xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại chi nhánh công ty tnhh dịch vụ và đầu tư vinh hạnh

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
MỤC LỤC
Khác với các điều khiển giao diện người sử dụng, các điều khiển này không được
cung cấp bởi hệ điều hành. Thay vào đó, ta phải phân phát điều khiển bổ sung
vào các máy tính của người sử dụng để ứng dụng có thể sử dụng chúng 38
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
LỜI GIỚI THIỆU
Ngày nay, trong đời sống xã hội nói chung, các cơ quan quản lý nhà nước
cũng như các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, con người là nhân tố cực
kỳ quan trọng : bằng sự lao động và sáng tạo của mình con người sẽ thúc đẩy mọi
sự phát triển của xã hội. Vì vậy, đối với bất kỳ lĩnh vực nào thì con người cũng là
trung tâm của mọi sự điều khiển.
Trong những năm gần đây, việc chuyển đổi theo nền kinh tế thị trường theo
định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của nhà nước đã tạo nên bước phát triển
mạnh mẽ về mọi mặt của đất nước. Nền kinh tế - xã hội ngày càng phát triển và tiến
bộ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải có
phương pháp quản lý con người một cách có khoa học và hiệu quả tốt nhất. Bất kỳ
doanh nghiệp nào cũng không thể thiếu lực lượng lao động và ở đây vấn đề quản trị
nhân sự sẽ là nòng cốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc
tổ chức và quản tri nhân lực cần được các cấp lãnh đạo quan tâm và có phương
pháp tối ưu mới đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Xuất phát từ thực trạng, yêu cầu công việc của đơn vị, với mong muốn giỳp
cỏc bạn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin
tụ động hóa trong lĩnh vực quản lý kết hợp với những hạn chế của công ty nên em
đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Chi nhánh
Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh “. Cùng với sự thay đổi của mỗi tổ
chức hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ tạo cho doanh nghiệp khai thác được tối

đa và tiết kiệm được nguồn lực hiện có để đem lại hiệu quả tốt nhất cho công ty.
Em xin chân thành cảm ơn quý Chi Nhánh Công ty Dịch Vụ và Đầu tư Vinh
Hạnh đã tạo điều kiện cho em có thực tập tại Chi Nhánh Công ty để em có thể hoàn
thành đề tài này.
Báo cáo gồm 3 chương:
Chương I: Tổng quan chung về Chi nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và
Đầu tư Vinh Hạnh.
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận thực hiện đề tài.
Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Chi
nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh.
Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2012
Sinh viên
Hoàng Thị Linh
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
1
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ
CHI NHÁNH CễNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ ĐẦU TƯ VINH HẠNH
1. Giới thiệu chung về Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh
Hạnh
1.1. Giới thiệu chung
1.1.1 Tên công ty
Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh
1.1.2. Giám đốc Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh
Bà : Trần Thị Lan Hương.
1.1.3. Địa chỉ
Đường 430, Vạn Phúc, Hà Đông, Hà Nội.
Điện thoại : 04.33553225

Fax : 04.3828808
Mã số thuế : 0100235358-001
Chi Nhánh Công ty có tài khoản tại : Ngân hàng Đầu tư và Phát triển chi
nhánh Hà Tây.
1.1.4. Cơ sở pháp lý của Chi Nhánh Công ty
Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh được thành lập
theo quyết định số 48/2006/QĐ – BT ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC.
Đăng kí kinh doanh số: 045797 ngày 17/03/1995.
Chi Nhánh Công ty có bộ máy tổ chức riêng, có tài khoản riêng, con dấu
riờng, cú bộ máy kế toán riêng, hạch toán theo phương thức độc lập.
1.1.5. Loại hình doanh nghiệp
Với số vốn điều lệ 4.900.000.000 đồng do 3 thành viên góp vốn chính thức:
- Bà Trần Thị Lan Hương với tổng số vốn góp là 75%.
- Ông Trần Quang Vinh với số vốn góp 22.5%
- Bà Trần Thị Thúy Phượng với số vốn góp 2.5%
Hình thức sở hữu vốn : Công ty TNHH
1.1.6. Chức năng, nhiệm vụ của Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư
Vinh Hạnh
- Chức năng:
+ Sản xuất gia công đồ chơi trẻ em bằng nhựa có sơn màu và có vỏ bọc.
+ Sản xuất các mô hình máy bay đồ chơi.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
- Nhiệm vụ : Chi Nhánh Công ty Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh có tư cách
pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng. Chi Nhánh Công ty có nghĩa
vụ và trách nhiệm trước bộ phận chủ quản cũng như cỏc bờn liên quan về toàn bộ
hoạt động của mình. Với tư cách pháp nhân của mình Chi Nhánh Công ty có thể

đứng ra vay vốn, ký kết hợp dồng với khách hàng. Hoàn thành các đơn hàng với
khách hàng đúng thời hạn.
1.1.7. Lịch sử phát triển của Chi Nhánh Công ty qua các thời kỳ
Được thành lập từ năm 1995 trên mảnh đất quê lụa truyền thống với diện tích
4.229m
2
với vị trí trung tâm quận Hà Đông công ty có nhiều thuận lợi để tiến hành
sản xuất , đã đang và sẽ là niềm tự hào của ngành công nghiệp nhẹ Hà Đông nói
riêng và của Việt Nam nói chung. Với nhiệm vụ chính là sản xuất gia công đồ chơi
bằng nhựa cho trẻ em và học đường .Toàn bộ sản phẩm xuất sang các nước Đông
Âu, Tây Âu, Nhật Bản, Hồng Kụng… Mặt hàng con giống bằng nhựa được bọc
chocolate, thực sự đáp ứng nhu cầu sưu tầm của trẻ em trên khắp thế giới đặc biệt ở
các nước Phương Tây, nó có mặt ở hầu hết các cửa hàng miễn thuế ở sân bay Quốc
tế.
Năm 1997 sau 2 năm thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn cơ sở vật
chất kỹ thuật còn yếu kém song nhờ sự lỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân
viên trong công ty mà chỉ đến năm 2000 công ty đã khẳng định vị trí của mỡnh trờn
thị trường quốc tế. Năng suất lao động của công ty đạt 60 triệu sản phẩm một năm
tạo nguồn thu đáng kể cho ngân sách nhà nước.
Năm 2005 là năm đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của công ty, trải qua 10
năm xây dựng và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh các đơn đặt hàng ngày
càng nhiều tạo công ăn việc làm cho hơn 1.000 lao động trong và ngoài tỉnh đặc
biệt công nhân còn được chăm lo từ bữa ăn giữa ca đến nơi ở, những công nhân ở
xa được cung cấp nhà tập thể cách công ty 200m.
Kể từ khi thành lập công ty luôn phát triển mở rộng quy mô sản xuất mặc dù
khủng hoảng ở khu vực Châu Áá và sức mua giảm đáng kể ở khu vực Châu Âu
song công ty vẫn phát triển và phát triển hơn nữa đó cũng là nhờ chất lượng sản
phẩm và uy tín của doanh nghiệp
1.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH
DỊCH VỤ VÀ ĐẦU TƯ VINH HẠNH

SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Để đảm bảo quá trình hoạt động, Chi Nhánh Công ty tổ chức bộ máy quản lý
sản xuất kinh doanh theo mô hình trực tuyến đứng đầu là Giám đốc công ty là
người chịu trực tiếp điều hành các hoạt động phòng ban.
Sơ đồ tổ chức :
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
1.2.2.1. Ban giám đốc
a. Giám đốc
Là người điều hành và đại diện pháp nhân của Chi Nhánh Công ty, là
người chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động trong kinh doanh của
Chi Nhánh Công ty. Giám đốc điều hành Chi Nhánh Công ty theo chế độ thủ
trưởng, có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản lý của Chi Nhánh Công ty theo
nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ và có hiệu quả.
Là người chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn cũng như đời sống
của cán bộ công nhân viên trong Chi Nhánh Công ty.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
Ban Giám đốc
Phân
xưởng
Máy
Phân
xưởng
Vẽ
Phân

xưởng
hàn,
dập,phun
Phân
Xưởng
Lắp Ráp
Phòng
Tổ chức
hành
chính
Phòng
Tài chính
kế toán
Phòng
KH và
đầu tư
Phòng kỹ
Thuật
Kiểm tra
chất
lượng
4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc điều hành theo sự phân công
và ủy quyền của Giám đốc.
b. Phó giám đốc
- Phó giám đốc điều hành sản xuất:
Là người giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các công tác kiểm tra, giám sát, theo
dõi về hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi Nhánh Công ty, lập kế hoạch sản xuất

trong tương lai.
- Phó giám đốc nội chính : Thực hiện công việc theo sự phân công của Ban Giám
đốc.
Chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình tài chính, các kế hoạch đầu
tư, đơn đặt hàng, và giám sát nhân sự trong Chi Nhánh Công ty.
Phó giám đốc là trưởng ban an toàn lao động trong Chi Nhánh Công ty,
trực tiếp soạn thảo các tài liệu về an toàn lao động trong thi công và tổ chức huấn
luyện bước 1 về an toàn lao động cho người lao động tại hiện trường, kiểm tra đánh
giá kết quả sau khi huấn luyện.
1.2.2.2. Phòng tổ chức hành chính
Là phòng nghiệp vụ giúp việc, tham mưu cho giám đốc trong việc tuyển
dụng bố trí nhân lực, quản lý hồ sơ nhân lực, tổ chức điều hành sản xuất.
Quản lý, xây dựng các hợp đồng kinh tế xây dựng, mua bán vật tư, hợp đồng
lao động. Có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện bộ máy Chi Nhánh Công ty phù hợp
với yêu cầu tổ chức kinh doanh, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch về lao
động tiền lương, giải quyết chính sách cho người lao động.
Phân công theo dõi kiểm tra quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế, báo
cáo kịp thời cho Giám đốc nắm bắt kịp thời chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kết hợp với phòng Kế toán tổ chức kiểm kê định kì 6 tháng, 1 năm đối với
các tài sản thiết bị của Chi Nhánh Công ty. Đề xuất phương án xử lý với các vật tư,
sản phẩm kém phẩm chất, chất lượng. Xây dựng cơ chế tiền lương tiền thưởng.
Quản lý lưu trữ hồ sơ tài sản của văn phòng Chi Nhánh Công ty. Phục vụ
hành chính văn phòng Chi Nhánh Công ty.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Soạn thảo các nội quy, quy chế, các văn bản của Chi Nhánh Công ty, đánh
máy in ấn tài liệu. Quản lý con dấu văn bản theo nghị định của Chính phủ và thông

tư hướng dẫn về việc sử dụng con dấu. Quản lý công văn giấy tờ sổ sách hành
chính, vào sổ đánh số các văn bản phát hành, chuyển giữ các văn bản đến nơi nhận
thực hiện công tác lưu trũ tài liệu của Chi Nhánh Công ty.
Theo dõi và thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước để đảm bảo
quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.
Giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, hợp đồng lao động, bổ nhiệm, chuyển
nhượng, miễn nhiệm, thôi việc trong Chi Nhánh Công ty. Giải quyết các chính sách
BHXH, BHYT, nghỉ việc, tai nạn, hưu trí, mất sức.
Giám sát chế độ thực hiện bảo hộ lao động, khám sức khỏe định kỳ cho cán
bộ công nhân viên.
Kết hợp với phòng Kĩ thuật thi nâng bậc cho công nhân viên.
Làm thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng
bậc cho cán bộ công nhân viên. Thực hiện quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà
nước theo chức năng.
Thừa ủy quyền của Giám đốc Chi Nhánh Công ty kí lệnh điều xe phục vụ
cho công tác của Chi Nhánh Công ty, ký lệnh sản xuất đối với nhân viên trong
phòng và chịu trách nhiệm trước sự ủy quyền đó.
1.2.2.3. Phòng Tài chính Kế toán
Có nhiệm vụ khai thác và tiếp cận các đơn hàng và hợp đồng kinh tế, theo
dõi và đôn đốc kế hoạch thực hiện từ đó thiết lập và búc tỏch bản vẽ, triển khai
xuống từng phân xưởng.
Tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính kế toán đảm bảo phản ánh
kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh sản
xuất của Chi Nhánh Công ty.
Hướng dẫn, chỉ đạo, giám sát công tác quản lý, sử dụng vốn đầu tư.
Mở sổ theo dõi và tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh
doanh của Chi Nhánh Công ty theo đúng luật kế toán.
Mở sổ theo dõi hạch toán chi tiết tài sản cố định, vật tư, tiền vốn của Chi
Nhánh Công ty và quyết toán công trình.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –

Kinh tế
6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Làm thủ tục ứng vốn, thanh quyết toán vốn. Quản lý toàn bộ hồ sơ liên quan
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi Nhánh Công ty và lưu trữ chứng từ, hồ
sơ theo quy định.
Quản lý thu, chi, thanh quyết toán. Quản lý quỹ, kiểm kê quỹ theo định kỳ.
Theo dõi công nợ, phản ánh đề xuất kế hoạch thu chi và các khoản thanh
toán khác.
Lập báo cáo tài chính định kỳ để báo cáo lãnh đạo Chi Nhánh Công ty, cơ
quan có chức năng.
Kê khai nộp thuế và các khoản nộp khác của Chi Nhánh Công ty với ngân
sách nhà nước.
Chủ trì tổ chức kiểm kê quý, 6 tháng, 1 năm. Tổng hợp các báo cáo và đề
xuất xử lý tài sản hư hỏng, vật tư mất phẩm chất và làm các thủ tục thanh lý tài sản.
Tổ chức, hướng dẫn, tham gia giám sát việc ứng vốn, sử dụng vốn đối với
các đội sản xuất, kê khai thuế, hóa đơn GTGT. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và
các cơ quan Tài chính cấp trên về việc thanh quyết toán tài chính.
Trưởng phòng thừa ủy quyền của Giám đốc ký điều động nhân lực làm thêm
giờ và chịu trách nhiệm trước sự ủy quyền đó.
1.2.2.4. Phòng Kế hoạch và Đầu tư
Xây dựng kế hoạch, định hướng, lập kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch
sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm trên cơ sở tập hợp các báo cáo của các
Phân xưởng sản xuất phân xưởng thông qua Giám đốc Chi Nhánh Công ty.
Giao kế hoạch, kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất ở các Phân xưởng sản
xuất.
Quản lý, xây dựng các hợp đồng kinh tế xây dựng, mua bán vật tư, hợp đồng
lao động.
1.2.2.5.Phòng kỹ thuật, kiểm tra chất lượng

Là bộ phận quan trọng của Công ty, tham mưu cho Giám đốc trong công tác
điều hành sản xuất, quản lý và giám sát kỹ thuật.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Kiểm tra giám sát chất lượng đầu vào từ khâu nhập liệu, máy móc thiết bị,
đồng thời kiểm tra quy cách chất lượng đầu ra của sản phẩm. Kiểm tra quy cách của
hàng hóa nhập xuất.
Tính toán các định mức tiêu hao về nguyên liệu đầu vào cũng như đầu ra.
Lập biện pháp về chất lượng sản phẩm, biện pháp an toàn lao động.
Kiểm tra, giám sát an toàn lao động trên hiện trường và công tác huấn luyện
an toàn ở các đội sản xuất, lập biên bản về vi phạm quy trình, biện pháp thi công, an
toàn lao động để trình Ban Giám Đốc xử lý.
Kiểm tra giám sát về chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng ma
khách hàng đề ra.
Có mặt kịp thời để xử lý các trường hợp lỗi sản phẩm.
Báo cáo lên Ban Giám Đốc những yếu tố phát sinh trong quá trình kiểm tra
chất lượng sản phẩm.
1.2.2.6. Phân xưởng máy
Đây là phân xưởng có vai trò quan trọng trong khâu sản xuất.
Đứng đầu là phụ trách ca có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất
của Chi Nhánh Công ty giao đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm làm ra. Sử
dụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao.
1.2.2.7. Các phân xưởng vẽ, hàn, dập, phun
Sản phẩm được trang trí theo mẫu có sẵn các tổ trưởng phân công công nhân
của mình làm sao cho đáp ứng đúng số lượng, chất lượng mà ban Giám đốc giao.
Cuối mỗi ngày tổ trưởng ghi lại phần trăm hoàn thành vào sổ theo dõi cho
công nhân, cuối tháng tổng kết lại và trình lên Ban Giám đốc, cũng căn cứ vào đó

chuyển lên phòng kế toán để tính lương cho người lao động.
Các tổ trưởng phân xưởng chịu trách nhiệm về công nhân của tổ mình, đồng
thời cũng phải chịu trách nhiệm trước các sản phẩm không đúng quy cách chất
lượng.
Các bộ phận trong Chi Nhánh Công ty vừa phải hoàn thành công việc được
giao đồng thời cũng có mốt quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp đỡ lẫn nhau để đảm bảo
cho tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
1.3. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong Chi Nhánh Công ty
Ngày nay ngành công nghệ phần mềm đang phát triển nhanh và ngày càng
được mở rộng, khoa học công nghệ thực sự đã và đang mang đến những hiệu quả to
lớn cho nền kinh tế xã hội cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong nền kinh
tế thị trường, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quản lý.
Trong bất kỳ tổ chức doanh nghiệp kinh doanh nào thì vấn đề quản lý nhân
sự luôn luôn là bài toán quản lý đầu tiên, vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý
nói chung và bài toán quản lý nhân sự nói riêng là một điều tất yếu khách quan.
Có thể nói rằng với xu hướng tin học hóa hiện nay rộng khắp trong xã hội thì
việc quản lý thủ công không còn phù hợp. Ta có thể nhận thấy những yếu kém
trong việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng nghèo
nàn, lạc hậu rời rạc và không được cập nhật thường xuyên; Với khối lượng thông
tin lớn, chồng chất, việc lưu trữ bảo quản gặp rất nhiều khó khăn, thông tin lưu trũ
trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận… Đặc biệt là mất
rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin để
phục vụ cho quyết định cũng như nắm bắt thông tin. Do đó quá trình tin học hóa
trong hầu hết các hoạt động của Chi Nhánh Công ty là một vấn đề thiết yếu, việc áp
dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý ngày càng trở

lên phổ biến và rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược
điểm của hệ thống thông tin quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính
và được tin học hóa ngày càng tối ưu, giúp cho quá trình xử lý, tính toán, thu thập
thông tin được giảm bớt rất nhiều về thời gian cũng như chi phí, mang lại hiệu quả
lớn cho doanh nghiệp.
2. Đề tài lựa chọn
2.1. Tính cấp thiết của đề tài
Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh với thế mạnh và
kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh thì vấn đề quản lý nhân sự của Chi Nhánh
Công ty cũng được chú trọng và nâng cao. Với hệ thống tổ chức Công ty rộng khắp
việc quản lý con người sẽ giúp ban quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp, phát
triển nhân sự phù hợp. Chi Nhánh Công ty còn có nhiều thiếu xót trong việc kiểm
soát cũng như nắm bắt nhân viên. Vì vậy, việc xây dựng trương chình quản lý nhân
sự để nâng cao việc quản lý con người, tổ chức, nhân viên của Chi Nhánh Công ty
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
là cần thiết. Đây là việc không những Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư
Vinh Hạnh cần làm mà tất cả các công ty đều phải làm trong một tương lai gần.
Hiện nay theo khảo sát Chi Nhánh Công ty vẫn chưa có phần mềm quản lý
nhân sự chuyên dụng, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ được thể hiện như
Chi Nhánh Công ty có một khối lượng nhân viên lớn thì việc quản lý thủ công
không thể đáp ứng được, do đó gặp rất nhiều khó khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều
nhân lực, nhiều thời gian và công sức. Mỗi nhân viên trong Chi Nhánh Công ty có
một hồ sơ riờng nờn việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu
không phải là dễ dàng. Thông tin về các nhân viên trong cỏc phũng ban chưa thống
nhất, trùng lặp, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự.
Cỏc phòng ban trong Chi nhánh Công ty đều được trang bị máy tính nhưng

cấu hình máy thấp dung lượng RAM chỉ có 216MB, dung lượng ổ cứng là 40GB rất
khó khăn trong việc lưu trữ dữ liệu, chưa có tính tương thích cao với các phần mềm
hiện tại Chi nhánh Công ty đang sử dụng. Thông tin trờn cỏc báo cáo chưa dầy đủ
theo yêu cầu của nhà quản lý.
Ngoài ra, Chi Nhánh Công ty chưa có sự áp dụng hệ thống máy tính với
những phần mềm rất hữu dụng trong quản lý mà hiện nay công ty vẫn đang quản lý,
lưu trữ hồ sơ cán bộ trên sổ sách giấy tờ, và sự truyền tải thông tin dùng nhiều bằng
con đường qua lại giữa các phòng ban với sự trợ giúp của máy điện thoại nên gặp
nhiều bất cập trong công tác quản lý và đánh giá về kỹ năng hay sở thích, trình độ
của nhân viên để có đánh giá sát thực, sắp xếp công việc hợp lý cho mỗi nhân viên.
Theo hướng phát triển của Chi Nhánh Công ty về lâu dài chúng ta nên xây
dựng một “Hệ thống thông tin quản lý nhân sự”. Hệ thống này sẽ cho thấy tính hiệu
quả của nó trong việc quản lý và định hướng trong sự phát triển của Chi Nhánh
Công ty. Vì vậy em lựa chọn đề tài quản: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý
nhân sự tại Chi Nhánh Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Vinh Hạnh”.
Công cụ cần thiết để thực hiện đề tài: Hệ quản trị CSDL Microsoft Access
2003 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 là 2 công cụ chính để làm phần mềm.
Trong đó để đáp ứng nhu cầu lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu cho hệ thống xử lý
dữ liệu doanh nghiệp.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
2.2. Mục tiêu lựa chọn đề tài
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hoàn toàn khách quan và cần thiết nó
đem lại mục đích lâu dài cho Chi Nhánh Công ty, để đạt được điều đó hệ thống cần
đạt được các mục đích sau:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Cập nhật hồ sơ nhân viên, sửa hồ sơ nhân viên, xóa
hồ sơ nhân, tìm kiếm các thông tin về nhân viên khi được yêu cầu

- Quản lý các danh mục: Danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, danh mục
chuyên môn.
- Báo cáo: Tổng hợp dữ liệu, báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm, yêu cầu
của ban lãnh đạo.
2.3. Phạm vi của đề tài
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được sử dụng cho các đối tượng như:
- Phòng hành chính thì sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự để có thể
biờt được số lượng nhân viên hiện có trong chi nhánh Công ty, số lượng nhân viên
nghỉ việc, về hưu, điều chuyển công tác.
- Phòng kế toán: Sử dụng hệ thống với mục đích chấm công, tính lương,
hoàn thành nghĩa vụ của từng công nhân viên của chi nhánh Công ty với nhà nước.
- Ban lãnh đạo: Sử dụng hệ thống với mục đích kiểm tra, giám sát công việc
của mình.
- Các bộ phận khác có thể sử dụng hệ thống với mục đích quản lý riêng của
mình.
2.4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
- Dùng phương pháp tiếp cận hệ thống.
- Phương pháp xây dựng : Phương pháp thiết kế từ trên xuống ( Top Down
Design).
- Phương pháp thu thập thông tin: Nghiên cứu tài liệu hệ thống.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1. Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin

trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường.
Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho
dữ liệu, đó là nơi cất giữ có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ
liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được cài đặt trờn cỏc phương tiện nhớ của máy
tính điện tử và được bảo quản
1.2. Hệ thống thông tin trong một tổ chức
1.2.1. Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- HTTT xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System): Thu thập,
xử lý giao dịch đến từ bên trong và bên ngoài hệ thống. Hệ thống xử lý các dữ liệu
đến từ giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những
người cho vay hoặc với nhân viên của nó.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS – Management Information System: Trợ
giúp các hoạt động quản lý trong tổ chức doanh nghiệp. Là những hệ thống quản lý
các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp,
điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở
dữ liệu được tạo ra bởi hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn ngoài tổ chức.
- Hệ trợ giúp quyết định DSS – Decision System: Trợ giúp ra các hoạt động
quyết định. Được thiết kế dựa vào mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định. Quá
trình ra quyết định thường được mô tả như một quy trình. Nó được tạo thành từ ba
giai đoạn chính: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết
và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định thì
phải cung cấp thông tin cho người ra quyết định, xác định rõ tình hình mà một
quyết định cần phải ra.
- Hệ chuyên gia ES – Expert System: Biểu diễn tri thức của các chuyên gia
bằng công cụ tin học. Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ trí tuệ nhân tạo
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương

trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên
gia về một lĩnh vực nào đó.
- Hệ thống thông tin tăng cường cạnh tranh ISCA – Information System for
Competitive Advantage: Được xây dựng cho đối tượng bên ngoài tổ chức, tạo điều
kiện thuận lợi trong giao dịch, dành ưu thế cạnh tranh. Được sử dụng như một trợ
giúp chiến lược. Khi nghiên cứu hệ thống thông tin mà không tính đến lý do dẫn
đến sự cài đặt nó hoặc không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta
nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản
lý, hệ trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia.
1.2.2. Ba mô hình của hệ thống thông tin
- Mô hình logic:
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thực hiện, các
kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà
hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi: Cái gì? Và Để làm gì?. Nó không
quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như thời điểm hoặc địa điểm mà sữ
liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do
giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này.
- Mô hình vật lý ngoài:
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay
đổi nhất
Mô hình logic
( Góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kĩ thuật)
Cái gì? Để làm

gì?
Cái gì ở đâu?
Khi nào?
Như thế nào?
13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang
dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để
thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong
hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện
xử lý dữ liệu, loại màn hình và loại bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú
ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử
lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Một khách hàng
nhìn hệ thống thông tin ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này.
- Mô hình vật lý trong:
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là
cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn, thông tin liên
quan tới một loạt trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho
lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu
trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế
nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hóa ở quầy giao dịch theo
mô hình vật lý trong này.
1.3. Phương pháp phát triển HTTT Quản lý
Phát triển hệ thống thông tin là một quá trình lặp. Tùy theo kết quả của mỗi
giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách
khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó
là việc lập kế hoạch cho mỗi giai đoạn tới kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành,
đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án.
1.3.1. Lý do phát triển hệ thống thông tin quản lý

Có nhiều lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin, nhưng gộp lại ta
đưa ra bốn nguyên nhân sau:
- Những thay đổi về vấn đề quản lý.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi công nghệ
- Thay đổi sách lược chính trị.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự
án phát triển một hệ thống thông tin quản lý mới, ví dụ việc chính phủ ban hành một
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
luật mới, hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một nguyên nhân
dẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý.
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải
xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Chẳng hạn khi xuất
hiện những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tổ chức doanh nghiệp phải rà
soát lại các hệ thống thông tin của họ để quyết định những gì họ phải cài đặt khi
muốn sử dụng công nghệ mới này.
Những thách thức về chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự phát triển
một hệ thống thông tin. Đôi khi, hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người
quản lý biết rằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi ích
khác cho họ.
1.3.2. Các bước phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Phương pháp phát triển hệ thống thông tin gồm có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn
bao gồm một dãy các công đoạn và cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra
quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này
được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích
viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống thông tin là một quá trình

lặp. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về
giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực
hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những
nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án, lập tài liệu về hệ thống và về dự án.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Mô hình phát triển của hệ thống thông tin
Dưới đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển của một hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực hiện để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối
nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
1.1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
1.2. Làm rõ yêu cầu.
1.3. Đánh giá khả năng thực thi.
1.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
Cài đặt và bảo trì
Thực hiện kĩ
thuật
Thiết kế vật lý
ngoài
Xây dựng
phương án
Thiết kế logic

Phân tích chi tiết
Đánh giá yêu cầu
16
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định rõ nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những
đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống
thông tin mới cần đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết
định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới.
Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn
sau:
2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại.
2.4. Đưa ra chẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp.
2.5. Đánh giá lại tính khả thi.
2.6. Thay đổi đề xuất của dự án.
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết.
Giai đoạn 3 : Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những
mục tiêu đã thiết lập được ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao
hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra ( Nội dung của Outputs), nội dung
của các tệp cơ sở dữ liệu ( Các tệp, quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa
sẽ phải thực hiện ( Các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào ( Các Inputs). Mô
hình logic sẽ được người sử dụng xem xét và đánh giá.
Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3.2. Thiết kế xử lý.
3.3. Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
3.4. Hợp thức hóa mô hình logic.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án giải quyết.
Mô hình logic của hệ thống thông tin mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.
Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên
phải nghiên cứu về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng
các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án là một
phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi
tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên mô hình
vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí tạo ra chúng rất lớn.
Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các
mục tiêu đã đặt ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và các lợi
ích ( hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể.
Một báo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng và một buổi trình
bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp
ứng tốt nhất yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức.
Dưới đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải quyết:
4.1. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp.
4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp.
4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phương án giải
quyết.
Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa
chọn. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài
liệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật,
và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả giao
diện với những phần tin học hóa.
Những công đoạn chính của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài :
5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra.
5.3. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
18
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công.
5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6 : Triển khai kĩ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hóa
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác
cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống.
Các hoạt động chính của việc thực hiện triển khai kĩ thuật hệ thống là như
sau:
6.1. Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật.
6.2. Thiết kế vật lý trong.
6.3. Lập trình.
6.4. Thử nghiệm hệ thống
6.5. Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7 : Cài đặt và khai thác hệ thống
Cài đặt hệ thống là phần công việc trong đó việc chuẩn bị từ hệ thống cũ

sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với
những va chạm thấp nhất cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
7.1. Lập kế hoạch cài đặt.
7.2. Chuyển đổi.
7.3. Khai thác và bảo trì.
7.4. Đánh giá.
1.3.3. Các công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin
Trong giai đoạn này phân tích viên phải tiến hành mô hình hóa hệ thống
thông tin để thấy được những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với
hệ thống thông tin cũ. Các công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin :
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
19
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
1.3.3.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.
Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý
bằng sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
- Xử lý:
- Kho lưu trữ dữ liệu:
- Dòng thông tin: - Điều khiển:
1.3.3.2. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD:
Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng, các
thực thể từ cao xuống thấp. Trong đó, một thực thể có thể có nhiều thực thể con và
thực thể dưới là con của thực thể đứng trên.
Mục đích của phân tích chức năng là xác định một cách chính xác và cụ thể
các chức năng chính của hệ thống thông tin. Trong giai đoạn phân tích chức năng,

người ta phải xác định một cách rõ ràng những gì hệ thống phải thực hiện mà chưa
quan tâm tới phương pháp thực hiện các chức năng ấy. Sơ đồ chức năng kinh doanh
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn
Thủ công Tin học hóa
Tài liệu
20
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
của một hệ thống thông tin chỉ ra chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không
phải chỉ ra là làm như thế nào.
Các nguyên tắc phân rã chức năng:
- Mỗi chức năng phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức
năng đã phân rã đó.
- Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực
hiện được chức năng ở mức dưới đã phân rã nó.
Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được còn
đang ở mức gộp. Quá trình phân rã còn tiếp tục cho đến khi ta nhận được một biểu
đồ với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm được nội dung thực hiện của
nó.
Bố trí sắp xếp các chức năng:
- Không nên phân rã sơ đồ quá 6 mức.
- Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hang, cùng một
dạng.
- Biểu đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng, để dễ kiểm tra theo dõi.
Đặt tên:
Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên
khác nhau. Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và một bổ
ngữ động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường lien quan đến các thực thể dữ liệu

trong miền nghiên cứu. Tên chức năng cần phải phản ánh được nội dung công việc
thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dựng nú.
Mô tả chức năng lá ( Mức thấp nhất)
Đối với các chức năng lá trong biểu đồ cần miêu tả trình tự và cách thức tiến
hành nó bằng lời và có thể sử dụng biểu đồ hay một hình thức nào khác. Mô tả
thường bao gồm các nội dung sau:
- Tên chức năng.
- Các sự kiện kích hoạt. ( Khi nào? Cái gì? Điều kiện gì?)
- Quy trình thực hiện.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
21
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
- Yêu cầu giao diện cần thể hiện.
- Dữ liệu vào.
- Thuật toán sử dụng.
- Dữ liệu ra.
- Quy tắc nghiệp vụ tuân thủ.
Các ký pháp sử dụng:
Hình chữ nhật có tên ở bên trong để mô tả một chức năng.
Đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để nối chức năng ở mức trên và mức
dưới được trực tiếp phân rã từ chức năng đó.
Các ký pháp sử dụng trong BFD
1.3.3.3.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng
thông tin nhưng trên góc độ trìu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu,
các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích mà không hề quan tâm tới nơi, thời
điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần
hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.

Mô hình DFD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng quát về hệ
thống thông tin và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống ấy. Nó xác định
thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này sang hệ thống sang
một quá trình hoặc một chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra là phải có
sẵn những thông tin nào trước khi thực hiện một chức năng hay một quá trình.
Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ DFD
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể,
tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
Tên chức năng
22
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ DFD
Luồng dữ liệu là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này tới một vị trí khác
trong hệ thống trên một vật mang nào đó. Tên luồng dữ liệu được chọn làm tờn
chính của vật mang như đơn hàng, giấy báo giá, hóa đơn bán hàng,… Luồng dữ liệu
được kí hiệu bằng mũi tên, có chiều chỉ hướng dữ liệu di chuyển và tên của dữ liệu
phải được ghi trên đó. Tên dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và thể hiện được sự
tổng hợp của các phần tử dữ liệu riêng biết chứa trong nó.
Kho dữ liệu là các dữ liệu được lưu trữ trong đó tại một vị trí nào đó. Một
kho dữ liệu có thể chứa dữ liệu về khách hành, đơn hàng, hóa đơn bán hàng, nhân
viên,…Tên kho dữ liệu phải là một danh từ.
Tiến trình là một hoặc một số công việc hoặc hành động có tác động lên dữ
liệu làm cho chúng di chuyển. thay đổi được lưu trữ hay phân phối. Tên tiến trình
phải là một mệnh đề động từ gồm động từ và bổ ngữ.

Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể là một người,
một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khác nằm ngoài phạm
vi này và có tác động tới nó về mặt thông tin ( nhận hay gửi dữ liệu). Có thể nhận
biết tác nhân là nơi xuất phát ( nguồn) hay nơi đến ( đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ
thống đang xột. Tờn tác nhân phải là danh từ.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
Tên dòng dữ liệu
Tiến
trình
xử lý
Tệp dữ liệu, kho dữ liệu
Tên người/ Bộ phận phát/
nhận tin
Tệp dữ liệu, kho dữ
liệu
Tiến
trình
xử lý
Kho dữ liệu
23
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Anh
Phương
• Các mức của DFD:
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của
hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần nhìn
một lần là có thể nhận ra nội dung của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh rõ ràng, dễ
nhỡn thỡ có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật.
Sơ đồ ngữ cảnh biểu diễn hệ thống ở mức cao nhất. Trong sơ đồ này chỉ gồm
ba loại thành phần:

- Một tiến trình duy nhất mô tả toàn bộ hệ thống.
- Các luồng dữ liệu giữa các tác nhân và hệ thống mô tả sự tương tác giữa hệ
thống với môi trường.
- Các tác nhân ( môi trường của hệ thống).
Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn người ta dùng kĩ thuật phân rã
(Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã thành sơ đồ mức 0,
mức 1,…
• Một số quy tắc vẽ DFD
- Các “ cái vào” của hệ thống của tiến trình cần phải khác với cái ra của hệ
thống. Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng, các dữ liệu qua một tiến trình phải
có sự thay đổi, ngược lại tiến trình là không cần thiết nếu nó không tác động
đến thông tin đi qua nó.
- Các đối tượng trong một biểu đồ luồng dữ liệu phải có tên duy nhất. Tuy
nhiên một số tác nhân ngoài và kho có thể được lặp lại trong sơ đồ.
- Các luồng dữ liệu đi vào của một tiến trình phải đủ để tạo các luồng dữ liệu
đi ra.
Tiến trình
- Không có một tiến trình nào mà chỉ có “ cái ra” mà không cú “cỏi vào”. Đối
tượng chỉ có cái ra thì chỉ có thể là tác nhân.
- Không có một tiến trình nào mà chỉ có “cỏi vào” mà không cú “cỏi ra”. Đối
tượng chỉ có “cỏi vào” thì chỉ có thể là tác nhân.
Kho dữ liệu
- Không có một luồng dữ liệu từ một kho này tới một kho khác.
SV: Hoàng Thị Linh Lớp: Tin học –
Kinh tế
24