công tác văn thư - lưu trữ tại văn phong nhân dân và ủy ban nhân dân xã hương phong

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết hoạt động quản là hoạt động đòi hỏi nhiều năng
lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo quy
mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân.
Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống
xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong
cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng
trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ
thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó, bộ máy
trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm
như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ
quan. Trong đó công tác văn thư - Lưu trữ là một hoạt động có ý nghĩa rất
quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản
lý hành chính Nhà nước. Đồng thời đây cũng là công việc không thể thiếu
được trong hoạt động của các cơ quan, nhất là trong công cuộc đổi mới Nhà
nước ta hiện nay. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc
gia không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư
lưu trữ trong các cơ quan từ cấp trung ương đến địa phương. Do đó, công tác
văn thư- lưu trữ trong các cơ quan luôn được quan tâm, bởi đó là công tác
đảm bảo hoạt động quản lý hành chính Nhà nước thông quan các văn bản, tài
liệu. Việc làm tốt công tác văn thư - Lưu trữ thì không những giải quyết công
việc được nhanh chóng, chính xác mà nó còn đảm bảo cung cấp kịp thời và
chính xác những thông tin trên mọi lĩnh vực và đảm bảo bí mật cho cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để
phù hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnh
vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
chủ trương chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm thực hiện
tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.

SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Sau khi hoàn thành xong chương trình học lý thuyết của lớp liên thông
Đại học Lưu trữ học - Quản trị văn phòng của trường Đại học Khoa học xã
hội và Nhân văn Hà Nội phối hợp với trường Cao đẳng sư phạm Thừa Thiên
Huế tổ chức, được sự đồng ý của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn Hà Nội cùng trường Cao đẳng sư phạm Thừa Thiên Huế và sự tiếp nhận
của lãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong, thị xã Hương Trà,
tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạo điều kiện cho em có đợt thực tập đúng quy định
các nội dung mà bản đề cương thực tập đã đề ra đồng thời giúp em kiểm
chứng kiến thức đã học ở trường so với thực tiễn và bổ sung thêm những
kinh nghiệm trong công tác Văn thư - Lưu trữ thông qua đợt thực tập về
công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND xã Hương
Phong trong thời gian từ ngày 19/5/2014 đến ngày 11/1/2014.
Qua quá trình thực tập đã đem lại cho bản thân em những kết quả ý
nghĩa rất quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã học hỏi và
đúc rút được để bổ sung thêm vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình
dưới sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của cán bộ văn phòng trong đợt thực tập.
Đối với UBND xã Hương Phong là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương thường xuyên chỉ đạo các đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý của
mình nên công tác công văn giấy tờ là một trong những bộ phận không thể
thiếu được để giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo
luật định và cũng nhằm phục vụ kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả công việc
của cơ quan.
Là một cán bộ Văn thư - Lưu trữ, đợt thực tập này không những giúp
cho bản thân bổ sung thêm những kiến thức, những kinh nghiệm trong các
khâu nghiệp vụ và còn giúp bản thân nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư -
Lưu trữ có tầm quan trọng như thế nào trong sự phát triển của đất nước.
Cũng như đã giúp bản thân nhận ra những điểm yếu của mình trong các khâu
nghiệp vụ chuyên môn. Từ đây có thể khắc phục được những điểm yếu về

kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiêm thực hành.
Để có cơ sở cho việc đánh giá kết quả đợt thực tập, em đã tiến hành làm
báo cáo thu hoạch qua quá trình khảo sát thực tế tại Ủy ban nhân dân xã
Hương Phong. Bài báo cáo thu hoạch gồm có 03 phần:
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Phần I: Nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân xã Hương Phong.
Phần II: Khảo sát về tình hình thực tế công tác văn thư, quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân xã Hương Phong.
Phần III: Kết quả thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư,
quả trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân xã Hương Phong.
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo chắc chắn sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của
lãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong, của cán bộ hướng dẫn
cũng như của các thầy, cô giáo hướng dẫn của trường Đại học Khoa học xã
hội Nhân văn Hà Nội để giúp bản thân hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp.
Cuối cùng, em xin gửi lời chúc, lời cám ơn đến lãnh đạo cơ quan, các
cán bộ trong cơ quan cùng quý thầy, cô giáo đã giúp em hoàn thành đợt thực
tập và hoàn thành xong báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Lưu trữ học -
Quản trị văn phòng.
Em xin chân thành cám ơn!
Hương Phong, ngày 15 tháng 7 năm 2014
Sinh viên thực tập
Đặng Thị Thu Hiền
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

PHẦN I:
NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN
THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ HƯƠNG PHONG
A. CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND và
văn phong HĐNĐ&UBND xã Hương Phong
1. Sự hình thành của Văn phòng UBND xã Hương Phong
UBND xã Hương Phong đóng trụ sở tại thôn Vân Quật Thượng, xã
Hương Phong, thị xã Hương Trà, tỉnh Thừa Thiên Huế, cách thành phố Huế
khoảng 12km, cách trung tâm thị xã Hương Trà 17 km, là một đơn vị hành
chính thuộc thị xã Hương Trà. Có diện tích 1.569 ha và dân số khoảng 12
nghìn người.
Địa giới hành chính của xã Hương Phong tương đối thuận lợi. Qua quá
trình hoạt động xã Hương Phong đã được những thành tựu đáng kể về chính
trị, kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng từng bước cải thiện đời sống
vật chất tinh thần cho người dân.
Địa bàn xã Hương Phong gồm 06 thôn đó là: Thôn Thanh Phước, thôn
Tiền Thành, thôn Vân Quật Thượng, thôn An Lai, thôn Vân Quật Đông và
thôn Thuận Hòa.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Hương Phong
2.1. Chức năng của UBND xã Hương Phong:
UBND xã Hương Phong do HĐND xã cùng cấp bầu ra và được tổ chức
chỉ đạo thi hành hiến pháp, pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát
triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính

sách khác trên địa bàn.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hương Phong
- UBND xã Hương Phong có nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên tất cả các
lĩnh vực ở địa phương như: nông - ngư nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương
mại dịch vụ; văn hoá xã hội; giáo dục y tế; khoa học công nghệ; môi trường
và đặc biệt là chăm lo cho đời sống nhân dân.
- Đảm bảo an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội. Thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa
phương và quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương .
- Tổ chức biên chế đội ngũ cán bộ Nhà nước có tư cách chính trị, có
nghiệp vụ chuyên môn và có chế độ bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của
cấp trên.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà của quyền lợi ích hợp pháp
cho người dân, cơ quan, chống tham ô tham nhũng và các tệ nạn xã hội khác.
- Tổ chức tuyên truyền cho nhân dân về chủ trương, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nước và các quy định của địa phương.
- UBND xã Hương Phong chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND xã và
UBND thị xã về hoạt động của mình.
2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hương Phong
UBND xã Hương Phong do HĐND xã cùng cấp bầu ra gồm :
- Chủ tịch: Phụ trách chung - nội chính
- 02 Phó chủ tịch : Một Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế và một Phó Chủ
tịch phụ trách Văn hoá - Xã hội
- Các đồng chí uỷ viên Uỷ ban nhân dân
UBND xã Hương Phong gồm có 07 bộ phận chuyên môn trực thuộc
UBND xã đó là :
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
- Văn phòng HĐND &UBND xã
- Bô phận Địa chính - Xây dựng

- Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch
- Bộ phận Kế toán - Tài chính
- Bộ phận Văn hóa xã hội
- Ban công an xã
- Ban chỉ huy Xã đội
UBND xã chỉ đạo và tổ chức cho các bộ phận trực thuộc xã thực hiện
việc cải cách hành chính trong việc giải quyết các yêu cầu công việc của các
tổ chức và công dân nhằm giảm bớt các thủ tục rườm rà, không cần thiết
trong công việc và được sự đồng tình ủng hộ của các tổ chức và công dân .
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND&UBND Xã hương phong.
3.1. Vị trí chức năng của văn phòng HĐND & UBND xã Hương Phong
Văn phòng HĐND & UBND xã là cơ quan thuộc HĐND & UBND xã
có chức năng tham mưu tổng hợp và phục vụ trực tiếp giúp thường trực
HĐND & UBND xã. Đảm bảo thống nhất sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
mọi công tác của HĐND & UBND xã.
Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức của UBND xã. Đồng
thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Văn
phòng HĐND thị xã, Văn phòng UBND thị xã và phòng Nội vụ thị xã.
3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND & UBND xã
Hương Phong
- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội trên địa bàn; tham mưu giúp
UBND xã ban hành các văn bản điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội, an
ninh quốc phòng của địa phương.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các đại biểu HĐND xã và
tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND xã giao.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
- Tổ chức thực hiện các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND xã
trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà

nước; giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức điều hoà, phối hợp hoạt động của các
bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã, các thôn, trường học, trạm y tế, hợp
tác xã trên địa bàn của UBND, Chủ tịch UBND xã; đảm bảo các điều kiện
vật chất kỹ thuật cho hoạt động cho HĐND & UBND xã.
- Theo dõi đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã trong việc
thực hiện các công việc của UBND xã. Bao gồm: Dự thảo các quyết định, kế
hoạch, báo cáo thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh và các dự
thảo khác.
- Thu thập cung cấp và xử lý thông tin thực hiện chế độ báo cáo thường
xuyên, kịp thời chính xác phục vụ công tác của HĐND & UBND.
- Theo dõi đôn đốc các hoạt động của các thôn, các trường, trạm y tế và
các hợp tác xã trong việc thực hiện các công việc do UBND xã gia, tham gia
góp ý trong quá trình xây dựng các đề án do cấp trên ban hành.
- Tổ chức thực hiện các mối liên hệ giữa HĐND & UBND với các tổ
chức đoàn thể nhân dân.
- Tham mưu giúp UBND xã về công tác thi đua khen thưởng và văn thư
- lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp xúc cử tri, chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND &
UBND, thực hiện công tác bầu cử theo quy định của pháp luật.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND, quản
lý công tác hành chính văn thư và cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc trong
cơ quan UBND xã.
- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của UBND xã tại các quyết
định cụ thể và theo sự phân công của chủ tịch UBND xã.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
3.3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của văn phòng
HĐND&UBND xã Hương Phong
Văn phòng UBND xã Hương Phong được tổ chức thống nhất và làm
việc theo sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND xã. Cán bộ văn phòng

giúp chủ tịch UBND xã theo dõi và đôn đốc các bộ phận chuyên môn khác
thực hiện các công việc do chủ tịch UBND xã giao.
Hiện nay, cán bộ, công chức văn phòng UBND xã Hương Phong biên
chế 02 người.
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm:
- 01 công chức văn phòng phụ trách công tác văn phòng và thống kê.
- 01 công chức phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ.
- 01 nhân viên tạp vụ
Cả 02 văn phòng đã qua đào tạo các lớp chuyên môn nghiệp vụ về văn
phòng và trung cấp hành chính.
Công chức phụ trách công tác văn phòng, thống kê là người chịu trách
nhiệm chính về công tác văn phòng, thống kê do UBND xã giao. Giữ các
loại dấu của UBND xã; có trách nhiệm theo dõi tổng hợp tình hình làm báo
cáo; lập chương trình công tác phục vụ kịp thời công tác của Chủ tịch, các
Phó chủ tịch và UBND xã; kiểm tra về mặt hình thức văn bản và thẩm quyền
ban hành văn bản của UBND xã trước khi trình ký; quản lý hồ sơ cán bộ; tổ
chức công tác thi đua khen thưởng, quản lý tài sản chung của cơ quan; tổ
chức lịch tiếp dân cho các thành viên UBND theo sự phân công của Chủ
tịch; chuẩn bị nội dung tổ chức các kỳ họp của HĐND và các phiên họp của
UBND, thực hiện công tác cải cách hành chính.
Công chức phụ trách Văn thư - Lưu trữ là người quản lý về lĩnh vực văn
thư và lưu trữ của cơ quan, đánh máy các văn bản, photo tài liệu và chuyển
văn bản đến các cá nhân, tổ chức có liên quan.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của
văn phòng cơ quan
2.1. Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan
Do đặc thù cơ quan Ủy ban nhân dân cấp xã số lượng các bộ phận
chuyên môn không nhiều nên hầu hết các bộ phận được sắp xếp vào ngồi

chung với nhau. Cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong cũng vậy để hạn
chế việc lãng phí thời gian đi lại và công sức trong phối hợp giải quyết công
việc giữa các bộ phận chuyên môn nên ở văn phòng cơ quan Ủy ban nhân
dân xã Hương Phong có bộ phận Tư pháp - Hộ tịch, bộ phận Địa chính - Xây
dựng cùng sử dụng chung trong một phòng và phòng này được gọi là bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã Hương Phong đã tạo
điều kiện cho các công chức phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Tùy vào chức năng, nhiệm vụ của mình mà các bộ phận hoạt động, đặt
dưới sự điều hành của lãnh đạo UBND xã.
* Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, dễ kiểm tra, điều động trang thiết
bị, phương tiện làm việc.
* Nhược điểm: Các bộ phận khó tập trung trong việc giải quyết công việc
của mình do ở đây có các bộ phận dùng chung phòng, số lượng người dân đến
liên hệ công việc nhiều nên có lúc giải quyết công việc còn để kéo dài.
2.2. Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:
Bản thân, qua thời gian thực tập tại cơ quan UBND xã Hương Phong
nhận thấy:
Hầu hết, cán bộ, công chức trong văn phòng là người chủ động thu
thập thông tin, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi thống kê các số
liệu, tư liệu liên quan đến công việc của mình để tham mưu đề xuất giải
quyết công việc một cách chính xác, đúng pháp luật và phù hợp với tình
hình của địa phương.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công công việc của lãnh đạo. Ý thức
làm việc phần lớn tương đối tốt, có trách nhiệm; mối quan hệ giữa các cán
bộ, công chức là quan hệ cộng tác, phối hợp trong giải quyết công việc; cán
bộ, công chức đi làm đảm bảo thời gian, nghỉ phép đúng theo quy định, có ý
thức chấp hành tốt các nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đấu tranh

chống các biểu hiện tiêu cực và tránh gây phiền hà cho người dân.
Các trang thiết văn phòng tương đối đầy đủ đáp ứng được nhu cầu giải
quyết các công việc. Các trang thiết bị được bố trí khá hợp lý và đảm bảo
diện tích làm việc thoải mái cho các cán bộ, công chức.
2.3. Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng
Văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ cho công việc
được thuận lợi hơn. Ngày nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển do đó
trang thiết bị là một yếu tố quan trọng trong các lĩnh vực, để đảm bảo năng
suất chất lượng, hoạt động của văn phòng nên lãnh đạo UBND đã đầu tư và
mua sắm những trang thiết bị nhằm phục vụ cho công việc được hoàn thành
một cách nhanh chóng hơn.
Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như bàn, ghế ngồi, tủ
đựng tài liệu, điện thoại, các phương tiện dùng để soạn thảo, sao in văn bản như
máy photocopy, máy vi tính đều được trang bị để phục vụ cho công tác.
- Bàn làm việc, ghế ngồi được bố trí thuận lợi để làm việc như: đóng
dấu và đăng ký các văn bản đi - đến của cơ quan, đóng dấu công chứng, hồ
sơ giấy tờ của các tổ chức, cá nhân. Bàn làm việc vừa tầm người ngồi.
- Tủ đựng tài liệu: Tủ kính dùng để đựng các công văn đến hàng ngày
và các sổ sách, giấy tờ và các vật dụng khác.
+ Tủ gỗ: dùng để sắp xếp các cặp, hộp tài liệu đi đến của cơ quan.
- Điện thoại: Là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên
lạc hữu ích giữa các cơ quan, đơn vị hoặc các cá nhân.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi thông dụng, nhanh
chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.
- Máy photocopy: Việc dùng máy photocopy đã gia tăng nhanh chóng
và trở nên phổ biến và rộng rãi. Dùng để sao, nhân bản các văn bản chuyển
giao cho các bộ phận có liên quan đến công việc.
- Máy tính: Được dùng để soạn thảo và in ấn văn bản và cung cấp các

thông tin cho lãnh đạo và cán bộ, công chức.
Nhìn chung các trang thiết bị trong văn phòng của UBND xã Hương
Phong sắp xếp tương đối hợp lý, đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải
quyết công việc một cách nhanh chóng hiệu quả, chính xác và thuận tiện với
tất cả các công văn giấy tờ đi - đến.
III. Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách
Do Chủ tịch UBND thị xã Hương Trà quyết định dựa trên cơ sở biên
chế hành chính của UBND xã Hương Phong theo Nghị định 92/2009/NĐ-CP
về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức
ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp
xã. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hương Phong hình thành
các bộ phận công tác có trách nhiệm tham mưu, giải quyết các công việc
được phân công cụ thể, rõ ràng. Bộ phận văn phòng UBND xã theo Nghị
định 92/2009/NĐ-CP được biên chế với 02 công chức. Theo sự phân công có
01 công chức phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ của UBND xã.
Ngoài công chức phụ trách văn thư - lưu trữ của cơ quan, các bộ phận
chuyên môn không có văn thư riêng. Bộ phận chuyên môn nào thì có trách
nhiệm soạn thảo, ban hành các văn bản và chuyển cho công chức phụ trách
văn phòng của cơ quan xem xét thẩm quyền và nội dung sau đó chuyển cho
văn thư chung của cơ quan đăng ký và chuyển giao.
* Nhận xét: Nhìn chung công tác văn thư được bố trí theo đúng chuyên
môn, nghiệp vụ và được tổ chức một cách hợp lý.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Lãnh đạo cơ quan quan tâm chú trọng đến công tác văn thư. Đã ban
hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư như: ban
hành quy chế văn thư - lưu trữ. Thường xuyên tổ chức cho văn thư đi tập
huấn về công tác văn thư - lưu trữ. Bộ phận văn thư là nơi giao dịch và tiếp
nhận mọi văn bản của các cơ quan, cá nhân nên được bố trí ở vị trí ở cạnh
cửa ra vào của cơ quan nhằm thuận tiện và thích hợp cho việc giao dịch và

tiếp nhận văn bản của các cơ quan, cá nhân; trang thiết bị được cơ quan trang
bị đầy đủ, tiện nghi: máy tính, tủ đựng hồ sơ, bàn nghế làm việc.
IV. Soạn thảo và ban hành văn bản
Theo quy định tất cả các văn bản của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân xã ban hành đều do văn phòng UBND xã quản lý từ khâu soạn
thảo, đánh máy, trình duyệt, ký rồi đến phát hành văn bản.
Hầu hết việc soạn thảo văn bản ở UBND xã không giao cho một cán bộ,
công chức cụ thể nào mà giao cho từng bộ phận chuyên môn phụ trách từng
lĩnh vực dưới sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm soạn thảo.
Hệ thống văn bản của UBND xã Hương Phong ban hành rõ ràng theo đúng
chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận chuyên môn.
Văn bản soạn thảo xong thì được bỏ vào cặp trình ký rồi chuyển cho
chủ tịch hoặc phó chủ tịch xem xet duyệt, ký. Sau khi ký xong thì văn bản
được chuyển xuống văn thư để vào sổ công văn đi, tính số lượng đi ở phần
nơi nhận để phôtô và đóng dấu cho văn bản đi.
Văn phòng HĐND&UBND chủ yếu ban hành các văn bản hành chính
thông thường trong giải quyết công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể
ban hành, cá nhân, bộ phận chuyên môn soạn thảo phải đảm bảo trình tự,
thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND&UBND là
rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp
lý của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất
lượng của một văn bản.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Tại HĐND&UBND cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ
thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết
các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp
luật của cơ quan nhà nước cấp trên.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể

khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa.
Xác định được tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn
thiện bản thảo về thể thức và ngôn ngữ.
Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
UBND xã Hương Phong là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địa
phương, thực hiện chức năng chỉ đạo điều hành hoạt động kinh tế - xã hội,
an ninh quốc phòng ở địa phương theo thẩm quyền. Được phép ban hành
nhiều loại văn bản thuộc thẩm quyền của xã như: Quyết định, báo cáo, chỉ
thị, thông báo, tờ trình, công văn, biên bản, giấy giới thiệu, giấy đi đường,
giấy mời, kế hoạch.
Nhìn chung công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND xã đúng
với quy định của Nhà nước, khá chặt chẽ, khoa học. Đặc biệt sau khi có
thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, việc ban hành văn bản được
cải tiến về chất lượng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng
với quy định của Nhà nước.
Số lượng văn bản ban hành trong một năm đối với từng loại, cụ thể:
* Văn bản HĐND ban hành:
Tên loại văn bản Số lượng văn bản ban hành trong năm
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
2009 2010 2011 2012 2013
Nghị quyết QPPL 02 02 02 02 02
Nghị quyết 0 0 0 0 0
Quyết định 0 0 0 0 0
Báo cáo 03 02 02 04 04
Thông báo 04 03 03 04 04

Giấy mời 05 06 05 09 06
* Văn bản UBND ban hành:
Tên loại văn bản
Số lượng văn bản ban hành trong năm
2009 2010 2011 2012 2013
Chỉ thị 01 01 01 01 01
Thông báo 42 39 42 47 50
Tờ trình 162 155 167 165 160
Công điện 0 0 0 0 0
Công văn 23 19 22 20 21
Kế hoạch 15 21 28 20 16
Giấy mời 135 160 154 169 173
Báo cáo 147 177 171 160 81
Quyết định 87 82 95 99 92
V. Quản lý công văn “đi” và “đến”
5.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi được xem là tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để
quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan được gửi đến các đối tượng có liên quan. Những văn bản đi của cơ
quan thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy việc tổ chức quản lý văn bản
đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã
quy định.
Văn phòng HĐND&UBND xã gồm 02 sổ đăng ký công văn đi đó là :
- 01 sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã gồm: Chỉ thị, báo cáo, quyết
định, thông báo, kế hoạch, công văn, tờ trình, giấy mời.
- 01 sổ đăng ký văn bản đi: HĐND.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Cũng như các cơ quan, đơn vị khác quy trình quản lý và giải quyết văn

bản đi của UBND xã gồm có các bước sau :
a. Soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. Trong năm 2013, văn phòng đã phối hợp với các bộ phận chuyên môn
tham mưu cho UBND xã ban hành 594 văn bản các loại. Hầu hết các văn
bản soạn thảo đều đúng với nội dung và thể thức do Nhà nước quy định.
* Nhận xét: Qua khảo sát thực tế tại Văn phòng HĐND&UBND xã
Hương Phong tôi nhận thấy công tác soạn thảo văn bản được tiến hành đúng
quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành đúng đảm bảo
đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết
công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của nhà nước.
b. Kiểm tra và hoàn thiện văn bản
Sau khi soạn thảo xong các bộ phận chuyên môn chuyển văn bản cho
chủ tịch hoặc phó chủ tịch xem xét kiểm tra lại nội dung và văn phòng kiểm
tra thể thức trình bày. Nếu thấy có gì sai sót thì chuyển lại bộ phận chuyên
môn soạn thảo ra văn bản đó chỉnh sửa lại cho phù hợp.
c. Đánh máy
Văn bản sau khi được soạn thảo xong dựa vào bản gốc để đánh máy.
Khi đánh máy đòi hỏi phải đánh đúng nội dung của bản gốc, phải rõ ràng
đúng với quy định về thể thức và kỹ thật trình bày văn bản, văn bản đánh
xong được in ra để kiểm tra lại.
* Nhận xét: Qua khảo sát tôi thấy công tác đánh máy, in văn bản để ban
hành tại UBND xã Hương Phong được tiến hành tương đối đúng quy trình.
Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ giấy
theo quy định của Nhà nước.
Lề trên: 20 - 25 mm
Lề dưới: 20 - 25 mm
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Lề trái: 30 - 35 mm

Lề phải: 15 - 20 mm
Và đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật của văn bản đánh máy.
d. Trình ký văn bản
Văn bản sau khi đánh máy và in ấn xong được chuyển cho chủ tịch hoặc
phó chủ tịch UBND xã kiểm tra lại một lần nữa độ chính xác về nội dung và
thể thức. Sau đó văn bản tập trung tại bộ phận văn thư để trình ký.
* Nhận xét: UBND xã Hương Phong đã thực hiện đúng, đầy đủ các quy
định về trình ký theo quy định của Nhà nước, ký đúng thẩm quyền, tạo điều
kiện cho văn bản được ban hành đúng quy định.
e. Đóng dấu văn bản
Văn bản sau khi ký được chuyển cho văn thư photo nhân bản và được
đóng dấu để ban hành.
Qua khảo sát, tôi thấy việc đóng dấu ban hành Văn bản ở UBND xã
Hương Phong được tiến hành khá tốt.
Văn phòng giữ các loại dấu như: Dấu quốc huy (dấu tròn) của UBND
xã, các dấu chức danh (dấu chủ tịch, phó chủ tịch) và các dấu tên chủ tịch,
phó chủ tịch UBND. Ngoài ra, còn có dấu công văn đến giao cho văn thư giữ
để đóng dấu công văn đến. Tuỳ theo nội dung và căn cứ vào chữ ký của
người có thẩm quyền để chọn đóng dấu cho phù hợp. Dấu của UBND xã
được giao cho công chức văn phòng chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu, khi
đóng dấu chỉ được đóng vào những văn bản đã có chữ ký của người có thẩm
quyền, dấu được đóng vào bên trái trước và trùm lên 1/3 chữ ký. Không
được đóng dấu vào giấy trắng, giấy khống chỉ, giấy in sẵn.
* Nhận xét: Dấu được giao cho công chức văn phòng chịu trách nhiệm
giữ và đóng dấu nên dấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóng
dấu cũng đúng quy định, đóng dấu rõ ràng, đúng chiều.
f. Đăng ký văn bản đi
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Khi văn bản đã được ký và đóng dấu xong công chức phụ trách văn thư

đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi trước khi gửi đi. Do số lượng văn bản ban
hành của UBND xã trong một năm không nhiều nên UBND xã chỉ dùng một
sổ đăng ký văn bản đi cho tất cả các loại. Tất cả các văn bản đi phải lấy số
riêng cho từng loại. Sau khi kiểm tra về thể thức văn bản, văn thư ghi số, ký
hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ văn bản được lấy
theo năm và theo tên loại văn bản. Mỗi loại văn bản đăng ký được ghi một số
nhất định, ghi ngày tháng văn bản chính là ngày văn bản được lưu hành. Số
được tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12
hằng năm. Ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng đăng ký vào sổ văn
bản phải giống nhau, khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và
các tháng dưới 3 phải thêm số 0 vào phía trước để tránh sự nhầm lẫn có thể
xảy ra. Khi đăng ký văn thư ghi đầy đủ, đúng các cột, mục theo mẫu mà Nhà
nước quy định.
* Nhận xét:
Ưu điểm: Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ ở UBND xã Hương Phong
thuận tiện cho việc quản lý văn bản đi, các văn bản được đăng ký vào sổ
chính xác, đủ thể thức. Văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ.
Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư Văn phòng HĐND&UBND xã
Hương Phong cơ bản đã thực hiện theo các quy định của Nghị định
09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi
tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước
ngày 18/7/2005.
Nhược điểm: Bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký văn bản bằng sổ lại gây
khó khăn cho việc tra tìm như mất thời gian, tốn công khi cần thiết.
Mẫu số đăng ký công văn đi của UBND xã Hương Phong
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Số ký

hiệu
văn
bản
Ngày,
tháng
của
văn
bản
Tên loại và
trích yếu
nội dung
Người
ký
Nơi
nhận
văn
bản
Đơn vị
hoặc
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8
g. Chuyển giao văn bản đi
Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký, đóng dấu, ghi số, ký

hiệu ngày tháng và đăng ký vào sổ. Văn bản đi được gửi ngay cho các đối
tượng liên quan theo đúng nguyên tắc kịp thời, chính xác đúng đối tượng,
tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Tuỳ vào số
lượng văn bản gửi đi mà văn thư photo sao cho đầy đủ số lượng. Những văn
bản gửi đi xa như gửi thị xã văn thư xếp văn bản đưa vào từng phong bì,
ngoài phong bì ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan hay cá nhân nhận. Thông
thường những phong bì này được gửi bằng đường bưu điện hay gửi trực tiếp
khi có người của UBND xã lên thị xã giao dịch công việc. Đối với các văn
bản có tính khẩn cấp thì văn thư chuyển trực tiếp lên thị xã.
Công việc chuyển giao văn bản đi được văn thư thực hiện một cách
khoa học, chặt chẽ chính vì vậy hầu hết các văn bản gửi đi theo đúng địa chỉ
ít khi xảy ra tình trạng văn bản bị thất lạc.
Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các bộ phận
chuyên môn trong Ủy ban thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình
thức chuyển giao đến tận bộ phận đó sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy
đủ thủ tục và có chữ ký, con dấu hợp lệ.
* Nhận xét: Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản đi của UBND xã
Hương Phong được thực hiện theo đúng nguyên tắc và được tiến hành nhanh
chóng đảm bảo văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết
công việc, một cách nhanh chóng hiệu quả, nâng cao chất lượng quản lý Nhà
nước bằng văn bản.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
h. Sử dụng bản lưu để lập hồ sơ
Để phục vụ cho mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ
mục đích lâu dài, tất cả các văn bản của UBND xã làm ra đều được giữ lại 02
bản chính để lưu: một bản gửi cho đơn vị, bộ phận hoặc người thảo, một bản
lưu ở văn thư để lập hồ sơ. Mỗi loại văn bản để riêng một kẹp khác nhau,
văn thư có trách nhiệm tập hợp lại và làm thành một tập hồ sơ, tuỳ theo số
lượng từng loại mà làm thành tập nhiều hay ít.

Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự thời gian văn bản ban hành trước
sắp lên trên, văn bản ban hành sau sắp xuống dưới. Việc này tạo điều kiện
cho việc tra tìm dễ dàng, nhanh chóng khi cần thiết. Sau một năm những văn
bản này được lưu vào lưu trữ của UBND xã.
Nhìn chung công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được thực
hiện một cách khoa học, chặt chẽ và theo đúng nội dung thể thức quy định.
Nhằm góp phần đảm bảo cho các văn bản do cơ quan làm ra phát huy được
hiệu lực hiệu quả hoạt động quản lý điều hành của cơ quan.
* Nhận xét: Trên cơ sở quan sát thực tế tôi thấy công tác quản lý văn
bản lưu UBND xã Hương Phong được tổ chức khá tốt, đảm bảo các văn bản
ban hành ra đều được lưu giữ lại một văn bản để phục vụ cho hoạt động hằng
ngày của ủy ban.
i. Các quy định của cơ quan về quản lý công văn mật
Căn cứ vào quy định của nhà nước về việc quản lý văn bản mật để quản
lý những văn bản mật của cơ quan theo đúng thủ tục và quy định
5.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là nhiệm vụ quan trọng trong
công tác văn thư. Nguồn văn bản đến của cơ quan từ nhiều nơi khác gửi đến
qua các đường khác nhau như: Do cá nhân mang từ hội nghị về, bưu điện…
Nhưng cho dù văn bản đến dưới bất kỳ dạng nào đều phải xử lý theo nguyên
tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Như chúng ta đã biết văn bản là phương tiện là công cụ không thể thiếu
được trong hoạt động quản lý điều hành của cơ quan. Do vậy khi nhận được
văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét, phân loại, đăng
ký giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của
Đảng và Nhà nước.
Văn phòng HĐND&UBND xã Hương Phong gồm có 03 sổ đăng ký văn
bản đến:

01 sổ đăng ký văn bản đến: HĐND
01 sổ đăng ký văn bản đến của UBND xã gồm tất cả các văn bản ở các
cơ quan khác gửi đến.
01 sổ đăng ký văn bản đến mật.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại văn phòng HĐND&UBND xã Hương
Phong, cá nhân tôi đã được thực lĩnh những nghiệp vụ chủ yếu của công tác
văn thư của cơ quan. Quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến theo trình
tự các bước sau:
a. Tiếp nhận kiểm tra văn bản đến
Về nguyên tắc tất cả các văn bản gửi đến đều phải tập trung tại văn thư
để kiểm tra xem xét cẩn thận về mặt số lượng và thủ tục. Văn thư sau khi
tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem thử văn bản đó có phải gửi cho cơ quan
mình không, nếu không phải trả lại cho nhân viên bưu điện. Nếu phát hiện
phong bì có hiện tượng bị mở hay bị rách thì văn thư phải lập biên bản trước
nhân viên bưu điện, đồng thời phải xin ý kiến của lãnh đạo để giải quyết. Khi
nhận văn bản từ nhân viên bưu điện văn thư phải ký nhận vào sổ ghi rõ số
lượng văn bản, ngày tháng nhận.
* Nhận xét: Văn bản đến cơ quan văn thư tiếp nhận và kiểm tra văn bản
một cách cẩn thận theo đúng thủ tục quy định của nhà nước.
b. Phân loại bóc bì văn bản đến
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Sau khi tiếp nhận kiểm tra văn bản đến văn thư tiến hành phân loại bóc
bì văn bản đến. Thông thường văn bản được phân ra thành 04 loại:
- Công văn gửi chung cho cơ quan như: UBND xã; HĐND xã;
- Gửi các chức danh như chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND xã; gửi cho
các cơ quan, đoàn thể trong cơ quan như Đảng ủy, Ủy ban mặt trận tổ quốc,
hội Phụ nữ…
- Công văn mật, khẩn
- Sách báo, tạp chí, đơn thư.

Phân loại xong văn thư tiến hành bóc bì đối với những văn bản gửi
chung cho cơ quan, các đơn vị trong cơ quan. Khi bóc bì văn thư dùng kéo
để cắt và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất số, kí hiệu đã
ghi ngoài bì công văn, khi cắt cần cẩn thận tránh cắt nhầm công văn.
Những văn bản thuộc dạng đơn thư văn thư giữ lại bì thư ghim cùng với
đơn thư để xác nhận ngày tháng văn bản được gửi đi và đến thuận lợi cho
giải quyết công việc.
Đối với những công văn có dấu khẩn hay hỏa tốc nhân viên văn thư cần
bóc bì trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời. Đối với
những công văn mật thì Ủy ban giao trách nhiệm bóc bì cho công chức phụ
trách văn phòng.
* Nhận xét: Văn bản đến cơ quan văn thư nhận văn bản và tiến hành
phân loại văn bản ra từng loại cụ thể rồi bóc bì văn bản.
c. Đóng dấu văn bản đến
Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tất cả các công
văn đến cơ quan đều được đóng dấu văn bản đến và ghi rõ ràng các thông tin
về số đến, ngày tháng năm đến, chuyển cho ai để xác nhận văn bản đã qua bộ
phận văn thư, nhìn vào dấu chúng ta có thể biết được văn bản đến văn thư
ngày nào, số bao nhiêu, bộ phận nào giải quyết.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Dấu đến của UBND xã được đóng ngay trang đầu góc trái dưới số và ký
hiệu văn bản. Nếu là công văn hành chính thì được đóng dưới phần trích yếu.
Mẫu dấu đến của Văn phòng UBND xã Hương Phong đúng với quy định của
Nhà nước được trình bày như sau:
Dấu đến có kích thước: chiều rộng 35mm, chiều dàu 50mm
UBND XÃ HƯƠNG PHONG
ĐẾN Số:
Ngày:……………………
Chuyển:…………………………

Lưu hồ sơ số:…………………
* Nhận xét: Văn bản đến cơ quan cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu
đến cơ quan và ghi số và ngày tháng văn bản đến cơ quan theo đúng quy
định và thủ tục.
d. Đăng ký văn bản đến
Về nguyên tắc mọi văn bản đến phải đăng ký vào sổ văn bản đến kể cả
công văn gửi đích danh cũng được đăng ký vào sổ. Khi vào sổ văn thư ghi
chính xác đầy đủ nội dung các yếu tố thông tin trên văn bản như: số đến,
ngày đến, nơi gửi văn bản, số ký hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung.
Văn bản đến này nào được đăng ký vào sổ ngày đó.
Mẫu sổ đăng ký công văn đến của UBND xã Hương Phong
Ngày
tháng
đến
Số
đến
Nơi
gửi
Số,
ký
hiệu
Ngày
của
văn
bản
Tên loại
và trích
yếu nội
dung
Đơn vị

hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
* Nhận xét: Công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ ở UBND xã Hươg
Phong được tiến hành khá tốt, dễ làm. Các văn bản đến đều được cán bộ văn
thư đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau này.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
e. Trình văn bản và xin ý kiến phân phối
Sau khi đăng ký xong văn thư trình chủ tịch UBND xã xem xét và cho ý
kiến phân phối. Văn thư dựa vào đó nhân bản.
f. Chuyển giao văn bản đến
Văn thư căn cứ vào ý kiến phân phối của lãnh đạo để tiến hành nhân
bản và chuyển giao văn bản đến cho các cá nhân, bộ phận liên quan.
* Nhận xét: Công tác chuyển giao văn bản được văn thư tiến hành rất
tốt, theo đúng thủ tục quy định và rất chặt chẽ.
g. Kiểm tra, theo dõi giải quyết văn bản đến
Mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký chuyển giao kịp thời, chính xác
đến các đối tượng liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý giải quyết
chặt chẽ mới mang lại hiệu quả thực sự. Tất cả các văn bản đều phải
chuyển cho các cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý các thông tin phản hồi
lại để từ đó báo cáo lại cho lãnh đạo cơ quan có biện pháp giải quyết hoặc
điều chỉnh kịp thời và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Vì vậy đòi hỏi cán
bộ văn thư phải theo dõi tiến độ giải quyết công việc một cách chặt chẽ.
Đồng thời nếu có vấn đề đột xuất xảy ra văn thư phải báo cáo cho lãnh

đạo UBND xã biết để xử lý.
* Nhận xét: Công tác kiểm tra, theo dõi giải quyết văn bản đến của
UBND xã Hương Phong được tiến hành rất tốt thông qua vào sổ theo dõi
giải quyết văn bản để trình lãnh đạo để có sự quản lý chặt chẽ nhằm giải
quyết công việc kịp thời, nhanh chóng.
VI. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
1. Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là quá trình sắp xếp văn bản tài liệu thành hồ sơ trong quá
trình giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu quả và chất lượng công
việc đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác Lưu trữ.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Tất cả các văn bản của UBND xã Hương Phong cứ sau mỗi công việc
được giải quyết thì các bộ phận chuyên môn, các cá nhân lãnh đạo lập hồ sơ
công việc của mình.
Tại Văn phòng của UBND xã Hương Phong việc lập hồ sơ vẫn còn hạn
chế, mặc dù văn bản đã được sắp xếp theo một trình tự nhất định đảm bảo
mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản tài liệu với nhau nhưng còn hồ sơ vẫn
chưa ghi bìa hồ sơ, hoặc ghi không đủ thông tin.
2. Tổ chức nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Đối với UBND xã Hương Phong việc nộp hồ sơ cơ bản đúng với quy
định của Nhà nước. Văn bản sau khi lập thành hồ sơ thì cán bộ văn thư tiến
hành nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ nộp lưu được kiểm tra xem xét,
những hồ sơ chưa đạt yêu cầu được sửa chữa lại sao cho hoàn chỉnh.
* Nhận xét: Công tác lập hồ sơ của UBND xã Hương Phong tuy đã
được chú trọng nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế như hồ sơ của
một bộ phận khi nộp vào lưu trữ vẫn chưa đánh số tờ và ghi thông tin tờ bìa
hồ sơ chưa đảm bảo, một số bộ phận vẫn không nộp hồ sơ lưu trữ.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 24

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
B. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
Những năm gần đây công tác lưu trữ đã được UBND xã Hương Phong
quan tâm chú trọng và đã có nhiều tiến bộ hơn trước. UBND xã vẫn chưa có
cán bộ lưu trữ riêng mà chỉ có cán bộ kiêm nhiệm cả công tác văn thư và lưu
trữ. Hiện nay, cơ quan đang tận dụng một phòng không làm việc để lưu trữ
hồ sơ. Tuy chưa có cán bộ làm lưu trữ nhưng công tác lưu trữ của UBND xã
có những bước chuyển biến mới, đã thu được nhiều tài liệu của các lãnh đạo,
và các bộ phận chuyên môn hơn trước tạo điều kiện cho việc bảo quản tài
liệu phục vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ.
* Nhận xét: Tuy có phòng lưu trữ hồ sơ nhưng diện tích chưa được rộng
rãi và thoáng mát, các trang thiết bị cần thiết vẫn chưa được trang bị đầy đủ
như giá đựng, bình phòng cháy chữa cháy đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến
tài liệu làm cho tài liệu dễ bị hư hỏng do côn trùng gậm nhấm.
II. Thành phần nội dung và khối lượng tài liệu bảo quản ở lưu trữ
cơ quan.
Các loại hình tài liệu của cơ quan đưa vào bảo quản chủ yếu là các văn
bản hình thành trong quá trình hoạt động và các văn bản do các cơ quan nhà
nước cấp trên và cấp dưới gửi đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ pháp
lý để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan.
Phần lớn tài liệu trong kho là tài liệu hành chính. Tài liệu trong kho
được quản lý theo nguyên tắc tập trung, tài liệu trong cơ quan sau 1 năm
được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan để bảo quản. Do vậy thành phần tài
liệu của UBND xã bao gồm:
Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống như: Các cơ quan cấp tỉnh,
HĐND & UBND thị xã, các phòng, ban của thị xã.
SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 25