Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội địa công ty TNHH TM-DV in ấn bao bì Tín Thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
----------









ĐỀ TÀI:


NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA
HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH
TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH


GVHD : TH.S Lê Thị Ngọc Hằng
SVTH : Vương Ngọc Hoa
MSSV : 09B4010009
Lớp : 09HQT1


TP.Hồ Chí Minh, 2011
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

----------









ĐỀ TÀI:


NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA
HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH
TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH


GVHD : TH.S Lê Thị Ngọc Hằng
SVTH : Vương Ngọc Hoa
MSSV : 09B4010009
Lớp : 09HQT1


TP.Hồ Chí Minh, 2011
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong
khóa luận được thực hiện tại Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH,

không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà
trường về sự cam đoan này.


TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011
Tác giả























GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên xin gởi lời cảm và lời chúc sức khỏe đến toàn thể thầy cô giáo
trường ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TPHCM, đặc biệt là các thầy cô của
Khoa Quản Trị Kinh Doanh.
Những người đã hết lòng, tận tâm giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong
suốt những năm theo học tại trường. Các thầy cô những người đã trang bị những
kiến thứ
c và kinh nghiệm quý báu để làm hành trang cho em bước vào cuộc sống
mai sau.
Vì điều kiện hạn chế về thời gian, tài liệu cũng như kinh nghiệm thực tế mà
nội dung đề tài lại rộng, dù cho có rất nhiều cố gắng, đề tài không tránh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các quý thầy cô.
Để hoàn thành đề tài này em đã nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình
của Cô Giáo Thạc sỹ LÊ THỊ NGỌC HẰNG và cùng các Cán Bộ Nhân Viên ở
Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH trong suốt quá trình viết khóa
luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó !
Một lần nữa cho em xin gửi lời cảm ơn đến toàn các thể thầy cô và chúc cho
các thầy cô thật nhiều sức khỏe để tiếp tục dạy dỗ thế hệ mai sau nên người.



GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa i Lớp 09HQT1
MUÏC LUÏC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC ................................................................................................................ i

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ............................................. iv
DANH SÁCH CÁC BẢNG ....................................................................................v
DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ .................................................................................. vi
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
........................................................
3

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất ..............................3
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng ......................3
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng .............................................3
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp ...........................3
1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả ................................6
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng ............................................7
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng .....................................7
1.2.1.1 . Khái niệm về quản trị mua hàng ............................................. 7
1.2.1.2 Mục tiêu của qu
ản trị mua hàng ............................................. 7
1.2.2
Nội dung của quản trị mua hàng ................................................. 9

1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng ................................................... 9
1.2.2.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp .............................................. 11
1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng ................................................... 13
1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng .................................. 14
1.2.2.5 Đánh giá kết quả thu mua .................................................. 14
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng ................... 15
1.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng .................................................. 15
1.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng .................................................. 16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG .. 18

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
ii
2. 1 Vài nét sơ lược về Công ty Tín Thành ................................................... 18
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ............................... 18
2.1.2 Chức năng, quyền hạn về lĩnh vực hoạt động của Công ty ........... 19
2.1.2.1 Chức năng ngành nghề kinh doanh ....................................... 19
2.1.2.2 Quyền hạn của Công ty ......................................................... 19
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ............................................... 19
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ..................................... 24
2.2
Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng tại Công ty ........................ 26
2.2.1 Tình hình mua hàng vật tư trong 03 năm (2008, 2009, 2010) ...... 26
2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng ............................. 28
2.2.2.1 Các nhân tố bên trong Công ty ............................................... 28
2.2.2.2 Các nhân tố bên ngoài Công ty .............................................. 29
2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Tín Thành .......... 31
2.3.1 Quy trình mua hàng nội địa của Công ty Tín Thành .................... 31
2.3.2 Xác định nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu tại Công ty ............... 36
2.3.3 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp khi mua hàng tại Công ty .............. 37
2.3.4 Thương lượng và đặt hàng tại Công ty ............................................. 38
2.3.5 Theo dõi và kiểm tra giao nhậ
n hàng mua tại Công ty .................... 40
2.4 Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại Công ty .......... 40
2.4.1 Ưu điểm .............................................................................................. 40
2.4.2 Khuyết điểm ........................................................................................ 41
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................... 44
3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển Công ty Tín Thành ................. 44
3.1.1 Mục tiêu phát triển của Công ty ........................................................ 44

3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty ............................................ 44
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác .......................... 46
3.2.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng ..................................................... 46
3.2.1.1 Công tác xác nhận nhu cầu ....................................................
46
3.2.1.2 Cũng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp ............................ 47
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
iii
3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng ......................... 48
3.2.1.4 Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng ....................... 49
3.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng ............................ 49
3.3 Các kiến nghị ............................................................................................ 51
3.2.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật .................................................................... 51
3.3.2 Cơ quan nhà nước ............................................................................. 51
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 52
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 53

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
iv
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

Stt Chữ viết tắtGiải thích
1 TNHH TM - DV Trách nhiệm hữu hạn thương mại - Dịch vụ
2MHCƯVT Phòng mua hàng cung ứng vật tư
3 ĐĐKHSX - KTCL Phòng điều độ kế hoạch sản xuất - Kiểm tra chất lượng
4 KTTV Phòng kế toán tài vụ
5 CB CNV Cán bộ công nhân viên
6HĐKT Hợp đồng kinh tế
7 ĐĐH Đơn đặt hàng
8 NXB Nhà xuất bản

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
v
DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG


Bảng 2.1. Tổng số nhân sự của Công ty Tín Thành ................................... Trang 20
Bảng 2.2. Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tín Thành .......... 24
Bảng 2.3. Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu của Công ty Tín Thành .. 26
Bảng 2.4. Danh sách một số nhà cung cấp được chọn mua của Công ty Tín Thành
trong thời gian qua ............................................................................... 30
Bảng 2.5. Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành ........... 31

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
vi
DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG


Sơ đồ 1.1. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp ..................................... Trang 9

Sơ đồ 2.1. Tổ chức quản lý của Công ty Tín Thành ............................................. 21

Sơ đồ 2.2. Quy trình mua hàng vật tư nội địa của Công ty Tín Thành ................. 33

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
1
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường với những quy luật riêng của nó thì đòi hỏi
những nhà kinh doanh, các doanh nghiệp phải nắm bắt vận dụng một cách đa dạng
và linh hoạt các triết lý, phương pháp, nghệ thuật quản trị kinh doanh thì mới có thể
đứng vững tồn tại và phát triển trên thương trường. Một trong những triết lý quản
trị, phương pháp, nghệ thuật quản trị kinh doanh đó là quản tr
ị nguồn đầu vào của
doanh nghiệp. Việc quản trị mua hàng là phần quan trọng tất yếu cơ bản trong hoạt
động của doanh nghiệp và là điều kiện cần đủ để góp phần doanh nghiệp tồn tại và
phát triển.
Hoạt động mua hàng và quản trị mua nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc
biệt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên việc mua hàng

nguyên v
ật liệu vật tư đầu vào cho doanh nghiệp cũng góp phần làm cho chi phí sản
xuất của doanh nghiệp có được giảm xuống mức thấp nhất hay không thì phụ thuộc
rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa, quản trị mua hàng tốt cũng tạo điều
kiện góp phần làm giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Nâng cao công tác quản tr
ị mua hàng nội
địa tại Công ty TNHH TM – DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH” làm Khóa Luận
Tốt Nghiệp.
* Lý do chọn đề tài (tính cấp thiết của đề tài):
Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không chỉ dực trên lý thuyết mà còn thông
qua thực tế để thực hành. Để nhằm làm nâng cao tác quản trị mua hàng nội địa
trong công ty được cải thiệ
n tốt hơn và góp phần giảm thiểu được chi phí đầu vào
cho doanh nghiệp. Đồng thời việc nâng cao tác quản trị mua hàng nội địa trong
công ty cũng góp phần làm tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp
tồn tại phát triển bền vững hơn trên thị trường.


GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
2
* Mục tiêu nghiên cứu:
Nhìn nhận tổng quan về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM-DV
In Ấn Bao Bì Tín Thành.
Phân tích thực trạng hoạt động, đưa ra các vấn đế còn tồn tại và nguyên
nhân.
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng.

* Đối tượng nghiên cứu:
Bộ phận vật tư – mua hàng và các Bộ phận phòng ban liên quan đến việc
mua hàng.
* Phương pháp nghiên cứu:
Nhìn nhận tổng quát, tổng hợp, đánh giá và so sánh.
* Phạ
m vi nghiên cứu:
Nghiên cứu giới hạn trong phạm vi quản trị mua hàng nội địa và số liệu
nghiên cứu được lấy từ năm 2008 đến 2010.
* Kết cấu đề tài bao gồm những nội dung sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng của công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV
In Ấn Bao Bì Tín Thành.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị
mua hàng tại Công
ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì Tín Thành.
Do kiến thức về đề tài này còn hạn chế và bản thân em chưa có nhiều kinh
nghiệm, nên chắc chắn không thể tránh khỏi các sai sót khi em cố gắng hoàn thành
tốt đề tài này. Em rất mong nhận được sự góp ý của Thầy Cô và Công ty Tín Thành
để bài đề tài này hoàn thiện hơn.





GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
3
CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng trong sản
xuất kinh doanh
Nguyên vật liệu vật tư là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sàn xuất thường
xuyên phải sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, nên việc mua
hàng theo nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động cốt
lõi nhằm tạo ra yếu tố đầu vào trong doanh nghi
ệp một cách đầy đủ, kịp thời, đồng
bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu sản xuất và kế
hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
Mua hàng nguyên vật liệu là các hoạt động nghiệp vụ mà các doanh nghiệp
sau khi xem xét, tìm hiểu về các nhà cung cấp để cùng đàm phán, thỏa thuận các
điều kiện mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển,...., để cho
lượng hàng hoá mua vào c
ủa doanh nghiệp đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp
thời theo tiến độ sản xuất kinh doanh tương ứng với chi phí mua thấp nhất.
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp là phải tổ
chức, quản lý, kiểm soát tốt các hoạt động mua hàng thường xuyên, chặt chẽ để cho
hàng hóa nguyên vật liệu mua vào kịp thời đúng đủ phù hợp với chính sách mua
hàng c
ủa doanh nghiệp, như: Giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo,....
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh
a. Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu tình hình sản xuất: Là hình thức mua hàng trong
doanh nghiệp dịch vụ sản xuất thì trước khi xác định nhu cầu mua hàng cần phải
đảm bảo thông tin chính xác trong báo cáo hàng tồn kho (độ chính xác 99%) thì mới

có thể hoạch định chính xác lượ
ng vật liệu cần cung ứng.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
4
Lượng hàng thích hợp một lần mua = Lượng hàng theo nhu cầu + Tồn
kho tối thiểu – (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ).
Phương pháp này có ưu điểm sau:
Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được
xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay của các bộ phận
phòng ban trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở
mức thấp nhất. Vì
vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, lưu giữ
hàng hoá và các chi phí khác.
Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư,....,
thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm sau: Vì mua hàng
theo nhu cầu nên hoạt động mua hàng sẽ
chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian
cung ứng, chủng loại hàng,..., và chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không
đựơc hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng.
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bởi
vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lư
u trữ hàng
hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu gọi các thông số:
Q : Sản lượng hàng/01đơn hàng

Q* : Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng
D : Nhu cầu hàng năm
S : Chi phí đặt hàng
H : Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm
d : Nhu cầu ngày
L : Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time).
TC : Chi phí tồn kho.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
5
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta
có:

TC = H
x
Q
*
/2 + D
x
S/Q
*

Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua,
bảo quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau:
Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được
những ưu đãi của các nhà cung cấp.
Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhấ

t định đó là:
Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn
tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn.
b. Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những
bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng.
Mua theo ủy thác: Doanh nghiệp ủy thác cho một t
ổ chức kinh tế khác thực
thiện hoạt động mua nguyên vật liệu.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp cùng liên kết với nhau
cùng thu mua chung một loại nguyên vật liệu vật tư, sau đó phân phối lại theo nhu
cầu mà các bên đã thỏa thuận.
c. Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã
nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán.
Mua hàng thanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghi
ệm thu
đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt tương ứng với thời
gian thỏa thuận thanh toán của hai bên.
H
DS
Q
2
*
=
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
6

Mua hàng trả thanh toán trước: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với
nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải trả cọc một khoản tiền, có thể là một phần giá
trị lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng, đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến
hành giao hàng cho bên mua.
d. Căn cứ theo nguồn hàng
Mua hàng sản xuất trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động
mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó
được s
ản xuất trong nước.
Mua hàng nước ngoài có đại lý phân phối trong nước: Đây là hình thức mua
mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc
gia. Nguồn hàng đó được sản xuất từ nước ngoài và được phân phối thông qua đại
lý tại quốc gia đó.
Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác:
phân theo mua hợp đồng, mua trực tiếp hay gián tiếp, mua theo hợp đồng hay mua
theo đơn hàng, hay mua lẻ
…. Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược
điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm,
từng giai đoạn nhất định để quyết định nên theo phương thức nào là thuận tiện và
tốt nhất.
1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả
Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có
rất nhiề
u người mua loại nguyên vật liệu ấy. Do vậy, người bán tự quyết định giá cả
và lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị
trường cạnh tranh, có nhiều người cùng mua, bán một loại nguyên vật liệu, những
người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những người
bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường. Để bào đảm
đạt
những yêu cầu đã đặt ra cho quá trình mua và bào đảm hiệu quả kinh doanh, các

doanh nghiệp công nghiệp phải tìm và lựa chọn người bán (nhà cung cấp) thích ứng
cho doanh nghiệp.

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
7
Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân
tán được rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một
nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì rủi ro xảy ra doanh nghiệp rất cao và rất
khó khắc phục do nguyên nhân khách quan của nhà cung cấp: Thiếu nguyên vật
liệu, công nhân đình công,…Tuy nhiên, khi th
ực hiện nguyên tắc này các doanh
nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung
cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và hỗ trợ lẫn nhau.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Người mua sẽ chủ
động thương lượng với ngườ
i bán hàng với những điều kiện có lợi nhất khi mua
hàng.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh
1.2.1.1 Khái niệm về quản trị mua hàng
Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm
đáp ứ
ng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước
công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra
việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.
1.2.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh
Do mua hàng là khâu cơ bản của hoạt động kinh doanh, và là điề
u kiện để
hoạt động của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có
hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là đảm bảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi
phí thấp nhất.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
8
Trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hoạt
động mua là động thứ nhất, có quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác:
Kết quả hoạt động mua đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản
xuất của doanh nghiệp.
Nội dung hoạt động mua phụ thuộc vào nhiệu vụ mục tiêu kinh doanh
của doanh nghiệp.
Khả năng thực hi
ện hoạt động mua phụ thuộc vào khả năng đảm bảo
tài chính của doanh nghiệp.
Hoạt động mua có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp.
Mục tiêu quan trọng trong quá trình mua hàng là mua đúng đủ kịp thời về số
lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian và chi phí mua thấp nhất.
Đảm bảo hàng mua phải đủ về số lượng, tránh tình trạng thừa hay thiếu d
ẫn
đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn quá trình kinh doanh sản xuất làm ảnh hưởng

đến lưu thông hàng hoá. Nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng thì sẽ
gây ứ đọng vốn và còn làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên, do phải
bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các nguyên vật liệu, cho kho bãi của
doanh nghiệp. Tất cả những điều này dẫn đến làm giảm hiệu quả kinh doanh c
ủa
doanh nghiệp.
Đảm bảo hàng mua phải đúng chủng loại mong muốn và đảm bảo sự đồng
bộ tất cả các loại nguyên vật liệu vật tư cần mua. Đúng chủng loại các yếu tố cấn
mua là yêu cầu có tính bắt buộc.
Đảm bảo chất lượng hàng mua vào phải phù hợp với quá trình kinh doanh
sản xuất của doanh nghiệp.
Đảm bảo hàng mua phải kịp thời, kịp lúc theo tiế
n độ sản xuất kinh doanh
cho doanh nghiệp.
Đảm bảo mua hàng với chi phí mua thấp nhất nhằm tạo những điều kiện
thuận lợi góp phần làm giảm giá thành sàn phẩm, để doanh nghiệp có thể cạnh tranh
chiếm vị trí trên thị trường .
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
9
Vì vậy, khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong các mục tiêu
của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện sắp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp việc hoàn thành các mục tiêu
chung của doanh nghiệp.


1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh
Để đảm bảo vật tư được cung ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

và tiết kiệm chi phí thì triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, cần thực hiện tốt
công tác quản trị mua hàng. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành
một chu kỳ.

Xác định
nhu cầu
Tìm và lựa
chọn nhà
cung cấp
Đàm phán
và
đặt hàng
Theo dõi và
thực hiện
giao hàng
Đánh giá kết quả mua hàng
Thỏa mãn Không thỏa mãn


Sơ đồ 1.1. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp
1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng
Lượng mua hàng của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ yêu
cầu sản xuất và dự trữ để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Do
vậy, trước khi mua hàng nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của
doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ thì nhà quản trị phải làm rõ 05 nội dung cơ bả
n:
Chủng loại nguyên vật liệu vật tư cần mua.
Lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu cần mua.
Tiêu chuẩn chất lượng nguyên vật liệu,
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
10
Thời điểm cần nguyên vật liệu
Dự tính chi phí và khả năng bào đảm tài chính để thực hiện mua nguyên vật liệu.
Để xác định cụ thể từng loại hàng mua thì lựa chọn nhà cung cấp, phương
thức mua nhằm đảm bảo đủ số lượng, đúng chủng loại hàng mua, thời gian mua đáp
ứng kịp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cần phân biệt rõ l
ượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu
cần mua. Lượng hàng hóa nguyên vật liệu cần dùng bao gồm lượng cần dùng để
hoàn thành nhiệm vụ sản xuất khối lượng sản phảm theo yêu cấu thị trường và
lượng cần dự trữ cuối kỳ.
Lượng hàng hóa nguyên vật liệu vật tư cần mua được xác định theo công
thức sau:
V
cm
= V
cd
+ (V
d2
– V
d1
)
Trong đó:
V
cm
: Lượng hàng hoá vật tư thực mua vào trong toàn bộ kỳ sản xuất
kinh doanh.
V

cd
: Lượng hàng hóa vật tư cần dùng trong toàn bộ kỳ sản xuất
kinh doanh.
V
d1
: Lượng dự trữ hàng hóa vật tư đầu kỳ.
V
d2
: Lượng dự trữ hàng hóa vật tư cuối kỳ.
Tiêu chuẩn chất lượng hàng mua thì xác định theo nhu cầu sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu về chất lượng:
Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng mua.
Chất lượng tối ưu hàng hoá đáp ứng tốt nhất phù hợp với nhu cầu sản
xuất và tiết kiệm chi phí.
Thời gian mua phải đáp ứng
đúng kịp thời theo hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Chi phí mua hàng phải phù hợp với chính sách mua hàng và khả năng tài
chính của doanh nghiệp.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
11
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng
tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua, từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp phù
hợp.
1.2.2.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Để việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, doanh cần phải xác định
được chính sách lựa chọn nhà cung cấp, chính sách này phải đảm bào 02 mục tiêu
cơ bản:

Thỏa mãn được 05 yêu cầu đặt ra cho quá trình mua hàng: Đúng đủ v
ề
loại hàng, số lượng, chất lượng, kịp thời và chi phí mua thấp.
An toàn cho sản xuất, nghĩa là bảo đảm sản xuất tiến hành liên tục, không
bị gián đoạn do những trục trặc xảy ra từ phía nhà cung cấp.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm các
nhà cung cấp thông qua các hình thức: Chương trình quảng cáo, giới thiệu chào
hàng qua hội chợ, triển lãm, qua hội nghị khách hàng, Internet,…
Trên thị trường độc quy
ền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có
rất nhiều người mua loại nguyên vật liệu ấy. Do vậy, người bán tự quyết định giá
cả, lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị
trường cạnh tranh có rất nhiều người bán mà bán cùng một loại nguyên vật liệu, nên
việc lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “Không
nên chỉ
có một nhà cung cấp”. Có 04 loại chính sách lựa chọn nhà cung cấp:
Mua hay tự chế tạo
Loại chính sách này chỉ giới hạn cho một số loại vật tư nhất định như bán
thành phẩm, dụng cụ, bộ phận chi tiết sản phẩm. Tiêu chuẩn cơ bản chi phối sự lựa
chọn trong loại chính sách này là khả năng đảm bảo hiệu quả kinh tế. Nếu việc tự
ch
ế tạo có khả năng bảo đảm được chất lượng, kỳ hạn và chi phí thấp hơn tìm mua
trên thị trường, thì sự lựa chọn sẽ giành cho việc tực chế tạo và ngược lại.
Có 03 sự lựa chọn trong chính sách này là: Tìm mua trên thị trường; Tự chế
tạo bằng thiết bị và lao động của doanh nghiệp; Giao cho doanh nghiệp khác gia
công.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
12

Vậy để bảo đảm tính hiệu quả và tính bền vũng của quan hệ gia công, cần
chú ý giải quyết nhiều vấn đề kinh tế – tổ chức và kỹ thuật, như xác định giá gia
công hợp lý, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính xác,
hướng dẫn theo dõi kỷ thuật sản xuất,.....
Mua của một hay của nhiều người.
Doanh nghiệp phải có sự cân nhắc giữa vi
ệc rải mua của một số nhà cung
cấp hay chỉ tập trung mua của một nhà cung cấp. Sự lựa chọn mua này đều có lợi và
bất lợi, tùy tính chất của loại nguyên liệu, lượng nguyên liệu cần mua thì doanh
nghiệp cần có sự lựa chọn thích hợp.
Dưới đây là tóm tắt những điểm có lợi và bất lợi của từng sự lựa chọn:
ĐiểmMột nhà cung cấpNhiều nhà cung cấp
Lợi
- Thuận lợi về sự tập trung của luồng
tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp.
- Có khả năng giảm cước phí vận tải
nhờ nhà cung cấp gần, tận dụng
phương tiện vận tải.
- Thuận lợi về quan hệ nếu thường
xuyên chỉ mua của 01 nhà cung cấp
nhất định.
- Dễ
theo dõi tiến thực hiện,.....
- Sử dụng ưu đãi về giá ứng với
lượng mua lớn.
- Tạo nên sự cạnh tranh giữa
những nhà cung cấp để tìm
ra những điều kiện mua
thuận lợi nhất.
- Có khả năng bảo đảm an

toàn, phòng ngừa sự trục
trặc từ nhà cung cấp gây
gián đoạn trong cung ứng.
- Mở rộng các quan hệ kinh
tế – xã hội.
Bất lợi
- Khó bảo đảm an toàn
- Có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc
- Khó theo dõi tiến độ.
- Phức tạp về thanh toán.
- Có thề làm tăng chi phí.


Tuy nhiên, với lượng mua nhỏ thì doanh nghiệp chỉ nên tập trung mua của
một nhà cung cấp.
Mua trực tiếp hoặc mua qua trung gian
Việc mua hàng trực tiếp các loại nguyên liệu từ chính nơi nó sản xuất ra thì
doanh nghiệp có lợi thế khi mua hàng: giá ưu đãi hơn, giảm thiểu chi phí mua,....
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
13
Việc mua hàng qua trung gian, như các đại lý phân phối, các hãng kinh
doanh vật tư...., tuy có làm tăng chi phí mua hàng, nhưng lại cần thiết khi doanh
nghiệp mua hàng với số lượng ít, nguyên vật liệu vật tư nhập khẩu, hoặc vị trí nhà
cung cấp quá xa nơi sản xuất của doanh nghiệp,.....
Mua bán tương hỗ
Loại chính sách này được áp dụng một số doanh nghiệp cùng tương hỗ qua
lại với nhau trong mua bán hàng hoá vật tư.
Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung c

ấp:
Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường so với các nhà cung
cấp khác.
Khả năng tài chính của các nhà cung cấp ở giai đoạn ổn định và phát triển
với tình hình tài chính lành mạnh.
Uy tín của nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao
nhận hàng hóa, như: Đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Chính sách giá cả, chiết khấu, thanh toán và các dịch vụ sau bán hàng.
Vị trí đị
a lý của nhà cung cấp thì cũng ảnh hưởng đến khả năng giao hàng.
Doanh nghiệp phải nghiên cứu toàn diện và phân tích đánh giá các nhà cung
cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa nhà cung cấp trong việc cung ứng hàng
hoá cho doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có
gắn với hệ số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp.
Dự
a vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.
1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng
Sau khi có danh sách các nhà cung cấp đã chọn thì doanh nghiệp tiến hành
thương lượng và đặt hàng để ký kết hợp đồng mua bán.
Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp gồm: Số lượng, loại
hàng, chất lượng hàng, giá cả, hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, các
điều kiện khác và các biện pháp xử lý nế
u như vi phạm hợp đồng.
Sau khi hai bên đã thoả thuận và thống nhất các điều kiện mua bán thì doanh
nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng hay đơn đặt hàng bằng văn bản với các nhà cung
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
14
cấp. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện và khi xảy ra tranh chấp thì hợp đồng

hay đơn đặt hàng này là bằng chứng để đưa ra pháp lý. Hợp đồng hay đơn hàng
phải được lập thành tối thiểu nhất là hai bản. Hình thức chứng từ đặt hàng gồm:
Hợp đồng mua bán. Nội dung của hợp đồng gồm:
Tên, địa chỉ của các bên mua / bán hoặc người đại diện cho các bên.
Tên, số l
ượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
Đơn giá và chính sách chiết khấu (nếu có).
Phương pháp và điều kiện giao nhận vận chuyển hàng.
Phương thức và điều kiện thanh toán (hạn thanh toán, hình thức và
phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán (nếu có).
Đơn đặt hàng, nội dung gồm: Các thông tin bên mua, thông tin hàng hóa,
các thông tin liên quan khác, …
Hoá đơn bán hàng thì nội dung tương tự đơn đặt hàng.
1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng
Việc giao nhận hàng được thực hi
ện trên cơ sở hợp đồng hay đơn đặt hàng.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp cần đôn đốc, hối thúc các nhà cung cấp nhanh chóng giao
hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng gián đoạn tới hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng của nhà cung cấp thực
hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng hay đơn đặt hàng, như: Hàng hoá nhập
kho phải nghiệm thu đạt yêu c
ầu về số lượng, chất lượng hàng và nhận đủ

các
chứng từ giao hàng thì tiến hành các thủ tục ký chứng từ nhập kho. Nếu phát hiện
hàng giao không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị bể thì từ chối nhận hàng,
đồng thời lập biên bản và báo ngay cho nhà cung cấp trả hoặc giao đổi lại hàng.
1.2.2.5 Đánh giá kết quả mua hàng
Kết thúc quá trình mua nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải tiến hành

đánh giá kết quả hoạt động mua. Nội dung đánh giá là so sánh giữa thực tế mua v
ới
các yêu cầu đặt ra cho quá trình mua, nếu kết quả không thỏa mãn được các yêu cầu
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
15
thì cần rà xét tìm nguyên nhân khắc phục để đảm bảo quá trình mua tiếp theo đạt
hiệu quả.
Việc đánh giá kết quả mua hàng cũng phải làm rõ trách nhiệm về ưu và
nhược điểm từng bộ phận có liên quan đến quá trình mua hàng.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị mua
hàng luôn gắn liền với từng bước của quá trình. Bất kể xảy ra một sai sót nào của
nhà quả
n trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng và từ đó ảnh hưởng đến kết
quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng
1.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng
Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp. Do đó chi
ến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình
mua hàng, vì vậy quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo
chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua
hàng hợp lý.
Kế hoạch chi tiết:
Công tác hoạch định mua hàng mà nhà quản trị phải đưa ra được một kế
hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung
ứng. Kế hoạch mua
hàng chi tiết hợp lý phải đảm bảo cung cấp hàng mua đúng đủ kịp phù hợp với nhu

cầu sản xuất kinh doanh.
Kết quả kinh doanh:
Kết quả kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để
xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lý phải dựa trên kết quả kinh doanh.
Các nguồn lực của doanh nghiệp, gồm:
Vốn: Là điều kiện ti
ền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp đặc biệt là trong mua hàng.Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng
đến công tác mua hàng của doanh nghiệp.