công tác văn thư - lưu trữ tại phòng giáo dục và đào tạo huyện phú lộc

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
HUYỆN PHÚ LỘC

Họ và tên sinh viên : Nguyễn Thị Hạnh
Lớp : KH 10-TC81
Cơ quan thực tập : Phòng Giáo dục và Đào tạo
huyện Phú Lộc
Thời gian thực tập : 27/8/2014 - 27/9/2014
Giảng viên hướng dẫn: TS -Trần Thị Diệu Oanh
Niên khóa : 2010 - 2014
Huế, tháng 8 năm 2014
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 3
PHẦN I: TÓM TẮT NỘI DUNG THỰC TẬP, 1
QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ NƠI THỰC TẬP 1
PHẦN II: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
3
A.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 3
QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ
ĐÀO TẠO - HUYỆN PHÚ LỘC 3
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN 12
VỀ NHẬN THỨC LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 12
VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 12
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ NHỮNG 21
ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CÁO CHẤT LƯỢNG 21

CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 21
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
LỜI NÓI ĐẦU
Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn. Qủa thật đúng như vậy,
thực tập là khoản thời gian mà bản thân tôi được tiếp xúc với thực tế là một cơ
hội giúp tôi tìm hiểu các hoạt động thực tế của hoạt động hành chính trong các
cơ quan hành chính nhà nước từ đó đưa ra những lý luận thực tiễn của mình về
đề tài mình nghiên cứu.
Thực tập không những giúp cho bản thân tôi bổ sung thêm những kiến
thức, những kinh nghiệm trong các khâu nghiệp vụ và còn giúp cho tôi nhận
thức rõ ràng về công tác Văn thư - Lưu trữ có tầm quan trọng như thế nào trong
sự phát triển của Đất nước. Thực tập đã giúp cho tôi nhận ra những điểm yếu
của mình. Từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hỏng về kiến thức chuyên
môn cũng như kinh nghiêm thực hành.
Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước. Trong các cơ quan đơn vị, công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các
Văn bản - Tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp
thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi
cơ quan.
Đó chính là lý do tôi chọn Công tác Văn Thư - Lưu trữ làm đề tài cho
báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Được sự quan tâm của đơn vị và giới thiệu của nhà trường cũng như sự
giúp đỡ của Lãnh đạo và chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú
Lộc, tôi đã được thực tập tại đơn vị, kể từ ngày 27/8/2014 đến hết ngày
27/9/2014. Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã tranh thủ mọi điều kiện
thuận lợi nhất để vừa hoàn thành nhiệm vụ mà lãnh đạo đã phân công đồng thời
thu thập những thông tin minh chứng để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp, cũng

như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết
đã được học và những kinh ngiệm từ thực tiễn.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
Báo cáo thực tập của tôi được xây dựng trên cơ sở những quy định,
những kiến thức lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn. Qua
bài báo cáo của mình, tôi cũng mạnh dạn đánh giá và đề xuất một số ý kiến
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản của Phòng Giáo dục và
Đào tạo huyện Phú Lộc.
Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới quý thầy cô giáo trường Học viện
hành chính Quốc gia đã động viên, giúp đỡ, truyền đạt cho tôi những kiến thức
là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để tôi tích luỹ kiến
thức làm hành trang trong cuộc sống.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm, tạo điều kiện của các chuyên viên, lãnh
đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc, tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạo
mọi điều kiện thuận lợi nhất, giúp đỡ tôi tìm hiểu kỹ hơn về công tác Văn thư -
Lưu trữ và phát hiện ra những thiếu xót của bản thân.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người, đặc biệt là Cô
giáo - TS -Trần Thị Diệu Oanh đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ tôi hoàn thành
báo cáo này.
Vì thời gian và khả năng có hạn nên bài báo cáo của tôi không thể tránh
khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô giáo quan tâm, chỉ bảo và đóng
góp ý kiến để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
Huế, ngày 27 tháng 8 năm 2014
Sinh viên thực tập
Nguyễn Thị Hạnh
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
TT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

1 UBND Uỷ ban nhân dân
2 TT-BNV Thông tư - Bộ Nội vụ
3 NĐ-CP Nghị định - Chính phủ
4 VTLTNN Văn thư lưu trữ Nhà nước
5 CT -UBND Chỉ thị - Uỷ ban nhân dân
6 THCS Trung học cơ sở
7 GD&ĐT Giáo dục và Đào tạo
8 TCCB Tổ chức cán bộ
9 TK-KH-TH Thống kê- Kế hoạch - Tổng hợp
10 CB-GV-NV Cán bộ - Giáo viên- Nhân viên
11 GVHD giáo viên hướng dẫn
12 UBTVQH Uỷ ban thường vụ Quốc Hội
13 PL Pháp lệnh
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
PHẦN I: TÓM TẮT NỘI DUNG THỰC TẬP,
QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ NƠI THỰC TẬP
- Thực hiện kế hoạch số 684/KH-HVHC ngày 04 tháng 8 năm 2014 của Học
Viện hành chính về việc nội dung, kế hoạch thực tập và môn thi tốt nghiệp của
Học viện hành chính lớp Đại học tại chức KH10-TC 81
- Theo kế hoạch thực tập của Phòng đào tạo Học Viện hành chính Quốc gia
khóa học 2010-2014, lớp KH10-TC 81.
1. Tiến trình thực tập
1.1 Địa điểm thực tập
Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc, tỉnh Thừa Thiên Huế.
1.2 Thời gian thực tập: 27/8/2014 đến 27/9/2014.
2. Mục đích và yêu cầu của đợt thực tập
Vận dụng những kiến thức đã học ở trường để áp dụng vào thực tế nhằm
rèn luyện kỷ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước. Đồng thời đi sâu
vào thực tế để đánh giá thực trạng, giải pháp và những đề xuất kiến nghị đối với

những vấn đề đã được học và những vấn đề trong thực tiễn.
Bên cạnh đó còn bổ sung, học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá
trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.
3. Nội dung thực tập
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quy trình công vụ trong cơ
quan quản lý hành chính Nhà nước nơi thực tập.
Tìm hiểu kỷ công tác Văn thư - Lưu trữ tại Phòng giáo dục và Đào tạo
huyện Phú Lộc, qua đó đánh giá thực trạng công tác này và đưa ra những giải
pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công Văn thư - Lưu trữ tại đơn vị.
4. Kế hoạch thực tập
Kế hoạch thực tập gồm 4 tuần
Tuần 1: (Từ 28/8/2014 đến 06/9/2014) Trình giấy giới thiệu và báo cáo với Lãnh
đạo Phòng về kế hoạch thực tập; Tim hiểu chung về cơ cấu tổ chức và hoạt động của
Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc; Viết đề cương báo cáo thực tập.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
Tuần 2: ( Từ 06/9/2014- 12/9/2014) Tìm hiểu đặc điểm tình hình chung
của huyện Phú Lộc, vị trí địa lý ; Nắm vững chức năng, nhiệm vụ quyền hạn
và một số vị trí công tác của cán bộ công chức trong cơ quan Phòng Giáo dục và
Đào tạo. Tiếp cận công việc của công chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ.
Nghiên cứu các văn bản, nội quy, quy chế, chế độ chính sách, nghiên cứu các
văn bản đã ban hành của đơn vị; Nghiên cứu các văn bản đi, đến, thể thức văn
bản, cách quản lý văn bản, và lưu hồ sơ sổ sách; Tìm hiểu cách thức tiếp nhận
bảo quản và lưu hồ sơ của bộ phận văn thư lưu trữ; Thu thập tài liệu, thông tin
minh chứng cần thiết để viết báo cáo.
Tuần 3: ( Từ ngày 12/9/2014- 19/9/2014) Thực hiện công việc chuyên môn;
đồng thời tiến hành làm báo cáo thực tập, đánh giá hoạt động hành chính.
Tuần 4: (Từ ngày 19/9/2014 - 27/9/2014) Tiếp tục công việc được giao;
Hoàn thành báo cáo thực tập; Xin ý kiến đánh giá quá trình thực tập; Tổng kết

rút kinh nghiệm.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
PHẦN II: KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ
ĐÀO TẠO - HUYỆN PHÚ LỘC
I. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH
Huyện Phú Lộc có diện tích 720,9 km2, dân số trung bình là 134.628
người, mật độ dân số 187 người/km2, (theo niên giám thống kê năm 2012).
Toàn huyện có 18 đơn vị hành chính, trong đó có 16 xã và 2 thị trấn.28-28
Phú Lộc là một huyện đầm phá, ven biển, nằm ở cực Nam của tỉnh Thừa
Thiên Huế; phía Bắc giáp Hương Thủy và Phú Vang; phía Nam giáp thành phố
Đà Nẵng; phía Đông giáp biển Đông; phía Tây giáp huyện Nam Đông. Thị trấn
Phú Lộc là trung tâm huyện lỵ, cách thành phố Huế 45 km về phía Nam.
Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc nằm ở trung tâm huyện Phú Lộc,
quản lý 67 đơn vị công lập trực thuộc (Mầm non: 22, Tiểu học :27, Trung học co
sở: 15, Phổ thông đa cấp: 3). Có trên 60.000 học sinh Mầm non, Tiểu học và Trung
học cơ sở với hơn 2.400 cán bộ giáo viên nhân viên toàn ngành.
Toàn huyện hiện có 11 trường Tiểu học, 02 trường Mầm non, 01 trường
Trung học cơ sở được UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế, Bộ Giáo dục và Đào tạo
công nhận trường đạt chuẩn Quốc gia trong đó có trường Tiểu học Số 1 Lộc Trì
được công nhận đạt chuẩn mức độ 2.
Có 100% đơn vị xã, thị trấn đạt chuẩn quốc gia về xóa mù chữ, phổ cập
giáo dục Tiểu học, phổ cập Giáo dục Tiểu học đúng độ tuổi, phổ cập giáo dục
Trung học cơ sở.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN PHÚ LỘC
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng GD&ĐT huyện Phú Lộc

1.1. Vị trí, chức năng
1.1.1. Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo
dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu
chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp
văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.
1.1.2. Phòng Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức,
cơ cấu ngạch công chức và nhiệm vụ công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự
hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trình UBND huyện
a) Dự thảo các văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật,
các quy định của UBND cấp tỉnh về hoạt động giáo dục trên địa bàn;
b) Dự thảo quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch 05 năm, hàng năm và
chương trình, nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục trên
địa bàn;
c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ thông
có nhiều cấp học, trong đó không có cấp học trung học phổ thông; trường phổ
thông dân tộc bán trú; trường tiểu học; trường mầm non, nhà trẻ, nhóm trẻ, trường,
lớp mẫu giáo, không bao gồm nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập tư thục (gọi chung là
cơ sở giáo dục mầm non) và trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng
dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và UBND huyện.
1.2.2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trình Chủ tịch UBND
huyện: Dự thảo các quyết định thành lập (đối với các cơ sở giáo dục công lập), cho
phép thành lập (đối với các cơ sở giáo dục ngoài công lập), sáp nhập, chia, tách,

giải thể các cơ sở giáo dục (bao gồm cả các cơ sở giáo dục có sự đầu tư của các tổ
chức, cá nhân nước ngoài): trường trung học cơ sở; trường phổ thông có nhiều cấp
học, trong đó không có cấp học trung học phổ thông; trường phổ thông dân tộc bán
trú; trường tiểu học; cơ sở giáo dục mầm non; trung tâm học tập cộng đồng; các cơ
sở giáo dục có tên gọi khác (nếu có) thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
1.2.3. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương, các cơ chế, chính sách
về xã hội hóa giáo dục sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; huy
động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển giáo dục trên địa bàn; tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáo dục.
1.2.4. Quyết định cho phép hoạt động giáo dục, đình chỉ hoạt động giáo
dục các cơ sở giáo dục quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư liên tịch số
47/2011/TTLT-BGD ĐT-BNV ngày 19/10/2011 của Bộ GD&ĐT và Bộ Nội vụ
theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
1.2.5. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung, kế
hoạch, chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công
tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo
dục thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.
1.2.6. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng
công chức, viên chức các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý của UBND
huyện sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
1.2.7. Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên
tiến, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương trong lĩnh vực giáo dục.
1.2.8. Tổ chức thực hiện công tác xây dựng và nhân điển hình tiên tiến,
công tác thi đua, khen thưởng về giáo dục trên địa bàn huyện.
1.2.9. Phối hợp với Phòng Nội vụ hướng dẫn các cơ sở giáo dục xác định vị
trí việc làm, số người làm việc; tổng hợp vị trí việc làm, số người làm việc của các

cơ sở giáo dục; quyết định vị trí việc làm, số người làm việc cho các cơ sở giáo dục
sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện và kiểm tra
việc tuyển dụng, sử dụng, hợp đồng, điều động, luân chuyển, biệt phái và thực hiện
chính sách đối với công chức, viên chức của các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền
quản lý của UBND huyện và công chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo.
1.2.10. Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, cách
chức, giáng chức người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các cơ sở giáo
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
dục công lập; công nhận, không công nhận hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng
quản trị, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng các cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộc
thẩm quyền quản lý của UBND huyện theo quy định của pháp luật và ủy quyền
của UBND huyện.
1.2.11. Hướng dẫn các cơ sở giáo dục xây dựng, lập dự toán ngân sách giáo
dục hàng năm; tổng hợp ngân sách giáo dục hàng năm để cơ quan tài chính cùng
cấp trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; quyết định giao dự toán chi ngân
sách giáo dục cho các cơ sở giáo dục khi được cơ quan có thẩm quyền phê
duyệt; phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch xác định, cân đối ngân sách nhà
nước chi cho giáo dục hàng năm của địa phương, trình cơ quan có thẩm quyền
phê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước và các nguồn
thu hợp pháp khác cho giáo dục đối với các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền
quản lý của UBND huyện.
1.2.12. Phối hợp với Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch giúp UBND cấp
huyện kiểm tra, thanh tra thực hiện việc tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các cơ sở giáo
dục công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.
1.2.13. Thực hiện cải cách hành chính, công tác thực hành, tiết kiệm, phòng
chống tham nhũng, lãng phí; công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo,
kiến nghị có liên quan đến giáo dục và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
1.2.14. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và hàng

năm, báo cáo đột xuất về tổ chức và hoạt động giáo dục theo hướng dẫn của Sở
Giáo dục và Đào tạo và UBND huyện.
1.2.15. Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định
của pháp luật và của UBND huyện; thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch
UBND cấp huyện giao.
2. Tổ chức, biên chế và chế độ làm việc
2.1. Lãnh đạo Phòng
Phòng Giáo dục và Đào tạo có Trưởng phòng và không quá 03 Phó
Trưởng phòng.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
2.2. Biên chế
Căn cứ quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý biên chế công chức,
Phòng Giáo dục và Đào tạo phối hợp với Phòng Nội vụ xác định vị trí việc làm
và cơ cấu công chức theo ngạch trình UBND huyện phê duyệt và quyết định số
biên chế công chức hàng năm của Phòng Giáo dục và Đào tạo, bảo đảm đủ biên
chế công chức theo vị trí việc làm để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
2.3. Các cơ sở giáo dục
Phòng Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm giúp UBND huyện quản
lý nhà nước đối với các cơ sở giáo dục (bao gồm cả các cơ sở giáo dục có
sự tham gia đầu tư của các tổ chức và cá nhân nước ngoài): trường trung
học cơ sở; trường phổ thông có nhiều cấp học, trong đó không có cấp học
trung học phổ thông; trường phổ thông dân tộc bán trú; trường tiểu học;
cơ sở giáo dục mầm non.
2.4. Chế độ làm việc
a) Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng và theo
Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm nguyên tắc tập trung dân
chủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên môn theo quy định.
b) Trưởng phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của Ủy

ban nhân dân huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của
cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó.
c) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan mình và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện phân công hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và
chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại
trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình.
d) Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện và Sở GD&ĐT về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình, báo cáo
công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện khi được yêu cầu; phối
hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện
giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
* Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc
(Phụ lục 01)
III. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG:
Trong tất cả các cơ quan, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng, là
nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với các mối quan hệ
bên ngoài. Do đó văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện
tốt chức năng mhiệm vụ được giao.
1. Chức năng
Bộ phận Văn phòn là bộ phận giúp việc, tham mưu phục vụ cho mọi hoạt
động điều hành của Lãnh đạo Phòng trong việc quản lý, điều hành hoạt động của
cơ quan: Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ
đảm bảo an toàn hiệu quả.
2. Nhiệm vụ
2.1. Tham mưu tổng hợp

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, chuẩn bị các báo cáo về
hoạt đông của cơ quan ( báo cáo năm, quý, tháng, tuần ) cho cơ quan quản lý;
- Quản lý hồ sơ biên bản các cuộc họp cơ quan;
- Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác phục vụ
cho công tác lãnh chỉ đạo, giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện các chế độ thông tin
báo các lên cấp trên.
- Kiểm tra và ghi nhận thời gian gửi báo cáo về các trường và từ các trường
gửi lên trình lãnh đạo để lãnh đạo xem xét xử lý chuyển cho các bộ phận liên
quan giải quyết theo thẩm quyền và trách nhiệm được giao.
- Chịu trách nhiệm giữ khuôn dấu của cơ quan.
2.2. Công tác hành chính tổ chức
- Tổ chức, công tác quản lí Văn thư ( công văn , giấy tờ ,tài liệu ) và lưu
hồ sơ của cơ quan theo qui định của nhà nước.
2.3. Công tác quản trị tài vụ
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, văn phòng phẩm làm việc cho lãnh đạo
và cán bộ của cơ quan.
- Các hoạt động dịch vụ hậu cần: Tiếp khách
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
B. CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRŨ TẠI
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN PHÚ LỘC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của công
tác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề
của công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với
toàn xã hội.

2. Các hoạt động của công tác Văn thư
Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính và Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư. Công tác văn
thư tại Nghị định này bao gồm các công việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư;
soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý công văn đi, đến, quản lý văn bản tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, quản lý và
sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Cụ thể là Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.
3. Ý nghĩa công tác Văn thư
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một
cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội.
Là sợi dây liên hệ giữa Đảng - Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa
các cơ quan tổ chức với nhau. Góp phần tích cực trong công việc nâng cao chất
lượng và hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy
tờ vộ dụng và bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật
quốc gia và giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực hiệu
quả của công tác quản lý lãnh đạo.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
II. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
2. Các hoạt động của công tác Lưu trữ
Quy định tại Điều 1 pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL -UBTVQH
10 ngày 4/4/2001 của UBTVQH khóa X. Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có

giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao , văn hóa, giáo dục -
khoa học và công nghệ. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của
tài liệu ghi trên giấy, ảnh, băng, hình
Các hoạt động của công tác Lưu trữ gồm;
1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan:
2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan.
3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
6. Tình hình bảo quản tài liệu
7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ảnh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của các
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch phát
triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và giải quyết công việc
hằng ngày của mỗi cán bộ công chức nói riêng và toàn cơ quan nói chung.
Tài liệu lưu trữ phản ảnh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội
hiện đại, nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ảnh mọi hoạt
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
động khao học cảu cá nhân, cơ quan, quốc gia trên các lĩnh vực. Nó không chỉ là
bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khao học,
ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại, giúp
cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận động tự nhiên - xã hội để
dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội đồng thời
tránh được những hiểm họa cho con người cho quốc gia.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh

11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN
VỀ NHẬN THỨC LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ
I. THỰC TRẠNG
1. CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của công
tác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề
của công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với
toàn xã hội.
1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư
Việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của Phòng giáo dục huyện đã được
tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận hành tốt
hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán bộ Văn thư
nhiều hơn nửa.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Hầu hết việc soạn thảo văn bản ở Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú
Lộc không giao cho một chuyên viên cụ thể nào phụ trách thực hiện mà giao cho
từng chuyên viên phụ trách từng lĩnh vực dưới sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ
quan. Các bước soạn thảo văn bản của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú
Lộc bao gồm các khâu: soạn thảo, đánh máy, trình cấp có thẩm quyền duyệt, ký
và phát hành văn bản.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Tất cả các văn bản tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc đều thực
hiện theo 4 bước sau:
Bước 1: Dự thảo văn bản và trình lãnh đạo ký ban hành:
Bước 2: Đóng dấu văn bản:
Bước 3: Đăng ký văn bản đi:

Bước 4: Ban hành văn bản:
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
3. Quản lý công văn “đi” và “đến”
3.1. Quản lý công văn “đi”
Tất cả văn bản đi của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc phát hành
phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng, năm của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
3.1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu
và ngày tháng, năm của văn bản
Trước

khi

thực

hiện

các

công

việc

để

phát

hành

văn

bản

do

đơn vị

ban
hành,

cán

bộ

văn

thư

kiểm

tra

lại

về

thể

thức,

hình

thức

và

kỹ

thuật

trình

bày
văn

bản;

nếu

phát

hiện

có

sai

sót,

sẽ

kịp

thời

báo

cáo

người

được

giao

trách
nhiệm

xem

xét,

giải

quyết.
3.1.2. Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có)
Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc thực hiện việc quản lý và sử
dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Cụ thể là Nghị định số 58/2001/NĐ-
CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.
Đóng

dấu

chỉ

các

mức

độ

khẩn,

mật

(nếu là công văn mật, khẩn).
3.1.3. Đăng ký văn bản đi
Mặt dù số

lượng

văn

bản

ban

hành
nhiều
(Trung bình dưới
726
văn
bản/năm)

nhưng

tất

cả

các

loại

văn

bản

hành

chính

đều

được

đánh

số

và

đăng
ký.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
(Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi đúng quy định tại phụ lục VII ban hành kèm theo
thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÚ LỘC
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
S
Ổ
ĐĂN
G K
Ý

VĂN
B
ẢN

ĐI
Năm:

(Phần đăng ký văn bản đi theo mẫu có quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo
thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
Số,

ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn

bản
Tên

loại

và

trích

yếu
nội

dung

văn

bản
Người

ký
Nơi
nhận
văn

bản
Đơn

vị,
người
nhận

bản
lưu
Số
lượn
g

bản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8
3.1.4. Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi
Các văn bản đi phải được chuyển ngay sau khi có chữ ký hợp lệ của người
có thẩm quyền. Gửi các văn bản đúng nơi nhận như ghi trên văn bản.
3.1.5 Lưu văn bản đi: Được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP.
3.2. Quản lý công văn “đến”
Các bước quản lý văn bản đến của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú
Lộc được thực hiện theo trình tự sau:

3.2.1.

Tiếp

nhận văn

bản
3.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
3.2.3. Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến
Tất

cả

văn

bản

đến

thuộc

diện

đăng

ký

tại

Văn

thư

phải

được

đóng

dấu
“Đến”;

ghi

số

đến

và

ngày

đến.

Đối

với

văn

bản

đến

được

chuyển

qua

Fax

và
qua

mạng,

trong

trường

hợp

cần

thiết,

phải

sao

chụp

hoặc

in

ra

giấy

và

đóng
dấu

“Đến”
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
HUYỆN PHÚ LỘC
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……………………………………
Ngày:………/…………/………………
(Mẫu dấu đến của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc)
(Mẫu bìa Sổ đăng ký văn bản đến theo đúng quy định ban hành kèm theo Thông
tư số 07/2012-BNV)
ỦY BAN NHN DÂN HUYỆN PHÚ LỘC
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

S
Ổ
ĐĂN
G K
Ý

VĂN
B
ẢN

Đ
Ế
N
Năm:
(Phần đăng ký văn bản đến theo mẫu có quy định tại Phụ lục II ban hành kèm
theo Thông tư số 07/2012-BNV)
Ngày
đến
Số
đến
Tác
giả
Số,

ký
hiệu
Ngày
tháng
của văn
bản

Tên

loại

và

trích
yếu

nội

dung
Đơn

vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
3.2.5. Nhân bản, chuyển giao văn bản đến
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
Sau

khi

đóng

dấu

đến,

điền

thông

tin

vào

mẫu

dấu

đến

và

đăng

ký

vào

sổ

đến,

tiến

hành

phôtô

nhân

bản

văn

bản.

Số

lượng

bản

sao

cần

phôtô

phụ

thuộc
vào

số

lượng

đơn

vị

nhận

văn

bản.

Riêng

đối

với

văn

bản

đến

có

dấu

chỉ

các
mức

độ

khẩn

phải

được

xử

lý

và

chuyển

giao

ngay

sau

khi

nhận

được.
3.2.6. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
Nhận xét:
Về ưu điểm: Công tác tổ chức quản lý công văn đi - đến tại Phòng Giáo dục
và Đào tạo huyện Phú Lộc đã thực hiện tốt theo quy định của Nhà nước. Quy
trình và thời gian tiến hành các khâu nghiệp vụ được thực hiện một cách nhanh
chóng, chính xác và kịp thời, góp phần đảm bảo cho các văn bản đi - đến cơ
quan phát huy tối đa ý nghĩa tác dụng trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho
công việc của đơn vị. Nhờ thực hiện tốt công tác này nên việc khai thác, sử dụng
khi cần thiết được nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả.
Mặt hạn chế: Bên cạnh đó, công tác quản lý công văn đi - đến cũng gặp
một số hạn chế nhất định như: máy photocoppy hư hỏng để đảm bảo tiến độ và
thời gian báo cáo, văn thư chuyển trực tiếp cho các bộ phận hay cá nhân liên
quan mà không lưu bản gốc nên thỉnh thoảng xảy ra thất lạc,
4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
4.1. Công tác lập hồ sơ
Tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc, hầu hết hồ sơ được lập
theo hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc của Phòng. Khi lập hồ sơ văn bản
được sắp xếp theo một trình tự nhất định đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các
văn bản tài liệu với nhau. Các văn bản sau khi phân loại sắp xếp được đưa vào
từng bìa hồ sơ. Ngoài bìa ghi đầy đủ các thông tin như: tên cơ quan, tên đơn vị
tổ chức, hồ sơ có nội dung gì, thời hạn bảo quản…
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
4.2. Nộp lưu hồ sơ
Tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc công tác nộp lưu hồ sơ
cũng chưa được thực hiện. Sau một năm hoạt động, bộ phận nào lưu trữ tài liệu
chuyên môn theo bộ phận đó.
2. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
1.1. Tổ chức lưu trữ của cơ quan
Công tác lưu trữ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc chưa được
đầu tư đầy đủ. Hiện nay, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc chưa có
phòng kho lưu trữ riêng biệt mà việc này do nhân viên văn thư kiêm lưu trữ.
1.2. Các biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
Do điều kiện cơ sở vật chất tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc
thừa hưởng từ đơn vị công ty cổ phần Thương Mại cũ của huyện Phú Lộc nên số
lượng các phòng không nhiều, cũ kỹ chưa đáp ứng hết các yêu cầu về chuyên môn
nên việc bố trí kho chuyên lưu trữ hiện nay chưa được thực hiện.
2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu
trữ cơ quan
Trong quá trình hoạt động của mình, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện
Phú Lộc hình thành nhiều loại tài liệu khác nhau và từ nhiều nguồn gửi đến.
Trong đó, chủ yếu là các tài liệu chuyên môn trong lĩnh vực giáo dục, các văn
bản quản lý chỉ đạo của Bộ, tỉnh, huyện,
3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Qua khảo sát, tôi thấy rằng Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc giao
cho mỗi bộ phận lưu tài liệu của bộ phận mình nên chưa có bộ phận tập trung
quản lý. Vì vậy việc phân loại, lập hồ sơ, đơn vị bảo quản chưa được thực hiện.
Tài liệu được lưu theo thời gian và tên loại tài liệu là chủ yếu nên chưa có mục
lục hồ sơ, chưa tập trung khoa học.
4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định
Theo quy định, tài liệu của cơ quan không thuộc diện giao nộp vào các

Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ tỉnh hoặc kho Lưu trữ chuyên ngành để
bảo quản cố định.
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
Do chưa đủ điều kiện để bố trí, trang bị kho lưu trữ tài liệu chuyên biệt nên
tài liệu của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc hiện chưa được tập trung
thống nhất bảo quản, lưu trữ thống nhất, cố định.
6. Tình hình bảo quản tài liệu
Hiện tại, do điều kiện kinh phí và cơ sở vật chất, Phòng Giáo dục và Đào
tạo huyện Phú Lộc chưa bố trí được kho chứa tài liệu chung, chuyên biệt. Các
tài liệu chủ yếu được lưu trữ tại các phòng làm việc của các bộ phận.
7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Hiện nay, công tác số hóa các tài liệu, công văn giấy tờ tại đơn vị chưa
được thực hiện thống nhất.
Đánh giá chung
Hiện nay tại tỉnh Thừa Thiên Huế nói chung và huyện Phú Lộc nói riêng,
công tác Văn thư - Lưu trữ được quan tâm đặc biệt bởi đây là một lĩnh vực hoạt
động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức
nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản
lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ
quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy trong thời gian qua, công tác văn thư trong phạm
vi toàn tỉnh đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện
quản lý và tổ chức thực hiện:
Cụ thể là trong những qua tỉnh đã ban hành các văn bản như: Quyết định số
27/2014/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về
việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; Chỉ thị số

06/CT-UBND ngày 03 tháng 2 năm 2009 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế
về việc tổ chức, chỉ đạo, điều hành trong công tác Văn thư- Lưu trữ . . . Đặc
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
biệt hơn nửa hằng năm Sở Nội vụ tổ chức 02 đợt tập huấn chuyên môn về công
tác này cho tất cả cán bộ của các huyện, thị xã trên toàn tỉnh.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời
gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:
- Tổ chức văn thư ở các cấp, các ngành nhìn chung chưa được kiện toàn
theo đúng quy định của nhà nước. Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư rất
khó khăn vì chưa có định mức lao động cho từng hoạt động văn thư.
- Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên
vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ vẫn còn lỗi, chưa thống nhất
khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp
nhận và giải quyết văn bản.
- Việc lập hồ sơ hiện hành tuy có chuyển biến nhưng vẫn còn nhiều hạn chế.
Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng
được yêu cầu nội dung của công tác lập hồ sơ diễn ra khá phổ biến.
- Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế.
II. THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN VỀ NHẬN THỨC LÝ LUẬN VÀ
THỰC TIỄN VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ
Sau 4 tuần thực tập tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc, tuy
trong thời gian không nhiều, song đợt thực tập đã mang lại cho tôi nhiều điều bổ
ích, nhiều kết quả khả quan trong chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ. Nhận thức
lý luận và thực tiễn của bản thân qua quá trình nghiên cứu khảo sát và thực hành
nghiệp vụ Văn thư -Lưu trữ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Lộc:

Đợt thực tập này đã cho tôi thấy: giữa lý luận và thực tiễn tuy có sự khác
nhau, nhưng luôn bổ xung cho nhau. Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ
không chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần một kiến thức thực tế sâu
rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức năng hoạt động của mỗi cơ quan, áp dụng lý
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: KH10-TC81 GVHD: TS Trần Thị Diệu Oanh
luận một cách sáng tạo, linh hoạt, không rập khuôn, có như thế công tác Văn thư
– Lưu trữ ở mỗi cơ quan mới thực sự được tổ chức tốt, hiệu quả. Chính vì vậy
mà thực tiễn và lý luận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Lý luận là tổng hợp tri
thức để chỉ đạo thực tiễn. Với yêu cầu thực tế đặt ra, người cán bộ văn phòng
phải nắm vững lý luận để giải quyết các công việc được nhanh chóng, thuận lợi,
đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh đó tôi nhận thấy rằng để trở thành một Cán bộ Văn thư – Lưu trữ
thực thụ cần có một kiến thức sâu rộng kết hợp với một phong cách làm việc
nhanh nhẹn, tận tuỵ, tinh thần trách nhiệm cao, quyết đoán và sáng tạo các khâu
Nghiệp vụ và tất nhiên rất cần tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng,
cần khéo léo tế nhị trong giao tiếp ứng xử vì công việc đòi hỏi người Cán bộ
phải tiếp xúc với nhiều đối tượng, nhất là khách đến cơ quan giao dịch .
Như vậy trong công tác Văn thư - Lưu trữ nếu thực hiện về mặt chuyên môn thì
chưa đáp ứng được tất cả các yêu cầu mà lý luận đặt ra. Vì thế để tiếp thu lý luận và
thực hành tốt công việc, yêu cầu cán bộ làm công tác văn phòng nói chung và lưu trữ
nói riêng phải biết tổng hợp về lý luận và thực tiễn để giải quyết các công việc cần
thiết cho cơ quan một cách khoa học và đạt hiệu quả cao.
Trên đây là những thu hoạch của bản thân tôi qua đợt thực tập, đây thực sự là
những gặt hái không nhỏ giúp tôi tự hoàn thiện mình trong công tác chuyên.
Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Hạnh
20