xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty đầu tư và thương mại thế hệ tương lai

Chuyên đề tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại mái trường Đại học Kinh
tế quốc dân, em đã được các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thức
làm hành trang bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp. Để có được như
ngày hôm nay, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn được các thầy
giáo, cô giáo của trường dạy dỗ, dìu dắt, hướng dẫn tận tình. Em sẽ luôn ghi
nhớ công ơn của các thầy cô.
Sau 15 tuần thực tập tại công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Sao Việt,
một công ty chuyên về phần mềm, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình
của thầy giáo Hàn Viết Thuận, trưởng khoa tin học kinh tế cùng các anh chị
trong công ty Sao Việt, đặc biệt là anh Trần Văn Tại, em đã hoàn thành
chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Bên cạnh những kết quả đạt được, chuyên đề của em còn rất nhiều
thiếu sót. Sự góp ý, phê bình của thầy cô sẽ là những ý kiến quý báu giúp em
hoàn thiện hơn những kiến thức đã có, tích luỹ kinh nghiệm cho nghề nghiệp
sau này.
Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, trưởng
khoa tin học kinh tế, người đã trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp em hoàn
thành chuyên đề thực tập này. Em xin trân trọng cảm ơn toàn thể thầy cô giáo
khoa Tin học Kinh tế đã dạy dỗ, trang bị cho em những kiến thức cần thiết
cho nghề nghiệp sau này. Em xin trân trọng cảm ơn anh Trần Văn Tại, giám
đốc công ty Sao Việt cùng các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi
cho em trong suốt thời gian thực tập, cung cấp cho em các tài liệu để bổ sung
kiến thức.
Hà Nội, tháng 05 năm 2005
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
1
Chuyên đề tốt nghiệp

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KHẢO SÁT
ĐỀ TÀI VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ
TƯƠNG LAI
1. Các thông tin pháp nhân của công ty
2. Chức năng của công ty
3. Sơ đồ tổ chức của công ty FG
4. Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG
II. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1. Tên đề tài
2. Lý do lựa chọn đề tài
3. Mục tiêu của đề tài
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN
I. THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Thông tin
2. Hệ thống thông tin
3. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức
4. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin
II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
2
Chuyên đề tốt nghiệp
2. Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin
III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống

2. Các phương pháp thu thập thông tin
3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý
IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Giai đoạn phân tích hệ thống
2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin
3. Giai đoạn thiết kế chi tiết hệ thống
V. NỘI DUNG BÀI TOÁN LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG
1. Quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng
2. Giải pháp phần mềm
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT LẬP ĐƠN ĐẶT
HÀNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG
LAI
I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống
2. Mô hình chức năng nghiệp vụ của hệ thống
3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống
III. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2. Thiết kế giải thuật
3. Thiết kế giao diện xử lý
4. Kết quả thử nghiệm chương trình
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
3
Chuyên đề tốt nghiệp
5. Một số màn hình giao diện chính
KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHẦN PHỤ LỤC
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời
sống xã hội trở thành vấn đề cấp thiết. Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản
lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả của hoạt
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
4
Chuyên đề tốt nghiệp
động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình. Đứng trước những thách thức,
những cạnh tranh gay gắt, các nhà quản lý phải biết khai thác một cách triệt
để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý, nếu không sẽ khó
vượt qua thách thức và không thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc
liệt này.
Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động mua
hàng và bán hàng tại các công ty thương mại, có chức năng làm trung gian
phân phối hàng hoá là rất cần thiết, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ
thống phân phối, giảm khối lượng công việc cho các nhân viên xử lý thông
tin, đáp ứng được những mong muốn và đòi hỏi khắt khe của khách hàng một
cách nhanh chóng hiệu quả. Với những lý do trên, trong đợt thực tập tốt
nghiệp, được sự giới thiệu của anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty TNHH
Đầu tư và Phát triển Sao Việt, em đã khảo sát thực tế tại công ty Đầu tư và
Thương mại Thế hệ tương lai. Tại đây em đã khảo sát, nghiên cứu hoạt động
mua và bán hàng hoá của công ty và đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ
thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ
tương lai” để làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.
Cấu trúc chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương:
Chương I: Giới thiệu tổng quan về công ty khảo sát đề tài và đề tài
nghiên cứu
Chương này trình bày tổng quan về công ty Đầu tư và Thương mại Thế
hệ tương lai cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và các
phương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài.
Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận cơ bản làm cơ
sở trong việc nghiên cứu đề tài. Các vấn đề được trình bày trong chương II
gồm:
 Thông tin – hệ thống thông tin
 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý
 Phân tích hệ thống thông tin quản lý
 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
5
Chuyên đề tốt nghiệp
 Nội dung bài toán lập đơn đặt hàng
Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin lập đơn đặt
hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai
Chương này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên
cứu đề tài:
 Khảo sát hiện trạng
 Phân tích hệ thống thông tin: sơ đồ chức năng (BFD), sơ đồ luồng
thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), từ điển dữ liệu (DD)
 Thiết kế chương trình: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật,
thiết kế màn hình giao diện, kết quả thử nghiệm chương trình, một
số màn hình giao diện tiêu biểu.
Cuối chuyên đề tốt nghiệp này có phần kết luận. Phần này tóm tắt các
kết quả thu được và đưa ra một số phương hướng hoàn thiện đề tài.
Ngoài ra, chuyên đề còn có phần danh mục tài liệu tham khảo liệt kê
các tài liệu đã sử dụng và phần phụ lục trình bày mã nguồn của chương trình
máy tính.
Tuy em đã rất cố gắng trong việc hoàn thiện đề tài nhưng đây là công
trình đầu tiên sau thời gian học tập tại trường đại học Kinh tế quốc dân nên
không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được những ý kiến đóng góp
của các thầy giáo, cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài này hoàn

thiện hơn.
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
6
Chuyên đề tốt nghiệp
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
KHẢO SÁT ĐỀTÀI VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG
MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI
1. Các thông tin pháp nhân của công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai.
Tên tiếng anh: Future Generation Company
Địa chỉ: 175 Nguyễn Thái Học, Hà Nội
Điện thoại: 7 343 655
Website: sieuthifg.com.vn
2. Chức năng của công ty
Công ty FG (tên gọi tắt của công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ
tương lai) có chức năng chính bán hàng hoá. Công ty vừa bán hàng theo đơn
đặt hàng vừa chủ động cung cấp sách, báo , tạp chí các loại, đặc biệt là sách
điện tử,tạp chí “Cẩm nang mua sắm” và các loại mỹ phẩm, dầu gội…
Ngoài ra công ty còn phát hành tạp chí “Cẩm nang mua sắm” vừa có
mục đích tư vấn về tiêu dùng cho người tiêu dùng, giới thiệu các sản phẩm
mới trên thị trường, vừa có mục đích giới thiệu với khách hàng những sản
phẩm công ty có thể cung cấp. Khách hàng có thể lựa chọn những sản phẩm
muốn mua trên tạp chí và đặt hàng trực tiếp với công ty.
Mục tiêu của công ty là giúp khách hàng thoả mãn tối đa hành vi tiêu
dùng của họ. Thông qua tạp chí “Cẩm nang mua sắm”, công ty cung cấp cho
người tiêu dùng rất nhiều mẫu mã, kiểu dáng và phẩm cấp của các mặt hàng
tiêu dùng phổ biến, tăng khả năng lựa chọn cho họ, giúp họ thoả mãn tối đa
khi chọn mua một sản phẩm. Cùng với việc tư vấn tiêu dùng, công ty thực
hiện chức năng bán hàng hóa khi khách hàng có nhu cầu và đảm bảo hàng hoá

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
7
Chuyên đề tốt nghiệp
đến tay khách hàng một cách nhanh nhất với giá cả, chất lượng và thời gian
hợp lý.
3. Sơ đồ tổ chức của công ty FG
Công ty FG có hai hoạt động chính là phát hành tạp chí “Cẩm nang
mua sắm” và bán hàng hoá. Tạp chí “Cẩm nang mua sắm” không chỉ đóng vai
trò cung cấp thông tin thuần tuý của một tờ báo mà nó còn là một hình thức
tiếp thị bán hàng của công ty, thúc đẩy hoạt động bán hàng phát triển. Tuy
nhiên, cơ cấu tổ chức và hoạt động của hai lĩnh vực này trong công ty lại khá
độc lập với nhau. Vì vậy dưới đây em chỉ trình bày cơ cấu tổ chức và quy
trình hoạt động của hệ thống bán hàng trong công ty.
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
8
Phó giám đốc
Giám đốc
Phòng mua
hàng và cung
ứng
Phòng hành
chính
Phòng kinh
doanh
Phòng kế
toán
Bộ phận
giao dịch
với khách
hàng

Bộ phận
xử lý đơn
đặt hàng
Bộ phận
mua hàng
Bộ phận
giao hàng
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY FG
Bộ phận
kho
Chuyờn tt nghip
STT
Phũng ban, chc
danh
Chc nng, nhim v
1 Giỏm c
* iu hnh chung, quy nh cỏc chc nng,
nhim v ca tng phũng ban, chc danh trong
cụng ty, quy nh cỏc ch v thng pht, tin
lng, ch ngh phộp
* Thit lp, xõy dng v t chc thc hin cỏc
chin lc v kinh doanh v nhõn s
2 Phú giỏm c
* Thc hin giỏm sỏt vic thi hnh cỏc chớnh sỏch
chung trong cụng ty v nhõn s, ti chớnh, th
trng.
* Tr lý giỏm c v vic thit lp v xõy dng
cỏc quy nh, ch , chớnh sỏch chung.
* Trc tip t chc thc hin, iu hnh cỏc chin
lc kinh doanh do giỏm c ra.

* iu hnh chung, kim tra, giỏm sỏt v chu
trỏch nhim v hot ng mua v bỏn hng hoỏ ca
cụng ty.
3 Phũng hnh
chớnh
* Ph trỏch cỏc cụng vic v nhõn s, tin lng,
cỏc cụng tỏc hnh chớnh khỏc.
4 Phũng kinh
doanh
* Ph trỏch cỏc vn v bỏn hng, giao dch vi
khỏch hng, tip nhn v x lý n t hng.
5 Phũng mua
hng v cung
ng
* Ph trỏch cỏc vn v mua hng, giao dch vi
nh cung cp, qun lý hng nhp kho, xut kho, tn
kho v giao hng cho khỏch hng.
6 Phũng k toỏn
* Phụ trách các công việc về hạch toán kinh doanh,
các báo cáo nộp các cơ quan chức năng và các báo
cáo quản trị.
Sinh viờn: Phm Nh Qunh Tin hc 43B
9
Chuyờn tt nghip
4. Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG
Trong công ty chỉ có phòng kế toán đợc trang bị mỗi nhân viên một
máy tính và bộ phận này sử dụng phần mềm kế toán Sao Việt Acounting. Hai
phòng ban đảm nhận chính hoạt động bán hàng của công ty là Phòng kinh
doanh và Phòng mua hàng và cung ứng cha trang bị đợc cho mỗi nhân viên
một máy tính. Công việc quản lý hàng hóa, quản lý nguồn hàng và quản lý

đơn đặt hàng đều đợc thực hiện bằng Excel, cha có phần mềm chuyên dụng.
Hiện này công ty đang đặt mua phần mềm quản lý bán hàng của công ty Sao
Việt để hệ thống bán hàng hoạt động hiệu quả hơn và giảm bớt khối lợng công
việc cho các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt
động bán hàng . Hiện tại FG có 01 cán bộ chuyên trách về công nghệ thông
tin và các cán bộ, nhân viên có trình độ tin học cao.
II. GII THIU TI NGHIấN CU
1. Tờn ti
Xõy dng h thng thụng tin lp n t hng ti cụng ty u t v
Thng mi Th h tng lai.
2. Lý do la chn ti
Lu thụng hng hoỏ cú vai trũ rt quan trng trong s phỏt trin kinh t
xó hi. Nú l cu ni gia sn xut v tiờu dựng. H thng lu thụng, phõn
phi hng hoỏ phỏt trin s thỳc y sn xut v tiờu dựng, t ú thỳc y s
phỏt trin kinh t xó hi. Cựng vi s phỏt trin ca sn xut hng hoỏ, cỏc
cụng ty thng mi ra i ngy cng nhiu v cú vai trũ ngy cng ln. ng
thi khú khn, thỏch thc t ra i vi cỏc cụng ty ny cng tng lờn bi th
trng sn phm rng ln; phong phỳ, a dng v chng loi, cht lng,
mu mó, s lng cỏc nh cung cp ngy cng nhiu. Nh vy, cụng vic
mua v bỏn hng hoỏ ũi hi cỏc cụng ty phi qun lý c khi lng ln
thụng tin v sn phm, ngun cung cp sn phm v yờu cu ca khỏch hng.
Vỡ th vic ng dng mỏy tớnh vo qun lý v x lý thụng tin trong cỏc cụng
Sinh viờn: Phm Nh Qunh Tin hc 43B
10
Chuyên đề tốt nghiệp
ty thương mại là hết sức cần thiết, giúp giảm nhẹ khối lượng công việc cho
các nhân viên xử lý thông tin và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế, em nhận thấy đề tài xây
dựng hệ thống lập đơn đặt hàng là hết sức cần thiết. Để có được phương án
đặt hàng tốt nhất đòi hỏi hệ thống lập đơn đặt hàng phải quản lý tốt về nguồn

cung cấp sản phẩm và yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở tổng hợp yêu cầu
của khách hàng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, tiến hành đặt
mua sản phẩm để đáp ứng tối đa yêu cầu khách hàng về giá cả, chất lượng và
thời gian giao hàng. Vì vậy, với những kiến thức đã được học và nghiên cứu
tiếp thu em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt
hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai”. Chương trình
này được thực hiện với sự hướng dẫn của thầy giáo – PGS.TS Hàn Viết
Thuận và sự giúp đỡ của các cán bộ công ty Sao Việt, nơi em thực tập tốt
nghiệp.
3. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu của chương trình là đưa ra được phương án đặt hàng đảm bảo
tôn trọng tối đa các thoả thuận đã thực hiện với khách hàng, đặc biệt là thời
gian giao hàng và giúp công ty lựa chọn được nguồn cung cấp sản phẩm thích
hợp nhất .
Cụ thể, chương trình phải thực hiện được các công việc chính sau:
 Quản lý được nguồn cung cấp sản phẩm để có thể lựa chọn được
nhà cung cấp tốt nhất.
 Lên được số lượng hàng cần mua để đáp ứng yêu cầu các đơn hàng.
 Đưa ra báo cáo về tình trạng của các đơn đặt hàng gồm có: đơn
hàng chờ đặt hàng, đơn hàng chưa giao hàng, đơn hàng chưa giao
đủ về số lượng, đơn hàng đã giao đủ về số lượng và đơn hàng có
vấn đề.
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
11
Chuyên đề tốt nghiệp
 Quản lý hàng tồn kho về số lượng, giá trị và mục đích sử dụng.
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Thông tin

1.1. Khái niệm
Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay
tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào
đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Thông tin tồn tại dưới hình thức:
- Bằng ngôn ngữ.
- Hình ảnh.
- Mã hiệu hay xung điện
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và
phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này
có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin -
truyền tin - nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận
tin là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất
định.
1.2. Các tính chất của thông tin
- Tính tương đối của thông tin
- Tính định hướng của thông tin
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
12
Chuyên đề tốt nghiệp
- Tính thời điểm của thông tin
- Tính cục bộ của thông tin
1.3. Thông tin trong quản lý
Khái niệm: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông
tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định.
Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý
và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển
được mô tả trong mô hình sau:
- Thông tin vào: thông tin từ môi trường
- Thông tin ra: thông tin ra môi trường

- Thông tin quản lý: thông tin quyết định
- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
13
Thông tin từ môi trường
Hệ thống quản lý
Hệ thống quản lý
Đối tượng quản lý
Đối tượng quản lý
Thông tin ra môi trường
Thông tin quyết địnhThông tin tác nghiệp
Mô hình thông tin trong quản lý
Chuyên đề tốt nghiệp
2. Hệ thống thông tin
2.1. Định nghĩa
Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ
thống thông tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống
thông tin như sau:
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường [1].
Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ
chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc
ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức [8].
Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy
tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình
tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để
thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu
thành các sản phẩm thông tin [9].
Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều

có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu
thập, lưu trữ, xử lý và truyền thông tin.
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin
được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng
với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được
chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ
liệu (Storage).
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
14
Chuyên đề tốt nghiệp
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ
phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
2.2. Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông
tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh
nghiệp.
Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin
nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở
thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
- Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản
ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
15
Xử lý và
lưư trữ
Phân phátThu thập
Kho dữ liệu
ĐíchNguồn

Mô hình hệ thống thông tin
Chuyên đề tốt nghiệp
Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh
doanh bao gồm các hệ sau:
- Hệ quyết định
- Hệ thông tin
- Hệ tác nghiệp
3. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức
3.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ
chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay
hoặc với nhân viên của tổ chức.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation
System)
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
16
HÖ t¸c
nghiÖp
Hệ quyết định
Hệ
thông
tin
Báo cáo sản xuất
Chỉ đạo sản xuất
DOANH NGHIỆP
Sản phẩm/ dịch vụNguyên vật liệu
MÔI
TRƯỜNG

Thông tin raThông tin vào
Hệ tác nghiệp
Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức
Chuyên đề tốt nghiệp
Đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi
các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Hệ thống này được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt
động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một
quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh
giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một
hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra
quyết định xác định rõ tình hình để một quyết định cần phải ra.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của
một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các cơ sở dữ liệu và các bộ
luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định về một vấn
đề cụ thể.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Infomation System for Competitive Advantage)
Hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Nó được thiết
kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức như các khách
hàng, nhà cung cấp, giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộc cạnh tranh
khốc liệt của thị trường.
3.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
17
Chuyên đề tốt nghiệp
thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản
xuất để hiểu cách phân chia này.
Marketing
chiÕn lîc
Tµi chÝnh
chiÕn lîc
Nh©n lùc
chiÕn lîc
Kinh doanh
vµ s¶n xuÊt
chiÕn lîc
HÖ thèng
th«ng tin
v¨n
phßng
Marketing
chiÕn thuËt
Tµi chÝnh
chiÕn thuËt
Nh©n lùc
chiÕn thËt
Kinh doanh
vµ s¶n xuÊt
chiÕn thuËt
Marketing
t¸c nghiÖp
Tµi chÝnh

t¸c nghiÖp
Nh©n lùc
t¸c nghiÖp
Kinh doanh
vµ s¶n xuÊt
t¸c nghiÖp
3.3. Ba mô hình của hệ thống thông tin
- Mô hình logic
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực
hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và
những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phương tiện
được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô
hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch
vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
18
Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Chuyên đề tốt nghiệp
- Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức
của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch
vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục
thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn
hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian
của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu
khác nhau xảy ra.
- Mô hình vật lý trong
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không

phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn
đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện
hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý
của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể
hiện.
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
19
Chuyên đề tốt nghiệp
4. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin
4.1. Phương pháp tổng hợp
Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận
nhưng phải đảm bảo lô gic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây
dựng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc
theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả.
Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không
cần thiết.
4.2. Phương pháp phân tích
Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ
thống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các
mảng làm việc cho chương trình đó.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các
mảng làm việc một cách thủ công.
Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời toàn bộ
các mảng này vào sử dụng.
4.3. Phương pháp tổng hợp và phân tích
Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên. Tiến
hành đồng thời việc xây dung các mảng cơ bản và các thao tác cũng như các
nhiệm vụ cần thiết. Phương pháp yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính
nhất quán của thông tin trong hệ thống.

Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
20
Chuyên đề tốt nghiệp
II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ
1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là
cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát
triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,
thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ
thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được
chẩn đoán và tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của
một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô
hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống
thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và
chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp
nó vào hoạt động của tổ chức.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì
bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Như
chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về
quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy
một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác
nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đối sách lược
chính trị.
2. Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí
lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
1.1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2. Làm rõ yêu cầu

1.3. Đánh giá khả thi thực thi
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
21
Chuyên đề tốt nghiệp
1.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp
2.5. Đánh giá lại tính khả thi
2.6. Thay đổi đề xuất của dự án
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ
thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt
được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgíc sẽ
phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm
những công đoạn sau:
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2. Thiết kế xử lý
3.3. Thiết kế các nguồn dữ liệu vào
3.4. Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc
3.5. Hợp thức hoá mô hình lô gíc
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
22
Chuyên đề tốt nghiệp

4.1. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp.
4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp.
4.4. Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các
phương án của giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
5.3. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá.
5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công.
5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin
học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu
trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng
dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động
chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:
6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2. Thiết kế vật lý trong.
6.3. Lập trình.
6.4. Thử nghiệm hệ thống.
6.5. Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
23
Chuyên đề tốt nghiệp
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
7.1. Lập kế hoạch cài đặt.

7.2. Chuyển đổi.
7.3. Khai thác và bảo trì.
7.4. Đánh giá.
III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống
Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán
về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng
như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được
của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được
mục tiêu trên.
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
24
Mô tả về HT
hiện tại và HT
mới
Hồ sơ dự án
1.0
Xác định
các yêu
cầu hệ
thống
2.0
Cấu trúc
hoá các yêu
cầu
3.0
Tìm và lựa
chọn các
giải pháp
Mô tả HT mới

Chiến lược
đề xuất cho
HT mới
Ghi chép
phỏng vấn , kết
quả khảo
sát,quan sát,
các mẫu
Các yêu
cầu hệ
thống
Kế hoạch xây dựng
HTTT, lịch phân tích
HT, yêu cầu dịch vụ
của HT
Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống
Chuyên đề tốt nghiệp
2. Các phương pháp thu thập thông tin
2.1. Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người
phỏng vấn và người được phỏng vấn. Nó cho phép thu được những xử lý theo
cách khác với mô tả trong tài liệu.
2.2. Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức.
Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
2.3. Sử dụng phiếu điều tra
Phiếu điều tra được dùng trong các trường hợp khi cần phải lấy thông
tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Có thể
điều tra trực tiếp từ các đối tượng thông qua các phiếu điều tra hoặc có thể
điều tra theo mẫu sau đó suy rộng ra tổng thể cần điều tra.

2.4. Quan sát
Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp để
thu được những thông tin theo yêu cầu.
Sinh viên: Phạm Như Quỳnh – Tin học 43B
25