hệ thống thông tin quản lý thư viện


HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
CƠ SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QTKD II

BÀI TẬP NHÓM MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Chủ đề:
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
GVHD: ThS. Nguyễn Văn Sáu
Danh sách nhóm:
 Lê Phạm Thúy Diễm
 Phạm Thị Diễm Hương
 Phạm Thị Ngọc Lan
 Lê Ngô Yến Nhi
 Nguyễn Thị Diệu Phương
 Nguyễn Thị Phương Thảo
 Nguyễn Thị Mỹ Tiên
 Nguyễn Thị Ngọc Trinh
 Trần Ngọc Thảo Trinh
 Nguyễn Phan Như Yến
Tháng 5, TP.HCM
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Lời cảm ơn!
Sau 8 tuần được học hệ thống thông tin quản lý, cùng với sự giúp đỡ tận tình của
giảng viên. Chúng em đã có những kiến thức và kỹ năng cơ bản cho việc phân tích và
thiết kế các hệ thống cơ sở dữ liệu. Điều ý nghĩa và quan trọng hơn giống như thầy
Nguyễn Văn Sáu đã nói môn học này không chỉ dừng lại ở mức độ là một môn học như
những môn học khác, nó giúp ta nhìn nhận những vấn đề trong cuộc sống một cách dễ
dàng hơn. Nó giúp ta có khả năng phân tích giải quyết những bài toán thực tiễn hiện tại.
Thậm chí nó còn có thể làm thay đổi cả suy nghĩ của chúng ta sau khi phân tích nhìn

nhận lại vấn đề. Môn học Hệ Thống Thông Tin Quản Lý thật sự bổ ích và ý nghĩa. Nhóm
chúng em xin gửi lời cảm ơn lớn lao đến Thầy đã giảng dạy môn học này, Thầy Nguyễn
Văn Sáu.
I/ Giới thiệu tổng quát về hệ thống
Định nghĩa mới nhất của UNESCO: Thư viện, không phụ thuộc vào tên gọi, là bất
kì bộ sưu tập có tổ chức của sách, báo, tài liệu các loại, ấn phẩm định kì Nhân viên thư
viện có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng tài liệu để nghiên cứu thông tin, giáo
dục & giải trí.
Do đó, các thư viện hiện đại ngày càng trở thành nơi để truy cập thông tin vô hạn
chế bằng nhiều định dạng và từ nhiều nguồn gốc. Gần đây hơn, các thư viện không còn
chỉ là kiến trúc, họ cũng hỗ trợ tìm kiếm và phân tích rất nhiều kiến thúc dùng đủ loại thứ
công cụ điện tử.
Nhiệm vụ:
• Xây dựng và phát triển thư viện theo hướng chuẩn hóa và hiện đại.
• Lập kế hoạch và tổ chức việc bổ sung tài liệu các loại bao gồm mua mới, tiếp
nhận và trao đổi nhằm phục vụ cho các đối tượng bạn đọc trong việc đào tạo
và nghiên cứu khoa học.
• Tiếp nhận, quản lý và khai thác hệ thống luận văn, luận án của CB-GV-NV
và sinh viên trong nhà trường.

• Phối hợp với Phòng Đào tạo – Nghiên cứu khoa học, Ban tu thư trong việc tổ
chức biên dịch sách, báo, tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo và Nghiên cứu
khoa học.
• Xử lý và sắp xếp các loại tài liệu, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và bảo
quản các kho tài liệu theo đúng tiêu chuẩn qui định.
• Tổ chức phục vụ tốt, văn minh, lịch sự đáp ứng yêu cầu về tài liệu cho việc
học tập, giảng dạy và nghiên cứu.
• Mở rộng hợp tác và trao đổi kinh nghiệm với các Thư viện trong và ngoài
nước.
• Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của nhà trường.

Chức năng: Thư viện là đơn vị nghiệp vụ phục vụ cho công các đào tạo và nghiên
cứu khoa học trong nhà trường có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện công
tác quản lý thư viện; tổ chức thu thập, lưu trữ, bảo quản và khai thác tốt nguồn tài liệu
phục vụ cho việc giảng dạy, nghiên cứu học tập của cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh
viên của trường
Tổ chức:
• Phòng đọc
• Kho tài liệu
• Phòng đọc báo, tạp chí, luận văn tốt nghiệp của sinh viên
• Phòng kỹ thuật.
II/ Các đối tượng được quản lý
1. Quản lý sách
2. Quản lý độc giả
3. Quản lý mượn sách
4. Quản lý trả sách
5. Thống kê báo cáo

III/ Các chức năng của hệ thống
Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc
chính là lập mã số sách và quản lý sách.
Chức năng quản lý độc giả ở đây là chức năng quản lý việc cấp thẻ cho độc giả.
Công việc chính là lập mã số độc giả và quản lý thông tin về độc giả.
Quản lý mượn sách làm nhiệm vụ quản lý việc mượn sách của độc giả, công việc
chính là lập phiếu mượn sách và cho mượn sách.
Quản lý trả sách làm nhiệm vụ quản lý việc trả sách của độc giả.
Thống kê làm nhiệm vụ: Thống kê sách của thư viện bao gồm sách còn, sách đã
mất, sách thanh lý bằng cách lấy thông tin từ hồ sơ quản lý sách…. Thống kê mượn trả
sách bằng cách lấy các thông tin cần thiết từ phiếu mượn. Thống kê độc giả vi phạm từ
hồ sơ xử lý vi phạm.
IV/ Các quy trình xử lý thông tin trong hệ thống

1. Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử
lý sách, viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là:
“Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho
sách.
2. Khi độc giả đến làm thẻ đọc sách, phải khai báo đầy đủ thông tin theo yêu cầu
về độc giả cho bộ phận cấp thẻ độc giả. Bộ phận này sẽ kiểm tra trong hồ sơ cấp thẻ và
hồ sơ xử lý vi phạm xem độc giả có vi phạm kỷ luật mà không thi hành hay không, nếu
độc giả không vi phạm hay vi phạm kỷ luật mà đã hết hạn kỷ luật, đồng thời thông tin
độc giả khai báo là hợp lệ thì sẽ tiến hành lập mã số cho độc giả, và lưu quá trình xử lý
vào kho dữ liệu “Hồ sơ cấp thẻ” của hệ thống. Sau đó bộ phận này sẽ cấp cho độc giả
một thẻ đọc sách.
3. Độc giả muốn mượn sách phải biết thông tin về sách chứa trong các hộp fic.
Khi độc giả đến mượn sách phải đưa thẻ đọc sách và phiếu yêu cầu đã điền đủ thông tin
cho thủ thư. Thủ thư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và phiếu yêu cầu, nếu không phù hợp

thì sẽ trả lại cho độc giả ngược lại sẽ lấy sách trong kho theo yêu cầu. Sau đó thủ thư
kiểm tra phiếu mượn của độc giả để quyết định cho mượn hay không, nếu cho mượn thì
cập nhật phiếu mượn, hồ sơ quản lý sách và yêu cầu độc giả ký nhận sách trước khi giao
sách.
4. Khi độc giả đến trả sách phải đưa thẻ đọc sách cùng với sách cho thủ thư. Thủ
thư sẽ cất sách vào vị trí trong kho và yêu cầu thi hành kỷ luật với các độc giả vi phạm,
đồng thời cập nhật vào hồ sơ xử lý vi phạm.
5. Thống kê làm nhiệm vụ: Thống kê sách của thư viện bao gồm sách còn, sách đã
mất, sách thanh lý bằng cách lấy thông tin từ hồ sơ quản lý sách…. Thống kê mượn trả
sách bằng cách lấy các thông tin cần thiết từ phiếu mượn. Thống kê độc giả vi phạm từ
hồ sơ xử lý vi phạm.








 !!
"#$%
V/ Xây dựng lược đồ ngữ cảnh và DFD cho hệ thống
1. Lược đồ ngữ cảnh quản lý thư viện
Ngữ cảnh của Hệ thống quản lý thư viện

Ban quản lý
0
Hệ thống
quản lý Thư
viện
Độc giả
Thủ thư
BP.Bổ sung tài liệu

&'
()*#+,!

()*& /
"*& /
 )
(&'!
"0


 !
"

#$%&!$
'
#$!

!()*
+$!
,!)-.!
/
#$)0$!
#1!
1 !
()2"
2
#$!
34*&2()
"#$%
2. Lược đồ dòng dữ liệu mức 0 (DFD-0)
Ở mức này ban quản lý, bộ phận bổ sung tài liệu, thủ thư có quan hệ trực tiếp với các
chức năng chính của hệ thống, các chức năng này chưa ở mức chi tiết, nghĩa là mỗi chức
năng này bao gồm một hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó. Ở đây gồm 5
chức năng: Quản lý sách, quản lý độc giả qua việc quản lý cấp thẻ, quản lý việc cho độc
giả mượn sách, việc nhận sách trả của độc giả và thống kê báo cáo.

Độc giả
Ban quản lý
Thủ thư
Hồ sơ quản
lý sách
BP.Bổ sung
tài liệu

Độc giả
+$!
"#$%
 !!
2"
3
2'
45
5#
22
!6
(&'!5#
1 !
7!)-.!
3. DFD mức 1
3.1. Chức năng quản lý sách (DFD 1 của xử lý 1.0)
Khi có sách mới, bộ phận quản lý sách sẽ đóng dấu thư viện lên sách, xác định phân loại
sách, xác định môn loại sách và gán mã số cho sách là 10 ký tự, trong đó:
2 ký tự đầu chỉ phân loại sách
2 ký tự tiếp theo chỉ môn loại sách
4 ký tự sau chỉ số thứ tự của sách trong môn loại
2 ký tự sau cùng chỉ số tập của sách.
Sau đó viết fic rồi cập nhật vào hồ sơ quản lý sách của thư viện căn cứ trên phiếu
quản lý sách, đưa sách vào vị trí trong kho và fic vào hộp fic. Đối với sách đã có nhưng
thêm số lượng thì tiến hành tìm sách và hiệu chỉnh thông tin về sách trong hồ sơ quản lý
sách, fic sách và đưa vào vị trí trong kho.

BP.Bổ sung
tài liệu
!()*

"/
895

""
3
"2
)*6

"'
45
!()*
3.2. Chức năng quản lý độc giả (DFD 1 của xử lý 2.0)
Khi có độc giả đến làm thẻ đọc sách, bộ phận cấp thẻ độc giả yêu cầu trình thẻ sinh viên
và phát phiếu đăng ký cho độc giả điền các thông tin cần thiết, đồng thời độc giả phải nộp
1 hình 3x4 để dán vào thẻ đọc sách cùng với lệ phí làm thẻ. Tiếp đó bộ phận này sẽ đánh
mã số độc giả theo khoá. Mã số độc giả chính là số thẻ đọc sách và là số thứ tự của độc
giả đến làm thẻ thuộc khoá đó, gồm tối đa là 6 ký tự và nhập vào hồ sơ cấp thẻ. Vì thẻ
chỉ có giá trị trong 1 năm, nên khi có đợt làm thẻ mới mà độc giả đã có thẻ cũ thì bộ phận
cấp thẻ độc giả sẽ tìm độc giả để sửa lại thông tin cần thay đổi về độc giả. Xoá độc giả
đối với các độc giả đã kết thúc khoá học mà không còn trong hồ sơ xử lý vi phạm.

Yêu
cầu
cấp
thẻ
Độc giả
Thẻ/
Không
chấp
nhận

Danh sách
xóa
Thông tin độc giả
cần tìm
Kết quả
tìm
+$!
& /
6%1!2()
()2#+,!

!()*
"0!
(&'!5#
%7#81



1 !
,!)-.!
3.3. Chức năng quản lý mượn sách (DFD 1 của xử lý 3.0)
Đọc giả đến mượn sách sẽ nhận phiếu yêu cầu từ thủ thư để điền các thông tin về độc giả
và sách cần mượn. Thủ thư sẽ lấy thông tin từ hồ sơ cấp thẻ và phiếu yêu cầu để kiểm tra
nếu không phù hợp thì không chấp nhận yêu cầu mượn sách của độc giả, nếu chấp nhận
thì sẽ lấy sách trong kho dựa vào thông tin trên phiếu yêu cầu. Trước khi thủ thư giao
sách và thẻ cho độc giả thì độc giả phải ký nhận vào phiếu yêu cầu của mình và giao lại
cho thủ thư. Sau đó thủ thư sẽ đưa thông tin về mượn sách vào hồ sơ quản lý sách và
phiếu mượn.

3.3

Ký mượn
sách
Độc giả
3.2
Tìm kiếm
sách
3.1
Kiểm
mượn
sách
Thủ thư
()

1 !
"2()

98!
"&.:,.
%7#81


3.4. Chức năng quản lý trả sách (DFD 1 của xử lý 4.0)
Khi độc giả đến trả sách thì thủ thư sẽ kiểm tra sách, nếu sách không phù hợp thì trả lại
sách cho độc giả và yêu cầu độc giả thi hành kỷ luật và cập nhật vào hồ sơ xử lý vi phạm,
nếu sách phù hợp thì yêu cầu độc giả ký trả sách rồi cập nhật vào phiếu mượn của độc giả
và đưa sách về kho.

4.2
Ký trả
sách

Độc giả
4.1
Kiểm tra
sách
Thủ thư

+$!



3.5. Chức năng thống kê (DFD 1 của xử lý 5.0)
Chức năng thống kê ở đây là việc in báo cáo thống kê về sách, độc giả vi phạm, thống kê
về tình hình mượn trả sách.
VI/ Mối quan hệ giữa các đối tượng trong hệ thống
Sau khi phân tích hiện trạng hệ thống dựa vào các Thẻ quản lý sách, Thẻ độc giả, Phiếu
mượn sách, và từ những công việc thực tế trong hệ thống quản lý thư viện, ta phát hiện
được các thực thể và các mối liên kết giữa các thực thể này trong hệ thống quản lý thư
viện. Ở mức khái niệm, ta thể hiện các thực thể và các mối liên kết qua mô hình ERD
(mô hình dữ liệu mức khái niệm) như sau.
Mô hình thư viện thuộc trường đại học. Nên độc giả ở đây chủ yếu là sinh viên. Mỗi sinh
viên thì thuộc một niên khóa khác nhau.
Thư viện thì có nhiều sách, nhiều sách có thể thuộc cùng phân loại, môn loại. Một cuốn
sách thì có thể được viết bởi một hoặc nhiều ngôn ngữ. Một cuốn sách thì thuộc một nhà
xuất bản, và một nhà xuất bản có thể xuất bản nhiều cuốn sách khác nhau.
Một cuốn sách chỉ được viết một lần bởi một tác giả, một tác giả có thể viết nhiều cuốn
sách. Một cuốn sách có một vị trí để trong kho, một kho có nhiều vị trí. Một cuốn sách có
thể được mượn trả nhiều lần. Một năm có nhiều độc giả đến đọc hoặc mượn sách, mỗi
độc giả thì có một mã số để quản lý, độc giả có thể có nhiều lần mượn trả sách. Một độc
giả có thể có nhiều lần vi phạm kỷ luật (trả sách không đúng thời hạn, làm mất, hay làm
hư hỏng sách…), mỗi hồ sơ kỷ luật chỉ có một lý do kỷ luật và một hình thức kỷ luật.


Ban quản lý
5.1
In báo
cáo
VII/ Xây dựng lược đồ ERD
1. Lược đồ ERD

;-
<=
>?@
>?@
ABCDBEF
(EG6FE
(H
I%J%
CKE;
IF(LF
KBEKBG
CM08
CM0#+,
CM0N/.
(%O.4
A+,28
<O
D9P
QBG6FE
(H
>?@
>?@>?@

>?@
"EGK
>?@
>?@
>?@
>?@
>?@ >?@
>?@
>?@
(H
>?@
>?@
I%R>?@
C6BCC6S
>?@
DBEF
(%I%T (%E
2. Mô tả thực thể
2.1. Thực thể SACH
Tên thực thể: SACH
Tên thuộc tính Diễn giải
MAS
TENS
SOTRANG
NAMXB
SOLUONG
SOCON
NGAYNHAP
GIATIEN
GHICHU

LANMUON
Mã số sách
Tên sách
Số trang của một cuốn sách
Năm xuất bản
Số lượng mỗi cuốn sách
Số lượng mỗi cuốn sách còn trong thư viện
Ngày nhập sách vào kho của thư viện
Giá tiền của sách
Ghi chú
Lần mượn
2.2. Thực thể VITRI
Tên thực thể: VITRI
Tên thuộc tính Diễn giải
MAVT
KHU
KE
NGAN
Mã số vị trí đặt sách
Khu vực
Kệ
Ngăn
2.3. Thực thể TACGIA
Tên thực thể: TACGIA
Tên thuộc tính Diễn giải
MATG
TENTG
Mã số tác giả
Tên tác giả


2.4. Thực thể NHAXB
Tên thực thể: NHAXB
Tên thuộc tính Diễn giải
MANXB
TENNXB
DIACHI
TEL
Mã số nhà xuất bản
Tên nhà xuất bản
Địa chỉ
Điện thoại
2.5. Thực thể LOAI
Tên thực thể: LOAI
Tên thuộc tính Diễn giải
MAL
TENL
Mã số phân loại
Tên loại sách
2.6. Thực thể MONLOAI
Tên thực thể: MONLOAI
Tên thuộc tính Diễn giải
MAML
TENML
Mã số môn loại
Tên môn loại
2.7. Thực thể NGONNGU
Tên thực thể: NGONNGU
Tên thuộc tính Diễn giải
MANN
TENNN

Mã số ngôn ngữ dùng trong sách
Tên ngôn ngữ

2.8. Thực thể DOCGIA
Tên thực thể: DOCGIA
Tên thuộc tính Diễn giải
MADG
MASV
HOTENDG
NGAYSINH
NOISINH
LOP
NAMHOC
NGAYLT
NGAYHH
Mã số độc giả
Mã số sinh viên của độc giả
Họ và tên độc giả
Ngày sinh
Nơi sinh
Lớp
Năm học
Ngày làm thẻ thư viện
Ngày hết hạn thẻ thư viện
2.9. Thực thể KHOAHOC
Tên thực thể: KHOAHOC
Tên thuộc tính Diễn giải
MAKH Mã số khóa học, là mã số của từng niên khóa khác nhau.

VIII/ Xây dựng các bảng quan hệ quản lý hệ thống

1.
KHOAHOC
DOCGIA
MAD
G
MASV
HOTE
N
NGAYSIN
H
NOISIN
H
LOP
NAMHO
C
NGAYL
T
NGAYH
H
MAK
H
2.
DOCGIA
MADG MASV HOTEN NGAYSINH NOISINH LOP NAMHOC NGAYLT NGAYHH
MUONTRA
NGAYMUON NGAYTRA MADG TENS
DEN
LIDO NGAYLAP TIENPHAT MADG TENS
SACH
TEN

S
SOTRAN
G
NAMX
B
SOLUON
G
SOCO
N
NGAYNHA
P
GIATIE
N
GHICH
U
LANMUO
N
3.
VITRI
MAVT KHU KE NGAN

MAKH
SACH
TEN
S
SOTRAN
G
NAMX
B
SOLUON

G
SOCO
N
NGAYNH
AP
GIATIE
N
GHICH
U
LANMUO
N
MAV
T
4.
MONLOAI
MAML TENML
SACH
TEN
S
SOTRAN
G
NAMX
B
SOLUON
G
SOCO
N
NGAYNH
AP
GIATIE

N
GHICH
U
LANMUO
N
MAM
L
5.
NHAXB
MANXB TENNXB DIACHI TEL
SACH
TEN
S
SOTRAN
G
NAMX
B
SOLUO
NG
SOCO
N
NGAYNH
AP
GIATIE
N
GHICH
U
LANMU
ON
MANX

B
6.
LOAI
MAL TENL
SACH
TEN
S
SOTRAN
G
NAMX
B
SOLUON
G
SOCO
N
NGAYNH
AP
GIATIE
N
GHICH
U
LANMUO
N
MA
L

7.
NGONNGU
MANN TENNN
VIETBANG

TIENGVIET TIENGANH MANN TENS
SACH
TEN
S
SOTRAN
G
NAMX
B
SOLUON
G
SOCO
N
NGAYNHA
P
GIATIE
N
GHICH
U
LANMUO
N
8.
TACGIA
MATG TENTG
SACH
TEN
S
SOTRA
NG
NAM
XB

SOLUO
NG
SOCO
N
NGAYNH
AP
GIATI
EN
GHICH
U
LANMU
ON
MAT
G

