ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ, HÀNG HOA

ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận
quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có
mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong
phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lý thống nhất mô hình này trong kho không
phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống.
Phần mềm quản lý kho hàng vật tư là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ
thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ
nhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều hành chỉnh vật tư sau khi
kiểm kê.
Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì
nghành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên Thế giới nói
chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần
thiết đó. Đã qua đi thời gian tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ
công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi
vào các nghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và
nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công
tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư,
nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó người quản lý
doanh nghiệp có thể đưa ra cá kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí và
tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
1
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
PHẦN I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH
I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Ngọc Khánh
Tên công ty: Công ty TNHH Ngọc Khánh
Lĩnh vực hoạt động: sản xuất dây và cáp điện

Giám đốc công ty: Ông Vũ Quang Khánh
Trụ sở chính: 37 Nguyễn Sơn – Long Biên – Hà Nội
Điện thoại: (04) 3.8 271389 - (04) 3.8 733 534
Email:
Website: www.goldcup.com.vn
Fax: : (04) 3.8 733 605
Các cơ sở sản xuất của công ty:
• Cơ sở 1: Nhà máy Dây ô tô Ngọc Khánh – Khu CN Phố Nối A
–Trưng Trắc – Văn Lâm – Hưng Yên
• Cơ sở 2: Nhà máy Dây và cáp điện Đông Giang – Khu CN Phố
Nối A – Trưng Trắc – Văn Lâm – Hưng Yên.
Công ty TNHH Ngọc Khánh là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của
Việt nam trong lĩnh vực sản xuất đây và cáp điện cho ngành điện lực và dân dụng.
Trên cơ sở một hợp tác nhỏ, thành lập năm 1989, chuyên sản xuất các mặt
hàng cơ khí nhẹ phục vụ tiêu dùng, đến năm 1994 công ty TNHH Ngọc Khánh
được thành lập, với trụ sở đồng thời là xưởng sản xuất với diện tích 1200m
2
tại địa
chỉ số 37 phố Nguyễn Sơn, thị trấn Gia lâm, huyện Gia Lâm, nay là phường Ngọc
Lâm, quận Long Biên, Hà Nội.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
2
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
Được thành lập tại một thời điểm nền kinh tế đang chuyển đổi, nhu cầu về
phát triển cơ sở hạ tầng rất lớn, cộng với điều kiện mặt bằng sản xuất, nhân lực sẵn
có nên phương hướng hoạt động và nghành nghề chính của công ty được xác định
là sản xuất kinh doanh các loại dây và cáp điện hạ thế phục vụ phát triển cơ sở hạ
tầng, xây dựng, cải tạo mạng lưới điện sinh hoạt.
Dựa trên cơ sở áp dụng công nghệ sản xuất mới, khả năng quản lý sản xuất
và trình độ tay nghề công nhân, công ty luôn sản xuất ra các sản phẩm đạt chất

lượng cao, thỏa mãn yêu cầu của mọi khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của tiêu
chuẩn về kỹ thuật điện. Sản phâm và hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã
được cấp chứng chỉ Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam (cho sản phẩm) và
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (cho hệ thống) trong năm 2001, do trung tâm chứng
nhận phù hợp tiêu chuẩn – QUACERT cấp.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
3
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
II. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngọc Khánh
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
4
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
III. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng tại
công ty.
Kho hàng của công ty TNHH Ngọc Khánh vẫn quản lý theo phương pháp
thủ công như việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày cho các xí nghiệp sản xuất vẫn
ghi sổ sách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp vật tư nhập xuất tồn vẫn do
cán bộ vật tư tính bằng tay với sự trợ giúp của máy tính, và bảng tính excel. Với
cách quản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công
việc như việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn
nhiều thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều lần sổ sách và gây
chậm chễ kho khăn cho việc tổng hợp báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phê
duyệt. Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo,
gây tổn thất cho công ty và hạ thấp năng suất lao động.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
5
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
PHẦN II
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH
A. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động tại công ty TNHH Ngọc Khánh.
1.1. Quá trình nhập hàng từ các nhà máy.
Các sản phẩm dây và cáp điện của công ty được sản xuất từ hai nhà máy. Quá
trình nhập hàng từ các nhà máy sản xuất được mô tả trong sơ đồ dưới.
Thời điểm Kho Ban lãnh đạo
Khi yêu cầu sản
xuất của công ty
được nhà máy
thực hiện
Khi hàng về kho

Hình 2. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ nhập hàng
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
6
Lập phiếu
nhập kho
Phiếu nhập
kho
Vào sổ chi
tiết hàng
hóa
Sô chi
tiết
Danh sách hàng
do nhà máy
cung cấp
Kết thúc
Đưa ra thông

báo
Đối chiếu thấy
trùng khớp giữa
danh sách của nhà
máy sản xuất và sổ
kiểm hàng
Thông báo
về sự cố
hàng hoá
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
1.2. Quá trình xuất bán cho khách hàng
Đối với quá trình xuất bán cho khách hàng, Ngọc Khánh có hai hình thức bán,
một là bán cho khách lẻ hai là bán cho các đại lý bán buôn khác, hai hình thức này
có cách thanh toán khác nhau. Các nhà quản lý ở công ty này cũng yêu cầu phần
mềm quản lý kho phải đảm bảo yêu cầu quản lý được những tổng hợp thu chi với
các đại lý nói trên.
Thời
điểm
Cửa hàng Kho hàng Ban lãnh đạo
Khi
khách
hàng có
yêu cầu
Theo
yêu cầu
của lãnh
đạo hoặc
định kỳ
1.3 Quá trình kiểm kê
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ

7
Yêu cầu về
hàng hoá
Lập phiếu
xuất bán
Phiếu xuất
kho ban đầu
Thông tin vào
phiếu xuất kho
Vào sổ
Phiếu xuất kho
hoàn chỉnh
Sổ chi
tiết
hàng
hóa
Sổ theo
dõi thu chi
các đại lý
Lập báo cáo
Báo cáo về
hàng hoá
Báo cáo về
thu chi đối
với các đại lý
Hình 3. Sơ đồ luồng thông tin của quá trình xuất bán
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
Mỗi khi có yêu cầu thông tin chính xác về hàng tồn, Ngọc Khánh cũng thực
hiện các hình thức kiểm kê hàng trong kho, mục đích của việc này là điều chỉnh lại
các thông tin sai lạc về hàng hoá để có thông tin chuẩn trong việc nhập xuất hàng

hoá từ nhà máy sản xuất, cũng như có thông tin hàng hóa chính xác để tư vấn và
cung cấp dịch vụ cho khách hàng, sau khi phần mềm quản lý ra đời, có thể không
nhất thiết phải có quá trình vào sổ kiểm kê nữa, mà sẽ chỉ là việc cập nhật và sửa
chữa lại một số thông tin sai lạc trong cơ sở dữ liệu.
Thời điểm Kho Ban lãnh đạo
Khi lãnh
đạo yêu cầu
kho cần
khẳng định
thông tin
hàng hoá
Hình 4. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ kiểm kê
1.4. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BDF) của hệ thống quản lý kho hàng
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
8
Thực hiện kiểm kê Vào sổ kiểm kê
Đối chiếu với các
văn bản xuất nhập
khác để điều chỉnh
sổ chi tiết
Kết thúc
kiểm kê
Lập báo
cáo
Sổ kiểm kê
Đối chiếu thấy
trùng khớp giữa
sổ kiểm kê và
sổ chi tiết
Báo cáo

Đ
S
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
Hình 5. Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống
Giải thích: Hệ thống quản lý kho hàng gồm 4 chức năng: Quản lý người dùng,
quản lý danh mục, quản lý xuất nhập, báo cáo thống kê.
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
QUẢN LÝ KHO HA
̀
NG
Quản lý người
dùng
Quản lý danh mục Quản lý xuất nhập Báo cáo
Đăng nhập hệ
thống
Thoát khỏi hệ
thống
Đổi mật khẩu
Nhập mới
Hiệu chỉnh
Tìm kiếm
Nhập mới
Hiệu chỉnh
Tìm kiếm
In danh mục
In chứng từ
In báo cáo
In báo cáo tổng
hợp
9

Thông tin
hàng hoá
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐHKTQD
2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống đang hoạt động
2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu
Hình 6. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống
NGUYỄN BÍCH NGỌC TIN HỌC KINH TẾ
10
1.0
Nhập
kho
2.0
Xuất
kho
3.0
Kiểm
kê
4.0
Lập báo
cáo
Khách
hàng
Ban lãnh
đạo
Ban lãnh
đạo
Nhà máy
sản xuất
Hàng hoá
Báo cáo

Yêu cầu
Sổ chi tiết hàng hóa
Phiếu nhập kho
Trả lời
Yêu cầu và
kiến nghị
về số
lượng và
chất lượng
hàng hoá
Thông tin hàng
hoá
Phiếu xuất kho
Thông tin xuất hàng
Thông tin
điều chỉnh
Thông tin nhập hàng
Hàng hoá
Thông tin hàng hoá
Yêu cầu kiểm kê