cơ quan hành
chính Nhà nước ngày càng không ngừng quan tâm, củng cố và hoàn thiện
công tác văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại hóa.
UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh là một cơ quan quản lý hành
chính Nhà nước. Để hoàn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình,
UBND xã Hưng Lộc phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạt
động của Văn phòng. Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc văn phong UBND xã
đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của
UBND xã. Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Văn
phòng UBND xã Hưng Lộc không ngừng hoàn thiện, hiện đại hóa để nâng
cao chất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Văn
phòng cũng như của Ủy ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn
cho lãnh đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn quận.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
1
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn và sau khi được tiếp cận thực tế công
tác văn thư - lưu trữ tài văn phong UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh,

tôi đã chọn để tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn bản quản lý
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND xã Hưng Lộc - Thành Phố Vinh” cho
báo cáo của mình. Hiện đại hóa công tác văn thư - lưu trữ là vấn đề trọng
tâm được đề cập tới trong bản báo cáo này nhằm phần nào đáp ứng được yêu
cầu và tình hình thực tế ở đơn vị thực tế.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
2
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
PHẦN II: NỘI DUNG
CHƯƠNG I:
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND XÃ HƯNG LỘC VÀ VĂN PHÒNG
TRỰC THUỘC UBND XÃ HƯNG LỘC.
1.1 Lịch sử hình thành
Xã Hưng Lộc ngày nay đã có một chặng đường phát triển lâu dài cùng
với dòng chảy chung của dân tộc. Từ khi hình thành nên một vùng đất dân
cư có tên là làng Mộc Đa, Đức Thịnh, Đức Mỹ cho đến xã Hưng Lộc từ năm
1953 tới nay, người dân nơi đây đã trải qua nhiều biến cố thăng trầm của
lịch sử. Hưng Lộc ngày nay được sát nhập từ hai xã Lộc Đa và Đức Thịnh.
Xưa kia, Đức Thịnh thuộc xã Ngô Xá và Lộc Đa thuộc xã Ngô Trường
thuộc Tổng Yên Trường, huyện Chân Lộc (nay là huyện Nghi Lộc). Thời
vua nhà Nguyễn là Thành Thái đã có sự điều chỉnh về địa giới hành chính,
một bộ phận tổng Yên Trường cắt sang phủ Hưng Nguyên, Đức Thịnh và
Lộc Đa tách ra khỏi hai xã Ngô Xá và Ngô Trường thành những đơn vị hành
chính riêng là xã Lộc Đa và xã Đức Thịnh. Sau Cách mạng tháng Tám bỏ
cấp tổng, Lộc Đa và Đức Thịnh thuộc phủ Hưng Nguyên và từ năm 1971
đến nay là một xã ngoại thành của Thành phố Vinh.
Hưng Lộc ngày nay và Đức Thịnh, Lộc Đa xưa kia vốn là vùng đất cổ
trên đất Việt thường nằm ở cuối tả ngạn sông Lam gần cửa Hội thông ra
biển Đông, đây là vùng đất không nhận được sự ưu đãi của thiên nhiên, đất

đai chủ yếu là đất pha cát, độ thịt nhẹ, độ phì nhiêu không cao, không thuận
lợi cho canh tác, sản xuất nông nghiệp.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
3
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Tuy nhiên trước những khó khăn, vất vả đó, người dân Lộc Đa, Đức
Thịnh vẫn kiên trì bám trụ quê hương, làng mạc. Đến nay, vẫn còn lưu
truyền những dòng nghĩa khí của nhân dân và những dấu tích về Đền Trung,
đền Mẫu Đơn, Chùa Đen hay những địa danh Vó Ngựa, Cồn Voi, Dăm
Tập… Từ mảnh đất cồn cao bùn lầy này đã sinh ra những con người thông
thái, đậu đạt cao với bằng hương cống, cử nhân, có lòng yêu nước nồng nàn,
gắn bó mật thiết với nhân dân.
Từ khi có Cách mạng tháng Mười Nga và Chủ nghĩa Mác - Lênin
thức tỉnh nhân dân Việt Nam, tại vùng đất này đã xuất hiện một con người là
Hoàng Trọng Trì đã sớn tìm thấy ánh sáng chủ nghĩa cộng sản, bắt gặp tư
tưởng giải phóng dân tộc và cách mạng vô sản của Nguyễn Ái Quốc. Hoàng
Trọng Trì là ngọn cờ tổ chức và cỗ vũ tinh thần đấu tranh cách mạng của
nông dân vùng phía Bắc thành phố Vinh - Bến Thủy. Từ đấy, vùng đất Lộc
Đa, Đức Thịnh trở thành một trong những căn cứ của xứ uỷ Trung Kỳ Đảng
Cộng sản Đông Dương, của tỉnh ủy Vinh - Bến Thủy. Là một trong những
“Làng Đỏ” của “Thành phố Đỏ” Vinh - Bến Thủy. Cũng từ đấy, tên làng
Lộc Đa, Đức Thịnh đã ở trong tâm trí của Nguyễn Ái Quốc khi Người viết
thư cho Quốc tế Cộng sản ngày 19 tháng 2 năm 1931 và những di tích như
đền Trìa, nhà thờ họ Hoàng, họ Uông mãi mãi đi vào lịch sử.
Ngoài ra, ngọn cờ cách mạng ở xã Lộc Đa, Đức Thịnh còn xưng danh
các đồng chí tiêu biểu như: Hoàng Bá, Trần Cảnh Bình, Dương Xuân Thiếp,
Uông Nhật Vượng…
Dưới sự lãnh đạo của Tỉnh ủy, phong trào đấu tranh của nhân dân
Nghệ Tĩnh nói chung và nhân dân hai xã Lộc Đa, Đức Thịnh nói riêng diễn

ra hết sức sôi nổi và gây được tiếng vang lớn, tiêu biểu là cuộc nổi dậy của
hàng nghìn người dân Lộc Đa, Đức Thịnh và một số nơi khác tại Vinh - Bến
Thủy với sự hy sinh của đồng chí Nguyễn Cảnh Bình. Cho dù bị càn quét
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
4
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
ráo riết nhưng phong trào đấu tranh của người dân vẫn không hề suy giảm,
Lộc Đa, Đức Thịnh vẫn kiên cường đứng vững là trở thành những Làng Đỏ
như lời Hồ Chí Minh.
Nhân dân xã Hưng Lộc đã vượt qua bao gian nan thử thách, đầu rơi
máu chảy trong thời kỳ hoạt động bí mật, phải chịu đựng cảnh bom xới đạn
đào, làng mạc bị tàn phá trong cuộc kháng chiaán chống Pháp và chiến tranh
phá hoại ác liệt do đế quốc Mỹ gây ra. Theo tiếng gọi thiêng liêng của Chủ
tịch Hồ Chí Minh “ không có gì quý hơn độc lập, tự do” nhân dân xã Hưng
Lộc đã một lòng đoàn kết kháng chiến - kiến quốc, đứng lên góp phần xứng
đáng vào công cuộc đánh thắng giặc Pháp và Mỹ xâm lược. Hưng Lộc xứng
đáng với danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” do nhà nước
phong tặng.
Hòa bình lập lại, hai miền Nam Bắc được thống nhất, cả nước cùng
nhau đi lên xây dựng chủ nghĩa xã hội, nhân dân và cán bộ xã Hưng Lộc tiếp
tục dồn mồ hôi, trí tuệ và cả xương máu vào cuộc chiến đấu đầy gian khổ
chống lại đói nghèo, lạc hậu ở một vùng đất mà thiên nhiên không có nhiều
ưu đãi, cơ sở hạ tầng yếu kém. Cán bộ và nhân dân toàn xã đang ra sức xây
dựng, phát triển, thực hiện công cuộc đổi mới, tạo nên bộ mặt và cuộc sống
mới.
Nhân dân Hưng Lộc đời đời biếtơn sự lãnh đạo tài tình, sáng suốt của
Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh và sự hy sinh cao cả của các anh hùng liệt sĩ
đã bỏ mình vì sự nghiệp độc lập, tự do của Tổ Quốc, tiêu biểu như Hoàng
Trọng Trì, Trần Cảnh Bình…

Cho dù trong giai đoạn hiện nay, Hưng Lộc là một xã thuộc thành phố
Vinh nhưng đời sống của người dân vẫn còn gặp rất nhiều khố khăn. Cho
dù vậy với tinh thần yêu nước và hiếu học, nhân dân xã Hưng Lộc cũng đã
xây dựng được một đội ngũ trí thức lớn cho quê hương, con em xã Hưng
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
5
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Lộc có nhiều người giữ chức vụ lớn trong cơ quan nhà nước, cơ quan tỉnh.
Đội ngũ cán bộ lớn, ngày càng được nâng cao về trình độ chính trị, chuyên
môn, lực lượng cán bộ về hưu đông đảo cùng là một tiềm lực cùng sức trẻ
vươn lên cùng mấy trăm thanh niên. Đó cũng là vốn quý cùng với vốn tài
nguyên đất đai sẵn có và sự giúp đỡ của cấp trên, chắc chắn Hưng Lộc sẽ
tiến nhanh theo mục tiêu; Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ,
văn minh.
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Lộc và
văn phòng trực thuộc UBND xã Hưng Lộc.
1.2.1 Đơn vị hành chính:
Xã Hưng Lộc là một xã ngoại thành của thành phố Vinh. Phía Bắc giáp
xã Nghi Đức của thành phố Vinh, phía Đông giáp xã Nghi Phong của huyện
Nghi Lộc, Phía Nam giáp phường Hưng Dũng thuộc thành phố Vinh, phía
Nam giáp xã Hưng Hòa của thành phố Vinh.
`Trải qua nhiều biến đổi đến năm 2008, xã Hưng Lộc có diện tích tự
nhiên là 664,9 ha trong đó đất nông nghiệp chiếm 191,8 ha; dân số có trên
15.000 người phân bố ở 19 xóm với 3.456 hộ trong đó 836 hộ (chiến 25%)
sản xuất nông nghiệp, 75% số hộ thuộc gia đình cán bộ công nhân viên
chức, người về hưu, người làm ngành nghề thủ công và dịch vụ. Mô hình
xây dựng kinh tế ở xã Hưng Lộc đang từng bước phát triển cao. Từ việc xây
dựng cánh đồng thu nhập cao tại xóm Mậu Lâm và Hòa Tiến; xây dựng
vườn rau ăn quảvới chăn nuôi trâu bò, lợn gà, cá…, hình thành bước đầu

vùng rau ăn quả ở xóm Đức Thịnh. Cùng với những chuyển biến bước đầu
của nông nghiệp hàng hóa, dịch vụ, buôn bán, thủ công nghiệp đã góp phần
xây dựng đường phố mới từ Cầu Bưu điện xuống chợ Cọi và từ chợ Cọi đến
trường Cao đẳng Sư phạm Nghệ An. Mặc dù còn gặp những hạn chế thiếu
sót nhưng nhìn chung sự đổi mới đã gặt hái được những thành công đáng
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
6
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
khích lệ. Tới đây, với tốc độ đô thị hóa của thành phố Vinh cùng với việc
xây dựng Làng sinh viên và xây dựng trường Cao đẳng Dầu khí sẽ tạo ra
những cơ hội để Hưng Lộc chuyển biến nhanh trên con đường phát triển
bằng việc chuyển mạnh cơ cấu kinh tế theo hướng mới phù hợp nhằm cải
thiện và nâng cao thu nhập của nhân dân và ngân sách nhà nước.
UBND xã Hưng Lộc nằm trên địa bàn thuộc xóm Mỹ Thượng, giáp
với khu vực chợ Cọi, phía Đông là khu vực nghĩa trang thành phố. Đây là
khu vực trung tâm của xã, nơi đầu mối giao thông quan trọng để nối các
xóm trong xã và khu vực thành phố Vinh với các khu vực khác như Cửa Lò,
Nghi Lộc. Cạnh UBND cũng là khu vực tập trung các công trình công cộng
của xã như: Trường Mầm non, trường Tiểu học, trường Trung học cơ sở,
Trạm Y tế, Bưu điện xã, chợ Cọi….
1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Lộc.
1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức
UBND xã Hưng Lộc bao gồm: Chủ tịch, phó chủ tịch và các Ủy viên
UBND.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
7
Phó chủ tịch
Hoàng Giang
(khuyết thiếu)

Văn
phòng Tư pháp
Tài chính
– Kế toán
Địa chính –
Xây dựng Quân sựVăn hóa Công an
Phó chủ tịch
Hoàng Giang Nam
Chủ tịch
Nguyễn Văn Hà
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Ủy viên UBND: Phạm Ngọc Thu (phụ trách Quân sự)
Nguyễn Đình Cường (phụ trách Công an)
Văn phòng: Nguyễn Hữu Sơn
Tư pháp: Phạm Thị Thu Hà
Tài chính – kế toán: Nguyễn Văn Quy
Địa chính – xây dựng: Nguyễn Tiến Đạt
Văn hóa: Nguyễn Thị Mỹ Dung
Quân sự: Phạm Ngọc Thu
Công an: Nguyễn Đình Cường
Trên thực tế, theo quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân ban hành ngày 23 tháng 11 năm 2003, UBND xã Hưng
Lộc phải có 02 Phó chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch. Nhưng trên thực tế tai
UBND xã Hưng Lộc mới chỉ có một Phó chủ tịch về mảng văn hóa – xã hội
mà chưa có phó chủ tịch về mảng kinh tế - xã hội do chưa có nguồn.
1.2.2.2 Chức năng của UBND xã Hưng Lộc:
- UBND xã Hưng Lộc do HĐND xã Hưng Lộc bầu ra và là cơ quan
chấp hành của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước HĐND và cơ quan nhà nước cấp trên.

- UBND xã Hưng Lộc chịu trách nhiệm trước Hiến pháp, pháp luật và
các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND xã
Hưng Lộc nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế
- xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên
địa bàn.
- UBND xã Hưng Lộc quản lý nhà nước ở địa phương góp phần đảm
bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
Trung ương đến cơ sở.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
8
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
- UBND xã Hưng Lộc chịu sự chỉ đạo của UBND thành phố Vinh,
thực hiện công tác dưới sự chỉ đạo của UBND thành phố.
- Hiệu quả hoạt động của UBND xã được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt
động của tập thể UBND, chủ tịch UBND và các thành viên khác của UBND,
các ban ngành thuộc UBND.
- Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết
định, chỉ thị tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
1.2.2.3 Nhiệm vụ của UBND xã Hưng Lộc.
1.2.2.3.1 Trên lĩnh vực kinh tế - xã hội.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND thành phố phê duyệt và tổ chức thực
hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu chi ngân sách Nhà nước trên địa bàn, dự toán thu chi
ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán điều chỉnh ngân sách
dịa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa
phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài
chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương phối hợp với các cơ quan

Nhà nước cấp trên trong lĩnh vực quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn
xã, thu và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả được đo bởi nguồn ngân sách
phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản lý các công
trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình
điện nước theo quy định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng
các công trình, kết cấu hạ tầng của xã, thực hiện các nguyên tắc dân chủ, tự
nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có sự kiểm
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
9
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ quy định của
pháp luật.
1.2.2.3.2 Trên lĩnh vực Nông - lâm - ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công
nghiệp.
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng vật nuôi
trong sản xuất theo kế hoạch và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng,
vật nuôi.
- Tổ chức và xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai sau bão lụt,
ngăn chặn kịp thời các hành vi phạm pháp về bảo vệ đê điều tại địa phương.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành nghề mới.

1.2.2.3.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã
theo phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng ở điểm
dân cư theo quy định của pháp luật. Kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý các vi phạm theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
10
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
- Huy động sự đóng góp tực nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.2.2.3.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa xã hội
- Thực hiện sự nghiệp phát triển giáo dục ở địa phương, phối hợp với
các trường học hy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi, tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của các nhà trẻ, lớp
mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản
lý trường Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học Phổ thông và các trường
Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa
gia đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các
dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể
thao, tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy các giá trị di tích lịch
sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp
luật.

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nhà nước theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già neo đơn, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo đúng quy định của pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ và tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa
trang thành phố tại địa phương.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
11
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
1.2.2.3.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làngchiến đấu trong khu vực phòng thủ ở địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch
đăng ký; quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện công tác xây
dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ tại địa phương.
- Tổ chức các biện pháp đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; thực hiện
biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài tại địa phương.
1.2.2.3.6 Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo
- Tổ chức và hướng dẫn, bảo đảm chính sách dân tộc và chính sách tôn
giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy
định của pháp luật.

1.2.2.3.7 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật.
- Tổ Hồ CHí Minhức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi
phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ của nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân theo
thẩm quyền cho phép.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơquan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về
sử lý hành chính theo quy định của pháp luật.
1.2.2.3.8 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
12
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu HĐND theo quy định của
pháp luật.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vu, quyền hạn cụ thể của cơ
quan chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp
trên.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế lao động, tiền lương theo phân
cấp của UBND cấp trên.
- Quản lý hồ sơ, mục, chú giải hành chính của xã.
- Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, điều chỉnh địa giới hành
chính trình HĐND cùng cấp thông qua đệ trình cấp trên xem xét, quyết định.
- Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
theo hướng dẫn của Chính phủ trình HĐND quyết định.
1.2.3 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hưng Lộc
1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức
Văn phòng UBND xã Hưng Lộc có cơ cấu tổ chức như sau:
1.2.3.2 Chức năng của văn phòng UBND xã Hưng Lộc
1.2.3.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp:

- Văn phòng UBND xã Hưng Lộc có chức năng tham mưu cho UBND
xã Hưng Lộc và chủ tịch UBND xã tìm kiếm các quyết định có hiệu quả.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
13
Văn phòng
Nguyễn Hữu Sơn
Văn thư
Lê Ly Lam
Bưu vụ
Hoàng Thanh
Huyền
Tạp vụ
Phạm Thị Hiền
Bảo vệ
Lê Văn Tý
Lê Duy Sơn
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
- Văn phòng UBND xã Hưng Lộc tổng hợp, thống kê và xử lý thông
tin đến UBND xã Hưng Lộc từ nhiều nguồn phục vụ cho hoạt động quản lý
của UBND.
1.2.3.2.2 Chức năng hậu cần:
- Văn phòng UBND xã Hưng Lộc đảm bảo các phương tiện kinh tế -
cơ sở vật chấtphục vụ cho hoạt động của UBND. Quản lý, sắp xếp, phân
phối và bổ sung kịp thời, đầy đủ các điều kiện vật chất để nâng cao hiệu quả
hoạt động của UBND xã Hưng Lộc.
1.2.3.3 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hưng Lộc:
- Xây dựng các chương trình làm việc của UBND xã Hưng Lộc và
chủ tịch UBND. Giúp UBND theo dõi, đôn đốc các ban ngành chuyên môn
thuộc UBND thực hiện các chương trình đó.

- Đảm bảo việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin được thường
xuyên kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của UBND và sự chỉ đạo,
điều hành của UBND xã, chủ tịch UBND xã. Thực hiện chế độ báo cáo
thông tin lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng kế hoạch công tác và lịch làm việc của UBND xã, chủ tịch
UBND xã.
- Giúp UBND xã trong việc tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại,
tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
- Chuẩn bị nội dung phục vụ các phiên họp UBND, các cuộc họp và
làm việc của chủ tịch UBND, phó chủ tịch UBND với các cơ quan, đơn vị,
tổ chức và công dân.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến, triển khai việc thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên, của
UBND xã, chủ tịch UBND xã đến các ban ngành và theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra các ban ngành cấp xã thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật đó.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
14
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND xã đảm bảo
đúng chủ trương đường lối của Đảng và quy định của pháp luật.
- Quản lý con dấu của UBND xã. Tổ chức quản lý Công tác văn thư,
lưu trữ hành chính ở UBND xã, hướng dẫn và kiểm tra các ban ngành thuộc
UBND xã về Công tác văn thư, lưu trữ và nhiệm vụ hành chính.
- Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ công chức, nhân viên, kinh phí, tài
sản, vật tư, hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước.
- Đảm bảo về điều kiện vật chất, kỹ thuật và các hoạt động khác của
UBND xã.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
15

Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
CHƯƠNG II:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
2.2 Công tác Văn thư - Lưu trữ
2.2.1 Công tác Văn thư
2.2.1.1 Khái niệm công tác văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn
bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…)
và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để
phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử
dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào
nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ
biến trong các cơ quan nhà nước.
Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các
tổ chức kinh tế chính trị - xã hội…(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức
hoặc cơ quan) dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều
khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp
nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi
chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán
bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư
như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
2.2.1.2 Đặc điểm của công tác văn thư
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP

16
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
• Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỷ thuật. Để làm tốt
công tác này, đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các
nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằng
phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin.
• Công tác văn thư mang tính chất chính trị cao. Bởi vì những nội
dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tức
phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình, kế
hoạch công tác, tổ chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của
Đảng, Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng.
• Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ
quan, tổ chức. Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của
mình, hoặc ít hoặc nhiều đều làm những việc có liên quan tới văn bản, tức là
đã làm một phần việc của công tác văn thư. Ví dụ: Lãnh đạo cơ quan hàng
ngày phải duyệt và ký văn bản, các chuyên viên, thư ký giúp việc phải soạn
thảo, giải quyết văn bản; các cán bộ văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ
tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi, đến, theo dõi việc giải
quyêt văn bản… Chính vì vậy, trong một cơ quan, tổ chức hễ người nào làm
một trong những công việc nói trên đều làm công tác văn thư (hoặc công tác
công văn, giấy tờ). Có thể gọi những người này là cán bộ làm công văn, giấy
tờ.
Hiện nay, thuật ngữ “cán bộ văn thư” được dùng phổ biến trong các
cơ quan, tổ chức. Đó là cụm từ dùng để chỉ những cán bộ, viên chức chuyên
trách làm một số phần việc của công tác văn thư như soạn thảo các văn bản
quy định, hướng dẫn công tác văn thư; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan, đơn vị; tiếp
nhận, chuyển giao văn bản; đăng ký văn bản đi, đến; quản lý sổ sách và cơ
sở dữ liệu đăng ký; bảo quản, sử dựng con dấu của các cơ quan, tổ chức…

Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
17
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Bất kỳ cơ quan nào cũng có một hoặc một số người được xếp hạng theo quy
định của Nhà nước như cán sự văn thư, chuyên viên văn thư…
• Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt
động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội,
mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với
hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức. Điều này hoàn toàn khác với
công tác lưu trữ, là một ngành hoạt động của Nhà nước hoặc rộng hơn là của
xã hội. Tuy nhiên, để làm tốt công tác văn thư, cần có sự quản lý và chỉ đạo
thống nhất về tổ chức cũng như chuyên môn nghiệp vụ trong từng cơ quan,
tổ chức nói riêng, trong phạm vi toàn quốc và quốc tế nói chung.
2.2.1.3 Nội dung của công tác văn thư
Theo Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư, nôi dung của công tác văn thư bao gồm:
• Soạn thảo và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao, in văn bản
- Ký văn bản.
• Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức :
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
- Tổ chức giải quyết các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ
- Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
• Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư:
- Các loại con dấu

- Phương pháp bảo quản
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
18
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
- Quản lý và sử dụng con dấu.
2.2.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung của công tác văn thư các cơ
quan phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản dưới đây:
2.2.1.4.1 Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào
việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây
dựng văn bản nhanh chóng sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng
mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ
giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của
những sự việc sử dụng nêu ra trong các văn bản.
2.2.1.4.2 Chính xác
- Chính xác về nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý (hợp pháp
và hợp lý).
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác.
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
+ Nội dung văn bản phải chính xác tuyết đối theo yêu cầu giải quyết
công việc, không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
- Chính xác về thể thức văn bản.
Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy
định theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT - BNV - VPCP của Bộ Nội vụ
và văn phòng Chính phủ, ban hành ngày 6/5/2005.
- Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ.
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả

các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao
văn bản…
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
19
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng
các chệ độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
2.2.1.4.3 Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, Nhà nước. Do vậy, việc xây dựng văn
bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ
văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được
quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội dồng Nhà nước và
quy chế bảo vệ bí mật của Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng.
2.2.1.4.4 Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,
việc yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền
đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan
nói riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày
nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước,
phù họp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cùng như điều
kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, các phát minh sáng
chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. Nói đến
hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư và thực hiện trang thiết bị văn phòng.
2.2.1.5 Vị trí, Ý nghĩa của Công tác văn thư.
2.2.1.5.1 Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy

quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ
quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và
chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
20
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt
động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà
nước.
2.2.1.5.2 Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn
vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin
cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin
bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào
hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính
pháp lý.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh
quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và việc lợi dụng sơ hở
trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của
cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng
như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan

thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
21
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
kho tài liệu lưu trữ quốc gia và các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được
nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các
cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ. Hồ
sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu
lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ
không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài lieeuh nộp
vào lưu trữ thấp, gây kho khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành
nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.
2.2.2 Công tác lưu trữ.
2.2.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ
là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
2.2.2.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ.
2.2.2.2.1 Nội dung của công tác lưu trữ.
Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài
liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ

thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;
Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ, tổ chức, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của
nhà nước về lưu trữ.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
22
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác
quốc tế về lưu trữ.
2.2.2.2.2 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ cơ bản sau:
Một là, Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ;
Hai là, Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài lieeuh
lưu trữ.
2.2.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài
liệu văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ được lại đầy đủ tài liệu
để bổ sung cho kho lưu trữ.
Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải
quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận
lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác.
Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được
tình trạng nhận tư văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không
mất công khôi phục và lập lại hồ sơ.
Như vậy, công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội
dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều
không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì thế các cơ quan
cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài

về sau.
2.2.4 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ ở
Việt Nam hiện nay
2.2.4.1 Quá trình nghiến cứu và ban hành các văn bản quản lý
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
23
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn thư lưu trữ
đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bắt đầu triển khai nghiên cứu vào
năm 1986 bằng đề tài cấp Nhà nước “Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông
tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia” mã số 48A.02.04. Đề tài đã tập trung
phân tích đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ, yêu cầu phân loại, xử lý thông
tin tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong việc ứng dụng
CNTT vào văn thư lưu trữ.
Kế thừa kết quả nghiên cứu của để tài, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã tiếp tục triển khai nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động quản
lý công tác văn thư,lưu trữ và quản lý tài liệu văn thư, lưu trữ.
- Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc quản lý văn bản đi - đến ở
văn thư cơ quan;
- Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu
lưu trữ;
- Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch
công chức lưu trữ;
- Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ CD - ROM vào việc lập phông bảo
hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (tài liệu Châu bản);
- Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ
văn thư vào lưu trữ;

- Nghiên cứu giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ, quản lý và khai
thác sử dụng tài liệu ghi âm trên CD.ROM;
- Giai đoạn 1996 - 2000, Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối
hợp với Trung tâm Tin học - Văn phòng Chính phủ, hoàn thiện chương
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
24
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
trình quản lý văn thư và xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hành
chính trên Lotus Notes.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành các văn bản quản lý và
hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ:
- Văn bản số 608/LTNN - TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về việc hướng dẫn ứng dụng CNTT trong văn thư, lưu trữ;
- Quyết định số 53 QĐ/LTNN - NVTW ngày 28/4/2000 của Cục Lưu
trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu in, bản hướng dẫn biên mục phiêu
tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu
lưu trữ;
- Quyết định số 131/QĐ - LTNN ngày 09/8/2002 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về việc mở Website của ngành Lưu trữ trên mạng Internet;
- Quyết định số 22/QĐ - LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi
âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện;
- Quyết định số 28/QĐ - LTNN ngày 07/3/2003 của Cục Lưu trữ Nhà
nước về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Website Lưu trữ Việt
Nam trên Internet;
- Văn bản số 240/VTLTNN - TTTH ngày 27/4/2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc chỉ đạo ứng dụng CNTT tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học;
- Quyết định số 244/QĐ - VTLTNN ngày 24/5/2005 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác
mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Quyết định số 324/QĐ - VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
25