bài tập lớn công nghệ phần mềm thiết kế phần mềm quản lý sinh viên trường vnit

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

--




Bộ Môn:Công Nghệ Phần Mềm

Đề Tài :

Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên VNIT

Giáo Viên Hướng Dẫn:Ths Nguyễn Duy Hải
Sinh Viên Thực Hiện:
1.Nguyễn Văn Căn(NT)
2.Nguyễn Vân Hân
3.Lê Xuân Hoan
4.Trần Công Kiên
5.Nguyễn Trọng Nhất
6.Nguyễn Văn Tùng
Lớp :K2CN3
Email:

Hà NộiTháng 10/2009
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

2





Lời mở đầu

Quản lý sinh viên là một công tác rất quan trọng và phức tạp mà bất kỳ đơn vị đào
tạo đại học nào cũng phải thực hiện. Bắt đầu từ việc làm thủ tục nhập học cho sinh viên
mới, tiếp đó là theo dõi và quản lý các thông tin về sinh viên trong suốt khoá học cũng
như việc hệ thống hoá, lưu trữ và bảo quản các thông tin kết quả học tập, hồ sơ cá nhân
sinh viên ngay cả khi họ đã ra trường.
Việc nắm bắt, quản lý các thông tin này đã được thực hiện ở hầu hết các trường
đại học. Tuy nhiên, thông tin ở dạng này chỉ dừng ở mức độ lưu trữ để khai thác theo các
khía cạnh tĩnh thay thế cho các hoạt động bằng tay hàng ngày. Quản lý sinh viên cần tính
đến các hoạt động tích cực hơn nữa, chẳng hạn như việc theo dõi các loại hình dịch vụ,
các hoạt động ngoại khóa, các thông tin thực tập, đi làm, cung cấp các dịch vụ trực tuyến.

Trước những khó khăn nêu trên, nhóm phần mềm chúng tôi lập dự án phần mềm
quản lý sinh viên tại trường VNIT nhằm mục đích cải thiện những khó khăn trên và lưu
trữ thông tin sinh viên một cách dễ dàng nhất.















Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

3


Phân công công việc của thành viên trong nhóm
Module 1:Đặc tả yêu cầu
Ngày bắt đầu: 15/09/2009
Ngày hoàn thành 9/10/2009

Ngày nộp bài: 12/10/2009
STT

Thành Viên Nhiệm vụ
1 Nguyễn Văn Căn(NT) Phân Tích Yêu Cầu chung đối với phần mềm
2 Nguyễn Văn Tùng Chức năng hệ thống
3 Nguyễn Văn Hân
4 Lê Xuân Hoan
Đặc tả yêu cầu chi tiết từng chức năng
Module2:Phân tích và thiết kế hệ thống
Ngày bắt đầu: 10/10/2009
Ngày hoàn thành 30/10/2009
Ngày nộp bài 31/10/2009
STT Thành Viên Nhiệm vụ
1 Nguyễn Văn Căn(NT) Thiết kế Class Diagram + Mô tả Class
2 Nguyễn Văn Hân Thiết kê + Mô tả giao diện
3 Lê Xuân Hoan Thiết kế Seequence Diagram
4 Nguyễn Trọng Nhất
5 Trần Công Kiên
Sơ đồ Usercase + Phân rã UserCase và Mô tả
UserCase
6 Nguyễn Văn Tùng Thiết kế Cơ sở dữ liệu + Mô tả CSDL
Module 3:Lập trình
Ngày bắt đầu: 13/10/2009
Ngày hoàn thành 18/11/2009
Ngày nộp bài 19/11/2009
STT Thành Viên Nhiệm vụ
1 Nguyễn Văn Căn(NT) Code trên Window Form(Visual basic 6.0)
2 Lê xuân Hoan Viết code trang web đăng ký học trực tuyến(asp)
và đóng góp ý kiến

Module 4:Kịch bản test
Ngày bắt đầu: 30/10/2009
Ngày hoàn thành 9/11/2009
Ngày nộp bài 10/10/2009
STT Thành Viên Nhiệm vụ
1 Nguyễn Văn Căn(NT) Test chức năng hệ thống,Đăng ký học trực
tuyến,góp ý
2 Nguyễn Văn Hân Test chức năng P.đào tạo
3 Nguyễn Trọng Nhất Test chức năng P.Quản lý sinh viên
4 Trần Công Kiên Test chức năng P.tài Vụ
5 Nguyễn Văn Tùng Test chức năng tra cứu,Trợ giúp


Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

4


Chữ ký:
Hà Nội ngày: / / /

Nhóm trưởng : Giáo viên hướng dẫn:


Nguyễn Văn Căn

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

5

Hồ Sơ Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống



Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

6

Phần 1:Hồ sơ đặc tả yêu cầu

Lời mở đầu 2
I.Yêu cầu chung đối với phần mềm 7
1.1 Yêu cầu người sử dụng: 7
1.2.Yêu cầu hệ thống: 7
II.Tổng quan chức năng hệ thống phần mềm 8
2.1 Phòng đào tạo: 8
2.1.1 Khoá Học 8
2.1.2 Điểm và Điểm thi 8
2.2 Phòng Quản lí Sinh viên: 8
2.2.2. Học Bổng 8
2.2.3 Tốt Nghiệp 9
2.2.4.Góp Ý 9
2.3. Phòng tài vụ 9
2.3.1 Thu học phí 9
2.3.2 Quản lý phát thưởng,học bổng 9
2.4. Sinh Viên 9
2.5 Người quản trị hệ thống 9

2.6 Sơ đồ tổng thể của hệ thống : 10
2.7 Cơ sở hạ tầng 11
2.8 Nhân Sự vận hành 11
2.9 Mô hình hoạt động của hệ thống phần mềm 12
2.9.1 Đào tạo theo chu kỳ của một học kỳ. 12
2.9.2 Tuyển sinh, nhập dữ liệu cho một học sinh mới 13
2.9.3 Quản lý sinh viên 14
III. Đặc tả yêu cầu chi tiết 15
3.1. Phòng đào tạo 15
3.1.1 Khoá học 15
3.1.2 Điểm và điểm thi 16
3.1.3 Chương trình học 17
3.1.4 Công tác chính trị tư tưởng 18
3.2. Phòng Quản Lý Sinh Viên 18
3.2.1. Hồ Sơ Sinh Viên 18
3.2.2 Quản Lý Học Bổng 21
3.2.3 Tốt Nghiệp 22
3.2. 4 Góp Ý 23
3.3 Phòng tài vụ 23
3.3.1 Chức năng thu học phí 23
3.3.2 Phát thưởng,học bổng 24
3.4 Quản trị hệ thống 25
3.5 Sinh Viên 26
IV. Phụ lục 27
4.1. Lý lịch điện tử 27
4.2 Cấu trúc biểu mẫu Error! Bookmark not defined.2

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

7


I.Yêu cầu chung đối với phần mềm
1.1 Yêu cầu người sử dụng:
- Các chức năng của phần mềm: Phải tuân theo quy chế và quy trình đào tạo của
trường .
- Phần mềm phải có giao diện thân thiện:Mọi người đều có thể sử dụng được không
nhất thiết là người trong nghành công nghệ thông tin.
- Hệ thống phải dễ sử dụng, dễ quản lý :Đảm bảo tốt cho việc sử dụng phần mềm để
quản lý cũng như tra cứu cùng thời điểm với số lượng lớn người sử dụng .
- Hệ thống cần có khả năng bảo mật tốt:Tất cả mọi thông tin cá nhân chỉ người
được phân quyền mới được phép xem xét và chỉnh sửa.
- Hệ thống có chức năng phục hồi sao lưu dữ liệu thường xuyên
- Hệ thống cần có khả năng mở rộng trong tương lai: Có thể đáp ứng những mở
rộng của trong việc bổ sung hoặc bớt các tính năng trong quá trình vận hành song
song với sự phát triển của công nghệ thông tin trong tương lai.
- Chi phí cho hệ thống phải hợp lý, vừa phải, không vượt quá ngân sách cho phép
nhưng đồng thời vẫn đáp ứng được yêu cầu công việc.
- Phần mềm phải đi kèm với hướng dẫn sử dụng :Hướng dẫn chi tiết cho từng chức
năng, với các chức năng quan trọng phải có những giải thích kĩ về nghiệp vụ và hướng
dẫn người mới sử dụng có thể tự học sử dụng và khai thác dữ liệu một cách tốt nhất.
- Bảo hành bảo trì:Bảo hành bảo trì miễn phí trong 04 năm sử dụng.
1.2.Yêu cầu hệ thống:
-Yêu cầu chức năng:
+ Chức năng quản trị hệ thống, cho phép người quản trị hệ thống có thể quản lý
người sử dụng, phân quyền, quản lí danh mục và vận hành hệ thống.
+ Chức năng quản lý thông tin cho phép các bộ phận đào tạo,quản lý sinh
viên,phòng tài vụ ….các đơn vị thành viên thực hiện cập nhật và quản lí thông tin

hoạt động các đơn vị mình.
+ Chức năng tra cứu thông tin , cho phép người truy cập hệ thống có thể xem các
thông tin về sinh viên,cũng như hoạt động của cácphòng ban thành viên trong trường
.

-Yêu cầu phi chức năng, hệ thống có các chức năng như:
+ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
+ Truy xuất dữ liệu nhanh, khả năng lưu trữ dữ liệu tốt
+ Tìm kiếm nhanh, thuận tiện
+ Hệ thống bảo mật cao
+ Đáp ứng được những yêu cầu nghiệp vụ

-Yêu cầu miền ứng dụng:
+ Chạy đựơc trên các hệ điều hành khác nhau
+ Giao diện được thiết kế theo chuẩn E-learning Presenter 7.0
+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 tập trung.
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

8

+ Người quản lý được phép in thông tin về sinh viên ,các báo cáo và thống kê
tương ứng với mỗi chức năng của hệ thống phần mềm .

II.Tổng quan chức năng hệ thống phần mềm
Căn cứ tài liệu về quy chế đào tạo và quy trình thực hiện quản lí đào tạo tại
trường có thể phân chia các đối tượng sử dụng hệ thống theo các phòng ban chức năng:
2.1 Phòng đào tạo:
2.1.1 Khoá Học

- Người QL:
+QL Khoa
+QL Lớp
+QL cán bộ Lớp
+QL Giáo viên chủ nhiệm
2.1.2 Điểm và Điểm thi
-Người QL:
+Phân quyền nhập điểm với từng giáo viên
+Lập lịch thi, phòng thi
+Xử lý các tình huống nợ học phí(xét điều kiện thi)
+Lập Danh sách thi lại
+Tính điểm trung bình các môn học, điểm trung bình năm…
+Khoá điểm
+Mở khóa điểm
+Lập lịch học lại
+In báo cáo ,thống kê
2.1.3 Chương trình học
-Người Quản Lý:
+QL môn học
+QL sắp xếp lịch học
+QL giáo viên dạy

2.2 Phòng Quản lí Sinh viên:
2.2.1.Hồ Sơ Sinh Viên
- Người QL:
+QL Hồ sơ chi tiết sinh viên(Thêm,Sửa,xoá)
+QL chế độ chính sách
+QL xét lên lớp đối với SV
+QL khen thưởng,kỷ luật
+Tìm kiếm, thống kê

+In báo cáo,in thông tin SV

2.2.2. Học Bổng
-Người Quản Lý:
+Cập nhật mức học bổng
+Xét Điều kiện và lên danh sách
+Cập nhật phát học bổng(tài vụ)
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

9

+In danh sách SV nhận học bổng
-Sinh Viên:
+Tra cứu danh sách sv nhận học bổng
2.2.3 Tốt Nghiệp
-Người Quản Lý:
+ Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp cho mỗi sinh viên
+ Xếp loại tốt nghiệp
+ In số liệu xét tốt nghiệp
+ Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp
+ In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm
+Theo dõi và cập nhật thông tin phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp
+Tổ chức lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp
+Tổ chức xét tốt nghiệp bổ xung

2.2.4.Góp Ý
-Người QL:
+QL Góp ý của sinh viên

+In góp ý
2.3. Phòng tài vụ
2.3.1 Thu học phí
-Người QL:
+Tính Tiền Học Phí(Xét điều kiện miễn giảm…)
+Cập nhật tình trạng nộp học phí
+In báo cáo

2.3.2 Quản lý phát thưởng,học bổng
-Người QL:
+Tiếp nhận danh sách sinh viên được phát thưởng(QL sinh viên)
+Cập nhật tình hình phát học bổng
+In danh sách

2.4. Sinh Viên
-Tra cứu hồ sơ sinh viên
-Tra cứu điểm
-Tra cứu lịch học
-Tra cứu tình trạng nộp học phí.
-Tra cứu kết quả thi tốt nghiệp
-Góp ý(Thực hiện trên trang web của trường )
-Đăng ký học trực tuyến (Thực hiện trên trang web của trường )

2.5 Người quản trị hệ thống
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

10

-Đăng nhập,đăng xuất
-QL NSD và phân quyền NSD
-Kiểm xoát NSD truy cập hệ thống
-Ghi lại nhật ký NSD
-Tách dữ liệu theo từng khoá
-Sao lưu phục hồi dữ liệu





2.6 Sơ đồ tổng thể của hệ thống :

Dữ liệu của trường được đặt tại “Máy chủ cơ sở dữ liệu”, nơi đây chứa dữ liệu về sinh
viên , chứa dữ liệu về mô hình đào tạo của trường. Hệ thống các phần mềm khai thác dữ
liệu được xây dựng tuân thủ việc khai thác và cập nhâp dữ liệu theo quy chế đào tạo của
nhà trường.

Hiện tại, tất cả các thông tin liên quan đến sinh viên như hồ sơ sinh viên,quy chế,
cơ cấu tổ chức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách đều đưa trên website của trường,
người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó. Tuy nhiên, chưa có sự liên tác giữa hệ thống
quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưa được tự động hóa để, do đó
không đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện.
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

11

Giải pháp:Để có thể triển khai phần mềm này trên hệ thống website cần có 1

đường truyền riêng Leased line với tốc độ truyền khoảng >8Mb với cơ sở dữ liệu dùng
chung SQL.
2.7 Cơ sở hạ tầng
Cơ sở vật chất phục vụ hệ thống tối thiểu gồm:
- 03 máy chủ mạnh (4GB RAM, ổ cứng > 120G, tốc độ 2.5GHZ trở lên). 3 máy chủ
này có kết nối với mạng Internet (khuyến cáo đường Leased line > 8MB), có địa chỉ
IP tĩnh. Trên máy chủ cài các phần mềm:
+ Hệ điều hành Window Server 2003 SP2.
+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 bản Express.
+Net framework 3.5.

- 01 mạng LAN kết nối tới tất cả các đơn vị sử dụng trong trường.
- Các máy trạm tại các đơn vị sử dụng:
+Cấu hình 1GB RAM trở lên, ổ cứng rỗi trên 20GB, tốc độ > 2.5 GHZ).
+Các máy trạm kết nối với máy chủ qua mạng LAN.
+Hệ điều hành Window Xp hoặc Window 7, .NET Framework 3.5.
2.8 Nhân Sự vận hành
Với trường quy mô khoảng 6.000 sinh viên theo học:
- 02 quản trị hệ thống phần mềm.
- Nhân sự tại các phòng ban chức năng.
- 02 nhân sự quản trị mạng.
- 02 nhân sự phát triển và duy trì hệ thống.
Nhân sự quản trị hệ thống cần có chuyên môn và kinh nghiệm trong việc quản trị và
điều hành hệ thống lớn. Nắm được quy trình và quá trình đào tạo của trường.
Nhân sự tại các phòng ban chức năng: hiểu được nghiệp vụ của phòng ban mình thực
hiện, có khả năng sử dụng các ứng dụng trên nền tảng Windows.
Nhân sự quản trị mạng: vận hành mạng LAN, xử lí các sự cố về mạng, bảo vệ hệ
thống chống lại tấn công từ chối dịch vụ, virus.
Nhân sự phát triển và duy trì hệ thống: có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng phần
mềm.

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

12

2.9 Mô hình hoạt động của hệ thống phần mềm
2.9.1 Đào tạo theo chu kỳ của một học kỳ.
Công việc chính của trường được lặp đi lặp lại trong mỗi học kỳ theo sơ
đồ sau:
<tham khảo tài liệu phan tích yêu cầu phần mềm ĐHSP>

Lập kế
hoạch đào
tạo
Lập thời

khóa biểu

Xét điểm,
nhận sinh
viên
Thu học phí
của học sinh
Tính toán khối
lượng giảng dạy và
lập thời khóa biểu
Tổ chức thi
kết thúc học
kỳ
Tiến hành
kiểm tra
giữa kỳ
Xét tốt nghiệp
cho sinh viên
đủ điều kiện
Quản lý
điểm thi kết
thúc học kỳ
Tổng hợp
kết quả của
sinh viên
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

13

2.9.2 Tuyển sinh, nhập dữ liệu cho một học sinh mới.
Để thực hiện được quy trình trên còn có một công việc có được lặp lại
hàng năm đó là việc tiếp nhận học sinh khóa mới. Sau đây là sơ đồ tiếp nhận học sinh
khóa mới:





















Bắt đầu
Nhận thí sinh xét
tuyển vào trường
Lập dự kiến về số

lượng học sinh mỗi
lớp cho tưng ngành
,khoa
Xét, lập danh sách
trúng tuyển và gửi
thông báo
Làm thủ tục nhập
học choóinh viên
Chuyển dữ
liệu sang đào
tạo và quản lý
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

14

Bước 1: Các thí sinh đủ điều kiện nộp hồ sơ xin dự tuyển và nộp cho nhà trường.
Bước 2: Nhà trường căn cứ vào khả năng đáp ứng xác định số lớp và thông báo
thông số tuyển sinh.
Bước 3: Xác định danh sách thí sinh trúng tuyển theo yêu cầu của nhà trường.
Gửi thông báo.
Bước 4: Thí sinh trúng tuyển đến nhập học. Phân lớp cho từng sinh viên
Bước 5: Dữ liệu học sinh được chuyển xuống phòng đào tạo và quản lý học viên
để quản lý và theo dõi.

2.9.3 Quản lý sinh viên
Song song với việc đào tạo và quản lý sinh viên về mặt tài chính gồm
những mặt thể hiện sơ đồ sau:

Quản lý hồ
sơ, lý lịch
học sinh
Quản lý chế
độ chính
sách
Quản Lý
Sinh Viên
Quản lý Học
phí
Quản lý kết
quả học tập
Quản lý khen
thưởng, kỷ
luật
Quản lý
sinh viên tốt
nghiệp
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

15



III. Đặc tả yêu cầu chi tiết

3.1. Phòng đào tạo

-Phòng đào tạo là một trong các phòng có chức năng chịu trách nhiệm tổ chức
quản lý công tác giảng dạy và học tập trong trường bao gôm các hệ đào tạo chính quy và
cao đăng, hệ không chính quy đại học.



3.1.1 Khoá học
-
STT Chức Năng Mô Tả
1 Quản lý khoa Cho phép ta quản lý tất cả các khoa cuả từng khoá học
trong trường, Mục đích để quản lý cán bộ, giảng viên
cũng như sinh viên trong khoa.
2 Quản Lý Lớp -Quản lí số lượng học viên,tỉ lệ học viên lên lớp và tỉ
lệ học viên tự học ỏ nhà
-Quản lý được tình trạng học tập và sinh hoạt của lớp
-Quản lý sự chuyên cần của mổi sinh viên trong lớp
-Quản lý hoặt động của lớp như: thể thao, giải trí, hoạt
động đoàn của lớp…
3 Quản lý cán bộ lớp -Tên cán bộ lớp các mảng :hoạt động đoàn,học tập
,hoạt động khác
-Theo dõi và quản lý học tập đối với tập thể lớp và các
thành viên trong lớp
-Tổ chức các hoạt động khác của lớp như văn hoá
nghệ thuật thể thao vui chơi
-Tổ chức lớp tham gia đầy đủ các phong trào do sinh
viên và khoa phát động
-Phối hợp hoạt động với ban chấp hành chi đoàn chi
hội sinh viên
-Giải quyết những vướng mắc tồn tại và những việc
phát sinh khác của lớp giữ vững đoàn kết trong nội bộ

lớp
4 Quản lý giáo viên chủ
nhiệm
-Mối giáo viên chủ nhiệm sẽ phụ trách bao nhiêu lớp
-Thông qua GVCN sẽ giúp sinh viên nắm bắt đươc:
+Mục tiêu nội dung chương trình đào tạo của ngành và
chuyên nghành ,nhất là phương pháp học tập và
NCKH ở bậc đại học, định hướng nghề nghiệp cho
sinh viên
+Giúp sinh viên nắm và thực hiện nghiêm túc các quy
chế các quy định hiện hành,các chính sách chế độ có
liên quan đến sinh viên
như: Họ tên,bố mẹ sinh viên, địa chỉ nhà,nơi
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

16

+Hướng dẫn ban cán sự lớp về các vấn đề như:theo
dõi và quản lý học tập các thành viên trong lớp,tổ chức
các hoạt động vui chơi giải trí …
5 Tra cứu thông tin +Nắm chắc các thông tin cơ bản về sinh viên như :họ
và tên sinh viên bố mẹ sinh viên,địa chỉ của bố mẹ
sinh viên, nơi thường trú cư trú của bố mẹ sinh
viên,nơi ngoại trú hoặc nội trú của sinh viên, số điện
thoại liên lạc

3.1.2 Điểm và điểm thi
-

STT Chức năng Mô tả
1 Phân qưyền nhập điểm
với từng giáo viên
-Chỉ định giáo viên vào điểm cho từng môn học hoặc
khoá học nhất định.
-Giáo viên nhập điểm phải có trách nhiệm trong việc
vào điểm của mình.
-Điểm thi lại và điểm học lại phải được phân biệt một
cách rõ ràng.
2 Lập lịch thi, phòng thi -Giúp lên kế hoạch về thời gian,địa điểm hợp lý
-Xếp lịch thi cho từng môn, phân công giáo viên coi
thi
-Giúp sinh viên chủ động sắp xếp công việc và có thời
gian chuẩn bị trước khi thi.
- Khi tổ chức thi người sử dụng có thể loại
bỏ số sinh viên không đủ điều kiện dự
thi, và có danh sách những sinh viên đó.
Gộp được danh sách sinh viên từ nhiều
lớp khác nhau do người dùng lựa chọn.
Chia phòng thi được thực hiện theo 2
cách sau:
+ Chia đều số sinh viên ra số
phòng, số phòng do người dùng
nhập vào.
+ Chia theo số lượng sinh viên
của từng phòng đã được xác
định trước, số sinh viên từng
phòng do người sử dụng nhập
vào.

Lọc được những sinh viên thi lại, học lại
khi tổ chức thi lần 2 trở đi theo các tiêu
chí như: Lấy từ danh sách đăng ký thi
lại, lấy từ danh sách lớp, lấy từ danh sách
đăng ký học lại. Có thể xem danh sách
sinh viên của các môn đã được tổ chức
trong một phòng thi theo kỳ của năm
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

17

học.
3 Xử lý các tình huống nợ
học phí(xét điều kiện
thi)
-Đưa ra thời hạn nhất định cho sinh viên
-Xét điều kiện thi
-Đưa ra những biển pháp hợp lý giúp đỡ những sinh
viên có hoàn cảnh khó khăn hoàn thành học phí một
cách nhanh nhất.
-Đưa ra những biện pháp phù hợp đối với những sinh
viên cố tình chậm chể học phí.
4 Lập danh sách thi lại

-Tổng hợp danh sách sinh viên phải thi lại và lập lịch
-Xử lý các tình huống phát sinh VD: thi cải tiến:
-Giúp NQL sẽ lập danh sách những sinh viên đã đăng
ký thi lại của một học phần trong kỳ của khoá học.

5
Tính điểm trung bình
các môn học,ĐTB năm
-Tổng hợp điểm thi của mỗi lẩn thi
-Tổng hợp điểm các môn thi
-Tính ĐTB mỗi học kỳ
-Tính điểm trung bình năm
6 Lập lịch học lại -Phòng ĐT thống kê danh sách học viên học lại
-Xem xét lên lịch học lại
-Chức năng này giúp người sử dụng lập
danh sách những sinh viên đăng ký học
lại, người sử dụng có thể lập danh sách
các sinh viên đăng ký học lại của lớp này
học ở lớp khác nhau tùy vào học phần
học của sinh viên đó đã đăng ký.
7 In báo cáo thống kê -Sau mỗi đợt thi cuối kỳ,sau mỗi năm phải có thống kê
báo cáo
8 Tra cứu điểm -Giúp GVCN,học viên tra điểm
-Giúp sinh viên có kế hoạch học tập hợp lý
-Cho sinh viên biết kết quả học của những môn mình
đã học để có những phương hướng sau này cho mình:
VD nếu không qua biết để đăng ký thi lại hoặc học lại,
nếu điểm tra cứu không khớp với điểm thi mình biết
khi sau khi thi(đối với những môn thi trắc nghiệm biết
điểm ngay) để biết báo với bộ phận vào điểm
9 Đăng kí học lại -Sinh viên phải đăng ký học lại với GVCN hoặc P ĐT
-Nộp lệ phí
10 Khoá điểm Khóa không cho phép sửa chữa điểm sau
khi đã cập nhật dữ liệu điểm chính xác.

11 Mở khoá điểm Mở khóa điểm để hiệu chỉnh lại dữ liệu
điểm sai lệch.

3.1.3 Chương trình học
STT Chức năng Mô Tả
1 Quản lý môn học -Lên lịch các môn học cho từng giai
đoạn,số trình, tiết
-Số lượng môn học cho loại hình đào tạo
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

18

-Quản lý những môn đã học, những môn
chuẩn bị học và những môn sẽ học tiếp
theo
2 Quản lý sẵp xếp lịch học -Sắp xếp môn theo cách nào VD:theo
logic học môn nào trước môn nào sau
-Sắp xếp làm sao cho phù hợp nhất với
sinh viên ví du: những môn chuyên
nghành hoặc những môn thi tốt nghiệp
cho học vào những năm cuối để sinh viên
có thể đảm bảo kiến thức sau này
3 Quản lý GV dạy -Quản lý giảng dạy đối với giáo viên,số
lượng thời gian lên lớp,dạy lý thuyết kết
hợp thực hành
-Phương pháp giảng dạy
4 Tra cứu lịch học -Giúp giảng viên ,học viên biết trước lịch
học tạo điều kiện cho học viên lên kế

hoạch

3.1.4 Công tác chính trị tư tưởng
- Nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của cán bộ sinh viên đề xuất các chủ trương
,biện pháp và kế hoạch chính trị tư tưởng
- Tổ chức học tập nghị quyết đường lối chính sách của Đảng ,sinh hoạt chính trị
đầu khoá, cuối khoá và đầu năm cho cán bộ và sinh viên
- Phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ,Hội sinh viên nắm được tình hình và
những chủ trương mới của trường,của ngành, tình hình thời sự trong nước và quốc tế
- Phối hợp với đoàn thể trong trường xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh
3.2. Phòng Quản Lý Sinh Viên
Bao gồm tất cả thông tin sinh viên từ khi nhập học đến khi ra trường. Gồm các
thông tin hoạt động và thông tin đào tạo về sinh viên.Từ đó Người quản lí có thể biết
được tình trạng của sinh viên trong suốt quá trình học tại trương.
Người quản lí thường xuyên cập nhật (Thêm,sửa ,xóa)thông tin về sinh viên
.Những thay đổi sẽ liên thông với các chức năng khác để tự động cập nhật.

3.2.1. Hồ Sơ Sinh Viên
STT Chức năng Mô tả
1
Cập nhật thông tin về sinh viên Cho phép thay đổi các thông tin cá nhân
của sinh viên.
Các thông tin cá nhân đã được cập nhật
trước ở phần tiếp nhận sinh viên. Nếu có
thay đổi quản lí cập nhật trực tiếp dữ liệu
sinh viên để thay đổi.
Khi dữ liệu đã được thay đổi thì tất cả
các chức năng ở các bộ phận liên quan sẽ
được thay đổi theo.
2

Quản lí sinh viên chế độ chính sách Cập nhật các thông tin liên quan đến chế
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

19

độ chính sách của sinh viên.
Một sinh viên của trường có thể được
hưởng nhiều chế độ chính sách. Hệ
thống cho phép NQL dễ dàng cập nhật
và thống kê theo các chế độ chính sách
để kịp thời đưa ra các quyết định về hỗ
trợ sinh viên.
3
Quản lí sinh viên – miễn giảm học phí

Cập nhật các thông tin về miễn giảm học
phí cho từng sinh viên.
Hệ thống phần mềm đảm bảo quản lí
được danh sách sinh viên trong các hình
thức miễn giảm để bộ phận thu học phí
căn cứ vào đó miễn giảm cho sinh viên
số tiền học phí phải nộp.
4 Theo dõi tình hình học tập của sinh
viên
Liên thông với Quản lí đào tạo(quản lý
điểm ,điểm thi) để xem kết quả học tập
của sinh viên.

5 Quản lý kết quả rèn luyện sinh viên Cho phép người dùng nhập khung đánh
giá của từng sinh viên như đánh giá về
học tập, đánh giá về ý thức Quản lý
được điểm rèn luyện của từng học kỳ,
năm học, từng khóa học, điểm rèn luyện
năm học được tính từ học kỳ, điểm rèn
luyện của từng khóa được tính theo
cácnăm với các hệ tương ứng do nhà
trường quy định. Tổng hợp được điểm
từ khung
điểm theo các tiêu chí đánh giá đã
được nhập vào.
6 Quản lý xét lên lớp đối với sinh viên - Cho phép người quản lý có thể xem kết
quả học tập, ý thức rèn luyện trong quá
trình học tập năm học đó của từng sinh
viên giúp người quản lý có thể xét cho
những sinh viên nào được lên lớp, những
sinh viên nào bị lưu ban lại.

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

20


Danh sách thôi học, ngừng
học
Chức năng giúp người sử dụng tổng hợp
số sinh viên ngừng học, thôi học theo

từng lớp điều kiện xét theo quy định của
bộ giáo dục
và đào tạo. Người sử dụng có thể in
danh sách tổng hợp hoặc in
danh sách chi tiết những trường hợp
ngừng học, buộc thôi học đưa ra được lý
do.
7 Quản lý khen thưởng, kỷ luật đối với
sinh viên
Chức năng này cho phép người quản lý
có thể xem thông tin kết quả học tập,
xem thông tin quá trình rèn luyện học
tập trong năm học từng sinh viên để
quyết định khen thưởng đối với sinh viên
có kết quả học tập và ý thức rèn luyện
tốt trong năm học và có hình thức kỷ luật
đối với sinh viên có ý thức học tập kém.
Tìm kiếm, thống kê

Tìm kiếm sinh viên theo
nhiều tiêu chí
8
Thống kê sinh viên theo
ngành học và các thông tin
trong hồ sơ
Chức năng tìm kiếm có thể tìm theo các
tiêu chí khác nhau để tìm kiếm như theo
họ tên, theo lớp, theo hộ khẩu thường trú
và xem các thông tin hồ sơ lý lịch của
sinh viên với tốc độ cao và tiềm kiếm

nhanh, không phân biệt chữ hoa hay chữ
thường

Chức năng này thống kê số lượng sinh
viên trong trường, chức năng thống kê
theo các tiêu chí như theo ngành học,
theo khoa, theo hệ… và theo thông tin
hồ sơ như là thuộc đối tượng nào, thành
phần , giới tính, nhóm trợ cấp…
9 In báo cáo,in thông tin SV Cho phép kết nối với máy in in ra thông
tin của sinh viên, thống kê danh sách
sinh viên.
Chức năng cho phép kết xuất báo cáo
tổng hợp hoặc danh sách chi tiết các sinh
viên lưu danh sách và kết xuất danh
sách ra thành báo áo
dạng excel

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

21

3.2.2 Quản Lý Học Bổng
Chức năng này cho phép người quản lý(NQL) có thể cập nhật thông tin mức học
bổng hiện thời để đưa ra mức học bổng, cập nhật thông tin xét học bổng cho từng sinh
viên. Lên danh sách những sinh viên nhận học bổng và phát học bổng cho tất cả sinh viên
nhận được học bổng.

STT Chức năng Mô tả
1 Cập nhật mức học bổng - Cập nhật các mức học bổng hiện thời
và tiêu chuẩn để đạt được các mức học
bổng đó. Phục vụ cho việc xét học bổng
cho sinh viên.
- Tính điểm thưởng theo các mức ưu
tiên.
-Tính học bổng chính sách, lập danh
sách đề nghị xét học bổng chính sách,
danh sách đề nghị cấp học bổng chính
sách.
-Tính học bổng trợ cấp xã hội, trợ cấp ưu
đãi, lập danh sách đề nghị xét trợ cấp,
danh sách đề nghị cấp học bổng trợ cấp.
-Hỗ trợ xét học bổng khuyến khích học
tập.

2 Xét Điều kiện và lên danh sách học
bổng
-Dựa vào điểm trung bình học kỳ của
sinh viên và tiêu chuẩn để đạt các mức
học bổng theo quy định hiện thời để
quyết định sinh viên có được học bổng
hay không và được học bổng loại (mức)
nào.
-Yêu cầu hệ thống ghi nhận kết quả xét
học bổng.
- Sau khi có kết quả những sinh viên đạt
học bổng lên danh sách gửi cho phòng

Tài Vụ.
3 Cập nhật phát học bổng Liên thông với phòng "quản lý tài vụ",
cập nhật tất cả các sinh viên nhận được
học bổng và mức học bổng sinh viên
nhận được.
4 In danh sách SV nhận học bổng Cho phép in ra thông tin sinh viên nhận
được học bổng, thống kê báo cáo những
sinh viên nhận được học bổng, mức học
bổng sinh viên nhận được.



Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

22


3.2.3 Tốt Nghiệp

STT Chức năng Mô tả
1 Xét điều kiện tốt nghiệp -Chức năng này giúp người sử dụng
quản lý và liệt kê danh sách sinh viên
làm luận văn hoặc thi tốt nghiệp.
-Xét điều kiện tốt nghiệp và làm luận
văn, sinh viên phải thỏa mãn được tất cả
các điều kiện từ học tập, học phí, KTX,
thư viện…mới
được tốt nghiệp hoặc làm luận văn. -

Chức năng này có thể lọc và liệt kê ra
những sinh viên vẫn còn nợ môn và chưa
được tốt nghiệp.
-Chức năng còn có thể chuyển đổi
những sinh viên từ thi tốt nghiệp sang
làm luận văn và ngược lại khi người sử
dụng lựa chọn.

2 In số liệu xét tốt nghiệp -Chức năng này sẽ cho phép người quản
lý in ra danh sách sinh viên đủ điều kiện
xét tốt nghiệp
-In danh sách sinh viên tốt nghiệp và làm
luận văn theo từng đợt và danh sách sinh
viên chưa đủ điều kiện tốt nghiệp

3 Xếp loại tốt nghiệp -Cập nhật kết quả thi tốt nghiệp của
từng sinh viên theo khoá,lớp vào CSDL.
-Lên danh sách sinh viên có kết quả cao
nhất có hình thhức khen thưởng.
-Dựa vào kết quả .Chức năng này còn
cung cấp các chức năng xét tốt nghiệp
cho các sinh viên loại giỏi,khá,trung
bình….
4 Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp -Báo cáo số lượng và thông tin liên quan
về Sv tham dự thi tốt nghiệp :Ngày tổ
chức thi,hội đồng thi,ban giám khảo….
-Báo cáo số lượng danh sách sinh viên
đỗ tốt nghiệp ,trượt tốt nghiệp
5 In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng
điểm

6 Theo dõi và cập nhật thông tin phát
bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp
-Cấp phát các loại văn bằng chứng chỉ.
Có khả năng cấp phát cho những sinh
viên tốt nghiệp ra trường hoặc những
người học các chứng chỉ không có hồ sơ
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

23

lưu lại trường.
- Quản lý thu hồi các văn bản, chứng chỉ.
Quản lý các văn bằng báo mất. Thống kê
các loại bằng cấp mà nhà trường đã cấp
phát .
-Cập nhật thông tin về việc phát bằng
:sinh viên đã nhận bằng hay chưa,ngày
tháng nhận …. Vào CSDL
7 Lưu trữ hồ sơ tốt nghiệp Cho phép lưu trữ toàn bộ hồ sơ tốt
nghiệp theo từng khoá .
8 Xét tốt nghiệp bổ xung Chức năng này giúp người sử dụng cập
nhật và quản lý danh sách sinh viên chưa
được thi tốt nghiệp do một lý do nào đấy
hoặc những sinh viên được thi tốt nghiệp
nhưng chưa qua. Người sử dụng có thể
in danh sách sinh viên nợ tốt nghiệp

3.2. 4 Góp Ý
Chức năng này cho phép tiếp nhận những đóng góp ý kiến và đưa ra những ý kiến
tích cực bổ sung cho hệ thống.

STT Chức năng Mô tả
1 Quản lý góp ý Người quản lý sẽ tiếp nhận tất cả những
ý kiến góp ý của mọi người. NQL sẽ
xem xét và đưa ra những thông tin góp ý
tích cực để có thể kịp thời bổ sung những
thiếu sót giúp cho hệ thống ngày càng
hoàn thiện hơn nữa.

2 In góp ý Cho phép NQL in ra những thông tin
góp ý của tất cả

3.3 Phòng tài vụ

3.3.1 Chức năng thu học phí
STT Chức năng Mô tả
1 Tính Tiền Học Phí -Nhân viên phòng tài vụ sẽ lên danh sách
khoản thu học phí tương ứng với mỗi
hình thức học tại trường:hệ đại học ,hệ
cao đẳng,trung cấp
- Cho phép quản lý theo học kỳ và theo
tháng .
-Liên thông với “QL hồ sơ sinh
viên”Miễn giảm học phí với từng đối
tượng như con thưong binh,bệnh binh,hộ
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

24

nghèo…
2 Cập nhật tình trạng nộp học phí của
sinh viên
-Song song với việc tính tiền học phí
,nhân viên phòng tài vụ sẽ thu khỏan
tiền học phí của từng sinh viên và cập
nhật vào cơ sở dữ liệu gồm các thông
tin:mãSV,họ tên,khoá hoc, khoa
,lớp,ngày tháng nộp tiền và số tiền đã
nộp
-Lên danh sách sinh viên chưa nộp học
phí ,nộp quá thời hạn…(liên tác module
quản lý Sinh viên), hoãn thi, kỷ luật thi.


3 In biên lai thu tiền và thống kê báo
cáo
-Phần mềm được kết nối với máy in cho
phép nhân viên tài vụ in ra biên lai thu
tiền gồm đầy đủ thông tin trong mẫu
biên lai thu tiền.
-In phiếu thu từng lần thu; lập các báo
cáo tổng hợp tình hình đóng học phí tới
từng khoá - lớp.

3.3.2 Phát thưởng,học bổng

STT Chức năng Mô tả
1 Tiếp nhận danh sách SV nhận thưởng -Dựa vào chức năng học bổng trong
module quản lý sinh viên .chức năng này
giúp Nhân viên phòng tài vụ cập nhật
nhanh danh sách sinh viên cũng như
mức học bổng .

2 Cập nhật phát học bổng -Lập lịch phát học bổng
-Đưa ra danh sách phát học bổng theo
kỳ.
-Lưu trữ lại toàn bộ sinh viên đã nhận và
số tiền đã chi nhằm phục vụ cho công
việc báo cáo thu chi.
3 In báo cáo -Chức năng này hỗ trợ NV tài vụ dễ
dàng lập báo cáo về khoản chi cho công
tác khen thưởng ,nhận học bổng của sinh
viên .
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

25


3.4 Quản trị hệ thống
Phân hệ này cho phép người quản trị hệ thống có thể thực hiện các chức năng
quản trị như cấp phát tài khoản người sử dụng, phân quyền (vai trò) cho người dùng và
các chức năng của hệ thống.

Người quản trị có thể phân quyền cho từng user sử dụng các chức năng của hệ thống,
tương tự cũng có thể phân quyền cho từng chức năng tới từng vai trò.
Vai trò chủ đạo của Quản trị hệ thống, với nhiệm vụ là: Quản trị vận hành hệ
thống, cấu hình, thiết lập các thông số để phần mềm có thể vận hành đúng thực tế. Tạo và
phân quyền cho các tài khoản sử dụng hệ thống. Trong phân hệ này, cần đảm bảo tối
thiểu các chức năng sau:

STT Chức năng Mô tả
1 Quản lí User -Đây là người sử dụng hệ thống, người
quản trị có thể thêm user, sửa thông tin
user và xóa user.
-Thay đổi mật khẩu của Người Quản Trị
2 Quản lí vai trò
Phân quyền theo chức năng
Người quản trị có thể cấp phát quyền cho
từng nhóm người sử dụng để thuận tiện
trong quá trình quản lý chẳng hạn
như:Nhân viên phòng tài vụ chỉ có quyền
về chức năng nhập học phí…
3 Phần quyền theo vai trò từng NSD Người quản trị có thể cấp phát quyền và
thu hồi vai trò cho từng user
Quản lý phiên làm việc 4
Ghi nhật ký sử dụng
-Với chức năng này người quản trị sẽ
ghi nhận ai, làm gì, vào lúc nào
-Kiểm soát người dùng đang truy cập.
5 Chức năng tách dữ liệu -Tách dữ liệu các khoá học cũ ra khỏi cơ
sở dữ liệu chính.

6 Chức năng sao lưu dữ liệu và phục

hồi
-Người quản lý có quyền Sao lưu dữ liệu
dự phòng sự cố thường xuyên theo
ngày,tháng ,theo từng kỳ .
-Ngoài ra chức năng này còn hỗ trợ việc
tự động sao lưu khi hệ thống được cấu
hình tự động sao lưu
-Hệ thống hỗ trợ phục hồi từ dữ liệu sao
lưu.