Tiểu luận Nguyên Lí Kế Toán CHÚNG TỪ KẾ TOÁN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
FOREIGN TRADE UNIVERSITY
*********

Tiểu luận Nguyên Lí Kế Tốn:

CHÚNG TỪ KẾ TỐN
GVHD: Lê Thị Thanh Hà
Lớp: DV31-KTĐN
SVTH:

MSSV

Đồn Hữu Nguyên

1102015041

Phùng Thị Hoa Phượng

1102015049

Trần Thanh Thảo

1102015063

Đỗ Thị Mai Trinh

1102015078

Lâm Cẩm Vân

1102015085

Dương Thúy Vi

1102015089

Đỗ Thị Mai Vy

1102015092

TP. HỒ CHÍ MINH


10/2014

MỤC LỤC
Lời mở đầu
A.Cơ Sở Lý Thuyết

II.

Khái niệm chứng từ kế tốn .
1. Nợi dung chứng từ kế toán.
2. u cầu của chứng từ kế toán.
Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán.

III.

Phân loại chứng từ kế toán.

I.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
IV.

Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ
Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ:
Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ
Phân loại theo công dụng của chứng từ
Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước

Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ.
1. Ý nghĩa của chứng từ
2. Tác dụng của chứng từ
3. Tính chất pháp lý của chứng từ

V.

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế tốn .

B. Ví dụ cụ thể


LỜI MỞ ĐẦU

Bất kỳ đơn vị kinh doanh nào trong quá trình hoạt động của mình cũng cần một công cụ hỗ trợ việc quản lý một các
Chính vì tầm quan trọng của chứng từ kế toán trong kinh doanh, chúng ta phải tìm hiểu kỹ bản chất chứng từ kế toá


A.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I. KHÁI NIỆM CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
“Phương pháp chứng từ kế toán” là phương pháp xác định và kiểm tra sự hình
thành các nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong một
đơn vị, kế toán phải lập chứng từ theo đúng quy định trong chế độ chứng từ kế toán. Co
thể hiểu phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hồn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh
vào các bản chứng từ kế toán và tở chức xử lí, ln chuyển chứng từ để phục vụ công tác
quản lý và công tác kế toán.
Theo Luật Kế toán Việt Nam:
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sở kế toán.”
Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ đã in sẵn (hoặc chưa in sẵn) theo mẫu
quy định được sử dụng để ghi những nội dung vốn co của các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh và đã thực sự hồn thành trong hoạt đợng của đơn vị, gây ra sự biến động với
các loại tài sản, các loại nguồn vốn và các loại đối tượng kế toán khác.
Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong công tác kế toán của đơn vị, là nhân tố
đầu tiên ảnh hưởng đến chất lượng công tác hạch toán kế toán. Vì vậy, khi lập chứng từ
kế toán phải đảm bảo các yêu cầu: rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ, hợp pháp.
II. NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
2.1 Nội dung chứng từ kế tốn
Các ́u tớ cấu thành nợi dung của bản chứng từ bao gồm: các yếu tố cơ bản và

các yếu tố bổ sung.
a. Các yếu tố cơ bản

Là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải co. Bao gồm:
 Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán phải co tên gọi nhất định như Biên lai thu
tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng …; no
làcơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi
của chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên
chứng từ đo.
 Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số
chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi
cần thiết.
Ví dụ:
PHIẾU THU
Sớ ..….
Ngày … tháng … năm


PHIẾU CHI

Số ..….

Ngày … tháng … năm

 Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra

về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với
nghiệp vụ kinh tế.
 Nội dung tom tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế toán đề phải ghi tom tắt nội

dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, no thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ
kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy
xoa, sữa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng
chỗ trống phải gạch chéo.
 Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và sớ tiến của nghiệp vụ kinh
tế tài chiính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tổng cộng sớ tiền của chứng từ kế tồn thì
vừa ghi bằng số vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ.
 Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các
chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân
phải co chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn
vị) đong dấu của đơn vị.
b. Các yếu tố bổ sung

Đo là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc từng
chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà co các yếu tố bổ sung khác
nhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phương thức bán hàng, tỷ giá …
2.2 Yêu cầu của chứng từ kế toán
Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lí cho mọi thơng tin
kế toán cung cấp, do đo chứng từ được làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp
pháp, hợp lệ, tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:
 Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định
 Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nợi dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo
quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy
mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính khơng được
viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
 Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy
định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoa, sữa chữa trên chứng từ;
trường hợp viết sai co thể lập chứng từ khác để thay thế nhưng bản sai không được xé rời
bản (quyển) gốc.
 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên

chứng từ kế toán cho mợt nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nợi dung các liên phải giớng
nhau; dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên nhưng chữ ký phải ký từng liên
của chứng từ.




Đới với chứng từ phát sinh ở ngồi lãnh thở Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử
dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải đính
kèm với bản chính bằng tiếng nước ngồi.
III. PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Do tính đa dạng và phong phú về nợi dung và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh dẫn đến co rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nợi dung phản ánh,
cơng dụng, thời gian, địa điểm lập,… Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết
từng loaị chứng từ, phân biệt được sự khác nhau để sử dụng chứng từ phù hợp với yêu
cầu quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao cần thiết phải phân loại chứng
từ.
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau:
theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh
tế phản ánh trên chứng từ, theo công dụng của chứng từ, mức độ phẩn ánh của các chứng
từ, các qui định về quản lý chứng từ … Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán
được chia thành các loại chứng từ khác nhau.
3.1 Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ (hình thức biểu hiện)
chứng từ kế toán được chia thành:




Chứng từ thông thường ( chứng từ bằng giấy)
Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được

mã hoa mà không bị thay đởi trong quá trình trùn qua mạng máy tính hoặc trên vật
mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng
từ điện tử phải co các điều kiện:
 Co chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền
của người đại diện theo pháp luật của đợn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện
tử và thanh toán điện tử.
 Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang
tin.
 Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình khớp đúng
quy định.
3.2 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:
Theo cách phân loại chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ bên trong và
chứng từ bên ngoài.



Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập như phiếu
thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…




Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế co liên quan đến
tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ,
báo co của ngân hàng, hoa đơn bán hàng của người bán…
Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất
với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
3.3 Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ:
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc và
chứng từ tổng hợp.

Chứng từ gốc( chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, no là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế.
 Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế co nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp co tác
dụng thuận lợi trong sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ. Tuy nhiên việc sử
dụng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc mới co giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán
và thông tin kinh tế.


3.4 Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ:
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành các loại như sau:


Chứng từ về tiền tệ: phiếu chi, phiếu thu



Chứng từ về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho





Chứng từ về lao động
Chứng từ về bán hàng: hoa đơn giá trị gia tăng, hoa đơn bán hàng thông thường,
hoa đơn bán lẻ



Chứng từ về tài sản cố định
3.5 Phân loại theo công dụng của chứng từ

Chứng từ mệnh lệnh: phản ánh nghiệp vụ kinh tế sẽ xảy ra trong tương lai như
lệnh chi, lệnh xuất kho
 Chứng từ thực hiện: phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hồn thành rời
như phiếu thu, phiếu xuất kho
 Chứng từ liên hợp: lệnh chi kiêm phiếu chi
3.6 Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước:


Chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ kế toán bắt ḅc và chứng từ mang
tính chất hướng dẫn.


Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế
giữa các pháp nhân hoặc co yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phở biến rợng rãi.
Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và
áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
 Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị.
Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận
dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực co thể thêm, bớt một số chỉ
tiêu đặc thù hoặc thay đổi mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nợi dung
phản ảnh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.


IV. Ý NGHĨA, TÁC DỤNG VÀ TÍNH CHẤT PHÁP LÝ CỦA CHỨNG TỪ
Lập chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của kế toán, đây là phương pháp kế
toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, và đã hồn thành bằng những
giấy tờ và vật mang tin theo đúng mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh và

làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nếu không co chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp theo
quy định của pháp luật (ví dụ như phiếu chi khơng hợp lệ, co thể là lập phiếu chi giả với
mục đích gian dới nhằm rút tiền) mà ghi sở kế toán thì bị gọi là ghi khống. Hành vi này bị
xem là hành vi vi phạm pháp luật, hoặc hoa đơn giả, chứng từ khơng hợp lệ thì khi qút
toán với cơ quan khác (Thuế, Thanh tra, Kiểm toán) những cơ quan này sẽ xuất toán và
không chấp nhận số liệu trên bản báo cáo kế toán. Tùy theo mức độ mà mỗi cơ quan co
những chế tài đối với doanh nghiệp hoặc co ý kiến đối với báo cáo kiểm toán của doanh
nghiệp. Do vậy, chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng nhất để ghi sổ kế toán và báo cáo
kế toán.
4.1 Ý nghĩa của chứng từ
Chứng từ co ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nợi
bợ bởi vì no chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của sớ liệu ghi chép trên sổ kế
toán.
4.2 Tác dụng của chứng từ
• Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. No là khởi
điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn
vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như tồn
bợ cơng tác kế toán.
• Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã
phát sinh và đã hồn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp
vụ.
• Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ
phát sinh.


•

•
•

•
•
•

Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm
trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.
4.3 Tính chất pháp lý của chứng từ
Thứ nhất, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể
hiện trên các tài liệu kế toán.
Thứ hai, chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh
sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành
vi lãng phí tài sản của đơn vị.
Thứ ba, chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp,
khiếu nại, khiếu tố.
Thứ tư, chứng từ kế toán là căn cứ cho việc kiểm tra tình high thực hiện nghĩa vụ
th́ đới với Nhà nước của đơn vị.
Thứ năm, chứng từ kế toán là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh
của các cá nhân, đơn vị.
V. TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngồi chuyển đến
đều phải tập trung vào bợ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những
chứng từ kế toán đo và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì
mới dùng những chứng từ đo để ghi sổ kế toán. Ći cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản
và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, no sẽ được huỷ.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đớc
doanh nghiệp ký dụt;
• Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sở kế toán;

• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
•
•


Lập hoặc thu nhận chứng tư

Lập hoặc thu nhận chứng tư

Lập hoặc thu nhận chứng tư

Lập hoặc thu nhận chứng tư
Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn

 Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:

Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt đợng của
doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nợi dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ
tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nợi dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết
trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải
khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng
mợt nợi dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc
biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì co thể
viết hai lần nhưng phải đảm bảo thớng nhất nợi dung và tính pháp lý của tất cả các liên
chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung
quy định cho chứng từ kế toán.

Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải co đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới co giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải co chữ ký điện tử theo quy
định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc
bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng
để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống
nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ
ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đo.


Các doanh nghiệp chưa co chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách
kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng
chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đo. Người phụ trách kế toán phải thực
hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người
được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đong trên chứng
từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của
kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của
người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người
khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân
viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được
uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đong dấu giáp lai do Thủ trưởng
đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký
ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân co quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng
từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người
ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh
nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an

toàn tài sản.
 Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài
chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm
tra những chứng từ kế toán đo và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng
từ thì mới dùng những chứng từ đo để ghi sổ kế toán.
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gờm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tớ ghi chép
trên chứng từ kế toán;
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác co liên quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của sớ liệu, thơng tin trên chứng từ kế toán.
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện co hành vi vi phạm chính
sách, chế đợ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực
hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp
luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện co vi phạm chế độ, kế
toán không xuất quỹ.


 Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế tốn cần lưu ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, đới với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nợi dung và
chữ sớ khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu
làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đo mới làm căn cứ ghi sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ
và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được
sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
 Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn
trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán
bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải co biên bản kèm theo bản sao chụp co xác nhận; nếu bị mất
hoặc bị huỷ hoại thì phải co biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể
từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức
bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của
đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập
báo cáo tài chính;
b) Tới thiểu mười năm đới với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính, sở kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp
luật co quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán co tính sử liệu, co ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước co thẩm quyền mới co quyền tạm giữ, tịch thu
hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà
nước co thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên
chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế
toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đong dấu.
Thứ sáu, cơ quan co thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản,
ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đong dấu.


Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán
cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế
toán quy định trong chế đợ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp
không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư

hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ co giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt ḅc do Bợ Tài chính hoặc đơn vị được Bợ
Tài chính uỷ qùn in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế
toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại
chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bợ Tài chính.
Bớn là, đới với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp co
thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của
chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.

 Ngoài ra, kế toán cần thực hiện trình tự kiểm tra chứng từ mợt cách tởng quát,
rõ rang.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn:
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên
chứng từ kế toán;
• Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng
từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác co liên quan;
• Kiểm tra tính chính xác của sớ liệu, thơng tin trên chứng từ kế toán.
•

B.

VÍ DỤ CỤ THỂ

I. CHỨNG TỪ HÀNG TỒN KHO
1.1 Khái quát chung về chứng từ hàng tồn kho

Như đã noi ở trên, để quản lý hàng tồn kho, kế toán sử dụng chứng từ kế toán là phiếu
nhập kho và phiếu xuất kho để hạch toán cho tất cả các loại hàng tờn kho. Chính vì vậy

việc đi nghiên cứu quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tờn kho chính là đi nghiên
cứu xem việc lập và luân chuyển phiếu nhập kho và phiếu xuất kho diễn ra như thế nào.
a. Quy trình tổ chức phiếu nhập kho
Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì no chứng
minh nghiệp vụ về nhập kho một loại hàng tồn kho nào đo. Phiếu nhập kho là do
kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hoa nhập kho. Để
nhập kho, phải co chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù
hợp(chứng từ nguồn). Chứng từ nguồn về hàng tồn kho co nhiều loại, nhưng cơ bản bao
gồm: hoa đơn mua hàng, hoa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hồn
thành, giấy giữ hợ tài sản...Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhập
kho? Thơng thường quy trình ln chuyển phiếu nhập kho gồm những bước sau:
Bước 1: Người giao hàng (co thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân
viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho.
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hoa, sản
phẩm. Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người
đề nghị giao hàng.
Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho theo hoa
đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm...với ban kiểm nhận.
Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào phiếu nhập kho.
Bước 5: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ
và ký phiếu nhập kho.
Bước 6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.
Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
b. Quy trình tổ chức phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì no chứng minh cho nghiệp vụ về xuất
kho một loại hàng tồn kho nào đo. Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết
khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoa.
Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao
gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hoa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản
phẩm, hàng hoa, dịch vụ...Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất

kho? Thông thường quy trình ln chuyển phiếu xuất kho gờm những bước sau:
Bước 1: Người co nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hoa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh
xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hoa.


Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh
xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất
tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoa;
sau đo ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi
sổ kế toán.
Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đớc) ký dụt chứng từ, thường là
trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ
kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ. Trên đây là một sớ nét
chủ ́u về quy trình ln chuyển các chứng từ hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp
mà bọn em đã tìm hiểu được. Tuy nhiên, cũng tùy tḥc vào từng doanh nghiệp: quy
mô, cơ cấu tổ chức quản lý, ngành nghề kinh doanh mà trong thực tế quy trình lập
và luân chuyển hàng tồn kho co thể khác đi, thu gọn hơn. Nhưng noi chung cơ bản là
gồm những bước trên
1.2 Ví dụ thực tế về quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho
a. Phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty TNHH Minh Long

Mẫu số: 01- VT

Địa chỉ: 125 Kha Vạn Cân, P. Linh Trung,

Ban hành theo QĐ số 15/2006/

Thủ Đức, HCM

QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 02 tháng 11 năm 2010
Số: 20


Nợ: TK 152
Co:TK 331
Họ tên người giao hàng:
Đoàn Gia Vị
Theo: hoa đơn GTGT số 0268001 ngày 02/11/2010 của Công ty kinh doanh thép và
vật tư Hà Nội. Số 50-Cầu Giấy- Hà Nội.
Nhập tại kho: Công ty Xây dựng An Thành

Địa điểm: Kho Nguyên vật liệu


Thủ tục nhập kho :
- Anh Đoàn Gia Vị nhân viên phụ trách thu mua nguyên vật liệu thuộc
phòng Vật tư của công ty Xây dựng An Thành mang nguyên vật liệu đã
mua từ công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội về công ty để làm thủ
tục nhập kho.
- Tại công ty tổ kiểm nghiệm vật tư nhận hàng theo từng chủng loại vật
tư để đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, sau đo lập biên bản theo sớ lượng

chủng loại thực tế đã nhận
- Ơng Nguyễn Văn An trưởng cán bộ phụ trách nguyên vật liệu thuộc
phòng Vật tư của công ty tiến hành lập phiếu nhập kho.
- Ông Nguyễn Văn An (người lập phiếu) và anh Đoàn Gia Vị (người
giao hàng) ký vào phiếu nhập kho.
- Sau đo chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho là ông Phạm Duy tiến hành
việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký phiếu nhập kho.
- Sau đo phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán để tiến hành ghi
sổ kế toán. Kế toán trưởng ký phiếu nhập kho. Đồng thời tiến hành lưu trữ
và bảo quản.
Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên:
- Liên 1 giao cho phòng Vật tư
- Liên 2 giao cho thủ kho
- Liên 3 kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán lưu trữ bảo quản


Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty Xây dựng An Thành
Địa chỉ: Số 30-Yết Kiêu-Hà Nội

Mẫu số: 02-VT
Ban hành theo QĐ

số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 05 tháng 11 năm 2009
Số: 01
Nợ TK621

Co TK 152
Họ tên người nhận hàng: Võ Anh Ngọc
Địa chỉ: Đội kỹ thuật thi công số 1
Lý do xuất kho :Phục vụ xây dựng
Xuất tại kho:NVL


II. Chứng từ về tiền mặt
2.1 Khái quát

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như
sau:
1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (co thể là kế toán tiền mặt hoặc kế
toán ngân hàng)
Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) co thể là: Giấy đề nghị
thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá
đơn, hợp đồng, …
Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) co thể là: Giấy thanh toán
tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản gop vốn, …
2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm
bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các
quy định, quy chế tài chính của Cơng ty). Sau đo chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Pho Giám đốc.


Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê dụt của Cơng
ty, Giám đốc hoặc Pho Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các
đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung
các chứng từ liên quan.

5) Lập chứng từ thu – chi:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.
Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/
uỷ nhiệm chi.
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc
Phiếu chi/ủy nhiệm thu.
7) Thực hiện thu – chi tiền:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán
lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc
+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) co phù hợp với chứng từ gốc
+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người co thẩm quyền.
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.
+ Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên.
+ Sau đo thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ.
+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế
toán.
Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy
nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng.
Vi dụ về kế toán tiền mặt:


Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như
sau:
1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (co thể là kế toán tiền mặt hoặc kế
toán ngân hàng)
Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) co thể là: Giấy đề nghị
thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá

đơn, hợp đồng, …
Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) co thể là: Giấy thanh toán
tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản gop vốn, …
2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm
bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các
quy định, quy chế tài chính của Cơng ty). Sau đo chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Pho Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công
ty, Giám đốc hoặc Pho Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các
đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung
các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.
Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/
uỷ nhiệm chi.
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
2.2 Ví dụ cụ thể

CƠNG TY TNHH TỒN CẦU LIÊN KẾT VIỆT

Mẫu số: 02-TT


63 Thăng Long, P.4, Q.Tân Bình, TP.HCM

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐBTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC)

PHIẾU THU

Ngày 09 tháng 10 năm 2014
Họ và tên người nộp tiền: CTY TNHH QC TRUYỀN THƠNG KHƠNG KHOẢNG
CÁCH
(KKC COMMUNICATION)
Địa chỉ: Tồ nhà Thanh Niên, Tầng 11, 236/10 Điện Biên Phủ, Phường 17, Quận
BìnhThạnh
Lý do nộp: Đặt cọc 50% giá trị đơn hàng số : KKC /09102014/DKN
Số tiền:3.800.000 VND (Viết bằng chữ):Ba triệu tám trăm nghìn đờng .
Kèm theo:Đơn đặt hàng sớ : KKC /09102014/DKN Chứng từ gốc:..........

Ngày 09 tháng 10 năm 2014

Giám đốc

Kế tốn trưởng

Người nộp tiền

Người lập phiếu

Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng
dấu)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):.....................................................................................................................
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):..................................................................................................................
+ Số tiền quy đổi:................................................................................................................................................


CƠNG TY TNHH TỒN CẦU LIÊN KẾT VIỆT
63 Thăng Long, P.4, Q.Tân Bình, TP.HCM

Mẫu số: 02-TT
(Ban hành theo QĐ sớ: 15/2006/QĐBTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC)

PHIẾU CHI
Ngày 09 tháng 10 năm 2024
Họ và tên người nhận tiền: Trần Thanh Thảo
Địa chỉ:..........................................................................................................................................
Lý do chi: Ứng tiền thanh toán mua hàng văn phòng phẩm.
Số tiền: 500.000 VNĐ (Viết bằng chữ): Năm trăm nghìn đờng chẵn.
.......................................................................................................................................................
Kèm theo:.........................................................................Chứng từ gớc:

Ngày 09 tháng 10 năm 2014
Giám đốc

Kế toán trưởng

Người nhận tiền

Người lập phiếu

Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng
dấu)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ sớ tiền (viết bằng chữ):..............................................................................................

3. Hóa đơn GTGT: