Đồ Án Quản Lý Kho Vật Tư

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy, cô giáo cùng các bạn sinh viên
đặc biệt là thầy giáo Thạc sĩ đã giúp em trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp của
mình.
Do kiến thức bản thân còn hạn chế nên trong quá trình làm đồ án tốt
nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Nhưng dưới sự hướng dẫn
chỉ bảo tận tình của thầy giáo Thạc sĩ em đã phần nào tránh được những khiếm
khuyết của mình để có thể hoàn thành tốt đề tài của mình.
LỜI CAM ĐOAN
Để hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp đúng thời gian quy định và đáp ứng
được yêu cầu bài toán đặt ra, em đã cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu, tích
luỹ được các kiến thức thực tế cũng như trong quá trình học tập. Em xin cam
đoan: Nội dung đồ án của em không sao chép từ các đồ án khác và là sản phẩm
1
của chỉnh bản thân em nghiên cứu thực tế xây dựng lên, dưới sự hướng dẫn tận
tình của thầy giáo Thạc sĩ Mọi thông tin và nội dung sai lệch, em xin chịu toàn
bộ trách nhiệm trước hội đồng bảo vệ.
2
MỤC LỤC
MỤC LỤC 3
LỜI NÓI ĐẦU 6
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7
1.1 Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu 7
1.1.1 Các khái niệm cơ bản 7
1.1.2 Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu 8
1.2 Lý thuyết về phân tích thiết hệ thống 9
1.2.1 Các giai đoạn của phân tích thiết kết hệ thống 9
1.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC) 10
1.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD) 11
1.2.4 Mô hình quan hệ 12
1.2.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 13

1.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 14
1.3.1 Giới thiệu chung về Access 14
1.3.2 Một số đối tượng cơ bản 15
1.3.3 Một số chức năng cơ bản 16
1.3.4. Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu trongMicrosoft Access 18
1.4 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual basic 18
1.4.1 Lập trình sử dụng Visual Basic 18
Chương 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ CỦA
CÔNG TY MÁY TÍNH AN KHÁNH 32
2.1 Khảo sát hiện trạng công tác quản lý kho vật tư của công ty máy tính An Khánh
32
2.1.1 Giới thiệu về công ty máy tính Anh Khánh 32
2.1.2 Quá trình phát triển 32
2.1.3 Cơ cấu tổ chức 32
2.2.3 Biểu mẫu 37
Danh sách nhà cung cấp 40
thông tin nhà cung cấp 41
danh sách khách hàng 42
thông tin khách hàng 43
danh sách vật tư 44
2.3 Đánh giá hiện trạng quản lý cũ 45
2.4 Đề xuất hệ thống mới 45
Chương 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO BÀI TOÁN QUẢ LÝ KHO
VẬT TƯ CỦA CÔNG TY MÁY TÍNH AN KHÁNH 46
3.1 Xác đinh thông tin vào ra của hệ thống 46
3.1.1 Dữ liệu vào 46
3.1.2 Dữ liệu ra 46
3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 46
3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 47
3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 48

3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 49
5) Chức năng phân quyền quản lý 53
3.4 Xây dựng các thực thể 54
3.4.1 Nội dung từng thực thể 56
3.5 Mô hình thực thể liên kết 60
3
Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ CỦA CÔNG
TY MÁY TÍNH AN KHÁNH 62
4.1 Giao diện chương trình 62
Chương trình có các chức năng chính 63
- Cập nhật danh mục 63
+ Cập nhật vật tư 63
+ Cập nhật nhà cung cấp 63
+ Cập nhật khách hàng 63
+ Cập nhật phân loại 63
- Quản lý nhập xuất 63
+ Quản lý nhập 63
+Quản lý xuất 63
- Tìm kiếm thông tin 63
+ Tìm kiếm vật tư 63
+ Tìm kiếm khách hàng 63
+ Tìm kiếm nhà cung cấp 63
- Thống kê báo cáo\ 63
+ Thống kê vật tư nhập 63
+ Thống kê vật tư xuất 63
4.2 Cập nhật danh mục 64
4.2.1 Cập nhật danh mục vật tư 64
64
4.2.2 Cập nhật danh mục nhà cung cấp 64
64

4.2.3 Cập nhật khách hàng 65
65
4.2.3 Cập nhật phân loại 65
65
4.3 Quản lý nhập xuất 66
4.3.1 Quản lý nhập 66
4.3.2 Quản lý xuất 67
4.4 Tìm kiếm thông tin 68
4.4.1 Tìm kiếm vật tư 68
68
4.4.2 Tìm kiếm khách hàng 69
4.4.3 Tìm kiếm nhà cung cấp 69
4.5 Báo cáo thống kê 70
4.5.1 Thống kê nhập vật tư 70
70
Report thống kê nhập vật tư 70
70
4.5.2 Thống kê xuất vật tư 71
71
Hình 4.15 Thống kê xuất vật tư 71
Report thống kê xuất vật tư 71
71
Hình 4.16 Report thống kê xuất vật tư 71
4.5.3 Báo cáo tồn kho 72
Report báo cáo tồn kho vật tư 72
4
72
Report thông tin nhà cung cấp 74
74
Hình 4.21 Report thông tin nhà cung cấp 74

In danh mục khách hàng 74
74
Report thông tin khách hàng 76
76
- In danh mục vật tư 76
76
Report danh sách vật tư theo từng loại 77
77
Hình 4.26 danh sách vật tư 77
Report danh sách vật tư cần bổ xung 77
Hình 4.27 danh sách vật tư cần bổ xung 77
4.6 Phân quyền quản lý 78
4.6.1 Quản lý vai trò 78
78
Hình 4.28 Đăng nhập quyền hạn 78
4.6.2 Quản lý người dùng 78
78
Hình 4.29 Quản lý người dùng 78
4.6.3 Đổi mật khẩu 79
Hình 4.30 Đổi mật khẩu 79
KẾT LUẬN 80
TÀI LIỆU THAM KHẢO 81
5
LỜI NÓI ĐẦU
Như chúng ta được biết tin học ngày nay được dử dụng khá phổ biến không
chỉ trong nước mà còn trên toàn thế giới. Nó giúp chúng ta có thể nắm bắt thông
tin và tiếp cận thị trường một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Trong những
năm gần đây cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì tin học
ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội.
Việc ứng dụng rộng rãi tin học đã đem lại thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều

lĩnh vực đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ thông tin. Do đó, đứng trước
sự bùng nổ thông tin các tổ chức và các nhà doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp
để hoàn thiện cơ cấu bộ máy thông tin của đơn vị mình nhằm đáp ứng kịp với
thời đại.
Từ những nhu cầu đó, chúng ta thấy bài toán quản lý là một vấn đề mà các
ban ngành và nhiều tổ chức quan tâm đến. Nhưng bài toán quán lý luôn là một
trong những bài toán tương đối phức tạp đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và độ
chính xác cao. Vì vậy, cần phải có những chương trình có áp dụng công nghệ
thông tin để xây dựng bài toán cho phù hợp với từng ngành cụ thể. Bài toán “
Quản lý kho vật tư” cũng là một trong những bài toán như vậy. Việc xây dựng
“Quản lý kho vật tư” nhằm giải quyết công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng
và chính xác cho các doanh nghiệp.
Chương trình “Quản lý kho vật tư cho công ty máy tính An Khánh – Phú
Bình” viết bằng ngôn ngữ Visual Basic do thầy hướng dẫn. Chương trình sẽ giúp
cho người quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như nâng cao hơn
nữa hiệu quả công việc.
Do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế chương trình của em còn nhiều
thiếu sót, rất mong sự đóng góp của các thầy (cô) để chương trình của em được
hoàn thiện hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, tháng 04 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Hoàng Thị Linh
6
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1 Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu
1.1.1 Các khái niệm cơ bản.
- Dữ liệu là những gì có thật được ghi nhận lại (thủ công hoặc dùng máy tính)
và mang một ý nghĩa nào đó.
- Thông tin là khái niệm phản ánh tri thức, sự hiểu biết của con người về một

đối tượng.
- Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức và lưu trữ theo một cấu
trúc chặt chẽ nhằm phục vụ cho nhiều đối tượng với các mục đích khác nhau.
- Chuẩn hóa: Quan hệ chuẩn là là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc
tính chỉ chưa giá trị nguyên tố, tức là khôgn phân nhỏ được nữa.
* Các dạng chuẩn( 3 dạng):
- Dạng chuẩn 1(1NF): Một lược đồ quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u,
quan hệ r được gọi là nằm ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính trong r đều là các
giá trị nguyên tố.
- Dạng chuẩn 2(2NF): nó ở dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khóa đều
phụ thuộc đầy đủ vào khóa chính.
- Dạng chuẩn 3(3NF): Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u, r ở quan
hệ nằm ở dạng chuẩn 3 nếu nó nằm ở dạng chuẩn 2 và mọi thuộc tính không
khóa không phụ thuộc vào khóa bắc cầu, khóa chính.
- Hệ quản trị CSDL: là phần chương trình( phần mềm) để có thể xử lý, thay
đổi dữ liệu trong CSDL.
Hệ quản trị CSDL có nhiệm vụ rất quan trọng giúp người sử dụng có thể
dùng được hệ thống mà không quan tâm nhiều đến thuật toán chi tiết hoặc biểu
diễn dữ liệu trong máy.
- Thực thể : là đối tượng có thật hay trừu tượng mà ta muốn lưu trữ thông tin
về nó. Tên thực thể là một danh từ.
- Thuộc tính: mỗi thực thể được xác định bởi một tập các thuộc tính, các
thuộc tính là các tính chất của thực thể.
7
- Liên kết thực thể: Trong sơ đồ liên kết thực thể có đường nối giữa hai thực
thể.
- Cấu trúc bảng(Table): Trong mô hình dữ liệu quan hệ, dữ liệu được biểu
diễn dưới dạng các bảng sơ đồ thực thể liên kết.
Tên thực thể là tên bảng. Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để
lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng

gồm các trường(filed) lưu trữ các loại dữ liệu khác nhau về các bản ghi, các bản
ghi này chứa các thông tin và một cá thể xác định.
Tên thực thể
Thuộc tính thứ
1
Thuộc tính thứ
2
…
- Khóa chính: một bảng CSDL quan hệ đều phải có một khóa cơ bản xác định
khóa cơ bản tùy theo tính chất quan trọng của bảng hay từ CSDL mà ta chọn
khóa chính cho phù hợp.
- Khóa quan hệ: sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng thì nên báo cho
Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu làm như vậy Access sẽ biết
liên kết giữa các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn, biểu
mẫu, hay báo cáo.
1.1.2 Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
a) Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Khai báo.
- Định nghĩa.
- Nạp dữ liệu.
b) Cập nhật cơ sở dữ liệu.
- Bổ sung dữ liệu .
- Loại bỏ dữ liệu .
8
- Sửa dữ liệu.
c) Khai báo dữ liệu trong cơ sỏ dữ liệu.
- Tìm kiếm thông tin.
- Kết xuất thông tin theo yêu cầu.
1.2 Lý thuyết về phân tích thiết hệ thống
1.2.1 Các giai đoạn của phân tích thiết kết hệ thống.

* Khảo sát hiện trạng xác định yêu cầu hệ thống.
Xác định yêu cầu là bước đầu tiên và quan trọng của một HTTT, cách nó
quyết định đến chất lượng hệ HTTT được xây dựng trong các bước sau này. Việc
thu thập các thông tin của hệ thống là việc tiến hành khảo sát hệ thống, khảo sát
hệ thống được chia làm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT.
- Giai đoạn khảo sát chi tiết: nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ
thống, phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho các bước sau này.
* Phân tích hệ thống:
- Phân tích hệ thống về chức năng:
Phân tích hệ thống về chức năng hiểu một cách đơn giản là xác định các chức
năng nghiệp vụ cần được tiến hành của hệ thống sau khi đã khảo sát thực tế và đi
xâu vào các thành phần của hệ thống.
Các bước tiến hành:
+ Diễn tả chức năng từ mức vật lý về mức logic, từ mức đại thể về mức chi
tiết.
+ Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng
+ Xây dựng dòng dữ liệu.
- Phân tích hệ thống về dữ liệu:
Phân tích hệ thống về dữ liệu là việc phân tích về cấu trúc thông tin được
dùng và được tổ chức bên trong hệ thống đang khảo sát, xác định được mối quan
hệ tự nhiên giữa cá hệ thống thông tin, hay nói cách khác đây là quá trình lập
lược đồ khái niệm về dữ liệu làm căn cứ cho việc thiết kết CSDL sau này.
Việc phân tích dữ liệu được thực hiện qua hai giai đoạn:
9
Đầu tiên, lập lược đồ dữ liệu theo mô hình thực thể/liên kết, nhằm phát huy
thế mạnh về tính trực quan và dễ vận dụng của mô hình này, bao gồm:
+ Xác định các kiểu thực thể cùng với các kiểu thuộc tính của nó.
+ Xác định các mối quan hệ giữa các kiểu thực thể.
Tiếp đó hoàn thiện lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ nhằm lợi dụng cơ sở

lý luận chặt chẽ của mô hình này trong việc chuẩn hóa lược đồ, bao gồm:
+ Xác định các kiểu thuộc tính của các kiểu thực thể.
+ Chuẩn hóa danh sách thuộc tính, từ đó xác định các kiểu thực thể đã được
chuẩn hóa.
+ Xác định mối quan hệ.
* Thiết kế hệ thống.
Trong khi giai đoạn phân tích nghiệp vụ thuần túy xử lý cho quan điểm logic
về hệ thống, thì giai đoạn thiết kế hệ thống bao gồm việc xem xét ngay lập tức
các khả năng cài đặt các yêu cầu nghiệp vụ này bằng cách sử dụng máy tính.
Tùy theo mô hình của hệ thống mà các giai đoạn thiết kế có thể áp dụng khác
nhau sau đây là các tiến trình đơn giản nhất trong thiết kế hệ thống:
Thiết kế được xem xét bắt đầu từ màn hình tương tác, các dữ liệu vào và
ra( báo cáo) đến CSDL và các tiến trình xử lý chi tiết bên trong.
Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết
kế vật lý hay đặc tả kỹ thuật. trong thiết kế vật lý cần phải quyết định chọn ngôn
ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, phần cứng, hệ điều
hành và môi trường mạng cần xây dựng.
* Hoàn thiện chương trình:
1.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC).
Là một biểu đồ cho phép ta phân rã dần dần các chức năng thành các chức
năng nhỏ hơn gọi là biểu đồ phân cấp dạng cây là phương tiện để chi tiết hóa dần
quá trình mô tả các xử lý.
Cung cấp một cái nhìn tổng quan nhất và từ đó phân cấp đến các mức sau đó.
- Dễ thành lập, dễ hiểu.
10
- Các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh, tức là bỏ qua các mối liên hệ
giữa các chức năng về việc chuyển giao các dữ liệu cũng như trình độ thời gian.
1.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD).
BLD: là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin
với các yêu cầu sau:

- Sự diễn tả ở mức logic, nghĩa là trả lời câu hỏi "làm gì?".
- Chỉ rõ các chức năng( con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần
mô tả.
- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó
phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
Biểu đồ luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một cách quan sát
tổng thể về hệ thống.
*) Các yếu tố biểu diễn luồng dữ liệu:
Các chức năng : một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu( thay đổi giá
trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc từ một số dữ liệu đã cho tạo ra một dữ
liệu mới).
Chức năng được biểu diễn (trong BLD) bởi một hình tròn hay hình ô
van( thường được gọi là bong bóng), bên trong có tên của chức năng đó tên chức
năng phải là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép hiểu một cách tóm
tắt chức năng làm gì?
Các luồng dữ liệu: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào
hay ra một chức năng nào đó.
Một luồng dữ liệu được vẽ trong BLD dưới dạng một mũi tên trên đó viết tên
của luồng dữ liệu đó, tên của luồng dữ liệu phải là một danh từ kèm thêm tính
ngữ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao.
11
Tên chức năng
Tên luồng dữ liệu
Kho dữ liệu: là một dữ liệu( đơn hay có cấu trúc) được lưu lại để có thể truy
cập nhiều lần về sau. Một kho dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng hai
đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu.
Các đối tác: một đối tác (hay còn gọi là tác nhân ngoài hay điểm mút) là một
thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống. đối tác trong BLD
được vẽ bằng một hình chữ nhật, bên trong có tên đối tác.
Tác nhân trong: một tác nhân trong là một chức năng hay một hệ con của hệ

thống, được mô tả ở một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với
các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình. Tác nhân trong được vẽ dưới dạng
một hình chữ nhật thiếu cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong.
Trên đây là 5 yếu tố biểu diễn được phép sử dụng trong một BLD. Với sự
hạn chế khá ngặt nghèo đó thì các BLD ít có khả năng tiếp nhận các yếu tố vật lý
và được diễn tả ở mức logic. Vì vậy vẫn còn phải có một nhiệm vụ cần làm trong
quá trình phân tích hệ thống là gạt bỏ các yếu tố vật lý ra khỏi BLD.
1.2.4 Mô hình quan hệ.
+ Quan hệ: để biểu diễn tích đề các ở toán học dùng bảng biểu diễn. Quan hệ
là tích đề các nên nó biểu diễn quan hệ được ở dạng bảng. Mỗi cột là một thuộc
tính, mỗi hàng là một bộ. Số lượng hàng là lực lượng của quan hệ.
+ Khóa quan hệ: là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ khác
nhau.
+ Lược đồ quan hệ: là một bộ đôi gồm có tập các thuộc tính phụ và một tập
các phụ thuộc hàm F.
12
Tên kho dữ liệu
Tên tác nhân ngoài
Tên tác nhân trong
+ Các kiểu biểu diễn liên kết:
Liên kết một - một : Đây là dạng đơn giản và hiếm gặp nhất của mối liên kết
trên hai tập, đỗi với mỗi thực thể trong một tập chỉ có nhiều nhất một phần tử
được liên kết trong tập kia.
Liên kết một - nhiều: Hai thực thể được gọi là có mối liên kết một - nhiều
nếu như mỗi bản ghi của thực thể này cho tương ứng nhiều bản ghi của thực thể
kia.
Liên kết nhiều - nhiều: Hai thực thể gọi là có mối liên kết nhiều - nhiều nếu
ứng với mỗi phần từ của thực thể này cho nhiều phần tử của thực thể kia và
ngược lại.
1.2.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống, là giai đoạn có
tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không.
- Mục đích yêu cầu:
Mục đích là một hợp đồng xây dựng hệ thống thông tin này được hình thành.
để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau:
+ Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ.
+ Đề xuất phác họa các giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của hệ thống.
+ Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng quát.
- Khảo sát hiện trạng của bài toán.
+ phương pháp thực hiện: tiến hành ở 4 mức khác nhau ứng với mỗi một mức
là một nhóm người tham gia vào hệ thống.
* Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đến
người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của thệ thống. vì vậy họ sẽ là
những người nhân ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết.
* Mức điều phối quản lý: là những người quản lý trực tiếp và họ là những
ngườ biết rất rõ về các tổ chức hoạt động cụ thể.
* Mức quyết định lãnh đạo: Đặc trưng họ là những người ra quyết định vì vậy
họ sẽ có yêu cầu về thông tin và thông tin họ yêu cầu là phải chi tiết.
13
* Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn điện của hệ thống và
nhìn nhân một cách chi tiết của hệ thống.
- Tập hợp các thông tin:
* Các thông tin về hệ thống cũ:
Đó là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quá trình
nghiên cứu hệ thống.
Thông tin tĩnh: gồm các thông tin sơ đẳng.
Thông tin có cấu trúc: Các sổ sách mà chúng ta thu được.
Thông tin động: gồm về mặt không gian, các đường di chuyển tài liệu về mặt
giấy tờ.
Thông tin biến đổi: Đó là các quy tắc quản lý, các quy định về hành chính,

các công thức tính toán, điều kiện để thực hiện và các quy trình.
* Các thông tin về hệ thống mới:
Là các thông tin được thu thập bằng cách nói ra trực tiếp cá yêu cầu, cá
nguyện vọng với hệ thống mới, thường được phát biểu ra hoặc có thể là những
dự đoán. Sau khi thu thập được các thông tin này chúng ta nhìn ở 4 khía cạnh
sau:
+ Độ chính xác của thông tin
+ Thời gian sống: thông tin này nếu chỉ là thông tin mang tính chất bất
thường
* Phát hiện yếu kém của hệ thống cũ và đưa ra các yêu cầu mới của hệ thống
mới.
Đưa ra những gì chưa có phải bổ xung vào.
Các yếu kém.
* Yêu cầu mới: những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng. các nguyện
vọng của người thực hiện, các dự kiến và kết hoạch phát triển.
1.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
1.3.1 Giới thiệu chung về Access.
Microsoft Access là một hệ quản trị có đầy đủ các tính năng định nghĩa dữ
liệu, xử lý dữ liệu cần thiết để quản lý một lượng dữ liệu lớn. Cũng có thể yêu
14
cầu Microsoft Access kiểm tra mối quan hệ hợp lệ giữa các tệp và các bảng của
cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, Microsoft Access là một ứng dụng cao của Microsoft
Office, nó có thể sử dụng tất cả các phương tiện của cơ chế trao đổi dữ liệu tự
động (DDE – Dynamic Date Exchange) và chúng liên kết đối tượng (OLE –
Object Linking And Embeding). DDE cho phép thuẹc hiện các hàm và trao đổi
dữ liệu của Microsoft Access và mọi ứng dụng dựa trên Window khác có hỗ trợ
DDE với các ứng dụng khác bằng Macro hoặc là Access Basic. OLE là một khả
năng cao cấp của Window cho phép liên kết các đối tượng hoặc là nhúng các đối
tượng vào một cơ cở sữ liệu Microsoft Access.
1.3.2 Một số đối tượng cơ bản.

Microsoft Access có sẵn các công cụ hữu dụng và tiện lợi để tự động sản
sinh chương trinh cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê,
kế toán. Với Access ngừoi dung không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần
tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. Sáu đối tượng,
công cụ mà Access cung cấp là: Bảng( Table), Tuy vấn( Query), Biểu
mẫu( Form), Báo cáo( Report), Macro và Module.
- Bảng( Tabe).
Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng
chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường(Field) hay
còn gọi là các cột( Column) lưu giữ các dữ liệu khác nhau và các bản
ghi( Record) hay còn gọi là các hàng(Row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá
thể xác định của chủ thể đó. Một cơ sở dữ liệu bao gồ nhiều bảng liên kết với
nhau thông qua thuộc tính khóa.
Khá chính là một hay nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi. Nó có
tác dụng làm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác.
- Truy vấn(Query).
Tuy vấn là công cụ mạnh của Access dụng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm
dữ liệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vẫn sẽ nhận được một tập hợp kết quả
thể hiện trên màn hình dưới dang bảng gọi là Dynaset. Dynaset chỉ là bảng kết
quả trung gian, Không đuọc ghi trên đĩa và nó sẽ bị xóa khi kết thúc truy vấn.
15
Tuy nhiên, có thể sử dụng một Synaset như một bang để xây dựng các truy vấn
khác.
- Biểu mẫu(Form).
Biểu mẫu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị
dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các biểu mẫu được dung
để trình bày hoàn toàn theo ý muốn, các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc
các truy vấn.
Biểu mẫu là phương tiện giao diện có bản giữa người dung và một ứng
dụng Microsft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu chi nhiều mục đích khác

nhau như: hiển thị và điều chỉnh dữ liệu, điều khiển tiến trình của ứng dụng, nhập
các dữ liệu, hiển thị các thông báo.
- Báo cáo(Report).
Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa quy cách tính toán,
in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Nó có khả năng: in dữ liệu dưới dạng
bảng, in dữ liệu dưới dạng biểu, sắp xếp dữ liệu trước khi in ra, sắp xếp và phân
nhóm dữ liệu tới 10 cấp, in dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
- Macro.
Macro bao gồm một dãy các hành động(Action) dùng để tự động hóa một
loạt các thao tác. Macro thường dùng với biểu mẫu để tổ chức giao diện chương
trình.
- Module.
Module là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic.
1.3.3 Một số chức năng cơ bản.
- Tìm kiếm thông tin.
Tìm kiếm là tìm trong file và định vị dữ liệu cần tìm. Công việc này tiến
hành trên một file, với hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép tìm trên nhiều file. Tuy
nhiên, người dùng không xác định được chính xác dữ liệu cần tìm, họ pahỉ duyệt
cả file để xem, sau đó lựa chọn bản ghi thích hợp, như phép Brower của hệ
thống. Đa số các trường hợp đã biết rõ về dữ liệu cần tìm cần thiết cho các tham
số để phân biệt dữ liệu lấy ra.
16
- Cập nhật.
Cập nhật là quá trình thay đổi nội dung của một hoặc nhiều bản ghi trong
file. Truy cập là thêm, bớt hay thay đổi cửa các bản ghi. Bằng việc truy cập đến
các bản ghi và thay đổi nội dung các trường, người dùng có thể nắm giữ tất cả
các nội dung.
- Bổ sung.
Là thêm dữ liệu các bản ghi vào file đã có. Một vài hệ quản trị cơ sở dữ
liệu thêm các bản ghi mới và cuối file, hệ khác thêm vào chỗ trống do các bản

ghi bị xóa, tạo ra hay chèn vào giữa các bản ghi.
- Sắp xếp.
Thông thường, người ta hay đọc các dữ liệu đã được sắp xếp theo một
thứu tự nào đó, việc sắp xếp có thể theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần theo thứ
tự bảng chữ cái hay số. Hầu hết các hệ cho phép sắp xếp theo nhiều khóa. Việc
sắp xếp các file hay thành lập một file hay file index(chỉ số) nahừm tìm kiếm các
file nhanh hơn.
- Xóa.
Xóa là việc loại bỏ bản ghi ra khỏi file. Các trường hợp riêng lẻ của bản
ghi cũng có thể bị xóa. Sau khi bị xóa, các mục tin này không còn giá trị. Việc
xóa các thôgn tin không tránh khỏi sự nhầm lẫn, do vậy việc giữ lại bản sao của
file trước khi tiến hành cập nhật là một sự cần thiết.
- Tạo báo cáo.
Việc tự tạo dạng in ra chỉ có thể có trong hệ thống có chức năng tự báo
cáo. Với chức năng này, người sử dụng có thể chọn cách tạo báo cáo trên máy in.
Các bộ tạo báo cáo có chức năng tạo dòng nhan đề. Dòng nhan đề của báo cáo
được đặt ở đầu trang, có thông tin như ngày tháng, số trang, địa chỉ, logo của
trang. Như là đặt lề, dàn các đoạn, độ dài, độ rộng của trang in. Con số thống kê
cho các thông tin đơn giản như tổng trung gian, số trung bình, kế toán.
Các mối quan hệ diễn tả theo lược đồ thường phức tạp. Ba cấu trúc cơ bản
dùng để tổ chức các thành phần dữ liệu là cấu trúc được chọn tùy theo các ứng
dụng và thường là tổ hợp nhiều mặt của cả ba cấu trúc trên.
17
Cấu trúc cơ sở dữ liệu mạng tương tự như cấu trúc cơ sở dữ liệu phân cấp,
về bản chất nó phức tạp hơn. Cơ sở dữ liệu mạng gồm nhiều bản ghi và có một
nhóm bản ghi này có quan hệ liên kết với một nhóm bản ghi khác, đại diện cho
loại cơ sở này là CODASYL.
1.3.4. Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu trongMicrosoft Access.
Đến đây chúng ta có thể xây dựng một quy trình tốt để xây dựng một cơ
sở dữ liệu Access theo thiết kế có sẵn:

Bước 1: Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
Với mỗi bảng dữ liệu khi khai báo cấu trúc cần giải quyết các công việc sau:
- Khai báo danh sách các trường của bảng ở cột Field Name.
- Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho các trường ở cột Data Type.
- Thiết lập trường khóa cho bảng.
- Thiết lập một số khác cần thiết cho các trường như Field Size, Fomat,
Input Mark, Requried, Validate Rule…
- Ghi tên bảng.
Bước 2: Lần lượt thiết lập thuộc tính LOOKUP cho các trường một cách phù
hợp. Mỗi quan hệ trên bảng thiết kế sẽ cần một thao tác thiết lập thuộc tính
LOOKUP (sử dụng trình Lookup Wizard) trường tên bảng quan hệ nhiều sang
trường bảng quan hệ một.
Bước 3: Thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cần thiết cho các
quan hệ tại cửa số Relationships.
Bước 4: Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng (nếu cần).
Chú ý: Bảng có qua hệ 1 phải được nhập liệu trước bảng có quan hệ nhiều.
1.4 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual basic
1.4.1 Lập trình sử dụng Visual Basic
Visual Basic 6.0 (VB6) là một phiên bản của bộ công cụ lập trình Visual
Basic (VB), cho phép người dùng tiếp cận nhanh cách thức lập trình trên môi
trường Windows. Những ai đã từng quen thuộc với VB thì tìm thấy ở VB6
những tính năng trợ giúp mới và các công cụ lập trình hiệu quả. Người dùng mới
làm quen với VB cũng có thể làm chủ VB6 một cách dễ dàng.
Với VB6 có thể :
18
• Khai thác thế mạnh của các điều khiển mở rộng.
• Làm việc với các điều khiển mới (ngày tháng với điều khiển
MonthView và DataTimePicker, các thanh công cụ có thể di chuyển
được CoolBar, sử dụng đồ họa với ImageCombo, thanh cuộn
FlatScrollBar,…).

• Làm việc với các tính năng ngôn ngữ mới.
• Làm việc với DHTML.
• Làm việc với cơ sở dữ liệu.
• Các bổ sung về lập trình hướng đối tượng.
1.4.2. Cài đặt Visual Basic 6.0
Sử dụng chương trình Setup, người dùng có thể cài đặt VB6 lên máy tính của
mình. Chương trình Setup này còn cài đặt các tập tin cần thiết để xem tài liệu
trên đĩa CD MSDN (Microsoft Developer Network). Nếu cần, người dùng có thể
cài đặt riêng phần tài liệu và ví dụ mẫu của Visual Basic lên máy tính.
Để cài đặt VB6, người dùng nên kiểm tra máy tính của mình đảm bảo được
cấu hình tối thiểu. Các yêu cầu hệ thống tối thiểu :
- Microsoft Windows 95 trở lên hoặc là Microsoft Windows NT Workstation
4.0 trở lên.
- Tốc độ CPU 66 MHz trở lên.
- Màn hình VGA hoặc màn hình có độ phân giải cao được hỗ trợ bởi
Microsoft Windows.
- 16 MB RAM cho Microsoft Windows 95 hoặc 32MB RAM cho Microsoft
Windows NT Workstation.
1.4.3. Làm quen với VB6
Khởi động và sử dụng VB6
Việc đầu tiên là khởi động chương trình VB6. Từ menu Start của Windows,
chọn All Progams/Microsoft Visual Studio 6.0/Microsoft Visual Basic 6.0, sẽ
xuất hiện hình dưói.
19
Hình 1.1 Giao diện làm việc của VB6.0
Hộp thoại New Project xuất hiện, trong hộp thoại này chứa các loại Project
mà ta chọn để lập trình. Mỗi loại dự án sẽ có các hỗ trợ riêng về các công cụ.
Sau đây là một vài kiểu Project thông dụng:
- Standard.exe: Là loại Project chuẩn được dung phổ biến nhất.
- ActiveX.exe: Là loại Project được dùng theo cách lập trình hướng đối

tượng, nó sẽ tạo ra các Class Modul.
- ActiveX.dll: Tương tự như Active.exe, tuy nhiên nó sẽ tạo ra các Class
Modul liên kết động.
- VB Application Wizard: Là loại Project được VB hỗ trợ sẵn các Form, các
Properties, các phần tử khác cho Project và sau khi theo các bước hướng dẫn tạo,
ta chỉ sửa chữa lại chút ít và viết các thủ tục, sự kiện theo ý mình.
- Data Project : Là loại Project chuyên về xử lý dữ liệu v.v …
20
- Nạp và chạy chương trình viết bằng VB.
Trước khi có thể làm việc với một chương trình viết bằng VB, ta cần nạp
chương trình vào bộ nhớ bằng cách:
+ Chọn File, nhấp Open Project để nạp một Project.
+ Chọn Start trên thanh công cụ chuẩn của VB để chạy chương trình hoàn
thành.
- Di chuyển, kết nối và sửa kích thước của cửa sổ.
+ Di chuyển các cửa sổ và công cụ: nhấp vào thanh tiêu đề của cửa sổ sau đó
di chuyển đến nơi cần đặt.
+ Thay đổi kích thước các cửa sổ : nhấp và kéo các khung để thay đổi các cửa
sổ.
- Tài nguyên ( Resource) trong VB6
Trong phần này chứa các thông tin về các công cụ và cửa sổ, giúp ta xây
dựng một chương trình bằng VB6. Các tài nguyên này gồm các công cụ và cửa
sổ sau:
- Công cụ lập trình (Programming Tools): gồm các thanh trình đơn (menu
bar), thanh công cụ (Tool bars), các cửa sổ tác vụ (Windows taskbar).
Hình 1.2. Công cụ lập trình (Programming Tools)
- Hộp công cụ điều khiển (ToolBox Controls) bao gồm: Các minh hoạ về
hình ảnh (Artwork), các nhãn và hộp kí tự (Labels and TextBoxes), các nút lệnh
(Buttons), các hộp danh sách (Listboxes), các thanh cuộn cửa sổ (Scroll bars),
các điều khiển hệ thống File (File System Controls)

Hình 1.3 Hộp công cụ điều khiển (ToolBox Controls)
21
- Cửa sổ thiết kế (Form Window)
Khi bắt đầu khởi động VB6, xuất hiện một Form mặc định là Form1 với
khung lưới chuẩn xuất hiện trong một ô cửa gọi là cửa sổ thiết kế (Form
Window).
Hình 1.4 Cửa sổ thiết kế (Form Window)
- Cửa sổ thuộc tính (Properties Window)
Với cửa sổ Properties ta có thể thay đổi các đặc điểm (thiết lập thuộc tính)
của các phần tử giao diện người dùng. Cửa sổ Properties chứa các phần tử sau:
+ Danh sách các đối tượng muốn xem và cần thiêt lập thuộc tính cho nó.
+ Có hai nhãn tuỳ chọn, mỗi nhãn sẽ liệt kê cùng một thuộc tính nhưng theo
hai cách sắp xếp khác nhau theo thứ tự Alphabetic hoặc phân loại (Categorized).
+ Một ô nhỏ ở dưới sẽ mô tả ngắn ngọn tên thuộc tính được kích hoạt.
Hình 1.5 Cửa sổ thuộc tính (Properties Window)
- Cửa sổ dự án (Project Window)
Một chương trình VB6 bao gồm nhiều File liên kết với nhau để làm chương
trình thực hiện một công việc nào đó. Môi trường phát triển tích hợpVB6 chứa
22
một cửa sổ Project để giúp chuyển đổi qua lại giữa các thành phần trong một
Project hiện hành.
Các thành phần trong Project bao gồm:
+ Nút View Code: Khi nhấp vào nút này thì Form sẽ hiển thị cửa sổ Code.
+ Nút View Object: Khi chọn một Form và nhấp vào nút này, cửa sổ thiết kế
Form đó sẽ hiển thị:
Hình 1.6 Cửa sổ dự án (Project Window)
- Cửa sổ Form Layout
Đây chính là cửa sổ trình bày biểu mẫu cho phép định vị trí của một hoặc
nhiều biểu mẫu trên màn hình khi chương trình ứng dụng được thi hành.
Ta định vị một biểu mẫu trên màn hình bằng cách dùng chuột di chuyển biểu

mẫu trong cửa sổ Form Layout.
Sử dụng cửa sổ Form Layout không đơn giản như các cửa sổ khác vì nó
không được kích hoạt sẵn, người dùng cần phải chạy ứng dụng sau đó mới có thể
bố trí được các biểu mẫu thông qua Form Layout.
Nếu ta không định vị các biểu mẫu thì vị trí của biểu mẫu trên màn hình lúc
thiết kế cũng là vị trí khởi động của biểu mẫu khi thực thi.
Hình 1.7 Cửa sổ Form Layout
- Cửa sổ lập trình (Code Window)
Ta có thể hiển thị cửa sổ Code theo các cách sau:
+ Nhấp View Code trên cửa sổ Project.
23
+ Nhấp lệnh Code trên trình đơn View.
+ Nhấp đôi trực tiếp lên Form cần viết Code.
Hình 1.8 Cửa sổ lập trình (Code Window)
- Biên dịch đề án thành tập tin thực thi
Sau khi đề án đã hoàn thành, người dùng có thể biên dịch thành tập tin thực
thi được. Cách tiến hành như sau:
- Trước tiên ta cần chỉ cho VB6 biết phần chương trình nào sẽ được thực thi
trước bằng cách chọn Project Properties từ menu Project. Chọn tab General, chú
ý phần Startup Object, đây là nơi quy định điểm khởi đầu của chương trình sau
khi biên dịch kết thúc.
- Từ menu File, chọn Make EXE Một hộp thoại xuất hiện cho phép bạn
nhập vào tên của tập tin thực thi. Bạn chỉ cần gõ tên tập tin, VB sẽ tự động thêm
phần mở rộng .EXE.
- Nhấn vào nút Options để mở hộp thoại Project Properties và điền tên của
ứng dụng vào ô Title, ta có thể ghi chú thông tin cho từng phiên bản trong phần
Version Information. Ta có thể chọn Auto Increment để VB tự động tăng số
Revision mỗi lần ta tạo lại tập tin EXE cho dự án.
- Cuối cùng, nhấn OK để trở về hộp thoại Make Project.
1.4.4. Làm việc với các điều khiển chuẩn

- Đặt tên cho đối tượng VB
Thông thường, những người lập trình đặt tên cho các đối tượng với định danh
rõ ràng theo mục đích của đối tượng và điều khiển trên ToolBox đã tạo lên đối
tượng đó.
Nên đặt tên các đối tượng theo quy ước sau:
24
- Các điều khiển cơ bản
Khi đã học các điều khiển trong hộp công cụ, các điều khiển này, các công cụ
thiết kế mà ta xây dựng giao diện người dùng của một chương trình VB. Sau đó
đặt các điều khiển trên trên một Form, chúng trở thành các đối tượng mà ta có
thể tuỳ biến với các thuộc tính được thiết lập trong chương trình Code.
- Nhãn (Label): Hiển thị các ký tự sẽ được định dạng trên Form giao diện.
- Hộp ký tự (TextBox): Là một trong những côg cụ đa năng trong hộp công
cụ VB. Điều khiển này thực hiện hai chức năng: hiển thị ra màn hình trên một
Form và nhận các ký tự do người dùng nhập vào.
- Nút lệnh (CommandButton): Được sử dụng để tạo những nút lệnh với nhiều
cách sử dụng trên một Form. Khi nhấp CommandButton, các yêu cầu người dùng
phảI được thực hiện ngay bởi chương trình. Thêm vào đó, trong các nút lệnh VB,
nhấp một CommandButton sẽ tạo nên một sự kiện mà nó được xử lý trong
chương trình.
Hình 1.9 Nút lệnh
* Điều khiển hệ thống File:
- Hộp liệt kê đĩa (DriveListBox): Điều khiển DriveListBox tạo đối tượng là
một hộp danh sách thả xuống, nó hiển thị:
+ Đĩa hiện hành và tên nhãn đĩa trên Form.
Đối tượng (Object) Tiền tố (Prefix)
Ví dụ
(Example)
Combo box Cbo CboThem
Check box Chk ChkChon

Command buttom Cmd CmdIn
……. …… ………
25