PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HT – HÀ GIANG

MỤC LỤC
CHƯƠNG I: GIỚI THỆU CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIÊU ACCES 2
3.1. Tổng quan về hệ thống thông tin mới 12
Hình 1 : Sơ đồ phân cấp chức năng 14
3.3. Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu 14
3.3.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: 15
3.4.2. Chức năng theo dõi nhập bán hàng 17
3.4.3. Chức năng tìm kiếm 18
3.4.4. Chức năng thống kê báo cáo 19
1. Hàng hóa 23
CHƯƠNG 4: GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 27
4.1. Form giao diện chính của chương trình 27
4.2. From cập nhật 27
4.2.1. Form cập nhập hàng hóa 28
4.2.2. Form cập nhập nhà cung cấp 28
4.2.3. Form cập nhập khách hàng 29
4.2.4. Form cập nhập nhân viên 29
4.3. Form tìm kiếm 30
4.3.1. Tìm Kiếm Hàng 30
4.3.2. Tìm kiếm phiếu nhập 31
4.3.3. Tìm kiếm phiếu xuất 31
4.4. Form theo dõi mua bán 32
4.5. Form thống kê báo cáo 32
4.5.1. Thông tin hàng nhập 33
4.5.2. Thông tin hàng xuất 33
KẾT LUẬN 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin và truyên thông
trên thế giới và ở nước ta. Nó đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình tin học hóa trong
nước. Rất nhiều phần mềm, những ứng dụng của ngành công nghệ thông tin đã

được áp dụng rất hiệu quả vào thực tế. Nó là cho mọi công việc của chúng ta
được giải quyết một các nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt là
úng dụng của nó vào việc quản lý, với những phần mềm quản lý trên máy đã
giúp con người quản lý một cách khoa học, chính sác và tiết kiệm được chi phí.
Chúng ta không cần phải dùng đến cả kho chứa sổ sách, giấy tờ…Nói chung máy
tính đã thay thế phần lớn sức lao động của con người.
Là một sinh viên công nghệ thông tin em hiểu rất rõ vai trò của tin học
trong cuộc sống hiện nay. Đặc biệt là trong lĩnh vực tin học hóa công tác quản lý.
Để thấy rõ hơn về vai trò của cơ sở dữ liệu trong các bài toán quản lý, em xin
nghiên cứu đề tài sau: “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Bài Toán Quản Lý
Bán Hàng Tại Công Ty HT – Hà giang ”
Sau một thời gian học tập, nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm cùng với vốn
kiến thức sẵn có và được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.s Nguyễn Thị
Tuyển em đã hoàn thành xong bài báo cáo của mình.
Em rất mong được sự ủng hộ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn
để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Thái Nguyên, ngày … tháng …. năm 2014
Sinh viên
Linh Minh Toản
1
CHƯƠNG I: GIỚI THỆU CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIÊU
ACCES
1.1.Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access.
Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành
Windows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm
trên nền Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface). Một trong những
ứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng
Microsoft Office. Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên
thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng.

Microsoft Acceess là một hệ cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên
môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản
sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế. Với
Microsoft Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn
có được một chương trình hoàn chỉnh.Nếu cần lập trình, Access Basic để ta có
thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng
Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá
cao trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay. Do
tính linh hoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng .So với công việc phải
lập trình vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì với
Access chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản.
Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là :Bảng (Table), truy
vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module.Các đối
tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông
tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khá
Microft Access cung cấp cho người dùng 6 đối tượng :
2

Đối tượng chính mà ta quan tâm.
*Bảng ( table )
Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên
môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ
Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng,Access cung cấp đầy
đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu Text,
kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký ức
(memo), kiểu logic (yes/no) và các đối tượng OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường,chúng ta có thể
kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình
nào như các ngôn ngữ lập trình khác.
Ngoài ra,để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm

định Default value hay các phiên bản mới của Accesss cung cấp các Combo Box
cho các trường của bảng nếu ta muốn sủ dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím
và sai sót trong quá trình nhập liệu .
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và
kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập
Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau:
- Tạo bảng:
3
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và
kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập

*Truy vấn (Query)
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó .Có thể nói
sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo . Trong Access có 2 loại truy
vấn :
- Truy vấn lựa chọn (select query) : Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập
hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng , các truy vấn theo một điều kiện
nào đó .
- Truy vấn hành động: Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý một
dữ liệu nào đó .Ví dụ như xoá dữ liệu (Query delete), cập nhật dữ liệu (Query
update), chèn dữ liệu (Quary Append), tạo bảng (Query make table).
Ngoài ra,ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp các
câu lệnh SQL, phục vụ tốt cho nghiệp vụ quản lý.
4
Khi xây dựng một truy vấn cần phải:
- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu.

- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các trường
của bảng nguồn.
- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chon.
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
*Biểu mẫu ( Form )
Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc
xem dữ liệu lưu dữ liệu trong bảng. Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo các
hộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng.
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng.
- Tổ chức giao diện chương trình.
- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn.
- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng.
*Báo cáo (Report )
Cho phép chúng ta tạo ra kiết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng,
sau đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước.
* Các kiểu quan hệ trong ACCESS
- Có 3 loại quan hệ giữa các bảng:
+ Quan hệ một – một.
+ Quan hệ một – nhiều.
+ Quan hệ nhiều – nhiều.
- Quan hệ một – một:
Trong quan hệ một – một, mỗi bản ghi ( Record ) trong một bảng tương
ứng với một bản ghi trong bảng thứ hai.
Ví dụ: 1 Sinh viên có 1 MaSV.
- Quan hệ một – nhiều:
Quan hệ một – nhiều là mối quan hệ trong đó một record của bảng này
tương ứng với một hay nhiều record của bảng kia.
Ví dụ: 1 sinh viên học nhiều môn học.
5
- Quan hệ nhiều – nhiều:

Quan hệ nhiều – nhiều chỉ tồn tại gián tiếp, nó được xây dựng trên mối
quan hệ một nhiều.
Ví dụ: Điểm với môn học.
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.1. Khảo Sát Hiện Trạng Hệ Thống
2.1.1. Mục đích yêu cầu
Mục đích của đề tài là xây dựng hệ thống chương trình quản lý, nhằm đáp
ứng được các hoạt động của một cửa hàng.Cung cấp đầy đủ các thông tin chính
xác và kịp thời để thực hiện nhanh và hiệu quả đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của
khách hàng.
2.1.2. Giới thiệu về cửa hàng bán máy tính:
Tên công ty: CÔNG TY MÁY HT
Địa chỉ: phường Trần phú – Thành phố Hà Giang
Điện thoại: 01646045366
Công ty máy tính HT được đặt tại Phường Trần Phú – Thành phố Hà
Giang. Trong đó của hàng máy tính HT. chuyên phụ trách về mặt hàng máy tính.
Hàng của công ty được bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Hàng của công ty
được nhập từ các nhà sản xuất hay các nhà phân phối lớn. Hàng nhập về công ty
được kiểm tra thông qua hoá đơn nhập. Khách đến mua hàng đưa ra yêu cầu mua
hàng, nhân viên bán hàng sẽ lấy hàng giao cho khách hàng và lập hoá đơn bán
hàng. Công ty có nhiều mặt hàng đa dạng khác nhau nên rất khó khăn trong việc
quản lý nhập và bán hàng. Những công việc đó tuy đã được áp dụng trên máy
tính nhưng song nó chỉ ở mức độ thấp như nhập hàng, bán hàng, tính toán thông
qua công cụ của Excell, hoá đơn nhập, hoá đơn bán hàng, phiếu bảo hành được
lập trên Word, đòi hỏi công ty phải tốn nhiều nhân lực trong công tác quản lý bán
hàng và điều quan trọng hơn là công ty không đưa ra được thông tin về quản lý
bán hàng một cách nhanh chóng và chính xác để đáp ứng cho việc lập kế hoạch
kinh doanh của công ty trong tương lai. Ngày nay lượng hàng của công ty ngày
càng đa dạng và phong phú nhưng điều quan trọng hơn là thị trường cạnh tranh
6

ngày càng khắc nghiệt đòi hỏi công ty phải có một hệ thống quản lý bán hàng
mới nhờ vào sự trợ giúp của công nghệ máy tính và phần mềm chạy trên nó. Hệ
thống này nhằm quản lý được khối lượng hàng lớn, tốn ít nhân lực và yêu cầu
kiết xuất thông tin nhanh chóng, chính xác hàng mới nhằm đem lại một cách
quản lý bán hàng đơn giản dễ sử dụng cho công ty mà hiệu quả lại cao.
Cửa hàng là một trung tâm bán hàng. Nguồn hàng đa dạng có thể do nhà
cung cấp, các nhà sản xuất trong và ngoài nước. Đối tượng bán hàng là các doanh
nghiệp, công ty, tư nhân… Khách hàng tự do lựa chọn và trao đổi nếu đồng ý khi
khách hàng đã ưng ý loại máy đó thì đề nghị với chủ cửa hàng hai bên cùng thỏa
thuận làm thủ tục xong và khách hàng đến bàn thanh toán tiền cho chủ cửa hàng.
Trong quá trình thanh toán chủ cửa hàng phải viết hóa đơn có ghi rõ họ tên, địa
chỉ, điện thoại, … đồng thời phải ghi rõ xuất xứ của các linh kiện điện tử, số
lượng, đơn giá, …
Các thủ tục đó xong cửa hàng có nhiệm vụ lắp ráp máy tính cho khách hàng và
hướng dẫn cách sử dụng cho khách hàng về ưu nhược điểm của máy tính.
Chủ cửa hàng chuyên đảm nhận mọi công việc của cửa hàng như sau:
* Nhập hàng.
* Bán hàng.
* Giới thiệu sản phẩm với khách hàng.
* Giao dịch với khách hàng.
- Nhập hàng mới
Cửa hàng
Nhập
hàng
Giới thiệu
sản phẩm
Giao dịch Bán hàng Thống kê
báo cáo
7
Với những mặt hàng đó từng nhập: Chủ cửa hàng lựa chọn rồi gửi yêu cầu về

số lượng, chất lượng hàng các loại cho nhà cung cấp. Khi hàng mới về chủ cửa hàng
kiểm tra xem có đúng với yêu cầu không, nếu đúng thì cho nhập hàng vào kho. Khi
hàng nhập về thì có phiếu nhập hàng, phiếu nhập hàng có dạng như sau:
HÓA ĐƠN NHẬP
Số hóa đơn……………………………………………………………………….
Địa chỉ nhà cung cấp……………………………………………………………
Tên, địa chỉ nhà cung cấp:………………………………………………………
Họ tên nhân viên bán hàng……………………………………………………
Số TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Hãng SX Thành Tiền
Tổng tiền VNĐ……………………………………….
Ngày bán……/… /…
Chữ ký của nhân viên bán hàng Chữ ký của nhà cung cấp
- Từ phiếu nhập hàng sẽ được ghi vào sổ nhập hàng( sổ nhập hàng kiêm
sổ nhập kho)
Với những mặt hàng hoặc những nhà cung cấp mới chủ cửa hàng sẽ xem
xét và cân nhắc nếu thấy có thể đem lại lợi nhuận cho cửa hàng thì sẽ cho nhập
hàng, nếu không có lợi sẽ không nhập. Thủ tục nhập hàng cũng được tiến hành
bình thường như trên.
Sau khi hàng đã nhập vào kho chủ cửa hàng hoặc tổ trưởng nhân viên sẽ
vào thẻ kho. Thẻ kho sẽ được tổng hợp đầy dủ và chi tiết mặt hàng.
- Đưa ra giá bán
Hàng sau khi nhập về chủ cửa hàng sẽ xác định giá bán. Giá bán của hàng phải
đảm bảo mang lại lợi nhuận cho cửa hàng, nghĩa là nó phải lớn hơn hoặc thấp nhất là
8
bằng giá gốc của hàng đó. Giá gốc của hàng bằng giá mặt hàng( do nhà cung cáp đưa
ra)+ các chi phí khác cho hàng ( như phí vận chuyển, thuế các loại….).
Sau khi xác định giá bán cho các mặt hàng chủ cửa hàng sẽ đưa ra bảng
giá với mục đích là thông báo giá bán cho các nhân viên của mình biết.
- Xuất bán hàng
Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lượt duyệt

các yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng công ty có thể bán. Có thể xảy ra các
trường hợp sau:
Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống trào hàng không có trong
công ty. Trường hợp này phải từ chối bán các mặt hàng.
Công ty có đủ số lượng quy cách cũng như yêu cầu: Trường hợp này tiếp
tục thỏa thuận về giá cả.
Công ty có đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách
hàng nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoạch còn
thiếu thì có thể thỏa thuận với khách hàng về việc cung cấp các mặt hàng còn lại
cũng như còn thiếu.
Từ các hóa đơn bán hàng nhân viên cửa hàng ghi vào sổ bán hàng .

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Số hóa đơn:………………………………………………………………………
Địa chỉ cửa hàng:………………………………………………………………….
Tên, địa chỉ khách hàng…………………………………………………………
Họ tên nhân vien bán hàng………………………………………………………
Số TT Tên Hàng Đơn vị
tính
Số lượng Hãng SX Thành tiền
Tổng tiền VNĐ……………………………….
Ngày bán:……/…… /…….
Chữ ký của nhân viên bán hàng Chữ ký của khách hàng
9
Sau một tuần, một tháng chủ cửa hàng và kế toán sẽ dựa vào các sổ sách,
hóa đơn chứng từ ( sổ nhập hàng, nhạt ký xuất bán hàng, phiếu nhập hàng, hóa
đơn xuất bán….) đẻ tổng hợp lượng hàng đã xuất bán, lượng hàng tồn kho, mặt
hàng nào sắp hết, cần phải nhập những mặt hàng bán chạy nhất tháng …
Để theo dõi chi tiết nhập, xuất ,tồn của tổng mặt hàng chủ cửa hàng sẽ dựa
vào thẻ kho.

2.2. Công việc thực hiện bài toán:
Để khắc phục được những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công,
đáp ứng tốt yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóng và khoa học. Trước
yêu cầu thực tế ngày càng phong phú đa dạng thì công tác quản lý cửa hàng phải
thực hiện các công việc như: Thu nhận, bảo quản sổ sách giấy tờ, nhắc nhở, đôn
đốc nhân viên.
Với các yêu cầu thu thập thông tin, lưu trữ, triết xuất nhanh chóng, kịp
thời để phục vụ các yêu cầu quản lý ta có các luồng thông tin sau:
- Luồng thông tin vào (phát sinh khi có khuyến mại, giới thiệu sản phẩm mới).
- Luồng thông tin ra (thanh toán tiền và lấy hóa đơn).
- Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà hệ thống cần phải đưa ra được các thông
tin cần thiết nhằm phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của quản lý đó là
những thông tin được tổng hợp từ các thông tin đầu ra.
- Thông tin ra của hệ thống được tổng hợp trong quá trình xử lý và đó là
những thông tin liên quan đến cửa hàng như khuyến mại, bốc thăm, … phục vụ
cho việc tìm kiếm của khách hàng.
Hai luồng thông tin này được minh họa như trong hình vẽ sau. Mỗi thông
tin này đều có chức năng hệ thống riêng biệt.
2.3. Phân tích bài toán chi tiết:
Từ việc khảo sát và phân tích sơ bộ công việc của hệ thống quản lý công
ty máy tính HT. Với yêu cầu của bài toán đặt ra ta phải đi phân tích hệ thống
Thông tin vào
Quá trình xử lý
Thông tin ra
10
quản lý của cửa hàng máy tính. Từ đó rút ra được những ưu nhược điểm cho cửa
hàng. Để đạt được mục đích như vậy ta cần phải đi xác định được các thông tin
đầu vào, đầu ra của hệ thống.
* Thông tin vào của hệ thống:
+ Thông tin về khách hàng.

+ Thông tin về mặt hàng.
+ Thông tin về nhà cung cấp.
* Thông tin ra của hệ thống.
+ Thống kê lượng hàng hóa tồn đọng theo mặt hàng hoặc theo nhà cung cấp.
Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà ta có thể đưa ra những hông tin cần thiết
nhằm phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của quản lý. Đó là những thông tin
liên quan đến khách hàng.
11
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1. Tổng quan về hệ thống thông tin mới
Từ những yêu cầu thực tế đã phân tích ở trên với những hạn chế của hệ
thống cũ, Công ty cần có một hệ thống mới làm việc có hiệu quả hơn với sự trợ
giúp của máy tính, đáp ứng được các yêu cầu mới của công tác quản lý. Ngoài ra,
hệ thống mới có thể trợ giúp quyết định cho người bán hàng, người mua hàng,
người quản lý, Ban giám đốc Cho phép xem các thông tin thống kê, in phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo thu chi
hàng tuần, hàng tháng
3.1.1. Các chức năng chính
1. Các đối tượng yêu cầu quản lý:
Qua quá trình khảo sát và phân tích, ta cần quản lý các đối tượng chính
trong hệ thống quản lý bán hàng như sau:
Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng ), Hàng hoá,
Phiếu xuất/ nhập hàng, Phiếu thu /chi
Quản lý Khách hàng: Mọi khách hàng của công ty đều được quản lý
những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ khách hàng
- Số điện thoại
Quản lý hàng hoá:

- Mã hàng - Tên hàng
- Đơn vị tính - Số lượng nhập
- Số lượng tồn
Quản lý nhập /xuất hàng
- Số phiếu - Ngày nhập/xuất
- Mã khách - Mã hàng
12
2. Các chức năng của hệ thống
 Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên
hàng, số lượng, giá nhập, khách hang,nhà cung cấp)
- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập
 Quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan tới việc xuất hàng
của công ty
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu
- Thông tin ra: Danh mục hàng xuất , phiếu xuất hàng
 Thống kê: Thống kê và báo cáo về hoạt động kinh doanh của công ty
- Thông tin vào: Yêu cầu thống kê
- Thông tin ra: Báo cáo thống kê
 Tìm kiếm: Tìm kiếm các thông tin liên quan tới việc bán hàng của công ty
- Thông tin vào: Các yêu cầu tìm kiếm
- Thông tin ra: Kết quả tìm kiếm
Qua phân tích trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông
tin giao dịch xuất /nhập hàng hoá. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình
bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, cho ta hình dung hệ thống một cách chi tiết
hơn.
13
3.2. Sơ đồ phân cấp chức năng:
Hình 1 : Sơ đồ phân cấp chức năng
3.3. Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu

Mục đích:
- Sự diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”
- Chỉ rõ các chức năng (con ) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần
mô tả.
- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó
phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
 Phân mức:
Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức sau:
Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào/ra.
Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng con.
Quản lý cửa hàng HT
CẬP NHẬT
DANH MỤC
THEO DÕI NHẬP
BÁN HÀNG
TÌM KIẾM THỐNG KÊ
BÁO CÁO
Toán
CN Hàng
CN Nhà cung
cấp
Theo Dõi
Nhập
Theo Dõi
Bán
Tk Hàng
Thống kê
hàng nhập
Tk Phiếu
nhập

Thống kê
hàng xuất
CN Khách
hàng
Thống kê
hàng tồn
TK phiếu
xuất
CN Nhân
viên
14
Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương ứng với mức đỉnh
3.3.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Hình 2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Quản lý
bán hàng
Khách Hàng
Ban Quản Lý
Nhà cung cấp
Nhập hàng
Xuất hàng
Báo
cáo
Yêu
cầu
Yêu cầu
mua
hàng
Thông Tin
hàng hóa

15
3.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Hình 3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Cập nhật
danh mục
Ban
quản
lý
Thống kê,
báo cáo
Tìm
Kiếm
Theo dõi
nhập, bán
Nhà CC
Trả lời Y/c
Y/c danh mục
Yêu cầu xem tin
Thông Tin
Kết quả tìm kiếm
Yêu cầu tìm kiếm
Yêu cầu Báo cáo
Báo cáo
hàng
Phiếu xuất
Nhân Viên
hàng
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Nhà CC

Nhân Viên
hàng
Nhân Viên
Khách Hàng
Hàng
Phiếu nhập
16
3.4. Biểu đồ mức dưới đỉnh
3.4.1. Chức năng cập nhật danh mục
Hinh 4 : Chức năng cập nhật danh mục
3.4.2. Chức năng theo dõi nhập bán hàng
Hình 5 : Chức năng theo dõi nhập bán hàng
17
Ban quản lý
CN
hàng
CN khách
hàng
CN
nhân
Viên
Cập
nhật
NCC
hàng Khách hàng
CN Khách
hàng
Nhà CC
CN Nhân
Viên

Nhân Viên
CN Nhà
CC
Nhà CC
Ban quản lý
Theo dõi bán
hàng
Theo dõi nhập
hàng
Yêu
cầu
TT
Khách hàng
Trả
lời
YC
Nhân Viên
Nhà CC
Phiếu xuất
Khách hàng
hàng
Nhà CC Phiếu nhập
Nhân Viên
Yêu
cầu
TT
Yêu
cầu
TT
Trả

lời
Trả
lời
cung
cấp
TT
KH
cung
cấp
TT
NV
cung
cấp
TT
Nhà CC
3.4.3. Chức năng tìm kiếm
Hình 6 : Chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm
theo
phiếu
xuất
TT
phản
hồi
TT
phản
hồi
Yêu
tìm
kiếm

Yêu
cầu tìm
kiếm
TT
phản
hồi
Yêu
cầu
tìm
kiếm
Tìm kiếm
phiếu
nhập
Phiếu xuất
hàng hóaPhiếu nhập
Nhà CC
Khách hàng
Ban quản lý
Tìm kiếm
hàng
18
3.4.4. Chức năng thống kê báo cáo

Hình 7: Chức năng thống kê báo cáo
Thống kê
hàng tồn
Thống kê hàng
nhập
Thống kê
hàng xuất

Hàng
Ban Quản lý
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Ban
quản lý
Trả lời
yêu câu
Trả lời yêu
câu
Yêu cầu
thống kê
Yêu cầu
thống kê
Trả lời yêu câu
Yêu cầu thống kê
19
3.5. Sơ đồ liên kết thực thể:
Chuẩn hóa nhiều - nhiều về 1- nhiều
DM Khách hàng
Phiếu Xuất
Phiếu Nhập
DM Mặt hàng
DM NCC
DM Khách hàng
Phiếu Xuất
Phiếu Nhập
Chi tiết Xuất DM Mặt hàng
Chi tiết Nhập
DM NCC

20
3.5.1. Sơ đồ liên kết dữ liệu:
Danh sách
thuộc tính
xuất phát
1NF 2NF 3NF
Mã NCC
Tên NCC
Mã KH
Tên KH
Đ/C
ĐT
Mã HĐX
Mã HĐN
Số P T.C
Mã H
Tên H
ĐVT
SL
ĐG
Số tiền
Ngày
Mô tả
# Mã NCC
Tên NCC
Mã KH
Tên KH
Đ/C
ĐT
# Mã NCC @

# Mã HĐN
# Mã HĐX
# Số P T.C
# Mã H
Tên H
ĐVT
SL
ĐG
Số tiền
Ngày
Mô tả
#Mã NCC
Tên NCC
Mã KH
Tên KH
Đ/C
ĐT
# Mã HĐN
Mã H
Ngày
Mã NCC @
# Mã HĐX
Mã H
Ngày
Mã KH @
# Số P T.C
Mã NCC @
Mã KH @
Số tiền
Ngày

# Mã HĐX
# Mã HĐN
Mã H
Tên H
ĐVT
SL
#Mã NCC
Tên NCC
Đ/C
ĐT
# Mã KH
Tên KH
Đ/C
# Mã HĐN
Mã H
Ngày
Mã NCC @
# Mã HĐX
Mã H
Ngày
Mã KH @
# Số P T.C
Mã NCC @
Mã KH @
Số tiền
Ngày
# Mã H
Tên H
ĐVT
Mô tả

# Mã HĐX
21
ĐG
Số tiền
Ngày
Mô tả
# Mã H
SL
ĐG
# Mã HĐN
# Mã H
SL
ĐG
3.6. Liên kết giữa các bảng
22
3.7. Thiết kế cơ sở dữ liệu
1. Hàng hóa
Bảng hàng hóa
Khóa chính: mã hàng
2.Khách Hàng
Bảng khách hàng
Khóa chính: mã khách
23
3.Nhà Cung Cấp
Bảng nhà cung cấp
Khóa chính: mã nhà cung cấp
4.Phiếu Nhập
Bảng phiếu nhập
Khóa chính: mã phiếu nhập
24