tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà hàng le parfum” (khách sạn la résidence)

I HC HU
TRNG I HC KINH T
KHOA K TON TI CHNH


KHOẽA LUN TT NGHIP
TầM HIỉU H THNG KIỉM SOAẽT NĩI Bĩ
TAI NHAè HAèNG LE PARFUM KHAẽCH SAN LA
REẽSIDENCE HU
NG QUYèNH CHU
KHOẽA HOĩC 2010 - 2014
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Lời Cảm Ơn
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại Học Kinh Tế - Đại Học
Huế và Ban Giám Đốc khách sạn La Résidence đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi
hoàn thành công tác thực tập.
Tôi xin chân thành cảm ơn Tiến Sĩ Nguyễn Đình Chiến đã hướng dẫn, góp ý cho
chuyên đề tốt nghiệp của tôi; tạo cơ hội, điều kiện để tôi được hoàn thành đúng hạn
chuyên đề này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Phòng Nhân sự Khách sạn La Résidence, các anh
chị quản lý và nhân viên Nhà hàng Le Parfum, các anh chị nhân viên của các Bộ
phận Bếp, Bộ phận Lễ tân, Bộ phận Buồng, tổ Bảo vệ và các phòng ban khác đã tận
tình giúp đỡ và tạo môi trường làm việc thân thiện, giúp tôi nhanh chóng hòa nhập
trong thời gian 3 tháng thực tập tại đây. Tôi vô cùng trân trọng khoảng thời gian
thực tập tại Nhà hàng Le Parfum (Khách sạn La Résidence) vì tại đây, tôi đã được
tạo điều kiện để có những trải nghiệm thú vị về công việc thực tế của một nhân viên
phục vụ bàn để tôi có đầy đủ kiến thức thực hiện chuyên đề tốt nghiệp. Sự thân thiện
và nhiệt tình của các anh chị nhân viên không chỉ giúp tôi hiểu biết được thêm nhiều
về một lĩnh vực mới lạ hoàn toàn so với ngành học chính của mình, mà còn giúp tôi
cảm nhận được phong cách, văn hóa của Khách sạn La Résidence – môi trường sang
trọng, hòa hợp với các mối quan hệ lien kết chặt chẽ của những con người đẳng cấp.

Thời gian thực tập tại quý Khách sạn không chỉ cung cấp cho tôi những kiến thức tôi
cần cho bài chuyên đề mà còn mang đến cho tôi cơ hội được tiếp cận với ngành dịch
vụ - du lịch, một sở thích và đam mê tôi chưa có cơ hội học chuyên sâu.
Tôi xin cảm ơn các bạn trainee đến từ các trường, khoa Du lịch đã đoàn kết,
thương yêu và giúp đỡ tôi trong đợt thực tập. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn
gia đình và bạn bè đã hết lòng động viên, hỗ trợ tôi trong suốt thời gian qua.
Huế, ngày 19 tháng 05 năm 2014
Sinh viên thực hiện
NGÔ QUỲNH CHÂU
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
ANTQ An ninh Tổ quốc
BB Buffet Bar
BGĐ Ban Giám đốc
BHXH Bảo hiểm xã hội
BP Bộ phận
CP Cô phiếu
GĐ Giám đốc
GTGT Giá trị gia tăng
HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ
HĐKD Hoạt động kinh doanh
KTT Kế toán trưởng
LNST Lợi nhuận sau thuế
MTKS Môi trường kiểm soát
NH Ngân hàng
NV Nhân viên
PGĐ Phó Giám đốc
TGNH Tiền gửi ngân hàng
TNHH Trách nhiệm hữu hạn

UBND Ủy ban Nhân dân
VCSH Vốn chủ sở hữu
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Cơ cấuc bộ máy tổ chức của khách sạn La Résidence Hôtel & Spa 39
Sơ đồ 2.2. Bộ máy quản lí tại nhà hàng Le Parfum 43
Lưu đồ 2.1 Quy trình order hàng đối với Food item 57
Lưu đồ 2.2 Quy trình nhận hàng đối với Food item 57
Lưu đồ 2.3 Quy trình yêu cầu hàng, nhận hàng đối với Drink item 58
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 – Các sai phạm có thể xảy ra 19
Bảng 1.2 – Mục tiêu cụ thể của HTKSNB đối với chu trình bán hàng 20
Bảng 1.3 – Mục tiêu cụ thể của HTKSNB đối với phương thức bán hàng thu tiền
ngay 21
Bảng 2.1: Tình hình khách của khách sạn trong giai đoạn 2011 - 2013 32
Bảng 2.5 Tỉ lệ đóng các khoản phí bảo hiểm của nhân viên khách sạn 52
Bảng 2.6: Tình hình nhân sự của bộ phận nhà hàng về tuổi và thâm niên làm việc cao
nhất và thấp nhất 53
DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1 Mẫu Phiếu yêu cầu mua hàng (Requisition Form) gồm 3 liên 62
Hình 2.2 Mẫu Phiếu nhận order của khách hàng (Captain Order) gồm 4 liên 66
Biểu đồ 2.1 Cơ cấu trình độ học vấn của bộ phận nhà hàng 56
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Giải thích một số từ thuộc chuyên ngành Nhà hàng – Khách sạn có sử dụng
trong bài
A la Carte hay à la carte (tiếng Pháp) là một trong những kiểu thực đơn dành
cho bữa ăn gọi món lẻ (đặt món). Khách có thể tự chọn lựa bất cứ món ăn nào có
trong thực đơn của nhà hàng để gọi tuỳ theo sở thích của mình.

Buffet là một hệ thống phục vụ bữa ăn trong đó thức ăn được đặt trong một khu
vực công cộng, nơi các thực khách thường phục vụ bản thân. Buffets được cung cấp
tại các địa điểm khác nhau bao gồm khách sạn và nhiều sự kiện xã hội.
Buffet Bar Quầy Bar tại Nhà hàng, là nơi pha chế các loại đồ uống như trà, cà
phê hay các loại rượu…
Fast food Thức ăn nhanh , là thuật ngữ chỉ thức ăn có thể được chế biến và phục
vụ cho người ăn rất nhanh chóng
Order Order hàng hóa tức là đặt hàng; Order món tức là gọi món
Food item Các mặt hàng thức ăn
Drink item Các mặt hàng nước uống
Công tác training là công tác hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ
Trainee Thực tập sinh
Set up bàn ăn là bày trí bàn ăn theo một chuẩn mực có sẵn bao gồm những vật
dụng cần thiết (như dao, nĩa, muỗng, dĩa, ly, tách…) phù hợp với kiểu ăn mà khách
hàng lựa chọn.
Check food là công việc nhân viên nhà hàng nhận món ăn từ Bếp, kiểm tra xem
món ăn đó đã đúng với order của khách hay chưa, trình bày đẹp mắt chưa
Thanh toán bằng cách kí phòng Khi khách hàng sử dụng dịch vụ tại nhà hàng
có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hay thẻ, hoặc có thể “kí phòng”, tức là kí vào
hóa đơn tên, số phòng, sau đó một liên của hóa đơn này sẽ được gửi đến bộ phận lễ
tân, và khách sẽ được yêu cầu thanh toán toàn bộ chi phí sử dụng dịch vụ tại khách
sạn khi check out.
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
MỤC LỤC
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Phần I – ĐẶT VẤN ĐỀ
I.1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay ngành công nghiệp dịch vụ, du lịch ở Việt Nam nói chung và ở thành

phố Huế nói riêng đang trên đà phát triển mạnh. Bên cạnh đó nền kinh tế phát triển
đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp mình. Trong các loại hình kinh doanh đang phát triển ở Huế, hoạt
động kinh doanh nhà hàng, khách sạn mang tính chất của loại hình kinh doanh dịch
vụ, ẩn chứa nhiều rủi ro, dễ xảy ra gian lận và sai sót. Vì vậy để đảm bảo được hiệu
quả cao và ngăn chặn những tổn thất có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh
doanh nhà hàng, khách sạn thì trước hết, bản thân những nhà hàng, khách sạn đó phải
đưa ra được các biện pháp thực sự hữu hiệu và phù hợp. Một trong những biện pháp
quan trọng đầu tiên là thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hiệu quả.
Nhà hàng Le Parfum thuộc khách sạn La Residence Huế - một khách sạn chất
lượng năm sao nổi tiếng không chỉ trong nước mà còn trên toàn thế giới, là một nhà
hàng có truyền thống lâu đời và uy tín đối với du khách. Đối với thành phố Huế, La
Residence là một khách sạn lớn, mang trong mình nhiều giá trị cả về kinh tế, văn hóa
và lịch sử. Nhà hàng Le Parfum lại là một bộ phận không thể thiếu, không thể tách
rời của khách sạn. Đây là một nhà hàng có quy mô lớn, chu trình được thiết kế bao
gồm nhiều hoạt động liên kết với nhau, song song bổ trợ nhau với nhiều công đoạn,
trình tự phức tạp. Một nhà hàng với tiêu chuẩn năm sao như thế cần một hệ thống
Kiểm soát nội bộ cực kỳ hiệu quả và chặt chẽ, sẽ là một hệ thống tiêu biểu để nghiên
cứu, đánh giá về thực tiễn hoạt động và đưa ra các phương án để hoàn thiện hệ thống
này.
Vì những lí do trên, tôi quyết định chọn đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình là
“Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà hàng Le Parfum” (Khách sạn La
Résidence) với hy vọng vận dụng những kiến thức đã học và những trả nghiệm thực
tế từ khoảng thời gian thực tập để tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát
nội bộ tại nhà hàng Le Parfum hiện nay, từ đó đề xuất một số giải pháp giúp hệ thống
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 1
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
này được tốt hơn, hoàn thiện hơn, mang lại hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh
doanh của Nhà hàng.
I.2. Mục đích và mục tiêu nghiên cứu:

I.2.1. Mục đích
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong tại nhà hàng thuộc khách sạn năm sao,
nhất là đi sâu vào tìm hiểu môi trường kiểm soát và hoạt động kiểm soát để đưa ra
những nhận định, đánh giá của bản thân về sự hữu hiệu của các thủ tục này; từ đó có
thể rút gọn hay bổ sung thêm để hoàn thiện các thủ tục kiểm soát của nhà hàng.
I.2.2. Mục tiêu
Tiếp cận đơn vị - nhà hàng Le Parfum – để tìm hiểu, phân tích, đánh giá hệ
thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị, để từ cá nhân đơn vị có thể tìm ra những điểm
mạnh, điểm yếu trong hệ thống kiểm soát của nhà hàng, đi sâu tiếp cận môi trường
kiểm soát và các họa động kiểm soát.
Tìm hiểu thực trạng các thủ tục kiểm soát tại nhà hàng.
Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát; rút ra những ưu, nhược điểm và đề xuất một số
giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ tại nhà hàng.
I.3. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu sau
* Phương pháp thu thập số liệu
- Đối với số liệu thứ cấp: thu thập các chứng từ, tài liệu về tình hình khách,
tình hình Doanh thu, tình hình lao động trong đơn vị nhờ sự cung cấp của BP
Nhân sự.
- Đối với số liệu sơ cấp:
+ Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng phương pháp quan sát:
Quan sát, nghiên cứu những tài liệu có sẵn: Đây là hình thức quan sát,
nghiên cứu những tài liệu đã có sẵn hoặc cố định về bản chất trong một khoảng
thời gian nhất định. Cụ thể trong chuyên đề này, tôi tiến hành nghiên cứu, phân
tích những thông tin có được từ phía khách sạn cung cấp, trên sách, báo, mạng
điện tử…
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Quan sát, nhận thức và ghi lại thái độ của đối tượng: Trong thời gian thực
tập, tôi có cơ hội tiếp xúc và làm việc trực tiếp tại đơn vị nên có cơ hội quan sát,

đánh giá được thái độ làm việc, sự trung thực và đạo đức trong ngành của các
nhân viên tại nhà hàng Le Parfum; về các mối quan hệ giữa Giám Đốc – Nhân
viên, Nhân viên – Nhân viên, Nhân viên – Trainee, Nhân viên – Khách hàng.
Mức độ thành công của phương pháp này tùy thuộc vào sự nhạy bén của giác
quan của người quan sát và sự chính xác, đầy đủ qua các ghi nhận mà tôi đã có.
Quan sát thực tế: quan sát trực tiếp cách thức làm việc, quy trình hoạt động
tại Nhà hàng; cách tổ chức, quản lý, phân công quyền hạn trách nhiệm, giải
quyết mâu thuẫn nội bộ hay sự phàn nàn của khách hàng…
+ Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng phương pháp phỏng vấn:
Là phương pháp thu thập thông tin dựa trên cơ sở quá trình giao tiếp bằng
lời nói có tính đến mục đích đặt ra.
Phỏng vấn để thu thập thông tin được tôi thực hiện dưới 2 hình thức:
Phỏng vấn cá nhân: cụ thể là tiến hành phỏng vấn riêng lẻ các Supervisor:
chị Ngô Thị Mơ và anh Phạm Tấn Dương về quy trình làm việc, kiểm soát nhân
viên của cá nhân các Supervisor và của Ban GĐ nhà hàng để xem xét tính hiệu
quả, tuân thủ đúng đắn các quy định.
Phỏng vấn nhóm: tiến hành phỏng vấn một nhóm nhân viên Nhà hàng gồm
6 người. Đưa ra một số câu hỏi chuẩn bị trước về sự hài long với chính sách
nhân sự và mối quan hệ đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới, các giá trị đạo đức và
yêu cầu làm việc được đặt ra đã phù hợp hay chưa…
* Phương pháp xử lý số liệu
- Sau khi đã thu thập đầy đủ số liệu, cần dựa vào kiến thức về kỹ thuật thu
thập bằng chứng và kinh nghiệm thực tế có được để có cái nhìn đầy đủ hơn về
đề tài nghiên cứu.
- Phân tích, tổng hợp đối chiếu số liệu, vận dụng kiến thức đã học và thu
thập được để đưa ra nhận xét về các kỹ thuật thu thập đã thực hiện.
- So sánh, tìm ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tế của các thủ
tục kiểm soát.
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến

I.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu được tập trung vào các vấn đề như: Thực trạng tình hình
kiểm soát nội bộ tại Nhà hàng Le Parfum, thuộc khách sạn La Résidence Huế. Chủ
yếu đi sâu tìm hiểu về Môi trường kiểm soát, các Hoạt động kiểm soát tại đơn vị
trong các năm gần đây.
- Phạm vi nghiên cứu:
* Thời gian nghiên cứu:
Thời gian số liệu nghiên cứu: giai đoạn từ 2011 - 2013
* Không gian nghiên cứu: nhà hàng Le Parfum, khách sạn La Résidence Huế.
I.5 Kết cấu của đề tài
Chuyên đề Tìm hiểu về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Nhà hàng Le Parfum –
Khách sạn La Résidence có kết cấu gồm những phần sau
Phần I: Đặt vấn đề
Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
Chương I: Cơ sở lý luận – Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
Chương II: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại nhà hàng Le Parfum
(Khách sạn La Résidence)
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại nhà
hàng Le Parfum
Phần III: Kết luân và kiến nghị
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN - TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1. Khái niệm về Hệ thống kiểm soát nội bộ
HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan
điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ
chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu
đơn giản HTKSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có

được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.
Kiếm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring
Organization) được phát biểu như sau: Là một qúa trình do người quản lí, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối; nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện ba mục tiêu:
- Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động.
- Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính.
- Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.
Mục tiêu thứ nhất đề cập đến việc thiếp lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động
cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận, bảo vệ và sử dụng hiệu quả các
nguồn lực.
Mục tiêu thứ hai liên quan đến việc xây dựng các phương pháp hạch toán kế
toán để thiết lập các báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao.
Gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ cho việc ra quyết định của Ban giám đốc,
và các số liệu công bố trước công luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, cơ
quan thuế, ngân hàng
Mục tiêu thứ ba đề cập đến việc tuân thủ các quy định, luật lệ được áp dụng cho
doanh nghiệp.
1.2. Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2.1. Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lí kiểm tra xem xét, đánh giá quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần quản lí các nguồn lực (con
người, tài sản ) có hiệu quả. Một thực trạng khá phổ biến hiện nay ở nước ta là phương
pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp còn lỏng lẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản
lý theo kiểu gia đình, còn những doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp
dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.
1.2.2. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực tế của
mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm soát
mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó.
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ biến như
nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ
quyền và phê chuẩn.
Nguyên tắc Phân công phân nhiệm rõ ràng.
Mục đích của việc phân công phân nhiệm là nhằm cách ly về trách nhiệm, ngăn
ngừa các sai sót có thể xảy ravà nếu có thể xảy ra thì cũng dễ phát hiện do trách
nhiệm được phân cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Mặt khác, việc
phân công phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho việc chuyên môn hóa trong hoạt
động và nâng cao hiệu quả công việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Mục đích của nguyên tắc này là nhằm tách biệt trách nhiệm đối với một số hành
vi khác nhau trong quá trình quản lý tài sản đồng thời ngăn ngừa các sai số chủ tâm
hoặc cố ý.
Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định
và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền
được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách
nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt
động cho đơn vị, vì thế chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi
ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại.
1.3. Mục tiêu khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các
chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu

cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm
soát đơn vị thành ba nhóm:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc
sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về Báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và
đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các quy định.
1.4. Các yếu tố cấu thành của một hệ thống kiểm soát nội bộ (theo COSO)
Ủy ban các tổ chức bảo trợ của Ủy ban Treadway (COSO) là một tổ chức khu
vực tư nhân tự nguyên, được thành lập tại hoa Kỳ, chuyên cung cấp hướng dẫn để
quản lý điều hành và các tổ chức quản lý nhà nước về các khía cạnh quan trọng của
quản trị tổ chức, đạo đức kinh doanh, kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp quản lí rủi ro,
gian lận, và báo cáo tài chính. COSO đã thành lập một mô hình kiểm soát nội bộ phổ
biến đối với những công ty và các tổ chức có thể đánh giá hệ thống kiểm soát của họ.
1.4.1. Môi trường kiểm soát (Control Enviroment)
Thông thường khi một đơn vị phát triển càng lớn thì người chủ sẽ càng gặp
nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro gian lận. Vì
vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều đến sự kiểm
soát đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì
các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại, nếu
nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn
hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi. Để xây dựng
HTKSNB cho doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố sau.
a. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc
giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và
thái độ của họ trong việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử dụng
các kênh thông tin chính thức hay không chính thức… Sự khác biệt về triết lý quản lý

và phong cách điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động
đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
b. Cơ cấu tổ chức:
Là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu của đơn vị. Việc xây
dựng cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên
trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành,
kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn vị.
c. Phương pháp ủy quyền:
Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức.Việc phân
định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể
hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Cần
có văn bản ủy quyền để giúp cho công việc tiến hành dễ dàng và tránh sự lạm quyền.
d. Trình độ và phầm chất của cán bộ nhân viên:
Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu đã đặt ra nếu nhân viên ở mọi cấp
đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân
viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. Một khía cạnh
khác không kém phần quan trọng là phẩm chất của người nhân viên. Nếu thiếu yếu tố
này, các thủ tục dù chặt chẽ đến đâu cũng không thực hiện được trong thực tế.
e. Các chính sách về nguồn nhân lực:
Là các chính sách về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt
và khen thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quyết định đến sự
hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
f. Sự trung thực và các giá trị đạo đức:
Để tạo được ý thức này trong đơn vị, các nhà quản lý cấp cao cần xây dựng, ban
hành và phổ biến rộng rãi các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức để có hướng dẫn
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
hoặc ngăn chặn nhân viên không tham gia vào các hoạt động gian lận, thiếu đạo đức
hoặc phạm pháp. Muốn đạt hiệu quả, nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về
tuân thủ các giá trị đạo đức. Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân

viên đó đến sai phạm.
Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực
hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một MTKS yếu kém không thể nào tạo
được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Ngược lại, một MTKS tốt có thể hạn chế sự
thiếu sót của thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát chính là điều kiện cần cho các
thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
1.4.2. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)
Các nhà quản lý phải đánh giá, phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi
ro cho những mục tiêu, kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động
của đơn vị. Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh
những rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải vô cùng thận trọng trong khi xác định và
phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của đơn vị không
thực hiện được. Việc đánh giá nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải
pháp xử lý rủi ro.
Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài đơn vị. Kinh doanh là
chấp nhận rủi ro, rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Trong thực tế không thể nào
loại bỏ được hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào
chấp nhận được và quản lý chúng thế nào cho phù hợp nhất với mục tiêu của đơn vị
đã đặt ra khi thành lập và trong quá trình hoạt động. Để làm được điều này người
quản lý cần phải:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, thiếp lập mục tiêu riêng của từng hoạt động
để đạt được mục tiêu chung của toàn đơn vị. Việc xác định mục tiêu rất quan trọng
trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó ảnh hưởng xấu đến mục
tiêu của đơn vị. Có những sự kiện có thể là rủi ro đối với tổ chức này nhưng lại là cơ
hội đối với tổ chức khác.
- Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không thể thực hiện.
1.4.3. Hoạt động kiểm soát (Control Activities)
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị

của nhà quản lý thực hiện.
1.4.4. Thông tin và truyền thông (Information and Communication)
Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả
trong công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực hiện tốt
nhiệm vụ của mình.
1.4.5. Hệ thống giám sát (Monitoring)
Là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp
xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn tru, hiệu quả hay không.
Ví dụ: thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt
động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng
như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký
cam kết hay không.
1.5. Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ:
- Hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không
đáng có.
- Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê
cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.
- Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn
lực của doanh nghiệp.
- Tạo ra cơ chế vận hành trơn tru minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý
điều hành.
- Đảm bào cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ
thống quy trình quy chuẩn cũng như quản lý tài chính.
- Là nền tảng cho việc vận hành, cải tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp khi
doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô và mở rộng ngành nghề.
1.6. Những hạn chế có thể có trong hệ thống kiểm soát nội bộ:
* HTKSNB được tiến hành bởi con người:
Sự xét đoán của con người không bao giờ có thể chính xác hoàn toàn được,
thậm chí một sự việc có thể đúng trong trường hợp này nhưng lại là sai trong trường
hợp khác. Tốn thất vẫn có thể xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm, thiếu

chuyên môn trong xét đoán hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên. Ngoài ra,
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
HTKSNB do cấp quản lí thiết kế do đó nó không ngăn ngừa được những hành vi cố ý
sai phạm của cấp quản lí và thông đồng giữa các nhân viên trong đơn vị với nhau
hoặc với bên ngoài.
* Quan hệ giữa lợi ích và chi phí:
Không phải mọi rủi ro đều có những thủ tục kiểm soát tương ứng vì chi phí mà
đơn vị bỏ ra để ngăn ngừa những rủi ro đó là không hợp lí, vượt quá mức tổn thất do
sai phạm nếu có xảy ra.
* HTKSNB không bao quát được những rủi ro không lường trước:
HTKSNB được xây dựng trên cơ sở dự tính trước các rủi ro gian lận, sai sót có
thể xảy ra, vì thế khó có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm bất thường. Do
đó HTKSNB cần phải thường xuyên được hoàn thiện.
1.7. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hang và thanh toán:
1.7.1. Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
1.7.1.1. Xử lý các đơn đặt hàng
Phiếu yêu cầu sản phầm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hang là điểm
khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ
thuộc vào bản chất của hàng hóa dịch vụ và chính sách của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hang là phần chính của chức năng này
vì nó bảo đảm hang hóa và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê
chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hang
không cần thiết.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hang của các bộ phận trong doanh nghiệp, bộ
phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản
là: giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng. Sau khi lựa
chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà
cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu lien
quan tới việc giao hàng. Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận

nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.
1.7.1.2. Nhận hàng hóa hay dịch vụ:
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng
hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng,
sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định. Sau khi kiểm
nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làm
thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho kí vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý
hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng.
1.7.1.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận được hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán kiểm tra
tính hợp lí, hợp lệ và tính toán trên Hóa đơn mua hàng. Sau đó tiến hành đối chiếu
các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá…) trên Hóa đơn bán
hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu
nhập kho. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hóa dịch vụ mua vào;
còn Hóa đơn thì dung để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán).
1.7.1.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến
khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi
làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được
lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Người kí duyệt chứng từ chỉ phải
kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những
chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh
toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại. Giấy báo Nợ của ngân hàng
hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán. Trong hầu hết các
trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng
đôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như
một sổ nhận ký chi tiền mặt.

1.7.2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán:
- Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được.
- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp.
- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa
hồng hoặc chiết khấu thương mại.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng – chẳng hạn như hàng hóa sai về số
lượng, chất lượng hay quy cách.
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc
phát hành đơn đúp.
- Khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có
thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ kí được ủy quyền không đúng, hoặc đề
xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hóa đơn bị thanh
toán hai lần liền.
- Các nhân viên thông đồng làm giải chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản
mang tên một công ty không có thật.
1.7.3. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán
1.7.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng
- Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: Các nghiệp vụ mua hàng được
ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và lien quan đến số hàng đã thực hiện.
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi số đầy đủ.
- Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên
cơ sở giá gốc.
- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài
khoản, đúng giá trị và đúng kì kế toán.
- Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợp với
quy định của chuẩn mực kiểm toán.
1.7.3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán
- Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho

hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi thanh toán tiền mua hàng được ghi
đúng tài khoản, đúng số tiền và đúng kì kế toán.
1.7.4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
1.7.4.1. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
1.7.4.1.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát:
a. Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát:
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với
yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã…
của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên
hóa đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán.
b. Mục tiêu về sự đầy đủ:
- Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm với các
Hóa đơn tương ứng.
- Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên bản nhận hàng và ghi sổ theo
trình tự này.
- Những hóa đơn lien quan đến hàng đã mua (đã thuộc quyền kiểm soát của đơn
vị) nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ “hàng mua
đang đi đường”.
- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán để ghi
sổ kịp thời.
c. Mục tiêu về sự đo lường tin cậy:
- Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào
theo quy định của chuẩn mực kiểm toán và có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng

mua vào.
d. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác:
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ.
- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hóa đơn.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hóa đơn trước
khi ghi sổ.
- Quy định định kì ghi sổ kế toán.
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, và giữa kế
toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ Nhật kí mua hàng vào sổ cái.
1.7.4.1.2. Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:
* Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế:
- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)
* Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả
- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
- Chọn nhà cung cấp có uy tín…
* Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chi trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng (Phê duyệt)
* Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ)
- Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi)
- Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
- Người đê nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người
ghi chép nghiệp vụ…
* Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo

- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán vói bộ phận mua hàng
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp
- Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty
* Một số thủ tục kiểm soát khác
- Các báo cáo về các biến động bất thường:
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện (Báo cáo bất thường)
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
- Phân tích tỉ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)
- Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu)
1.7.4.2. Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán
1.7.4.2.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
a. Mục tiêu về sự phát sinh
- Chứng từ chỉ được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua hàng
đã được kiểm tra đối chiếu; số tiền trên hóa đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi.
- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hóa đơn mua hàng tương ứng.
- Thủ trưởng đơn vị trước khi kí chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan
đến khoản chi.
- Người kí duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi.
- Thủ trưởng đơn vị không được kí khống trên chứng từ chi.
- Các hóa đơn mua hàng đã thanh toán được đánh dấu “đã thanh toán”
- Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn.
b. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ tự
từ nhỏ đến lớn.
- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi TGNH trên sổ chi tiết của ngân hàng với
các khoản chi trên sổ chi tiết TGNH của doanh nghiệp.
c. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác

- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền
- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ cái
tài khoản liên quan.
1.7.4.2.2 Các thủ tục kiểm soát khác:
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu ngày
nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục để
kiểm soát.
- So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục đích
là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận.
- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo
không thanh toán vượt số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận.
- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo
không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán.
- Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán do bộ phận tài vụ
đảm nhận. Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng:
+ Kiểm tra và chấp thuận thanh toán: do bộ phận kế toán đảm nhận.
+ Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do bộ phận tài vụ đảm nhận.
- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ, hợp
lý hợp lệ của chứng từ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng
không bị sử dụng để tiếp tục chi quỹ lần 2.
- Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết người
bán với sổ cái. Việc đối chiếu được thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này
được lưu lại để làm bằng chứng đã đối chiếu, cũng như tạo thuận lợi khi hậu kiểm.
- Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để tìm
mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp.
1.8. Kiểm soát chu trình Bán hàng – thu tiền
1.8.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

1.8.1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp
a. Các khái niệm
Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá
trình trao đổi hàng – tiền. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực
hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ
được cung cấp cho khách hàng và đơn vị sẽ thu được tiền bán hàng. Thông qua quá
trình này doanh nghiệp mới thu hồi được vốn đã bỏ ra đồng thời thu được tiền để tái
sản xuất và mở rộng quy mô sản xuất. Kết quả của chu trình bán hàng – thu tiền
không chỉ phản ánh riêng kết quả của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả của
quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt quá trình này sẽ
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 16
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
đẩy mạnh các khâu khác trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần mở
rộng quy mô cũng như nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Giải thích một số khái niệm liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền (theo
chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14):
• Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ
kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh
nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
• Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho
khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
• Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua hàng do hàng hoá kém
phẩm chất, sai quy cách hoặc bị lạc hậu.
• Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ
bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
• Chiết khấu thanh toán là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua do
người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.
Điều kiện ghi nhận doanh thu :doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng
thời thoả mãn 5 điều kiện sau:
• Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở

hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
• Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu
hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
• Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
• Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
• Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
b. Các chức năng chính của chu trình bán hàng – thu tiền
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện
mục đích này rất đa dạng. Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu chức năng và chứng
từ về bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác nhau.
• Xử lý đơn đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa;
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
• Lập hóa đơn GTGT; xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền;
• Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
c. Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền
Các chừng từ thường được sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán
hàng; Hợp đồng kinh tế; Phiếu xuất kho; Chừng từ vận chuyển; Hóa đơn GTGT;
Phiếu thu; Giấy báo có của Ngân hàng.
Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký thu tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng; Sổ chi
tiết khoản phải thu khách hàng…
1.8.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
a. Mục tiêu
Theo “Khoa Kế toán – Kiểm toán trường Đại Học Kinh tế TP.HCM, 2011,
Kiểm soát nội bộ. NXB Phương Đông”, chu trình Bán Hàng – Thu Tiền trong doanh
nghiệp cần phải tuân thủ những mục tiêu sau:
• Tính có căn cứ hợp lý: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải có căn cứ
hợp lý, không có các nghiệp vụ “Ma” trong sổ sách kế toán.
• Sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải được sự phê chuẩn đúng

đắn t
ừ
các cá nhân có liên quan tránh tình trạng gây thất thoát tài sản doanh nghiệp.
• Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đã phát sinh đều phải được
ghi sổ. Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lý phản ánh đầy đủ
không bị bỏ sót. Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài
chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
• Sự đánh giá và tính toán: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải được
đánh giá và tính toán đúng đắn. Thể hiện ở khoản tiền thu được đúng với số tiền trên
hoá đơn, phiếu thu tiền. Phải được kiểm tra, đối chiếu hợp đồng kinh tế hay đơn đặt
hàng tương ứng.
• Sự phân loại: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đều phải đựơc phân loại
đúng đắn, rõ ràng từng nội dung.
• Tính đúng kỳ và kịp thời: Doanh thu phản ánh đúng kỳ, các khoản tiền thu
được phản ánh chính kịp thời tại thời điểm phát sinh.
• Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền được
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 18
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết đã mở và tổng hợp chính xác.
b. Sai phạm có thể xảy ra
Bảng 1.1 – Các sai phạm có thể xảy ra
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy
ra
Xử lý đơn đặt
hàng của khách
hàng
• Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt.
• Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
• Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay
một số điều khoản bán hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến

các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn tượng
không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị.
Xét duyệt bán
chịu
• Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính
sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
• Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy
mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín
dụng quá mức.
Giao hàng
• Giao hàng khi chưa được xét duyệt.
• Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng
khách hàng.
• Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không
xác định được người chịu trách nhiệm.
• Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
Lập
hóa đơn
• Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
• Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
• Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
Ghi
chép doanh
thu
và
theo
dõi
nợ
phả
i

thu
khách hàng
• Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán.
• Ghi sai niên độvề doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
• Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
• Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ,
không đòi được nợ…
• Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
• Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt.
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 19