Đề tài công tác văn thư, lưu trữ

ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH
QUẢNG NINH
TRƯỜNG CHÍNH TRỊ NGUYỄN VĂN CỪ
BÁO CÁO NGHIÊN CỨU THỰC TẾ
Đề tài: Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Huyện Đoàn
Người thực hiện: …………………….
Đơn vị công tac: ……………………
Lớp: Trung cấp lý luận chính trị C165.
Ba Chẽ, ngày 20 tháng 4 năm 2014
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN I
LÝ LUẬN CHUNGVỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Khái niệm công tác văn phòng 4
2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 4
2.1. Chức năng của văn phòng 4
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 4
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư 5
1.1. Khái niệm công tác văn thư 5
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 5
1.3. Tổ chức công tác văn thư 9
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư .10
1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 10
2. Công tác lưu trữ 11
2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 11
2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ 11
PHẦN II
Thực trạng quản lý văn bản tại Huyện Đoàn

I. Khái Quát chung cơ quan Huyện Đoàn 12
II. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Huyện
Đoàn
1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến 13
2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi 13
III. Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân 13
1. Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản 13
2. Về soạn thảo, ban hành văn bản 13
IV. Một số bài học trong công tác Quản lý văn bản ở Huyện Đoàn 14
PHẦN III
Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản đi và quản lý văn bản ở
Huyện Đoàn
I. Một số giải pháp 14
II. Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho cơ quan 15
KẾT LUẬN CHUNG
LỜI MỞ ĐẦU
2
Trong xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động
chính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông
tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động
sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất
nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ
quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải
quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị
mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực
về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội.
Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức,
công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo
đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để
có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện

nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại,
vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn
phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó
là công tác Văn thư - lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,
đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành
trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong
nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ
quan đạt hiệu quả cao.
Qua thực tiễn công tác văn phòng tại Huyện Đoàn Ba Chẽ, em đã chọn đề
tài "Hoàn thiện công tác Văn thư - lưu trữ tại văn phòng Huyện Đoàn"
Đây là một đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu.
Song đối với Huyện Đoàn Ba Chẽ với những hoạt động mang tính chất đặc thù
của mình thì chưa có ai đề cập đến. Hiện nay công tác Văn thư - lưu trữ trong văn
phòng Huyện Đoàn Ba Chẽ vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập
này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại.
Nghiên cứu về công tác Văn thư - lưu trữ tại Huyện Đoàn Ba Chẽ nhằm
đánh giá thực trạng hoạt động tại Huyện Đoàn Ba Chẽ và đưa ra một số kiến nghị,
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư - lưu trữ tại Cơ
quan cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung.
Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên
trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Cơ quan
Huyện Đoàn, các mặt hoạt động của văn phòng Cơ quan, em còn sử dụng các
phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp tổng hợp và thống kê
- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu
- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Cơ quan
Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề
xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Cơ quan Huyện Đoàn.
3

PHẦN I
MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung
hoạt động của một tổ chức. Xem xét theo quan điểm hệ thống thì: ở đầu vào bao
gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt
động thông tin kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, mỗi cơ quan v.vTheo các
phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của
đơn vị. Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền
tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu
của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước
công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra những quyết định chính
xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị.
2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
2.1. Chức năng văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳ
một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với mỗi cơ quan mà nó tồn
tại. Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối
như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã
hội. Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau đây:
- Chức năng tham mưu
- Chức năng tổng hợp
- Chức năng hậu cần
2.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng
a. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
b. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn
vị
c. Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
d. Trợ giúp về văn bản

e. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
f. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
g. Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
h. áp dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện
các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức.
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
4
1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội,các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động
của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5
nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
* Tiếp nhận giải quyế t văn b ả n đ ến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan
nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là "Văn bản đến".
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ
phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng,

chính xác, giữ bí mật.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước
sau:
Bư ớc 1: Sơ bộ phân loại văn bản.
Bư ớc 2: Bóc bì văn bản.
Bư ớc 3: Ghi số đến và ngày đến vào văn bản
Bư ớc 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
Bư ớc 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến, văn bản được
vào sổ theo mẫu sau
Sốvăn
bản đến
Ngày đến
Nơi gửi
văn bản
Số ký hiệu
văn bản
Ngày
tháng văn
bản
Trích yếu nội
dung văn bản
Ghi
chú
5
* Tổ chức quản lý giải quyế t văn b ả n đ i: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài
liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là "văn bản đi".
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các
văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận
văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có
trách nhiệm gửi đi. Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:

Bư ớc 1: Đánh máy, in văn bản
Bư ớc 2: Ký và đóng dấu văn bản
Bư ớc 3: Đăng ký văn bản đi
Bư ớc 4: Chuyển giao văn bản đi
Bư ớc 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bư ớc 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Ngày
tháng
Số ký hiệu
văn bản
Nơi nhận
văn bản
Số lượng
văn bản
Ngày
tháng văn
bản
Trích yếu nội
dung văn bản
Ghi chú
*Tổ chức quản lý giải quyế t các văn b ản mật tro ng cơ quan.
Đối với những văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn
bản.
Văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hoả tốc" thì phải đóng dấu vào văn
bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được
đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số,
ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên phong bì trong rồi
chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi

nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ "mật". Sau đó
các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
*Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
6
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động
khoa học và thuận tiện.
+ Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước
Bư ớc 1: Xác định danh mục hồ sơ
Bư ớc 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề
hoặc theo đơn vị, tổ chức.
Bư ớc 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ
Bư ớc 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Bư ớc 5: Quy định người lập hồ sơ
Bư ớc 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ
sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các
đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, thời gian.
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
+ Biên mục hồ sơ
+ Đóng quyển
* Tổ chức và sử dụng con dấu
Nguyên tắc đóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai
mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõ
ràng ngay ngay ngắn.
Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không
được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ

tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo,
báo cáo cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt
dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan
Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn
phòng.
Hai loại dấu này đóng như sau:
- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp
phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc
huy.
- Dấu ghi "mật" và "khẩn" thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải
7
do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu "mật" phải được
đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp
như "hoả tốc", "thượng khẩn" theo quy định với từng loại văn bản.
Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứ vào
đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu. Của
cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP.
- Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho
người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con
dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn.
- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con
dấu theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có trách
nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư để bảo quản và phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
b. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký
- Phân loại và trình lãnh đạo

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành).
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
1.3. Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
a. Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu
tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư
và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến,
văn bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố
trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất
lượnghoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố
trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ
sơ Các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ
văn bản, viết phong bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn
hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ
bí mật trong công việc.
8
b.Hình thức tổ chức công tác văn thư
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản
đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo
một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
+Hình thức văn thư tập trung: Hình thức này thường được áp dụng ở các
cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít.
+ Hình thức văn thư phân tán: Hình thức này được áp dụng ở các cơ
quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở

cách xa nhau.
+Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một
số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn
bản được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải
quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình
thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành
pháp và quản lý hành chính Nhà nước.
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu
cầu sau:
- Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn
- Phải đảm bảo tính chính xác cao
- Mức độ bí mật của văn bản
- Sử dụng trang thiết bị hiện đại
1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư
a. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng
trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại
văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện hoạt động của cơ quan. Vì vậy
việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở
những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu gắn
liền với hoạt động của cơ quan.
b. ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục
vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin
chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể
xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà

văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin
9
mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất
lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của
cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt
động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó
nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá
trình hoạt động.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn
bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ
những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết
công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
2. Công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm
Lưu trữ là khâu cuối cùng của úa trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những
hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ
a. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
- Đánh giá tài liệu
- Thống kê tài liệu
- Bảo quản tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Tập trung tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân viên, mà phải tập
trung vào các kho lưu trữ để quản lý thống nhất theo quy định của Nhà nước.
Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất và
cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốt nhất tác
dụng của nó.
c. Nội dung của công tác lưu trữ
* Thu thập và bổ sung tài liệu lưu tr ữ
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ
của cơ quan theo nguyên tắc quản lý thông nhất.
10
Sau khi thu thập bổ sung dùng các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài
liệu lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một
cách có chủ động hợp lý và khoa học các tài liệu.
* Công tác chỉnh lý tài liệ u lưu tr ữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ
được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và được cố định trật tự sắp
xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Phần II:
Thực trạng Quản lý văn bản tại Huyện Đoàn Ba Chẽ
I. Khái quát chung Huyệ n Đoàn Ba Ch ẽ:
- Huyện Đoàn Ba Chẽ được thành lập 1957, đến nay đã trải qua 57 năm
năm 2014 có 18 cơ sở đoàn trực thuộc Huyện Đoàn, bao gồm: 7 xã, thị trấn và
10 cơ sở trực thuộc. Các hoạt động chủ yếu tập trung vào xung kích tình nguyện,
các hoạt động của Hội LHTN VN, hoạt động của Hội Đồng đội.
- Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Huyện Đoàn: Huyện Đoàn được biên
chế gồm 04 đồng chí với 21 đồng chí là Uỷ viên Ban chấp hành, và 07 đồng chí
trong Thường vụ, được tổ chức bầu lại theo nhiệm kỳ Đại hội 5 năm một lần.

+ Các cơ sở Đoàn trực thuộc Huyện Đoàn: Đoàn xã Lương Mông; Minh
Cầm; Đạp Thanh; Thanh Lâm; Thanh Sơn; Nam Sơn; Đồn Đạc; Thị Trấn; Đoàn
khối Chính quyền; Đoàn Trường THPT.
+ Các chi đoàn trực thuộc: Dân Đảng; Tòa án – Kiểm Lâm – Kiểm sát;
Công an; Quân sự; Trung tâm Y tế; Doanh nghiệp; Trường PT – DTNT; Trung
tâm GDTX.
II. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Huyện
Đoàn:
1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến:
Hàng năm, Huyện Đoàn tiếp nhận và xử lý văn bản đến gồm các văn bản
của Tỉnh Đoàn; Huyện ủy; UBND; các cơ quan, ban nghành đoàn thể, các phòng
ban chuyên môn
Việc tiếp nhận văn bản do văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản,
vào số công văn đến và trình Bí thư xử lý. Trên cơ sở nội dung của văn bản mà
Huyện Đoàn chỉ đạo nhân bản và gửi cho các đơn vị trực thuộc
2.Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi :
Huyện Đoàn hàng năm ban hành hàng trăm văn bản đi là văn bản gửi
Tỉnh Đoàn, Tỉnh Hội, các cơ sở Đoàn , văn bản quan hệ đến công tác của các
đơn vị; văn bản chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Huyện Đoàn giao việc soạn thảo
11
và ban hành văn bản đi cho cán bộ phụ trách từng mảng công việc được giao,
sau khi soạn thảo, trình lãnh đạo, vào số văn bản và gửi các cơ sở.
III. Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân:
1.Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản :
Việc quản lý văn bản đến của Huyện Đoàn trong mấy năm qua thực hiện
theo quy trình nêu trên có những ưu khuyết điểm như sau :
Về ưu đi ểm :
 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý và xử lý văn
bản đến được đề cao. Mọi văn bản phải qua xử lý do đó một mặt Huyện Đoàn
nắm được tất cả các nguồn thông tin, những diễn biến trong quá trình tổ chức

thực hiện công việc hằng ngày, mặt khác chỉ đạo kịp thời sát thực tế và sát với
yêu cầu của văn bản đối với từng cơ sở.
 Cán bộ văn thư là người giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan quản lý và
giải quyết văn bản có sổ theo dõi việc nhận và gửi văn bản đầy đủ kể cả văn bản
thuộc loại bảo đảm của Bưu điện do đó thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn
bản khi có yêu cầu.
Về như ợ c đi ểm và tồn tại :
 Văn bản được tập trung cho Thủ trưởng cơ quan xử lý không uỷ quyền
cho Phó Huyện Đoàn xử lý cụ thể ở những loại văn bản nào do đó có lúc Bí thư
đi công tác vắng thì việc xử lý văn bản bị chậm.
 Trách nhiệm quản lý xử lý văn bản ở cơ quan còn chưa chặt chẽ còn
nhiều thiếu sót cần phải quan tâm khắc phục.
2. Về soạn thảo, ban hành văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản và quản lý văn bản trên đây có những ưu
khuyết điểm như sau :
Về ưu:
 Giao cho các đồng chí cán bộ trong cơ quan soạn thảo và ban hành văn
bản nên nội dung văn bản được ban hành kịp thời để chỉ đạo quản lý giải quyết
công việc đúng pháp luật quy định.
Bộ phận văn thư giảm bớt một khối lượng công việc tương đối lớn để
thực hiện các nhiệm vụ khác.
Về khuyế t đi ểm tồn tại :
 Các đồng chí cán bộ soạn thảo văn bản trình Bí thư ký, văn thư đóng
dấu nhân bản, và gửi đi như trên sẽ không kiểm tra được thể thức văn bản.
 Cán bộ văn thư – hành chính kiêm nghiệm, nên trình độ còn hạn chế,
chưa nắm được thể thức văn bản, công tác quản lý dấu, đóng dấu quản lý còn
chưa chặt chẽ.
12
IV. Một số bài học trong công tác quản lý văn bản ở Huyện Đoàn Ba
Chẽ:

1. Phải có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của văn bản quản lý Nhà
nước và công tác quản lý văn bản. Trên cơ sở nhận thức đúng đắn đó mà xác
định trách nhiệm cho từng cá nhân công chức trong công tác văn thư.
2. Phân định rõ chế độ trách nhiệm trong việc xử lý và quản lý văn bản.
Trước hết trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan và cán bộ công chức.
3. Xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư của cơ quan. Có quy chế
mới tăng cường chế độ trách nhiệm, chống được những việc làm tùy tiện, thiếu
khoa học.
Phần III :
Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản đi và
quản lý văn bản ở Huyện Đoàn
I. Một số giải pháp:
Từ một số vấn đề về Lý luận về văn bản và quản lý văn bản nói chung,
văn bản quản lý Nhà nước nói riêng và thực trạng của tình hình văn bản và công
tác quản lý văn bản ở Huyện Đoàn trong mấy năm qua, những ưu, khuyết điểm,
nguyên nhân và bài học của nó ta có thể nêu lên một số biện pháp để nâng cao
chất lượng quản lý văn bản ở Huyện Đoàn như sau:
1.Giáo dục cho cán bộ công chức làm công tác văn thư và công tác xử lý
giải quyết văn bản giúp thủ trưởng cơ quan có nhận thức tốt về tầm quan trọng
của văn bản và quản lý văn bản trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ
của Huyện Đoàn.
2. Phải quy định chế độ trách nhiệm và tăng cường chế độ trách nhiệm
trong cán bộ công chức làm công tác văn thư và xử lý giải quyết văn bản. Đó là:
 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý và giải quyết
văn bản đi, đến trong cơ quan;
 Trách nhiệm của cán bộ văn thư trong việc giúp Thủ trưởng cơ quan,
làm công tác quản lý và giải quyết văn bản.
II. Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho cơ quan:
Để việc giải quyết, ban hành và quản lý văn bản tốt cần phải có quy chế
hoạt động văn thư. Quy chế hoạt động văn thư cơ quan cần tập trung vào những

vấn đề sau:
 Đề ra các nguyên tắc chung về tổ chức hoạt động văn thư trong cơ
quan, quy định cụ thể về trách nhiệm. Thực hiện và chỉ đạo hoạt động văn thư,
xác định rõ mối quan hệ giữa bộ phận văn thư chuyên trách.
 Quy định cụ thể từng nội dung công việc trong mỗi tác nghiệp văn thư:
soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ.
13
 Việc xây dựng quy chế hoạt động của công tác văn thư sẽ đưa công tác
này vào nề nếp, khoa học, tránh được những việc làm tuỳ tiện thì công tác xử lý
ban hành và quản lý văn bản mới tốt hơn.
Kết luận chung
Quản lý văn bản hành chính Nhà nước và công tác văn thư lưu trữ là một
trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước
nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và biến đổi là yêu cầu không thể
thiếu được. Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin của văn bản quản lý Nhà nước
nhằm đảm bảo cho từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan Nhà nước được
cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho các cơ quan hoạt động
có hiệu quả.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò Quản lý
Nhà nước về văn bản và công tác văn thư lưu trữ ở Huyện Đoàn ngày càng được
tăng lên và có ý nghĩa lớn hơn trong quá tình trao đổi và truyền đạt thông tin
nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị - xã hội – xung kích của thanh niên.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô Trường Chính Trị
Nguyễn Văn Cừ đã trang bị cho tôi kiến thức Quản lý Nhà nước về các lĩnh vực
Quản lý Nhà Nước về văn bản và công tác văn thư lưu trữ, để tôi có điều kiện
tìm hiểu thêm về công việc mình đang làm./.

14