Giáo trình tin hoc văn phòng thuc hanhexce

Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
Bảng tính Excel
Excel là phần mềm bảng tính phục vụ công tác quản lý, lu trữ tầm vừa và
nhỏ. Excel tạo và quản lý sổ sách điện tử, có các trang là các bảng kẻ sẵn với khả
năng lu trữ và tính toán, có kèm đồ thị, hình ảnh,
I. Tìm hiểu về màn hình Excel
1.1. Khởi động và thoát chơng trình
1.1.1. Khởi động
Tại nền màn hình Desktop nhấn nút
lệnh Start \ Programs \ Microsoft Excel.
1.1.2. Thoát khỏi ch ơng trình
- Nhấn chuột vào biểu tợng góc trên
cùng bên phải cửa sổ trình ứng dụng.
- ấn tổ hợp phím Alt, F4.
1.2 Màn hình giao diện Excel
Là giao diện đồ hoạ với các menu, nút,
biểu tợng và các loại con trỏ chuột khác nhau
Màn hình Excel với các thành phần chính nh sau:
- Thanh tiêu đề (Title Bar): Gồm tên trình ứng dụng (Microsoft Excel) và các nút
điều khiển cửa sổ.
1
Thanh tiêu đề (Title Bar)
Thanh thực đơn (Menu
Bar)
Thanh công cụ chuẩn
(Standard Bar)
Thanh định dạng
(Formatting Bar)
Thanh công thức
(Formula)

Vùng bảng tính
Thanh cuộn dọc, ngang
Column Border
Row Border
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
- Thanh thực đơn (Menu Bar): Gồm 9 mục chọn lệnh chính (ta sử dụng nh Word:
dùng bàn phím hoặc chuột)
- Thanh công cụ (Standard, Formatting): Chứa lệnh dới dạng các biểu tợng giúp
ta thực hiện nhanh các chức năng thờng dùng nhất.
- Thanh công thức (Formula Bar): Hiển thị toạ độ ô, nút huỷ bỏ, nút hàm, nội
dung dữ liệu trong ô hiện hành.
1.3. Cấu trúc bảng tính
- Là tệp tin gồm nhiều trang bảng tính (WorkSheet), có tối đa 255 trang, ở chế
độ mặc định có 3 trang.
- Mỗi trang bảng tính có 255 cột (columns) đánh thứ tự A Z, AA AZ IV
(ấn đồng thời Ctrl, : Di chuyển sang cột cuối cùng), có 65536 hàng (Rows)
đánh thứ tự từ 1 65536 (ấn đồng thời Ctrl, : Di chuyển xuống hàng cuối
cùng). Mỗi trang bảng tính có tên mặc định là Sheet# (#: số thứ tự)
- Ô (cell): Là giao của hàng và cột. Mỗi ô có một địa chỉ xác định theo số thứ
tự của cột và hàng.
Ví dụ: Một ô nằm ở cột D hàng 3 sẽ có địa chỉ là D3.
- Vùng: Là các ô cạnh nhau để lu dữ liệu có cùng tính chất. Vùng đợc xác
định bởi <Địa chỉ ô đầu>:<Địa chỉ ô cuối>.
Ví dụ: A3:C5
* Các phím di chuyển trỏ
Phím Chức năng
Page Up/ Page Down Lên trên/Xuống dới một trang màn hình
Alt, Page Up / Alt, Page Down Sang trái/phải một trang màn hình
Ctrl, Home Về ô A1

2
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
II. Các thao tác căn bản lập trang bảng tính
Tệp bảng tính đợc lu với đuôi là .xls.
Khi chạy Excel mở kèm một tệp có tên mặc định là Book1
2.1. Các thao tác với tệp bảng tính
2.1.1. Mở tệp bảng tính mới
Ta sử dụng một trong ba cách sau:
- Vào [menu] File \ New
- Nhấn vào biểu tợng trên thanh công cụ Standard.
- ấn đồng thời Ctrl, N
2.1.2. Mở tệp bảng tính có sẵn
Ta sử dụng một trong ba cách sau:
- Vào [menu] File \ Open
- Nhấn vào biểu tợng trên thanh công cụ Standard.
- ấn đồng thời Ctrl, O.
2.1.3. Ghi tệp
Ta sử dụng một trong ba cách sau:
- Vào [menu] File \ Save.
- Nhấn vào biểu tợng trên thanh công cụ Standard.
- ấn đồng thời Ctrl, S.
2.1.4. Đóng tệp
- Vào [menu] File \ Close.
2.2. Nhập dữ liệu vào bảng tính
2.2.1. Các loại dữ liệu
Dữ liệu nhập vào một ô có thể là văn bản hay số. Excel có 4 dạng dữ
liệu căn bản.
a/ Dữ liệu dạng văn bản (Text)
Một ô sẽ nhận kiểu văn bản nếu ta bắt đầu nhập vào chữ cái A Z, a z. Một ô

nhận tối đa 255 ký tự. Ô chứa văn bản tự động canh sang bên trái.
Nếu cần nhập số dới dạng văn bản - ví dụ ($000) Trớc hết ta nhập dấu nháy
đơn (') theo sau là số - ví dụ '39,800. Nếu độ rộng của cột không chứa hết văn
bản ta nới rộng cột bằng cách:
+ Di chuyển cột lên đờng viền cột xuất hiện hình
+ Kích rê chuột theo hớng mũi tên để nới rộng hoặc thu hẹp cột.
3
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
b/ Dữ liệu dạng số (Number)
Một ô có kiểu số nếu ta nhập vào một số. Ô chứa số tự động canh phải.
Ví dụ 973, 908.37, 0.72, 3 1/4, 5.87137E+3.
Nếu ô không đủ rộng để chứa hết số, nó sẽ xuất hiện toàn dấu #######, nới
rộng ô để Excel hiển thị đúng.
c/ Dữ liệu dạng công thức
- Công thức phải đợc bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu +. Sau đó là biểu thức
tính toán.
- Giá trị trả ra là kết quả của biểu thức tính.
Trong biểu thức gồm toán tử và toán hạng
+ Toán tử là các phép toán:
Toán tử tính toán: Cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^),
phần trăm (%).
Toán tử liên kết: &
Toán tử so sánh: bằng (=), khác (<>), lớn hơn hoặc bằng (>=), nhỏ
hơn hoặc bằng (<=), nhỏ hơn (<), lớn hơn (>).
Trật tự u tiên của các toán tử cũng giống nh một biểu thức toán học thông th-
ờng, ta có thể sử dụng ngoặc tròn () để u tiên phép toán.
+ Toán hạng có thể là hằng xâu, số hay địa chỉ các ô chứa các giá trị đó. Nếu
là hằng xâu phải đợc đặt trong cặp nháy kép ().
d/ Dữ liệu dạng ngày, giờ

Dạng thức nhập là mm/dd/yy hay dd/mm/yy đợc quy định trong Settings \
Control Panel \ Regional Settings. Nếu nhập không đúng Excel tự động chuyển
sang dạng chuỗi, khi nhập đúng trên thanh Fomula sẽ hiển thị đầy đủ năm là bốn
chữ số.
ấn đồng thời Ctrl, ; (chấm phảy) để nhập ngày hệ thống.
ấn đồng thời Ctrl, Shift, ; (chấm phảy) để nhập giờ hệ thống.
2.2.2. Cách nhập dữ liệu
đợc gọi là ô hiện hành, là ô nhập dữ liệu và các lệnh thực hiện, dấu
+ phía dới góc phải đợc gọi là điểm Fillhand.
Khi nhập xong dữ liệu nhấn phím Enter hoặc sử dụng phím di chuyển ô hiện
hành để kết thúc nhập dữ liệu cho ô.
4
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
Để nhập dữ liệu nhanh ta có thể chọn vùng dữ liệu để nhập, khi đó ô hiện
hành có màu trắng ta nhập dữ liệu cho ô hiện hành sau đó sử dụng các phím sau
để di chuyển ô hiện hành:
Phím Chức năng
Enter Xuống 1ô
Shift, Enter Lên 1 ô
Tab Sang phải 1 ô
Shift,Tab Sang trái 1 ô
a/ Nhập dữ liệu văn bản (Text)
Excel có tính năng điền tự động AutoFill, nó cho phép tự động nhập chuỗi
giá trị liên tiếp. Ta chỉ cần nhập giá trị đầu tiên, AutoFill phân tích và điền các
giá trị khác của chuỗi. Có thể dùng AutoFill cho ngày, tháng, năm, chuỗi số,
- Để điền một chuỗi số, nhập hai số đầu cạnh nhau theo hàng hay cột
- Chọn hai ô, đặt con trỏ chuột tại điểm Fillhand .
- Kéo rê chuột cho đến khi kết thúc vùng cần điền.
b/ Nhập công thức

- Di chuyển ô hiện hành đến ô cần nhập công thức.
- Gõ dấu bằng (=), sau đó bắt đầu nhập biểu thức tính toán.
- Kết thúc gõ Enter hay nhấn lên nút trên thanh công thức.
c/ Sao chép công thức
Với các ô ở cùng cột hay cùng hàng có công thức giống nhau tránh phải nhập
lại công thức, Excel cung cấp tính năng sao chép công thức.
Khi sao chép địa chỉ các ô tham gia trong công thức sẽ thay đổi tơng ứng theo
cột (nếu sao chép trên hàng) hoặc theo hàng (sao chép trên cột) (địa chỉ tơng đối),
nếu muốn địa chỉ các ô không thay đổi khi sao chép thì ta phải sử dụng địa chỉ
tuyệt đối.
Sau khi nhập công thức sử dụng Fillhand để sao chép sang các ô còn lại.
* Cách sử dụng tham chiếu tơng đối, tham chiếu tuyệt đối
- Các ô tham chiếu trong công thức đợc nhập theo địa chỉ ô đợc hiểu là tham
chiếu tơng đối có nghĩa là khi công thức đợc sao chép đi thì địa chỉ ô cũng thay
đổi tơng ứng.
- Khi sao chép công thức địa chỉ của ô không thay đổi thì đợc gọi là tham
chiếu tuyệt đối
Ví dụ: Khi tính tỷ lệ lơng của từng nhân viên so với tổng lơng
Công thức: Tỷ lệ lơng của từng nhân viên = Lơng/Tổng lơng
5
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
Do công thức tính là giống nhau nên sau khi tính cho trờng hợp thứ nhất ta sử
dụng chức năng sao chép công thức. Vì khi tính cho các trờng hợp sau ta đều
phải chia cho ô tổng lơng do đó địa chỉ của ô tổng lơng trong công thức phải là
cố định tức là địa chỉ của ô đó phải là địa chỉ tuyệt đối.
Quy ớc: Khi sử dụng địa chỉ tuyệt đối ta thêm dấu $ trớc hàng, cột
Ví dụ: E5: Là địa chỉ tơng đối
$E$5: Là địa chỉ tuyệt đối
2.3. Chỉnh sửa dữ liệu

a/ Xoá dữ liệu
- Chọn vùng cần xoá.
- Vào [menu] Edit \ Clear, xuất hiện menu con:
+ All: Xoá toàn bộ nội dung, định dạng, chú thích
trong ô
+ Formats: Xoá định dạng.
+ Contents (hoặc nhấn phím Delete): Chỉ xoá nội dung.
+ Comments: Chỉ xoá chú thích.
b/ Sửa nội dung ô
Dữ liệu sau khi đã nhập vào ô muốn chỉnh sửa lại ta làm nh sau:
- Di chuyển ô hiện hành về ô cần sửa.
- ấn phím F2 (hoặc nhấn đúp vào ô cần sửa hoặc nhấn lên thanh công thức)
- Sửa xong nhấn phím Enter.
c/ Quay trở lại thao tác vừa làm
Để huỷ bỏ một thao tác vừa thực hiện ta làm nh sau:
- Vào [menu] Edit \ Undo.
- Hoặc nhấn vào biểu tợng trên thanh công cụ Standard.
2.4. Sao chép, di chuyển dữ liệu
a/ Sử dụng lệnh Copy, Cut, Paste: Tơng tự Word
b/ Sử dụng lệnh Paste Special
Paste Special cho phép ta chọn cách thức sao chép có thể là sao chép định dạng
hoặc công thức hoặc ghi chú hay toàn bộ toàn bộ dữ liệu cũng nha định dạng của
ô đó.
- Chọn vùng dữ liệu sao chép.
- Vào [menu] Edit \ Copy.
6
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
- Di chuyển ô hiện hành đến vị trí cần sao chép đến.
- Vào [menu] Edit \ Paste Special.

- Lựa chọn các thông số trong hộp thoại:
+ Skip blanks: Không sao chép các ô trống
trong vùng nguồn.
+ Transpose: Sao chép có hoán đổi vị trí
cột /dòng.
+ Link: Sao chép và liên kết với dữ liệu trong
phạm vi nguồn (khi thay đổi dữ liệu, định
dạng trong ô nguồn thì ô sao chép cũng thay
đổi).
+ Mục Paste:
All: Sao chép toàn bộ.
Formulas: Sao chép công thức.
Values: Sao chép giá trị.
Formats: Sao chép định dạng
Comment: Sao chép chú thích.
+ Operation:
None: Sao chép và thay thế giá trị trong ô nguồn.
Add: Sao chép và cộng thêm giá trị trong ô nguồn.
Subtract: Sao chép và trừ bớt giá trị trong ô nguồn.
Multiply: Sao chép và nhân với giá trị trong ô nguồn.
Divide: Sao chép và chia cho giá trị trong ô nguồn.
* Khi thực hiện sao chép dữ liệu toàn ô nguồn sẽ đợc đa vào bộ nhớ trung gian
(Clipboard), khi chọn các thông số trong khung Operation, Excel sẽ lấy những số
trong ô đích và thực hiện các phép toán cộng (chọn Add) hoặc trừ (Subtract)
hoặc nhân (Multiply) hoặc chia (Divide) tơng ứng với những ô trong Clipboard.
2.5. Đặt chế độ Font tiếng Việt
2.5.1. Chọn Font cho toàn bộ bảng tính
- Chọn toàn bộ bảng tính (ấn tổ hợp phím Ctrl, A).
- Chọn lại font, cỡ chữ từ hộp Font trên thanh công cụ định dạng
(Formatting).

- Nháy chuột vào ô bất kỳ để huỷ chọn.
7
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
2.5.2. Đặt font tiếng Việt ngầm định (Default) cho Excel
- Vào [menu] Tools \ Options, chọn Tab General:
- Trong hộp Text Standard Font chọn font muốn đặt ngầm định và chọn cỡ
chữ trong hộp Size. Excel sẽ yêu cầu khởi động lại chơng trình. Font và cỡ chữ
sẽ trở thành ngầm định mỗi khi ta mở Excel lần sau.
2.5.3. Đặt font cho toàn bộ các bảng của cửa sổ đang mở
- Vào [menu] Format \ Style, xuất hiện hộp thoại
- Mục Style Name chọn Normal. Nhấn nút lệnh Modify xuất hiện cửa sổ
Format Cells, chọn Tab Font, chọn lại font tiếng Việt, cỡ chữ rồi nhấp OK/OK.
8
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
III. Quản lý WorkBooks và Worksheets
3.1. Chèn thêm trang bảng tính mới
- Khi bắt đầu mở một tệp bảng tính (Workbook) mới Excel đặt trớc ba trang
bảng tính (WorkSheet). Khi sử dụng hết để thêm trang bảng tính ta làm nh sau:
+ Vào [menu] Insert \ WorkSheet.
* Muốn thêm nhiều trang bảng tính một lúc ta chọn số trang rồi vào
Insert\WorkSheet.
3.2. Di chuyển sao chép bảng tính
- Chọn các bảng cần sao chép dịch chuyển, mở WorkBook sẽ sao chép, dịch
chuyển đến.
- Vào [menu] Edit \ Move or Copy Sheet, xuất hiện hộp thoại:
+ Trong hộp To book, nhấn chọn cửa sổ sẽ nhận các
bảng tính. Để dịch chuyển hay sao chép sang cửa sổ mới
chọn New book

+ Hộp Before sheet: Chọn bảng tính mà bảng tính mới
thêm vào nằm trớc nó.
+ Nếu là sao chép thì chọn dòng Creat a copy là dịch
chuyển thì không chọn.
* Nếu là dịch chuyển trong một WorkBook ta chỉ việc kéo tên
Sheet đến vị trí mới rồi thả chuột, là sao chép thì nhấn thêm phím Ctrl khi kéo
nh hình
3.3. Đổi tên trang bảng tính
- Chọn trang bảng tính cần đặt lại tên
- Vào [menu] Format \ Sheet \ Rename, khi đó tên trang bảng tính đợc tô
sáng, nhập tên mới rồi nhấn Enter
3.4. Xoá trang bảng tính
- Chọn trang bảng tính cần xoá
- Vào [menu] Edit \ Delete Sheet, xuất hiện hộp thông báo nhấp OK.
3.5. ẩn / hiện trang bảng tính
* ẩn
- Chọn các bảng cần ẩn.
- Vào [menu] Format \ Hide (trang bảng tính sẽ bị che khuất).
9
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
* Hiện: Với trang bảng tính đã đặt thuộc tính ẩn muốn
hiện lại ta làm nh sau:
- Vào [menu] Format \ Hide, xuất hiện hộp thoại
- Nhấn chuột vào tên trang bảng tính muốn hiện lại
nhấp OK.
3.6. Thao tác với cột, hàng trên bảng tính
3.6.1. Chèn ô, cột, hàng
- Đặt ô hiện hành ở vị trí cần chèn
- Vào [menu] Insert \ Cells, xuất hiện hộp thoại:

+ Shift cells right: Đẩy khối ô bắt đầu từ ô hiện
hành sang phải khi chèn
+ Shift cells down: Đẩy khối ô bắt đầu từ ô
hiện hành xuống dới khi chèn.
+ Entire row: Chèn dòng trắng vào phía trên
dòng chứa ô hiện hành
+ Entire column: Chèn cột trắng vào bên trái cột chứa ô hiện hành.
3.6.2. Chèn cột, hàng
- Chọn số hàng / cột bằng số hàng thêm vào (các hàng thêm vào nằm trên
khối chọn, cột thêm vào nằm bên trái khối chọn).
Chọn:
- [menu] Insert \ Rows: Thêm hàng
- [menu] Insert \ Columns: Thêm cột
3.6.3. ẩn hiện cột/ dòng
* ẩn hàng, cột:
- Chọn các hàng / cột cần ẩn.
Chọn:
- [menu] Format \ Row \ Hide: ẩn hàng
- [menu] Format \ Column \ Hide: ẩn cột
* Hiện hàng, cột
- Để hiển thị lại hàng ẩn, chọn các ô trong hàng bên trên và bên dới các hàng
ẩn. Để hiển thị các cột ẩn chọn các ô trên cột bên trái và bên phải của các cột
ẩn.
- Vào [menu] Format \ Row \ Unhide: Bỏ ẩn hàng
- Vào [menu] Format \ Column\ Unhide: Bỏ ẩn cột
10
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
3.7. Làm việc với nhiều cửa sổ
3.7.1. Tách bảng tính

* Tạo nhiều vùng hiển thị một lúc
Để xem những phần khác nhau của trang bảng tính mà không ảnh hởng đến
các phần còn lại ta làm nh sau:
- Đặt ô hiện hành tại ô chia vùng
- Vào [menu] Window \ Split, khi đó trang bảng tính sẽ hiển thị nh hình bên. Ta
có thể di chuyển
giữa các panes
bằng cách nhấp
chuột trên những
panes muốn làm
việc, khi duyệt
panes bằng thanh
cuộn của nó thì không ảnh hởng đến các panes khác
* Bỏ tách bảng tính ta vào [menu] Window \ Remove Split.
3.7.2. Cố định hàng, cột tiêu đề
Với những trang bảng tính lớn việc kiểm tra và nhập dữ liệu dễ dẫn đến nhầm
lẫn giữa các cột, Excel cho phép ta tạo ra những phần có thể di chuyển độc lập
với nhau
- Để cố định
hàng ta đặt ô
hiện hành dới
hàng đó.
- Để cố định
cột ta đặt ô
hiện hành ngay cột bên phải
- Để cố định hàng và cột ta đặt ô hiện hành ở ô ngay dới bên phải
- Sau đó vào [menu] Window \ Freeze Panes, trang bảng tính sẽ giống hình
bên, ta có thể sử dụng thanh trợt để di chuyển đến các phần khác mà phần bên
trái và bên trên ô hiện hành không dịch chuyển.
* Bỏ cố định hàng, cột ta vào [menu] Window \ Unfreeze Panes.

3.8. Giấu tệp bảng tính
- Mở tệp bảng tính.
- Vào [menu] Window \ Hide
11
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
3.9. Hiện tệp bảng tính đã giấu
- Vào [menu] Window \ Unhide, xuất hiện hộp thoại.
- Nhấn kép lên tên tệp cần mở.
3.10. Bảo vệ dữ liệu
Microsoft Excel cung cấp các tính năng bảo vệ và an toàn sau:
- Hạn chế quyền truy cập trang bảng tính (WorkSheet).
- Hạn chế quyền truy cập sổ (WorkBook)
- Bảo vệ sổ bảng tính dùng chung trên mạng.
- Đặt mật khẩu mở, hay mật khẩu chống ghi sửa lên một sổ.
Khi lập bảng tính cho ngời khác sử dụng ta có thể giới hạn quyền sử dụng đối
với họ nh không sửa đổi dữ liệu trong ô, che dấu công thức tính. Theo mặc định
sẵn thì dữ liệu các ô đã tạo ra đều đợc khoá nên khi tài liệu đợc đặt chế độ bảo vệ
thì dữ liệu trong ô là không sửa đổi đợc, còn che dấu ô không có nghĩa là các ô bị
che dấu mà chỉ có phần công thức của ô là bị che. Ta đặt chế độ bảo vệ che dấu ô
nh sau:
- Chọn ô muốn bảo vệ
- Vào [menu] Format \ Cells, xuất hiện hộp thoại,
chọn Tab Protection, chọn Locked hoặc Hidden.
Để việc thiết lập trên có hiệu lực thì ta phải chọn
bảo vệ trang bảng tính hoặc bảo vệ bảng tính:
- Vào [menu] Tools \ Protection. Nếu là bảo vệ
trang bảng tính chọn Protect Sheet. Nếu là bảng tính
chọn WorkBook, xuất hiện hộp thoại. Nếu bảo vệ bằng
mật khẩu thì nhập mật khẩu tại hộp Password (Excel sẽ yêu

cầu gõ lại lần nữa) có phân biệt chữ hoa chữ thờng.
Với trang bảng tính có các chế độ bảo vệ sau:
+ Contents: Che công thức, dữ liệu không thay đổi đợc.
+ Object: Không thay đổi đợc đối tợng đồ hoạ (đồ thị,
tranh ảnh)
+ Scenarios: Các Scenarios trong trang bảng tính không di chuyển và không
thay đổi đợc kích thớc.
Với sổ bảng tính có các chế độ bảo vệ sau:
+ Structure: Để bảo vệ cấu trúc một sổ chống xoá, dịch
chuyển, làm ẩn hiện, đổi tên hay thêm bảng tính mới.
+ Windows: Không làm thay đổi vị trí, kích thớc các cửa sổ.
12
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
* Để bỏ chế độ bảo vệ vào [menu] Tools \ Unprotect Sheet hoặc Unprotect
WorkBook. Nếu chọn chế độ mật khẩu bảo vệ thì khi bỏ Excel sẽ yêu cầu nhập
mật khẩu nếu không thì việc gỡ bỏ sẽ đợc thực hiện ngay.
* Đặt mật khẩu mở cửa sổ
- Vào [menu] File \ Save As nhấp nút lệnh
Option. Nếu tạo mật khẩu để mở tệp nhập tại hộp
Password to open. Nếu nhập mật khẩu để sửa
chọn nhập tại hộp Password to modify.
13
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
IV. Định dạng và in ấn bảng tính
Định dạng bảng tính là thao tác tạo các dạng thể hiện liên quan đến hình thức
trình bày của dữ liệu trong bảng tính nh: font chữ, màu nền, đờng kẻ, kích thớc
của cột dòng, vị trí của dữ liệu trong ô hay trong phạm vi ô. Ta có thể định dạng
trớc hoặc sau khi nhập dữ liệu

4.1. Định dạng bảng tính
4.1.1. Sử dụng thanh công cụ Formatting
- Chọn thông số trên thanh công cụ Formatting
4.1.2. Sử dụng Tab định dạng
- Chọn phạm vi cần thực hiện định dạng
- Vào [menu] Format \ Cells, xuất hiện hộp
thoại nh sau:
* Chọn Tab Font để định dạng Font chữ
+ Font: Dáng Font chữ.
+ Font Style: Kiểu chữ: (Italic: Nghiêng;
Bold: Đậm, Bold Italic: Đậm nghiêng)
+ Size: Cỡ chữ
+ Underline: Dòng kẻ chân chữ (none:
Không có)
+ Color: Màu chữ
+ Effects: Hiệu ứng (Strikethrough: Dấu
gạch bỏ, Superscript: Chỉ số trên, Subscript: Chỉ số
dới).
* Chọn Tab Alignment: Canh biên dữ liệu trong ô
Mục Text Alignment: Canh văn bản trong ô
+ Horizontal: Canh chỉnh dữ liệu theo chiều
ngang.
General: Canh dữ liệu theo mặc định
Font chữ
Cỡ chữ
Chữ đậm
Chữ nghiêng
Chữ gạch chân
Canh đều
giữa

Trộn ô Dạng tiền tệ
Canh đều trái Canh đều
phải
Dạng phần trăm Ngăn cách thập
phân
Tăng, giảm thập phân
Màu nền, chữ
14
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
Left/ Right/ Center: Canh dữ liệu đều trái/ phải/ giữa.
Justify: Canh đều dữ liệu trong ô
Fill: Lặp lại ký tự trong ô để lấp đầy ô
Center across selection: Canh dữ liệu vào giữa phạm vi lựa chọn
+ Vertical: Canh chỉnh dữ liệu theo chiều cao ô.
Top/ Center/ Bottom: Canh đỉnh, giữa, dới ô
Justify: Canh đều dữ liệu trong ô
+ Text control: Điều chỉnh văn bản
Wrap text: Tự động ngắt dòng với độ rộng cố định của ô
Shink to fit: Co toàn bộ dữ liệu nằm trong một ô nhng kích thớc
không đổi.
Merge cells: Trộn các ô lựa chọn
+ Orientation: Lựa chọn hớng chữ.
* Chọn Tab Border: Tạo đờng viền cho ô, bảng
+ Border: Vị trí hiển thị các đờng viền
+ Style: Kiểu đờng viền
+ Color: Màu đờng viền
* Chọn Tab Patterns: Tạo màu nền
* Chọn Tab Number: Thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu dạng số
Chọn nhóm dạng thức trong khung Category, sau

đó chọn dạng hiển thị dữ liệu ở khung bên cạnh.
Ví dụ: Với dạng dữ liệu ngày giờ là mm/dd/yy
(tháng/ngày/năm) muốn chuyển sang dạng
dd/mmm ta làm nh sau:
- Tại khung Category chọn Date (ngày)
- Tại khung Type chọn dạng ngày- tháng (chữ)
nh hình bên
15
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
4.2. In ấn
4.2.1. Định dạng trang in
- Vào [menu] File \ Page Setup, xuất hiện hộp thoại
* Chọn Tab Page: Định cỡ giấy in
+ Mục Orientation: Định hớng giấy in
Chọn Portrait: In dọc
Chọn Landsape: In ngang
+ Mục Scaling: Chọn tỷ lệ in
Nếu thiếu một vài dòng, cột thì chọn Fit to 1 page để Excel co dữ
liệu vừa một trang. Nên giữ 100% normal size để đảm bảo chất lợng
in.
+ Page size: Chọn cỡ giấy in
+ Print quality: Chọn chất lợng
in. Chọn nhiều dpi (dot per inch) chất l-
ợng in càng tốt nhng tốn mực thời gian
in.
+ First page number: Nhập số
trang cho trang đầu tiên
* Chọn Tab Margin: Định lề cho trang in
+ Top: Lề trên; Bottom: Lề dới;

Left: Lề trái; Right: Lề phải, Header/ Footer: Khoảng cách từ tiêu đề đến biên
trang giấy.
+ Vertically: Chỉnh giữa trang theo chiều dọc
* Chọn Tab Header/ Footer: Đặt tiêu đề trên, tiêu đề dới;
+ Chọn Custom Header: Nhập và chỉnh tiêu đề trên
+ Chọn
Custom Footer:
Nhập và chỉnh tiêu
đề dới
Chọn Font
Chèn số trang
Chèn tổng
số trang
Chèn ngày,
giờ
Chèn
tên tệp
Chèn tên bảng
tính
16
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
Khi chọn mục này đều xuất hiện hộp thoại nh sau:
Nội dung tiêu đề có thể nằm trái (Left section), nằm phải (Right section), nằm
giữa (Center section)
* Chọn Tab Sheet để chọn thông số bảng
tính khi in
+ Print area: Nhập địa chỉ vùng in
+ Print Titles: Cách in tiêu đề
Chọn: Rows to repeat at top:

Xác định dòng chứa tiêu đề
và tiêu đề này in lặp lại trên
đầu mỗi trang
Chọn: Columns to repeat at
left: Xác định cột chứa tiêu đề và tiêu đề này in lặp lại bên trái tất cả
các trang.
+ Page order: Thứ tự in
Chọn: Down, then over: In từ trên xuống dới, sang phải.
Chọn: Over, then down: In từ trái sang phải xuống dới.
4.2.2. Xem tài liệu tr ớc khi in
Trớc khi in bảng tính ra giấy ta nên xem nội dung và hình thức trình bày để
tránh những sai sót khi in ra.
Để xem trang bảng tính trớc khi in ta làm theo 2 cách:
- Nhấn chuột vào biểu tợng trên thanh công cụ Standard.
- Vào [menu] File\Print Preview
Khi đó màn hình
hiển thị nh hình dới.
Chức năng của các
nút nh sau:
+ Next: Hiển
thị trang tiếp theo.
+ Previuos:
Hiển thị trang trớc.
+ Zoom:
Khung nhìn (phóng
to, thu nhỏ)
17
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
+ Print: Gọi hộp thoại in

+ Setup: Gọi hộp thoại thiết lập lại trang in (Page Setup)
+ Margins: Điều chỉnh lề giấy
c/ In tài liệu ra giấy
Để in tài liệu ra giấy ta có thể chọn một
trong 3 cách sau:
- Nhấn chuột vào biểu tợng in trên
thanh công cụ chuẩn.
- Vào [menu] File \ Print
- ấn tổ hợp phím Ctrl, P
Xuất hiện hộp thoại:
+ Khung Print: Tên và thuộc tính máy in
dùng
+ Khung Print range: Phạm vi in
Chọn All: In toàn bộ trang bảng tính
Chọn Page(s) From . To : In từ trang đến trang
+ Khung Print What: In gì?
Chọn Selectton: In vùng đợc chọn
Chọn Active Sheet(s): In trang bảng tính hiện hành.
Chọn Entire workbook: In tất cả bảng tính có chứa dữ liệu trong tệp hiện hành.
Copies: Số bản in.
18
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
V. Sử dụng hàm trong Excel
5.1. Khái niệm hàm (Function)
Hàm là một công thức định trớc có thể tự động tính toán kết quả, ta có thể
sử dụng hàm có sẵn trong Excel hoặc tự tạo những hàm mới.
Dạng thức của hàm
= Tên_hàm (tham số)
Giải thích:

- Dấu = : Yêu cầu Excel hiển thị kết quả (nếu không có dấu = Excel sẽ
không tính toán và ô sẽ hiển thị công thức nh văn bản)
- Tên hàm: Tên hàm có sẵn trong Excel hoặc do ngời sử dụng tạo, không
phân biệt chữ hoa chữ thờng
- Dấu ngoặc: Tất cả các tham số đều phải đặt trong một cặp dấu ngoặc ()
- Tham số (Argument): Với các hàm khác nhau yêu cầu về thông tin cho hàm là
khác nhau, có nhiều cách để cung cấp dữ liệu cho một tham số tham số có thể là:
+ Hằng (nếu là hằng văn bản thì phải đặt trong cặp dấu nháy kép ).
+ Công thức, biểu thức, hàm.
+ Tham chiếu tới ô, công thức (nhập dữ liệu thông qua địa chỉ ô).
+ Có hàm không có tham số: TODAY(), nhng vẫn phải đặt trong cặp
dấu ngoặc.
Mỗi tham số cách nhau bởi dấu phẩy (,).
Khi sử dụng các hàm lồng nhau với các hàm lồng ta không sử dụng dấu bằng
(=) phía trớc.
5.2. Các loại hàm trong Excel
Các hàm trong Excel đợc phân thành từng nhóm sau:
- Hàm tài chính (Finnacial): Tính toán tiền lời, tiền đầu t và các dạng thông
tin khác về tài chính.
- Ngày tháng, thời gian (Date & Time): Cho các hàm tính toán về ngày, giờ.
- Toán học và Lợng giác (Math & Trig): Cung cấp các hàm toán học và kỹ
thuật cơ bản (tính cos, sin, làm tròn, ).
- Thống kê (Statistical): Các hàm dùng trong thống kê
- Tìm kiếm và tham chiếu (Look up & Reference)
- Cơ sở dữ liệu (Database)
- Văn bản (Text): Các hàmvề xử lý văn bản.
- Luận lý (Logical): Hàm trả ra kết quả dựa trên những điều kiện.
19
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel

- Thông tin (Information): Trả ra những thông tin chung về bảng tính: định
dạng hay nội dung của một ô
5.3. Cách sử dụng hàm
5.3.1. Sử dụng tham số:
Thông tin cần cho một hàm là tham số, các hàm khác nhau thì số lợng tham
số dùng khác nhau, yêu cầu dạng tham số cũng khác nhau. Mỗi hàm trong Excel
đều định sẵn tập tham số và đợc phân cách nhau bởi dấu phẩy.
Các tham số đợc mô tả theo nhiều cách.
5.3.2. Sử dụng hàm Function Wizard
- Nhập dấu = tại ô cần hiển thị kết quả.
- Vào [menu] Insert \ Function hoặc nhấn vào biểu tợng trên thanh công
cụ chuẩn, xuất hiện hộp thoại:
- Chọn nhóm hàm trong phần cửa
sổ bên trái Function Category.
- Chọn tên hàm trong phần cửa sổ
bên phải (Function name). Nhấp OK
(Khi ta chọn hàm nào thì cấu trúc
hàm sẽ hiển thị ở khung dới của cửa
sổ), xuất hiện hộp thoại nhập tham
số.
- Khai báo tham số của hàm:
Dùng chuột chọn các vùng hoặc
nhập trực tiếp địa chỉ ô. Nếu đối của hàm lại là một hàm khác, nhấn nút hộp tên
bên trái thanh công thức để chọn hàm để kết thúc hàm lồng, nháy vào tên hàm
ngoài ở trên thanh công thức. Trong hộp nhập tham số, các tham số in đậm là
các tham số bắt buộc, các tham số in nhạt là các tham số tuỳ chọn (nếu không
nhập cho các tham số này Excel sẽ lấy tham số mặc định để tính)
- Nhấn OK hay gõ Enter để kết thúc công việc nhập hàm.
5.4. Các hàm căn bản
5.4.1. Hàm toán và l ợng giác

1) Hàm trị tuyệt đối
- Tên hàm: ABS
- Cú pháp: ABS(Number)
- Chức năng: Trả lại trị tuyệt đối của tham số number
Ví dụ: ABS (-5) =5
20
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
2) Hàm lấy phần nguyên
- Tên hàm: INT
- Cú pháp: INT(Number)
- Chức năng: Làm tròn một số thập thành một số nguyên
Ví dụ: INT(3.2) = 3
INT(-3.2) = - 4
3) Hàm lấy phần d
- Tên hàm: MOD
- Cú pháp: MOD(Number, Divisor)
- Chức năng: Trả lại số d của phép chia số number cho số Divisor
Ví dụ: MOD(10,3) = 1
4) Hàm làm tròn
- Tên hàm ROUND
- Cú pháp: ROUND(Number, Num_digits)
- Chức năng: Làm tròn số Number đến vị trí thứ Num_digits của phần thập
phân nếu Num_digits dơng, của phần nguyên nếu Num_digits âm.
Ví dụ: ROUND(123.456,2) = 123.46
ROUND (123.456,1) = 123.5
ROUND (123.456,0) = 123
ROUND (123.456,-1) = 120
5) Hàm tính căn bậc hai
- Tên hàm: SQRT.

- Cú pháp: SQRT(Number)
- Chức năng: Tính căn bậc hai của tham số Number
Ví dụ: SQRT(25) = 5
6) Hàm tính tổng
- Tên hàm: SUM
- Cú pháp: SUM(Number1, Number2, .)
- Chức năng: Trả ra giá trị là tổng các tham số Number1, Number2, .
Ví dụ: SUM(A1:A5): Tính tổng các ô từ A1 đến A5
SUM(A2:A4, B1:B3): Tính tổng các ô từ A1 đến A4 và từ B1 đến B3.
SUM(2,3,5,6)= 16
7) Hàm tính tổng có điều kiện
- Tên hàm: SUMIF
- Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)
21
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
+ Range: Vùng các ô cần kiểm tra thoả mãn một điều kiện nào đó
+ Criteria: Là tiêu chuẩn: dạng số, biểu thức, văn bản (đợc đặt trong
ngoặc kép)
+ Sum_range: Là các ô đợc cộng. Các ô trong vùng Sum_range đợc cộng
nếu các ô tơng ứng trong vùng Range thoả mãn tiêu chuẩn Criteria, nếu bỏ qua
vùng Sum_range thì chính các ô trong vùng Range sẽ đợc cộng
Ví dụ: Tính bảng lơng sau:
Yêu cầu:
- Lơng đợc tính: Lơng = Hệ số lơng * (290000/26)* Ngày công. Lơng đợc
làm tròn đến hàng nghìn
- Tính tổng lơng cho những ngời có chức vụ là TP
* Để tính lơng cho ngời thứ nhất ta là nh sau:
- Công thức tính lơng là D4*(290000/26)*E4
- Yêu cầu lấy đến phần nghìn, do đó ta sử dụng hàm làm tròn

ROUND(number, Num_digits). Trong đó Number là công thức tính lơng,
Num_digits là số làm tròn do làm tròn đến phần nghìn nên Num_digits = -3
Do đó ta có công thức nh đã nhập.
* Tính tổng lơng cho những ngời làm TP: Tính tổng lơng nhng với điều kiện đó
là chức vụ phải là TP. Do đó ta sử dụng hàm SUMIF:
Range: Cột chức vụ
Criteria: Điều kiện TP
Sum_range: Cột Lơng
Công thức tính nh sau: = SUMIF (C4:C10, TP, F4:F10)
5.4.2. Nhóm hàm thống kê (Statistical)
1) Hàm tính trung bình
22
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
- Tên hàm: AVERAGE
- Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2, )
- Chức năng: Tính trung bình cộng của các tham số number1, number2
2) Hàm đếm
- Tên hàm: COUNT
- Cú pháp: COUNT(Value1, Value2, )
- Chức năng: Đếm các ô kiểu số trong danh sách đối value1, value2,
3) Hàm đếm có điều kiện
- Tên hàm: COUNTIF
- Cú pháp: COUNTIF (Range, Criteria)
+ Range: Là vùng các ô cần đếm
+ Criteria: Là tiêu chuẩn dạng số, biểu thức, hay chuỗi văn bản chỉ định ô
đợc đếm.
- Chức năng: Đếm các ô trên vùng Range thoả mãn tiêu chuẩn Criteria
4) Hàm tìm số lớn nhất
- Tên hàm: MAX

- Cú pháp: MAX(Number1, Number2, )
- Chức năng: Trả ra giá trị lớn nhất trong các tham số
5) Hàm tìm số nhỏ nhất
- Tên hàm: MIN
- Cú pháp: MIN(Number1, Number2, )
- Chức năng: Trả ra giá trị nhỏ nhất trong các tham số
Ví dụ: Với bài toán trên yêu cầu thống kê: Lơng cao nhất, lơng thấp nhất, mức l-
ơng bình quân, và bao nhiêu ngời có ngày công lớn hơn 25.
* Lơng cao nhất: Ta sử dụng hàm MAX với tham số là lơng của từng ngời.
Tại ô hiển thị kết quả nhập = MAX(F4:F10)
Tơng tự tính MIN ta có = MIN (F4:F10)
Mức lơng bình quân = AVERAGE(F4:F10)
Bao nhiêu ngời có ngày công lớn hơn 25 tức là ta phải đếm trên cột ngày công
những ngời có ngày công >25 Ta sử dụng hàm COUNTIF: Range là vùng
chứa ngày công, Criteria: là điều kiện
Tại ô hiển thị kết quả nhập = COUNTIF (E4:E10, >25)
23
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
5.4.3. Nhóm hàm chuỗi (Text)
1) Hàm trích ký tự trái
- Tên hàm: LEFT
- Cú pháp: LEFT (Text, Num_char)
- Chức năng: Kết quả là chuỗi con đợc lấy ra từ bên trái chuỗi văn bản
nguồn (Text) với Num_char ký tự.
Ví dụ: LEFT(Quảng Ninh, 2) = Qu
LEFT(Quảng Ninh) = Q
2) Hàm trích ký tự phải
- Tên hàm: RIGHT
- Cú pháp: RIGHT (Text, Num_char)

- Chức năng: Kết quả là chuỗi con đợc lấy ra từ bên phải chuỗi văn bản
nguồn (Text) với Num_char ký tự.
Ví dụ: RIGHT(Quảng Ninh,2) = nh
RIGHT(Quảng Ninh) =h
5.4.4. Nhóm hàm ngày giờ (Date & Time)
1) Hàm DATE
- Cú pháp: DATE(Text)
- Chức năng: Trả về ngày ứng với ngày, tháng, năm cung cấp trong tham số.
Ví dụ: Date(2000,08,22) bằng 22/08/2000
2) Hàm DAY
- Cú pháp: DAY(Serial_Number)
24
Giáo trình tin học văn phòng
Microsoft Excel
- Chức năng: Trả lại ngày của tham số Serial_Number kiểu ngày tháng
Ví dụ: DAY("24-02-2003") = 24
5) Hàm MONTH
- Cú pháp: MONTH(Serial_Number)
- Chức năng: Trả lại tháng của tham số Serial_Number kiểu ngày tháng
Ví dụ: MONTH("8-3-2003") = 3
6) Hàm YEAR
- Cú pháp: YEAR(Serial_Number)
- Chức năng: Trả lại năm của tham số Serial_Number kiểu ngày tháng
Ví dụ: YEAR (8-3-2003) = 2003
5.4.4. Nhóm hàm logic (Logical)
Hàm luận lý cho phép ta kiểm tra thông tin trong các ô trên bảng tính xem
những điều kiện nào là đúng và nếu nó đúng thì ta có thể thực hiện một hàm khác.
Trong trờng hợp sử dụng hàm luận lý ta phải tạo ra những biểu thức luận lý so
sánh (<, >, >=, <=, <>, =) đối với số, văn bản, ngày tháng.
1) Hàm AND

- Cú pháp: AND(Logical1, Logical2, )
+ Logical1, logical2: là những biểu thức luận lý có giá trị đúng (TRUE)
hoặc sai (FALSE)
- Chức năng: Cho kết quả là phép Và của các biểu thức logic.
+ Kết quả là đúng (TRUE) nếu tất cả các biểu thức logic là đúng (TRUE)
+ Kết quả là sai (FALSE) nếu một trong các biểu thức logic có kết quả là
sai (FALSE)
Ví dụ: AND (3>5, A>B) = FALSE
2) Hàm OR: là hàm ngợc của hàm AND
- Cú pháp: OR(Logical1, Logical2, )
- Chức năng: Cho kết quả là phép hoặc của các biểu thức logic.
+ Kết quả là đúng (TRUE) nếu một trong các biểu thức logic là đúng
(TRUE)
+ Kết quả là sai (FALSE) nếu tất cả các biểu thức logic có kết quả là sai
(FALSE)
Ví dụ: OR (3>5, A>B) = FALSE
3) Hàm NOT
- Cú pháp: NOT (Logical)
- Chức năng: Trả ra kết quả là phép phủ định của biểu thức Logic
25