Phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý (2).DOC

LỜI MỞ ĐẦU
Thông tin từ lâu đã được đánh giá có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế.
Ngày nay, xã hội loài người đang chuyển sang một hình thái phát triển mới : xã hội
thông tin. Thông tin có vai trò rất quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội :
kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa...
Đối với đất nước ta trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn hội nhập và phát triển,
nhất là trong bối cảnh khi chúng ta vừa gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO. Các
doanh nhiệp của chúng ta đang đứng trước những cơ hội, thách thức, khó khăn mới. Để
đảm bảo sẽ đứng vững và phát triển trong giai đoạn mới, các doanh nghiệp, tổ chức cần
tự xây dựng cho mình một hệ thống đủ mạnh để có thể “chuyển mình đón những con
sóng từ bên kia biển Đông”.
Hệ thống mà tôi muốn nói tới ở đây chính là hệ thống thông tin quản lý. Doanh
nghiệp, tổ chức muốn phát triển ổn định thì phải có hệ thống thông tin hiệu quả và tối
ưu nhất. Để xác định xem hệ thống thông tin của doanh nghiệp mình, tổ chức mình có
hiệu quả hay không cần ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin.
Vì vậy, em đã chọn đề tài “Phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ
thống thông tin quản lý” với mong muốn đóng góp một phần nào đó vào sự nghiệp
phát triển kinh tế của đất nước. Do giới hạn đề tài nên em không chia thành các chương
mục mà chỉ đơn giản chia thành 3 phần chính, được đánh thứ tự theo số La Mã :
I. Đặt vấn đề :
II.Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý :
III.Các phương pháp ước lượng lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý :
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Văn Tú đã tận tình hướng dẫn em hoàn
thành đề án này. Trong quá trình thực hiện đề tài, do kiến thức còn hạn chế, thời gian
nghiên cứu chưa thực sự nhiều nên không thể tránh khỏi những sai sót; vậy kính mong
sự chỉ bảo đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn.

1
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Hệ thống thông tin quản lý là một nghành khoa học ứng dụng công
nghệ thông tin vào giải quyết vấn đề của tổ chức.

Hệ thống thông tin viết tắt là HT3, là tập hợp người, thủ tục và các
nguồn lực để thu thập, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. HT3 có
thể là một hệ thống không chính thức nếu như nó dựa vào truyền miệng,
hoặc là hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các công cụ như
giấy bút. Hệ thống thông tin hiện đại là một hệ thống tự động hóa dựa vào
máy tính ( phần cứng, phần mềm ) và các công nghệ thông tin khác.
HT3 nằm ở trung tâm hệ thống đang xét và là phần tử kích hoạt các
quyết định( mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp...). Do vai trò
của HT3 trong lĩnh vực quản lý người ta nói tới Hệ thống thông tin quản lý
( Manegement Information System ). Một hệ thống thông tin quản lý có
thể được định nghĩa theo 2 khía cạnh :
• Khía cạnh thông tin và phương tiện truyền tin : “ Tập hợp tất
cả các thông tin luân chuyển trong tổ chức và tập hợp tất cả
các phương tiện, các thủ tục tìm kiếm, nắm giữ, ghi nhớ và xử
lý thông tin”
• Khía cạnh mục đích chính đặt ra đối với tổ chức : “ Truyền
đạt thông tin dưới dạng tích hợp cho những người có liên
quan ( nhân viên ) để đề ra các quyết định hoặc cho phép thi
hành một công việc”
Tuy nhiên, hiểu một cách đơn giản hệ thống thông tin là một hệ thống tích
hợp “người- máy” tạo ra các thông tin giúp cho con người trong sản xuất,
quản lý và ra quyết định.
Như vậy, hệ thống thông tin quản lý là một khái niệm khá trừu tượng.
Nhưng nó lại có vai trò quyết định đối với tổ chức.Hệ thống thông tin quản

2
lý tốt thì tổ chức có hoạt động một cách ổn định, “trơn tru”; khi đó tổ chức
mới phát triển. Để biết được hệ thống thông tin quản lý có hoạt động tốt
hay không người ta mới đưa ra khái niệm “ lợi ích kinh tế của hệ thống
thông tin quản lý”.

II. LỢI ÍCH KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ :
1. Giá trị của hệ thống thông tin quản lý :
Nếu một tổ chức tạo ra thông tin để bán thì tổ chức đó có thể tính giá trị của
nó theo các chi phí để có được thông tin đó.
Giá thành thông tin = ∑ các khoản chi tạo ra thông tin.
Tuy nhiên cách hiểu giá trị thông tin dựa vào giá thàn là không phù hợp với
cách hiểu hiện nay của các nhà quản lý về giá trị thông tin. Một thông tin do hệ thống
thông tin quản lý tạo ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định. Vì vậy phải
xem xét thông qua việc thông tin đó đóng góp như thế nào vào quyết đinh quyết định
quản lý và kết quả ứng xử của tổ chức sau khi thực hiện quyết đinh trên của nhà quản
lý. Nghĩa là cần xem xét giá trị thông tin theo 2 bước :
Bước 1 : Giá trị của thông tin phải được đánh giá thông qua tác động của nó đối
với tổ chức.
Bước 2 : Cách thức thực hiện quyết định của tổ chức phải được đánh giá thông
qua việc đối chiếu với các mục tiêu mà tổ chức đã ấn định
Theo cách hiểu và thực hiện như vậy thì cần phải sử dụng khái niệm mới về giá
trị của thông tin :
Giá trị của thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án
quyết định do thông tin đó tạo ra.
Có thể hiểu định nghĩa trên như sau : khi có thêm một thông tin nào đó, nhà quản
lý sẽ quyết định lựa chọn một phương án tối ưu hơn, vì vậy sẽ có một khoản lợi ích sinh
ra từ việc thay đổi phương án quyết định đó.
Ví dụ 1 :

3
Đối với sản phẩm mới sẽ bán trên thị trường nhà quản lý khảo sát ba chiến lược
giá như sau :
- Chiến lược A : Giá thấp
- Chiến lược B : Giá trung bình
- Chiến lược C : Giá cao

Dựa trên các tin tức hiện có các nhà quản lý chọn phương án A. Để chắc chắn
trước khi quyết định họ tiến hành khảo sát thị trường và kết quả như sau :
- Chiến lược A có kết quả là 70
- Chiến lược B có kết quả là 100
- Chiến lược C có kết quả là 50
Theo bảng này thì chiến lược B là thích hợp. Vậy giá trị thô của thông tin khảo
sát thị trường là 100 -70 = 30
Ví dụ 2 :
Với nhiều tình huống và biết xác suất của chúng :
Chiến lược X ( xác suất là 0.6) Y ( xác xuất là 0.4 ) Kết quả
A 70 120 90
B 120 150 120
C 50 70 58
Toàn bộ thông tin cho phép chọn B mà không chọn A có giá trị :
120 – 90 = 30
2. Tính giá trị của hệ thống thông tin :
Lý do tồn tại của hệ thống thông tin quản lý là sự đóng góp cần thiết cho của nó
cho quản lý, do vậy phải đánh giá tính hữu ích của thông tin theo cách ứng xử của tổ
chức, tức là việc thực hiện các mục tiêu của nó. Có 2 phương pháp tính toán thường
dùng như sau :

4
2.1. Phương pháp bảo hiểm :
Giá trị của hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ
chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ hệ thống thống tin.
Để tính toán thiệt hại của rủi ro có thể tiến hành theo cách thức của những nhà bảo
hiểm. Nghĩa là sử dụng 2 thành phần : Tổng giá trị thiệt hại của rủi ro nếu xẩy ra và xác
suất của rủi ro đó. Cụ thể như sau :
Nếu gọi A1,A2,...,Am là những rủi ro
P1,P2,...,Pm là xác suất xẩy ra các rủi ro

R1,R2,...,Rm là tỷ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin
Thì lợi ích tránh được các rủi ro là : PR = ∑ AiPiRi
Tương tự lợi ích tận dụng cơ hội của hệ thống thông tin là :
CR = ∑ CiPiRi
Ở đây, Ci, Pi và Ri là lợi ích khi tận dụng được cơ hội i, xác suất xẩy ra cơ hội i và tỷ lệ
tận dụng cơ hội i của hệ thống thông tin
Tóm lại, theo phương pháp này lợi ích hàng năm của hệ thống thông tin là PR –
CR
2.2. Phương pháp chuyên gia :
Hệ thống thông tin mang lại hai lợi ích: trực tiếp và gián tiếp. Theo kinh nghiệm
của nhiều nước trên thế giới thì lợi ích của hệ thống thông tin chiếm từ 5 -20 % kết quả
hoạt động của tổ chức. Cụ thể là bao nhiêu cho mỗi tổ chức cần tiến hành thử nghiệm.
Lợi ích gián tiếp là loại lợi ích không thể dùng để đo đếm trực tiếp hày chính xác
được. Chẳng hạn như tăng uy tín của hãng chúng ta không tính mà ước lượng. Trong
khi tính toán không nên đánh giá thấp và cũng đừng nên cố gắng tìm cách thu được sự
chính xác.
Có thể dựa vào ý kiến đánh giá tốt xấu của các chuyên gia về hệ thống thông tin
để ước lượng lợi ích gián tiếp theo cách tính sau. Nếu Pt(i) là lợi ích trực tiếp của hệ
thống thông tin năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) được tính bằng :

5
Pg(i) = a.Pt(i).m
Trong đó a là tỷ lệ % của Pg(i) so với Pt(i). Theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức thì a
nằm trong khoảng từ 0.3 đến 0.5
M là hệ số chất lượng của hệ thống thông tin theo sự đánh giá của các chuyên gia.
M=1 : nếu có trên 50 % số chuyên gia đánh giá cao hệ thống
M=0.5 : nếu có 50 % - 90 % số chuyên gia đánh giá cao hệ thống
M=0 nếu có dưới 50 % số chuyên gia đánh giá tốt hệ thống
3. Chi phí cho hệ thống thông tin :
Cũng như mọi đầu tư khác chi phí cho hệ thống thông tin gồm 2 phần : chi phí cố

định( còn gọi là chi phí chuyển đổi ) và chi phí biến động ( còn gọi là chi phí vận hành).
3.1. Chi phí cố định :
Chi phí cố định của hệ thống thông tin bao gồm các khoản mục :
1. Chi phí phân tích thiết kế Cpttk
2. Chi phí xây dựng ( thực hiện ) Cxd
3. Chi phí máy móc tin học Cmm
4. Chi phí cài đặt Ccđ
5. Chi phí trang bị phục vụ Ctbpv
6. Chi phí khác Ccđk
Chi phí cố định CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Ccđ + Ctbpv + Ccđk
3.2. Chi phí biến động :
Chi phí này là những khoản chi để khai thác hệ thống, chúng bao gồm những
khoản chi phí thường xuyên và đột xuất trong quá trình khai thác. Đây là chi phí thời
gian vì vậy sẽ được tính theo kỳ, chủ yếu là các năm. Đó là các khoản :
1. Chi phí thù lao nhân lực Ctl

6
2. Chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm Cđv
3. Chi phí tiền điện, truyền thông... Cđtt
4. Chi phí bảo trì sửa chữa Cbtsc
5. Chi phí biến động khác Cbđk
Chi phí biến động năm thứ i sẽ là :
CPBĐ(i) = Ctl + Cđv + Cđtt + Cbtsc + Cbđk
III. CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ :
1. Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí
1.1 Nội dung :
Phương pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ
thống cũ với việc dùng hệ thống mới. Điểm cân bằng là điểm tại đó chi phí cho hệ
thống mới bằng chi phí cho hệ thống cũ.

Hệ thống thông tin hiện đại chỉ tồn tại từ 3 – 5 năm ở các nước phát triển, ở Việt
Nam là 4 – 6 năm. Trên hình vẽ diện tích tam giác vạch ra bởi đường chi phí trước điểm

Chi phí cho hệ
thống mới
Chi
phí
Thời
gian
Chi phí cho hệ
thống cũ
Cân
bằng
7
cân bằng là phần thiện hại khi dùng hệ thống mới thay cho hệ thống cũ còn hình tam
giác bên phải là phần được lợi. Nếu thời điểm cân bằng càng gần bên trái ( trước 2,5
năm ) thì tam giác bên phải sẽ có diện tích lớn hơn và như vậy sẽ có lợi hơn về mặt kinh
tế.
1.2. Ví dụ
Để làm rõ cho phương pháp này ta sẽ ước lượng một hệ thống thông tin cụ thể.
Ta xem xét hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty TNHH Đức Tâm
Công ty TNHH Đức Tâm là công ty chuyên kinh doanh các loại nước giải khát
cho các nhà hàng và khách sạn. Để đảm bảo cho hệ thống bán hàng của mình hoạt động
một cách hiệu quả, vào ngày 04/01/2004 công ty đã tiến hành thuê xây dựng một hệ
thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty mình. Thời điểm đó giá trị của hệ thống
thông tin được ước tính như sau :
Chi phí cố định : Đơn vị : triệu đồng
Chi phí Giá trị
Chi phí phân tích thiết kế 2.5
Chi phí xây dựng 1.5

Chi phí máy móc tin học 80
Chi phí cài đặt 10
Chi phí trang bị phục vụ 5
Chi phí cố định khác 1
∑ Chi phí cố định = 0
Chi phí biến động :
Năm 2004 :
Chi phí Giá trị
Chi phí thù lao nhân lực 10
Chi phí thông tin đầu vào, VPP 5
Chi phí tiền điện, truyền thông 3
Chi phí bảo trì sửa chữa 0
Chi phí biến động khác 2

8
∑ Chi phí biến động ( 2004 ) = 20 --> Tổng chi phí : 120
Năm 2005 :
Chi phí Giá trị
Chi phí thù lao nhân lực 10
Chi phí thông tin đầu vào, VPP 10
Chi phí tiền điện, truyền thông 5
Chi phí bảo trì sửa chữa 10
Chi phí biến động khác 5
∑ Chi phí biến động ( 2005 ) = 40 --> Tổng chi phí : 140

9
Năm 2006 :
Chi phí Giá trị
Chi phí thù lao nhân lực 30
Chi phí thông tin đầu vào, VPP 20

Chi phí tiền điện, truyền thông 10
Chi phí bảo trì sửa chữa 10
Chi phí biến động khác 10
∑ Chi phí biến động ( 2006 ) = 80 --> Tổng chi phí : 180
Năm 2007 :
Chi phí Giá trị
Chi phí thù lao nhân lực 50
Chi phí thông tin đầu vào, VPP 20
Chi phí tiền điện, truyền thông 10
Chi phí bảo trì sửa chữa 20
Chi phí biến động khác 10
∑ Chi phí biến động ( 2007 ) = 110 --> Tổng chi phí : 210
Sau 4 năm ( 2004 – 2007 ) công ty đã quyết định phát triển hệ thống thông tin quản lý
bán hàng mới. Để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống thông tin khi thay thế, công ty
tiến hành thuê phân tích viên hệ thống tiến hành ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ
thống thông tin mới. Để từ đó đem so sánh với hệ thống thông tin cũ, kết luận sự thay
đổi có đem lại hiệu quả nhất định nào đó không ?

10
Chi phí cố định – Hệ thống mới : Đơn vị : triệu đồng
Chi phí Giá trị
Chi phí phân tích thiết kế 2.5
Chi phí xây dựng 1.5
Chi phí máy móc tin học 80
Chi phí cài đặt 10
Chi phí trang bị phục vụ 5
Chi phí cố định khác 1
∑ Chi phí cố định = 0
Chi phí biến động – Hệ thống mới :
Năm 2004 :

Chi phí Giá trị
Chi phí thù lao nhân lực 30
Chi phí thông tin đầu vào, VPP 20
Chi phí tiền điện, truyền thông 10
Chi phí bảo trì sửa chữa 30
Chi phí biến động khác 10
∑ Chi phí biến động ( 2004 ) = 100 --> Tổng chi phí : 200

11