Giao trinh tin hoc van phong don gian de hieu

Giới thiệu sơ lợc về máy vi tính
I/ Xuất sứ:
Máy vi tính đợc ra đời vào những năm 60 do một giáo s ngời Anh chế tạo. Ban đầu chỉ
dùng để phục vụ cho việc giảng dạy và tính toán các số liệu đơn thuần. Đến nay máy tính đã
trở thành một công cụ rất hữu dụng cho mọi lĩnh vực trong cuộc sồng.
Quá trình phát triển của máy tính:
- Vào đầu những năm 60 tốc độ tính toán máy tính điện tử chỉ đạt vài chục phép tính
trên giây, bộ sử lý, tính toán đợc thiết kế bằng các bóng đền điện tử, kích thớc vô cùng lớn.
- Đến những năm 70 do có sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ điện tử cùng sự ra đời
của các bóng bán dẫn nên tốc độ tính toán của máy tính điện tử đạt vài ngàn phép tính trên giây
kích thớc đã nhỏ gọn hơn.
- Đầu những năm 80 máy tính cá nhân loại 286 đã ra đời cùng với sự ra đời của các con
chíp điện tử (tổng hợp của nhiều bóng bàn dẫn) tốc độ tính toán đạt từ vài chục đến vài trăm
ngàn phép tính trên giây.
- Đến những năm 88 ữ 89 máy tính cá nhân loại 386 ra đời cho ra với các loại màn
hình có độ phân giải cao và tốc độ tính toán gấp trớc nhiều lần từ vào chục đến vài trăm.
- Đến những năm 91 ữ 93 máy tính cá nhân loại 486 ra đời
- Đến năm 94 - 98 máy tính cá nhân loại 586 ra đời với ttốc độ sử lý gấp vài trăm lần
so với máy tính loại 486, màn hình cho độ phân giải cao hơn, hình ảnh đẹp hơn.
- Đến nay máy tính loại 686 đã ra đời đa con ngời đến một bớc tiến mới, bớc tiến tới
kỷ nguyên của khoa học và vũ trụ, với tốc độ tính toán đến hàng tỷ phép tính trên giây.
II/ Khái niệm tin học
Tin học là một ngành khoa học, sử dụng máy tính điện tử để xử lý thông tin.
Máy tính điện tử là một thiết bị đợc gắn kết với nhau bằng các đèn điện tử hay bóng
bán dẫn dùng đề xử lý dữ liệu theo một chơng trình đã đợc lập sẵn.
Dữ liệu là dạng thông tin, tin tức đợc chọn lọc và chuẩn hoá để có thể đa vào xử lý
trong máy tính.
III/- Cấu tạo chung của máy tính:
1. Bộ vi sử lý (CPU: Central Processing Unit)
2. Bộ nhớ trong: ROM (Read Only Memory), RAM (Random Access Memory)
1KB - 2

10
Byte = 1024 byte; 1MB = 2
10
KB = 2
20
Byte = 1048576 Byte.
3. Bộ nhớ ngoài: Đĩa mềm (FDD), đĩa cứng (HDD), băng đục lỗ ...
4. Thiết bị nhập vào: Bàn phím, con chuột, máy quét ...
5. Thiết bị kết xuất ra: Màn hình, máy in ...
Bộ vi xử lý
CU
ALU
Bộ nhớ trong
ROM, RAM
Bộ nhớ ngoài
Đĩa mềm, đĩa cứng
Thiết bị xuất
- Màn hình,
- Máy in,
- Máy chiếu
....
Thiết bị nhập
- Bàn phím,
- Con chuột,
- Máy quét
....
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
Hệ điều hành windows 98
I/ giới thiệu windows 98

1- Những điểm cơ bản
Windows 98 chạy trên máy PC tơng thích IBM và tạo ra môi trờng làm việc với giao
diện trực tiếp bằng hình ảnh giúp NSD có thể lựa chọn một cách dễ dàng bằng con chuột mà
không phải nhập lệnh từ bàn phím. Tất cả các chơng trình ứng dụng đợc chạy trong môi trờng
Windows 98 đều đợc hiện trên một khung cửa sổ có cấu trúc giống nhau, bằng cách này NSD
áp dụng có thể áp dụng cho nhiều chơng trình ứng dụng khác nhau một cách dễ dàng. Windows
98 cung cấp nhiều tiện ích.
2. Một số khái niệm
- Explorer: là một công cụ đặc biệt, cho phép bạn quản lý các th mục và các tệp tin
trên đĩa giúp bạn xem và quản lý những tài nguyên của máy tính (và của mạng nếu kết nối).
Cách hiển thị của Explorer: vùng cửa sổ đợc chia làm 2 phần, phần hiển thị th mục gốc, phần
còn lại hiển thị các th mục con và các tập tin có chứa trong th mục gốc, chức năng này chính là
nền tảng của Windows 98 , khi NSD đã nắm vững các thao tác của Windows 98 chức năng này
sẽ cung cấp một cách dễ hiểu về cấu trúc và cách thức lu trữ thông tin trong máy tính một cách
logic. Chọn Start/Program/Windows Explorer
- Shortcut : Thực chất đây là biểu tợng của các ứng dụng nằm ngay trên màn hình nền
của Windows 98 , giúp cho NSD có thể kích hoạt nhanh nhất một chơng trình ứng dụng.
2
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
- Folder : Các th mục, trong các th mục có thể chứa các th mục con hoặc các File lu
trữ dữ liệu.

- Đờng dẫn: Là đờng đi qua các th mục để chỉ ra cho ngời dùng biết vị trí của một
File, một tài liệu hoặc một chơng trình đợc đặt ở đâu. Đợc đặt trên ổ đĩa cục bộ máy tính hay ổ
đĩa trên mạng. Danh sách các ổ đĩa trên máy tính: Đĩa mềm, đĩa cứng, CD-ROM, các th mục
đợc chia sẻ trên mạng ... Hoặc đó là tất cả danh sách các th mục bạn cần phải mở để tìm các
tài liệu đã đợc lu trữ. Phần đờng dẫn đầy đủ gồm: Tên ổ đĩa đi kèm dấu ( : ) và dấu ( \ ) để
ngăn cách giữa các th mục.
Windows 98 cho phép NSD có thể đặt tên File dài tới tối đa là 250 ký tự, trong trờng

hợp NSD đặt tên quá dài thì trên đờng dẫn sẽ chỉ hiển thị những phần trích dẫn quan trọng:
VD: Địa chỉ của File Readme.txt đợc chứa trong th mục Windows, th mục Windows
chứa trong ổ C: phần đờng dẫn đợc chỉ ra cho File trên đợc gõ từ bàn phím là:
C:\WINDOWS \ README.TXT.
- Menu: Bảng liệt kê các chức năng. Khi chọn một mục chứa trêm Menu thì các thao
tác chứa trong mục chọn đó đợc hiện ra theo kiểu danh sách, NSD nhấn chuột vào tên của thao
tác cấn chọn để tiến hành việc lựa chọn.
- Button: Các nút chọn trên màn hình.
3
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
- Scrollbar: Các thanh cuốn màn hình.

II/ Môi trờng làm việc Windows 98
1- Giới thiệu chung về Windows 98
NSD bật công tắc nguồn, sau thời gian kiểm tra các thiết bị ngoại vi ( Màn hình, máy
in,... ) Màn hình nền của Windows 98 xuất hiện. Cấu trúc cơ bản của một màn hình nền của
Windows 98 gồm có các (Icon) biểu tợng của các chơng trình và các (Folders) th mục có tên
của từng biểu tợng đi kèm
My computer : Đây là cửa sổ lu giữa những tài nguyên tiện ích của máy tính.
Kích đúp vào biểu tợng NSD sẽ thấy cửa sổ chứa đựng các tranh khác nhau gọi là các
biểu tợng, sử dụng các mục tin này bằng cách nhấn đúp vào các biểu tợng.
Biểu tợng Diễn giải
Chứa đựng các thông tin lấy từ ổ đĩa mềm của máy tính,
loại 3,5 inch.
Chứa đựng các thông tin lấy từ ổ đĩa cứng của máy tính, ổ
C:
Chứa đựng các thông tin lấy từ ổ đĩa cứng của máy tính, ổ
D:
Chứa đựng các thiết đặt cấu hình của máy tính.

4
Nhấn chuột vào đây kéo để
xem hết chiều ngang trang
màn hình.
Nhấn chuột vào
đây kéo để xem
hết chiều dọc
trang màn hình.
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
Cài đặt mới máy in, xem thông tin của các máy in đã đợc
kết nối.
Khi kích đúp vào biểu tợng tên ổ đĩa, trong cửa sổ xuất hiện các biểu tợng:
Biểu tợng của các th mục (kèm theo tên), trong các th mục
chứa đựng các file và các th mục khác. Mở các th mục
bằng cách nhấn dúp chuột tại biểu tợng của các th mục.
Biểu tợng của các th mục đã đợc chia sẻ cho nhiều ngời
dùng (đối với các máy trong mạng.)
Biểu tợng của các File, là các đơn vị chứa thông tin trong
Windows. Các thông tin đợc NSD dùng để tạo ra các File
và các chơng trình của NSD. Các kiểu File khác nhau có
các biểu tợng khác nhau. Biểu tợng này là của các File
không phải là File đặc biệt.
Biểu tợng của các File thi hành lệnh.
Biểu tợng của các File có nội dung dới dạng văn bản, ghi
lại các thông tin đa ra dới dạng thông báo hoặc nhật ký.
Inbox: Thực chất đây chỉ là chơng trình th tín điện tử, thờng đợc sử dụng trong mạng với
phần mềm ứng dụng đi kèm. Microsoft Exchange.
Network Neigborhood : Thờng chứa những tài nguyên và thông tin về mạng. Kích đúp vào
biểu tợng sẽ thấy các thông tin xuất hiện (các máy đang truy nhập vào mạng), nếu máy tính

của bạn đang nối mạng.
Recycle Bin: Khi những th mục và tập tin đã bị xoá thờng đợc lu lại tại đây trớc khi thực
sự bị xoá thực sự. Đây là cơ chế bảo đảm an toàn dữ liệu trong những trờng hợp NSD xoá
nhầm thì có thể khôi phục lại.
5
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
Taskbar: xuất hiện dới đáy màn hình chứa các nút có tên của các chơng trình đang mở
ngoài ra còn chứa chứa menu Start ở phía bên trái.
Menu Start: chứa các chơng trình ứng dụng,và các công cụ của Windows (nh tìm kiếm
một files hay một th mục, thay đổi thuộc tính của Windows, cũng nh cài đặt thêm hay gỡ
bỏ các chơng trình) nói chung tại đây chứa đầy đủ các các chức năng của Windows.
(*) Các thao tác với các cửa sổ làm việc
- Di chuyển cửa sổ: Trỏ chuột tới thanh tiêu đề Titlebar của cửa sổ, nhấn chuột, di
chuyển của sổ tới nơi cần thiết, nhả chuột.
- Định kích thớc của cửa sổ: Trỏ con trỏ tới cạnh cửa sổ, xuất hiện mũi tên hai chiều,
nhấn chuột, kéo theo ý muốn (mở rộng hay thu hẹp) hoặc nhấn chuột vào cấc nút ở góc trên
bên phải của cửa sổ.
- Cuộn màn hình: nếu phần thông tin lớn hơn phần hiển thị của cửa sổ màn hình, trên
màn hình sẽ xuất hiện thanh cuộn ở lề phải, hoặc bên dới của màn hình nhấn vào (, ) để đa
màn hình lên trên, xuống dới một dòng hay sang trái, phải tuỷ theo ý bạn. Ngoài ra bạn còn có
thể di chuyển cửa sổ bằng cách nhẫn vào khoảng trắng của thanh trợt hay nhấn kéo con trợt.
- Đóng cửa sổ làm việc hiện thời: Nhấn chuột vào nút () ở góc trên bên phải cửa sổ
hiện thời hoặc chọn File trên menu, chọn Close, hoặc nhấn Alt + F4.
- Chọn cửa sổ làm việc: Trờng hợp cùng lúc có nhiều cửa sổ đang mở, trên thanh
Taskbar chọn tên cửa sổ cần thao tác, hoặc trỏ chuột vào phẩn cửa sổ trên màn hình.
2. Làm việc với Windows 98
1/ Menu Start :
Trong menu Start chứa tất cả các chơng trình ứng dụng, các chức năng và các tiện ích
của môi trờng Windows. Khi hoàn thành quá trình khởi động trên màn hình nền của Windows

xuất hiện:
Nhấn chuột vào nút Start trên menu Taskbar, xuất hiện danh mục:
Programs: danh mục các chơng trình và các tiện ích hoặc một nhóm các chơng trình
đợc chứa trong các Groups khi NSD nhấn chuột vào các Groups sẽ thấy. Có thể khới
động bất cứ một ứng dụng nào của Windows 98 tại đây bằng cách trỏ chuột tới tên và
kích chuột. Thoát khỏi chơng trình bằng cách nhấn vào nút tại góc trên bên phải
màn hình. Thu nhỏ cửa sổ chơng trình về dạng biểu tợng nhấn vào nút , mở cửa sổ
chơng trình ra hết màn hình nhấn vào nút .
(*) L u ý: Trong menu Start nếu sau phần tên có ký hiệu ( ) biểu hiện đây là nhóm các
chơng trình ứng dụng, phần cửa sổ xuất hiện khi NSD trỏ đến tên nhóm là các nhóm
nhỏ và các chơng trình ứng dụng chứa trong nhóm đó.
6
Nút Start Thanh Start
Tên các chơng
trình đang mở.
Các chơng trình thờng trú
và giờ hệ thống
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
Documents: Nơi chứa tên một số tập tin đợc kích hoạt (đợc mở) trong thời gian gần
đây.
Find: Với chức năng tìm kiếm các File hoặc các th mục. Khi chọn chức năng này NSD
sẽ thấy xuất hiện cửa sổ:
- File or Folders : Tìm tập tin, dòng văn bản có trong tệp tin hay th mục, nếu chọn - xuất
hiện khung hội thoại. Chọn Name & Location:
+ Phần Name: gõ trực tiếp tên File cần tìm nếu nhớ, nếu không có thể dùng các ký tự
đại diện (nh * hay ?) để mô tả files cần tìm.
+ Phần Containing: gõ trực tiếp đoạn văn bản cần tìm
+ Phần Look in: Là vùng mà chơng trình sẽ tìm kiếm. Gõ vào đờng dẫn - nếu nhớ, nếu
không - nhấn Browse để chọn.

+ Phần Include subfolders: nếu đợc đánh dấu thì chơng trình sẽ tiến hành lục tìm trong
tất cả các th mục trực thuộc đờng dẫn đã có ở phần Location.
+ Nhấn Find Now: để bắt đầu tìm, muốn tìm tiếp nhấn New Search.
Help: Phần chứa các trợ giúp các thao tác và cách sử dụng chơng trình (bằng tiếng Anh).
Run: khởi động các chơng trình không có trong phần Programs.
Tại cửa sổ Open nhập vào từ bàn phím đờng dẫn dầy đủ đến File cần chạy, chọn OK
chấp nhận lệnh
Shutdown: Thoát khỏi Windows
7
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
+ Shutdown the computer: Chọn Yes nếu đồng ý tắt máy, No nếu không.
+ Restart the computer: Khởi động lại máy.
+ Restart the computer in MS - DOS mode ? : Chuyển về làm việc trong môi trờng
DOS.
+ Close all programs and log on as diferent user :Đóng tất cả các chơng trình và vào
lại mạng với tên ngời sử dụng khác (đối với các máy thuộc mạng cục bộ).
2/ Sử dụng Shortcut :
Hầu hết các chơng trình mà NSD thờng dùng, muốn kích hoạt nhanh đợc Windows đa
ra màn hình nền bằng cách tạo các biểu tợng. Kích đúp chuột vào biểu tợng trên màn hình ch-
ơng trình sẽ đợc kích hoạt, các biểu tợng đó đợc gọi là các Shortcut. Chọn Menu nhanh bằng
cách trỏ chuột tới Shortcut nhấn phải, xuất hiện Menu:
- Open: Mở Shortcut
- Add to Zip: Nén File của Windows
- Send to: chuyển thông tin ra đĩa mềm.
- Cut: Chuyển Shortcut.
- Copy: Copy Shortcut.
- Creat Shortcut: Tạo mới một Shortcut
- Delete: Xoá Shortcut
8

Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
- Rename: Đổi tên Shortcut
- Properties: Xem thông tin hệ thống của File hay Folders và các biểu tợng đợc lựa chọn.
3. Cách thức làm việc với các chơng trình ứng dụng của Windows 98
1/ Chọn nhanh:
Thông thờng nếu NSD sử dụng các chơng trình của Office thì các chơng trình này đều
đợc tạo thành các Customize xuất hiện tạo góc trên bên phải của màn hình (hoặc tuỳ theo vị trí
của NSD). NSD chỉ cần trỏ chuột tới biểu tợng của chơng trình và nhấn chuột.
2/ Khởi động chơng trình bằng cách chọn lệnh và biểu tợng:
(*) Trong trờng hợp phải kích hoạt một chơng trình không có biểu tợng sẵn hoặc cũng
không đợc đặt trong Programs:
Trong Menu Start, chọn Run, xuất hiện khung hội thoại, có thể nhập lệnh trực tiếp nếu
nhớ cây th mục vào dòng lệnh Open trong cửa sổ Run, nếu không chọn Browse - xuất hiện
khung hội thoại:
+ Lock in: Chọn ổ đĩa, chọn đúng đờng dẫn, vùng mầu trắng sẽ xuất hiện các
th mục và các File chứa trong th mục đợc chọn trong phần Lock in, nhấn đúp vào tên th mục
để xem th mục con trong nó.
+ Khi chọn đợc File chơng trình. Chọn Open để mở.
+ OK - thực hiện lệnh, Cancel - bỏ qua.
* Các ký hiệu của các chức năng trong cửa sổ Browse của cửa sổ Run
- Biểu tợng thứ nhất: Hình mũi tên ngợc cho phép NSD quay trở lại th mục trớc.
- Biểu tợng thứ 2: Cho phép tạo một th mục mới trong th mục đang lựa chọn.
- Hai biểu tợng còn lại: lựa chọn cách hiển thị của cây th mục (theo kiểu danh sách hay
chi tiết).
(*) Trờng hợp chơng trình đợc cài đặt thì bao giờ cũng xuất hiện trong Programs.
9
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
(*) Đối với những chơng trình mà NSD hay dùng Windows đa ra một phơng pháp: tạo

các biểu tợng của chơng trình đó tại màn hình nền.
Cách tạo các Shortcut: Nhấn phím phải chuột tại vùng màn hình không có biểu tợng thì
xuất hiện Menu chọn (nh hình )
Tại cửa sổ lệnh chọn Browse, xuất hiện cửa sổ Browse chọn đờng dẫn đến nơi chứa File
chơng trình. Chọn tên File chơng trình và nhấn Next để đặt tên, chọn Finish để kết thúc.
Khi đã tạo xong Shortcut với tên của chơng trình khi cần kích hoạt chơng trình chỉ cần
nhấn đúp chuột vào biểu tợng của Shortcut.
3/ Thao tác với đĩa, th mục và tập tin trong Windows 98
Windows 98 tổ chức những tập tin trên máy tính theo các th mục (Folder). Và có một
số tiện ích để quản lý tập tin và th mục đó là Windows Explore, Open Office Document.
* Mở một tập tin hay một th mục bằng cách chọn Start - Open Office Document - xuất
hiện một cửa sổ Open:
+ Trên dòng Look in: chọn () trong phần cửa sổ buông xuống có phần tên các ổ
đĩa. Di chuyển thanh cuộn để xem hết đợc toàn bộ dữ liệu.
+ Khi chọn tên ổ đĩa, phần trắng lớn phía dới sẽ hiện lên toàn bộ các th mục con
và các File có chứa trong ổ đĩa đang đợc chọn. Muốn chọn tiếp th mục chỉ cần nhấn
chuột tại th mục đó, phần tên th mục sẽ đợc đẩy lên khung cửa sổ Look in và phần
trắng dới lại chứa các th mục và các File có chứa trong th mục đó.
+ Kí hiệu (): trở ra ngoài một cấp th mục, kí hiệu tiếp theo - chỉ xem th mục
không xem File.
10
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
- Tạo mới một th mục: tìm ổ đĩa hoặc th mục chứa th mục mới cần tạo, để chuột trong
cửa sổ của th mục đó. Nhấn phải chuột - chọn New \ Folder - xuất hiện biểu tợng () với
phần tên là New Folder, xoá phần tên này đặt lại tên mới cho th mục - nhấn Enter để chấp
nhận.
- Xoá một th mục: Trỏ chuột tới th mục cần xoá, nhấn phải chuột - chọn Delete. NSD sẽ
thấy xuất hiện một thông báo Are you sure you want to remove the Folder ... and move
all its contents to the Recycle Bin ? - tạm dịch - bạn có thực sự muốn xoá th mục ... và đa

vào Recycle Bin không ? - chọn Yes nếu đồng ý, chọn No nếu không.
Trong Windows 98 khi một tập tin hay một th mục bị xoá bởi lệnh Delete thì tập tin
hay th mục này chỉ bị đánh dấu và chuyển sang Recycle Bin. Tại Recycle Bin (biểu tợng có
ngay trên màn hình nền của Windows 98) nếu NSD trỏ đến tập tin hay th mục, nhấn phải chuột
chọn:
+ Restore: khôi phục lại tập tim hay th mục có tên đã bị xoá.
+ Delete: xoá hẳn vĩnh viễn không khôi phục lại đợc.
- Sao chép hay di chuyển tập tin hoặc th mục: Trỏ chuột tới tập tin hay th mục cần sao
chép, nhấn phải chuột chọn:
Copy - nếu muốn sao chép.
Cut - nếu muốn di chuyển.
Mở của sổ của th mục đích cần đặt tập tin, nhấn phải chuột, chọn Paste.
Cách khác :
Chọn tập tin cần Copy bằng cách nhấn chuột tại tên của tập tin, trong trờng hợp chọn
một số các tập tin:
Nếu là các tập tin liên tiếp: nhấn chuột tại tệp tin đầu tiên, giữ phím Shift nhấn
chuột tại tệp tin cuối cùng.
Nếu là các tập tin không liên tiếp: nhấn chuột tại một tệp tin, giữ phím Ctrl chỏ
chuột tới các tệp tin còn lại để chọn.
Trỏ chuột tại vùng tên tệp tin đã chọn, giữ phím Ctrl, dùng chuột di chuyển tệp tin từ
cửa sổ nguồn đến cửa sổ đích.
- Xoá một tập tin: Khi NSD cần xoá một tệp tin điểu kiện là tập tin đó phải không đợc
ở chế độ đang mở. Trỏ chuột tới tên tập tin, nhấn phải chuột, chọn delete, cách làm tơng tự nh
xoá th mục ( cả đối với cách khôi phục tệp tin đã bị xoá).
- Đổi th mục hay tên tập tin: Trỏ chuột vào tên tập tin, nhấn phải chuột chọn Rename,
gõ vào tên tệp tin hay th mục cần thay đổi.
11
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
- Mở một tệp tin vừa mới sử dụng: Nhấn nút Start, chọn Decuments, xuất hiện danh

sách những tệp tin vừa đợc mở./.
* Tơng tự nh Open Office Document chơng trình Windows Explore cũng có đầu đủ các
chức năng ngoài ra chúng còn ợc thiết kế theo kiểu cây th mục nhằm tọ cho ngời sử dụng một
cách trực quan hơn về cấu trúc các tập tin và th mục trên ổ đĩa của mình
#
# #
12
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word
I- Khởi động Microsoft Word
Nháy trái chuột tại biểu tợng Microsoft Word trên thanh menu Office
Nhấn nút Start chọn Program chọn biểu tợng của Microsoft Word.
II- Thoát khỏi môi trờng Microsoft Word
Vào menu File chọn exit hoặc nháy vào biểu nút "X" tại góc trên bên phải cửa sổ.
Nếu cha ghi dữ liệu trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi có ghi lại dữ liệu không chọn Yes
nếu có chọn No nếu không, chọn Cancel để bỏ qua câu lệnh và quay về màn hình soạn thảo.
III- Màn hình chính
Sau khi khởi động Microsoft Word màn hình chính sẽ xuất hiện bao gồm các phần sau:
Title bar: Thanh tiêu đề - là thanh nằm trên cùng cửa sổ có chứa dòng chữ Microsoft Word
cùng với tên của tệp tin hiện thời Mặc định là Decument x nếu tệp tin cha đợc đặt tên, x: là
số thứ tự của các của sổ đợc phép mở tối đa là 16 cửa sổ hay 16 tệp tin.
Menu bar: Thanh hiển thị danh sách các muc chọn: File, Edit, View, Insert, Format,
Tools, Table, Window, Help. Khi NSD kịch hoạt các menu bằng cách nháy chuột tại tên
của chúng, sẽ thấy xuất hiện một menu buông chứa các lệnh của chơng trình ứng dụng
Microsoft Word .
13
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
Tool bar: Các nút công cụ: Thực chất đây là các chọn nhanh của Microsoft Word, về mặt

bản chất tất cả các lệnh đều đợc liệt kê trong Menu bar, nhng đối với các lệnh thờng dùng
thì đợc đựa ra trên thanh công cụ để NSD dễ thao tác.
Các thanh cuộn cửa sổ: Là các thanh nằm phía lề phải và dới đáy vùng dữ liệu, có chức
năng cuộn màn hình để NSD có thể xem toàn bộ nội dung hiển thị trên màn hình, các mũi
tên (,) tuỳ theo chiều của mũi tên, trên thanh cuốn ngang hay cuốn dọc, nếu NSD nháy
một lần sẽ đa màn hình lên trên hoặc xuống dới một dòng, sang trái sang phải một ký tự,
nếu muốn nhanh, NSD có thể ttrỏ chuột vào hình hộp mầu sẫm nằm trên thanh cuốn, nhấn
chuột di chuyển tuỳ theo yêu cầu, cuốn xem từng trang màn hình.
Text Area: Phần trắng lớn nhất nàm hình là phần dành cho soạn thảo, toàn bộ nội dung soạn
thảo đợc hiển thị tại phần này theo từng trang màn hình, NSD có thể dùng thanh cuốn để
xem những phần dữ liệu bị khuất, thờng một trang màn hình chứa đợc khoảng nửa trang văn
bản.
Startus bar: Thanh trạng thái nằm dới phần soạn thảo, thanh này đa ra các thông tin về tình
trạng hiện tại nh số trang, trang văn bản hiện thời, số bản ghi, vị trí hiện thời của con trỏ,
chế độ làm việc: ghi, thoát, đè ...
Taskbar: Nằm dới đáy màn hình, chứa nút Start của win98 và tên các cửa sổ đang đợc mở,
phần tên của cửa sổ nào sáng - cửa sổ đó đang đợc hiện trên màn hình.
Thanh Office: Thờng đặt chạy dọc theo lề phải của màn hình, NSD cũng có thể thay đổi
bằng cách ttrỏ chuột vào phần tên của thanh này, nhấn chuột kéo đến nơi tuỳ ý rồi thả chuột,
nếu nơi đó sát các lề trái, phải, trên, dới thì thanh sẽ nằm dọc theo lề cồn những chỗ khác
thanh Office sẽ là khung vuông. Trên thanh này gồm có tất cả các chơng trình ứng dụng của
Office cho phép NSD có thể chọn nhanh các ứng dụng.
(*) Lu ý: Không nên mở cùng lúc nhiều ứng dụng không cần thiết, vì bộ nhớ đệm của máy tính
có hạn, dễ dẫn đến treo máy, mấy dữ liệu cha kịp lu.
II- Các thao tác trong môi trờng Word
1- Chọn lệnh từ Menu:
Đa con trỏ chuột đến tên menu trên thanh menu lệnh nhấn trái chuột, xuất hiện menu
buông.
Đa chuột đến dòng lệnh cần thiết nhấn chuột trái
(*) Lu ý: Các lệnh tô màu nhạt là các lệnh không thể chọn.

2- Chọn lệnh từ các thanh dụng cụ:
Trên thanh dụng cụ có chứa các nút biểu tợng của các lệnh trong menu.
Để chọn lệnh đa trỏ đến biểu tợng lệnh cần chọn, nháy trái chuột.
3- Chọn lệnh từ menu nhanh
Tại nơi cần chọn lệnh: trong vùng dữ liệu đã đợc chọn bằng cách bôi đen, nhấn phải
chuột, NSD sẽ thấy xuất hiện một menu nhanh.
Trỏ chuột tới lệnh cần chọn, nhấn trái chuột.
14
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
V- Soạn thảo văn bản:
1- Nhập văn bản từ bàn phím:
Qui định chế độ gõ tiếng Việt:
aa = â ee = ê
uw = aw = ă
dd = đ ow = ơ
oo = ô
f
s
j
r
x
z
=
=
=
=
=
=

.
,
~
xoá dấu
Qui tắc bỏ dấu: Sau khi gõ xong toàn bộ từ thì tiến hành bỏ dấu.
Ví du: những = nhuwngx, thuế = thuees, việt nam = vieetj nam ...
Nếu trong quá trình bỏ dấu sai thì nhấn phím "Z" để xoá dấu ngay sau đó, nếu không
NSD phải xoá âm đang đợc thả dấu để gõ lại.
2- Di chuyển trong màn hình soạn thảo:
- Di chuyển bằng bàn phím:
Tổ hợp 4 phím mũi tên trên bàn phím:




Hai mũi tên lên và xuống , mỗi lần nhấn màn hình dịch lên hoặc xuống một dòng.
Hai mũi tên sang trái và sang phải mỗi lần nhấn sẽ dịch trái hoặc phải một ký tự.
Ctrl + , Ctrl + : sang phải, sang trái một từ
Ctrl + , Ctrl + : Về đầu hoặc về cuối một đoạn văn bản tại vị trí con trỏ hiện thời.
Page Up, Page Down: Lên trên hoặc xuống dới một trang màn hình.
Home: Về đầu dòng văn bản.
End: Về cuối dòng văn bản.
Ctrl + Home: Về đầu văn bản.
Ctrl + End: Về cuối văn bản:
- Di chuyển bằng chuột:
Bấm trái chuột vào nút trên thanh cuốn dọc, màn hình sẽ cuộn lên trên hoặc xuống dới
một dòng.
Bấm trái chuột vào nút trên thanh cuốn, màn hình sẽ cuộn lên trên hoặc xuống dới một trang
màn hình.

Bấm trái chuột vào nút trên thanh cuốn ngang, chuyển về đầu hoặc cuối dòng văn bản.
15


Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
Chọn vị trí trỏ chuột định vị bằng cách trỏ chuột đến vị trí cần chọn nháy trái chuột trên màn
hình soạn thảo.
3- Chọn văn bản:
Muốn trình bày văn bản: chọn kiểu chữ, cỡ chữ, ... NSD phải chọn đợc đoạn văn bản
cần định dạng, bằng cách đa chuột tới đầu đoạn văn bản cần chọn, nhấn chuột, giữ, kéo chuột
tới cuối đoạn văn bản cần định dạng, thả chuột đoạn văn bản này sẽ đợc bôi đen hay đoạn văn
bản đã đợc chọn. Đoạn văn bản có thể là một từ, một số từ hay một vài câu liền nhau trong nội
dung văn bản.
- Chọn bằng chuột: Định vị con trỏ màn hình tại đầu đoạn văn bản, giữ phím Shift,
dùng tổ hợp các mũi tên di chuyển, tô đen đến hết đoạn văn bản cần chọn.
- Bỏ chọn: Nhấn chuột tại vị trí bất kỳ trên màn hình ngoài vùng đã bôi đen.
Chọn đồ hoạ: bấm chuột ngay trên đồ hoạ đó.
Chọn một từ: Nhấn đúp chuột ngay trên từ đó.
Chọn một câu: Giữ Ctrl và nhấn chuột tại vị trí bất kỳ thuộc câu đó.
Chọn nhanh một dong: Đa chuột về đ dòng cho xuất hiện hình mũi tên, nhấn chuột, dòng đó
sẽ đợc bôi đen. Trong trờng ầu hợp cần chọn nhiều dòng, làm tơng tự nh trên nhng kéo
chuột theo số dòng cần chọn.
Chọn một đoạn: Nháy chuột nhanh 3 lần tại vị trí bất kỳ thuộc đoạn văn bản đó hay đặt
chuột tại lề của đoạn văn bản, nhấn nhanh chuột hai lần.
Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn cùng lúc tổ hợp phím Ctrl +A. Hoặc nhấn nhanh ba lần tại lề
văn bản.
4- Xoá văn bản:
Chọn đoạn văn bản cần xoá
Nhấn phím Del hoặc Backspace nếu dùng bàn phím

Dùng chuột: Trỏ chuột trong vùng đã đánh dấu nhấn phải chuột chọn "Cut" trên thanh menu
nhanh. ChọnClear trong Edit trên thanh menu.
16
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97
- Khôi phục lại đoạn văn bản vừa xoá:
Chọn nút có hình mũi tên ngợc trên thanh công cụ.
Trên menu chọn Edit, chọn Undo.
5- Sao chép văn bản:
Chọn đoạn văn bản cần sao chép.
Chọn biểu tợng sao chép trên thanh công cụ, nhấn trái chuột, di chuyển con trỏ tới vị trí mới
của đoạn văn bản, chọn biểu tợng dán trên thanh công cụ.
Sao chép đoạn văn bản bằng menu nhanh: Trỏ chuột trong vùng văn bản đã đợc đánh dấu,
nhấn phải chuột, xuất hiện menu nhanh, chọn Copy, đa con trỏ tới vị trí mới của văn bản,
nhấn phải chuột, trên menu nhanh chọn Paste.
Sao chép đoạn văn bản bằng cách chọn Menu: Trên thanh menu chọn Edit, trong menu
buông chọn Copy, tại vị trí mới của đoạn văn bản chọn Edit, chọn Peste.
Cùng một đoạn văn bản chỉ cần Copy một lần có thể đa tới nhiều vị trí khác nhau.
6- Di chuyển đoạn văn bản:
Chọn đoạn văn bản cần di chuyển.
Dùng thanh công cụ: Chọn nút Cut trên thanh công cụ, nháy trái chuột, chuyển con trỏ tới vị
trí mới, chọn nút Peste trên thanh công cụ, nháy trái chuột.
Cắt dán đoạn văn bản bằng menu nhanh: Trỏ chuột trong vùng văn bản đã đợc đánh dấu,
nhấn phải chuột, xuất hiện menu nhanh, chọn Cut, đa con trỏ tới vị trí mới của văn bản,
nhấn phải chuột, trên menu nhanh chọn Paste.
Cắt dán đoạn văn bản bằng cách chọn Menu: Trên thanh menu chọn Edit, trong menu buông
chọn Cut, tại vị trí mới của đoạn văn bản chọn Edit, chọn Peste.
17
Công ty kho vận Đá Bạc - TKV Giáo trình tin học Văn phòng
Windows 9x - Office 95-97

VI- làm việc với tệp tin:
1- Mở một tệp tin mới:
Mở một tệp tin bằng cách chọn trên menu: Trên thanh menu chọn File, trong menu
buông chọn New. Khi một tệp tin mới mở bao giờ cũng có tên mặc định là Decument x , trong
đó x là số tệp tin đã mở trớc đó của Word.
Ví dụ: Lần mở đầu tiên bao giờ cũng là Decument 1. Mở tiếp tệp tin mới là: Decument 2
Mở tệp tin bằng cách chọn biểu tợng trên thanh công cụ: Chọn biểu tợng mở tệp tin trên
thanh công cụ, nhấn trái chuột.
2- Lu giữ tài liệu lần đầu:
Khi tạo 1 văn bản mới, bao giờ nó cũng đợc nhớ tạm thời trong bộ nhớ tạm của máy
tính, với bộ nhớ này nếu NSD tắt máy làm không lu lại phần dữ liệu vào đĩa, thì toàn bộ dữ
liệu sẽ mất.
Lu dữ liệu bằng cách chọn trên menu: Trên thanh menu chọn chức năng File, trong
menu buông chọn Save, trên màn hình sẽ xuất hiện một khung hội thoại có tên Save As
18